Datenübernahme aus Lexware financial Programmen

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1 Datenübernahme aus Lexware financial Programmen Erfahren Sie hier die wichtigsten Schritte, für eine unkomplizierte Übernahme Ihrer Lexware-Daten in Lexware professional: Aus den Programmen der Lexware financial line: buchhalter, faktura+auftrag, reisekosten und anlagenverwaltung können alle Daten übernommen werden. Aus Lexware lohn+gehalt können Sie Daten des aktuellen und des vorhergehendes Buchungsjahr übernehmen. Die Datenübernahme gliedert sich in vier Schritte: 1. Datensicherung 2. Überprüfung und Aufbereitung der Daten. 3. Datenvalidierung und Datenübergabe. 4. Datenübernahme in Lexware professional. Achtung: Wenn Sie für die Datenübergabe Lexware financial office 2008, V12.50 (Juli 2008) verwenden benötigen Sie ein Service Pack. Installieren Sie das aktuelle Service Pack Datenübernahme, bevor Sie die Datenübernahme durchführen. 1. Datensicherung Erstellen Sie zuerst eine Datensicherung. Bei Lexware financial office ist das nicht notwendig, da die Datensicherung bei der Übergabe an Lexware Professional automatisch erstellt wird. 2. Überprüfung und Aufbereitung der Daten Prüfen und übernehmen Sie nur aktuelle Mandanten, die Sie auch benötigen. Folgende Firmen sollten Sie nicht übernehmen: Musterfirmen Testfirmen Alte Firmen, die nicht mehr bearbeitet werden. Für eine reibungslose Übernahme Ihrer Daten ist es unerlässlich, dass Ihre aktuellen Daten in Lexware financial gepflegt sind. Überprüfen Sie folgende Punkte, bevor Sie die Datenübernahme starten: Wichtig: Führen Sie in jedem Programm und in jedem Mandanten eine Überprüfung mit Lexware scout durch. Beheben Sie alle Probleme und Hinweise, die Sie durch den Lexware scout angezeigt bekommen. 1

2 Überprüfen und vervollständigen Sie Ihre Stammdaten. Buchen Sie den Buchungsstapel aus. Stellen Sie sicher, dass keine doppelten Krankenkassen vorhanden sind. Bei Fehlzeiten über den Jahreswechsel, teilen Sie die Fehlzeit in zwei Fehlzeiten auf. Die erste Fehlzeit soll vor dem Jahreswechsel enden, die zweite Fehlzeit nach dem Jahreswechsel beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie in Lexware lohn+gehalt und Lexware buchhalter denselben Kontenrahmen verwenden. Stellen Sie sicher, dass Firmennamen, Anschriften, Finanzamtsnummern etc. absolut identisch sind. Stellen Sie sicher, dass die Kontenzuordnung der Lohnarten mit den Konten der Buchhaltung abgestimmt ist. Speichern Sie für einen späteren Vergleich das Personalstammblatt aus Lexware lohn+gehalt. Wählen Sie dazu: Datei - Drucken - Personalstammblatt - Ausgabe in Excel. 3. Datenvalidierung und Datenübergabe. Daten aus den Lexware Applikationen reisekosten (Einzel- und Firmenversionen) und anlagenverwaltung können nicht direkt mit Datenbeständen von Lexware buchhalter, Lexware faktura+auftrag, Lexware warenwirtschaft und Lexware lohn+gehalt) zusammengeführt werden. Diese Datenbestände können als eigenständiger Mandant separat in ein Produkt der Lexware premium, berater, oder pro Version übernommen werden (als Anwender von Lexware reisekosten in einer Version 2008 und älter, wenden Sie sich für die Datenübernahme an unsere Hotline). Daneben haben Sie die Möglichkeit, Daten per Export- und Importfunktion in bereits angelegte Mandanten zu übernehmen. Daten aus Lexware buchhalter, Lexware faktura+auftrag und Lexware lohn+gehalt können Sie über Lexware financial office** zu einem Mandanten zusammenführen. In Lexware financial office haben Sie die Möglichkeit eine Datenübernahmedatei zu erstellen, welche Sie in eine Komplettlösung der Lexware premium oder professional line einlesen können. Hierfür stellen wir Ihnen Lexware financial office kostenlos als Zwischenversion zur Verfügung. Wenden Sie sich hierzu an unsere Hotline. Führen Sie eine automatische Validierung Ihrer Daten durch. Wählen Sie dazu in Ihrem Lexware financial Programm: Datei Übergabe an Lexware professional... bzw. Übergabe an Lexware premium (Nutzer der Lexware berater line verwenden die Übergabe an Lexware premium). Nach einer Datensicherung startet der Validierungsassistent. Über den Validierungsassistent legen sie Sie fest, welche Mandanten überprüft werden sollen. Beachten Sie: Firmen, die Sie hier nicht auswählen, werden nicht übergeben. 2

