Die beiden Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH Michael Homscheid (Vorsitzender) und Wolfgang Götz

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2 Editorial Die beiden Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH Michael Homscheid (Vorsitzender) und Wolfgang Götz Liebe Leserinnen und Leser, es hat noch zu keiner Zeit ausgereicht, eine (Bau-)Software zu programmieren und sie zu ausschließlich zu warten, um ein erfolgreicher Softwareanbieter zu sein - dessen sind wir uns bewusst und danach handeln wir stets. Denn nicht nur die Baubranche unterliegt permanent einem strukturellen Wandel, sondern auch die Informationstechnologie bringt ständig Veränderungen. Wer in diesem Geschäft die Zeichen der Zeit nicht erkennt und ihre Auswirkungen nicht berücksichtigt, der hat die Weichen für den Abstieg bereits gestellt. Anderseits: wer Trends rechtzeitig absieht, sie in konkrete Softwareanwendungen umsetzt, wer vielleicht sogar die Entwicklungen antizipiert, der hat die besten Chancen, in diesem schnelllebigen Umfeld als Softwareanbieter langfristig erfolgreich zu sein. Um diesen Anforderungen allzeit gerecht zu werden, brauchen wir den stetigen Austausch mit Ihnen, unseren Anwendern. So möchten wir uns an dieser Stelle bei allen Kunden bedanken, die in den vergangenen Monaten mit uns in Kontakt waren, um dazu beizutragen, dass unsere Programme und Dienstleistungen auch zukünftig immer marktkonform bleiben. Vielen Dank auch den Programmanwendern, die uns bei der Kundenbefragung über unseren BAU financials Hotline Support Feedback gegeben haben und zwar fast ausschließlich mit lobenden Worten. (Das Ergebnis der Befragung finden Sie auf Lesen Sie in dieser Ausgabe unserer Kundenzeitschrift 3STEPS, wie wir bei den Kunden Fa. Matthäi und Fa. Gerhard Schmitz die spezifischen Anforderungen gemeistert haben. Besonders ans Herz legen wollen wir Ihnen auch die Berichte Buchhaltung außer Haus? (S. 7) und Fuhrpark- und Gerätekosten (S. 14) als Beispiele für unsere Anpassung an aktuelle Trends in der Baubranche. Marketier Manfred Bethge in den verdienten (Un-)Ruhestand verabschiedet. Den beiden Urgesteinen wünschen wir viel Freude an ihrem neuen Lebensabschnitt. Diese Ausgabe der 3STEPS lag nun erstmalig in der Verantwortung des Bethge-Nachfolgers, Martin Fricke; die Aufgaben von Gisela Enders Frau Enders werden seit Kurzem von Nicole Cordes wahrgenommen. 2 Impressum Herausgeber: Nemetschek Bausoftware GmbH Im Finigen Achim Telefon: 04202/ Redakteur. Martin Fricke, Karlsruhe Layout: Ferch-Design, Berlin Manfred Bethge (links) geht in den verdienten Ruhestand und reicht den Staffelstab an seinen Nachfolger Martin Fricke weiter. Da Sie sich sicherlich auch für unsere Interna interessieren: Im Mai haben wir unsere langgediente Mitarbeiterin Gisela Enders und unseren Den beiden Frischlingen Nicole Cordes wünschen wir viel Erfolg bei der Nemetschek Bausoftware GmbH. Und Ihnen wünschen wir viel Vergnügen beim Lesen dieser Ausgabe. Michael Homscheid und Wolfgang Götz

3 Ein vielseitiges Traditionsunternehmen Matthäi Bauunternehmen GmbH & Co. KG ist seit 1999 treuer BAU financials-kunde Titelbild: In Bremerhaven-Lehe errichtet die MATTHÄI GmbH zwei Prototypen für die zukünftigen Offshore-Windparks nahe der Nordseeinsel Borkum. (Quelle: Matthäi) 1933 Die große Belastung durch Kräne, Fahrzeuge und Container musste bei den Planungen für das CT4 berücksichtigt werden. wurde die Hermann Matthäi ohg als Fachunternehmen für Erd- und Straßenbaumaßnahmen gegründet. Seitdem ist viel Wasser die nahe Aller heruntergeflossen. Die heutige Matthäi Bauunternehmen GmbH & Co. KG in Verden bietet Leistungen in nahezu allen Bereichen des Bauwesens an. Für die kaufmännische Abwicklung der Projekte benutzt der Konzern Nemetscheks BAU financials. Jürgen Meyering, Assistent der Geschäftsleitung, ist zurecht stolz auf die Vielfalt des Unternehmens und freut sich über dessen positive Entwicklung: 2007 war ein sehr gutes Jahr, und die Prognose für das laufende Jahr ist ebenfalls gut. Dazu tragen die rund vierzig Betriebe mit 1550 Mitarbeitern im In- und Ausland bei, die entweder als eigenständige Niederlassungen oder als Zweigstellen der Verdener Zentrale tätig sind. Spezialisiert ist jede von ihnen. Beispielsweise führen die Mitarbeiter aus Magdeburg Brückenarbeiten durch, während ihre Braunschweiger Kollegen Experten für Gleisbauarbeiten sind. Die meisten Niederlassungen konzentrieren sich allerdings auf Matthäis Kerngeschäft den Erd- und Straßenbau. Die weiteren Geschäftsfelder des Matthäi- Konzerns sind Tiefbau, Deponietechnik, Stahlbeton- und Ingenieurbau, die Lieferung von Natursteinen und Transportbeton sowie die Asphaltproduktion für den Straßenbau. Außerdem betreibt das Unternehmen mehrere Steinbrüche und stellt damit die Baustoffversorgung von morgen sicher. Einige dieser Steinbrüche liegen im europäischen Ausland im finnischen Eurajoki, in Gniewkow, Polen sowie in Estlands Hauptstadt Tallinn. Herausforderung Containerterminal Als Unternehmen, das zu 80 Prozent öffentliche Auftraggeber hat, kann Matthäi zahlreiche Referenzprojekte vorweisen. Dazu gehören der Umbau der Autobahnanschlussstelle Stade-Süd mit der Verbindung zur Bundesstraße B73. Dort hat das Unternehmen in Arbeitsgemeinschaft nicht nur zwei Brücken und eine kombinierte Stütz- und Lärmschutzwand erstellt, sondern auch sämtliche Straßenarbeiten erledigt. Da die B73 die meist befahrene Bundesstraße Deutschlands ist, waren die Quelle: Matthäi Durchführung und die dabei nötige Verkehrssicherung eine logistische Meisterleistung. Nicht minder spektakulär sind die Arbeiten am Bremerhavener Containerterminal CT4. Dort hat Matthäi eine Million Quadratmeter befestigt und ca Tonnen Asphalt eingebaut. Zur Entwässerung hat Matthäi 17 Kilometer Kanalrohre bis 2,20 Meter Durchmesser, 480 Kanalschächte, 21 Kilometer Entwässerungsrinnen und 300 Kilometer Kabelschutzrohre verlegt. System- und Netzwerkadministrator Jan-Peter von Döllen (vorn) und Jürgen Meyering, Assistent der Geschäftsleitung, im Fachgespräch. Ebenso beeindruckend ist ein Hochbauprojekt die Herstellung von zwei Prototypen für die zukünftigen Offshore- Windparks bei Borkum. Unser Titelbild zeigt den Bau eines der wuchtigen Türme. Die dritte EDV-Generation erfüllte die Erwartungen Dass ein solch vielseitiges Unternehmen eine exakt dazu passende Bausoftware braucht, ist selbstverständlich. Daher setzt Matthäi bereits seit 1999 auf BAU financials BK. Das EDV-Zeitalter hatte für das Bauunternehmen aus der Reiterstadt allerdings schon viel früher begonnen. Matthäi-EDV-Experte Jan-Peter von 3

