Wie sich blinde Computernutzer PDF-Dokumente zugänglich machen

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1 Wie sich blinde Computernutzer PDF-Dokumente zugänglich machen Dieser Beitrag wurde von Oliver Nadig in Oktober 2005 verfasst. Die vorliegende Fassung ist die Version 1.02 vom Wie sich blinde Computernutzer PDF-Dokumente zugänglich machen... 1 Zusammenfassung... 2 Rechtliche Hinweise Klagelied eines frustrierten PDF-Neulings Zusammenfassung von Teil Nützliche Software zum Lesen und Umwandeln von PDF-Dateien Installation und Konfiguration des Adobe Readers Installation von XPDF Installation von GhostScript und GSView Installation und Konfiguration von Omnipage Pro Wann wird welches Programm eingesetzt? - ein Entscheidungsschema Lesen, was drinsteht: Den Adobe Reader im Griff Wie Screenreader und Adobe Reader zusammenarbeiten PDF-Dokumente im Adobe Reader lesen Formularbearbeitung mit dem Adobe Reader Die Sprachausgabe des Adobe Readers Weitere Einstellungstipps für den Adobe Reader Raus holen, was drinsteckt: PDF in Text umwandeln Von PDF nach Text mit dem Adobe Reader Von PDF nach Text mit PDFToText Von PDF nach Text mit GSView Von PDF nach Text per Texterkennungsprogramm Von PDF nach Text oder HTML per Internet Noch mehr Hintergrundwissen zu PDF Die sieben Versionen des PDF Verschlüsselt und versiegelt? - Die PDF-Sicherheitseinstellungen PDF mit und ohne Tags Zur fertigen PDF-Datei auf tausend (Irr)wegen Zugänglichkeit von PDF für Blinde: Eine kritische Bilanz Weiterführende Literaturhinweise Über den Autor... 84

2 Zusammenfassung Dateien im so genannten Portable Document Format (PDF) finden immer größere Verbreitung - vor allem im Internet. Dafür gibt es zwei Hauptgründe: 1. PDF-Dateien sind so beschaffen, dass sie - im Gegensatz zu den meisten anderen Dokumentformaten - auf allen Betriebssystemen und in allen Anzeigeprogramme stets gleich aussehen, und zwar immer so, wie es der Autor beabsichtigt. 2. Autoren einer PDF-Datei können ihr geistiges Eigentum wirksam schützen, indem sie das Ausdrucken und Kopieren von Dokumentinhalten bzw. den Export in andere Dateiformate durch Verschlüsselung und Einschränkung der Zugriffsrechte verbieten. Gerade diese beiden für sehende Autoren und Leser vorteilhaften Aspekte ('optisches Erscheinungsbild steht im Vordergrund und ist zunächst unveränderlich' und 'Zugriffsrechte des Benutzers können eingeschränkt werden') sind es, die uns blinden Computernutzern das Leben mit PDF- Dokumenten schwer machen können. Bei der Arbeit mit dem Computer sind wir auf spezielle Bildschirmvorlesesoftware (so genannte Screenreader) angewiesen. Diese Programme bereiten die für Sehende EDV-Anwender auf dem Computermonitor sichtbare Information auf und präsentieren sie uns mit geeigneten Ausgabemedien: Akustisch über eine Sprachausgabe oder tastbar über eine so genannte Braillezeile. Die Schwierigkeiten, die wir mit PDF-Dokumenten haben, hängen eng mit der Notwendigkeit zusammen, einen Screenreader benutzen zu müssen - sie lassen sich in drei Problemkreisen zusammenfassen: 1. PDF-Dokumente können dem Screenreader keine oder zu wenige Informationen über ihre Struktur geben, da sie diese Informationen nicht oder in zu geringem Maße enthalten oder weil dem Screenreader der Zugriff auf diese Informationen aufgrund von Eingeschränkten Benutzerrechten verweigert wird. 2. Einzelne Screenreader unterstützen Programme wie den Adobe Reader, mit deren Hilfe PDF-Dokumente gelesen werden könnten, nur mangelhaft. 3. Die blinden Benutzer sind im Umgang mit PDF-Dateien nicht genügend geschult. Ausgehend von diesen Problemkreisen verfolgt der vorliegende Artikel drei Ziele: 1. Ich möchte erklären, warum die Tatsache, dass das PDF ein optisches und kein logisches Dokumentenformat ist dazu führt, dass wir viele PDF-Dateien nicht oder nur unter großen Mühen lesen können. 2. ich möchte erläutern, wie man mit den verschiedenen Screenreadern PDF-Dokumente lesen kann. Seite 2 von 84

3 3. Ich möchte konkret beschreiben, wie man PDF-Dokumente mit Hilfe des Adobe Readers lesen kann oder - falls dies schwierig bzw. unmöglich sein sollte - wie man den Inhalt einer PDF-Datei in ein lesbares Dokumentenformat (Text, Word, usw.) umwandeln kann. Um die Probleme, ihre Ursachen und Lösungen zu schildern, muss ich leider eine Menge computertechnisches Detailwissen ansprechen. Damit das nicht so trocken wird, habe ich mich dazu entschlossen, den Artikel in Form eines Dialoges zwischen einem blinden EDV-Berater und einem wissensdurstigen PDF-Neuling zu verfassen. Rechtliche Hinweise 1. Das vorliegende Dokument ist geistiges Eigentum des Autors Oliver Nadig (Marburg). Es darf für den privaten Gebrauch kostenlos genutzt und beliebig kopiert werden. 2. Das Dokument darf nur unverändert und nur kostenlos an Dritte weiter gegeben werden. 3. Dritten ist der Vortrag und die Weitergabe des Dokuments im Rahmen von EDV-Schulungen, Seminaren, Workshops, Weiterbildungen und ähnlichen Veranstaltungen nur gestattet, wenn entweder die Teilnahme kostenlos ist oder die entsprechende Veranstaltung von einer Organisation der Blinden- und Sehbehindertenselbsthilfe durchgeführt wird. 4. Der Text wurde mit Sorgfalt erstellt, trotzdem sind Irrtümer nicht aus zu schließen. Der Autor haftet nicht für eventuelle Fehlinformationen und Schäden, die unmittelbar oder mittelbar durch die Nutzung des vorliegenden Dokumentes entstehen könnten. 1. Klagelied eines frustrierten PDF-Neulings "Wer hat bloß dieses PDF erfunden", fragt - nein seufzt der blinde Herr in mittleren Jahren, der mir in meiner EDV-Sprechstunde für blinde und sehbehinderte Computernutzer gegenübersitzt. "Das PDF (die Abkürzung steht übrigens für Portable Document Format) wurde im Jahre 1993 von der Firma Adobe Systems Incorporated erfunden", könnte ich meinem Gesprächspartner antworten, aber das würde seine Probleme, die er mir bereits geschildert hat, nicht lösen. Mein Besucher ist seit einigen Wochen stolzer Besitzer eines blindengerecht ausgerüsteten Computerarbeitsplatzes. Das bedeutet zunächst einmal, dass auf seinem Schreibtisch ein handelsüblicher Computer mit Monitor und einem Paar Lautsprecherboxen steht. Neben dem Betriebssystem Windows XP, der Textverarbeitung Microsoft Word und einigen weiteren Anwendungsprogrammen ist auf der Festplatte des Computers noch eine für meinen Besucher absolut notwendige Software installiert, nämlich ein so genanntes Bildschirmausleseprogramm (auch Screenreader genannt). Da Seite 3 von 84

