3 Mandatsannahme. Bettina Schmidt/Matthias Bünger. I. Allgemeines. Der»erste Kontakt mit dem Mandanten« 40 Schmidt/Bünger

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1 3 3 Mandatsannahme Bettina Schmidt/Matthias Bünger I. Allgemeines 1 Auch ein sozialrechtliches Mandat beginnt in der Regel mit einem persönlichen Gespräch zwischen Rechtsanwalt und Auftraggeber. Dieses Gespräch dient zum einen der Ermittlung des Sachverhaltes, aber auch dazu, das Vertrauen des Mandanten zu gewinnen und ihn davon zu überzeugen, dass er mit seinem sozialrechtlichen Rechtsproblem in guten Händen ist. 2 Gerade von einem im Sozialrecht spezialisierten Rechtsanwalt erwartet der Mandant eine hohe Kompetenz in Bezug auf die Bearbeitung seines sozialrechtlichen Mandates. Diese Erwartung sollte bereits im ersten Kontakt mit dem Mandanten bestätigt werden. II. Der»erste Kontakt mit dem Mandanten«3 Regelmäßig ruft der Mandant in der Kanzlei an und bittet um einen Besprechungstermin. Es hat sich in der Praxis als zweckmäßig erwiesen, bereits bei diesem ersten Anruf entweder durch geschultes Fachpersonal oder durch den Anwalt selbst zu klären, welches Anliegen der Mandant hat. Wünscht er nur eine Beratung zu seinem sozialrechtlichen Problem, möchte er anwaltliche Hilfe beim Ausfüllen eines Formulars oder bei einem Antrag in Anspruch nehmen oder wünscht der Mandant eine anwaltliche Vertretung im Widerspruchs- oder Klageverfahren. 4 Gerade beim sozialrechtlichen Mandat ist es wichtig, frühzeitig zu klären, worum es dem Mandanten geht, wie kompliziert die Angelegenheit ist, ob es sich überhaupt um ein rechtliches Problem handelt und ggf. auch wie viele Anwälte in dieser Angelegenheit bereits tätig waren. Daher ist es sinnvoll, den Anwalt gleich mit dem Mandanten verbinden zu lassen, damit sich der Anwalt einen ersten Eindruck verschaffen und abschätzen kann, ob das Mandat überhaupt angenommen werden soll. Auch kann ein solches kurzes Gespräch des Anwalts mit dem Mandanten vor dem ersten persönlichen Besprechungstermin in der Anwaltskanzlei für die Vorbereitung dieser Besprechung sinnvoll sein. So hat der Anwalt nach einer kurzen Schilderung des Rechtsproblems die Möglichkeit, den Mandanten darum zu bitten, wichtige Unterlagen bereits für den Besprechungstermin mitzubringen, also etwa bei einem Widerspruchsverfahren den Bescheid, gegen den Widerspruch eingelegt werden soll. Darüber hinaus kann sich ein Anwalt bei Rechtsproblemen, in denen er nicht sehr erfahren ist, nach einem solchen kurzen Gespräch auf den ersten persönlichen Gesprächstermin mit dem Mandanten ergänzend vorbereiten und sich in die Probleme vorab einarbeiten. 40 Schmidt/Bünger

2 Mandatsannahme 3 Eine gute Vorbereitung wirkt sich im Mandantengespräch positiv aus und ermöglicht es dem Anwalt, in diesem persönlichen Gespräch dem Mandanten die richtigen ergänzenden Fragen zu stellen und das Problem rechtlich zutreffend zu erfassen. Dadurch vermittelt der Anwalt dem Mandanten auch eine hohe Kompetenz. Eine frühzeitige Klärung des Anliegens des Mandanten ist auch erforderlich, um nicht in eine Haftung zu geraten. Der Anwalt sollte sich bei der Vereinbarung eines Besprechungstermin stets vergewissern, ob nicht eine Frist abläuft, etwa die Monatsfrist für den Widerspruch ( 84 Abs. 1 SGG, 70 Abs. 1 VwGO) oder die Monatsfrist für die Klage ( 87 Abs. 1 SGG, 74 VwGO). Es empfiehlt sich folgende Checkliste für den ersten Anruf des Mandanten zwecks Vereinbarung eines Besprechungstermins: Muster: Checkliste für den ersten Anruf des Mandanten 1 Schilderung des Rechtsproblems durch den Mandanten Problem aus dem Sozialrecht? Wünscht der Mandant Beratung und/ oder Rechtsvertretung? Läuft bereits ein Widerspruchs- oder Klageverfahren? Wenn nein: Liegt ein Bescheid oder ein Widerspruchsbescheid vor? Welches Datum hat der Bescheid bzw. der Widerspruchsbescheid? Frist berechnen. Der Besprechungstermin muss rechtzeitig vor dem Ende der Frist liegen. Ist der Mandant rechtsschutzversichert? Wenn nein: Hinweis auf Kosten, insbesondere darauf, dass für das Antragsverfahren keine Kostenerstattung durch den Gegner in Betracht kommt. (Erst ab Beginn eines Widerspruchsverfahrens gegen einen Bescheid besteht die Möglichkeit der Kostenerstattung nach 63 SGB X, wenn der Widerspruch erfolgreich war.) Wenn ja: Bitte an Mandant, für den Besprechungstermin Versicherungsunterlagen mit Versicherungsnummer und Höhe einer eventuellen Selbstbeteiligung mitzubringen. Falls Widerspruchsverfahren läuft: Hinweis an Mandant, dass die Rechtsschutzversicherungen nach den ARB grundsätzlich keinen Deckungsschutz für das Widerspruchsverfahren gewähren 1 und der Mandant damit die Kosten anwaltlicher Beratung und Tätigkeit im Widerspruchsverfahren bis zum Erlass eines Widerspruchsbescheides selbst tragen muss, falls er nicht mit dem Widerspruch bzw. ggf. einer späteren Klage erfolgreich ist. 8 1 Nach den ARB der Rechtsschutzversicherungen wird im Sozialrecht Deckungsschutz grundsätzlich nur für»sozialgerichtliche Verfahren«und damit erst ab Klageeinreichung gewährt. Einige wenige Rechtsschutzversicherer übernehmen bedingungsgemäß inzwischen auch die Kosten für ein Widerspruchsverfahren. Schmidt/Bünger 41