3 Wählen Sie alle zu übergebenden Mandanten aus und Führen Sie die Datenvalidierung durch. Anschließend sehen Sie die Ergebnisse der Validierung in einem Ergebnisbericht zusammengefasst. Viele Unstimmigkeiten in Ihren Daten werden vom Datenvalidierungsassistenten automatisch behoben. Wenn die Datenvaldierung fehlende Steuerschlüssel meldet, führen Sie in Lexware buchhalter über das Menü Extras - MwSt-Check '07 den Check zur Mehrwertsteuererhöhung durch. Sollten im Bereich Lexware lohn+gehalt Fehler nicht behoben worden sein, können Sie diese mit einem zweiten Durchlauf der Datenvalidierung beheben. 3

4 Falls Sie eine der folgenden Meldungen erhalten, stellen Sie sicher, dass Lexware lohn+gehalt im aktuellen Jahr der verwendeten Applikation steht. Z. B. muss in Lexware lohn+gehalt 2010 die Lohnabrechnung aktuell mindestens im Januar 2010 stehen. Wenn der Ergebnisbericht Ihnen Fehler anzeigt, die von der Validierung nicht behoben wurden, beheben Sie diese manuell. Führen Sie zuletzt die Datenübergabe durch, indem Sie den Schritt Daten komprimieren durchführen. Wählen Sie zum Speichern ein Verzeichnis, dass Sie leicht wieder finden. Hinweis: Sollten Sie die Datenübergabe aus mehreren Programmen durchführen, speichern Sie stets in dasselbe Verzeichnis. Werden in dem Bericht Fehler angezeigt, müssen diese Fehler zuerst behoben werden, bevor die Übergabe an Lexware Professional durchgeführt werden kann. 4

5 4. Datenübernahme in Lexware premium oder Lexware professional Öffnen Sie für die endgültige Übernahme Ihrer Daten den Assistenten über das Menü Datei Datenübernahme in Lexware professional. Wählen Sie im Datenübernahmeassistent den Ordner aus, in dem Sie die Datensicherung gespeichert haben. Sollten Sie eine Datensicherung aus Lexware financial office übernehmen, erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Übernahmedaten angezeigt: Änderungen in der Zuordnung können Sie über den Button Zurück durchführen. Starten Sie die Datenübernahme über Weiter. Prüfen Sie nach der Übernahme Ihre Daten auf Vollständigkeit. In Einzelfällen kann es in folgenden Bereichen zu Unstimmigkeiten kommen: Allgemein: Wurde die Hausnummer in das Feld Hausnummer übernommen? (Ursache: die Felder sind in den Lexware financial und professional Programmen unterschiedlich). Finanzamt: wurde die Hausnummer in das Feld Hausnummer übernommen? Wurde die Adresse des Datenlieferers übernommen? Bankverbindungen: Wurden die IBAN + BIC übernommen? Kontrollieren Sie das Personalstammblatt aus Lexware lohn+gehalt auf Abweichungen bei den Angaben LAND und Staatsangehörigkeit der Mitarbeiter. 5

6 Hinweis bei Übernahme mehrerer Mandanten: Sollten Sie mehrere Mandanten aus Ihrem Lexware financial Programm übergeben haben und nach der Übernahme in Lexware professional feststellen, dass nicht alle Firmendaten übernommen wurden, führen Sie die Datenübernahme einzeln für jeden Mandanten durch. Führen Sie zuerst eine Rücksicherung der Datensicherung durch, die Sie erstellt haben, bevor Sie die Funktion Übergabe an Lexware Professional ausgeführt haben. Erstellen Sie pro Mandant eine _DUE.zip-Datei und übernehmen Sie diese anschließend in Ihre Lexware premium, berater oder professional Applikation. Anhang **Übernahme aus Einzelapplikationen der Lexware financial line in Lexware financial office (financial line). Voraussetzung für die Zusammenführung Ihrer Daten in einen Mandanten im Lexware financial office ist, dass die Applikationen aus denen Sie die Daten übernehmen möchten auf einem Rechner installiert sind. Führen Sie in allen Einzelapplikationen eine Datensicherung durch. Legen Sie die Lexware financial office Installations-CD in Ihr CD / DVD-Laufwerk und starten Sie die Installation. Dabei sollten die Standardeinstellungen beibehalten werden. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. Nach Abschluss der Installation erscheint die Frage, ob Sie nach Aktualisierungen suchen, oder das Programm starten möchten. Wählen Sie zunächst die Suche nach Aktualisierungen und installieren Sie alle zur Verfügung stehenden Aktualisierungen. Nach der Installation des financial office werden Sie feststellen, dass Ihre Einzelapplikationen deinstalliert wurden. Starten Sie Lexware financial office. Die Firmensynchronisierung startet automatisch. Beachten Sie die Hinweise und klicken Sie dann auf Weiter. Überprüfen Sie unter Schritt 2 die Zuordnung der Mandanten. Hier haben Sie über den Button Zuordnung ändern die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Wenn die Zuordnung korrekt angezeigt wird, klicken sie auf Beenden. Eventuell werden Sie aufgefordert, eine Datensicherung anzulegen und ein Datenbankupdate wird durchgeführt. Überprüfen Sie in Lexware financial office, ob alle Daten vorhanden sind und die Zuordnung korrekt angelegt wurde. Fahren Sie fort mit Punkt