4 Straßenarbeiten am CT4 in Bremerhaven. Döllen erklärt, das Unternehmen habe vorher zwei andere Programme für die Buchhaltung genutzt. Das zweite System war sogar speziell für Matthäi entwickelt worden, ließ sich aber nur schwer bedienen und erwies sich als störungsanfällig. Zudem bestand es aus mehreren Insellösungen. Die logische Folge war die Suche nach einer modernen integrierten Gesamtlösung. Zeitgleich hielt man nach einem passenden Netzwerk Ausschau. Wichtig war für den Konzern, ein System zu finden, mit dem die vielen Niederlassungen perfekt angebunden sind. Die Buchhaltung in der Zentrale hat dabei als einzige Zugriff auf alle Konzerndaten. Die Niederlassungen können nur ihre eigenen Daten einsehen. Dies gilt für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Gerätemanagement und Lohn. BAU financials und das CITRIX-Netzwerk entsprachen den Anforderungen bestens, und die Einführung verlief reibungslos. Von Döllen schmunzelt: Wir sind einfach in die Niederlassungen gefahren und haben das Programm in Betrieb genommen. Auch die Schulungen gingen schnell. Monika von Wieding, die Leiterin der Buchhaltung, zählt auf, wofür sie das Nemetschek-Programm verwendet: Wir nutzen BAU financials für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Rechnungseingangsbuch, Kassen, Banken sowie für die Anzahlungsbuchhaltung und zwar kreditorisch und debitorisch. Auch zur Liquiditätssteuerung sei das Programm ideal. Als Besonderheit gibt die erfahrene Bilanzexpertin an, sie buche Ausgangsrechnungen im so genannten Fibu- Buchungsblatt. Diese spezielle Erfassung der Daten habe sich als ideal für Matthäi herausgestellt. Auch die Auswertung, so die erfahrene Buchhalterin, die wir daraus in der Finanzbuchhaltung ziehen, ist gut und das ist entscheidend. Für den Bau, schließt von Wieding, ist BAU financials ein hervorragendes Programm. Testphase mit DocuWare Zusätzlich benutzt man bei Matthäi das zur BAU financials-familie gehörende Perfekte Arbeit: Eine fertige Straße des Containerterminals. Programm Kifa zur Kiesfakturierung. Außerdem testet die Verdener Zentrale seit diesem Jahr das elektronische Dokumentenmanagement DocuWare. Jan- Peter von Döllen ist von den Möglichkeiten begeistert, denn auf diesem Weg bekommt jeder an seinem Arbeitsplatz Zugriff auf die Dokumente, und Originalbelege können vernichtet werden. Die Bearbeitung und Archivierung des elektronischen Dokumentes (als unveränderliche Bilddatei, siehe auch Seite 16) reicht aus zur Erleichterung des EDV- Fachmannes. Schließlich entfallen dadurch die lästigen Papierberge. (Quelle: Matthäi) Im kommenden Jahr soll das Programm in der ganzen Firmengruppe eingeführt werden genauso erfolgreich wie BAU financials. (Quelle: Matthäi) 4

5 Korrosionsschutz in der Reichstagskuppel Firma Gerhard Schmitz setzt seit 1998 auf Bau für Windows R und Maler- und Lackiererbetriebe gibt es in Deutschland. Die weitaus meisten von ihnen sind kleinere Unternehmen, 99% haben weniger als 50 Mitarbeiter. Zu den Großen im Lande zählt die Firma Korrosionsschutz- und Malerbetriebe Gerhard Schmitz GmbH in Duisburg und München. Der Fachbetrieb hat 150 Mitarbeiter und ist seit 1998 treuer Bau für Windows-Kunde. Dipl.-Kfm. Hans-Jörg Schmitz-Senge, der das 1924 gegründete Familienunternehmen in dritter Generation leitet, entschied sich für Nemetscheks Programm, weil es die integrierte Gesamtlösung bot, die er benötigte. Wir haben uns damals über Maler- und Handwerkslösungen informiert, erklärt er. Es gab einige sehr gute Programme im technischen Bereich, aber ohne integrierte Kostenrechnung, Finanzbuchhaltung, sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung und wir wollten gern eine durchgängige Software haben, sozusagen ein Komplettpaket. Geschäftsführer Dipl.-Kfm.Hans-Jörg Schmitz-Senge (links) und sein kaufmännischer Leiter Dipl.-Kfm. Carl Spiegl arbeiten seit über zehn Jahren mit Bau für Windows. (Quelle: Schmitz GmbH) Es versteht sich von selbst, dass ein solch vielseitiges Unternehmen schon viele spektakuläre Arbeiten durchgeführt hat. Zu den bemerkenswertesten zählt sicher der Korrosionsschutz in der Berliner Reichstagskuppel. Dort hat die Firma Schmitz den Stahl der Besuchertreppe designorientiert vor Korrosion geschützt. Die Vorgaben für dieses Projekt kamen von Stararchitekt Sir Norman Foster selbst. Eine weitere aktuelle Baumaßnahme führt Schmitz-Senge stolz an: In der Münchner BMW-Welt haben wir den Decklack für den Brandschutz und die Malerarbeiten ausgeführt. Überhaupt gehören neben BMW weitere Rahmenvertragskunden wie E.ON-Ruhrgas, DSW-Deutsche Solvay-Werke, Karstadt-Quelle, MT Aerospace, Linde und die ProSiebenSat.1 Media zu den Großkunden, von denen die Gerhard Schmitz GmbH seit Jahren interessante Aufträge erhält. Auf Deutschland beschränkt sind die Arbeiten des traditionsreichen Familienunternehmens freilich nicht. Im nahen Ausland beweisen seine Teams ebenfalls ihr Können. Seit 1993 ist Schmitz-Senge dabei, und er zeichnet allein verantwortlich für die Auswahl der Software. Das war schon vor zehn Jahren so, als er sich für Bau für Windows entschied. Bis dahin hatte der Betrieb eine Mittelstandslösung von IBM, die mit dem IBM System/36 lief. Bei dieser Lösung handelte es sich um eine rein kaufmännische Lösung. Sie besaß also weder Kalkulations- noch Aufmaßmodul. Wichtige Berechnungen wurden mit Excel durchgeführt für Schmitz-Senge nicht genug. Entscheidung für Bau für Windows nicht bereut Daher informierte sich der damalige Juniorchef sein Vater war noch Mitgeschäftsführer über klassische Hand- Von der Reichstagskuppel zur BMW-Welt Die Firma Schmitz beschränkt sich keineswegs nur auf Malerarbeiten und Korrosionsschutz. Das Leistungsspektrum umfasst außerdem Betonschutz und -instandsetzung, Wärmedämm-Verbundsysteme, Industrie- und Fußbodenbeschichtung, Porenbetonbeschichtung sowie die Sanierung denkmalgeschützter Bauwerke. Das muss nicht immer vor Ort geschehen. Im firmeneigenen Strahlund Korrosionswerk in Duisburg, in dem moderne Krane und Gabelstapler bereitstehen, können Einzelteile bis zu einem Gewicht von 50 Tonnen bearbeitet oder beschichtet werden. An der berühmten Kuppel des Berliner Reichstags hat die Firma Gerhard Schmitz mitgearbeitet. Das Unternehmen sorgte für den Korrosionsschutz der Besuchertreppe. (Quelle: Roger Ferch)

