Digta News KUNDENZEITSCHRIFT DER GRUNDIG BUSINESS SYSTEMS GMBH. Ausgabe Juli 2014

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1 Digta News KUNDENZEITSCHRIFT DER GRUNDIG BUSINESS SYSTEMS GMBH Ausgabe Juli 2014 NEWS Professionell diktieren und mehr SPRACHERKENNUNG Zentrale Offline-Spracherkennung mit dem Central Voice Transcriber AUS DER PRAXIS Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt nutzt erfolgreich Spracherkennung

2 NEWS IN KÜRZE Eine Bürolegende wird 60 Dieses Jahr feiert Grundig Business Systems (GBS) das 60-jährige Jubiläum der Stenorette. Das analoge Diktiergerät kam 1954 das erste Mal auf den Markt und ging seitdem in vielen Generationen fast 4,5 Millionen Mal über den Ladentisch. Wegen ihrer grünen Farbe erhielt die erste Stenorette den Beinamen,Laubfrosch. Sie entwickelte sich schnell zum Verkaufsschlager und zum Synonym für eine moderne Büroausstattung, erzählt GBS- Geschäftsführer Roland Hollstein. 60 Eine Erfolgsgeschichte: Die erste Stenorette von 1954 (l.) und die St 3211 von heute einer großen Beliebtheit, bestätigt Hollstein. Produziert wird die Stenorette noch immer made in Germany, am Hauptsitz von GBS in Bayreuth. Wir planen, unsere Kunden über viele Jahre hinaus noch mit Stenoretten, Zubehör und Ersatzteilen zu versorgen, sagt Hollstein. Trotz der zunehmenden Digitalisierung im Diktiergerätebereich produziert GBS jährlich zum Beispiel noch Steno-Kassetten im höheren sechsstelligen Stückzahlen- Bereich. Neueste Videos auf YouTube Welche Vorteile hat das Diktieren mit einer Spracherkennung? Und was genau versteht man unter Online- oder Offline-Spracherkennung? Besuchen Sie uns im Internet auf und Sie werden die Antworten zu diesen Fragen in unserem aktuellsten Video zum Thema Spracherkennung finden! Es lohnt sich übrigens, diesen Kanal kostenlos zu abonnieren, denn Sie finden dort stets neue Videos von GBS. Vielleicht interessieren Sie sich aber auch für unsere bisherigen Beiträge: Denn haben Sie sich schon einmal gefragt, wie unsere Diktiergeräte in Bayreuth entstehen? Oder möchten Sie gern Tipps, wie Sie richtig diktieren? Auf unserem YouTube- Kanal finden Sie Videos zu diesen und anderen Themen rund ums Diktieren. Während die Stenorette anfangs noch ein Gewicht von rund 5,8 Kilogramm hatte, wurde sie mit der Zeit handlicher und schließlich entwickelte Grundig 1984 mit der Stenorette 2080 das erste wirkliche Handdiktiergerät dieser Marke. Heutige Exemplare des bekannten Diktiergerätes wie die Stenorette Sh 24 wiegen nur noch 210 Gramm und können somit leicht überall mitgenommen werden, damit unterwegs diktiert werden kann. Aber natürlich gibt es auch noch klassische, analoge Tischgeräte sowohl Aufnahme- als auch Wiedergabegeräte. Sie erfreuen sich dank ihrer Qualität und Robustheit nach wie vor 2 Im neuesten Video zeigen wir Ihnen, wie einfach das Diktieren mit einer Spracherkennung ist. Digta News

3 NEWS Professionell diktieren und mehr Digitale Sprachaufnahme, Spracherkennung und das Abbilden individueller Arbeitsabläufe die Möglichkeiten effizienter Dokumentenerstellung sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. Auch Grundig Business Systems (GBS) hat sich entwickelt: vom Diktiergerätehersteller zum Lösungsanbieter. Das Unternehmen bietet neben der bewährten Diktiergerätehardware auch Beratung, Projektmanagement, Software für das Diktatmanagement und Serviceleistungen an. Neuer Schwerpunkt ist der Bereich Spracherkennung. Hier bietet GBS auch spezielle Lösungen für diverse Branchen wie Medizin und Recht sowie Workshops an. Egal ob in der Ein- Mann-Kanzlei oder einer großen Klinik-Kette, mit GBS haben Sie den richtigen Partner in Sachen Sprachlösungen. GBS pflegt einen partnerschaftlichen Umgang mit seinen Kunden Nummer 1 in Deutschland Mit mehr als vier Millionen verkauften Diktiersystemen und über 60 Jahren Erfahrung ist GBS einer der weltweit führenden Hersteller für professionelle Diktiersysteme und die Nummer 1 für professionelles Diktieren in Deutschland. Als einziges Unternehmen der Branche entwickelt und produziert GBS Premiumprodukte made in Germany. Unsere Kunden legen viel Wert auf dieses Siegel. Es unterstreicht die herausragende Qualität unserer Produkte, so GBS-Geschäftsführer Roland Hollstein. Außerdem zählt GBS zu den Technologieführern der Branche. Das Unternehmen entwi ckelt kontinuierlich