Vorteile Auswahl Wechsel Whitepaper

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1 Der Wechsel des Lohnabrechnungsdienstleisters Vorteile Auswahl Wechsel Whitepaper

2 Seite 2 von 6 Die laufende Lohnabrechnung gehört zum täglichen Brot eines jeden Unternehmens. Konzerne und große Unternehmen erstellen die Abrechnung oft im eigenen Haus. Kleinere Unternehmen beziehen Ihre Abrechnung meist mit vom Steuerberater. Lohnbüros als Spezialdienstleister besetzen hier eine Nische, gewinnen aber ständig an Bedeutung. In diesem Whitepaper fassen wir für Sie zusammen, welche Vorteile die Abrechnung in einem spezialisierten Lohnbüro bietet, was Sie bei der Auswahl eines Spezialdienstleisters beachten sollten und wie der Wechsel der laufenden Abrechnung zu einem anderen Dienstleister funktioniert. Soviel vorab: Die Lohnabrechnung selbst ist viel komplizierter, als einen Anbieter zu finden, der das verlässlich, richtig und günstig für Ihr Unternehmen leistet. Sie haben die Wahl nutzen Sie sie! Vorteile durch die Lohnabrechnung vom Spezialdienstleister Weil die laufende Abrechnung verlässlich und korrekt vorliegen muss, können es sich kleinere Unternehmen oder Start-ups schlicht nicht leisten, eigenes Fachpersonal in ausreichender Besetzung vorzuhalten. Eine eigenverantwortliche Abrechnung mithilfe einer Software oder eines Rechenzentrums ist zeitintensiv und das Haftungsrisiko bleibt im Haus. Von Steuerberatern werden in der Regel einwandfreie Abrechnungen geliefert. Im Hinblick auf Service, Dienstleistungsumfang, Qualität und Preis-Leistungs-Verhältnis können sie aufgrund der Größeneffekte nicht mit Spezialdienstleistern mithalten. Weitere Aspekte für kleinere Unternehmen finden Sie auf

3 Seite 3 von 6 Die laufende Lohnabrechnung in der Personalabteilung zu verankern, mag manch organisatorischen Vorteil bieten. In der Regel ist die laufende Abrechnung im eigenen Haus jedoch ein tradiertes Modell, das erst ab mehreren hundert Mitarbeitern wirtschaftliche Vorteile bringen kann. Verlässliche Spezialdienstleister mit ausreichender Professionalisierung und genügend Kapazitäten sind erst vergleichsweise kurz am Markt aktiv. Wenn Ihnen schlanke Unternehmensstrukturen bei gleichzeitiger Risiko-Minimierung sinnvoll erscheinen, finden Sie auf weitere Argumente. Auswahl eines Dienstleisters für die laufende Lohnabrechnung Schritt 1: Bestimmen Sie ihren Grundbedarf Der Preis pro Lohnabrechnung, wie Sie ihn auf einigen Webseiten finden, ist oft ein monatlicher Basispreis pro Mitarbeiter, der Sie nicht weiterbringt. Damit Sie für Ihren Bedarf die Preise unterschiedlicher Anbieter vergleichen können, müssen Sie dafür sorgen, dass Sie stets die gleichen Leistungen anfragen. Um ein Angebot zu erstellen, aus dem Sie Ihren voraussichtlichen jährlichen Aufwand entnehmen können, benötigen Steuerberater wie Lohnbüros unter anderem folgende Informationen. Soll Baulohn oder für den öffentlichen Dienst abgerechnet werden? Wie viele Mitarbeiter werden beschäftigt? Soll Stundenlohn abgerechnet werden oder sollen Festgehälter zur Auszahlung kommen? Wie hoch ist die Fluktuation? Gibt es Abrechnungen mit erhöhtem / verringertem Aufwand? Welche und wie viele Anträge, Meldungen und Bescheinigungen werden in der Regel benötigt? Sollen jährliche Prüfungen und Meldungen durch den Dienstleister vorgenommen werden? Sollen Betriebsprüfungen unterstützt werden? In der Regel liegen diese Informationen in Ihrem Unternehmen aus der laufenden Abrechnung vor. Nutzen Sie unsere Checkliste Bedarf, um diese Informationen für die Anfragen zusammenzustellen.