4 mein Gast als blinder Computernutzer den Bildschirminhalt optisch nicht wahrnehmen kann, sorgt der Screenreader dafür, dass die Informationen, die auf dem Computermonitor zu sehen sind, aufbereitet und über eine Sprachausgabe und eine so genannte Braillezeile wiedergegeben werden. Die Sprachausgabe ist eine - meist bereits in den Screenreader integrierte - Software. Ihre meist gut verständliche und zuweilen recht angenehme Stimme wird über die Lautsprecher des Computers ausgegeben. Die Braillezeile ist ein meist platzsparend unter der PC-Tastatur stehendes flaches elektronisch gesteuertes Ausgabegerät, das mit Hilfe einer Vielzahl von Stiften Blindenschriftbuchstaben formt, die mit den Fingern ertastet werden. Da die Stifte bei Bedarf jederzeit entweder unter der Oberfläche verschwinden oder wieder daraus hervorgeschoben werden können, lässt sich dort, wo eben noch ein alter Buchstabe zu fühlen war, ein Neuer Formen, wenn sich beispielsweise der Bildschirminhalt ändert. Je nach Breite der Braillezeile können dort gleichzeitig zwischen 20 und 80 Zeichen abgebildet werden - in jedem Falle aber maximal eine Bildschirmzeile, wovon das Gerät seinen Namen erhalten hat. Zusätzlich hat sich mein blinder Gesprächspartner auch einen Scanner angeschafft. Sein Besitzer kann sich damit unter Verwendung einer Texterkennungssoftware Briefe, Bücher, Zeitschriften und sonstige gedruckte Schriftstücke aller Art zugänglich machen. Dazu erstellt der Scanner zunächst ein Bild von der Textseite, die auf seine Glasplatte gelegt wurde und überträgt es an den Computer. Dort kümmert sich dann die Texterkennungssoftware darum, dass die auf dem Seitenabbild sichtbare Schrift in ein Textdokument verwandelt wird. Dieser elektronische Text wird dann mit Hilfe des Screenreaders über die Sprachausgabe und die Braillezeile wiedergegeben. Nun hat sich mein Besucher also mit seinen Geräten angefreundet, hat unter Verwendung seines Scanners schon so manchen Text gelesen, hat in Word schon so manchen Brief an Bekannte geschrieben, ist sogar ins Internet vorgedrungen und hat dort - oh Schreck - Bekanntschaft mit PDF- Dokumenten gemacht. "Zusatzinformationen zur letzten Wissenschaftssendung auf meinem Lieblingsradiosender, eine Broschüre über die Rentenreform, die Bedienungsanleitung zu meinem Fernseher, deren Original ich letztes Jahr irgendwie verlegt habe - sogar die Abwassergebührenordnung meiner Heimatgemeinde - alles habe ich im Internet gefunden, aber immer nur als PDF-Datei!" "Welche Probleme gab es denn beim Lesen dieser Dokumente", frage ich und ahne schon, was da kommen würde. "Eine ganze Menge - und jedes Mal was Anderes!", kam prompt die erwartete Antwort. "Es fängt schon damit an, dass sich die PDF-Dateien im Internet immer automatisch öffnen, was ich gar nicht will. Manchmal kann ich nur die erste Seite der PDF-Datei lesen - ab und zu noch nicht mal die! In der Seite 4 von 84

5 Rentenbroschüre waren alle Sätze und Absätze durcheinander. Bei der Abwassergebührenordnung und bei der Bedienungsanleitung zu meinem Fernseher kamen sogar Fehlermeldungen. Beim Abwassertext hat meine Sprachausgabe irgendwas davon erzählt, dass das Dokument leer zu sein scheint - das kann doch aber wohl nicht ganz stimmen. Bei der Bedienungsanleitung wurde etwas von Sicherheitseinstellungen geplappert, die angeblich das Lesen des Dokuments verhindern würden. Ein verflixter Kram ist das mit dem PDF!" Mir wird sofort klar, dass ich ganz am Anfang beginnen muss, wenn ich dem verzweifelten Herrn helfen möchte, seine PDF-Dokumente so weit wie möglich in den Griff zu bekommen. Also fange ich mit einer oft geprobten Vorrede an: "Da haben wir ja gleich einen ganzen Sack voller Ärgernisse. Alle Probleme, die Sie schildern, habe ich entweder selbst schon beim Umgang mit PDF- Dateien gehabt oder ich kenne andere blinde Computernutzer, die über diese Schwierigkeiten und Fehlermeldungen berichtet haben. Wenn Ihnen bei Ihrem Kampf mit den PDF-Dateien allerdings eine sehende Person über die Schulter geschaut hätte, wäre sie etwas verwundert über Ihre Schwierigkeiten gewesen, denn am Bildschirm war mit Sicherheit in jedem Fall ein optisch ansprechender Text zu sehen." "Das glaube ich Ihnen ja aufs Wort. Aber wie kann es denn sein, dass wir Benutzer eines Screenreaders so viele Probleme mit etwas haben, das für Sehende die einfachste Sache der Welt zu sein scheint?" "Das liegt meistens in der Natur der PDF-Dokumente selbst und sehr viel seltener daran, dass unsere Bildschirmausleseprogramme Mängel aufweisen." "Muss ja eine sehr vielseitige Natur sein, wenn es bei einigen PDF- Dokumenten fast gar keine Probleme gibt und mit Anderen scheinbar überhaupt nicht geht." "Mit dem Stichwort 'Vielfalt' haben Sie in der Tat den Nagel auf den Kopf getroffen. Man kann nämlich buchstäblich auf tausend Wegen zu einer PDF- Datei gelangen." "Tatsächlich? Ich hatte mir das so ähnlich wie bei der Textverarbeitung in Microsoft Word vorgestellt. Da habe ich doch ein einziges Programm, mit dem ich Dateien erstelle, die dann die Endung '.doc' bekommen und die dann als Word-Dokumente bezeichnet werden." "Bei PDF-Dateien ist das ein wenig anders. Es gibt zwar Programme, in denen Sie ein Dokument erstellen und dann direkt als PDF-Datei abspeichern können. Das Bekannteste und am besten dafür geeignete Programm stammt von den Erfindern der PDF-Dokumente selbst, also von der Firma Adobe Systems und heißt Adobe Acrobat. Das gibt es jetzt aktuell schon in der Version sieben." Seite 5 von 84

