Hinweise zu den Fristen zur Abgabe der Unterlagen für Teilnehmer am Erasmus-Programm 13/14 der Universität Würzburg

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1 Hinweise zu den Fristen zur Abgabe der Unterlagen für Teilnehmer am Erasmus-Programm 13/14 der Universität Würzburg Liebe ERASMUS-Praktikanten des Programmjahres 13/14, erst einmal möchte Ihnen das I.O. nochmals ganz herzlich zu Ihrem Praktikumsplatz im Ausland gratulieren. Wir hoffen, es wird eine unvergessliche, Gewinn bringende Zeit für Sie! Zudem hoffen wir, dass Sie die ersten Hürden bereits bewältigt haben (Annahmeerklärung, Vertrag). Zu all den bisherigen und kommenden Schritten möchten wir Ihnen hiermit einige Hinweise an die Hand geben. Bitte verwahren Sie diese Hinweise gut auf, denn Sie benötigen diese während des gesamten Programmzeitraums. Zudem beinhalten diese Fristen, zu deren Wahrung Sie vertraglich verpflichtet sind. 1. Zuständigkeiten -Fragen zur Mobilitätsförderung & dem administrativen Prozedere: ERASMUS-Outgoing-Koordinatorin im I.O. -Fragen zur Beurlaubung: Studentenkanzlei am Sanderring -Fragen zu BAFÖG: das für Ihr Gastland zuständige BAFÖG-Amt -Fragen zur Anerkennung: Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät 2. Gegenseitige Erreichbarkeit -Erreichbarkeit der ERASMUS-Outgoing-Koordinatorin im I.O.: *Öffnungszeiten: Mo, Di, Fr: 8-12; Mi: 8-12, 14-16; Do: *Telefon: zu den Öffnungszeiten; Tipp: Während der Sprechzeiten ist es oft nicht möglich, eine telefonische Beratung durchzuführen, gern können Sie aber auch außerhalb der Sprechzeiten bis ca h anrufen. Mail: 24/7; Tipp: Auf Grund der zahlreichen Anfragen zu Stoßzeiten planen Sie bitte eine Bearbeitungszeit von mind. einer Woche ein. `-Erreichbarkeit der Praktikanten: Sie sind vertraglich dazu verpflichtet, uns umgehend jede Änderung anzuzeigen, beispielsweise Änderung der Postadresse, der Mailadresse, der Handynummer, des Bankkontos, des Praktikumszeitraumes etc. 3. Rückmeldung Sie müssen sich auf jeden Fall rückmelden, sonst verlieren Sie Ihren Studentenstatus und damit auch Ihren Anspruch auf die ERASMUS-Förderhilfe. Die Rückmeldung erfolgt bei der Studentenkanzlei am Sanderring oder über 1

2 4. Beurlaubung Die Beurlaubung erfolgt ebenfalls bei der Studentenkanzlei am Sanderring. Sie benötigen hierfür ein Formular, das Sie dort, bei uns oder im Internet erhalten. Bitte kommen Sie damit bei uns vorbei; wir müssen das Formular stempeln, um Ihren ERASMUS-Aufenthalt zu bestätigen. Im Falle einer Beurlaubung werden bei der Rückmeldung werden die Verwaltungsgebühren inklusive des Semestertickets fällig, nicht die Studiengebühren. 5. BAFÖG Falls Sie BAFÖG beantragen wollen, wenden Sie bitte an das für Ihr Gastland zuständige BAFÖG-Amt. Stellen Sie den Antrag ca. 6 Monate vor Ihrem Auslandsaufenthalt. Auch hierfür benötigen Sie einige Angaben vom I.O. Diese erhalten Sie im Bewilligungsschreiben, dass Sie Mitte August erhalten. Falls Sie vorab bereits eine Bescheinigung benötigen, wenden Sie sich an uns. Wir stellen Ihnen gerne ein Dokument vorab aus. 6. DOKUMENTE UNTERLAGEN VOR DEM AUSLANDSAUFENTHALT 6.1. Annahmeerklärung Abgabe bereits am erfolgt 6.2. Vertrag Abgabe bereits am erfolgt UNTERLAGEN WÄHREND DES AUSLANDSAUFENTHALTS 6.3. Zusatz zum Vertrag Der Zusatz zum Vertrag bezieht sich auf Ihre Versicherungen im Ausland. Frist: muss 4 Wochen nach Ankunft an der Gastinstitution dem Würzburger I.O. im Original vorliegen UNTERLAGEN NACH DEM AUSLANDSAUFENTHALT 6.4. Bestätigung der Gastinstitution oder qualifiziertes Zeugnis Bitte lassen Sie sich von Ihrer Praktikumsinstitution eine Praktikumsbestätigung ausstellen oder ein qualifizierte Zeugnis. Die Bestätigung /das Zeugnis muss in jedem Fall Ihren Aufenthaltszeitraum benennen. Frist: -muss 4 Wochen nach Abreise von der Gastinstitution dem Würzburger I.O. im Original vorliegen, späteste Frist (falls es mit einem Dokument Probleme gab): *ERASMUS-Teilnehmer WS: spätestens am *ERASMUS-Teilnehmer WS+SS oder nur SS: spätestens am

