Auflage Leitlinie für die Vergabe von Ingenieurleistungen. Bundesinnung Bau

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1 Auflage 2007 Leitlinie für die Vergabe von Ingenieurleistungen Bundesinnung Bau

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3 INHALTSVERZEICHNIS Vorwort 2 Seite A/ Präambel 3 B/ Grundsätzliches 4 B/1 Der Anwendungsbereich 4 B/2 Der Geltungsbereich 4 B/3 Die Grundsätze für Vergabeverfahren 4 B/4 Das Beiziehen von sachkundigen Personen 5 B/5 Die Beschreibung der Aufgabenstellung 5 B/6 Der geschätzte Auftragswert 5 B/7 Die Schwellenwerte und Wertgrenzen 6 B/8 Die Wahl des Vergabeverfahrens 6 B/9 Grundlagen und Angaben des Auftraggebers 7 B/10 Beurteilung und Bewertung 7 B/11 Das 2-Umschlag-Prinzip 8 C/ Die Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich 9 C/1 Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung 9 C/2 Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit mehreren Bietern 9 C/3 Direktvergabe 9 C/4 Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter 10 C/5 Nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit mehreren Bietern 10 C/6 Wettbewerbe 10 D/ Die Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich 11 D/1 Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung 11 D/2 Wettbewerbe 11 D/3 Der wettbewerbliche Dialog 12 E/ Kriterien im Vergabeverfahren 13 E/1 Eignungskriterien 13 E/2 Beurteilungskriterien 14 E/3 Auswahlkriterien 14 E/4 Zuschlagskriterien 14 F/ Aspekte zum Rechtsschutz 16 Anhang 1. Der Ablauf von Vergabeverfahren Zuschlagskriterien für Verhandlungsverfahren mit oder ohne vorherige Bekanntmachung Bewertungsmodell für einzelne Zuschlagskriterien 20 Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

4 VORWORT Verfasst von Dr. Klaus Mayramhof, Direktor des Landesrechnungshofes in Tirol, im Namen aller Landesrechnungshofdirektoren! Sehr geehrter Benutzer! Die vorliegende Leitlinie soll primär öffentlichen Auftraggebern die Vergabe von Ingenieurleistungen als geistige Dienstleistungen erleichtern. Gerade die Besonderheiten der fachspezifischen Leistungsbilder für die Vielzahl von Ingenieurleistungen erfordern eine besondere Behandlung durch den öffentlichen Auftraggeber. Ziel muss es sein, dass der öffentlichen Auftraggeber die nachgefragten Leistungen in der bestmöglichen Qualität zu angemessenen Preisen erhält. Dabei steht auch die Durchführung eines Vergabeverfahrens unter dem Gebot einer effektiven Beschaffungspraxis unter Beachtung des Gebotes der sparsamen Mittelverwendung. Das neue Bundesvergabegesetz 2006 erleichtert die Erreichbarkeit dieser Ziele auf den ersten Blick nicht. Gerade deshalb erscheint mir die Herausgabe dieser Leitlinie für die in der täglichen Praxis mit dem Problem Befassten notwendig und sinnvoll. Mit dieser Leitlinie erhält der Anwender einen Leitfaden durch einen wichtigen Teilbereich des Vergaberechtes und kann sich durch die Untiefen des Gesetzes manövrieren. Insbesondere die im Anhang dargestellten beispielhaften Verfahrenshilfen erscheinen mir erwähnenswert. Aber auch die Anbieter derartiger Leistungen können sich in einer Doppelrolle befinden. Vielfach als Berater und Sachkundige gerade im kommunalen Bereich herangezogen, sind sie auch als Ausschreibende betroffen und sollen daher einen Leitfaden in der Hand haben, der ihnen den Weg zu einer optimalen Abwicklung eines Vergabeverfahrens für Ingenieurleistungen weisen soll. Sie entbindet aber weder den öffentlichen Auftraggeber noch den mit einem Vergabeverfahren befassten Berater oder Sachkundige von der Verpflichtung, im Detail das Gesetz zu Rate zu ziehen. Bei Einhaltung des vorgezeigten Weges wird die öffentliche Hand das erhalten, was im Interesse der Steuerzahler angestrebt wird: eine qualitativ hochwertige Leistung zum angemessenen Preis. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

5 A/ PRÄAMBEL Das Bundesvergabegesetz 2006 definiert in 2 Z 18 geistige Dienstleistungen als Dienstleistungen, die nicht zwingend zum gleichen Ergebnis führen, weil ihr wesentlicher Inhalt in der Lösung einer Aufgabenstellung durch Erbringung geistiger Arbeit besteht. Für derartige Leistungen ist eine Ziel- oder Aufgabenbeschreibung notwendig, jedoch eine vorherige eindeutige und vollständige Beschreibung der Leistung nicht möglich. Wesentlicher Teil der geistigen Dienstleistung ist ihr originäres und kreatives Element eines Lösungsansatzes. Ausschließlicher Leistungsinhalt ist eine konzeptive Tätigkeit. Der geistig Schaffende kann das Ergebnis durchaus in Form eines körperlichen Werkes, wie z.b. in Form eines Planes, eines Konzeptes oder eines Gutachtens dem Besteller zugänglich machen. Ingenieurleistungen sind daher geistige Dienstleistungen! DIESE LEITLINIE SOLL DEN ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERN - INSBESONDERE GEMEINDEN - HILFREICHE HINWEISE FÜR GESETZESKONFORME VERGABEN VON INGENIEURLEISTUNGEN BIETEN. Die Vorteile von sorgfältig durchgeführten Vergabeverfahren sind: Auswahl des bestgeeigneten Partners für die Umsetzung der Ingenieurleistung. Transparenz des Verfahrens und Gleichbehandlung aller Bewerber und Bieter. Sparsamer Einsatz von Förderungs- und Eigenmitteln aufgrund von Kosten- und Qualitätsoptimierung durch hochwertige Ingenieurleistungen. Die Vermeidung von Nachprüfungsanträgen und damit verbundene Verzögerungen. Sparen bei Ingenieurleistungen erweist sich häufig als Schuss nach hinten, mit nachhaltig negativen und auch finanziellen Auswirkungen. Eine Ingenieurleistung, welche eine technische und wirtschaftliche Lösung und/oder eine effiziente Herstellungsüberwachung sicherstellt, bewirkt ein größeres Einsparungspotenzial für den Auftraggeber, als es eine vermeintliche Einsparung beim Honorar ermöglicht. Honorarkosten sind prozentuell ein kleiner Teil von den Herstellungskosten und zu den Projektlebenskosten von verschwindender Größe. Das Bundesvergabegesetz 2006 sieht mehrere Arten von Vergabeverfahren vor. Je nach den Gegebenheiten und Wertgrenzen des Einzelfalles sollen dabei die Möglichkeiten der einfacheren Verfahren genützt werden. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

