SOP zur Probensammlung und Versendung für das Projekt ESPRIT an die Biobank BioPsy der Abteilung Genetische Epidemiologie in der Psychiatrie

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Gretel Bader
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1 SOP zur Probensammlung und Versendung für das Projekt ESPRIT an die Biobank BioPsy der Abteilung Genetische Epidemiologie in der Psychiatrie Inhaltsverzeichnis 1. Vorbereitung für Probensammlung 1.1. Probenetikettierung 1.2. Probenbeutel 1.3. Probenbegleitschein 2. Probenentnahme 2.1. Utensilien für EDTA- und PAXgene-RNA-Blutentnahme 2.2. Abnahme-Reihenfolge 2.3. Behandlung nach der Abnahme 3. Excelliste mit allen Proben 4. Lagerung der Proben bis zur Versendung 5. Versendung der Proben Geltungsbereich: ESPRIT-Projekt Verteiler: ESPRIT-Projektverantwortliche Autor: Helene Dukal Unterschrift: Genehmigung: PD Dr. Stephanie Witt Unterschrift: Datum der Erstellung: Datum des Inkrafttretens: Seite 1 von 7

2 1. Vorbereitung für Probensammlung Um die Qualität der Proben und der Analyse zu gewährleisten, orientieren wir uns mit unseren Anforderungen an den OECD Richtlinien OECD Best Practice Guidelines for Biological Resource Centres. Für das Projekt ESPRIT werden 3 EDTA- und 1 PAXgene-RNA Blutröhrchen gesammelt. Folgende Anforderungen müssen bei der Probensammlung von Blut erfüllt sein: 1.1. Probenetikettierung Bereits vor der Probenentnahme soll das zu verwendende Probenabnahmeset vorbereitet sein: der Probandenidentifikationsbogen/Probenbegleitschein und die Röhrchen für die Probenentnahmen sollen mit den richtigen USI-Etiketten versehen sein (Abbildungen 1 bis 3). Abbildung 1. Zusammensetzung unseres USI-Codes (Unique Sample Identifier). Seite 2 von 7

vorhanden sind, sollen sie bereits vorab in einen Beutel gepackt

Damit lassen sich Probenverwechslungen vermeiden, wenn zum Beispiel

3 Abbildung 2. Beispiel für das richtige Bekleben eines EDTA-Röhrchens mit dem USI- Barcode-Etikett Probenbeutel Damit zur Blutentnahme alle benötigten Utensilien vorhanden sind, sollen sie bereits vorab in einen Beutel gepackt werden. Damit lassen sich Probenverwechslungen vermeiden, wenn zum Beispiel von mehreren Probanden zur gleichen Zeit Blut abgenommen werden soll. Für den Probenbegleitschein hat der Transportbeutel noch eine zusätzliche Tasche zur Verfügung. Abbildung 3. Beispiel für einen vollständig gepackten Beutel zur Blutentnahme. Seite 3 von 7

4 1.3. Probenbegleitschein Externe Kooperationspartner erhalten von uns für die Rekrutierung von Probanden unseren Probandenidentifikationsbogen/Blutbegleitschein zusammen mit den USI- Etiketten. Jede der beiden Seiten soll mit einem USI-Etikett für die Person beklebt werden und möglichst vollständig ausgefüllt werden. Abbildung 4. Beispiel für einen Probandenidentifikationsbogen (Seite1) und Blutbegleitschein (Seite 2). Seite 4 von 7

5 2. Probenentnahme Die Probenentnahme soll nach den jeweiligen Anforderungen der Hersteller erfolgen. Besonderheiten bei der Blutentnahme können auf dem Blutbegleitschein (Abbildung 4) oder in der zusätzlichen Exceltabelle (Tabelle 1) notiert werden Utensilien für EDTA- und PAXgene-RNA-Blutentnahme: Biohazard-Versandbeutel (150 x 225 mm), NeoLab, REF BD Vacutainer Safety-Lok TM Blood Collection Set, 21G x ¾ x 7 (0.8 x 19 mm x 178 mm), Becton Dickinson, REF Standard Tube Holder, Greiner Bio-One, REF BD Vacutainer K2E (EDTA) Tubes, Becton Dickinson, REF PAXgene Blood RNA Tube von PreAnalytiX GmbH über Becton Dickinson, REF Abnahme-Reihenfolge Bei einer Blutabnahme in EDTA- und PAXgene-RNA-Röhrchen empfiehlt es sich, eine bestimmte Abnahme-Reihenfolge einzuhalten: erst die EDTA- Röhrchen und als letztes Röhrchen das PAXgene-RNA-Röhrchen abnehmen. So wird sichergestellt, dass das Abnahmesystem mit Blut gefüllt ist und das PAXgene-RNA-Röhrchen vollständig befüllt wird. Außerdem gelangt so kein lysiertes Blut aufgrund des Einstichs in das Röhrchen, wodurch RNA-Moleküle vorschnell abgebaut werden könnten Behandlung nach der Abnahme Direkt nach erfolgter Blutentnahme sollen alle Blutröhrchen 10 mal invertiert werden, um die Vermischung mit den in den Blutröhrchen enthaltenen Lösungen zu garantieren. EDTA-Röhrchen: können nach der Blutentnahme gleich bei -20 C eingefroren werden. PAXgene-RNA-Röhrchen: sollen nach der Blutentnahme noch für mindestens 2 Stunden bei Raumtemperatur (18-25 C) inkubiert werden, bevor sie eingefroren werden können (-20 C). Seite 5 von 7 Für die längerfristige Lagerung, siehe 4. Wichtig: Die Blutröhrchen dürfen nicht in Styroporständern eingefroren werden, da das Styropor sich bei Kälte