innovative Lösungen, die seinen Kunden helfen, ihre Arbeitsabläufe beim Dokumentenmanagementprozess noch einfacher und effizienter zu gestalten. Daher wurde GBS auch zu einem der 100 innovativsten mittelständischen Unternehmen in Deutschland ernannt. Festes zweites Standbein Wussten Sie, dass GBS seit vielen Jahren auch in der industriellen Auftragsfertigung Moderner Maschinenpark: Bestückungsautomaten bei GBS in den Bereichen Elektronik und Mechatronik tätig ist? Das Spektrum reicht dabei von der Leiter plattenbestückung bis hin zur Entwicklung, Komplettfertigung und zum Service von Produkten zum Beispiel aus den Bereichen Automotive, Industrieelektronik, Unterhaltungselektronik oder Bahntechnik. PENTA-SCANNER von DESKO So fertigt GBS Passportscanner der Firma DESKO, die an vielen großen Flughäfen der Welt zum Einsatz kommen. Außerdem bestückt GBS Leiterplatten für diverse Produkte der Firma Siemens oder für Kompaktferngläser von Steiner-Optik. Weitere Informationen finden Sie unter: ems.grundig-gbs.com. Digta News 3

4 schleunigt die Dokumentenerstellung um bis zu 50 % thält eine Schnittstelle zur Software DigtaSoft Pro für einen effi zienten Diktierworkfl ow ordert nur geringen Einarbeitungsaufwand und lässt sich ideal in vorhandene Arbeitsabläufe integrieren tomatische Verbesserung des Sprachprofi ls bei Korrektur auch durch das Sekretariat ine Dragon for DigtaSoft-Lizenz für Korrekturarbeitsplätze erforderlich fbau individueller Wortschätze anhand vorhandener Dokumente möglich waltung auch größerer Benutzergruppen in Unternehmen (Sprachprofi le, Vokabulare) ombination mit DigtaSoft Pro sind alle Optionen der Diktaterstellung möglich: digitales Diktat, Online-Erkennung, Offl ine-erkennung SPRACHERKENNUNG DIGTASOFT VOICE MEDICAL FÜR ÄRZTE Eine Allround-Ärztelösung Nuance erweitert Partnerschaft mit Grundig Business Systems Eine Lösung für digitales Diktat und medizinische Spracherkennung Wir freuen uns über diese strategisch wichtige Partnerschaft, welche die medizinische Spracherkennung noch besser zu den Endkunden bringt, um ihnen einen echten Mehrwert zu bieten, sagt Milko Jovanoski, Healthcare Partner Marketing Manager EMEA. Nuance Healthcare arbeitet bereits seit mehreren Jahren gemeinsam mit GBS an verschiedensten Projekten. DAS BIETET IHNEN DIGTASOFT VOICE MEDICAL: Attraktive Komplettpakete: DigtaSoft Voice medical ist sowohl mit dem mobilen Diktiergerät Digta 7 Premium als auch mit dem PC-Mikrofon Digta SonicMic II erhältlich. Die vertragliche Erweiterung der langjährigen Partnerschaft auf den Healthcare-Bereich zwischen Nuance Healthcare und Grundig Business Systems (GBS) ist erfolgreich abgeschlossen. GBS hat bereits die Dragon Medical Practice Edition integriert und vertreibt diese seit Mai 2014 als digitale Diktierlösung mit vollintegrierter Spracherkennung unter dem Namen DigtaSoft Voice medical. Die Spracherkennungslösung wurde speziell für das medizinische Diktat und unsere Hardware-Produkte angepasst, sagt Roland Hollstein, Geschäftsführer von GBS. Damit wird ein neuer, umfassenderer Workflow abgebildet, bei dem Ärzte vereinfacht mit einem mobilen oder stationären Diktiergerät ihre diktierten Befunde je nach Bedarf manuell transkribieren oder per Spracherkennung direkt in Text umwandeln können. Ärzte, die im mobilen Einsatz diktieren, können ihre Befunde entweder von unterwegs sicher und verschlüsselt absenden oder an ihrem stationären Arbeitsplatz herunterladen und spracherkennen lassen. Ebenfalls erhältlich: DigtaSoft Voice professional DigtaSoft Voice legal für Juristen (mit juristischem Fachvokabular) Vokabulare Unterstützung für Patientenverwaltungssysteme Verschlüsselung transparentes Diktierfenster beim Arbeiten in anderen Anwendungen (z. B. PACS) medizinische Dragon-Vorlagen, Formatierungsregeln und Suchbefehle medizinischer Befehlssatz Bisher konnten medizinische Anwender die Diktiergeräte und Workflowsoftware von GBS nur über eine Schnittstelle mit der Spracherkennungssoftware von Nuance verbinden oder verwendeten von vornherein verschiedene Lösungen für die digitale Diktaterstellung einerseits und Spracherkennung andererseits. Mit der neuen, vollintegrierten Lösung ist nun die nächste Stufe der Integration erreicht. Die medizinische Spracherkennung DigtaSoft Voice medical ist im Paket auf Deutsch, Englisch oder Französisch erhältlich, so Hollstein. 4 Digta News