6 B/ GRUNDSÄTZLICHES B/1 DER ANWENDUNGSBEREICH Der Anwendungsbereich dieser Leitlinie erstreckt sich Ingenieurleistungen, gleich welchen Fachgebietes. auf die Vergabe von Für das Fachgebiet Siedlungswasserbau steht seit Juni 2006 eine eigene Leitlinie zur Verfügung. B/2 DER GELTUNGSBEREICH Schon mit dem Bundesvergabegesetz 2002 wurde der persönliche Geltungsbereich vom Bund auch auf jenen der Länder und Gemeinden erstreckt. Der sachliche Geltungsbereich wurde in den Unterschwellenbereich ausgedehnt; öffentliche Auftraggeber haben daher auch im Unterschwellenbereich das BVergG 2006 anzuwenden. B/3 DIE GRUNDSÄTZE FÜR VERGABEVERFAHREN Die Grundsätze eines jeden Vergabeverfahrens sind im BVergG 2006 verankert, gelten prinzipiell für jeden Beschaffungsvorgang eines öffentlichen Auftraggebers - also auch für die Vergabe von Ingenieurleistungen - und sind: Auswahl eines Vergabeverfahrens unter Beachtung des Auftragswertes Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Vergabevorganges Rechtsschutz Freier und lauterer (fairer) Wettbewerb Diskriminierungsverbot Gleichbehandlung der Bewerber und Bieter Vergleichbarkeit der Angebote Nur befugte, leistungsfähige und zuverlässige Ingenieurbüros als Auftragnehmer Angemessene Preise (technisch und wirtschaftlich günstigstes Angebot) Trennung von Planung und Ausführung Verbot einer reinen Preisabfrage ohne Realisierungsabsicht Vertraulichkeit des gesamten Vergabevorganges Die richtige Wahl des Vergabeverfahrens und die sachgerechte, objektive und nicht diskriminierende Behandlung der Bewerber bzw. Bieter sind entscheidend für die klaglose und zügige Beauftragung der Ingenieurleistung. Wenn sich der Auftraggeber für ein bestimmtes Vergabeverfahren entschieden hat, muss dieses grundsätzlich bis zum Abschluss des Verfahrens (in Form eines Zuschlages oder allenfalls eines Widerrufs der Ausschreibung) beibehalten werden. Das Vergabeverfahren ist zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit in jeder Phase immer zu dokumentieren. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

7 B/4 DAS BEIZIEHEN VON SACHKUNDIGEN PERSONEN 79 (9) und 122 BVergG 2006 eröffnen den Auftraggebern immer die Möglichkeit, sachkundige Personen (z.b. Sachverständige oder Gutachter) beizuziehen. Dies betrifft einerseits eine Begleitung bei der Verfassung von Ausschreibungsunterlagen, andererseits eine Hilfestellung bei der Bewertung der Angebote in technisch-wirtschaftlicher Hinsicht. Bei Fehlen eines entsprechenden Spezialwissens auf Auftraggeberseite sind sachkundige Personen verpflichtend beizuziehen. Selbstverständlich dürfen nur solche sachkundige Personen herangezogen werden, deren Unbefangenheit und Unabhängigkeit außer Zweifel steht. B/5 DIE BESCHREIBUNG DER AUFGABENSTELLUNG Als ersten Schritt im Vergabeverfahren hat der Auftraggeber oder beigezogene Sachkundige den Zweck, das Ziel sowie die Rahmenbedingungen der Aufgabenstellung z.b. als Leistungsprogramm zu definieren. Als Hilfsmittel zur Festlegung des Leistungsprogrammes kann der erforderliche bzw. verlangte Leistungsumfang anhand der Regelwerke der Interessenvertretungen definiert werden. B/6 DER GESCHÄTZTE AUFTRAGSWERT Der sachkundig ermittelte Auftragswert unter Zugrundelegung des geforderten Leistungsumfanges ist die Ausgangsbasis eines jeden Vergabeverfahrens. Erst nach der Ermittlung des geschätzten Auftragswertes ist feststellbar, welches der möglichen Vergabeverfahren für die konkrete Aufgabenstellung/Ausschreibung in Frage kommt. Der geschätzte Auftragswert für Ingenieurleistungen wird laut den Vorgaben in 16 BVergG 2006 errechnet und umfasst bei Planungsleistungen die Entgelte, Honorare oder sonstigen Vergütungen ohne Mehrwertsteuer. Die projektnotwendigen Fachplanungen sind bei Einzelvergaben nicht zusammen zu rechnen; vielmehr ist für jede einzelne Fachplanung zu überprüfen, ob sie für sich genommen den Schwellenwert oder eine der Wertgrenzen im Unterschwellenbereich erreicht. Bei Gesamtplanungen, bestehend aus einzelnen unterschiedlichen Fachplanungen, ist selbstverständlich vom gesamten Auftragswert auszugehen. Als Hilfsmittel zur Bestimmung des geschätzten Auftragswertes kann der Wert der Ingenieurleistung anhand der Regelwerke der Interessenvertretungen auf Basis des geforderten Leistungsumfanges abgeschätzt werden. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