6 ausdehnt und die Blutröhrchen dabei zerbrechen können. 3. Excelliste mit allen Proben Projekt Probentyp Volumen USI Projekt- Screening Nr. Herkunft der Proben Tüten Nr. Beispiel EDTA-Blut 9 ml DE56AAAZIMB Uniklinik HH 1 Beispiel EDTA-Blut 9 ml DE56AAAZIMB Uniklinik HH 1 Beispiel EDTA-Blut 9 ml DE56AAAZIMB Uniklinik HH 1 Beispiel PAXgene- Blut 9 ml DE56AAAZIMB Uniklinik HH 1 Tabelle 1. Beispiel für eine zu erstellende Exceltabelle. Für das gesamte Projekt soll eine Exceltabelle über alle gesammelten Proben angelegt werden. Pro Probe soll eine Zeile in der Exceltabelle ausgefüllt werden. Diese hier aufgeführten Angaben sind obligatorisch, dadurch erleichtert sich der Abgleich der Proben. In diesem Beispiel wurden von einem Probanden 3 EDTA-Röhrchen und 1 PAXgene-Röhrchen gesammelt. Wichtig ist es, keine Screening- bzw. Probandennummern innerhalb eines Projektes doppelt zu vergeben (z.b. wenn durch Ausfall eines Probanden mit gegebenem USI-Code die Probandennummer an einen neuen Probanden mit einem neuen USI-Code vergeben wird). Diese Fälle haben in der Vergangenheit immer wieder zu Verwirrungen geführt. 4. Lagerung der Proben bis zur Versendung Nach der Probenentnahme sollen die Proben bis zur Versendung unter geeigneten Bedingungen gelagert werden: EDTA-Blut: bei -20 C für eine kurz- bis mittelfristige Lagerung (Tage bis Wochen) oder bei -80 C für eine langfristige Lagerung (Monate bis Jahre) RNA-Blut: bei -20 C für eine kurz- bis mittelfristige Lagerung (Tage bis Wochen) oder bei -80 C für eine langfristige Lagerung (Monate bis Jahre), allerdings sollte beachtet werden, man PAXgene-Röhrchen nicht direkt bei -80 C einlagern darf, sondern eine mindestens 24-stündige Zwischenlagerung bei -20 C erfolgen soll. Auftau-/Wiedereinfrier-Zyklen sollten nach Möglichkeit nicht erfolgen. Seite 6 von 7

7 5. Versendung der Proben Die Versendung der Proben soll durch einen Kurierdienst auf Trockeneis erfolgen. Für eine platzsparende Verpackung können die Proben zum Beispiel probandenweise mit einem Gummi verbunden, mit einem Vliespapier umwickelt und anschließend in eine verschließbare Tüte gepackt werden. Zusätzlich soll eine ausgedruckte Excelliste (in einer Klarsichthülle) mit den sich in der Transportbox befindlichen Proben dazugelegt werden. Als Kurierdienste eignen sich die Firmen Go!, DHL, TNT,... Es reicht, den Transport am selben Tag anzumelden. Wichtig ist nur die Angabe, dass die Sendung Trockeneis enthält und mit einem entsprechenden Aufkleber markiert ist. Es empfiehlt sich, das Paket zusätzlich zum Kurierdienst-Etikett groß und deutlich mit Absender und Empfänger zu beschriften. Wenn sich die Probensendung auf mehrere Pakete verteilt, ist es wichtig, jedes Paket mit Absender und Empfänger zu versehen und die Pakete auch zu nummerieren (zum Beispiel Beschriftung bei 3 Paketen: 1/3, 2/3 und 3/3). Sobald das Paket bzw. die Pakete auf dem Weg zu uns sind, bitte per die Sendung bei uns ankündigen (ZI_Molekulargenetisches_Labor@zi-mannheim.de). Wir melden den Erhalt der Sendung zurück und beginnen anschließend mit dem Abgleich der Listen und den erhaltenen Proben. Dazu geben wir auch eine Rückmeldung. Seite 7 von 7

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