3 3 Mandatsannahme Hinweis an Mandant, welche Unterlagen er zum Besprechungstermin mitbringen soll: Bescheid bzw. Widerspruchsschreiben und Widerspruchsbescheid Alle vorliegenden ärztlichen Befundberichte Vorkorrespondenz mit dem Sozialleistungsträger Bei rentenrechtlichen Fragestellungen: Versicherungsverlauf des Rentenversicherungsträgers Bei Rechtsschutzversicherung: Versicherungsnummer, Name und Adresse des Versicherungsnehmers, ggf. Versicherungsschein oder Rechnung und Höhe der Selbstbeteiligung III. Sachverhaltsermittlung 1. Persönlicher Besprechungstermin 9 Der erste Besprechungstermin dient in erster Linie der genauen Ermittlung der Ausgangslage und des Sachverhaltes, um danach die weiteren rechtlichen Schritte beurteilen und einleiten zu können. Jede Bearbeitung eines sozialrechtlichen Mandates, ob im beratenden Bereich, in der Vertretung im Verwaltungsverfahren oder im prozessualen Bereich, setzt eine genaue Kenntnis des Sachverhaltes voraus. 10 So unterschiedlich allerdings im Sozialrecht die Probleme der Mandanten sind, so unterschiedlich gestaltet sich auch die Sachverhaltsermittlung durch den Anwalt. Je nachdem, wie komplex das rechtliche Problem ist, kann es eventuell mittels Befragung des Mandanten und Klärung der Rechtslage durch den Anwalt bereits vollständig erfasst und geklärt werden; in der Regel ist jedoch bereits zur Ermittlung des Sachverhaltes eine Einsicht in die Verwaltungsakten der Behörde erforderlich. 2. Akteneinsicht 11 Die Erfahrung zeigt, dass sowohl bei Sachverhalten, in denen medizinische Fragen eine Rolle spielen, also etwa bei Renten- oder Schwerbehindertenverfahren, als auch bei komplexen rechtlichen Problemen, etwa im Beitragsrecht oder bei der Rückzahlung überzahlter Sozialleistungen, der Sachverhalt erst nach umfassender Akteneinsicht in die Verwaltungsakten vollständig und zutreffend geklärt werden kann. Selbst bei eingehender Schilderung der Tatsachen durch den Mandanten können sich aus den Verwaltungsakten und den darin enthaltenen Stellungnahmen und Ermittlungen der Verwaltung neue tatsächliche Gesichtspunkte ergeben, die bei der rechtlichen Beurteilung des Sachverhaltes eine entscheidende Rolle spielen. So kann sich etwa bei der Rückzahlung überzahlter Sozialleistungen im Rahmen der Akteneinsicht ergeben, dass zwar grundsätzlich eine Verpflichtung zur Rückzahlung der zu Unrecht erhaltenen 42 Schmidt/Bünger

