Leitfaden zur Datenu bernahme PC-Kaufmann zu GS-Office

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1 Leitfaden zur Datenu bernahme PC-Kaufmann zu GS-Office Der nachfolgende Leitfaden zeigt anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung die notwendigen Schritte, um einen bestehenden PC-Kaufmann-Mandanten in einen neuen GS-Office-Mandanten zu übernehmen. Bitte lesen Sie den Leitfaden genau durch und folgen Sie den Anleitungsschritten. Lesen Sie bitte auch die Texte auf den Bildschirmmasken genau und aufmerksam durch. Bitte beachten Sie, welche Version vom PC-Kaufmann Sie verwenden. Anwender älterer Versionen (bis Version 2013) starten gleich auf der nächsten Seite. Anwender ab Version 2014 (Rev ) starten mit Punkt 5. 1

2 1. Teil Vorbereitungsarbeiten im PC- Kaufmann (bis Version 2013) Für eine erfolgreiche Datenübernahme müssen Sie zuerst Ihren PC-Kaufmann-Mandanten für die Übernahme vorbereiten. Bitte wechseln Sie in Ihrem PC-Kaufmann in das Grundmodul. Am schnellsten erreichen Sie das Grundmodul durch Klick auf den Menüpunkt FENSTER und darin auf ALLE SCHLIESSEN. Sie erkennen das Grundmodul daran, dass der meiste Teil des Bildschirms grau ist. 2

3 Im Grundmodul finden Sie unter EXTRAS den Menüpunkt DATENVORBEREITUNG. Bitte wählen Sie die DATENVORBEREITUNG aus, Sie erhalten dann eine Einführung. 3

4 Klicken Sie auf WEITER. Sie kommen zur Auswahl und werden gefragt, was Sie tun wollen. Achten Sie bitte darauf, dass die Auswahl bei Daten für die Übernahme vorbereiten gesetzt ist. Klicken Sie auf WEITER. Sie kommen zur Auswahl des Übernahmezeitpunktes. Hier haben Sie 3 Möglichkeiten zur Auswahl: 1. Sie übernehmen die Daten zu einem bestimmten Datum. 2. Sie übernehmen die Daten bis zur gewünschten Periode. 3. Sie übernehmen die Daten mit Vorjahreswerten. Wählen Sie bitte die für Sie passende Option. Soferne Sie im GS-Office mit einem neuen Geschäftsjahr beginnen möchten, wählen Sie bitte die Option 3. Es werden dann die Endsalden vom vorherigen Geschäftsjahr übernommen. 4

5 Klicken Sie auf WEITER. Sie erhalten nun die Möglichkeit eine Datensicherung zu erstellen. Wir empfehlen Ihnen dringend, dies auch zu tun, da es anlässlich der nachfolgenden Konsistenzprüfung zu Änderungen an der Datenbank kommen kann. 5

6 Klicken Sie auf WEITER. Nun werden die OP-Werte berechnet und übernommen. Klicken Sie auf WEITER. 6

7 Der nächste Schritt ist die Berechnung der Restwerte in der Anlagenbuchhaltung. Klicken Sie auf WEITER. Im Anschluss wird eine Datenprüfung durchgeführt. Dabei wird geprüft, ob in Ihrem Mandant alle buchungsrelevanten Sachkonten korrekt angelegt sind. Das sind primär Sammelkonten, Steuer- und Vortragskonten. 7

8 Klicken Sie auf WEITER. Nach der Datenprüfung erhalten Sie ein Prüfprotokoll, in dem das Ergebnis im Detail festgehalten ist. Rufen Sie das Protokoll durch Klick auf die Schaltfläche DETAIL auf. Im Prüfprotokoll erhalten Sie Meldungen über vorhandene Fehler und dazu die Lösungen. Drucken Sie sich das Prüfprotokoll aus. 8

9 Klicken Sie auf BEENDEN. Arbeiten Sie nun die im Prüfprotokoll angeführten Fehler nacheinander ab und korrigieren Sie die notwendigen Punkte in Ihrer Datenbank. Nachdem Sie das gemacht haben, starten Sie bitte wieder oben und führen die Datenprüfung erneut durch. Erst wenn keine Fehler mehr in der Datenbank sind dürfen Sie zum nächsten Schritt gehen! 9

10 2. Teil Import des PC-Kaufmann- Mandanten Wählen Sie den Menüpunkt DIENSTE, dann IMPORTFUNKTIONEN und dann DATENÜBERNAHME AUS PC-KAUFMANN. Damit startet der Übernahmeassistent. 10

11 Klicken Sie auf WEITER. 11

12 Wählen Sie nun entweder einen existierenden Mandanten oder einen weiteren Mandanten aus. Wenn auf Ihrem Rechner der PC-Kaufmann installiert ist, dann werden Ihnen die bestehenden Mandanten zur Auswahl angeboten. Andernfalls geben Sie den Pfad zur Mandantendatei (Datei mit der Dateiendung pck) an. Klicken Sie auf WEITER. 12

13 Sie erhalten nun eine Sicherheitsabfrage, mit der Sie nochmals auf die Datenvorbereitung im PC- Kaufmann hingewiesen werden. Sie müssen hier den Haken setzen, dass Sie die Datenvorbereitung durchgeführt haben. Dabei wird Ihnen dann auch angezeigt, wann die letzte Datenvorbereitung stattgefunden hat. Klicken Sie auf WEITER. 13

14 Wählen Sie, welchen Datenumfang Sie übernehmen möchten. Klicken Sie auf WEITER. 14

15 Geben Sie nun das Ziel bzw. den Zielmandant an, in den die Daten übernommen werden. Hier ist von Ihnen der Name der neuen Datenbank einzutragen, soferne der vorgeschlagene Name nicht passt. Klicken Sie auf WEITER. 15