5 SPRACHERKENNUNG EFFIZIENTER ARBEITEN MIT DEM CVT Für alle Branchen: Zentrale Offline-Spracherkennung Effektiv vom Diktat zum Dokument Mit dem Central Voice Transcriber (CVT) von Grundig Business Systems wird ein Umweg zur Abkürzung. Aus einer zentralen Warteschlange holt der CVT die DSS- und DSSPro- Diktate und lässt sie auf einem Hochleistungsrechner durch die Spracherkennung DigtaSoft Voice in Text umsetzen. Die Ergebnisse landen als Microsoft-Word-Dateien zusammen mit den DSS-/DSSPro-Diktaten im Sekretariat. Im Schnelldurchlauf können die Diktate abgehört werden. Eine mitlaufende Markierung im erkannten Text erleichtert das Korrekturlesen. Dabei führt das Sekretariat sofort die nötigen Korrekturen und Formatierungen (Schriftart, Briefkopf, Hervorhebungen) durch. Anhand des fertigen Dokuments erfolgt automatisch und auch wieder auf einem zentralen PC im Hintergrund die Vokabularpflege. Central Voice Transcriber: So funktioniert die zentrale Offl ine-spracherkennung mit automatischer Vokabularverbesserung Offline- Erkennung Vokabularverbesserung Erkennungswarteschlange Mobile Sprachaufzeichnung Korrektur Formatierung Fertigstellung Central Voice Transcriber Sprachaufzeichnung direkt am PC Dokumentenerstellung im Sekretariat DIESE VORTEILE BIETET DER CVT: Spracherkennung aller Diktate von vielen Autoren erfolgt an einem oder mehreren leistungsfähigen, zentralen Rechnern Korrektur und Formatierung in einem Arbeitsschritt im Word-Dokument durch das Sekretariat ohne das zeitraubende Dragon-Korrekturfenster Leichteres Korrekturlesen durch mitlaufende Markierung im erkannten Text Automatische Vokabularverbesserung der zentralen Benutzerprofile nach Fertigstellung des Word-Dokuments Zur Erhöhung des Diktatdurchsatzes können die Spracherkennung und die Vokabularverbesserung auf verschiedenen zentralen Rechnern laufen. Die zentralen Komponenten des CVT arbeiten als Dienste auf dem Netzwerkrechner und sind so gut zu administrieren. Korrektur auch über Thin-Clients direkt in Microsoft Word möglich Digta News Der CVT verwendet mehrere Komponenten im Netzwerk und am Arbeitsplatz, z. B. die auf dem zentralen Netzwerkrechner installierte Spracherkennung DigtaSoft Voice für die Offline-Erkennung und Vokabularverbesserung. Für die zentralen Softwarekomponenten, die im Netzwerk installiert werden, ist eine höchstmögliche Verfügbarkeit erforderlich. Um den entsprechenden Support und die Programmpflege für den CVT sicherzustellen, ist ein Servicevertrag mit einer Mindestlaufzeit von zwölf Monaten abzuschließen. Weitere Infos auf: central-voice-transcriber.html 5

6 Das Handling ist super, die Sprachqualität gigantisch. Die kombinierte Lösung aus Diktiersystemen von Grundig Business Systems und dem MARIS-Workflow der Marienhaus Dienstleistungen war der richtige Schritt. Dirk Brandauer, Agaplesion Markus Krankenhaus Mobil und einfach auf Patientendaten zugreifen Ideale Anbindung der Diktierlösung ans KIS fördert schnellere Dokumentenerstellung Im Agaplesion Markus Krankenhaus in Frankfurt am Main wurde einst analog diktiert. Doch die Verantwortlichen des Krankenhauses wollten mit dem Kurs der Zeit gehen. Daher suchten sie nach einer digitalen Diktier- und Netzwerklösung, die kompatibel zum Krankeninformationssystem ORBIS und dem bisherigen Diktiergerätezubehör ist. Über einen längeren Zeitraum wurden verschiedene Systeme getestet. Am Ende überzeugte die Kombination aus der Software MARIS von dem Unternehmen Marienhaus Dienstleistungen GmbH und die Diktierlösungen der Grundig Business Systems GmbH. Als Hardware verwenden die Ärzte das mobile Diktiergerät Digta 7 Premium sowie das PC-Mikrofon Digta SonicMic II Classic. Die Umstellung war problemlos. Beide Geräte sind sehr handlich und die Sprachqualität ist geradezu gigantisch, bestätigt Dirk Brandauer, Oberarzt der Orthopädie und Unfallchirurgie. So überzeugen die Geräte mit der ange nehmen Soft-Touch-Oberfläche und ihrer idealen Größe, sodass sie sehr gut in den Händen liegen. Der Schiebeschalter beim Digta 7 Premium ist wie bei den zuvor verwendeten analogen Geräten, den Steno retten. Das ist super, denn wir mussten uns nicht umgewöhnen. Überhaupt benötigten wir nur eine kurze Einarbeitungsphase für das digitale System, sagt Brandauer. Der Oberarzt diktiert aus schließlich OP-Berichte und gerichtliche Anfragen oder