6 "Mein Computer öffnet PDF-Dokumente immer mit einem Programm namens Adobe Reader, Version Bedeuten Adobe Acrobat und Adobe Reader das gleiche?" "Nein, aber aufgrund der Namensähnlichkeit sind Verwechslungen nur all zu verständlich! Hinzu kommt noch, dass das Programm erst seit der Version 6.0 Adobe Reader heißt, bis zur Version 5.1 aber auf den Namen Adobe Acrobat Reader hörte. Der Adobe Reader ist ein kostenloses Programm, mit dem Sie PDF- Dokumente zwar lesen, aber nicht selbst erstellen können. Sie bekommen den Adobe Reader über das Internet, er ist aber auch auf vielen Programm- CDs enthalten, weil mittlerweile zahlreiche Software-Handbücher als PDF- Datei zur Verfügung gestellt werden. Der Adobe Reader ist das einzige PDF- Anzeigeprogramm, das mit Screenreadern direkt zusammen arbeitet. Versuchen Sie also nicht, sich mit Hilfe anderer Software PDF-Dokumente vorlesen zu lassen - der Versuch ist zum Scheitern verurteilt. Vergessen Sie nie, dass der Adobe Reader kein Textverarbeitungsprogramm, sondern nur ein Betrachter, ein so genannter Viewer ist." "Dann vermute ich mal, dass die Software namens Adobe Acrobat, mit der man PDF-Dokumente nicht nur anschauen, sondern auch erstellen kann, eine Kleinigkeit kostet." "Ja, und das nicht zu knapp! Das Produkt Adobe Acrobat gibt es einmal in der Standard-Version, die aber schon über 400 Euro kostet. Die Professional Edition kostet sogar über 600 Euro. Die Finanzen sind übrigens der Knackpunkt: Mit Hilfe von Adobe Acrobat lassen sich zwar hervorragend zugängliche PDF-Dokumente erstellen; Da die Software aber so teuer ist, wird sie nur von wenigen PDF-Autoren eingesetzt, die lieber auf kostengünstigere oder kostenlose Möglichkeiten zur PDF-Erstellung zurück greifen, Leider liefern die kostengünstigen und kostenlosen Programme aber im Durchschnitt sehr viel schlechter zugängliches PDF." "Dann habe ich wohl schon mit ein paar schlecht zugänglichen PDF-Dateien Bekanntschaft gemacht. Bestimmt haben wir im Laufe unseres Gespräches noch Gelegenheit zu besprechen, auf welchen unterschiedlichen Wegen PDF-Dateien erzeugt werden können und mit welchen Programmen man die am besten für Screenreader geeigneten Dokumente produziert. Für den Augenblick interessiert mich aber mehr, wie ich diese Dateien vernünftig lesen kann. Gut: Es gibt viele Erstellungsmöglichkeiten für PDF-Dateien, Aber ich selbst benutze doch immer denselben Screenreader und immer den selben Viewer, nämlich den Adobe Reader Wodurch unterscheiden sich denn nun genau die für mich gut zugänglichen - also gut lesbaren - PDF-Dokumente von den schlecht Zugänglichen?" "Zunächst müssen wir uns darüber klar werden, dass das PDF ein Schaukasten-Dokumentformat ist. Ich meine damit folgendes: PDF ist so beschaffen, dass die entsprechenden Dokumente auf allen Betriebssystemen und in allen Anzeigeprogrammen stets gleich aussehen, und zwar so, wie es der Autor wünscht. Dazu bettet er einfach die Seite 6 von 84

7 Informationen über das optische Erscheinungsbild, die verwendeten Schriftarten, die benötigten Bilder und vieles mehr in sein Dokument ein. PDF ist nahezu ein Allesfresser, wenn es um Schrift und Grafik geht. Diese erzwungene Unveränderbarkeit des Erscheinungsbildes kann im übertragenen Sinne so gedeutet werden, als würde jemand ein Dokument in eine Glasvitrine hängen, um es vor beabsichtigten oder unbeabsichtigten Veränderungen zu schützen. Dies steht natürlich im Widerspruch zu den Bedürfnissen blinder und sehbehinderter Computeranwender: Sehbehinderte müssen ihre Bildschirmeinstellungen wie Farben, Kontraste und Schriftgrößen stets individuell an ihre Sehbehinderung anpassen, Blinde benötigen zum Lesen eines PDF-Dokumentes einen Screenreader, der den Inhalt Sprachausgaben- und braillezeilengerecht umformt. Denken Sie in diesem Zusammenhang nur einmal daran wie wichtig es für Sie als Nicht-Sehenden bei einem Museumsbesuch ist, dass die Ausstellungsstücke aus ihren Vitrinen geholt werden, damit sie Sie betasten können." "Das leuchtet mir ein: PDF-Dateien sind wie Ausstellungsgegenstände, die in Schaukästen oder hinter Absperrungen vor mir in Sicherheit gebracht wurden, und es scheint nicht eben einfach zu sein, eine Ausnahmegenehmigung zu erhalten, sie anfassen zu dürfen. Worin liegen denn nun aber konkret die Barrieren, die potentiell zwischen mir und dem Inhalt meiner PDF-Dokumente liegen?" "Es lassen sich die folgenden sieben Punkte benennen, in denen sich ein schlecht zugängliches von einem gut zugänglichen (barrierefreien) PDF- Dokument unterscheidet: 1. Der Inhalt liegt nicht als Text, sondern als Grafik vor: Sie wissen, dass ein Screenreader nur mit solchen Informationen etwas anfangen kann, die als Text vorliegen; Grafiken kann ein Bildschirmleseprogramm dagegen nicht erkennen. Nun ist es technisch aber möglich, einen Text mit Hilfe eines Scanners elektronisch zu erfassen, ihn als reine Grafik zu speichern und daraus ein PDF-Dokument zu erstellen. Dieses kann Ihnen Ihr Screenreader aber nicht vorlesen, da es rein grafisch ist. Auch für sehende Benutzer haben grafische PDF- Dateien einen gravierenden Nachteil: Der Text kann zwar mit den Augen gelesen, aber nicht nach bestimmten Wörtern durchsucht werden, weil die Buchstaben ja keine echten Textzeichen, sondern Bestandteile eines Bildes sind. Für einen Screenreader jedenfalls ist ein grafisches Dokument leer und damit unzugänglich. Das dürfte auch auf die Abwassergebührenordnung zutreffen, von der Sie eingangs gesprochen haben. Barrierefreie PDF-Dokumente bestehen immer aus 'echtem' Text, also aus einer Menge 'echter' Zeichen, in denen nach Textpassagen gesucht werden kann. Grafische PDF-Dokumente können Sie sich nur mit Hilfe spezieller Texterkennungsprogramme zugänglich machen. Dies Seite 7 von 84

8 besprechen wir ausführlich in Abschnitt 5.4 Aber bereits die Autoren können grafische und damit unzugängliche PDF-Dokumente zugänglich machen, indem Sie ihre Dokumente nach dem Scannen per Texterkennung umwandeln lassen. Dies besprechen wir in Abschnitt Fehlende Informationen über die logische Dokumentstruktur: Nehmen Sie einmal an, dass Sie mit Hilfe von Microsoft Word einen Brief an Ihre normalsichtige Tante Elvira schreiben. Indem Sie über die Tastatur die notwendigen Zeichen eintippen, erzeugen Sie den Inhalt des Briefes. Indem Sie Text einrücken, fett drucken, unterstreichen oder bestimmte Textteile in anderer Schriftart und Schriftgröße darstellen, geben Sie ihrem Brief seine äußere Form: Sein Layout. Wenn Tante Elvira den Brief mit den Augen überfliegt kann sie anhand seines Layouts sofort erkennen, welcher Text welchen Sinn erfüllt. Beispielsweise kann sie sofort sehen, wo auf dem Papier sich Adressangaben, Anrede, Fließtext und Grußformel befinden. Das kann sie aber nur deshalb, weil sie über den allgemeinen Aufbau eines Briefes und seine Bestandteile bescheid weiß. Tante Elvira kann also durch einen einzigen Blick auf den Brief seinen logischen Aufbau aus Adressblöcken, Anrede, Fließtext und Grußformel erkennen, ohne dass diese Informationen über die Dokumentstruktur in der Word-Datei enthalten sind. Wer nichts über den logischen Aufbau eines Briefes wüsste, der würde in ihrem Word-Dokument auch keine Hinweise darauf finden. Sie können gerne sagen, dass das bei einem Brief auch gar nicht so schlimm ist, aber stellen Sie sich statt des Briefes einen längeren Referatstext, eine Hausarbeit oder einen wissenschaftlichen Artikel vor. Derartige Dokumente sind normalerweise mit Hilfe verschiedener Überschriften-Ebenen hierarchisch gegliedert und enthalten Nummerierte Listen, Aufzählungen, Fußnoten, Tabellen und vieles mehr." "Solche Artikel kenne ich aus dem Internet. Da werden mir aber die Überschriften, Nummerierungen, Listen und Tabellen immer brav von meinem Screenreader vorgelesen." "So ist es. Das liegt daran, dass in diesen Texten neben dem reinen Inhalt und den Informationen über das Layout auch Angaben über die logische Dokumentstruktur enthalten sind. Diese Angaben werden in Form von Markierungen in die Dokumente eingebettet und im Fachjargon als Tags bezeichnet. In den Internet-Dokumenten sind also nicht nur Informationen zum optischen Erscheinungsbild hinterlegt sondern auch Tags, die beispielsweise sagen: 'Dies hier ist eine Überschrift' oder 'das hier ist ein Fließtextabsatz' oder 'jetzt kommt eine Tabelle mit drei Spalten und fünf Reihen'. Ihr Screenreader wertet diese Tags aus und liest Ihnen den Text entsprechend strukturiert vor." "Ich glaube ich verstehe: Wenn ich mit meinem Screenreader ein Dokument lese, dem diese strukturierenden Tags fehlen, kann zwar vielleicht der Sehende anhand des Layouts erkennen, ob ein bestimmter Textteil eine Überschrift, eine Aufzählung oder eine Tabellenzelle sein soll, Seite 8 von 84