3 6.5. Abschlussbericht Der Abschlussbericht wird durch die Studierenden online über folgende Internetseite erstellt: Der Abschlussbericht ist in zwei Abschnitte unterteilt: I Erfahrungsbericht Praktikum Bitte fertigen Sie einen Erfahrungsbericht an, in welchen Sie alle unten aufgelisteten Punkte einbeziehen. Beachten Sie dabei bitte, dass höchstens 5 Bilder (im Format jpg) eingefügt werden können. Machen Sie insbesondere Angaben zu - Vorbereitung (Planung, Organisation und Bewerbung beim Unternehmen) - Unterkunft - Praktikum = Schwerpunkt des Berichts: Bitte machen Sie Angaben z.b. zum Unternehmen, Ihren Aufgaben, Umfang der Eigenverantwortung, Zusammenarbeit mit Kollegen und Integration ins Unternehmen. - Alltag II Fragebogen Praktikum Diese beiden Abschnitte werden in der Online-Eingabemaske hintereinander angezeigt und beim Ausdruck in einem Dokument ausgegeben. Nach der online-eingabe wird der gesamte Abschlussbericht (bestehend aus Erfahrungsbericht und Fragebogen) in einem Dokument durch die Studierenden ausgedruckt und unterschrieben im I.O. der Uni Würzburg eingereicht. Der Erfahrungsbericht kann sofern die Studierenden bei der Eingabe ihr schriftliches Einverständnis gegeben haben - im Internet auf der Seite veröffentlicht werden. Es werden nur die Erfahrungsberichte im Internet durch den DAAD als good practice Beispiele veröffentlicht, die von der Heimathochschule durch eine gegenüber dem DAAD (eu-community@daad.de ) ausdrücklich von Seiten der Hochschule freigegeben werden (und bei denen wie vorgenannt eine Einverständniserklärung vorliegt). Ziel ist es, vor allem zukünftigen Studierenden wertvolle Informationen weiterzugeben. Hinweis: Bitte bei der Zustimmung zur Veröffentlichung im Internet darauf achten, nur die personenbezogenen Daten einzugeben, die auch öffentlich zugänglich sein sollen. Der Fragebogen wird nicht veröffentlicht, sondern dient dem DAAD als in Deutschland für das ERASMUS Programm zuständige Nationale Agentur zur Programmauswertung und als Feedback zur Optimierung der Programmdurchführung. 3

4 Frist: muss 4 Wochen nach Abreise von der Gastuni dem Würzburger I.O. im Original mit Ihrer Unterschrift vorliegen, späteste Frist (falls es mit einem Dokument Probleme gab): *ERASMUS-Teilnehmer WS: spätestens am *ERASMUS-Teilnehmer WS+SS oder nur SS: spätestens am Don ts -Unterschreiten Sie keinesfalls den Aufenthaltszeitraum von 3 Monaten, auch nicht um nur wenige Tage. -Ein ERASMUS-Praktikum an zwei Institutionen ist nicht möglich. -Bitte versäumen Sie keine Fristen. 4

5 Checkliste Unterlagen, die VOR dem Auslandsaufenthalt am I.O. in Würzburg abzugeben sind О Annahmeerklärung; Frist: О Vertrag; Frist: Unterlagen, die WÄHREND des Auslandsaufenthalts am I.O. in Würzburg abzugeben sind О Zusatz zum Vertrag; Frist: 4 Wochen nach Ankunft an der Gastinstitution Unterlagen, die NACH dem Auslandsaufenthalt am I.O. in Würzburg abzugeben sind О Bestätigung oder Zeugnis; Frist: 4 Wochen nach Abreise von der Gastuni О Bericht für den DAAD О ausgedruckter Bericht für den DAAD an das I.O.; Frist: 4 Wochen nach Abreise von der Gastuni ->Letzte Fristen, falls es mit einem Dokument Probleme gibt: *ERASMUS WS: spätestens am *ERASMUS WS+SS oder nur SS: spätestens der Für die Beschaffung der notwendigen Unterschriften und die Abgabe der Unterlagen sind Sie selbstständig verantwortlich