6 Korrosionsschutz und Betoninstandsetzung war nötig an einem bekannten Brückenkomplex im Ruhrgebiet der Duisburger Schwanentorbrücke. (Quelle: Schmitz GmbH) Auch die Malerarbeiten im edlen Fünf-Sterne-Hotel InterContinental auf der Düsseldorfer Königsallee führte die Gerhard Schmitz GmbH durch. (Quelle: InterContinental, Düsseldorf) Die Bauleiter, so Schmitz-Senge, hätten damit ein ganz anderes Zahlengerüst zur Verfügung und könnten bei Bedarf Abfragen durchführen oder am monatlichen Jour Fixe erkennen, wie die Baustellen stehen. Damit können sie ganz anders reagieren als früher. Der Geschäftsführer lobt auch, dass Nemetscheks Bau für Windows alle notwendigen Geschäftsprozesse durchgängig abbildet. Obendrein freut er sich über eine sichere Investition, da man nicht befürchten muss, dass die Software in den nächsten Jahren vom Markt verschwindet. Ein Lob für die Finanzbuchhaltung Dipl-Kfm. Carl Spiegl stimmt der lobenden Beurteilung zu. Als kaufmännischer Leiter und damit Verantwortlicher für Buchhaltung, Betriebsabrechnung und Controlling benutzt er Bau für Windows ständig und zwar seit Einführung des Programms bei der Firma Schmitz. Mittlerweile arbeite ich zehn Jahre mit Bau für Windows und kenne mich in der Tiefe gut aus. Diese Finanzbuchhaltung erfüllt vollends unsere hohen Anforderungen. Der Finanzexperte beherrscht aber nicht nur die Bau für Windows-FiBu, sondern auch die technischen Programmteile. Die werden bei der Firma Schmitz immerhin von mehr als zwanzig Mitarbeitern benutzt. Im Technikbereich, so Spiegl, sei unter anderem wichtig, dass wir alle Leistungsverzeichnisse auf GAEB bekommen und bearbeiten können. Natürlich kein Problem mit Bau für Windows. Mittlerweile längst fertig, hier noch im Bau - die spektakuläre BMW-Welt in München. Die Malerarbeiten der BMW-Welt übernahmen Schmitz Experten. (Quelle: Schmitz GmbH, mit freundlicher Genehmigung der BMW AG) Bau für Windows hat auch eine verbindende Funktion. Die beiden Standorte in Duisburg und München besitzen nämlich eine gemeinsame kaufmännische Verwaltung. So findet die Lohnabrechnung für beide Firmen in Duisburg statt, die Gehaltsabrechnung in München. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung führt Spiegl ebenfalls in der bayerischen Landeshauptstadt durch. werkslösungen, entschied sich aber schließlich für Bau für Windows. Dass seine Entscheidung zunächst für Kritik im Unternehmen sorgte, verhehlt Schmitz-Senge nicht. Die Kollegen hätten lieber eine Maler-/Lackiererlösung gesehen. Eine echte Alternative stellten die reinen Malerprogramme aber nicht dar, weil keines von ihnen im kaufmännischen Bereich überzeugen konnte. Bereut hat Schmitz-Senge seine Entscheidung daher nicht: Für mich ist die Transparenz höher geworden, da Bau für Windows ein durchgängiges System von der Angebotskalkulation über die Zwischenkalkulation bis zur Nachkalkulation gepaart mit der Kostenrechnung anbietet. Es ist einfach eine integrierte Softwarelösung mit vielen flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten. Ich wollte keine Fremdprodukte mit Schnittstellenproblematik, bei denen es nach Updates auf einmal nicht mehr funktioniert. 6 Hans-Jörg Schmitz-Senge, der seit sieben Jahren auch Präsident des Bundesverbandes Korrosionsschutz BVK ist, benutzt Augen zwinkernd einen Begriff aus seiner Berufswelt, um die Bedeutung der Bausoftware zu betonen: Bau für Windows ist sozusagen der Kleister der beiden Standorte.

7 Buchhaltung außer Haus - wirklich? Mehr Effizienz durch Integration von Bautechnik und kaufmännischem Bereich in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Dipl.-Ing. Wolfgang Götz, Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH E s ist nicht erkennbar, dass in absehbarer Zeit die "Steuererklärung auf dem Bierdeckel" kommt, wie sie einst Friedrich Merz, der frühere stellv. Vorsitzende der CDU Bundestagsfraktion forderte. Weitere schwierige Themen wie die Umsatzsteuervoranmeldung, die Bauabzugsteuer, die Versteuerung erhaltener Anzahlungen und viele mehr sind daran schuld, dass längst nicht nur Existenzgründer, sondern auch gestandene Unternehmer es sich nicht zutrauen, ihre Buchhaltung inhouse zu machen. Viele kleinere und mittlere Bauunternehmen (KMU) lagern deshalb ihre Finanzbuchhaltung aus. Der Vorteil, sich nicht um die Buchhaltung kümmern zu müssen, hat aber auch seine Kehrseite. Dieser Aufsatz beschäftigt sich mit der Frage, wie sich die Verzahnung der Arbeitsprozesse zwischen Bauunternehmen und externer Buchhaltung optimieren lässt. Ein EDV-Einsatz, der die bautechnischen und kaufmännischen Bereiche integriert, ist bei einer Auslagerung der Finanzbuchhaltung kaum machbar. Muss man sich dann also von dem Gedanken verabschieden, dass eine Ausgangsrechnung nahtlos in die Buchhaltung fließt? Muss man darauf verzichten, dass eine eingehende Zahlung sofort in der Rechnungsstellung zur Verfügung steht, um sie bei kumulativer Abrechnung vom Gesamtrechnungsbetrag abzuziehen? Muss man eine eingehende Rechnung einmal in die Hand nehmen, um sie in der Finanzbuchhaltung zu buchen und ein weiteres Mal, um sie im Baustellencontrolling oder im Soll-Ist-Vergleich zu sehen? Wie sich die Aufzählung der Nachteile, die durch die Trennung von bautechnischer Software (inhouse) und kaufmännischer Software (Steuerberater/Rechenzentrum) fortführen lässt, das wissen die betroffenen Betriebe aus leidvoller Erfahrung ganz genau. Der Bauunternehmer, der die Buchhaltung komplett außer Haus gibt, sammelt Belege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen und schickt sie im Pendelordner zur Bearbeitung an den Steuerberater. Das hat den Nachteil zur Folge, die Originalbelege nicht immer im Zugriff zu haben. Dem kann abgeholfen werden, da die meisten Steuerberater auch Lösungen anbieten, bei denen die Belege in der Bauunternehmung erfasst und elektronisch übertragen werden können. Dazu braucht man zwar nicht das Know-how eines Bilanzbuchhalters, aber die richtigen Konten und Kostenstellen (Baustellen) müssen dennoch gebucht werden mit dem richtigen Steuerschlüssel, usw. In der Regel sind es diese Bauunternehmen, die am stärksten unter der Trennung der Buchungserfassung von der Kalkulations- und Abrechnungssoftware leiden. Denn hier ist die Doppelerfassung aller Daten besonders auffällig. Und die betrifft ja nicht nur die Buchungen, sondern auch die Stammdaten wie Adressen, Baustellen, usw. Die Lösung für dieses Problem ist eine integrierte bautechnische kaufmännische Software, mit der einerseits die Angebotsbearbeitung, Kalkulation, Aufmaß und Abrechnung abgewickelt werden, die anderseits aber auch alle Anforderungen an eine Finanzbuchhaltung mit Zahlungsverkehr, Mahnwesen, etc. abdeckt. Eine solche integrierte Lösung nutzt einheitliche Stammdaten und leitet Informationen verlustfrei von der Technik in die Buchhaltung und zurück. So weit so gut, wäre nicht das einleitend geschilderte Problem mit den hohen Anforderungen, die eine inhouse-finanzbuchhaltung stellt. Hier schafft eine Daten-Schnittstelle zum Steuerberater Abhilfe, die sämtliche Buchungen, die in der inhouse-lösung entstanden sind, an den Steuerberater abgibt, sodass er sie importieren und weiter bearbeiten kann. Die Abwicklung der Buchführung gehört bei dieser Art der Arbeitsteilung dann Bau für Windows-Updates vom Supportserver herunterladen! Allen Bau für Windows-Kunden bieten wir seit einiger Zeit einen besonderen Service an. Sie können Programmupdates direkt von unserem Supportserver herunterladen. Den Server finden Sie unter: Dort geben Sie nur Ihre persönlichen Zugangsdaten ein, die Sie von uns per E- Mail bekommen haben, also Benutzername und Kennwort. Auf Wunsch schicken wir die Daten gerne noch einmal zu. Das aktuelle Update befindet sich im Downloadbereich. Allerdings hat unser Supportserver noch viel mehr zu bieten. Sie erhalten dort viele weitere nützliche Informationen (FAQs, Links, Tipps und Tricks sowie aktuelle Seminarunterlagen). Schauen Sie einfach mal rein! Ihr Bau für Windows-Team 7