9 aber mein Screenreader kann das nicht, weil er kein intuitives Wissen über die Regeln der Textgestaltung hat." "Vollkommen korrekt. Gut zugängliche PDF-Dokumente enthalten Tags, die dem Screenreader erstens die logische Dokumentstruktur mitteilen und zweitens Auskunft darüber geben, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Textblöcke auf den jeweiligen Textseiten vorgelesen werden müssen. Die Anwesenheit von Tags wirkt sich aber nicht nur positiv auf das Vorlesen durch eine Sprachausgabe, sondern auch auf die Qualität von Dateien aus, die durch die Umwandlung von PDF- Dokumenten in ein anderes Dokumentformat entstehen. Schlecht zugängliche PDF-Dateien sehen zwar am Bildschirm schön aus, sind aber inhaltlich nicht strukturiert, weil sie keine Tags enthalten. Sie haben keine Chance, sich absatz- oder überschriftenweise in einem solchen Dokument zu bewegen. Die Texte werden ohne logische Gliederung 'in einem Rutsch' vorgelesen. Was aber noch viel schlimmer ist: Die Reihenfolge, in der die Textteile vorgelesen werden müssen, stimmt unter Umständen nicht mehr. Bei Texten, deren Seiten mehrere Textspalten aufweisen, wobei die Spalten womöglich noch durch Bilder und über die ganze Seitenbreite verlaufende Überschriften unterbrochen werden, werden Absätze durcheinander gewürfelt, Textpassagen in falscher Reihenfolge vorgelesen und es werden Tabellen 'zerpflückt'. Das trifft vermutlich auf die Rentenbroschüre zu, von der Sie gesprochen haben." "Aha, dann ist das also vergleichbar mit der Situation, die ich manchmal beim Einscannen von mehrspaltigen Zeitschriften- und Zeitungsseiten habe: Da wird mir der Text einer Seite ab und zu auch in verkehrter Reihenfolge vorgelesen oder es werden Tabellen 'zerrissen." "Genau richtig! Während ein normalsichtiger Mensch ohne Mühe die Lesereihenfolge (Lesefolge) der verschiedenen Textblöcke auf einer Seite bestimmen kann, versagen Texterkennungsprogramme und Screenreader beim Entziffern mehrspaltiger Textseiten hin und wieder." "Beim Einscannen mehrspaltiger Seiten kann ich die Probleme ja notfalls dadurch lösen, dass ich das Blatt von einem Sehenden entsprechend zerschneiden lasse. Gibt es denn für mehrspaltige PDF-Dokumente auch eine Lösung." "Zumindest gibt es Lösungsversuche. Die bespreche ich mit Ihnen, wenn wir uns in Teil vier im Abschnitt 4.2 ausführlich mit dem Adobe Reader beschäftigen. Außerdem vertiefen wir das Thema 'Tags' aus einer eher theoretischen Sicht in Abschnitt 6.3. Kommen wir aber zunächst einmal zum dritten der sechs Probleme im Zusammenhang mit schlecht zugänglichen PDF-Dokumenten. 3 Zugriffsfeindlicher Dokumentschutz: Wie bereits erwähnt, kann der Autor den Inhalt seines PDF-Dokumentes schützen. Obwohl man es auf dem Bildschirm sehen und sich darin bewegen kann, lässt sich mit Hilfe der PDF-Sicherheitsmechanismen Seite 9 von 84

10 insbesondere das Ausdrucken und das Kopieren von Dokumentinhalten in die Zwischenablage verbieten. Der Autor kann beim Schützen eines Dokumentes so ungeschickt vorgehen, dass dem Screenreader der Zugriff auf sämtlichen Dokumentinhalt ebenfalls verweigert wird. In diesem Fall kann das Dokument zwar von sehenden Personen mit den Augen, nicht aber von einem blinden Computeranwender mittels Screenreader gelesen werden. In diesem Fall kann man versuchen, den Text des Dokumentes mit Hilfe von Programmen zu extrahieren, die die Sicherheitsmechanismen ignorieren. Wir besprechen die Handhabung derartiger Software in Abschnitt 5.3. Zugängliche PDF-Dokumente verwenden Schutzmechanismen, die den Zugriff des Screenreaders auf den Dokumentinhalt nicht verhindern und damit sowohl dem Schutzbedürfnis des Autors als auch dem Informationsbedürfnis des Screenreader-Nutzers Rechnung tragen. Nähere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in Abschnitt 6.2. Nun zum vierten Problem Fehlende Navigationsmöglichkeiten: In längeren Texten will man sich nicht nur zeilen- und seitenweise bewegen können; von Dokumenten in modernen Dateiformaten wie HTML (Internetseiten) oder DOC (Microsoft Word) erwarten wir, dass uns interne Querverweise (Links) zur Verfügung stehen. Beispielsweise sollte es ein Inhaltsverzeichnis geben, dessen Einträge Querverweise zu den einzelnen Dokumentabschnitten darstellen. Auch im Text erwarten wir immer wieder Links zu anderen Textstellen, wenn darauf verwiesen wird. Mit anderen Worten: In einem komplexeren Dokument sollte man sich nicht nur auf physischer Ebene zeilen- und seitenweise, sondern auch auf logischer Ebene kapitel- und abschnittsweise bewegen können. Dies ist auch in gut strukturierten PDF-Dokumenten mit Hilfe von Querverweisen möglich. Schlecht zugängliche PDF-Dokumente wurden ohne Querverweise erstellt. Wie Sie PDF-Querverweise beim Lesen im Adobe Reader benutzen, erfahren Sie in Abschnitt 4.2. Nun zum fünften Problem Fehlende Umflusskontrolle bei Textvergrößerung: Sehbehinderte Computerbenutzer verwenden neben spezieller Vergrößerungssoftware oftmals auch die vom jeweiligen Programm selbst zur Verfügung gestellten Zoom-Funktionen. Dabei vergrößert sich natürlich nur die Schrift, während der verfügbare Platz im Programmfenster gleich bleibt. Um den gesamten Inhalt zu lesen, muss das Dokument unter Umständen im Fenster horizontal gescrollt werden. In einer solchen Situation wünschen sich Sehbehinderte ein Dokument, das unabhängig von der eingestellten Vergrößerungsstufe stets komplett im Fenster sichtbar bleibt. Dies kann nur so realisiert werden, dass sich Zeilenumbrüche, Textspalten und Tabellen automatisch und intelligent umorganisieren. Die Anordnung von Textblöcken wird dabei also je nach Seite 10 von 84