8 B/7 DIE SCHWELLENWERTE UND WERTGRENZEN Der Oberschwellenbereich umfasst Dienstleistungsaufträge mit einem geschätzten Auftragswert über den Schwellenwerten, der Unterschwellenbereich umfasst daher jene Dienstleistungsaufträge, deren geschätzter Auftragswert unter den Schwellenwerten liegt. Die laut BGBl. II Nr. 193/2006 gültigen Schwellenwerte für Aufträge geistiger Dienstleistungen (=Ingenieurleistungen) sind: für Sektorenauftraggeber für Normale öffentliche Auftraggeber für im Anhang V genannte Auftraggeber Die laut BVergG 2006 gültigen Wertgrenzen im Unterschwellenbereich für Aufträge geistiger Dienstleistungen (=Ingenieurleistungen) sind: beim Verhandlungsverfahren mit vorh. Bekanntmachung < beim Verhandlungsverfahren ohne vorh. Bekanntmachung < bei Direktvergabe < beim nicht offenen Verfahren ohne vorh. Bekanntmachung < B/8 DIE WAHL DES VERGABEVERFAHRENS Für die Vergabe von Ingenieurleistungen kann/soll - neben einzelnen Sonderformen - gemäß 30 Abs.1 Z 3 BVergG 2006 das Verhandlungsverfahren angewendet werden, wobei dafür mehrere Ausformungen zur Verfügung stehen. Generell ist die Anwendung des Verhandlungsverfahrens jedoch nur dann zulässig, wenn der Leistungsinhalt nicht hinreichend genau festgelegt werden kann. Dem Auftraggeber obliegt die Beurteilung, ob eine Ingenieurleistung diese Voraussetzung erfüllt. Es empfiehlt sich, das Ergebnis dieser Prüfung durch den Auftraggeber schriftlich für ein etwaiges Nachprüfungsverfahren festzuhalten. Die üblichen bzw. möglichen Verfahren im Unterschwellenbereich sind : das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit mehreren Bietern, die Direktvergabe, das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter in Sonderfällen, das nicht offene Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit mehreren Bietern in Sonderfällen, Wettbewerbe (nicht offene Wettbewerb ohne vorherige Bekanntmachung oder geladene Wettbewerb). Die üblichen bzw. möglichen Verfahren im Oberschwellenbereich sind : das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, Wettbewerbe (offener Wettbewerb oder nicht offener Wettbewerb mit vorheriger Bekanntmachung), der wettbewerbliche Dialog. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

9 B/9 GRUNDLAGEN UND ANGABEN DES AUFTRAGGEBERS Sofern der Auftraggeber nichts Konkretes vorgibt, hat der Bieter beim Verhandlungsverfahren in seinem Angebot den Leistungsinhalt für die Erfüllung der vorgegebenen Zwecke und Ziele vorzuschlagen und die angebotene Qualität zu präzisieren. Als Ergänzung zur Beschreibung der Aufgabenstellung sind von Auftraggeberseite für die Ausschreibung von Ingenieurleistungen präzise Grundlagen und erschöpfende Angaben zu machen. Diese sind: Leistungsgegenstand (=Fachgebiet); allgemeine Projektbeschreibung, Projektstandort; Ansprechpartner beim Auftraggeber bzw. Auskunftsperson; für die Kalkulation erforderliche Projektdaten wie Flächen, Kubaturen, Kosten usw.; technische Projekt- und gegebenenfalls Ausstattungsbeschreibung; Terminanforderungen und Leistungsabfolge; geforderter Leistungsumfang, wenn möglich anhand der Regelwerke der Interessenvertretungen definiert; über die Grundleistungen hinausgehende zusätzlich geforderte Leistungen; Festlegung der für das Verfahren notwendigen Auswahl- und Zuschlagskriterien samt ihrer Bewertung und Gewichtung; Festlegung der Eignungskriterien. B/10 BEURTEILUNG UND BEWERTUNG Sie umfasst die formale Prüfung auf Vollständigkeit des Angebotes und die Prüfung der Angemessenheit des Honorars anhand von Erfahrungswerten und sonst vorliegenden Unterlagen durch den Auftraggeber (gegebenenfalls Ausscheiden von Angeboten aufgrund nicht plausibler Honorarhöhe). Zur nachvollziehbaren Beurteilung und qualitativen Bewertung der einzelnen Zuschlagskriterien kann ein Punktesystem angewendet werden. Dazu werden die vorliegenden Angebote untereinander verglichen und anhand der Zuschlagskriterien beurteilt und mit Punkten bewertet. Dem Wesen und den Ausgestaltungsmöglichkeiten der Zuschlagskriterien widmet sich in der Folge ein eigener Abschnitt. Das Ergebnis dieser Bewertung führt zu einer Rangfolge der Angebote und damit zur Feststellung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebotes. Über die im Zuge der Prüfung durchgeführte Beurteilung und Bewertung der Angebote ist eine Niederschrift zu verfassen, in der alle maßgeblichen Umstände festzuhalten sind (Dokumentationspflicht). Es liegt nahe, dass Beurteilung und Bewertung in der Regel kommissionell durchzuführen sind. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