Kassenanfragen. Vor allem der Einfüge-Modus bringt ihm dabei einen immensen Vorteil, denn er kann an jeder beliebigen Stelle eines Diktates noch Text nachträglich einfügen. Ergänzungen, wie er sie einst oft im Nachgang für das Sekretariat diktierte, fallen somit weg. Das vereinfacht auch den Schreibkräften, die als Schreibplatz lösung das Digta Transcription Starter Kit mit Fußschalter und Kopfhörer nutzen, das Erstellen der Dokumente. Darüber hinaus profitieren auch sie von der ausgezeichneten Sprachquali tät, denn sie haben weniger Nachfragen und müssen weniger Korrekturen vornehmen. Die Diktate werden dadurch schneller erstellt. ÜBERBLICK Die Anforderung Das Agaplesion Markus Krankenhaus suchte nach einer digitalen Diktierlösung, die mit dem Krankeninformationssystem ORBIS verknüpft werden kann. So sollte es möglich sein, Patientendaten vom KIS zum Diktiergerät zu übertragen. Gleichzeitig sollten die Diktate vom Diktiergerät an die gewünschte Schreibkraft übertragen werden. Die Lösung Der Kunde entschied sich für die prozessorientierte, auf die Bedürfnisse der Anwender im Gesundheitswesen zugeschnittene Software MARIS. Sie ermöglicht eine Diktataufnahme mit elektronischem Patienten- und Formularbezug an Endgeräten. Bei den Diktiergeräten fiel die Wahl auf Produkte von Grundig Business Systems. Die Vorteile Dank der Anbindung ans KIS und der mobil über das Diktiergerät verfügbaren Patientenlisten können die Ärzte Diktate zum jeweiligen Patienten erstellen. Das System punktet auch mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis und geringen Folgekosten. Hardware überzeugt mit Benutzerfreundlichkeit Das Preis-Leistungs-Verhältnis war bei dieser Lösung das beste, so Einkaufsleiter Kai Piesche vom Agaplesion Markus Krankenhaus. Das System ist innovativ, selbsterklärend und funktioniert sehr gut. Außerdem kann es jederzeit aufgerüstet werden, ergänzt er. Patientenlistenfunktion ermöglicht eindeutige Zuordnung Eine Besonderheit am digitalen System ist die Patientenlistenfunktion bei den mobilen Geräten. Sie bietet dem Arzt die Möglichkeit, über das Diktiergerät auf die wesentlichen Patientendaten zuzugreifen. Das heißt: Ausgewählte Stammdaten werden direkt in dem Diktiergerät gespeichert und können von dem Arzt mobil direkt aufgerufen werden. Die Diktate können zum Patienten erfolgen, sodass eine sichere Zuordnung gewährleistet ist und somit ein sicherer Prozess gegeben ist. 6 Digta News

7 AUS DER PRAXIS Im Digta 7 Premium können bis zu Patientendatensätze gespeichert werden. Durch eine komfortable Such- und Filterfunktion ist ein sehr schneller Zugriff gewährleistet. Bei der Aufnahme kann dem Diktat neben dem Patienten auch ein Formular zugewiesen werden, wodurch der nachfolgende Prozess gesteuert wird. Über das Formular wird zum einen definiert, an welchen Schreibdienst ein Diktat gesendet wird, zum anderen kann eine Solllaufzeit hinterlegt werden. Diese Laufzeit steuert eine Ampelfunktion und unterstützt den Schreibdienst bei der Reihenfolge der Abarbeitung. Bei der technischen Umsetzung kommt der Software MARIS eine große Bedeutung zu, denn über eine HL7-ADT-Schnittstelle werden die Patientenstammdaten aus dem Krankeninformationssystem ORBIS nach MARIS übernommen. In der MARIS-Administration ist definiert, welcher Anwender auf welche Patientendaten Zugriff erhält. Über den An- Digta News Digta SonicMic II Classic schluss des Diktiergerätes mit einem USB-Kabel oder einer Dockingstation an den PC werden dem Anwender die Daten auf sein mobiles Gerät gespielt. Möglich wäre jederzeit auch eine Übertragung per WLAN oder LAN. Dank der Patientenlisten kann eine Diktataufnahme mit Bezug zum Patienten erfolgen. Eine aufwendige manuelle Zuordnung von Diktat und Patient durch die Schreibkraft entfällt. Besonders komfortabel ist, dass ich nur das MARIS-Icon auf dem Desktop anklicken muss, um das MARIS Upload Center zu starten, so Brandauer. Bei dieser Lösung werden Daten bidirektional übertragen. Erstens erhält der Arzt immer die aktuellen Patientenlisten auf sein Diktiergerät, da ein automatischer Abgleich mit dem KIS erfolgt. Zweitens werden gleichzeitig seine Diktate ans Sekretariat mit Informationen wie Patientennummer, Dokument und Priorisierung übergeben. Die MARIS-Software ist auf dem Krankenhaus- Server installiert und steht somit den Client- PCs zur Verfügung. Server-Updates