11 Textvergrößerung sinnvoll verändert. Diesen Vorgang nennt man 'umfließen'. Für Sehbehinderte Schlecht zugängliche PDF-Dokumente enthalten keinerlei Informationen darüber, wie sich ihr Inhalt bei veränderter Darstellungsgröße am Bildschirm dynamisch umordnen muss, sie haben ein schlechtes Umfließverhalten. Gut zugängliche PDF-Dateien umfließen automatisch bei veränderter Dokumentanzeigegröße. 6. Darstellungsprobleme bei selbst gewähltem Farbschema im Zusammenhang mit farbigen Texthinterlegungen: Diese für sehbehinderte Computeranwender relevante Problematik wird sehr anschaulich auf den Seiten des Projektes "Barrierefrei Informieren und Kommunizieren" (BIK) dargestellt, weshalb ich hier daraus zitieren möchte:... so bietet der Adobe Reader zwar die für viele sehbehinderte Benutzer wichtige Möglichkeit, die Farben von PDFs anzupassen. Die Benutzereinstellungen beeinflussen jedoch nur den Seitenhintergrund und die Textfarbe - nicht aber Hintergrundflächen wie zum Beispiel farbig (oder auch weiß) hinterlegte Spalten oder Textkästen. Dadurch kann Text unter Umständen unlesbar werden, weil Schrift und Hintergrund in der gleichen Farbe angezeigt werden. Ein Beispiel: Bei einem Textkasten mit gelbem Hintergrund und schwarzer Schrift führt die Einstellung "Gelber Text auf schwarz" zu unsichtbarer Schrift, denn nur der Seitenhintergrund wird schwarz, der Kasten bleibt jedoch Gelb. Das Ergebnis: gelbe Schrift auf gelbem Hintergrund. Für die genannte Problematik ist nicht der PDF-Autor, sondern ein Fehler in der Adobe-Software verantwortlich. Einstweilen empfiehlt es sich keine farbigen Hintergründe und Texthinterlegungen zu verwenden. 7. Schlechte Zeichencodierung: während sehende Computerbenutzer Schriftzeichen an ihrem optischen Erscheinungsbild erkennen, identifizieren Screenreader Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen anhand einer festgelegten Zahl. Dabei muss jedem Buchstaben eindeutig genau eine Zahl und jeder Zahl eindeutig genau ein Buchstabe zugeordnet sein. Vielleicht wissen Sie, dass es in der Schrift der Sehenden üblich ist, bestimmte Buchstaben dann näher aneinander zu rücken, wenn sie in bestimmten Kombinationen vorkommen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein großes 'T' und ein kleines 'e' oder zwei kleine 'f' aufeinander folgen. Diese Buchstaben- Aneinanderrückungen werden als Unterschneidungen und als Ligaturen bezeichnet. Manche Zeichensätze verwenden für Ligaturen und Unterschneidungen eigene Zahlenbezeichnungen, die aber nicht eindeutig sind. Die Folge: Muss ein Screenreader einen Text mit Ligaturen und Unterschneidungen vorlesen, der unter Verwendung eines derartigen ungünstigen Zeichensatzes codiert wurde, spricht er für jede Ligatur und jede Unterschneidung unverständlichen 'Buchstabensalat'. Seite 11 von 84

12 Gut zugängliche PDF-Dokumente verwenden Zeichensätze, die Ligaturen und Unterschneidungen entweder gar nicht separat codieren oder die ihnen zumindest eindeutige zahlen zuordnen, so dass der Text von einem Screenreader problemlos erkannt wird. Auch beim Umwandeln von PDF in ein anderes Dokumentenformat gibt es dann keine Schwierigkeiten." "Sie haben einzelne Abschnitte des vor uns liegenden Gespräches erwähnt. Wie sieht denn die grobe Gliederung Ihrer Beratung insgesamt aus?" "Sie haben schon gemerkt, dass Sie nicht mit einem einzigen Programm auskommen, wenn Sie sich insbesondere auch problematische, also unzugängliche, PDF-Dateien erschließen müssen. Welche Software Sie installieren sollten, wo Sie sie erhalten und wie die Installation und die Konfiguration der Programme vor sich geht, besprechen wir zunächst im folgenden Teil zwei. Faustregeln dafür, unter welchen Umständen bzw. bei welchen Problemen Sie welches Programm auf eine bestimmte PDF-Datei loslassen, diskutieren wir in Teil drei. In Teil fünf reden wir dann darüber, wie diese Programme bedient werden, nachdem wir uns in Teil vier den Geheimnissen des Adobe Readers gewidmet haben. In Teil sechs möchte ich Ihnen noch ein wenig mehr Hintergrundwissen über PDF im Allgemeinen geben, weil Sie danach gefragt haben. Wir werden daraus auch ein paar Kriterien für zugängliche PDF- Dokumente ableiten, die Sie als konkrete Tipps an PDF-Autoren weiter geben können. Abschließend ziehen wir in Teil sieben Bilanz - und ich nenne Ihnen ganz zum Schluss weiterführende Literatur, falls Sie das heute erworbene Wissen vertiefen möchten." "Da haben wir ja noch eine Menge vor uns. Vieles habe ich aber auch schon in der Einleitung unseres Gespräches gelernt. Lassen Sie es mich noch einmal kurz zusammenfassen..." 1.1. Zusammenfassung von Teil 1 1. "PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format und bezeichnet ein von der Firma Adobe Systems entwickeltes Dokumentenformat. Es handelt sich um ein 'Schaukasten-Format', weil das optische Erscheinungsbild der Dokumente im Mittelpunkt steht. 2. Die für uns blinde und sehbehinderte Computernutzer barrierefreien (also gut zugänglichen) PDF-Dokumente unterscheiden sich in bis zu sieben Eigenschaften von den schlecht Zugänglichen - sie enthalten: Seite 12 von 84

13 a) Text, der nicht als Grafik, sondern als Buchstabenfolge abgespeichert und damit durchsuchbar ist; b) Informationen über den logischen Dokumentaufbau, sogenannte Tags, die es dem Screenreader ermöglichen, auch komplex gestaltete PDF-Texte strukturiert und in richtiger Lesefolge wieder zu geben; c) Schutzmechanismen, die nicht auch gleichzeitig dem Screenreader den Zugriff auf das Dokument verwehren; d) Navigationsmöglichkeiten in Form von Querverweisen, die das kapitel- und abschnittsweise Bewegen im Dokument unterstützen; e) Informationen, die das automatische Umfließen eines Dokumentes beim Schriftvergrößern unterstützen; f) möglichst keine farbigen Hintergründe und Texthinterlegungen, damit durch einen generellen Fehler in den Software-Produkten von Adobe Text bei Verwendung eines benutzerdefinierten Farbschemas nicht in der gleichen Farbe wie sein Hintergrund angezeigt wird und dadurch verschwindet; g) ausschließlich solche Zeichensätze, bei denen jedes Zeichen oder jede Zeichenkombination eindeutig einer festen Zahl zugeordnet ist. 3. Zum direkten Lesen von PDF-Dokumenten mit einem Screenreader kommt als einziges Betrachtungsprogramm (als sogenannter Viewer) der Adobe Reader in Frage, der von der Firma Adobe Systems kostenlos zur Verfügung gestellt wird. 4. I einigen Fällen kann es günstig sein, die PDF-Datei in ein zugänglicheres Dokumentenformat wie 'nur Text', 'Word' oder 'RTF' um zu wandeln. Hierzu stehen neben dem Adobe Reader einige weitere Programme zur Verfügung. 5. Den Inhalt von PDF-Dokumenten, die aus reiner Grafik bestehen kann man sich nur unter Einsatz einer Texterkennungssoftware zugänglich machen." "Das haben Sie so gut zusammen gefasst, dass wir gleich zum nächsten Abschnitt übergehen können. Ich möchte übrigens im Folgenden zwei Kürzungen im Zusammenhang mit den häufig vorkommenden Bezeichnungen 'Adobe Reader' bzw. 'Acrobat Reader' verwenden: 1. Wenn ich von 'A.R.' spreche, meine ich eine beliebige Version des Adobe Readers oder des Acrobat Readers. 2. Setze ich noch eine Zahl hinter 'A.R.', so meine ich eine ganz bestimmte Version oder Generation des Adobe Readers bzw. Acrobat Readers. Das Kürzel 'A.R.7' bezeichnet die aktuelle Programmversion 7; die Abkürzung 'A.R.5' soll für 'Acrobat Reader, Version 5' stehen." 2. Nützliche Software zum Lesen und Umwandeln von PDF-Dateien Seite 13 von 84