4 Seite 4 von 6 Schritt 2 (optional): Prüfen Sie Optimierungswünsche Sie finden Ihre Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung zu aufwändig? Soll Ihr Zahlungsverkehr vereinfacht werden? Sie brauchen für das Controlling oder Projektplanungen bestimmte Personalkostenauswertungen? Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen würden von einer optimierten Vergütung (z.b. Essensgutscheine, Job-Ticket, betriebliche Altersvorsorge) profitieren? Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater Möglichkeiten aufzeigen, Steuern und Beiträge zu sparen. Fragen Sie in Ihrem Unternehmen ab, wie Betriebsabläufe vereinfacht werden können. Stöbern Sie in unserem Leistungskatalog und notieren Sie sich Ihre Ideen. Im Rahmen der Angebotsanfrage lassen Sie sich von den Lohnbüros erklären, wie diese Ihre Wünsche in der laufenden Abrechnung umsetzen und unterstützen können. Schritt 3: Anbieter recherchieren und für Anfrage priorisieren Bei einer Internetrecherche finden Sie zahlreiche Anbieter für die laufende Lohnabrechnung. Meistens sind dies kleinere Lohnbüros, was aber kein Nachteil ist, wenn Sie nicht hunderte von Mitarbeitern haben. Bitten Sie auch befreundete Unternehmer um Empfehlungen. Sichten Sie die Ihnen zugänglichen Informationen interessanter Anbieter und priorisieren Sie diese für Ihre Anfrage. Schritt 4: Beraten lassen, Angebote einholen und sichten Wählen Sie drei oder fünf Anbieter aus und kontaktieren diese. Erklären sie Ihren Bedarf und lassen sich bezüglich Ihrer Optimierungswünsche beraten. Bitten Sie um ein Angebot, aus dem Einrichtungskosten und die voraussichtlichen laufenden Kosten pro Jahr ersichtlich sind. Bitten Sie um ein Verzeichnis angebotener Dienstleistungen. Lassen Sie sich erklären, wie die laufende Abrechnung abläuft und welche Ansprechpartner Ihnen bei Rückfragen zur Verfügung stehen und wie sie diese erreichen können? Fragen Sie auch danach, wer für fehlerhafte Abrechnungen haftet und in welcher Höhe eine Rückversicherung besteht. Machen Sie sich während der Gespräche Notizen, um den Überblick zu behalten. Hierfür können Sie direkt unsere Checkliste Anbietervergleich nutzen.

5 Schritt 5: Anbieter auswählen Seite 5 von 6 Wenn die Angebote vorliegen, werten Sie diese aus. Überprüfen Sie, ob Sie alle Ihre Bedarfe vom Angebot abgedeckt erkennen können. Fragen Sie im Zweifel nach und lassen sich das noch einmal bestätigten. Werten Sie danach die Preise aus. Unterscheiden Sie zwischen Einrichtungskosten (einmalig) und laufenden Kosten. Wenn Sie mit unserer Checkliste Anbietervergleich arbeiten, vervollständigen Sie diese jetzt für alle Anbieter, die noch im Rennen sind. Überlegen Sie sich, was für Ihr Unternehmen besonders wichtig ist: Dienstleistungsumfang, Verständlichkeit und Kommunikation, Professionalität und Service-Orientierung, Haftung, Preis. Nun werden Sie sich für einen Anbieter entscheiden können, der gut zu Ihrem Betrieb passt. Was uns bei Paychex wichtig ist Als Spezialdienstleister wollen wir unsere Mandanten von der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung entlasten. Wir wollen Ihnen möglichst viel Arbeit abnehmen und Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsprozesse rund um die Entgeltabrechnung zu professionalisieren und zu vereinfachen. Uns ist dabei besonders wichtig: Persönlicher Service. Der Mensch steht im Mittelpunkt. Jeder Kunde erhält einen eigenen An sprechpartner. Jedes Problem wird gemeinsam gelöst. Zuverlässigkeit. Bei Paychex erreichen Sie Ihre Ansprechpartner werktags von 8 bis 17 Uhr. Wir erstellen Ihre Abrechnung innerhalb von 48 Stunden und benötigen maximal 72 Stunden für eine Bescheinigung. Vertretungsregeln garantieren für die Verfügbarkeit unserer Dienstleistung. Höchstmaß an Kompetenz. Jeder unserer Mitarbeiter verfügt über eine fachspezifische Ausbil dung und wird laufend weitergebildet. Unser Anspruch ist es, auch knifflige Fälle stets mustergültig und zum Vorteil unserer Mandanten zu lösen. Erfahrung und Professionalität. Erfahrene Lohnsachbearbeiter haben Paychex Deutschland vor über 10 Jahren gegründet. Seitdem verfeinern und vereinfachen wir unsere Arbeitsabläufe, mit großem Erfolg: Jedes Jahr überzeugen wir mehr und mehr Kunden von unserem Service.

