Zuhause in einer digitalen Welt die Treuhänder der Zukunft

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1 Zuhause in einer digitalen Welt die Treuhänder der Zukunft Wenn ein Kleinkind wie selbstverständlich über einen normalen Holztisch «swiped» also «wischt» - weil es etwas anderes sehen möchte, dann können wir daran ablesen, wie weit die digitale Revolution bereits Teil unserer erlebbaren Welt geworden ist. Sie kündigt Veränderungen längst nicht mehr nur an, sie hat sich bereits in erheblichem Masse verändert. Das zeigt sich im Spiel des Kindes, aber insbesondere auch in ökonomischen Prozessen. Und so wie wir alle, sind auch Treuhänder mit der Digitalen Transformation konfrontiert mit ihren Herausforderungen und mit ihren Chancen. Whitepaper Professional Service 1

2 Chancen entstehen durch Herausforderungen In der Treuhandbranche sind die Auswirkungen der Digitalisierung bereits gut ablesbar. Immer mehr KMUs nutzen moderne ERP-Systeme und steuern ihre Abläufe digital von der Auftragserfassung bis zur Übergabe der kompletten Buchhaltung an den Treuhänder. Dessen Mitarbeiter stehen deshalb täglich vor neuen Technologien und veränderten Prozessen denn sie müssen Daten verarbeiten, die nicht mehr nur aus unterschiedlichen Branchen kommen, sondern auch von Systemen geliefert werden, die sich hinsichtlich Leistung und Datenaufbereitung deutlich voneinander unterscheiden. Überhaupt wird die digitale Reife der Mandanten zum Thema: Ungeordnete Belege im Schuhkarton müssen beim Treuhänder genauso gewissenhaft bearbeitet werden wie die akribisch erfassten Daten des Cloud-Users. Gewohnte, honorierte Basisleistungen wie das Erfassen von Belegen und Buchungen werden immer häufiger in Eigenleistung der Klienten erstellt. Denn moderne Online-Angebote machen es auch dem Handwerker leicht, seine Buchführung kostengünstig online zu erledigen. Somit ist die ganze Branche neuen, anspruchsvollen, aber auch interessanten Herausforderungen ausgesetzt. Diese Voraussetzungen beinhalten vielfältige Möglichkeiten für einen Treuhänder, sich als moderner Dienstleister zu positionieren. Denn als zukunftsfähiger Partner, der eng verzahnt und flexibel mit seinen Mandanten arbeitet, trägt man ein hohes und gleichermaßen attraktives Differenzierungspotenzial in sich. Damit dies erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen sich der Treuhänder und seine Mitarbeiter auf die digitale Welt einlassen, ihre Möglichkeiten erkunden und sie zielgerichtet nutzen. Cloud-Lösungen ermöglichen, diesen Weg zu gehen. Die vierte industrielle Revolution Physische Prozesse und Objekte tauchen ab in die digitale Welt. Das heisst: Sie werden nicht nur virtuell abgebildet sie sind ausschliesslich virtuell existent. Files stehen nicht mehr als Akten im Büro, sondern digital in der Cloud. Und all das verändert die Form der Zusammenarbeit grundlegend. Alles ist vernetzt und kommuniziert nahtlos miteinander Menschen, Geräte und Maschinen. In der Produktion genauso wie in Vertrieb, Verwaltung und eben auch in der Buchhaltung. Informationen werden für autorisierte Teilnehmer transparen- Whitepaper Professional Service 2

3 ter und schneller zugänglich. Systeme in der Cloud assistieren dem Menschen und helfen ihm, wissensbasierte Entscheidungen zu treffen. Andere Prozesse werden weitgehend automatisiert. Raum und Zeit für Kreativität entstehen. Und all das muss sich niemand allein ausdenken und umsetzen. Mandant oder Treuhänder mieten bedarfsgerechte IT-Lösungen einfach bei einem Cloud-Anbieter. Effiziente Prozesse in Echtzeit Arbeit oder Industrie 4.0 das bedeutet für Mandanten und Treuhänder, von überall und jederzeit persönlich auf die Buchführung zugreifen zu können, Kunden zu verwalten oder digitalisierte Belege einzusehen. Das ist mit Cloud-Lösungen möglich. Auch die Rollenverteilung lässt sich hier nahtlos abbilden. Ob Treuhänder die ganze Buchhaltung übernehmen, nur Teile davon oder als reine Kontrollinstanz für die Mandanten tätig sind. Einer der wesentlichsten Vorteile des Cloud-Computing liegt in der Effizienz: Mit einer Cloud ist es dem Treuhänder künftig möglich, direkt standortunabhängig und präzise auf seine Mandanten zu reagieren und seinen Wünschen entsprechend zu handeln 1. Exkurs: Auch für den Datenaustausch mit Kunden, die nicht in der Cloud arbeiten, bieten sich Treuhändern Möglichkeiten. Beispielsweise können über sichere Online-Portale Dokumente jeder Art einfach ausgetauscht werden. All das kann dazu beitragen, dass die Kosten sinken und mehr Zeit für den Austausch von Mensch zu Mensch entsteht. So kann beispielsweise die Beratungsleistung des Treuhänders stärker in den Vordergrund rücken. Ausserdem können ganz neue Formen der Kollaboration entstehen 2. Aber das bedingt, dass sowohl Mandant als auch Treuhänder mit einer cloudfähigen Software arbeiten. 1 Entnommen unter diesem Link, eingesehen am (Oder schreiben Sie: 2 Expert Focus, 12/2016, S S Whitepaper Professional Service 3