14 "Jetzt also zu der kleinen Programmsammlung, die Sie zum Arbeiten mit PDF-Dateien auf Ihrem PC installiert haben sollten. Zunächst nenne ich Ihnen die einzelnen Programme, dann beschreibe ich, wie sie installiert werden: 1. Da wäre zunächst natürlich der Adobe Reader (A.R.) selbst, mit dessen Installation und Konfiguration wir uns in Abschnitt 2.1 befassen. Die Version 6.02 dieses Programms haben Sie ja bereits auf Ihrem Rechner installiert. Ich würde Ihnen aber ein Update auf die neueste Version (derzeit 7.05) empfehlen. Mit dem A.R. können Sie PDF-Dateien direkt lesen, sie aber auch: a) Unter Beibehaltung des Layouts über die Zwischenablage ins Format 'Word' bzw. 'RTF' konvertieren b) Unter weitgehendem Verlust der Textstrukturmerkmale per Menübefehl als reine Textdatei abspeichern. c) Sollen bei einer Konvertierung vom PDF- Ins Textformat Leerzeilen und einige weitere Texteigenschaften erhalten bleiben, brauchen Sie ein anderes Umwandlungsprogramm, nämlich: 2. Das Programm PDFToText, das im Programmpaket XPDF enthalten ist. PDFToText ist beim Konvertieren wesentlich schneller als der A.R. Mit der Installation von XPDF beschäftigen wir uns in Abschnitt 2.2. Macht es der Autor einer PDF-Datei durch die Aktivierung diverser Sicherheitseinstellungen dem Screenreader unmöglich, an den Inhalt des Dokumentes zu gelangen, weigern sich sowohl der A.R., als auch das Programm PDFToText, das Dokument in andere Formate um zu wandeln. Dann benötigen Sie zusätzlich: 3. Das Programmpaar AFPL GhostScript/GSView. Das Programm AFPL GhostScript selbst verfügt nicht über eine grafische Benutzeroberfläche. Diese liefert GSView, deshalb werden beide Programme nacheinander installiert. Wie - das erfahren Sie in Abschnitt 2.3. Wenn ein PDF-Dokument jedoch aus reiner Grafik besteht, nützen uns all die bisher genannten Programme nichts. Dann brauchen wir: 4. Eine Texterkennungssoftware. Ich möchte Ihnen sogar zwei Programme kurz vorstellen. Zum Einen das handelsübliche 'Omnipage Pro', zum Anderen das speziell für Blinde und Sehbehinderte entwickelte 'An Open Book'. Installation und Konfiguration von Omnipage beschreibe ich in Abschnitt 2.4. Die Installation der genannten Programme ist in allen Fällen absolut unkompliziert. Mit Ausnahme des Programmpaketes XPDF, greifen nämlich sämtliche Produkte bei der Installation auf den Windows Installer zurück. Das ist ein fester Bestandteil des Betriebssystems Windows, der Sie beim Aufspielen einer Software mit einer Benutzeroberfläche namens Install Shield Wizard unterstützt. Der Install Shield Wizard, den ich im Folgenden einfach als Installationsassistenten bezeichnen möchte, leitet Sie Schritt für Schritt durch die Programminstallation. Dazu werden mehrere Fenster in einer ganz bestimmten Reihenfolge angezeigt. Sobald Sie in einem Fenster alle Eingaben bzw. Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit Hilfe der Schaltfläche 'Weiter' zum nächsten Fenster gelangen. Möchten Sie Seite 14 von 84

15 nachträglich zu einem vorangehenden Schritt zurück kehren, so ist dies jederzeit über die Schaltfläche 'Zurück' möglich. "Fast alle professionellen Programme nutzen übrigens den Install Shield Wizard. Damit ist gewährleistet, dass jede Installation - unabhängig vom konkreten Programm - stets nach dem gleichen Schema abläuft." "Alles klar! Dann mal los." 2.1. Installation und Konfiguration des Adobe Readers "Da Ihre PC-Ausstattung die Systemvoraussetzungen zur Installation der neuesten Version des Adobe Readers erfüllt, würde ich Ihnen das Update von der vorhandenen Version 6.02 auf die derzeit aktuelle Version 7.05 empfehlen." "Stellt denn der A.R.7 so hohe Ansprüche ans System?" "Nun, das Betriebssystem Windows 98 wird vom A.R.7 nicht mehr unterstützt. Benutzer von Windows 98 müssen also mit der Version 6 des Programms Vorlieb nehmen." "Wo bekomme ich denn die Version 7 her?" "Grundsätzlich finden Sie alle verfügbaren A.R.-Versionen Zum Herunterladen im Internet unter der Adresse Sollte sich diese Adresse mittlerweile geändert haben, beginnen Sie bei der Startseite der Firma Adobe Systems unter der Adresse Achtung! Von jeder Programmversion des A.R. gibt es Varianten, die keine Unterstützung für Screenreader enthalten. Diese für Sie ungeeigneten Spielarten heißen beim A.R.7 'Basic Version'. Sie benötigen hingegen eine Vollversion mit Screenreader-Unterstützung. Achten Sie deshalb darauf, dass im Namen der Datei, die Sie letztendlich herunterladen, der Namensbestandteil 'Full' vorkommt. Auf der Download-Seite bestimmen Sie über Ausklapplisten zunächst, für welches Betriebssystem, welche Betriebssystemversion und welche Landessprache Sie einen A.R. benötigen. Danach geben Sie über eine Gruppe von Auswahlschaltern die A.R.-Version an (die Aktuellste ist immer voreingestellt). Über zwei standardmäßig aktivierte Kontrollfelder bestimmen Sie, welche Zusatzkomponenten ebenfalls im Download-Paket enthalten sein sollen. Wählbar sind das Programm 'Adobe PhotoShop' sowie die 'Yahoo Toolbar'. Falls Sie nicht absolut sicher sind, dass Sie die beiden genannten Zusatzkomponenten benötigen, deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollfelder. Beginnen Sie den Download schließlich über den entsprechenden Link unterhalb des Formulars. Beachten Sie dabei, dass das Download-Paket vermutlich mehr als 20 Megabyte groß ist. Speichern Sie das Programm auf Ihrer Festplatte in einem Ordner, den Sie schnell Wieder finden. Seite 15 von 84

