Enterprise Architecture und neue IT-Strategie unterstützen Geschäftsentwicklung bei den Schweizerischen Bundesbahnen

Transkript

1 Ergebnisse: Trend steigender IT-Budgets umgekehrt Redundante Applikationen eliminiert Tagesgeschäft durch Lieferung wichtiger Informationen für die Betriebs- und Entwicklungsorganisation verbessert Basis für geplantes und kontrolliertes Wachstum in IT und Betrieb geschaffen Über die Schweizerischen Bundesbahnen 1902 gegründet Mitarbeiter Kilometer Schienen 95 Züge täglich pro Gleiskilometer Eine Million Fahrgäste täglich, 347 Millionen jährlich bis Züge täglich 800 Bahnhöfe werden halbstündlich oder stündlich bedient 50 Millionen Tonnen Fracht für Kunden pro Jahr Enterprise Architecture und neue IT-Strategie unterstützen Geschäftsentwicklung bei den Schweizerischen Bundesbahnen Die Schweizerischen Bundesbahnen transportieren jedes Jahr 347 Millionen Reisende sowie 50 Millionen Tonnen Fracht und sehen sich mit einem stetig wachsenden Verkehrsaufkommen konfrontiert. Das stellt die SBB vor die Aufgabe, die Kapazitäten auszubauen, dabei gleichzeitig das bestehende Schienennetzwerk zu erhalten sowie Kosten zu senken. In diesem Zusammenhang war es für den Erfolg des Bahnunternehmens unumgänglich, die IT-Systeme effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Dazu setzte das Unternehmen auf eine Verbesserung der IT-Strategie durch ein unternehmensweites Enterprise-Architecture- Programm, um die bestehende IT-Landschaft der SBB unter Einsatz der MEGA Suite zu analysieren. Kontinuierliches Wachstum und hervorragender Service der Schweizerischen Bundesbahnen Die SBB, bekannt für hervorragenden Service und Pünktlichkeit, betreibt das dichteste Bahnnetzwerk der Welt. Rund Mitarbeiter sorgen für Pünktlichkeit und Sicherheit, verbessern gleichzeitig kontinuierlich den Service und erweitern das Netzwerk in einer der geographisch herausforderndsten Regionen der Welt um neue Strecken z. B. stellte die SBB den Tunnelbau durch den Gotthardpass fertig, der mit 57 Kilometern der längste Zugtunnel der Welt ist. Die SBB befördert täglich beinahe eine Million Reisende auf einer Schienenstrecke von Kilometern; durchschnittlich 95 Züge befahren täglich jeden Kilometer Gleis. Bahnreisen sind in der Schweiz beliebt und effizient, so dass das Verkaufsaufkommen kontinuierlich wächst. In nur einem Jahr stieg die Anzahl an Fahrten der SBB um 20 Millionen. 1

2 D er ungeplante Ausfall so vieler Züge, gemeinsam mit anderen Herausforderungen, zeigte den Bedarf für zentralisierte, aktuelle Informationen über die gesamte IT-Infrastruktur hinweg sowie dass die IT den Geschäftsanforderungen entsprechen muss und dass Elemente in einem Bereich negative Auswirkungen auf andere haben konnten. Bernhard Rytz, Chief Architect Neue Herausforderungen verlangen nach neuer Richtung Die SBB stand vor der Herausforderung, dieses Wachstum effizient und kostengünstig zu steuern und dabei gleichzeitig Kapazitäts- und Peak-Load-Issues zu managen und die Wartung und Instandhaltung sowie die Kundenkommunikation zu ver-bessern. Außerdem musste auch der unkoordiniert wachsenden IT-Landschaft begegnet werden. Durch das Fehlen von Transparenz und eines Applikations-Portfoliomanagements ergaben sich viele Redundanzen sowie unbekannte und nicht gesteuerte Applikationsschnittstellen. Dies führte zu hohen IT-Wartungskosten, unmäßigen Ausfallzeiten und niedriger Datenqualität. Zudem unterstützte die IT die Geschäftsziele ungenügend. Darüber hinaus galt es, bei der Problemlösung die steigenden Betriebskosten mit vernünftigen Fahrpreisen in Einklang zu bringen. So sollten die Kosten zur Verbesserung des Betriebs nicht zu hoch sein, da dies auch zu einer Erhöhung der Ticketpreise geführt hätte. Zugleich sollten die Maßnahmen zur Kostenreduktion den Service nicht beeinträchtigen. Der Auslöser für die Lancierung eines Verbesserungsprojekts war jedoch jener Abend, an dem der Großteil des Bahnverkehrs aufgrund eines Stromausfalls zum Erliegen kam. Während dieses Vorfalls erkannten die SBB-Manager, dass sie ihr IT- System wesentlich weniger gut verstanden als angenommen. Grund dafür war, dass die Informationen zu diesem Zeitpunkt in lokalen Kopien gehalten wurden, was der Komplexität des Betriebs nicht Rechnung trug. Die Folge waren veraltete Informationen, redundante Applikationen und Ineffizienz. Umfassende EA-Lösung benötigt Um ebendiesen Problemen zu begegnen, die Optimierung der IT voranzutreiben und damit die Qualität der Informationen sowie den Service zu verbessern und Kosten zu reduzieren, entschied sich die SBB, ein EA-Programm zu lancieren. Ziel war ein effizienteres IT-System, das die Pünktlichkeit, die Wartung und die Kommunikation voranbringen sollte. Beim Programmstart war bereits begrenzt eine Geschäftsprozess-Modellierungssoftware im Einsatz. Diese jedoch eignete sich nicht für die umfassenden Ziele des neuen 2