10 B/11 DAS 2-UMSCHLAG-PRINZIP Dieses im Bundesvergabegesetz nicht enthaltene Prinzip kann zur wertfreieren Beurteilung und Bewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien für Konzept/Inhalt und Qualität herangezogen werden. Im ersten Umschlag je Angebot sind nur jene Unterlagen enthalten, nach denen Inhalt und Qualität beurteilt und bewertet wird. Erst nach durchgeführter Beurteilung und Bewertung aller Angebote über Konzept/Inhalt und Qualität werden die zweiten Umschläge aller Angebote geöffnet. Im zweiten Umschlag je Angebot sind nur der Angebotspreis und sonstige kaufmännische Unterlagen enthalten. Mit dieser Methode ist eine noch wertfreiere Beurteilung und Bewertung durch Entscheidungsträger bezüglich Konzept/Inhalt und Qualität der Angebote möglich. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

11 C/ DIE VERGABEVERFAHREN IM UNTERSCHWELLEN- BEREICH C/1 VERHANDLUNGSVERFAHREN MIT VORHERIGER BEKANNTMACHUNG gemäß 25 Abs. 5, 30 Abs. 1 und 38 Abs 1 BVergG 2006 Dieses Verfahren ist immer dann anzuwenden, wenn der geschätzte Auftragswert über liegt; das Verfahren ist österreichweit bekannt zu machen. Das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung ist ein zweistufiges Verfahren. In der ersten Stufe wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Aus dem Kreis der Bewerber wird anhand der vorab definierten Auswahlkriterien eine bestimmte Anzahl von Unternehmen ausgewählt, die dann in der zweiten Stufe zur Angebotslegung eingeladen werden. Dieses Verfahren erfordert infolge hoher Komplexität umfangreiche fachliche Kenntnisse und Erfahrung des Auftraggebers. Es sind mehrere Verfahrensschritte erforderlich, die das Vergabeverfahren sowohl für den Auftraggeber als auch für die Bieter zeitaufwändig und kostenintensiv gestalten. C/2 VERHANDLUNGSVERFAHREN OHNE VORHERIGE BEKANNT- MACHUNG MIT MEHREREN BIETERN gemäß 38 Abs. 2 BVergG 2006 Dieses Verfahren kann jedenfalls dann angewendet werden, wenn der geschätzte Auftragswert unter liegt. Es müssen dem Auftraggeber genügend geeignete (befugte, leistungsfähige, zuverlässige) Unternehmen bekannt sein; es sind im Normalfall drei zur Verhandlung einzuladen. C/3 DIREKTVERGABE gemäß 25 Abs. 10 und 41 BVergG 2006 Die Direktvergabe ist dann zulässig, wenn der geschätzte Auftragswert unter liegt. Die Vergabe darf nur an ein befugtes, leistungsfähiges und zuverlässiges Unternehmen erfolgen. Dieses Verfahren ist eine formfreie und unmittelbare Beauftragung eines Planers des Vertrauens zu angemessenen Preisen unter Anwendung der Erfahrungswerte und sonst vorliegender Unterlagen. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

12 C/4 VERHANDLUNGSVERFAHREN OHNE VORHERIGE BEKANNT- MACHUNG MIT NUR EINEM BIETER gemäß 25 Abs 6, 30 Abs 2, 38 Abs 2 und 3 BVergG 2006 Dieses Verfahren kann im Unterschwellenbereich unter bestimmten Voraussetzungen angewendet werden, sofern der geschätzte Auftragswert ohne Mehrwertsteuer unter 50% des jeweiligen Schwellenwertes (derzeit somit für normale öffentliche Auftraggeber) liegt. Dieses Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter kann weiters nur angewendet werden, wenn der Gesamtkostenaufwand des Beschaffungsvorganges (d.h. Kosten für den Ausschreibenden und für alle Bieter zusammen) für eine andere Art von Verhandlungsverfahren so hoch wäre, dass die Anwendung eines höherwertigeren Verhandlungsverfahrens aus wirtschaftlichen Gründen nicht vertretbar wäre. Das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter kann auch im Oberschwellenbereich gemäß 30 Abs. 2 Z 4 und 6 BVergG 2006 unter den dort näher definierten Voraussetzungen angewendet werden, wenn z.b.: zusätzliche Ingenieurleistungen zu einem bestehenden Auftrag, die nicht mehr als die Hälfte des ursprünglichen Auftrages umfassen, an den selben Auftragnehmer zu vergeben sind (Z 4) oder wenn im Anschluss an einen Wettbewerb der Auftrag an den Gewinner zu vergeben ist (Z 6) oder wenn dringliche zwingende Gründe vorliegen ( 102 Abs 2 ivm 30 Abs 2 Z3 BVergG 2006) wie bei Gefahr in Verzug, Naturkatastrophen, o.ä. C/5 NICHT OFFENES VERFAHREN OHNE VORHERIGE BEKANNT- MACHUNG MIT MEHREREN BIETERN gemäß 37 BVergG 2006 Für die Vergabe von Ingenieurleistungen, deren Leistungsanforderung zum Zeitpunkt der Ausschreibung ausnahmsweise eindeutig und vollständig in allen Einzelheiten festgelegt werden kann (z.b. Leistungen nach tatsächlichem Zeitaufwand oder nach festgelegtem Zeitraum und Personaleinsatz), kann auch das nicht offene Verfahren ohne vorherigen Bekanntmachung herangezogen werden. Die weitere Vorraussetzung dafür ist, dass der geschätzte Auftragswert unter liegt Es müssen dem Auftraggeber dafür genügend geeignete (befugte, leistungsfähige, zuverlässige) Unternehmen bekannt sein; es sind im Normalfall fünf zur Angebotslegung einzuladen. Achtung: Es darf in keiner Weise verhandelt werden! C/6 WETTBEWERBE Für den Unterschwellenbereich stehen der nicht offene Wettbewerb ohne vorherige Bekanntmachung und der geladene Wettbewerb zur Verfügung. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

