Kommunikationskonzept der

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1 Kommunikationskonzept der Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel Stand: Public Relations (PR) und Kommunikationsarbeit 2. Kommunikationskonzept 3. Kommunikation in schwierigen Schulsituationen 4. Kommunikation in Krisensituationen 1 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

2 1. Public Relations (PR) und Kommunikationsarbeit Die Schule ist auf vielfältige Weise mit der Gesellschaft verbunden. Das Ziel unserer PR-Arbeit ist es, wesentliche Personenkreise für die Schule zu interessieren, Verständnis zu schaffen und Vertrauen zu gewinnen. Unserer PR-Arbeit ist bewusstes, geplantes und kontinuierliches Kommunizieren zu unseren Bezugsgruppen. Sie baut auf einer positiven Identität der Schule auf, die sich auf das Leitbild bezieht. Daraus ist das Kommunikationskonzept erarbeitet worden, welches geeignete PR- Massnahmen für die verschiedenen Zielgruppen definiert. Die Basis unseres Kommunikationskonzepts ist die interne Kommunikationsarbeit. Information und Kommunikation haben zum Ziel; das Verständnis und das Vertrauen in den Kindergärten und den Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel zu fördern, Entscheidungen und Prozesse nachvollziehbar zu machen und die Teilnahme der Bevölkerung am Gemeindegeschehen zu fördern einen Beitrag zur Meinungs- und Entscheidungsfindung in der Bevölkerung zu leisten und diese für schulische Fragestellungen zu sensibilisieren das Ansehen der Schule zu fördern und die Leistungen im öffentlichen Bewusstsein bekannt zu machen Mitarbeitende der Schule sowie Schülerinnen und Schüler einzubeziehen und zu motivieren zu zeigen, dass wir die uns zur Verfügung gestellten Mittel sinnvoll und zielgerichtet verwenden Konkret trägt das Informations- und Kommunikationskonzept dazu bei; die schulinternen Abläufe zu optimieren die Entscheidungen und Prozesse der Schule transparent zu machen und zur Meinungsbildung und Entscheidungsfindung der Bevölkerung beizutragen die Leistungen der Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel bewusst zu machen und das Ansehen zu fördern; ein Gefühl der Zusammengehörigkeit mit Offenheit für schulische Entwicklungen zu fördern die Beziehung der Mitarbeitenden der Schule untereinander und zum Arbeitgeber Gemeinde zu stärken und sie in den politischen Entscheidungsprozess einzubeziehen 2 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

3 2. Kommunikationskonzept Unser Kommunikationskonzept regelt die Kommunikation innerhalb und ausserhalb der Schule. Es ist in drei Teile gegliedert. An den Anfang stellen wir die interne Kommunikation. Nur durch eine gute innerbetriebliche Kommunikation kann eine positive Grundstimmung im Unternehmen Schule geschaffen und erhalten werden. Positiv zur eigenen Schule eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zudem die besten Informationsträgerinnen und Informationsträger nach aussen. Im zweiten Teil zeigen wir die Kanäle und Abläufe der externen Kommunikation für eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit auf. Im letzten Teil beschreiben wir die Besonderheiten der Kommunikation in schwierigen Schulsituationen und die Kommunikation im Krisenfall und stellen die Abläufe in Notsituationen dar. Die folgenden Bezugsgruppen erachten wir als wichtig und sprechen sie über unsere Informationskanäle auf unterschiedliche Weise an: Schülerinnen und Schüler Eltern, Erziehungsberechtigte Lehrpersonen Gemeinderat Sekretariat VSA Hauswarte Öffentlichkeit Abnehmende Schule 3 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

4 2.1 Interne Kommunikation Die interne Kommunikation bildet die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit in der Schule. Nur wenn jede Person gut informiert ist und weiss, wo und wie sie entsprechende weitere Informationen holen kann, entsteht die Basis von gegenseitigem Vertrauen. Auf einer solchen Basis ist eine wirkungsvolle Arbeit sowohl im Kerngeschäft Schule als auch in der Öffentlichkeitsarbeit erst möglich. Wir nutzen die folgende Informations- und Austauschkanäle: Infowände im Lehrerinnen- und Lehrerzimmer Ablagefächer im Lehrerinnen- und Lehrerzimmer Vereinbarungen und Weisungen Persönliche Gespräche Q-Gruppen/Unterrichtsteams Teamsitzungen Gesamtkonferenzen (Bärschwil, Grindel, Kleinlützel) Gemeinsame Anlässe 4 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