von MARIS können in Absprache mit der hausinternen IT problemlos per Fernwartung vorgenommen werden. Fazit Das Agaplesion Markus Krankenhaus in Frankfurt am Main hat den Umstieg auf die digitale Diktiertechnologie erfolgreich vollzogen. Vor allem die einfache Anbindung an das KIS ORBIS über MARIS und die Integration der digitalen Diktiertechnologie von Grundig Business Systems sind ein Gewinn. Patientendaten können über das KIS und mithilfe von MARIS an die Diktiergeräte übertragen werden. Damit ist eine exakte Zuordnung vom Diktat zum Patienten und die gewünschte Prozesssicherheit gegeben. Zusätzlich werden die Diktate schneller und effizienter verarbeitet. Digta 7 Premium mit Dockingstation DER KUNDE Als Krankenhaus der Schwerpunktversorgung und mit einer Bettenkapazität von über 550 Betten hat das Agaplesion Markus Krankenhaus einen überregionalen Versorgungs auftrag. In den verschiedenen Fachabteilungen pflegen über Mitarbeiter jährlich rund stationäre Patienten. Das Markus Krankenhaus ist eine Einrichtung der Agaplesion gag und ist Teil der Frankfurter Diakonie-Kliniken. Mit über 80 Einrichtungen im Gesundheitswesen und mehr als Mitarbeitern gehört die Agaplesion gag zu den größten deutschen christlichen Trägerschaften. In den 22 somatischen Einrichtungen stehen den Patienten über Betten zur Verfügung und es werden jährlich mehr als Fälle in allen medizinischen Fachbereichen versorgt. Agaplesion Markus Krankenhaus Wilhelm-Epstein-Straße Frankfurt am Main Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)

8 Mit der Spracherkennung hat es bei mir von Anfang an ausgezeichnet funktioniert. Herbert Herlitz, Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt Zeitnahe Dokumentenerstellung mit Spracherkennung Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt entlastet Büroangestellte In der Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt werden täglich zahlreiche Schriftsätze erstellt, so auch von Herbert Herlitz, Geschäftsleitender Beamter. Er ist unter anderem für die Personalverwaltung zuständig. Täglich diktiert Herlitz diverse Schriftsätze wie Aktenvermerke und Briefe. Bis vor Kurzem geschah dies noch analog mit einem Kassettengerät von Grundig. Seine Diktate übergab er im Anschluss an seine Kollegin, die die Diktate für ihn in Schriftform brachte. Aber die Bänder haben natürlich eine gewisse Lebensdauer und die war vereinzelt überschritten. Darunter litt die Qualität und manchmal mussten wir ganze Bänder mit den noch nicht transkribierten Diktaten wegwerfen, so Herlitz. Zudem arbeiten bei der Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt keine klassischen Schreibkräfte, sondern Bürofachangestellte, die hauptsächlich anderen Aufgaben nachgehen wie zum Beispiel der Betreuung des Bürgerbüros. Daher war man einem Umstieg auf eine digitale Diktierlösung in Verbindung mit einer Spracherkennung gegenüber aufgeschlossen und lud den deutschen Marktführer für professionelles Diktieren ein, die Grundig Business Systems GmbH (GBS) aus Bayreuth. Wir haben uns die digitale Lösung bei uns im Hause vorführen lassen und waren begeistert, dass alles so problemlos funktioniert, berichtet Herlitz, der Sprach erkennung schon mehrmals in der Vergangenheit testete, aber mit den Ergebnissen nie zufrieden war. Doch GBS überzeugte bei der Vorführung mit der eigenen Lösung und so entschied sich die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt schließlich für das Spracherkennungspaket DigtaSoft Voice legal Mobile Set. Dieses enthält das Diktiergerät Digta 7 Premium inklusive der Workflowsoftware Digta Soft Pro sowie die Spracherkennungssoftware DigtaSoft Voice legal. ÜBERBLICK Die Anforderung Die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt verfügt über keine klassischen Schreibkräfte, sondern über Büroangestellte, die das Transkribieren von Diktaten zusätzlich zu ihren Hauptaufgaben noch erfüllen. Um deren Arbeitsbelastung zu verringern, sollte eine digitale Diktierlösung mit einer Spracherkennung eingeführt werden. Die Lösung Der Kunde entschied sich für mobile digitale Diktiergeräte von Grundig Business Systems sowie die Spracherkennung DigtaSoft Voice legal. Diese enthält juristisches Fachvokabular und ist somit für den Einsatz bei der Verwaltungsgemeinschaft, die viel mit Rechtsthemen beschäftigt ist, bestens geeignet. Die Vorteile