4 Mandatsannahme 3 Leistungen nach 48 SGB X besteht, dass aber die Fristen bei der Geltendmachung der Rückforderung durch den Sozialleistungsträger nicht eingehalten worden sind. Eine solche Frage lässt sich in der Regel nur im Rahmen einer Einsichtnahme in die Akten und der genauen Prüfung der zeitlichen Abläufe unter Berücksichtigung des Akteninhalts klären. Daher ist dem Anwalt neben einer genauen Befragung des Mandanten zu raten, ergänzend zur Befragung des Mandanten im Besprechungstermin und der Prüfung der durch den Mandanten vorgelegten Unterlagen, Akteneinsicht zu beantragen. Für den Mandanten, mit dem im ersten persönlichen Besprechungstermin die komplexen Probleme besprochen werden, ist es nachvollziehbar, dass sich im Rahmen einer Akteneinsicht weitere Aspekte ergeben können, die bei der rechtlichen Prüfung mit zu berücksichtigen sind. Der Mandant fühlt sich gerade bei einem sorgfältig arbeitenden Anwalt, der alle Tatsachen und Gesichtspunkte des Falles bei seiner rechtlichen Prüfung mit einbezieht, in guten Händen und ist keinesfalls enttäuscht, wenn ihm der Anwalt erst in einem weiteren Besprechungstermin nach erfolgter Akteneinsicht die rechtliche Beurteilung seines Problems aufzeigen kann. 12 IV. Mandatserteilung ohne ersten Besprechungstermin Im Sinne einer effektiven Mandatsbearbeitung ist es oftmals angezeigt, einen Besprechungstermin überhaupt erst nach Einsichtnahme in die Akten anzusetzen. Gerade bei Anwälten, die auf das Sozialrecht spezialisiert sind, kommt es vor, dass die Mandanten weit von der Kanzlei entfernt wohnen. In diesen Fällen kann falls ohnehin zur Klärung des Sachverhaltes zunächst Akteneinsicht erforderlich ist der erste Besprechungstermin mit dem Mandanten entfallen, um dem Mandanten eine weite Anreise zur Kanzlei zu ersparen. In einem solchen Fall kann der Sachverhalt in einem ersten, ausführlicheren Telefonat mit dem Mandanten durch den Anwalt selbst geklärt werden. Insbesondere sollte der Anwalt beim Mandanten in einem solchen Fall bereits im ersten Telefonat das Datum eines Bescheides oder Widerspruchsbescheides erfragen und bereits den Fristablauf notieren, um diesen überwachen zu können. Auch wenn noch keine Vollmacht durch den Mandanten vorliegt, hat der Anwalt, wenn er das Mandat annimmt, alles zu tun, um Schaden vom Mandanten abzuwenden, andernfalls haftet er nach 311 Abs. 2 BGB. Der Mandant wird im Anschreiben, mit dem die Vollmacht übersandt wird, auf den durch den Anwalt notierten Fristablauf hingewiesen. Widerspricht der Mandant nicht unverzüglich, muss der Anwalt von der Richtigkeit des erfragten Bescheiddatums ausgehen. Sollte 10 Tage bis eine Woche vor dem notierten Fristablauf noch keine Rückantwort vom Mandanten vorliegen, empfiehlt sich eine telefonische Nachfrage beim Mandanten und ggf. ergänzend eine schriftliche Erinnerung. Nach Anlage der Handakte wird dann dem Mandanten die erforderliche Vollmacht für ein Widerspruchs Schmidt/Bünger 43

5 3 Mandatsannahme oder Klageverfahren unter Bezugnahme auf das geführte Telefonat übersandt. Hierfür können die folgenden Muster verwendet werden: 2 Muster: Übersendung Vollmacht für Widerspruchsverfahren an Mandant nach telefonischer Besprechung 16 An (Mandant)/ (Sozialleistungsträger) Sehr geehrte/ r, in oben bezeichneter Angelegenheit nehmen wir Bezug auf das heute mit Ihnen geführte Telefonat. In der Anlage übersenden wir Ihnen, wie besprochen, eine Vollmacht, die wir bitten zu unterschreiben und uns so bald wie möglich zurückzusenden, damit wir für Sie Widerspruch einreichen können. Wir bitten Sie auch, den Bescheid in Kopie beizufügen sowie etwaigen Schriftwechsel und die Nummer Ihrer Rechtsschutzversicherung sowie den Namen des Versicherungsnehmers mitzuteilen, falls Sie rechtsschutzversichert sind. Bitte teilen Sie auch mit, ob eine Selbstbeteiligung bei der Rechtsschutzversicherung besteht und ggf. wie hoch diese ist. Wir hatten Sie bereits darauf hingewiesen, dass die Kosten für ein Widerspruchsverfahren von den Rechtsschutzversicherungen in der Regel noch nicht übernommen werden. Der Rechtsschutz beginnt erst mit einem etwaigen Klageverfahren vor dem Sozialgericht. Da Sie uns als Datum des Bescheides den angegeben haben, haben wir den Ablauf der Frist für die Einlegung des Widerspruches auf den 2 notiert. Wir können ohne Rücksendung der Vollmacht jedoch keinen Widerspruch für Sie einlegen. In Ihrem eigenen Interesse bitten wir daher um unverzügliche Rücksendung der Vollmacht. Sollten Sie binnen einer Woche ab Rücksendung der Vollmacht von uns keine Kopie der Einlegung des Widerspruchs erhalten haben, so bitten wir um unverzüglichen Rückruf, da dann möglicherweise die Vollmacht nicht an uns zurückgelangt ist. Mit freundlichen Grüßen Anlage: Vollmachtsformular 2 Datum des Bescheides plus ein Tag (kürzeste Frist für die Zustellung des Bescheides) plus ein Monat = frühestmöglicher Fristablauf. 44 Schmidt/Bünger