Abstract zur Diplomarbeit. Führung, Risiko und Erfolg der Einführung von Standardsoftware im Österreichischen Bundesheer am Beispiel HV-SAP

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1 Abstract zur Diplomarbeit Führung, Risiko und Erfolg der Einführung von Standardsoftware im Österreichischen Bundesheer am Beispiel HV-SAP 1. Darstellung des Problembereiches Die Fortschritte im Bereich der Informationstechnologie haben in den vergangenen Jahren die Organisationsabläufe verändert. Die aus der elektronischen Datenverarbeitung resultierenden Entwicklungen finden inzwischen nicht mehr ausschließlich in der Privatwirtschaft ihre Anwendung, sondern werden nach und nach auch in der öffentlichen Verwaltung und somit auch im Bundesministerium für Landesverteidigung (BMLV) implementiert. Der Bundesverwaltung obliegen hoheitsstaatliche Aufgaben, bei deren Exekution immer mehr auf betriebswirtschaftliche Aspekte wie Kundenzufriedenheit und Qualität geachtet wird. Diese Orientierung vom Hoheitsstaat zum Dienstleistungsstaat fordert eine Effizienz- und Effektivitätssteigerung in den Verwaltungsabläufen. Es soll besonders der Kunde der öffentlichen Dienstleistungen, also der Bürger angesprochen werden. Dies geschieht einerseits durch eine vereinfachte Kommunikation mit der Verwaltung und andererseits durch das vermittelte Wissen um einen effizienten und zielorientierten Umgang mit den Steuergeldern. Der Stellenwert der Bundesverwaltung in der Gesellschaft soll angehoben und das Ansehen weiter verbessert werden. Verwaltungsreformvorhaben werden seit den 1980er Jahren international unter dem Sammelbegriff New Public Management 1 umschrieben. Die dafür zugrunde liegende Idee ist die Übertragung von Managementstrategien privater Unternehmen auf die öffentliche Verwaltung. Das New Public Management fordert eine Neugestaltung der Steuerungsabläufe in der Verwaltung, um Output-Orientierung und Qualität der Verwaltungsleistungen in den Mittelpunkt zu stellen. Ein Beitrag dazu wird mit dem Ministerratsbeschluss vom 20. November 2000 durch die bundesweite Einführung von Standardsoftware der Firma SAP AG 2 für das Haushalts- und Rechnungswesen (HV-SAP) geliefert. Während HV-SAP den Beitrag 1 Anm. d. Verf.: In Österreich wird New Public Management als wirkungsorientierte Verwaltungsführung bezeichnet. 2 Anm. d. Verf: Systems, Applications, Products in Data Processing 1

2 zum Budget-Management darstellt, wird dem Personal-Management mit dem Projekt PM- SAP Rechnung getragen. 2. Forschungsfragen Diese Arbeit soll Einblick in den Umfang der Implementierung von HV-SAP geben. Die Themengebiete Gegenwärtige Einführungsprozesse, Vorteile und Nachteile der Einführung von HV-SAP, Kosten der Einführung von HV-SAP sowie Militärische Eigenheiten und eine zivile Standardsoftware sind Teil der Betrachtung, die von der Frage der Auswirkungen von HV-SAP auf die Haushaltsverrechnung des Österreichischen Bundesheeres geleitet wird. Diese Auswirkungen ziehen sich durch alle Führungsebenen und betreffen sowohl Personal-, Material- und Kapitalressourcen. Weitere Faktoren sind weniger erfassbar. Die Öffnung des Systems zum Internet und die Vernetzung aller Ressorts in der Österreichischen Bundesverwaltung bringen neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung, aber auch Sicherheitsrisiken mit sich. Auf beide Aspekte wird in dieser Arbeit eingegangen. Die Standardsoftware SAP R/3 besteht aus einer Mehrzahl von Modulen, die für den jeweiligen individuellen Gebrauch beschafft werden. Eine Branchenlösung, die speziell für Streitkräfte abgestimmt ist, gibt es bei dieser Standardsoftware, mit Wurzeln in der Privatwirtschaft, nicht. Es bleibt Aufgabe des Österreichischen Bundesheeres für die ganzheitliche Implementierung des Systems zu sorgen. 3. Theorietyp Normativ-kritisch 4. Methode Qualitative Methode 2

3 5. Forschungsansatz Institutioneller Ansatz 6. Erhebungstechniken Text und Dokumentenauswahl Befragung 7. Analysetechniken Inhaltsanalyse Fallstudie Hermeneutik 8. Resümee Die Entwicklungen in der Informationstechnologie, und in der Betriebswirtschaft als Ganzes, legen eine Zusammenlegung von einzelnen Bereichen zu einem ganzheitlichen System, sodass ein einheitlicher und integrierter Datenbestand den gesamten mit der Verwaltung beschäftigten Organen zur Verfügung steht, nahe. Solche Systeme, die technische und betriebswirtschaftliche Werkzeuge verbinden, zeichnen sich durch eine hohe, in manchen Fällen nicht mehr nachvollziehbare Komplexität aus. Solche Lösungen stellen zwar theoretisch ein hervorragendes Planungs- und Steuerungselement dar, lassen sich in der Praxis kaum oder nur sehr zeitaufwändig umsetzen. Die Gefahr von gravierenden Fehlern, die nicht oder nur durch Zufall bemerkt werden, wächst. Daher ist die große Euphorie der vergangenen Jahre inzwischen gewichen. 3 3 Schultz Volker: Basiswissen Betriebswirtschaft. Management, Finanzen, Produktion, Marketing. Deutscher Taschenbuch Verlag. München S