5 2.2 Externe Kommunikation Ein guter und offener Kontakt zwischen der Schulleitung, den Lehrpersonen und den Erziehungsberechtigten ist die beste Grundlage für eine wirkungsvolle Bildungs- und Erziehungsarbeit. Durch folgende Bereiche soll die Öffentlichkeitsarbeit sichergestellt werden: Corporate Identity Die Schule zeigt sich gegen aussen einheitlich. Darum erscheint das Logo auf Schriftstücken der Schule, auf Briefumschlägen, auf der Webseite und in Verträgen. Die Schule soll sich der Öffentlichkeit in den folgenden Schaufenstern präsentieren: Elternabende und aktivitäten der einzelnen Klassen Elternarbeit und Informationsveranstaltungen der ganzen Schule Öffentliche Veranstaltungen Website im Internet (Kleinlützel) Regelmässige Beiträge im Gemeindeblatt (Bärschwil) Chläbluus (Grindel) Adressierte Mitteilungen Infoheft (Inhalte den Schulen angepasst) Artikel in lokalen und regionalen Medien 2.3 Externe Kommunikationsinstrumente Infobriefe Ziele Zielgruppen Organisation Personelles Kosten Besonderes Schriftliche Mitteilungen, Stundenplanänderungen, Einladungen zu Elterninformationsabenden oder für individuelle Gespräche mit Erziehungsberechtigten werden von den Schülerinnen und Schülern nach Hause gebracht. Dieser Informationskanal ist direkt und persönlich. Die Selbstkompetenz der Schülerinnen und Schüler wird gefördert. Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte Der Zeitpunkt der Information hängt vom Inhalt ab. In den meisten Situationen erfolgt die schriftliche Information zwei Wochen vor dem Ereignis. Jedes Schriftstück enthält: Datum, Adressat und Absender. Eine Kopie des Informationsbriefs geht vor der Verteilung- zur Kenntnis an die Schulleitung. Kopien der Briefe betreffend Schulanlässen (Elternabende, Wanderungen, ) an Gemeinderäte Ressort Bildung zustellen. Auf der Ebene der Klassen sind die Klassen- und Fachlehrpersonen zuständig. Auf der Ebene der ganzen Schule ist die Schulleitung zuständig. Die Papier- und Kopierkosten laufen über das ordentliche Schulbudget. Wo nötig wird von den Erziehungsberechtigten der Erhalt der Information durch ihre Unterschrift auf einem beigelegten Talon bestätigt 5 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

6 2.3.2 Website (Kleinlützel) Ziele Die Präsenz im Internet unterstützt den direkten Informationsfluss. Durch regelmässige Aktualisierung gelangen Mitteilungen ohne Zeitverzögerung und in der gewünschten Form an die Öffentlichkeit. Zielgruppen Alle an der Schule interessierten und beteiligten Personen. Organisation Zum Schuljahresbeginn erfolgt eine umfassende personen- und datengerechte Anpassung. Die PC-Verantwortlichen Lehrpersonen aktualisieren in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat die Website laufend. Neue Beiträge aus den Klassen werden laufend aufgearbeitet. Personelles Die PC-Verantwortlichen Lehrpersonen sind zusammen mit dem Sekretariat für die Aktualisierung und für den technischen Betrieb zuständig. Kosten Jährlich wiederkehrende Kosten für den Unterhalt der Website im Konto Informatik (EDV). Besonderes Für die Veröffentlichung von Kinderfotos muss das Einverständnis der Eltern vorliegen. Dies wird mittels Fragebogen geregelt Regelmässige Beiträge im Dorfblatt (Bärschwil) Chläbluus (Grindel) Ziele Die Dorfbevölkerung am Schulleben teilhaben lassen. Zielgruppen Alle an der Schule interessierten und beteiligten Personen. Organisation Zum Schuljahresbeginn wird an einer Teamsitzung abgesprochen, zu welchen Anlässen ein Bericht verfasst werden soll. Ebenfalls wird festgehalten wer die Verantwortung dafür trägt. Die entsprechenden Informationen werden der SL zugestellt. Personelles Die jeweils verantwortliche LP bereitet den Bericht zuhanden des Teams vor. Nach dem Gegenlesen wird der Text freigegeben. Kosten keine Besonderes Es werden aus Gründen des Datenschutzes nur Fotos von Kindern abgedruckt bei denen die Eltern ihr Einverständnis für die Veröffentlichung schriftlich gegeben haben. Die Erscheinungsdaten werden von der Gemeinde vorgegeben. 6 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

7 2.3.4 Informationsheft Ziele Zielgruppen Organisation Personelles Kosten Besonderes Die Schule stellt den an der Schule beteiligten Personen wichtige Informationen für das kommende Schuljahr zur Verfügung. Das Informationsheft soll den Erziehungsberechtigten auch als Nachschlagewerk dienen. Alle an der Schule beteiligten Personen. Die Schulleitung ist für die Zusammenstellung und Darstellung der Informationen zuständig. Die Schulleitung ist zusammen mit dem Sekretariat für die Realisierung der Infohefte verantwortlich. Die Klassenlehrpersonen verteilen die Infohefte zum festgelegten Termin vor Ende des aktuellen Schuljahres an die Schülerinnen und Schülern. Die Kindergärtnerinnen versenden das Infoheft mit weiteren Unterlagen per Post an die Eltern ihrer künftigen Schülerinnen und Schüler. Das Sekretariat erledigt den Versand an die kommunale Aufsichtsbehörde und an das VSA. eigener Budgetposten Das Infoheft steht auch auf der Schulwebsite oder der Gemeindewebsite als Download (ohne Fotos der Kinder) zur Verfügung. An den Elternabenden wird auf das Infoheft hingewiesen. 3. Kommunikation in schwierigen Schulsituationen Hierzu besteht seit 2007 ein Ablaufbeschrieb zur möglichen Vorgehensweise in schwierigen Schulsituationen. Dieser Beschrieb wird jährlich im Informationsheft der Schulen abgedruckt. An den Elternabenden wird regelmässig auf das Infoheft und die darin enthaltenen Informationsteile verwiesen. 7 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