16 Sie erhalten nun noch eine Zusammenfassung und die voraussichtliche Dauer der Übernahme angezeigt. Klicken Sie auf WEITER. 16

17 Nun wird die Datenübernahme durchgeführt. 17

18 Nach der Übernahme erhalten sie wiederum ein Übernahmeprotokoll. Soferne der Hinweis kommt, dass noch Kontroll- und Abschlussarbeiten notwendig sind, steht dazu ebenfalls ein Hinweis im Protokoll. Drucken Sie das Protokoll bei Bedarf aus. Klicken Sie auf WEITER. 18

19 Damit ist die Datenmigration abgeschlossen. Schließen Sie den Assistenten. Überarbeiten Sie nun die übernommenen Daten gem. Übernahmeprotokoll. Gehen Sie weiter zu Teil 4. 19

20 3. Teil Direktu bernahme PCK zu GS (ab PCK-Version 2014, Rev ) Anwender vom PC-Kaufmann 2014 (Rev ) haben die Möglichkeit, die Daten direkt ins GS zu übernehmen. Gehen Sie dazu bitte unter Extras auf Wechsel zu GS-Office. Sie erhalten darauf hinaus einen Assistenten zur Datenübernahme. Wählen Sie bei der Datenübernahme in maximalem Umfang, werden die Daten automatisch übernommen. 20

21 Möchten Sie die Datenübernahme auf Ihre Bedürfnisse anpassen, wählen Sie die Option in benutzerdefiniertem Umfang. Nach Auswahl dieser Option folgen Sie bitte den Schritten, die ab Seite 4 dieses Leitfadens dokumentiert sind. 21

22 4. Teil Abschluss der Datenu bernahme Nach der Datenübernahme empfehlen wir Ihnen, im GS-Office einen neuen Mandanten anzulegen und die übernommenen Stammdaten zu importieren. Damit umgehen Sie allfällig auftretende Indexfehler von der Datenübernahme. Dazu gehen Sie bitte zum nächsten Teil. Falls Sie dies nicht möchten, prüfen Sie bitte beim übernommenen Mandant folgende Daten: Steuersätze: Sind die richtigen Konten hinterlegt? Sachkonten: Sind die Steuersätze dem Sachkonto richtig zugeordnet? 22

23 5. Teil Datenbankanlage im GS-Office (optional) Legen Sie im GS-Office optional einen neuen Mandanten an. Diesen benötigen Sie, wenn sie im Anschluss an die Datenübernahme aus dem PC-Kaufmann die Stammdaten in einen neuen GS- Mandanten übernehmen möchten. Wenn Sie das nicht möchten, öffnen Sie den Demomandant und gehen weiter zum 6. Teil des Leitfadens. Steigen Sie dazu ins Programm ein und wählen die dazu angebotene Option. 23

24 Geben Sie Ihrem Mandanten den gewünschten Namen. Klicken Sie auf WEITER. 24

25 Wählen Sie Ihre Gewinnermittlungsart aus und setzen Sie den Beginn des ersten Geschäftsjahres fest. Wenn Sie Bilanzierer sind und nach vereinbarten Entgelten versteuern (Sollversteuerer), folgen Sie bitte der Variante 1. Wenn Sie Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind und nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerer, d.h. nach dem Zahlungsfluss) versteuern, so folgen Sie bitte der Variante 2 (Seite 25). Variante 1: Klicken Sie auf WEITER. 25

26 Wählen Sie den Kontorahmen aus. Klicken Sie auf WEITER. 26

27 Wählen Sie den Kontonummernaufbau aus. Bitte wählen Sie hier in jedem Fall den SAGE- Kontonummernaufbau aus, da bei einer späteren Datenübernahme diese Formatierung erwartet wird. Klicken Sie auf WEITER. Folgen Sie dem Leitfaden auf Seite 27 weiter. 27

28 Variante 2: Klicken Sie auf WEITER. 28

29 Wählen Sie den Kontorahmen aus. 29

30 Erfassen Sie Ihre Mandantenstammdaten. Klicken Sie auf WEITER. 30

31 Prüfen Sie in der Zusammenfassung nochmals die gesetzten Optionen. Klicken Sie auf ANLEGEN. 31

32 Nun wird die Datenbank bzw. der Mandant angelegt. Nachdem die Anlage erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie eine Bestätigung. Klicken Sie auf MANDANT STARTEN und öffnen GS-Office. 32

33 6. Teil Stammdatenu bernahme in den neuen Mandanten (optional) Wir empfehlen Ihnen, nach der Übernahme des PC-Kaufmann-Mandanten die Stammdaten in den im 2. Teil angelegten leeren Mandanten zu übernehmen und in weiterer Folge mit diesem Mandanten weiterzuarbeiten. Sie finden dazu den Menüpunkt DIENSTE/IMPORTFUNKTIONEN/STAMMDATEN AUS ANDEREM MANDANTEN IMPORTIEREN. 33

34 Für den Stammdatenimport muß auf dem Rechner die Borland Database Engine (BDE) installiert sein. Wenn dies auf Ihrem Rechner noch nicht der Fall ist, dann erhalten Sie nun die Möglichkeit zur Installation. 34

35 Laden Sie sich bitte die benötigten Treiber aus dem Internet vom genannten Link. Installieren Sie im Anschluss die BDE. 35

36 Nach erfolgreicher Installation können Sie den Quellmandanten auswählen und dazu die gewünschten Daten markieren. Klicken Sie auf OK und starten damit die Übernahme der Daten. VIEL ERFOLG MIT GS-OFFICE! 36

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