4 Wie sich eine optimale Lösung für Mandanten und Treuhänder nun darstellt, ist natürlich von Fall zu Fall unterschiedlich und am besten mit dem Cloud-Anbieter zu klären und zu realisieren. Dabei entsteht ein Dreiecksverhältnis zwischen dem Mandanten, dem Treuhänder und dem Anbieter 3. Und das ist nicht nur Vertrauenssache, sondern auch eine Frage der Datensicherheit. Die Vertrauensfrage wird vielschichtiger Die Beziehung zwischen Klient und Treuhänder basiert naturgemäss auf Vertrauen Kompetenz und Diskretion sind dabei wohl seit jeher die wichtigsten Faktoren. Heute kommen jedoch weitere dazu. Da ist zum einen die technische Kompetenz des Treuhänders. In einer Zeit, die von digitalen Prozessen bestimmt wird, erwarten sicherlich immer mehr Klienten von ihrem Treuhänder und dessen Mitarbeitern, dass sie Technologien wie Cloud-Lösungen nicht nur einfach nutzen, sondern beherrschen und zielführend individuell anpassen können. Zumindest aber müssen sie sich mit den Beratern der Cloud-Services fachlich austauschen können. Zum anderen hat das Thema Datensicherheit auch in diesem sensiblen Bereich eine zentrale Bedeutung. Insbesondere ist hier Cloud-Computing immer noch ein viel diskutiertes Thema. Was geschieht mit den Daten, wo werden sie gespeichert und wie gut sind sie gesichert? Das sind entscheidende Fragen, die verunsichern können. Doch: Die Akzeptanz von Cloud-Computing ist in den letzten drei Jahren gestiegen. Gerade SaaS Cloud-Lösungen verzeichnen seit 2014 ein konstantes Wachstum von über 6 Prozent 4. Der erste Schritt zur Vertrauensbildung ist die sorgfältige Prüfung bei der Auswahl des Cloud-Computing Anbieters. Auch hier sollte fundiertes Wissen auf Seiten der Treuhänder aufgebaut werden, aber es kann auch die Expertise eines externen Beraters eingeholt werden. 3 Expert Focus, 12/2016, S Entnommen unter diesem Link, eingesehen am (Oder schreiben Sie: Whitepaper Professional Service 4

5 Dieser ist ebenfalls in der Lage, verschiedene Anbieter zu prüfen: Fachliche Kompetenz, notwendige Sicherheitssysteme und -massnahmen, Verschlüsselung oder Firewall sollten stets dem neusten Stand entsprechen 5. Ob die Wahl nun auf eine Lösung in der Public Cloud oder fällt oder ein Unternehmen auf Swissness setzt, der Cloud-Anbieter bleibt der Dienstleister im Auftrag des Treuhänders oder des Klienten. Es ist wichtig, dass sich jeder bewusst ist, wer ihn engagiert hat. Die Verantwortung liegt grundsätzlich beim Klienten, wenn er den Cloud-Anbieter direkt engagiert hat und der Treuhänder lediglich dessen Infrastruktur nutzt. Falls ein Treuhänder selbst mit Cloud-Anbietern Verträge abschliesst, ändert sich die Ausgangslage. In diesem Fall wechselt die Hauptverantwortung vom Mandanten zum Treuhänder. Andersartige Absprachen sind hier selbstverständlich möglich, aber generell sollten Verantwortlichkeiten zweifelsfrei geklärt sein. Denn nur das schafft Vertrauen. Fazit Wie und wie schnell die Treuhandbranche diese neuen Möglichkeiten zum Vorteil aller nutzen kann, hängt grösstenteils davon ab, wie Mandanten und Treuhänder das noch ungewohnte Cloud-Computing akzeptieren. Die Vorteile der Digitalisierung in der Treuhandbranche liegen jedoch auf der Hand und können vielfältig sein: Routineaufgaben lassen sich vereinfachen und automatisieren. Und die Nutzung einer gemeinsamen Plattform macht unabhängig vom Standort. So wächst die Nähe von Treuhänder zu Klienten und es entsteht eine engere und effizientere Zusammenarbeit mit mehr Zeit und Freiraum, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. 5 Expert Focus, 12/2016, S Whitepaper Professional Service 5