16 Nachdem der Download abgeschlossen ist, öffnen Sie die heruntergeladene Datei über den ARBEITSPLATZ oder den WINDOWS EXPLORER. Damit Starten Sie den Installationsvorgang. Durch die Installation von A.R.7 wird übrigens ein eventuell auf dem System noch vorhandener A.R.6 automatisch deinstalliert. Zur Installation, durch die Sie mit Hilfe des Install Shield Wizard Schrittweise geleitet werden, ist folgendes zu sagen: 1. Direkt nach dem Start des Installationsvorgangs wird zunächst die Konfiguration Ihres PCs untersucht, um eine optimierte Installation des A.R. durch zu führen. Dieser Vorgang dauert je nach Geschwindigkeit Ihres Computers eine bis mehrere Minuten. 2. Nachdem die Installation vorbereitet ist, erscheint ein erstes Dialogfenster, in dem sich der Installationsassistent ankündigt. Bestätigen Sie es mit der standardmäßig angewählten Schaltfläche 'Weiter'. 3. Im zweiten Dialogfenster werden Sie vom Installationsassistenten begrüßt und erhalten einige rechtliche Hinweise. Bestätigen Sie auch dieses Fenster mit der standardmäßig angewählten Schaltfläche 'Weiter'. 4. Im dritten Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit fest zu legen, in welchen Ordner der A.R.7 auf Ihrer Festplatte installiert wird. Behalten Sie nach Möglichkeit den vorgegebenen Installationsordner 'C:\Programme\Adobe\Acrobat 7.0' bei. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit der standardmäßig angewählten Schaltfläche 'Weiter'. 5. Im vierten Dialogfenster werden Ihnen die aktuellen Einstellungen nochmals präsentiert, um sie gegebenenfalls vor der eigentlichen Installation noch einmal ändern zu können. da Sie dies nicht wollen, starten Sie die Installation über die standardmäßig angewählte Schaltfläche 'installieren'. 6. Nach ein bis zwei Minuten ist die Installation abgeschlossen. Wenn der Vorgang erfolgreich war, wird Ihnen dies gemeldet - und Sie können den Installationsassistenten über die standardmäßig angewählte Schaltfläche 'fertigstellen' beenden. 7. Falls Sie jetzt aufgefordert werden, Ihren Computer neu zu starten, sollten Sie dies tun, indem Sie die standardmäßig angewählte Schaltfläche 'Ja' betätigen." "Wollen Sie mir damit sagen, dass ich zum Installieren des A.R. mit den Standardeinstellungen lediglich sechsmal bei entsprechender Gelegenheit auf die EINGABETASTE drücken muss?" "Genauso ist es. Das Installieren aller weiteren Programme wird ähnlich einfach sein. Lassen Sie uns zunächst aber den frisch installierten Adobe Reader 7 konfigurieren - das heißt die wichtigsten Programmeinstellungen vornehmen: 1. Die Installation hat bewirkt, dass auf Ihrem DESKTOP ein Symbol zum Öffnen des A.R.7 abgelegt wurde. Bitte rufen Sie das Programm auf. Seite 16 von 84

17 2. Zunächst werden Sie aufgefordert, den Lizenzvertrag zu lesen und ihm zu zu stimmen. Benutzen Sie hierzu die Schaltfläche 'akzeptieren'. 3. Falls der A.R. auf Ihrem System eine so genannte 'Hilfstechnologie', also einen Screenreader oder ein Bildschirmvergrößerungsprogramm findet, wird der 'Assistent für Ausgabehilfen' gestartet. Es erscheint das erste von fünf Dialogfenstern. Der Systemfokus steht in einer Gruppe von drei Auswahlschaltern, von denen der Dritte mit der Bezeichnung 'Alle Ausgabehilfeoptionen festlegen' ausgewählt ist. Alternativ könnten Sie entweder nur 'Optionen für Vergrösserungsprogramme Festlegen' oder nur 'Optionen für Sprachausgabeprogramme festlegen'. Behalten Sie jedoch die vorgewählte Option bei. Das Dialogfenster stellt außerdem die Schaltfläche 'Empfohlene Einstellungen verwenden und Setup überspringen' zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie den Anpassungsvorgang dem A.R. überlassen könnten. Betätigen Sie jedoch die Schaltfläche 'Weiter', um die Einstellungen höchst persönlich vor zu nehmen. 4. Im zweiten Schritt des Assistenten für Ausgabehilfen nehmen Sie visuelle Einstellungen vor: Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollfeld 'Kontrastreiche Farben für Dokumenttext verwenden', um anschließend aus einer Liste von Kontrasten den Passenden auswählen zu können. Deaktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollfeld 'Textglättung deaktivieren', damit Text nicht zusätzlich geglättet wird. Legen Sie bei Bedarf über die Liste 'Standardanzeigegröße' einen Vergrößerungsfaktor für die Darstellung des Dokumentes fest. Dies wirkt sich - wie auch all die anderen Einstellungen dieses Dialoges - nicht auf das Zusammenspiel zwischen dem A.R. und einem Screenreader aus. Lassen Sie das Kontrollfeld 'Immer Auswahl-Cursor der Tastatur verwenden' aktiviert. Bestätigen Sie das Fenster zum Abschluss mit 'Weiter'. 5. Die Einstellungen im dritten der fünf Schritte des Ausgabehilfeassistenten beziehen sich auf Dokumente, die keine Tags, also keine Informationen über ihren logischen Aufbau und damit auch keinerlei Angaben über die Lesereihenfolge von Textblöcken enthalten: Mit Hilfe einer Gruppe von Drei Auswahlschaltern legen Sie für Dokumente, die keine Tags enthalten, die Leserichtung fest. Bei der vorgewählten Option 'Leserichtung aus Dokument ableiten (empfohlen)' wird die Leserichtung anhand des Textflusses und des Schriftverlaufes nach einem komplizierten Verfahren aus dem Dokument ermittelt. Alternativ können Sie auch eine Leserichtung festlegen. Hierzu stehen die Optionen 'Leserichtung von links nach rechts, von oben nach unten' und 'Leserichtung in Druckdatenstrom verwenden' zur Verfügung. In der Praxis hat sich die empfohlene Option bewährt. Lassen Sie das Kontrollfeld 'Leserichtung in Dokumenten mit Tags überschreiben' deaktiviert. Bei Dokumenten, die Tags enthalten, kann der A.R. zwar die durch die Tags vorgegebene Seite 17 von 84

18 Lesereihenfolge überschreiben und die angegebene Leserichtung verwenden; dies ist in der Regel jedoch nicht notwendig, da die Lesereihenfolge über die Tags hinreichend genau angegeben sein sollte. Lassen Sie das Kontrollfeld 'Tags nur nach vorheriger Bestätigung in Dokumenten einfügen' aktiviert. Der A.R. kann zwar versuchen, ein Dokument ohne Tags nachträglich damit zu versehen, dies sollte man aber dem Programm bei Bedarf gestatten und nicht automatisiert durchführen lassen. Bestätigen Sie abschließend das Fenster mit 'Weiter'. 6. In Schritt vier des Ausgabehilfeassistenten geht es darum, in welchen Portionen der Inhalt des PDF-Dokumentes an einen Screenreader übermittelt wird. Die 'Portionsgrößen' können entscheidend dafür sein, ob der Screenreader das Dokument flüssig vorliest, ob man beim Umblättern von Seiten länger auf eine Reaktion der Sprachausgabe warten muss oder ob der Screenreader sogar wegen 'Überfütterung' abstürzt: Wie viele Informationen dem Screenreader auf einmal übergeben werden, legen Sie über eine Gruppe von drei Auswahlschaltern fest. Die dritte Option 'Alle Seiten nur bei kleinen Dokumenten bereitstellen' ist standardmäßig aktiviert. Alternativ stehen zur Verfügung: 'Momentan sichtbare Seiten bereitstellen' (liefert dem Bildschirmleser nur sehr wenige Informationen auf einmal) und 'Gesamtes Dokument auf einmal bereitstellen' (überfüttert unter Umständen den Screenreader bei umfangreichen PDF-Dateien). Behalten Sie also die vorgewählte Einstellung bei. Wenn Sie dies tun, ist das Eingabefeld 'Maximale Seitenanzahl in einem kleinen Dokument' verfügbar. Hier können Sie angeben, bis zu wie vielen Seiten ein PDF-Dokument als 'klein' gelten soll. Die Praxis hat gezeigt, dass der hier voreingestellte Wert von 50 zu groß ist. Geben Sie am Besten die Zahl 10 ein. Bestätigen Sie das Fenster mit 'Weiter'. 7. Im fünften und letzten Schritt des Ausgabehilfeassistenten legen Sie folgende Einstellungen fest: Lassen Sie das Kontrollfeld 'Automatisches Speichern deaktivieren' aktiviert. Diese Option dürfte sich in Ihrer Arbeitspraxis allerdings kaum auswirken: Automatisch in bestimmten Zeitabständen gespeichert würde nämlich nur dann, wenn Sie ein PDF-Dokument mit Anmerkungen versehen, es überprüfen oder digital unterschreiben dürfen. Dafür muss der Autor das Dokument jedoch mit so genannten 'erweiterten Verwendungsrechten' ausstatten. Dies ist jedoch nur bei den wenigsten der über das Internet veröffentlichten PDF-Dateien der Fall. Trotzdem würde ein automatisches Speichern dazu führen, dass der A.R. das Dokument neu laden muss. Das hätte eine Unterbrechung des Vorlesens durch den Screenreader zur Folge. Lassen Sie das Kontrollfeld 'Dokumente mit zuletzt angezeigter Seite wieder öffnen' aktiviert wenn Sie möchten, dass PDF-Dateien, die Sie schon einmal geöffnet hatten und erneut aufrufen, ab der zuletzt aufgeschlagenen Seite vorgelesen werden. Soll das Seite 18 von 84