8 Chancen durch Globalisierung Nemetschek - Synonym für Baubranchen-Software Dipl.-Ing. Hans Hoffmann, Vertriebsleiter und CRM-Experte der Nemetschek Bausoftware GmbH nicht mehr zu den Kernaufgaben des Steuerberaters. Er kümmert sich höchstens um die Überwachung und Kontrolle der von Ihnen erstellten Buchhaltungsunterlagen. Hingegen werden die vorausschauende Beratung für eine optimale Steuergestaltung, die Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen, die Überprüfung der Steuerbescheide und bei Bedarf die Vertretung in Streitfällen mit dem Finanzamt weiterhin Aufgabe des Steuerberaters bleiben. Dasselbe gilt für die betriebswirtschaftliche Beratung, Bilanzanalyse, Finanzplanung und Beratung beim Kreditrating (Basel II). In seinem Aufsatz kommt Geschäftsführer Wolfgang Götz zum Schluss, dass eine Datenschnittstelle zum Steuerberater die ideale Lösung ist. Für Bau für Windows gibt es diese Schnittstelle seit Kurzem. Die Zusatzanwendung Datenausgabe für DATEV ermöglicht es, aus der Bau für Windows-Finanzbuchhaltung die Buchungen einer Buchungsperiode im sogenannten DATEV-Inputformat zu erzeugen. Dies ist ein Standardformat, das jeder Steuerberater, der die Steuersoftware DATEV nutzt, problemlos einlesen kann. Mit der Schnittstelle können neben den Buchungssätzen auch die Stammdaten ausgegeben werden. Dadurch ist gesichert, dass die Daten Ihrer Buchhaltung immer mit den Daten Ihres Steuerberaters übereinstimmen und eine doppelte Erfassung entfällt. Bei Fragen zu diesem hilfreichen neuen Zusatzmodul wenden Sie sich einfach an unsere Hotline: Tel.: 0721 / Fax: 0721 / bfw-support@bausoftware.de 8 D urch Beseitigung der politisch gesetzten Handelsschranken und begünstigt von den grenzenlosen Möglichkeiten der neuen Kommunikationstechnologien werden die Märkte weltweit geöffnet und verschmelzen miteinander. Globalisierung ist die politischökonomische Bezeichnung für diesen fortschreitenden Prozess weltweiter Arbeitsteilung. Sie erhöht den Wettbewerbsdruck zwischen den Unternehmen entscheidend, eröffnet dabei aber durchaus auch neue Möglichkeiten. Im Bauwesen ist der Prozess noch im Gange. Er bietet gerade deutschen Bauunternehmen große Chancen, die auf Grund der starken und lang anhaltenden Rezession der letzten Jahre im inländischen Markt vor großen Problemen standen. Sie haben nun die Möglichkeit, einen Teil ihrer Aktivitäten ins Ausland zu verlagern und damit den Fortbestand zu sichern. Um aber erfolgreich im ausländischen Markt Fuß zu fassen, müssen sich diese Unternehmen den verschiedensten Herausforderungen stellen. Eine Voraussetzung ist, die im jeweiligen Land eingesetzten Bauweisen zu beherrschen und die relevanten Vorschriften und Gesetze zu kennen. Außerdem muss die Logistik organisiert und bewältigt werden. Zwar kommt das Baumaterial zum großen Teil aus den einzelnen Ländern selbst, muss dort nach Bauplan geordert, aber vereinzelt auch aus den Heimatländern der Unternehmungen heran geschafft werden. Der Transport der Baumaschinen und selbstverständlich auch der Menschen zu den oft weit entfernten Baustellen ist zu organisieren. Hierbei erleichtert eine eigene Niederlassung vor Ort oder ein Partner-(Netzwerk) das Bewältigen dieser Aufgaben enorm. Die richtige Software kann entscheidend unterstützen Mit der Globalisierung wird auch eine gute EDV-Infrastruktur immer wichtiger. Um überhaupt in diesem schnelllebigen Geschäft zeitnah reagieren zu können, ist die IT-Ausstattung für ein modernes Bauunternehmen oft entscheidend. Die eingesetzte Software sollte auf dem neuesten Stand der Technik und vor allem auch für den grenzüberschreitenden Einsatz ausgelegt sein. Sprachschichten und Lokalisierung sind hierbei die Stichworte. Die sprachliche Anpassung ist natürlich sehr wichtig, reicht aber in der Regel allein nicht aus. Um Softwareprodukte erfolgreich in einem bestimmten Zielmarkt einsetzen zu können, müssen sie zusätzlich lokalisiert werden. Hierbei sind die verschiedensten Punkte zu beachten: von Maßeinheiten über Umrechnungsgrößen bis hin zu anderen kulturellen Gegebenheiten. Bei Software für Bauunternehmen kommt hinzu, dass im Ausland meist anders kalkuliert wird als in Deutschland. Auch sind die gesetzlichen Gegebenheiten, vor allem in steuerlicher Hinsicht bei der Finanzbuchhaltung, zu beachten. Schon seit den 80er Jahren erfüllt die Nemetschek Bausoftware GmbH mit ihren Produkten und Dienstleistungen die Wünsche ihrer Interessenten und Kunden im Bereich Bauen. Kernangebot sind integrierte Datenbank-basierte Gesamt- Systeme für die Bauwirtschaft, deren Module sich an jedes Tätigkeitsfeld und jede Struktur-, Organisations- und Marktänderung anpassen lassen - echte Branchenlösungen auf höchstem technischen Niveau.