Dank der Umstellung auf das digitale Diktat samt Spracherkennung werden die Dokumente nun zeitnah erstellt. Die Büroangestellten, die bisher für das Transkribieren der Diktate zuständig waren, können sich auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren. Spracherkennung reduziert Stress Das Paket bietet viele Vorteile. Die Spracherkennung enthält zum Beispiel ein juris tisches Fachvokabular. Dies ist sehr hilfreich, da unsere Schriftsätze oft auch rechtliche Aspekte beinhalten, berichtet Herlitz. Außerdem erfordert die Software nur geringen Einarbeitungsaufwand. Die Einweisung verlief schnell und die auf mich optimierten Einstellungen nahm 8 Digta News

9 AUS DER PRAXIS ein Technik-Experte von GBS vor, so Herlitz weiter. Sein bisheriges Vokabular, das er für seine Mails nutzte, ließ er gleich in die Spracherkennung übertragen. Dies garantiert von Anfang an eine noch höhere Erkennungsrate. Tipps zum Umgang mit einer Spracherkennung erhielt Herlitz nicht nur über GBS, sondern auch über das in der Software hinterlegte Lernprogramm. Dieses informiert beispielsweise übersichtlich und einfach, wie man richtig diktiert und welche Befehle für das Diktieren mit einer Spracherkennung nützlich sind. Das Diktieren mit der Spracherkennung hat bei mir auf Anhieb ausgezeichnet funktioniert, berichtet Herlitz. Die Diktate werden mit dem mobilen Diktiergerät Digta 7 Premium aufgenommen. Es liegt super in der Hand und erfüllt alle Ansprüche an ein modernes Diktiergerät, so Herlitz. Das VOICE legal Gerät ist über ein USB-Kabel mit seinem Rechner verbunden. Möchte er ein neues Dokument erstellen, so wählt er die entsprechende Dokumentenvorlage in Microsoft Offi ce Word aus und startet die Spracherkennung. Somit erscheint sein Diktat direkt im Textverarbeitungsprogramm und er kann während des Diktierens am Bildschirm mitlesen. Natürlich musste ich am Anfang erst ein wenig üben. Aber es klappt wirklich gut und ich bin begeistert, wie gut die Erkennung ist. Muss Herlitz dennoch einmal eine Korrektur im Dokument vornehmen, so lernt die Spracherkennung automatisch mit und das hinterlegte Sprachprofi l wird verbessert. Vorteil erwiesen. Büroangestellte, die früher die Transkription von Diktaten nebenbei erledigten, können sich nun ganz auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Für den Geschäftsleitenden Beamten Herlitz ist es ein großes Plus, dass er bei der Erstellung seiner Schriftsätze unabhängig von anderen Personen ist und ihm die Dokumente gleich zur Verfügung stehen vor allem wenn es um dringende Schreiben geht. Die Spracherkennung hat ihn mit ihrer hohen Erkennungsrate überzeugt. Das digitale Diktiergerät ist einfach und intuitiv zu bedienen. DIGTASOFT VOICE LEGAL MOBILE SET für professionelle Diktanten angepasste Spracherkennung DigtaSoft Voice legal (bessere Erkennung durch Konzentration auf Diktierfunktionen) mit umfangreichem juristischem Fachvokabular beschleunigt die Dokumentenerstellung um bis zu 50 % enthält Schnittstelle zu DigtaSoft Pro für einen effizienten Diktierworkflow erfordert nur geringen Einarbeitungsaufwand und lässt sich ideal in vorhandene Arbeitsabläufe integrieren automatische Verbesserung des Sprachprofils bei Korrektur auch durch das Sekretariat Aufbau individueller Wortschätze anhand vorhandener Dokumente möglich mit mobilem Diktiergerät Digta 7 Premium Dank diesem neuen Dokumentenerstellungsprozess konnte Herlitz etwas Stresspotenzial von seiner Bürokraft nehmen, die bisher die Dokumente fertigstellte. Sie hat andere wichtige Aufgaben. Da ist es für sie eine Erleichterung, dass sie nur noch ab und zu einmal ein Dokument für mich transkribieren muss, sagt Herlitz. Fazit Für die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt hat sich der Einstieg ins digitale Diktat in Verbindung mit einer Spracherkennung als DER KUNDE Die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt verwaltet mit rund 115 Mitarbeitern die Dienststellen für die Stadt Ebermannstadt, die Gemeinde Unterleinleiter sowie den Schulverband Ebermannstadt. Ebermannstadt liegt in der Fränkischen Schweiz und zentral in der Metropolregion Nürnberg. Die Stadt gehört zum Landkreis Forchheim. Die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt ist für diverse Bürgerdienste zuständig, darunter das Einwohnermeldeamt, das Bürgerbüro, die Bauverwaltung, die Finanzverwaltung, das Ordnungsamt, das Standesamt und die Touristinfo. Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt Franz-Dörrzapf-Str Ebermannstadt Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Digta News 9

