Diese Dokumentation beschreibt die Installation des PDS-Archivclient und seine Anwendungsmöglichkeiten.

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1 PDS-ARCHIVCLIENT Diese Dokumentation beschreibt die Installation des PDS-Archivclient und seine Anwendungsmöglichkeiten. Stand: Version Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg info@pds.de Telefon Hotline / Themenschwerpunkte Kaufmännische Themen, Buchhaltung 04261/ Kalkulations- + Auftragsabwicklung, DIS-X 04261/ Kundendienst / Wartung + mobile Lösungen 04261/ Fax 04261/

2 Inhaltsverzeichnis Was leistet der neue PDS-Archivclient?... 3 Welche Voraussetzungen bestehen an den Arbeitsplatz?... 3 Welche Voraussetzungen bestehen an den PDS-Server?... 3 Wie kann ich den PDS-Archivclient installieren?... 3 Installation über das Programm-Menü... 3 Installation über das Downloadcenter der PDS... 3 Installationsablauf... 4 Deinstallation der Anwendungen... 4 Der Tray-Manager... 5 Archivieren von Belegen und Dokumenten... 6 Archivdrucker... 6 Aus dem Windows-Explorer... 6 Aus Microsoft-Outlook... 7 Drag & Drop... 7 Auswahl des Anwendungsservers... 7 Verschlagwortung... 8 Seite 2 von 9

3 Was leistet der neue PDS-Archivclient? Der PDS-Archivclient ist eine komplette Neuentwicklung um Dateien und Dokumente in das PDS-Archiv zu übertragen. Er unterstützt die Erstellung von Archivdokumenten über einen neuen virtuellen Drucker im PDF-Format und die direkte Archivierung von Dateien aus dem Windows-Explorer. Bei der Verschlagwortung kann jetzt eine 20-stellige Belegnummer angegeben werden. s können aus Microsoft-Outlook inkl. aller Anhänge direkt in das PDS-Archiv übertragen werden und aus dem Archiv jederzeit wiederhergestellt werden. Neu ab Version 1.3.0: Archivieren von Dokumenten via Drag & Drop auf ein transparentes Symbol Automatischer Start der Archivierung wenn Dokumente in ein Verzeichnis abgelegt werden Optionale Löschung von Dokumenten aus überwachten Verzeichnissen nach dem Archivieren Welche Voraussetzungen bestehen an den Arbeitsplatz? Microsoft Windows-XP SP2 (32/64 Bit) oder nachfolgende Systeme Ca. 5 MB freier Platz auf der Festplatte Keine besonderen Anforderungen an die Prozessorleistung oder den Arbeitsspeicher Netzwerkverbindung zum PDS-Server (kein ODBC-Treiber mehr erforderlich) Internetzugang für das Herunterladen der Installationsdatei Für die direkte Archivierung von s (Outlook-Plugin) o Microsoft Outlook 2007 (32-Bit), 2010 (32-Bit) und Windows XP (32 Bit), Windows 7 (32+64 Bit) o Microsoft Outlook 2003 (32-Bit) und Windows XP (32-Bit) Welche Voraussetzungen bestehen an den PDS-Server? Mindestens Softwarestand X Wie kann ich den PDS-Archivclient installieren? Installation über das Programm-Menü Die Installation kann aus dem Programmmenü über die Anwahl folgender Punkte erfolgen: Service-Programme (PDS) FET-Zusatzmodule Allgemein PDS-Archivclient Nach der Anwahl des Menüpunktes wird der Internet-Browser gestartet, der über die Internetverbindung die Installationsdatei herunterlädt. Installation über das Downloadcenter der PDS Ein direktes Herunterladen des jeweils aktuellen Installationsassistenten ist über folgende Adresse möglich: Für Systemadminstratoren stehen auf dieser Internetseite MSI-Pakete für die automatisierte Verteilung zur Verfügung (gilt nicht für den Archivdrucker). Seite 3 von 9

4 Installationsablauf Nach dem Herunterladen und Ausführen der Datei ArchivClientSetupAssistent.exe wird eine Übersicht über die zu installierenden Komponenten angezeigt. Die Installationsdatei ist digital signiert und es sollte keine Abfrage nach einem unbekannten Herausgeber erscheinen. Die weiteren Installationsschritte übernimmt der Installationsassisent vollautomatisch. Unter Umständen wird bei der Installation des Archivdruckers eine Meldung angezeigt, das der Kompatibilitätstest nicht bestanden wurde. Bitte klicken Sie hier auf Weiter. Bitte wenden Sie sich an die Hotline oder den technischen Service ihres PDS-Partners, falls Sie Fragen zur Installation haben oder technische Probleme aufgetreten sind. Deinstallation der Anwendungen Der Archivclient und das Outlook-Plugin können über Systemsteuerung, Software oder Programme & Funktionen entfernt werden. Um die Schaltfläche in Microsoft Outlook 2007 zu entfernen, muss die Symbolleiste zurückgesetzt werden: Klicken Sie emit der rechten Maustaste in die obere Symbolleiste mit der Schaltfläche. Wählen Sie den Punkt Anpassen und im folgenden Fenster die Symbolleiste Standard aus. Klicken Sie dann auf Zurücksetzen. Für andere Outlook-Versionen gilt diese Vorgehensweise sinngemäss. Der Archivdrucker kann zur Zeit nur manuell gelöscht werden. Seite 4 von 9