8 4. Kommunikation in Krisensituationen Als Krisensituation bezeichnen wir ein plötzliches Auftreten eines unerwarteten und aussergewöhnlichen Ereignisses, das für die Betroffenen und für deren Umfeld eine schwere Belastung darstellt, wie körperliche Gewalt, die weit über spielerische Raufereien hinausgeht und zu teils massiven Verletzungen führt Androhungen von Gewalt gegen Lehrpersonen und Kinder Nötigung, Erpressung Schwere Unglücksfälle mit Verletzungen oder Todesfolgen Sexuelle Übergriffe und Gewalt an Kindern Gerade in Krisensituationen hat die Kommunikation einen sehr hohen Stellenwert. Neben der Bewältigung von besonderen Ereignissen geht es oft auch um den Schutz von einzelnen Personen oder Familien. Zudem gilt es zu beachten, dass in schwierigen und heiklen Situationen die Schule ins Blickfeld der Öffentlichkeit gerät. Ein klar strukturierter Leitfaden bildet eine gute Basis für eine erfolgreiche Kommunikation auch in Krisensituationen. Es muss im Voraus bekannt sein, wer in welchen Situationen wie zu handeln hat. Die folgenden Punkte müssen zu Beginn eines jeden Schuljahres geklärt sein und allen an der Schule beteiligten Personen kommuniziert werden: Krisenteam Das Krisenteam besteht aus 2 Gemeindevertretern (Gemeindepräsident und Ressortverantwortliche Person Bildung), der Schulleitung, dem Sekretariat, einer Vertretung aus dem jeweiligen Lehrerteam und dem Hauswart. Die Aufgaben innerhalb des Teams sind klar definiert. Für die Kommunikation gegen aussen ist das Gemeindepräsidium zuständig. Die Organisation des Krisenteams und entsprechende Listen,... sind nach Thema im Krisenordner abgelegt. Die Standorte der Krisenordner sowie dessen Inhalte werden jährlich überprüft und dem Team in Erinnerung gerufen. (Z.B. Besprechung, Übungen in Zusammenarbeit mit der Feuerwehr,..) Für die Aktuallisierung der Unterlagen und deren Verteilung ist die Schulleitung/das Sekretariat zuständig. Dies wird jeweils zu Beginn des neuen Schuljahres erledigt. Info-Stopp Es ist allen an der Schule tätigen Mitarbeitenden untersagt, Informationen zu heiklen Themen an die Presse oder an Drittpersonen weiterzugeben. Presseleute oder Drittpersonen sind in Krisensituationen an das Gemeindepräsidium zu verweisen. Notfallzettel Bei jedem Telefonapparat in der ganzen Schule befindet sich ein Notfallzettel, damit die entsprechenden Massnahmen sofort und richtig eingeleitet werden können. Dieser Notfallzettel enthält die wichtigsten Telefonnummern und das Ablaufschema für das entsprechende weitere Vorgehen. 8 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

9 4.1 Ablaufschema in Krisensituationen Ereignis Erste Hilfe Info an Schulleitung 077/ Informations-Sperre Feuerwehr 118 Rettung 144 Polizei 117 NEIN Kriseninterventionsteam notwendig JA Information der betroffenen Eltern Information der betroffenen Lehrperson und der Klasse Information Team/Abwart GR Ressort Eltern Verarbeitung in der Klasse Evaluation Vorgehen nach Krisenordner 9 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb

10 4.2 Notfallzettel Ablauf bei einem Notfall Persönlicher Schutz Schutz des Kindes, der Schülerinnen und Schüler Lehrperson bleibt beim Opfer und bei der Klasse Lebensrettende Sofortmassnahmen einleiten Arzt, Polizei alarmieren Schulleitung informieren Schulleitung koordiniert das weitere Vorgehen Schulleiterin G: 077/ P: 079/ Feuerwehr 118 Sekretariat 061/ Polizei-Notruf 117 Schulärztin 061/ Rettung 144 Weitere Ablaufschemen, Pläne und Daten siehe Krisenordner!!!!! 10 Kommunikationskonzept Kindergärten und Primarschulen Bärschwil, Grindel und Kleinlützel 2011/ mmb