10 BERATUNG NEWS News in Kürze DAS PROJEKTMANAGEMENT-TEAM Bestens beraten mit Experten an Ihrer Seite Sie planen, eine digitale Diktierlösung einzuführen oder möchten Ihr jetziges System optimieren? Dann wenden Sie sich einfach an uns! Vor allem größere Organisationen wie Kliniken, Behörden oder Großkanzleien können mit digitalen Diktierlösungen die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe erhöhen und somit Kosten senken. Damit Sie sich für die richtige Lösung entscheiden, analysieren wir mit Ihnen Ihre Ist- Situation und besprechen mit Ihnen, welches Diktiersystem am besten für Ihre Institution geeignet ist. Für komplexere Projekte stellen wir Ihnen gern auch ein Projektteam zusammen, das Ihnen in allen Phasen des Projektes mit Rat und Tat zur Seite steht. So führen wir gemeinsam mit Ihnen die digitale Diktiertechnik von Grundig Business Systems bei Ihnen im Hause ein: Phase 1: Auf die richtige Vorbereitung kommt es an Vor allem beim Implementieren von Diktierund Spracherkennungslösungen in einem größeren Netzwerk zählt eine intensive Beratung. Damit Sie die für Sie passende Lösung wählen können, analysieren wir mit Ihnen zuerst den Ist-Zustand und erarbeiten Ihre Grundanforderungen an eine Diktierund Schreibplatzlösung. Dazu sprechen wir auch mit Diktanten, Schreibkräften und IT- Fachkräften. Anschließend erstellen wir ein Konzept für eine Workflowstruktur und für die Anwenderprofile in Ihrer Institution. Damit stets ein reibungsloser Ablauf garantiert ist, stellen wir ein mehrköpfiges Projektteam zusammen, das Sie bis zum Ende des Projektes in jeder Hinsicht professionell betreut. Dieses Team besteht aus erfahrenen Projektmanagern, Produktentwicklern und Support-Mitarbeitern. 10 Wünschen Sie weitere Informationen zu unseren Projektmanagementleistungen oder zu unseren Produkten und Serviceleistungen? Dann kontaktieren Sie uns per Telefon unter 0911 / oder per unter info@grundig-gbs.com. Phase 2: Die Diktierlösung wird implementiert In der zweiten Phase werden die Autorenund Schreibplätze mit der gewünschten Diktierhardware und -software ausgestattet. Zunächst erfolgt die Schulung und Einweisung der Administratoren für die Erstinstallation. Ziel ist auch, dass die Administratoren zukünftig über das entsprechende Installations-Know-how der Software DigtaSoft Pro verfügen. Nach der Einweisung der Administratoren erfolgt das Software-Rollout. Dieses beinhaltet auch die definierte Diktatworkflowstruktur, Anwenderprofile und Nutzungsberechtigungen. Die Hardware wird nutzerspezifisch konfiguriert und an die Anwender ausgegeben. Nachdem alle Funktionsbereiche erfolgreich getestet wurden, erfolgt die Abnahme des Systems durch Ihr Haus. Diktanten und Schreibkräfte werden in das System und die Diktiergeräte eingewiesen und geschult. Phase 3: Und so funktioniert der Echtbetrieb Parallel zu den Schulungen startet bereits der Echtbetrieb. In den ersten vier Wochen des Echtbetriebs wird das Projektteam das Projekt weiterhin sehr eng betreuen. In dieser Zeit soll zudem eine möglichst hohe Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern geschaffen werden. Bei einem Treffen mit dem Projektleiter des Hauses und der IT-Abteilung wird deren Feedback eingeholt, um wenn notwendig auf weitere Wünsche zeitnah eingehen zu können. So kann beispielsweise die Konfiguration noch angepasst oder es können auch einzelne Mitarbeiter nachgeschult werden. Sobald alle Abläufe im Echtbetrieb optimal funktionieren, wird die Betreuung des Hauses vom Projektteam an die Mitarbeiter des Supports von Grundig Business Systems übergeben. Im Bedarfsfall können Sie kurzfristig Leistungen wie Remote- Unterstützung, telefonischer Support (24/7), Premium-Hotline während der normalen Geschäftszeiten und den 24-Stunden-Vor-Ort- Austauschservice für die Geräte in Anspruch nehmen. Weitere Informationen zu unseren Serviceleistungen finden Sie auf Seite 11. Digta News