13 D/ DIE VERGABEVERFAHREN IM OBERSCHWELLEN- BEREICH D/1 VERHANDLUNGSVERFAHREN MIT VORHERIGER BEKANNTMACHUNG gemäß 25 Abs. 5, 30 Abs. 1 und 38 Abs 1 BVergG 2006 Dieses Verfahren ist grundsätzlich im Oberschwellenbereich anzuwenden und europaweit bekannt zu machen. Das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung ist ein zweistufiges Verfahren. In der ersten Stufe wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Aus dem Kreis der Bewerber wird anhand der vorab definierten Auswahlkriterien eine bestimmte Anzahl von Unternehmen ausgewählt, die dann in der zweiten Stufe zur Angebotslegung eingeladen werden. Dieses Verfahren erfordert infolge hoher Komplexität umfangreiche fachliche Kenntnisse und Erfahrung des Auftraggebers. Es sind mehrere Verfahrensschritte erforderlich, die das Vergabeverfahren sowohl für den Auftraggeber als auch für die Bieter zeitaufwändig und kostenintensiv gestalten. D/2 WETTBEWERBE gemäß 153 ff BVergG 2006 Ein Wettbewerbsverfahren dient der Evaluierung verschiedener Lösungen durch ein Preisgericht. Diese Verfahren sind unter Anwendung einer geeigneten Wettbewerbsordnung, wie z.b. die Wettbewerbsordnung für das Ingenieurwesen der Bundeskammer der Architekten und Ingenieurkonsulenten durchzuführen. Nur einige wenige Ingenieurleistungen sind für Wettbewerbe geeignet. Dabei ist zu beachten, dass ein Wettbewerbsverfahren aufgrund des damit verbundenen Aufwandes in der Regel nur dann sinnvoll ist, wenn der dafür erforderliche Kostenaufwand des Verfahrens (d.h. Kosten für den Auftraggeber und für alle Wettbewerbsteilnehmer zusammen) im Verhältnis zu den Investitionskosten zu rechtfertigen ist. Im Anschluss an den Wettbewerb kann ein Verhandlungsverfahren zur Vergabe der Ingenieurleistung mit dem Gewinner angeschlossen werden ( 30 Abs 2 Z6 BVergG 2006). Es kann im Oberschwellenbereich frei zwischen dem offenen und dem nicht offenen Wettbewerb mit vorheriger Bekanntmachung gewählt werden. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

14 D/3 WETTBEWERBLICHER DIALOG Für die Zielgruppe dieser Leitlinie ist diese Vergabeart eine Sonderform und eher die Ausnahme für die Vergabe von Ingenieurleistungen. Angewendet werden kann der wettbewerbliche Dialog, wenn es sich um besonders komplexe Ingenieurleistungen in Form von Gesamtplanungen für große Infrastrukturvorhaben handelt. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

15 E/ KRITERIEN IM VERGABEVERFAHREN Bei der Suche nach einem Vertragspartner werden Überlegungen im Raum stehen, die nicht überwiegend vom erzielbaren Preis bestimmt sein sollen. Vielmehr wird der öffentliche Auftraggeber gewisse Qualitätserwartungen hegen, auf die Leistungsfähigkeit und Verlässlichkeit des Partners achten, nach einer zündenden Idee trachten und über den Inhalt der Leistung Zufriedenheit suchen. Zu diesem Zweck sind im BVergG 2006 mehrere Arten von Kriterien definiert, an denen die Wünsche und Erwartungen messbar gemacht werden sollen. Diese Kriterien sind: die Eignungskriterien für alle Vergabeverfahren, die Beurteilungskriterien für Wettbewerbe, die Auswahlkriterien für zweistufige Verfahren, die Zuschlagskriterien für die Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebotes für alle Vergabeverfahren, außer Wettbewerbe. Bei der Festlegung der Kriterien ist der Vergabegrundsatz der Trennung der (unternehmerbezogenen) Eignungskriterien von den (auftragsbezogenen) Zuschlagskriterien genauestens zu beachten. Es ist unzulässig, die im Rahmen der Eignungsprüfung relevanten Kriterien der Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Befugnis eines Bieters bei der Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebotes (Bestbieters) neuerlich zu werten. E/1 EIGNUNGSKRITERIEN Als Eignungskriterien sind unternehmensbezogene, nicht diskriminierende Nachweise über die Befugnis, die Leistungsfähigkeit und die Zuverlässigkeit gemäß der 68 bis 77 BVergG 2006 zu fordern. Diese Mindestanforderungen an Bewerber bzw. Bieter sind jedoch nur in jenem Umfang vorzugeben, der durch die Art des Auftrages sachlich gerechtfertigt ist. Bei Nichterfüllung auch nur eines der angeführten Eignungskriterien ist der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot auszuscheiden (KO Kriterien). Bei Vergabeverfahren ohne vorherige Bekanntmachung, wenn also Bieter direkt vom öffentlichen Auftraggeber zur Angebotslegung eingeladen werden, sind diese Eignungskriterien vorab von diesem zu prüfen und deren Vorliegen zu dokumentieren. Nur bis zu einem geschätzten Auftragswert von (netto) kann der öffentliche Auftraggeber gemäß 78 BVergG auf den Nachweis der Eignungskriterien verzichten, wenn kein Zweifel am Vorliegen der Eignung des Bieters oder Bewerbers besteht. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