9 Ein Beispiel aus dem Projekt- und CRM-Management mit der englischsprachigen Version der integrierten Branchenlösung BAU financials. Daten werden nur einmalig im System erfasst, ohne Redundanz zentral vorgehalten und stehen allen Nutzern und Anwendungen im gesamten Unternehmen aktuell zur Verfügung - ein abgestimmtes integriertes Programmsystem - von A bis Z: Auftragsgewinnung mit integriertem CRM, Arbeitskalkulation, Anzahlungs-, ARGE-Buchhaltung, Bauabwicklung mit effizientem tagaktuellen Controlling über die Disposition und Kontrolle von Subunternehmern, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Geräteverwaltung, Kennzahlen, Liquiditätsplanung, Lohnund Gehaltsabrechnung, effizienter Abwicklung der Arbeit mit Mischgütern, allen erforderlichen Informationen für das Management, wirkungsvoller Projektverwaltung, Rechnungswesen, Risikomanagement bis hin zu flexiblen Zeitkonten für Mitarbeiter. Nemetschek Bausoftware hat sich kontinuierlich mit den aus dem Globalisierungsprozess ergebenden Bedingungen weiter entwickelt. Sie ist heute das IT-Herz moderner Bauunternehmen in Deutschland, der Schweiz, Luxemburg, Österreich und weiteren europäischen Ländern, sogar im fernen Kasachstan. Die Nemetschek Branchenlösung BAU financials ist so konzipiert, dass Übersetzungen und Lokalisierungen schnell und einfach zu realisieren sind, ohne dabei das hohe Maß an Integration der Gesamtlösung zu verlieren. Für die sprachlichen Anpassungen wird in der Regel ein professionelles Übersetzungsbüro engagiert. In wenigen Spezialfällen übernahmen Kunden selbst die Übersetzung - wie z.b. ins Russische. Auch für die Lokalisierung arbeitet das Softwarehaus eng mit seinen Kunden zusammen. Denn wer kennt die Anforderungen an seine Branchenlösung besser als der Kunde selbst? Mit der Firma TOO Kablan in Kasachstan wurde beispielsweise eine Schnittstelle zu der Finanzbuchhaltungssoftware 1-C entwickelt. Diese Software ist das Standardprodukt für die Finanzbuchhaltung in Russland, Kasachstan, Weißrussland und in der Ukraine. Das österreichische Bauunternehmen Swietelsky (über Mitarbeiter) unterstützt bei den Lokalisierungen für die Tschechische Republik, Rumänien, Ungarn und Polen. Nemetschek-Software für alle Phasen des Lebenszyklus eines Bauwerkes Während die Nemetschek Bausoftware GmbH eine Branchenlösung speziell für bauausführende Unternehmen mit Aktivitäten in europäischen Ländern entwickelt hat, bieten die anderen Mitglieder der Nemetschek-Gruppe für alle anderen Bereiche im Lebenszyklus eines Bauwerkes (Planen und Nutzen) ebenfalls umfangreiche Softwarepakete an. Mit den in 17 Sprachen verfügbaren Nemetschek CAD- und Berechnungsprogrammen entstehen weltweit Planungsunterlagen, realitätsnahe Visualisierungen und animierte Filme für die Bereiche Architektur, Bauingenieurwesen und Haustechnik. Als Beispiel sei hier zum einen die intelligente CAD-Planungslösung Allplan genannt. Sie unterstützt Architekten, Bauingenieure, Fertigteilwerke und TGA-Planer bei der effizienten Erstellung von Plänen und Visualisierungen. Ein weiteres Beispiel stellt CREM dar - eine EDV-Lösung für die Verwaltung von anspruchsvollen gewerblich und gemischtgewerblich genutzten Immobilien. 9

10 Umsatz steigern, Kosten senken - durch integrierte Individual -(Branchensoftware-)Lösung? Funda Sönmez, Produktmanagement Finanzbuchhaltung der Nemetschek Bausoftware GmbH D ass mit einem funktionierenden Controlling schnellere und bessere Entscheidungen getroffen und Wettbewerbsvorteile geschaffen werden können, bezweifelt niemand. Unstrittig auch, dass neben qualifizierten Mitarbeitern dafür geeignete Instrumente erforderlich sind - u.a. der Einsatz einer effizienten Softwarelösung, die sich individuell den Geschäftsvorfällen der betrieblichen Praxis anpasst. Jedoch - welche EDV die richtige ist, wie sich mit ihr die speziellen Anforderungen des Unternehmens umsetzen lassen und auf welche Weise sie Vorteile bringt - da scheiden sich oft die Geister. neue Potenziale eröffnet. Der Erfahrungsaustausch mit Referenzkunden der Anbieter ist sicher hilfreich. Integration aller Teilbereiche Zur Abbildung und Bewältigung solcher Anforderungen hat sich die Branchenlösung BAU financials seit Jahren in mittelständischen Unternehmen im europäischen Bausektor bewährt. Mit ihr lassen sich neben allen baukaufmännischen Aufgaben auch die bautechnischen Aufgaben in einer integrierten Gesamtlösung abwickeln. Durch eine einheitliche Programmoberfläche ist die Handhabung besonders einfach und sicher. Die benötigten Daten werden nur einmal erfasst und stehen dann zentral an jeder benötigten Stelle komplett zur Verfügung. Sämtliche Niederlassungen oder Tochtergesellschaften greifen auf einen gemeinsamen Daten- Gäbe es für alle Suchenden nur eine gültige Antwort, wären die meisten heutigen Softwareanbieter arbeitslos. Branchenapplikationen sind Anwendungsprogramme, die für Standardfunktionen in Unternehmen genutzt werden können und im Gegensatz zu funktionsübergreifender oder funktionsbezogener Standardsoftware auf spezielle Marktsegmente abgestimmt sind. Im Gegensatz zu Individualsoftware sind sie kostengünstiger und trotzdem vergleichsweise gut an die Anforderungen des jeweiligen Betriebs angepasst - außerdem kurzfristig verfügbar. Mit der Software kauft der Kunde zugleich branchenspezifisches Know-how des Herstellers ein. Doch kein Außenstehender und kein Pflichtenheft können ihm die Bürde abnehmen, gründlich zu prüfen, wie und ob das angebotene Paket seine gewohnten Arbeitsweisen unterstützt, sich individuellen Besonderheiten und Wünschen anpassen lässt oder gar 10 Kennzahlen zur Kapital- und Vermögensstruktur lassen sich quasi per Knopfdruck aus dem zentralen Datenspeicher von BAU financials abrufen und auch wie hier die Liquiditätsentwicklung eines ausgewählten Mandanten über eine ausgewählte Zeitspanne - als Grafik darstellen.

11 BAU financials erlaubt es, Zahlläufe für das In- und Ausland automatisch aus dem Datenbestand zu generieren. Die Anwendung prüft den möglichen Skontoabzug und die Fälligkeit. Nach Erzeugen des Datenträgers können die Posten automatisch als bereits ausgeglichen verbucht werden. bestand zu. Die deutlich geringere Fehleranfälligkeit gegenüber Doppelerfassung und Abgleich der Daten erspart Zeit und Kosten. Reibungslose Datentransfers vermeiden aufwändige Im- und Exporte. Zusätzlich wird der bereichsübergreifende Blick in die Verwaltung mit jederzeit aktuellen Auswertungen möglich. Die globale Integration aller Geschäftsprozesse schafft hohe Transparenz, verbesserte Kommunikation durch real-time Informationsfluss und die effiziente Nutzung aller Ressourcen durch die berechtigten Mitarbeiter. verschiedenen Standardfunktionen und speziellen Software-Modulen. U.a. erlauben die komfortablen Funktionen das Erstellen von Serienbriefen, Versenden von Mahnungen und Avisen direkt per aus der Anwendung. Die Konsolidierung der Konzernmandanten und viele weitere aus der täglichen Praxis resultierende Aufgaben schließen die Palette der Möglichkeiten noch lange nicht ab. Die Vielfalt der Möglichkeiten erspart die zusätzliche Anschaffung von Fremdsoftware oder die Benutzung sogenannter Brückenlösungen. wird ihnen eine Fülle an Möglichkeiten geboten, aus der sie auswählen, mit der sie selbst gestalten können. Nicht der Benutzer passt sich der Software an, sondern die Software so dem Anwender. Software ist ein lebendes System und unterliegt damit einem ständigen Wandel. Individuell flexibel gestaltbare Software ist daher eine konsequente Antwort Modulare Flexibilität BAU financials ist flexibel nutzbar. So können z.b. neben den zahlreich vorhandenen Standard-Berichten beliebig individuell angepasste Auswertungen erstellt werden. Bei Bedarf lassen die sich auch an Excel übergeben. Diese Variabilität der Arbeiten mit dem integrierten Datenbestand spart viel Zeit und hilft Fehleranfälligkeiten auszuschalten, die oftmals durch Exporte entstehen. Einige spezielle Beispiele: Mit dem Modul Kennzahlen besteht in der Finanzbuchhaltung die Möglichkeit, neben den Kennzahlen der Bilanz auch Indices der Kosten- und Leistungsrechnung auszuwerten - wie z.b. Personalquote oder Materialgemeinkosten. Per Knopfdruck gelangen sie zur Anzeige und stehen zu weiterer Bearbeitung bereit. Durch bereichsübergreifende Informationen können wichtige Unternehmensentscheidungen zeitgerecht getroffen bzw. begleitet werden. Prozess-Automatisierung kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Hierbei unterstützt BAU financials mit Individuelle Branchenlösung ein Widerspruch in sich? Kann eine standardisierte integrierte Branchenkomplettlösung zugleich eine Individualsoftwarelösung sein? Ja! Das bestätigen die Anwender von BAU financials aus diversen Sparten der Baubranche und Ländern Europas von Deutschland über Österreich, Schweiz, Luxemburg bis ins ferne Kasachstan. Gerade für mittelständische Unternehmen ist Individualisierbarkeit ein wichtiger Aspekt. Denn schon bei der Einführung im Unternehmen wirkt sich eine bedingungslose Anpassung der Software an gewachsene Unternehmensabläufe, die oft Ergebnis langjähriger unternehmensinterner Entwicklung und Optimierungsanstrengungen sind, vor allem bei den Mitarbeitern sehr positiv auf Motivation und Produktivität aus. Den Anwendern darf kein starres Schema vorgegeben werden. Durch BAU financials Fällige Rechnungen ermittelt BAU financials per Mahndatum. Ein individuell gestaltbarer Mahnbrief wird erstellt und - so gewünscht- per direkt verschickt. Manuelle Eingriffe in die Auswahl der Mahnungen sind jederzeit möglich. auf dynamischen Geschäftsbetrieb. Sie passt sich den Bedürfnissen von Anfang und nicht erst im Nachhinein an. Sie wird bereits bei Entwicklungsbeginn eng in die Geschäftsprozesse integriert und kann mit den Anforderungen wachsen. Maßgeschneidert und dennoch (Standard) von der Stange - der nachhaltige Nutzen schafft in kurzer Zeit den Return on Invest. Zur DEUBAU, Essen ( ), stellte die Nemetschek Bausoftware GmbH am Gemeinschaftsstand der Nemetschek- Gruppe neben vielen anderen Angeboten besonders gern diese Branchenlösung interessierten Fachbesuchern vor. 11