3 W enn wir erfolgreich sein wollten, mussten wir einen Weg finden, Geschäftsanforderungen und IT-Ressourcen aufeinander abzustimmen, und sicherstellen, dass das IT-System effizient und kostengünstig ist. MEGA war das richtige Tool, um diesen Prozess zu unterstützen. Programms. Das Unternehmen wollte eine leistungsfähige EA-Software-Lösung, die ein umfassendes Verständnis des Betriebs und der IT-Systeme liefern kann. Die neue Software sollte zahlreichen Kriterien genügen, unter anderem hinsichtlich Flexibilität, einfacher Handhabung, Reporting und Fähigkeit zur Anpassung an die Bedürfnisse der SBB. Die Software sollte die Nutzer im gesamten Unternehmen unterstützen und alle Informationen die IT und den Geschäftsbetrieb betreffend in einem einzigen, wiederverwendbaren Format zentral speichern. Als öffentlich-rechtliches Unternehmen durchlief die SBB den vorgeschriebenen Beschaffungsprozess. Im Zuge dessen evaluierte die SBB mehrere Optionen und die Wahl fiel nach sorgfältiger Analyse auf die MEGA Suite. MEGA bietet bewährte EA-Capabilities Die EA-Lösung der MEGA Suite ist seit 20 Jahren erste Wahl von Unternehmen, die, wie die SBB, führend in ihrer Branche sind. Sie wird eingesetzt, um Schlüsselinformationen hinsichtlich Geschäftsprozessen und -ressourcen zu beschreiben, zu speichern, zu analysieren und zu kontrollieren. So unterstützt die MEGA Suite Organisationen dabei, Markttrends einzuschätzen, bessere Entscheidungen zu treffen sowie Kosten und Risiken zu reduzieren, und trägt damit nachhaltig zur Verbesserung der Geschäftsentwicklung bei. Die Entscheidung der SBB für MEGA lässt sich unter anderem darauf zurückführen, dass die MEGA Suite: viele gewünschte Funktionalitäten bereits im Standardumfang enthält, eine hohe Flexibilität in Bezug auf die Anpassung an individuelle Vorstellungen (z. B. Metamodell) beinhaltet sowie eine Offenheit des Systems gegenüber Umsystemen bietet. Die SBB verwendt EA, um Informationsressourcen zu schaffen Die SBB begann den Status quo des IT-Systems zu dokumentieren, das aus mehr als Applikationen bestand. Die Systemschnittstellen, Plattformen und Technologien wurden dokumentiert und zusätzlich wurde festgehalten welche Gruppen 3

4 D er Bebauungsplan des EA-Programms hilft den SBB eine schlankere und intelligentere IT zu betreiben, den Kundenservice besser zu unterstützen und die Zukunft zu planen. welche Applikationen verwendeten und welche Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Geschäftsprozessen und Applikationen bestanden. Unter Einsatz der MEGA Suite schuf das EA-Team ein zentrales Repository und ein Webportal, das unternehmensweit für alle Nutzer zugänglich ist. Das MEGA Repository ist nunmehr der einzige fixe Referenzpunkt innerhalb der SBB und beinhaltet Dokumente, Diagramme, Berichte, IT-Service-Beschreibungen, Formulare, Vorlagen und alle Informationen Rollen, Personen und Probleme betreffend. Damit die Nutzer einen übersichtlichen Zugriff auf die sie betreffenden Informationen haben, ist im Webportal für jede Applikation eine Seite vorgesehen. So können die User das EA-Team auch über inkorrekte Informationen informieren, Ausnahmen für Standardapplikationen beantragen oder auf Probleme aufmerksam machen. Derzeit hat das Webportal beinahe Aufrufe pro Monat. Die Mehrheit der Nutzer stammt aus den Bereichen IT-Betrieb oder -Support sowie aus den Geschäftsentwicklungsabteilungen, die die Informationen für strategische und organisatorische Maßnahmen heranziehen. Das EA-Team besteht aus 25 Mitarbeitern und ist eine eigenständige Abteilung, die dem CIO untersteht, der gleichzeitig auch die IT-Entwicklungs- und -Betriebsorganisation mit 800 Mitarbeitern leitet. Die gesamte SBB-IT-Systemlandschaft ist in 10 Domänen unterteilt, die jeweils aus ca. 100 Applikationen bestehen. Jede Domäne wird von einem Architekten betreut, der die Veränderungen dieser Applikationen plant und überwacht. Der Rest des Teams kümmert sich um das Tooling, die Ist- und Soll-Darstellung des Systems sowie Anfragen. Basierend auf der Ist-Darstellung mit der MEGA Suite erstellt die SBB eine Mittelfristplanung (fünf Jahre) für die IT-Bebauung unter Nutzung der Soll-Darstellung zukünftiger Anforderungen und Erwartungen. Im Plan wird festgehalten, welche Applikationen abzulösen und welche zu erstellen sind, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Der Plan wird jedes Jahr überprüft und dient als Basis für das IT-Projektportfolio. Die Jahresbudgets werden ausgehend von diesen Plänen erstellt. 4