16 E/2 BEURTEILUNGSKRITERIEN Beurteilungskriterien sind die vom Auftraggeber bei Wettbewerbsverfahren im Vorhinein in der Reihenfolge ihrer Bedeutung festgelegten Kriterien, nach welchen das Preisgericht seine Entscheidung trifft. E/3 AUSWAHLKRITERIEN Beim Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung (2-stufige Verfahren) hat die Festlegung der qualitäts- und leistungsbezogenen Auswahlkriterien besondere Bedeutung. Bei der Auswahl unter den Bewerbern müssen bereits Kriterien im Vordergrund stehen, damit die Qualität und Leistungsfähigkeit der Bieter und damit der anzubietenden Leistungen gesichert werden kann. Auswahlkriterien müssen unternehmerbezogen, nicht diskriminierend und durch die Art des Auftrages sachlich gerechtfertigt sein. Auswahlkriterien sind vom Auftraggeber im Vorhinein in der Reihenfolge ihrer Bedeutung festzulegen und bekannt zu machen wie beispielsweise: Referenzen, spezielle Kenntnisse, Personal und Mitarbeiterqualifikation, Sachausstattung und interne Qualitätssicherung. Solche unternehmerbezogene Kriterien, die ihrem Wesen nach wirtschaftliche Vorteile für den Auftraggeber beinhalten, können bei einstufigen Verfahren auch als Zuschlagskriterien zur Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebotes herangezogen werden. E/4 ZUSCHLAGSKRITERIEN Zur Sicherung der Qualität von Ingenieurleistungen sollen bei der projektbezogenen Definition der Zuschlagskriterien Konzept/Inhalt und Qualität der Leistung als wesentlichste (gewichtigste) Kriterien festgelegt werden; der Preis (Honorar) sollte aus betriebswirtschaftlichen und volkswirtschaftlichen Gründen dabei nicht im Vordergrund stehen. Zuschlagskriterien müssen auftragsbezogen, nicht diskriminierend und sachlich gerechtfertigt sein wie beispielsweise: Lösungskonzept, Ästhetik, technischer Wert und Zweckmäßigkeit, Umwelteigenschaften, Betriebskosten, Rentabilität; Bearbeitungsqualität und Bearbeitungszeiträume; Preis. Zuschlagskriterien für Ingenieurleistungen können in drei Gruppen zusammen gefasst werden. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

17 Die Gewichtung der drei Zuschlagskriteriengruppen für Ingenieurleistungen wird je nach Auftragsgegenstand unterschiedlich sein. Sie sollten sich in der Regel in folgendem - vom Auftraggeber frei wählbaren - Rahmen bewegen : Zuschlagskriterien für Konzept/Inhalt 30-40% Zuschlagskriterien für Qualität 30-40% Zuschlagskriterium für Preis (Honorar) 20-40% Die Summe muss immer 100% ergeben!!! Bei Vergabeverfahren mit vorheriger Bekanntmachung ist es erforderlich, bereits in den vom Auftraggeber zu verfassenden Ausschreibungsunterlagen die projektspezifische Gewichtung der Zuschlagskriteriengruppen für Konzept/Inhalt, Qualität und Preis der Ingenieurleistung festzulegen. Hinweise : Für die Beurteilung der Zuschlagskriterien Konzept/Inhalt sowie Qualität empfiehlt sich besonders ein Hearing mit jedem einzelnen Bieter. Dieser Aufwand ist für den Auftraggeber wie auch für den überschaubaren Kreis der Bieter vertretbar und sinnvoll. Jeder Bieter hat die Gelegenheit, die Vorteile und Besonderheiten seines Konzeptes/Inhaltes bzw. seiner Qualität darzulegen und Fragen der Entscheidungsträger direkt zu beantworten. Fehlinterpretationen im Zuge der Beurteilung können dadurch auf ein Minimum reduziert werden. Für die Beurteilung des Zuschlagskriteriums Preis muss vor einer Beurteilung/ Bewertung durch Entscheidungsträger/Sachkundige sichergestellt sein, dass jeder Bieter den gleichen Leistungsumfang auf Basis der Ausschreibung angeboten hat. Im Zweifelsfall ist darüber vor einer Beurteilung/Bewertung Aufklärung zu verlangen (vertiefte Angebotsprüfung). Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

18 F/ ASPEKTE ZUM RECHTSSCHUTZ Zur Kontrolle der Vergabeverfahren der Länder und deren Gemeinden sind in den Bundesländern die Unabhängigen Verwaltungssenate (in Salzburg der Vergabekontrollsenat), bei Vergabeverfahren des Bundes das Bundesvergabeamt zuständig. Bei diesen Stellen können Bewerber oder Bieter immer dann, wenn sie sich in ihren Rechten durch eine Entscheidung der vergebenden Stelle verletzt fühlen, einen Nachprüfungsantrag stellen. Dieser lautet üblicher Weise auf Nichtigerklärung der angefochtenen Entscheidung. Ein solcher Nachprüfungsantrag ist für die vergebende Stelle/Auftraggeber wie auch für den anfechtenden Bewerber oder Bieter mit Kosten und Zeitverlust verbunden. Im Ergebnis kann die angefochtene Entscheidung der vergebenden Stelle/Auftraggeber für nichtig erklärt werden. Im schlimmsten Fall ist dies die Nichtigerklärung einer Zuschlagsentscheidung, die je nach Schwere des Falles bis zu einer Wiederholung des gesamten Vergabeverfahrens führen kann. Die Entscheidungsfrist für die nachprüfenden Stellen beträgt immerhin sechs Wochen. Auch ist ein weiteres Rechtsmittel beim Verwaltungsgerichtshof möglich, sodass es insgesamt zu empfindlichen Verzögerungen kommen kann. Da Ingenieurleistungen meistens Vorleistungen für diverse Bauvorhaben darstellen liegt es auf der Hand, dass sich die konkrete Umsetzung und deren Fertigstellung erheblich verzögern kann. Solche Entscheidungen des Auftraggebers, die einer gesonderten Kontrolle unterzogen werden können, sind: Ausschreibungs- bzw. Wettbewerbsunterlagen sowie Inhalte mit diskriminierenden Anforderungen die Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages die Nichtzulassung zur Teilnahme die Aufforderung zur Angebotsabgabe sonstige Festlegungen während der Angebotsfrist das Ausscheiden eines Angebotes die Entscheidung über die Zuweisung des Preisgeldes bzw. der Zahlungen beim Wettbewerb die Nichtzulassung zur Teilnahme am anschließenden Verhandlungsverfahren beim Wettbewerb die Zuschlagsentscheidung die Widerrufsentscheidung bei der Direktvergabe: die Wahl dieses Vergabeverfahrens Neben der eigentlichen Überprüfung des Vergabeverfahrens kann es bei schuldhafter Verletzung des Vergabegesetzes durch Organe der vergebenden Stelle/Auftraggebers zu Schadenersatzforderungen kommen. Diese räumen dem Bestbieter gegen den Auftraggeber einen Anspruch auf Ersatz der Kosten der Angebotserstellung und der Kosten der Teilnahme am Vergabeverfahren ein. Weiter gehende, jedoch nur alternativ zustehende Schadenersatzansprüche des übergangenen Bestbieters nach anderen Rechtsvorschriften werden davon nicht berührt - man denke hier an den entgangenen Gewinn oder einen entgangenen Deckungsbeitrag. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