12 Wichtige Tipps zum Thema Datensicherung Unerkannte Risiken - und wie man sie vermeiden kann Jens Giesemann, Nemetschek-Datenbankadministrator D aten gehören in jedem Unternehmen zu den wertvollsten Beständen. Sie sind quasi seine Seele. Schon ein teilweiser Verlust der virtuellen Anima stellt die Arbeitsfähigkeit, wenn nicht gar Überlebensfähigkeit eines Betriebes in Frage. Keine Frage: Daten sichern! Dennoch gibt es immer wieder Opfer von Datenverlusten. Nicht jede Sicherung erfüllt, was von ihr erwartet wird. Warum? Die Ära des PC-Einzelplatzes, in der sich Buchhalter und Warenwirtschaftler auf die lokale Festplatte verließen, sind längst Vergangenheit. Nur Berufspessimisten fertigten damals Diskettenkopien an - zum Ultimo, oder gar jeden Freitag. Wichtige Daten waren oft ausgedruckt in Listen nachzuschlagen. Würde heute ein Controller seine Daten per Listendruck sichern, zöge er umgehend begründete Zweifel an seiner Zurechnungsfähigkeit auf sich. In den Unternehmen werden die Daten mittlerweile zentral auf immer zuverlässigeren Servern vorgehalten und allnächtlich auf Bändern mit immer größerer Kapazität gesichert. Auf DVD gebannte Datenkopien verschließt man zusätzlich in Banksafes. Selbst temporäre Arbeitsergebnisse von Notebooks werden auf USB-Sticks dupliziert. Aber Datensicherung machen und Datensicherung haben ist zweierlei! So lautet ein Leitsatz für IT-Verantwortliche. Wenn nach einem Verlust des primären Datenträgers die Daten aus einer vermeintlich zuvor angefertigten Datensicherung wiederhergestellt werden sollen, sind böse Überraschungen nicht ausgeschlossen, wie Erfahrungen belegen. 12 Insbesondere in kleineren Unternehmen gibt es häufig niemanden, der das Protokoll einer Datensicherung substanziell zu überprüfen vermag und schon gar nicht täglich. Im günstigsten Fall wird diese Aufgabe sporadisch, dann aber zuverlässig, von einem externen EDV- Dienstleister wahrgenommen. Andernfalls ist der Weg in die Katastrophe vorgezeichnet. Prüfen Sie die Güte der Sicherungskopien nicht erst, wenn sie benötigt werden. Jens Giesemann und seine Kollegen unterstützen Anwender der Nemetschek Branchenlösungen - auf Wunsch auch per Internet- Fernwartung - bei allen praktischen Belangen der Datensicherung. Die Faktoren Verlustwahrscheinlichkeit x Verlustvolumen führen bei längeren Kontrollintervallen zu exponentiellem Ausufern des Risikos. Eine echte Nagelprobe für Konzeption und Durchführung der Sicherung ist die testweise Wiederherstellung von Daten aus unterschiedlichen Bereichen des Systems. Hand auf's Herz: Haben Sie sich schon mal in dieser Weise vergewissert? Sicherungsversagen Ergebnisse und Ursachensuche Oft genug finden sich Mängel bei Konzeption oder Durchführung der Datensicherung erst im Nachhinein. Aus den bei IT-Serviceleistungen für Kunden gemachten Beobachtungen lassen sich vier Bereiche mit unterschiedlichen Ursachen differenzieren. Welche können Sie in Ihrem Unternehmen ausschließen? 1. Keine Datensicherung vorhanden: Es wurde gar keine Notwendigkeit zur Datensicherung erkannt. Oder das Domänenkonto der Sicherung war ungültig, hatte ein falsches bzw. geändertes Kennwort. Das Sicherungskonto war im Netzwerk nicht ausreichend berechtigt oder nach mehrfach fehlerhafter Anmeldung gesperrt. Ausfall der Backup-Hardware oder vergessene Medienwechsel könnten ebenso Auslöser sein, wie ausgesetzte oder falsch konfigurierte Sicherungsjobs und die Datenhaltung auf dem Einzelplatz. 2. Datensicherung unvollständig: Ein Grund kann der im Job unvollständig konfigurierte Sicherungsumfang sein. Eventuell wurden Dateien übersprungen, weil sie in Benutzung waren (Datenbankdienst!). Oder das Domänenkonto der Sicherung ist z.b. nicht berechtigt für sensible Verzeichnisse. Vielleicht waren Originaldaten zur Sicherungszeit offline (Energiesparmodus). Häufigste Ursache ist wohl der Überlauf des Sicherungsmediums.