4 Trotz aller Möglichkeiten der Informationstechnologie, die dargestellt wurden, dürfen die verfassungsmäßig verankerten Grundprämissen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit nicht aus dem Auge verloren werden. Die Einführung von HV-SAP ist keineswegs ein kleines Projekt. Die Komplexität birgt Chance und Risiko in einem. Besonders in der ersten Phase ist es möglich eigene Vorstellungen in das Projekt einzubringen und die eigenen Bedürfnisse einzubringen. Dass dies aufgrund der Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben der Ressorts nicht einfach ist, ist klar. Viele Beispiele vor allem in der Privatwirtschaft legen aber auch dar, dass die Implementierung von SAP mit Risiken verbunden ist. Maßnahmen zur Verwaltungsreform können nicht von heute auf morgen greifen. Es wird einige Jahre dauern, bis erste Erfolge erzielt werden können. Bis dahin ist in einigen Bereichen mit einem Mehraufwand an Ressourcen zu rechnen. Wichtig ist die Kontinuität der Anpassungen auch über mehrere Legislaturperioden und eventuellen Regierungswechsel hinweg. Die Einbindung der öffentlichen Verwaltung in die Prozesskette mit Industrie und internationalen Partnern bringt Vorteile vor allem Kosteneinsparungen für beide Seiten mit sich. Nicht nur die Anpassung von Strukturen und Systemen, auch die Einbindung des Humanpotentials sollte Teil der Betrachtung sein. Die Ideen und Vorstellungen der Nutzer sollten soweit wie möglich in die Überlegungen einbezogen werden. Eine Verbindung mehrerer derartig komplexer Systeme bringt durchaus Vereinfachungen mit sich, birgt aber auch Risiken und noch nicht absehbare Probleme. Vor allem bei der Sicherstellung von militärischen Interessen und Grundprinzipien, aber auch bei sonstig auftretenden Problemen, ist das BMLV selbst verantwortlich die Ressourcen zur Bewältigung aufzubringen. Es erfolgt kaum Unterstützung seitens BMF. Durch die Vormachtstellung von SAP überhaupt, und die bereits durchgeführte Implementierung, bindet sich die Bundesverwaltung an die Firma SAP AG. Ein Ausstieg ist aus organisatorischer Sicht kaum denkbar. Durch die Monopolstellung könnten Entscheidungen durch den Softwarebetreiber diktiert werden. Eine derartige Entwicklung sollte frühzeitig erkannt, und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Der Erwerb einer Standardsoftware ist mit den nötigen Mitteln nicht wirklich ein Problem. Auch der Betrieb ist mit Kapital und den nötigen technisch geschulten Mitarbeitern unproblematisch. Die weitaus schwierigere Aufgabe ist es aber, gerade jene Ideen im Denken 4

5 des Betriebes und der Mitarbeiter zu verankern, die Grundlagen für die Software sind. Um das gesamte Potential des integrierten und ganzheitlichen Systems auszunützen, muss man verstehen, was die Zahlen, die das Programm zur Verfügung stellt, bedeuten und dementsprechende Reaktionen setzen. Eine Vorlage der Zahlen, und die Erkenntnis Wir sind zu teuer ist zu wenig. Betriebswirtschaftlich sinnvolle Reaktionen müssen getätigt werden. Eine Unternehmenssoftware erfordert unternehmerisches Denken. Durch die Nichtanwendung bestimmter betriebswirtschaftlicher Ideen gehen wertvolle Funktionen von SAP verloren und beachtliches und kostenintensives Potential wird nicht genutzt. Besonders auf Ebene der anweisenden Organe fehlt derzeit zusätzlich noch das technische und Konzept für die Einführung von HV-SAP. Dennoch ist mit dem Einsatz von SAP ist nicht nur ein Meilenstein in der Haushaltsführung des Bundes gesetzt, sondern es wird auch ein funktionaler Beitrag zur Verwirklichung des New Public Management geleistet. Die betriebswirtschaftlichen Möglichkeiten, die sich aus der integrierten und ministerienübergreifenden Standardsoftware HV-SAP ergeben, werden Optimierungen und Einsparungen bei Betrieb, Wartung und Personal bewirken. Die grundlegenden Auswirkungen der Einführung von HV-SAP in der österreichischen Bundesverwaltung sind besonders in folgenden Bereichen zu finden: Budget und Budgeterstellung: umfassende Analyse- und Darstellungsmöglichkeiten. Beschaffung: durch Integration mit der Haushaltsverrechnung und vollbeziehungsweise teilelektronische Abwicklung (E-Procurement) Zahlungsverkehr: durch elektronische Verfügbarkeit der Daten Personaleinsparungen: durch Prozessoptimierung und -automatisation Verwaltungsoptimierung: durch Verringerung von Durchlaufzeiten und Verhinderung von Medienbrüchen Die Auswirkungen auf das österreichische Bundesheer unterscheiden sich kaum von denen auf die Bundesverwaltung. Die Aufgabe des BMLV ist es, militärische Interessen so weit wie möglich zu wahren und diese Grundprinzipien einzufordern. Die Abschaltung derzeitiger Systeme ist nicht wünschenswert, weil HV-SAP nicht alle Funktionen abdeckt. Der Stellenwert des Controllings und der Kosten- und Leistungsrechnung muss angehoben werden, um die gelieferten Ergebnisse auch umzusetzen. 5