19 ANHANG 1. Der Ablauf der Vergabeverfahren 2. Zuschlagskriterien für Verhandlungsverfahren mit oder ohne vorheriger Bekanntmachung 3. Bewertungsmodell für einzelne Zuschlagskriterien Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

20 Anhang 1 DER ABLAUF DER VERGABEVERFAHREN (OHNE WETTBEWERBE UND WETTBEWERBLICHEN DIALOG) A Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung B Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit mehreren Bietern C Direktvergabe D Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter E Nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit mehreren Bietern Feststellung des Bedarfs an einer Ingenieurleistung samt erforderlicher X X X X X Unterteilung in einzelne Fachgebiete Terminablauf für das Vergabeverfahren festlegen X X X Festlegung der Aufgabenstellung und des Leistungsprogrammes je Fachgebiet X X X X X bzw. gesamthaft Ermittlung des geschätzten Auftragswertes je Fachgebiet bzw. gesamthaft X X X X X Festlegung der Art des Vergabeverfahrens mit entsprechender Begründung X X X X X Überprüfung der Eignung der eingeladenen Bieter durch den Auftraggeber X X X X selbst Festlegung der Eignungskriterien X Festlegung der Auswahlkriterien und der Bieteranzahl für die zweite Stufe X Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen X Bekanntmachung des Vergabeverfahrens in den gesetzlich vorgesehenen X Medien Versand der Bewerbungsunterlagen an Bewerber X Entgegennahme der eingegangenen Teilnahmeanträge und deren Verwahrung X Prüfung der Bewerber anhand der Eignungskriterien X Auswahl der bestgeeigneten Bewerber anhand der Auswahlkriterien (Reihung) X bis zur festgelegten Anzahl Benachrichtigung der ausgewählten und der nicht berücksichtigten Bewerber X Beschreibung der Aufgabenstellung z.b. als Leistungsprogramm der X X X X X Ingenieurleistung Festlegung der Zuschlagskriterien zur Ermittlung des technisch-wirtschaftlich X X X günstigsten Angebotes Klärung weiterer Vorgaben für die Ausschreibung (Bietergemeinschaften, X X X Teilangebote, Varianten) Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen X X X Versand der Ausschreibungsunterlagen X X X Entgegennahme der eingegangenen Angebote und deren Verwahrung X X X X X Angebotsöffnung mit Niederschrift (ohne Bieter) X X X Prüfung sowie Beurteilung und Bewertung der Angebote anhand der X X X Zuschlagskriterien einschl. Niederschrift Verhandeln mit den einzelnen Bietern über den gesamten Auftragsinhalt unter X X X X Wahrung der Grundsätze der Gleichbehandlung; eventuell auch in mehreren Phasen Ermittlung des technisch- wirtschaftlich günstigsten Angebotes anhand der X X X festgelegten Zuschlagskriterien durch Punktebewertung und Reihung Bekanntgabe der Zuschlagsentscheidung durch den AG / Stillhaltefrist beachten X X X Zuschlagserteilung durch AG und Abschluss des Vergabeverfahrens X X X X X Dokumentation des gesamten Vergabevorganges und Vergabevermerk X X X X X Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

21 Anhang 2 ZUSCHLAGSKRITERIEN FÜR VERHANDLUNGS- VERFAHREN MIT ODER OHNE VORHERIGE BEKANNTMACHUNG Definition gemäß BVergG Zuschlagskriterien sind die vom Auftraggeber im Verhältnis ihrer Bedeutung festgelegten, nicht diskriminierenden und auftragsbezogenen Kriterien, nach welchen das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt wird. Zuschlagskriterien können sein: Qualität, Preis, technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Umwelteigenschaften, Betriebskosten, Rentabilität, Kundendienst und technische Hilfe, Lieferzeitpunkt und Lieferungs- oder Ausführungsfrist sowie Sozialaspekte Die nachstehenden einzelnen Kriterien in den jeweiligen Gruppen sind nur beispielhaft; sie können um weitere ergänzt werden oder es können auch einzelne entfallen. Z 1 BEARBEITUNGSKONZEPT (INHALT) Z 1.1 Z 1.2 Z 1.3 Z 1.4 Beschreibung des Abwicklungskonzeptes auf Basis der vom AG vorgegebenen Leistungsinhalte und Terminziele; Bekanntgabe der eventuell mit eingebundenen Subplaner Beschreibung des Datenaustauschmodells auf Basis der vom AG vorgegebenen Kompatibilitätsziele Darstellung und/oder Beschreibung des gewählten/geplanten Lösungsansatzes anhand von Projektstudie, Trassenführung, Gestaltungsvorschlag, Funktionsschema, Systemwahl, Meßbzw. Rechenmethode, Kennziffern usw., insbesondere in Hinblick auf Ästhetik, technischer Wert, Umwelteigenschaften und Qualität Darstellung und/oder Beschreibung der Umsetzung (Realisierung) des gewählten/geplanten Lösungsansatzes, insbesondere in Hinblick auf Lebenszyklus, Rentabilität, Zweckmäßigkeit, Betriebskosten usw. Z 2 BEARBEITUNGSQUALITÄT Z 2.1 Darstellung der vorgesehenen Bearbeitungs- bzw. Darstellungstiefe für Pläne in den einzelnen Planungsphasen anhand von Musterdarstellungen ausgeführter Projekte (z.b. wie sieht ein typischer Ausführungsplan aus, werden zu den Gewerksausschreibungen jeweils Systemdetaile erstellt usw.) Z 2.2 Beschreibung der Planerstellung (über EDV in 2D oder 3D), Layerstruktur und Kompatibilität des eigenen EDV- Programmes mit anderen auf Basis der vom AG vorgegebenen Qualitätsziele Z 2.3 Darstellung der eigenen Projektdokumentation sowie des Berichtswesens anhand von Musterdarstellungen ausgeführter Projekte Z 2.4 Beschreibung des Datenaustauschmodells auf Basis der vom AG vorgegebenen Kompatibilitätsziele Z 3 BEARBEITUNGSPREIS Z 3.1 Honorarpreis Z 3.2 Nebenkosten und Sonstiges Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