13 Sicherungsempfehlungen für Nemetschek Branchenlösungen Datenbanken sind Informationsknoten von höchster Dichte, da in ihnen Prozesse mit Vorgängen verknüpft werden. So verlieren Sie auf einen Schlag durch eine nicht verfügbare Datenbank zugleich alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen der mit dieser Datenbank unterstützten Geschäftsprozesse. Darüber hinaus kommen diese Prozesse gänzlich zum Stillstand, solange die unterstützende Datenbankanwendung mangels Datenbank nicht verfügbar ist. Die Disponibilität der geschäftskritischen Datenbanken muss daher allerhöchste Priorität genießen. 3. Datensicherung nicht verwendbar: Defekte Medien und Medien-Schreibfehler sind hier meist schuld. Oder waren die gesicherten Daten bereits im Original inkonsistent? Quelle inkonsistenter Sicherung könnten auch geöffnete Datenbanken mit Open File Agents sein. 4. Datensicherung nicht verfügbar: Brand, Diebstahl, unsachgemäße Aufbewahrung oder ein Verlust durch Überschreiben führen zu solch fatalen Folgen. Bei unseren Hilfeleistungen konnten wir drei Ursachen differenzieren: Von Anbeginn vorhandene, permanente Sicherungsfehler (z.b. Konfigurationsfehler) fanden sich bei der ersten Gruppe. Spontane, ereignisbasierte Sicherungsfehler (z.b. vergessener Bandwechsel, Netzwerkausfall) charakterisieren einen weiteren Teil. Die größte Gefahr aber stellt die dritte Gruppe dar: Später auftretende, permanente Sicherungsfehler aufgrund veränderter Bedingungen (z.b. Datenvolumen zu groß, Berechtigungskonto gesperrt). Diese Fehlfunktionen beeinträchtigen vom ersten Auftreten an bis zu ihrer Beseitigung alle weiteren Sicherungen. Hier können wochen- oder monatelange Sicherungslücken auftreten. Einzig eine regelmäßige Kontrolle aller Backupfunktionen kann Sie vor einem derartigen Desaster bewahren. Best Practice Empfehlungen Listen Sie alle sicherungswürdigen Bereiche Ihrer Datenlandschaft auf. Betrachten Sie dabei Speicherort, Folgen eines Totalverlustes, Wiederherstellungsdringlichkeit und Datenvolatilität. Gruppieren Sie anhand dieser Kriterien entsprechende Bereiche. Nicht auszudenken, wenn beim Arbeiten mit BAU financials Daten verloren gehen. Sichern Sie geschäftskritische Daten redundant auf technisch unterschiedliche Weise. Insbesondere Datenbanksysteme bieten dafür meist interne, von der Bandsicherung unabhängige Mechanismen. Legen Sie für jeden Bereich ein angemessenes Sicherungs- und Kontrollkonzept fest. Dokumentieren Sie das Gesamtkonzept und verfassen Sie schriftliche Handlungsanweisungen zur Umsetzung. Überprüfen Sie das Sicherungskonzept turnusmäßig. Gewährleisten Sie regelmäßige fachlich kompetente Protokoll-Kontrolle. Führen Sie regelmäßig Testrücksicherungen durch. Befolgen Sie das Vier-Augen-Prinzip bei Konzeption, Durchführung und Kontrolle. Unterstützung durch autorisierte Partner Gern berät das Administratorenteam der Nemetschek Bausoftware GmbH Interessierte zu den Themenkreisen Datensicherung und IT-Sicherheit. Rund um den Microsoft SQL Server und für die klassische C/SIDE Datenbank von Microsoft Dynamics NAV bietet das als Microsoft Gold Certified Partner zertifizierte Softwarehaus Interessenten seine Hilfe auch außerhalb der eigenen Branchenlösungen an. Anwender der Nemetschek Lösungen BAU financials und Bau für Windows erhalten auf Wunsch kompetente praktische Unterstützung eine Garantie für kontinuierliche Verfügbarkeit aller Daten der Produktfamilien. Viele Dienstleistungen können kurzfristig und kostengünstig per Internet-Fernwartung durchgeführt werden. 13

14 Fuhrpark- und Gerätekosten Potenzial zum Sparen im Bauprozess? Heinz-Joachim Schmidt, Projektleiter der Nemetschek Bausoftware GmbH W ährend einer Bauzeit gibt es sehr viele typische Alltagssituationen, bei denen bessere Organisation Zeit und Geld sparen könnte: Es fallen Geräte aus, weil der Wartungszyklus nicht optimal überwacht und der Verschleiß nicht frühzeitig entdeckt wurde. Partikelfilter werden zu spät ausgewechselt. Ergebnis: die Geräte verbrauchen mehr Diesel, schlimmstenfalls nimmt der Motor Schaden. Treibstoff, Material oder Maschinen werden nicht zur vereinbarten Zeit geliefert: Mitarbeiter und LKW müssen pausieren, kosten Geld. Und, und, und... Auch die steigenden Energiekosten zwingen Bauunternehmen, über das Fuhrparkund Geräte-Management nachzudenken und zwecks Kostenoptimierung eventuell zu reorganisieren. Eine Baustellenübersicht mit Geräten, deren Fahrhistorie, u.a. Baustellenein- und ausfahrten, gefahrene Geschwindigkeiten und diverse individuelle Auswertemöglichkeiten bietet das TCM. (Quelle: Trimble) 14 Die Gerätedisposition zeigt, wo ein Gerät gebucht ist aber steht es wirklich noch auf dieser Baustelle? Welcher Maschinenführer schreibt schon gern und schnell Maschinenberichte? Auch der Weg der Belege birgt Tücken. Ist der aktuelle Stand schon in die Verwaltung gelangt, in Geräteabrechnung eingetippt, gebucht? Jeder kennt unerquickliche Bauleitersitzungen, in denen über Baumaschinen diskutiert wird. Drei Fragen müssen im täglichen Arbeitseinsatz schnell beantwortet werden: Wo sind meine Geräte? Wie werden sie eingesetzt? Gibt es Möglichkeiten zur Einsatzoptimierung? Mit einem Gerätemanagementprogramm lassen sich die geschilderten Situationen entschärfen und die Fragen schnell und einfach in Echtzeit vom Büro aus am Bildschirm beantworten - ohne mühevolles und zeitraubendes Suchen oder Telefonieren. Satellitenortung und automatische Datenübertragung Wird der Fuhr- und Gerätepark entsprechend ausgestattet, liefert jedes Objekt automatisch die relevanten Auskünfte zeitnah an die Zentrale zur Buchung. Eine mobile Einheit (CrossCheck ) speichert die per GPS ermittelten Geodaten und Zeiten genauso wie alle Betriebsdaten des Fahrzeugs oder der Maschine. Bei einer automatischen Datenübernahme per Funk (GSM) in festgelegten Intervallen können die entsprechenden Abrechnungen baustellengenau generiert und gleich den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. Der Disponent weiß dann sicher, wo die Geräte eingesetzt sind und sogar, ob sie gerade arbeiten. Der Werkhof ist über den Wartungszyklus der Geräte permanent informiert. Die Bauleitung überschaut Betriebsabläufe leichter. Auch der Geschäftsleitung eröffnet sich eine Gesamtsicht zur Flotte, Schwachstellen sind besser erkennbar. Die Software Trimble Construction Manager (TCM) ist einfach und schnell erlernbar, die Nutzung problemlos. Jeder Anwender