5 Der Tray-Manager Ein aktiver Tray-Manager ist an dem Symbol in der Taskleiste zu erkennen. Mit eimem Klick der rechten Maustaste auf dieses Symbol erhalten Sie die Möglichkeit die Funktionen einzustellen: Verzeichnisüberwachung Werden Dokumente, z.b. durch einen Scanner in diesen Verzeichnissen abgestellt, wird automtisch deren Archivierung gestartet. In den Einstellungen kann bestimmt werden, ob archivierte Dokumente automatisch oder nach Rückfrage gelöscht werden sollen. Drag&Drop-Zielfenster Nach der Aktivierung erscheint dauerhaft das Symbol als Ziel für das Archivieren via Drag & Drop auf dem Bildschirm. Die Transparenz des Symbol kann in den Einstellungen angepasst werden. Seite 5 von 9

6 Archivieren von Belegen und Dokumenten Archivdrucker Der PDS-Archivdrucker kann - wie jeder andere installierte Drucker - für die Ausgabe eines Dokumentes aus beliebigen Anwendungen benutzt werden. Aus dem Windows-Explorer Aus dem Kontext-Menü des Windows-Explorer (rechte Maustaste) können mit der Option Archivieren mit PDS beliebige Dateien archiviert werden. Seite 6 von 9

7 Aus Microsoft-Outlook Aus Microsoft-Outlook können s direkt in das PDS-Archiv übertragen werden. Markieren Sie dazu eine und klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren in der oberen Symbolleiste. Eventuell müssen Sie dort erst die Karteikarte Add-Ins auswählen. Die Archivierung erfolgt inclusive aller Anhänge, d.h. aus dem Archiv kann die im Original wiederhergestellt werden. Outlook 2003, 2007 Outloook 2010 Drag & Drop Ist der Tray-Manager aktiviert, erscheint auf dem Bildschirm das Symbol. Ziehen Sie ein Dokument auf dieses Symbol und lassen es fallen, wird die Archvierung gestartet. Diese Funktion steht nur für echte Dateien zur Verfügung, z.b. PDF-Dokumente, ZIP-Dateien. Auswahl des Anwendungsservers Wird das erste Dokument archiviert, erfolgt eine Auswahl des PDS-Anwendungsservers. Es wird eine Auswahl verschiedener Optionen angeboten, um den Server auszuwählen. Seite 7 von 9

8 Verschlagwortung Für die Verbindung zum PDS-Server ist eine Anmeldung erforderlich, damit die Zugangsberechtigungen geprüft werden können. Die Anmeldedaten entsprechen dem Login und dem Passwort, wie Sie sie diese für das Einloggen benutzen. Die Daten können gespeichert werden, damit die Eingaben nicht bei jedem Archivierungsvorgang wiederholt werden müssen. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Archivierungsfenster mit der Verschlagwortung. Hier sind alle Zuordnungsdaten für das zu archivierende Dokument einzutragen: Firma Wählen Sie die gewünschte Firma aus. (Die gewählte Firma wird beim nächsten Vorgang automatisch vorgeschlagen) Archiv-ID Tragen Sie hier die Archiv-ID eines bereits archivierten Dokumentes ein, um Dokumente zu verknüpfen. Adresse Mit einem Mausklick auf das Feld Adresse oder auf den Such-Button wird der Suchmodus aktiviert. Hier kann die Anschrift durch Eingabe des Anschriften-Suchworts gesucht werden. Die direkte Eingabe der Anschriften- bzw. Kundennummer ist natürlich auch möglich. Zusatzbemerkung Nach den hier eingetragenen Begriffen kann in der Archiv-Recherche gesucht werden. Dokumenttyp Zur Auswahl stehen die Dokumenttypen Rechnung, Angebot, Spooldruck und Schriftverkehr. (Der gewählte Dokumenttyp wird beim nächsten Vorgang automatisch vorgeschlagen) Belegdatum Tragen Sie hier das Belegdatum des zu archivierenden Dokumentes ein. Belegnummer Eintrag nur möglich bei Dokumenttypen Rechnung und Angebot. Seite 8 von 9

9 Belegsumme Eintrag nur möglich bei Dokumenttyp Angebot. Hinweis: Warum ist beim Dokumenttyp Rechnung die Eingabe der Belegsumme nicht möglich? Lieferantenrechnung werden erst gebucht und danach archiviert. Über die Belegnummer erfolgt die Verknüpfung zur Buchhaltung, die Belegsumme wird von der Buchhaltung geliefert. Kostenträger/-stelle Eintrag nur möglich bei Dokumenttypen Rechnung und Angebot. CRM-Kontaktdaten Zu jedem Archivdokument können bei Bedarf CRM-Kontaktdaten erfasst werden. Button Anmeldung (unten links) Ein Mausklick auf diesen Button öffnet das Anmeldefenster. Seite 9 von 9