6 Wie läuft der Wechsel ab? Seite 6 von 6 Die Übergabe einer laufenden Lohnabrechnung an Paychex ist denkbar einfach. Die meisten Angaben können wir aus den Unterlagen des Dienstleisters übernehmen, der bislang Ihre Lohnabrechnung betreut hat. Wir benötigen lediglich Ihren Firmenstammbogen und Ihre Personalstammbögen die Verdienstabrechnungen Ihrer Mitarbeiter für den zuletzt abgerechneten Monat die Lohnkonten und Monats-Lohnjournale für das laufende Jahr (ggf. Vorjahr) die letzte BG-Liste (falls vorhanden) und wenige weitere Angaben, die wir in unserem Neukunden-Formular abfragen. Fehlen Ihnen Unterlagen, können Sie diese im Rahmen der Kündigung bei Ihrem Vorabrechner anfordern. In der Regel beträgt die Kündigungsfrist 3 Monate. Somit haben Sie genügend Zeit, den Wechsel zu Paychex in Ruhe vorzubereiten. Vor der ersten Abrechnung prüfen wir alle erhaltenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität und führen auf Wunsch einen Probelauf der Abrechnung durch. Mithilfe Ihres Feedbacks zu Probelauf und den ersten Lohnabrechnungen optimieren wir Prozesse und Kommunikation, damit Ihre Lohnabrechnung danach so schnell und einfach von der Hand geht, wie möglich. Also Los! Gerade kleine und mittlere Unternehmen können mit einem Spezialdienstleister für die laufende Lohnabrechnung viel Geld und Arbeit sparen. Doch nur wenige wagen den Wechsel. Viele fürchten den Aufwand und fühlen sich von der Auswahl eines passenden Lohnbüros überfordert. Nur Mut! Nutzen Sie Ihre Chance anstatt sich ärgern zu lassen. Tatsächlich können die angebotenen Dienstleistungen, Service-Qualität und Preis sehr unterschiedlich ausfallen und jeder Anbieter stellt sich als Experte dar. Wie können Sie hier einen Dienstleister finden, der Ihr Unternehmen in der Lohnabrechnung optimal unterstützt? Mit unserem Whitepaper und unseren Arbeitshilfen, möchten wir Ihnen die Suche erleichtern. Wenn Sie Fragen haben: Wir helfen gerne weiter!

7 PAYCHEX Checkliste Anbieterwechsel - Bedarf V Grundlage vergleichbarer Angebote ist, dass Sie bei jedem Anbieter die gleichen Dienstleistungen anfragen. Bitte notieren Sie sich hierzu deshalb vor Anfrage 1. Wie viele Geschäftsstellen sollen abgerechnet werden? Geschäftsstellen / Dependancen / Filialen 2. Anzahl der Abrechnungen Summe Normallohn, davon Summe Baulohn, davon Empfänger von Monatsgehalt Empfänger von Monatsgehalt Empfänger von Stundenlohn Empfänger von Stundenlohn 3. Abrechnungen mit erhöhtem / verringertem Abrechnungsaufwand, aufgrund von (jeweils Anzahl) Kurzarbeit Altersteilzeit Lohnpfändung Betriebsrentner Zeitwert-/Arbeitszeitkonten 4. Mitarbeiterfluktuation, jährliche Anzahl an Eintritten neuer Mitarbeiter Austritten von Mitarbeitern 5. Anträge, Bescheinigungen und Jahresleistungen, die übernommen werden sollen (monatlich) Bescheinigungen (Verdienst-, Arbeitsbescheinigungen, etc.) Sofortmeldungen Erstattungsanträge zur Lohnfortzahlung (AAG) jährliche Berufsgenossenschaftsmeldung jährliche Prüfung auf Umlagepflicht jährliche Prüfung auf Pflicht zur Schwerbehindertenabgabe 6. Wird eine Abmeldung des Vorabrechners nach Meldegrund 36 benötigt? (fragen Sie Ihren derzeitigen Dienstleister gleich nach der Kündigungsfrist) Ja Nein 7. Sonstiger Bedarf, Optimierungswünsche, Ideen

8 PAYCHEX Checkliste Anbieterwechsel - Anbietervergleich V Nutzen Sie diese Checkliste, um verschiedene Anbieter strukturiert vergleichen zu können. Der Anbieter 1. berät mich umfassend und professionell zu meinen Bedarfen und Optimierungswünschen: 2. kann alle von mir aktuell benötigten Dienstleistungen rund um die laufende Lohn und Gehaltsabrechnung abdecken: 3. bietet einen großen Dienstleistungsumfang auch für künftig neu entstehende Anforderungen: 4. überzeugt mich in Hinblick auf Erreichbarkeit und Hilfsbereitschaft, wenn ich Fragen zu meiner Abrechnung habe: 5. überzeugt mich in Hinblick auf Kompetenz und Zuverlässigkeit: 6. unterstützt mich mit Blick auf einen unkomplizierten Anbieterwechsel: 7. überzeugt mich bezüglich der Haftung, die er für seine Dienstleistung übernimmt: 8. legt mir ein verständliches und transparentes Angebot vor, das auf meine Bedarfe eingeht: 9. bietet einen angemessenen Preis für die von mir benötigten Dienstleistungen: Einrichtungskosten: laufende Kosten: /Jahr