15 Welche Vorteile bringt Flottenmanagement? Prüfung der Geräteauslastung, Einsatzort und Nutzungsgrad. Identifikation von Effizienzeinbußen im Lade-Transportzyklus. Prüfung und Dokumentation von Treibstoffverbrauch, Überstunden, Fahrleistung und Wartung. Kenntnis des Gerätebestands, Dokumentation von Missnutzung, Minderung des Diebstahlrisikos. Weniger Verwaltungsaufwand durch einfache Disposition, automatisierte Buchung und Abrechnung. Schnelles und einfaches Erkennen von Betriebsablauf-Störungen. Umfassende Dokumentation von Betriebsprozessen zur Feststellung von Forderungen. Senkung der Fuhrpark-Betriebskosten. kann seine Auswertungen individuell gestalten. Je nach Wunsch und Zweck erhält er seine Auskünfte als Zahlenreihen oder Grafiken. Zusätzlich ist TCM in der Lage, automatisch Berichte oder Alarme getrennt nach Zeitzonen zu generieren und per Mail oder SMS an definierte Personen zu senden. Ganz wesentlich ist die garantierte Aktualität der verwendeten Landkarten (Map24 ). Nur sie erlaubt eine virtuelle Überlagerung mit den echten Baustellenkoordinaten. Kartenzoomen ermöglicht zudem noch genauere Analysen der Darstellungen. Kommunikation und Direktinformationen Zwei Beispiele belegen, wie ein zusätzliches einfaches Display im Führerhaus die Kommunikation des Büros mit dem Fahrer bzw. Maschinenführer vereinfachen kann: Von einer Baustelle wird dringend ein LKW angefordert. Der Disponent zoomt die Umgebungskarte der Baustelle. Alle seine LKW in dieser Zone werden angezeigt. Kurze Anfragen mit vordefinierten Antworten auf dem Display des ausgewählten Fahrers sind nun möglich. Oder - bei Erdarbeiten ist zur Leistungsberechnung die Bodenklasse genau nachzuweisen. Durch Koppelung des Displays an den CrossCheck kann der Fahrer per Knopfdruck bleibend dokumentieren, welche Bodenklasse ab einer bestimmten Position angefallen ist. Kann nun ein Baggerfahrer beispielsweise durch solches Gerätemanagement effektiv 30 Minuten Leerlaufzeit am Tag vermeiden, dann spart das pro Monat ca. 100 l Kraftstoff, etwa 1,5% der Betriebskosten. Weil er keine täglichen Maschinen- bzw. Arbeitsberichte zu schreiben hat, spart er Zeit. Bei angenommenen 10 Minuten pro Tag ergibt das im Monat ganze 3 Stunden, 1,8% seiner Personalkosten. Vorausgesetzt, er geht bewusst mit seiner Arbeitszeit um und nutzt durch Einsatz des Programms täglich 30 Minuten produktiver, dann kommen noch einmal ca. 5,6% der Personalkosten hinzu. Ohne die weiteren Vorteile wie effizientere und genauere Disposition, Optimierung der Arbeitsprozesse, Wartungsüberwachung, etc. zeigt die Beispielrechnung, dass die monatlichen Betriebskosten bis zu 500,- bei Baggern oder 600,- bei LKW verringert werden können. Darüber hinaus belegte die praktische Anwendung, dass manuell erstellte Maschinenberichte durchaus bis zu 15% von den tatsächlichen Werten abweichen. Geräteabrechnung automatisiert Die höchste Effizienz wird erreicht, wenn die relevanten Daten aus den Arbeitsberichten automatisch direkt in die Geräteabrechnung übernommen werden können so, wie das mit der Branchenlösung BAU financials gelingt (siehe Abbildung). Das entlastet die Verwaltung enorm. Es ist nicht hoch genug zu bewerten, wenn die Maschinenberichte sortiert nach Baustellen etc. schnellstmöglich gebucht und weiter berechnet werden können. Zeitnahes Controlling wird so ermöglicht. Monatlich bewertet das Geräteabrechnungsprogramm den Maschineneinsatz mit firmeneigenen Gerätepreisen. Die ermittelten Ergebnisse belasten die Geräte nutzenden Kostenstellen und werden der Gerätekostenstelle gut geschrieben. Die Kostenstellen können für die interne und externe Berechnung unterschiedliche Preisanweisungen führen. Mit einer Erfassung wird so nicht nur die interne Verrechnung ausgelöst. Die Nettobeträge stehen gleichzeitig zur Fakturierung an Dritte bereit. Die höchste Effizienz wird erreicht, wenn die relevanten Daten aus den Arbeitsberichten automatisch direkt in das Geräteabrechnungsprogramm übernommen werden können so, wie das über eine Schnittstelle der Branchenlösung BAU financials gelingt. (Quelle: Nemetschek Bausoftware GmbH) Die Investition für das Equipment ist nicht unerheblich. Doch der vielfältig gefächerte Nutzen garantiert ein baldiges Return on Investment (RoI). Gern werden die bisherigen Erfahrungen bei Beratungen weiter gegeben. Sprechen Sie uns an: 15

16 Großes Interesse am papierfreien Büro DocuWare / Bau für Windows -Seminare waren gut besucht Ü ber zwanzig Firmen des Baugewerbes - alle Bau für Windows-Kunden - informierten sich im Frühjahr über die vielen Vorteile des Dokumentenmanagementprogramms DocuWare. Thorsten Sprenger, DocuWare-Experte der Nemetschek Bausoftware GmbH, hatte zu sechs Infoseminaren in ganz Deutschland geladen und erläuterte den gespannten Zuhörern die Feinheiten der Archivierungssoftware. Die zahlreichen Fragen der aufmerksamen Teilnehmer beantwortete der Fachmann nach den Veranstaltungen umfassend und souverän. Dabei wusste vorher niemand, wie gut die Seminare angenommen würden. Immerhin lag der erste Termin in Karlsruhe gerade einen Tag nach Pfingsten. Doch bereits in der badischen Residenzstadt zeigte sich das große Interesse am, so Sprenger, papierfreieren, nicht papierlosen Büro. Die elf Teilnehmer aus sechs Unternehmen ließen sich alles über die einfache Bedienung sowie die perfekten Schnittstellen zu Bau für Windows und MS-Office erklären und freuten sich darüber, einen USB-Stick, der viele zusätzliche Informationen (vor allem zur BfW- Verknüpfung) enthielt, mit nach Hause nehmen zu können. Archivierung mit DocuWare ist rechtlich einwandfrei Besondere Aufmerksamkeit erhielt Sprenger natürlich bei seinen Aussagen über die rechtlichen Anforderungen. Das Wichtigste: Das Elektronische Dokumentenmanagement ist im Handelsgesetzbuch anerkannt. Es muss bloß sichergestellt sein, dass die verwendeten Dateien unveränderlich sind. 16 Die von DocuWare benutzten Formate TIFF und PDF/A können nicht manipuliert werden. Vermerke und Stempel kommen auf eine Extraschicht fast so wie früher bei den verschiedenen Folien eines Overheadprojektors. Bekanntlich muss ein Unternehmen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren, Lieferscheine immerhin fünf. Wenn es die Archivierung mit DocuWare vornimmt, genügt das vollkommen. Das Originalschriftstück muss nicht mehr aufbewahrt werden, auch wenn Sprenger schmunzelnd mitteilte, dass viele Unternehmen das Papier trotzdem noch eine Weile zur Beruhigung unter dem Kopfkissen haben. Mit Interesse verfolgten die Seminarteilnehmer (hier Karlsruhe) die Ausführungen des DocuWare-Fachmannes Thorsten Sprenger. Auch nach den Veranstaltungen gab es rege Diskussionen in Karlsruhe etwa mit Steffen Hollenbach (Unternehmensgruppe Schneider), Willy Illius (Illius GmbH) und Thorsten Sprenger. Einfaches Arbeiten, ohne Bau für Windows zu verlassen Unschlagbar, erklärte Thorsten Sprenger, seien die Servicemöglichkeiten des Programms, denn jeder könne problemlos von jedem Arbeitsplatz auf einen eingescannten Beleg zurückgreifen. Wenn eine telefonische Nachfrage kommt, hat man das Dokument gleich verfügbar und muss nicht lange in der Hauspost suchen. Dazu kommt natürlich die DocuWare/ Bau für Windows-Integration, die es ermöglicht, die Schriftstücke aus Bau für Windows einzusehen. Man muss das Programm nicht verlassen, um etwa die benötigte Rechnung zu finden. Die Eingabe der Buchungsdaten oder des Mandanten genügt einfacher geht es nicht. Der Zeitgewinn mit elektronischer Dokumentverwaltung ist ohnehin enorm: Erfahrungen im Kundenumfeld zeigen, dass Ablage- und Suchzeiten pro Mitarbeiter und Tag bei elektronischer Archivierung schon um 30 Minuten und mehr reduziert werden können. In wissenschaftlichen Studien (etwa des renommierten Fraunhofer-Institutes) werden sogar weit größere Zahlen angegeben. Die immense Platzersparnis der Ablageplatz kann im Vergleich zur Papieraufbewahrung um bis zu 99% reduziert werden - kommt noch dazu. In den Veranstaltungen stellte Sprenger auch den JobRouter vor, der in Verbindung mit DocuWare den perfekten elektronischen Rechnungsworkflow ermöglicht. Auch zu diesem Programm gab es einige detaillierte Nachfragen. Die Seminare selbst wurden durchweg positiv beurteilt. Stellvertretend sprach Dipl.-Ing. Steffen Hollenbach, IT-Leiter der Unternehmensgruppe Schneider: Das Seminar hat gehalten, was es versprochen hat. Für den zeitlichen Rahmen war es sehr informativ. Es gibt jedoch viele spezielle Fragen, für die man sich vor einer Entscheidung noch Zeit nehmen muss. Für die Beantwortung dieser Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.