19 Vorlesen jedoch stets am Anfang des Dokumentes beginnen, deaktivieren Sie das Kontrollfeld. Die dritte Option in diesem Dialogfenster bezieht sich auf ein Problem das Sie mir am Anfang unseres Gespräches geschildert haben: Wenn Sie ein PDF-Dokument von einer Internet-Seite aus aufrufen, wird es direkt im Fenster des Internet Explorers geöffnet. Sie möchten jedoch, dass es in einem Fenster des A.R. präsentiert wird. Sie erreichen dies, indem Sie das Kontrollfeld 'PDF- Dokumente im Web-Browser anzeigen' auf seiner Standardeinstellung (deaktiviert) lassen. Diese Option war in früheren Versionen des A.R. ungünstigerweise eingeschaltet. Bestätigen Sie nun noch das Dialogfenster mit 'Fertigstellen' und Sie haben den A.R. optimal für die Zusammenarbeit mit einem Screenreader angepasst! 8. Eventuell werden Sie jetzt wieder aufgefordert, Ihren PC neu zu starten, damit die geänderten Einstellungen wirksam werden können. Lassen Sie dies zu, indem Sie die angewählte Schaltfläche 'Ja' betätigen." "Mal angenommen, ich behalte entweder meinen A.R.6 oder möchte nachträglich in A.R.7 die mit dem Ausgabehilfeassistenten vorgenommenen Einstellungen überprüfen oder ändern - wie gehe ich da vor?" "Dazu stehen Ihnen in A.R.7 zwei Wege offen: 1. Rufen Sie über den Menüpunkt 'Bearbeiten Grundeinstellungen' oder die Tastenkombination STRG+K den Dialog 'Grundeinstellungen' auf. Der Systemfokus steht dann in einer Liste mit verschiedenen Themen, zu denen Einstellungen vorgenommen werden können. Sie finden: a) In der Einstellungskategorie 'Lesen' neben Optionen für die Sprachausgabefunktion des A.R. die Einstellmöglichkeiten für PDF-Dokumente ohne Tags (Dialogfenster drei des Ausgabehilfeassistenten) und Einstellmöglichkeiten für die Art der Dokumentübermittlung an den Screenreader (Dialogfenster vier des Ausgabehilfeassistenten); b) In der Einstellungskategorie 'Internet' das Kontrollfeld 'PDF- Dokumente in Browser anzeigen', das festlegt, ob sich PDF- Dateien direkt in Ihrem Internet Browser oder in einem eigenen Fenster des A.R. öffnen (Dialogfenster fünf des Ausgabehilfeassistenten); c) in der Einstellungskategorie 'Seitenanzeige' die visuellen Einstellungen aus Dialogfenster zwei des Ausgabehilfeassistenten. 2. Wählen Sie mit den Pfeiltasten die gewünschte Einstellungskategorie und durchlaufen Sie sie mit der TAB-Taste. 3. Sie können sämtliche Schritte des Ausgabehilfeassistenten jederzeit erneut durchlaufen. Rufen Sie dazu den Menüpunkt 'Hilfe Setup- Assistent für Ausgabehilfe' auf." Seite 19 von 84

20 2.2. Installation von XPDF "Nun zum Programmpaket XPDF. Auch dieses laden Sie zunächst aus dem Internet herunter. Es ist unter der sogenannten GNU General Public License frei verfügbar. Die Adresse der Homepage der Software lautet Auch hier können Sie eine Download-Seite unter direkt erreichen. XPDF wird in seiner derzeit aktuellen Version 3.01 für eine Reihe von Betriebssystemen angeboten. Suchen Sie deshalb auf der Download-Seite nach Text, der mit 'X86, Dos/Win32' beginnt. Der Link unterhalb dieses Textes, der derzeit 'xpdf-3.01-win32.zip' heißt, startet direkt den Download der Datei, die die Windows-Version von XPDF enthält. Wie Sie der Dateinamenerweiterung (.zip) ansehen, handelt es sich nicht um eine ausführbare Installationsdatei - diese müsste die Endung.exe haben. Es handelt sich vielmehr um ein gepacktes Datei-Archiv im Format ZIP. Wer nicht mit dem Betriebssystem Windows XP arbeitet, müsste zum 'Auspacken' (Extrahieren) dieses ZIP-Archivs ein geeignetes Programm installiert haben, zum Beispiel WinZip, WinRar oder FreeZip. Windows XP hat jedoch eine direkte Unterstützung von Dateien im ZIP-Format integriert - und ich möchte Ihnen das Entpacken mittels dieser integrierten Funktion schildern. Rufen Sie also die heruntergeladene Datei über ARBEITSPLATZ oder Windows Explorer auf. Nun passiert Folgendes: 1. Zunächst wird das ZIP-Archiv geöffnet. Der Inhalt wird in einem gewöhnlichen Ordnerfenster angezeigt, so dass Sie sich mit den Pfeiltasten von Eintrag zu Eintrag bewegen können. Allerdings ist im gerade geöffneten Archiv lediglich ein einziger Eintrag, nämlich ein Ordner namens 'XPDF-3.01-Win32' enthalten. Markieren Sie diesen Ordner mit der LEERTASTE. 2. Rufen sie anschließend den Menüpunkt 'Datei Alle extrahieren' (ALT+D, H) auf. Sie werden dann in einem Dialogfenster vom Extrahier-Assistenten begrüßt. Bestätigen Sie dieses Fenster mit der standardmäßig angewählten Schaltfläche 'Weiter'. 3. Im zweiten Fenster des Extrahier-Assistenten werden Sie aufgefordert, den Pfad eines Ordners an zu geben, in den der soeben von Ihnen markierte gezippte Ordner 'xpdf-3.01-win32' entpackt werden soll. Überschreiben Sie die Vorgaben in diesem Eingabefeld möglichst mit dem Pfad 'C:' oder einer anderen Bezeichnung für eines Ihrer Festplattenlaufwerke. Ich gehe im Weiteren davon aus, dass 'C:' eingegeben wurde. Die übrigen Optionen des Dialoges brauchen Sie nicht zu beachten, weshalb Sie das Fenster mit der standardmäßig voraktivierten Schaltfläche 'Weiter' bestätigen können. 4. Im dritten Fenster des Extrahier-Assistenten erhalten Sie die Meldung, dass die gewählten Dateien erfolgreich in das angegebene Verzeichnis extrahiert wurden. Über das standardmäßig aktivierte Kontrollfeld 'Extrahierte Dateien anzeigen' erhalten Sie die Möglichkeit, die entpackten Inhalte direkt nach dem Fertigstellen des Assistenten begutachten zu können. Lassen Sie das Kontrollfeld also Seite 20 von 84

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