5 Das EA-Programm der SBB erste Ergebnisse, die überzeugen Der Erfolg des EA-Programms zeigt sich mehrfach: In den vergangenen Jahren war das IT-Budget mit der Ausweitung der Services gestiegen. Nicht zuletzt aufgrund des EA-Programms konnte dieser Trend umgekehrt werden und die IT-Budgets werden gezielter eingesetzt. Bevor die Enterprise Architecture unternehmensweite Informationen zur IT ermöglichte, erstellte die IT-Organisation alle angefragten Applikationen und schaffte damit auch Redundanzen. Nun ist es möglich zu prüfen, ob eine bereits vorhandene Applikation die Anforderung erfüllen kann. Ein Beispiel dafür ist die Anfrage für eine CRM-Anwendung: Das EA-Team prüfte diese und konnte eine bereits bestehende Applikation identifizieren, die sich für die Anfrage eignete. Die daraus resultierenden Zahlen sprechen eine klare Sprache: eine Nettoeinsparung von 5 Millionen Schweizer Franken für das Projekt plus weitere 2 Millionen an Betriebskosten. Aufgrund des Arbeitsrechts in der Schweiz bedeutet jede Änderung daran eine Adaptierung in der Software. Zu einem Zeitpunkt hatte die SBB mehr als 20 verschiedene Applikationen zur Zeitaufzeichnung. Die Anwendungen konnten nunmehr auf drei konsolidiert werden, woraus sich eine Einsparung von mehreren Millionen Schweizer Franken jährlich ergibt. Das EA-Team verwendet Key-Performance-Indikatoren (KPI), um z. B. zu prüfen, wie viele der Applikationen auf Standardplattformen laufen und wie viele auf nicht standardisierten Plattformen. Außerdem prüfen und analysieren die Enterprise-Architekten die Anzahl der verwendeten Applikationen. Ziel ist, die für das Geschäft wichtigen Applikationen in den nächsten zwei Jahren von 500 auf 450 zu reduzieren. Eine der Haupterrungenschaften des EA-Programms ist jedoch die verbesserte Transparenz. Gewisse Elemente der Geschäftsprozesse oder IT-Ressourcen waren nur Einzelnen 5

6 oder kleinen Gruppen über das Unternehmen verstreut bekannt. Jetzt gibt es eine unternehmensweite Sicht auf Prozesse, wodurch sich Beziehungen und Abhängigkeiten erschließen. Damit liefert die Enterprise Architecture wichtige Informationen für Geschäfts- und Betriebsentscheidungen von großer Tragweite. Zukünftige Verbesserungen durch EA und IT-Strategie Die nächste Herausforderung für das EA-Team ist die Verbesserung der Datenarchitektur. Ausgangspunkt ist die Schaffung eines gemeinsamen Vokabulars, in dem eine Wikipedia-ähnliche Ressource für die SBB geschaffen wird. Das sorgt dafür, dass Begriffe im gesamten Unternehmen gleich verstanden werden, und verbessert dadurch die Kommunikation. Im nächsten Schritt erstellt das EA-Team eine Landkarte des Ist-Zustandes, die zeigt, wo welche Daten gespeichert sind. Die Datenarchitektur wird dazu beitragen, Fehler im Betrieb zu verringern. Solange der Ticketverkauf am Schalter erfolgt, sind Datenfehler wenig sichtbar. Da aber inzwischen 80 % der Tickets über Automaten verkauft werden, stechen die Fehler den Kunden viel offensichtlicher ins Auge. Langfristig möchte die SBB Kostenreduktionseffekte aus der IT auch auf den Betrieb ausweiten. Die SBB sieht sich kontinuierlich mit der Wartung von Gleisen, Tunneln und Brücken konfrontiert. Indem man für die Instandhaltung wichtige Informationen wie z. B. die ursprünglichen Tunnelbauunterlagen oder die Tunneltemperaturaufzeichnungen konsolidiert, erleichtert man den Wartungsteams die Instandhaltung. MEGA Mai