11 SERVICE SERVICELEISTUNGEN RUND UMS DIKTIEREN Rundum bestens versorgt Grundig Business Systems stellt hochwertige Premium-Produkte im Bereich der professionellen Sprachverarbeitung her, auf die Sie zwei Jahre Garantie haben. Das Besondere: Registrieren Sie Ihr Produkt innerhalb der ersten drei Monate nach Ihrem Kauf auf so verlängern wir Ihnen kostenlos die Garantie um bis zu einem Jahr. Darüber hinaus bietet Ihnen GBS weitere interessante Serviceleistungen an, die Ihnen ermöglichen, immer mit Ihrer Diktierlösung einsatzbereit zu sein. Sie werden feststellen: Auf uns ist Verlass! Der GBS-Servicevertrag: Ihr Rundum-sorglos-Paket Für Unternehmen und größere Organisationen empfehlen wir den Abschluss eines Servicevertrages. Mit ihm sind Sie bestens abgesichert und können sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren. Sie erhalten unter anderem alle Updates sowie Update-Informationen (auch für Major-Versionen, also neu überarbeitete Software-Versionen). Die GBS-Service-Hotline können Sie bei Fragen jederzeit gern kontaktieren. Über das Helpdesk-System sehen Sie den Status Ihrer Tickets ein und verfassen oder ergänzen Berichte. Auch ein Vor-Ort- Austausch ist bei einem solchen Vertrag enthalten: Im Reparaturfall wird Ihnen sofort ein Austauschgerät zugesandt. So sind Sie weiterhin arbeitsfähig, während wir uns bereits um die Reparatur Ihres Gerätes kümmern. Services für jeden Bedarf Natürlich stehen Ihnen auch weitere Serviceleistungen zur Verfügung. Brauchen Sie zum Beispiel Hilfe bei der Installation der Diktiersoftware oder der Einrichtung eines Diktierworkflows? Dann kontaktieren Sie uns! Gern helfen wir Ihnen per Remote, also über Fernwartung. Oder wäre es Ihnen lieber, wenn ein Techniker von GBS zu Ihnen ins Haus kommt? Dieser kann Ihnen außerdem bei Installationen in einer Terminal-Server- oder Citrix- XenApp-Umgebung behilflich sein. Bei Bedarf schulen wir auch gern Ihre Administratoren, Diktanten und Schreibkräfte. Mit dem Central Digta Configurator sparen Sie zusätzlich Zeit und Geld, denn mit ihm können Sie digitale Diktiergeräte von GBS ganz einfach zentral konfigurieren und verwalten. Die Geräte werden über das Netzwerk mit einer zentralen Datenbank verknüpft und so automatisch mit der aktuellen Firmware und Konfiguration versorgt. Die Installation des Central Digta Configurators erfolgt vor Ort. Haben Sie noch Fragen zu unseren Serviceleistungen? Dann rufen Sie uns einfach unter der Telefonnummer 0911 / an! serviceleistungen Weitere Serviceleistungen, die Sie einzeln hinzukaufen können, sind beispielsweise die Garantieerweiterung um ein Jahr beim Kauf eines Diktiergerätes und der Vor-Ort- Austausch-Service. Nähere Infos zu unseren Serviceleistungen finden Sie unter: Falls Sie ein spezifisches Problem mit einem unserer Produkte haben, so können Sie sich gern an unsere Support-Mitarbeiter unter der Hotline: / * wenden. Sie stehen Ihnen täglich 24 Stunden zur Verfügung. * nur für Anrufe aus Deutschland (0,99 / min) aus dem Festnetz; abweichende Preise aus Mobilfunknetzen Unsere Service-Schecks Beim Kauf eines Diktiergerätes können Sie auch Service-Schecks zum Beispiel für eine Installation erwerben. Sollten Sie dann diesen Service benötigen, so brauchen Sie uns nur den ausgefüllten Service-Scheck zurückzuschicken. Wir setzen uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung. Digta News 11

12 RÜCKFAX +49 (0)911 / info@grundig-gbs.com ABONNEMENT DER GBS-KUNDENZEITSCHRIFT DIGTA NEWS Ja, ich möchte gerne die Kundenzeitschrift von Grundig Business Systems kostenlos abonnieren. GBS verschickt auch regelmäßig einen Newsletter per . Dieser informiert über das Unternehmen, Produkte und weitere Neuigkeiten. Ja, ich möchte den GBS-Newsletter abonnieren (Bitte -Adresse unten angeben!). Ich bin GBS-Partner. Ich bin Anwender. Ich bin. INFORMATIONSMATERIAL Bitte senden Sie mir zu folgenden Themen weitere Informationen zu: Spracherkennung DigtaSoft Voice Digta 7 Referenzgerät für mobiles Diktieren Produktübersicht digitales Diktieren Vorteile digitales Diktieren Vorteile digitales Diktieren für Anwälte Vorteile digitales Diktieren für Ärzte Name/Titel: Organisation: Anschrift: Telefon: Telefax: Sie können die Kundenzeitschrift und unseren Newsletter auch online abonnieren: Ihr Grundig Business Systems Partner: Impressum Herausgeber: Grundig Business Systems GmbH Emmericher Straße Nürnberg Tel.: +49 (0) info@grundig-gbs.com Internet: V.i.S.d.P.: Roland Hollstein Redaktion: Nadine Kiewitt Layout: Sibylle Gnade Druck: Digitaldruckgesellschaft Sachs & Kollin mbh, Neudrossenfeld HNE /2014