22 Anhang 3 BEWERTUNGSMODELL FÜR DIE EINZELNEN ZUSCHLAGSKRITERIENGRUPPEN Vernünftiger weise sollte jede Beurteilung und Bewertung von Ingenieurleistungen durch Entscheidungsträger kommissionell durchgeführt werden. Dadurch wird jede Entscheidung weniger angreifbar; durch entsprechende Dokumentation wird die Entscheidungsfindung transparent. Des Weiteren ist die Beurteilung der Zuschlagskriteriengruppen Bearbeitungskonzept/Inhalt und Bearbeitungsqualität mittels Hearing vorteilhaft. Beispielhaft wird für eine fiktive Ingenieurleistung die Gewichtung der drei Zuschlagskriteriengruppen wie folgt gewählt: A/ Bearbeitungskonzept/Inhalt 45 % = 45 Punkte B/ Bearbeitungsqualität 40 % = 40 Punkte C/ Bearbeitungspreis 15 % = 15 Punkte Summe (zwingend) 100 % = 100 Punkte Zur leichteren Handhabung und differenzierteren Beurteilung sollen die einzelnen Zuschlagskriteriengruppen in einzelne Bereiche unterteilt werden (siehe Vorschlag auf Seite 20). A/ BEWERTUNGSMODELL FÜR DAS ZUSCHLAGSKRITERIUM BEARBEITUNGSKONZEPT (INHALT) - Z.1 Unterteilung von Z.1 max. Punkte Z Z Z Z Summe 45 Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3 Bieter 4 Zur Objektivierung der Entscheidungsfindung kann die Bewertung durch jeden einzelnen Entscheidungsträger separat stattfinden; der sich daraus ergebende Mittelwert wäre die gemittelte und endgültige Bewertung zu diesem Kriterium. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

23 B/ BEWERTUNGSMODELL FÜR DAS ZUSCHLAGSKRITERIUM BEARBEITUNGSQUALITÄT - Z.2 Unterteilung von Z.2 max. Punkte Z Z Z Z Summe 40 Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3 Bieter 4 Zur Objektivierung der Entscheidungsfindung kann die Bewertung durch jeden einzelnen Entscheidungsträger separat stattfinden; der sich daraus ergebende Mittelwert wäre die gemittelte und endgültige Bewertung zu diesem Kriterium. C/ BEWERTUNGSMODELL FÜR DAS ZUSCHLAGSKRITERIUM BEARBEITUNGSPREIS - Z.3 Das Angebot mit der bereinigten niedrigsten Angebotssumme ist mit dem Maximum zu bewerten, jenes mit der bereinigten höchsten Angebotssumme mit Null. Unter bereinigten Angebotssummen ist zu verstehen, dass die zu bewertenden Angebote den gleichen Leistungsumfang aufweisen müssen und dadurch untereinander vergleichbar sind. Im Zweifelsfall ist über den angebotenen Leistungsumfang Aufklärung zu verlangen und gegebenenfalls die Angebotssumme zu korrigieren. Die Werte dazwischen sind wie folgt zu berechnen: Differenz der betreffenden Summe zur günstigsten Summe in % Gesamtdifferenz der Summen in % minus 100 Zum besseren Verständnis mit angenommenen Summen Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3 Bieter 4 Angebotssumme in Angebotssumme in % Bewertung in % ,43 28,57 Bewertung in Punkten bei max.15 Pkt. 0 15,00 10,71 4,29 Die Bewertung dieses Zuschlagskriteriums muss nicht durch die Entscheidungsträger selbst sondern kann auch durch einen beigezogenen Sachkundigen erfolgen. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

24 ERMITTLUNG DES TECHNISCH UND WIRTSCHAFTLICH GÜNSTIGSTEN ANGEBOTES Bewertung der Bieter ZUSCHLAGSKRITERIUM Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3 Bieter 4 Bearbeitungskonzept (Inhalt) im Mittel Einzelwertung von Entscheidungsträger A Einzelwertung von Entscheidungsträger B Einzelwertung von Entscheidungsträger C Bearbeitungsqualität im Mittel Einzelwertung von Entscheidungsträger A Einzelwertung von Entscheidungsträger B Einzelwertung von Entscheidungsträger C Bearbeitungspreis PUNKTESUMME JE BIETER BIETERREIHUNG Mit der Reihung der Bieter ist die Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebotes abgeschlossen. Vergabeleitlinie für Ingenieurleistungen /22

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28 Bundesinnung Bau Wirtschaftskammer Österreich Schaumburgergasse Wien Fachverband Technische Büros Ingenieurbüros (Beratende Ingenieure) Wirtschaftskammer Österreich Schaumburgergasse Wien HERAUSGEBER