Kurzvortrag. komplexe IT-Projekte erfolgreich überstehen. von Thomas Brake (Management-Berater & Unternehmer) TaskForce in IT-Projekten

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Rudolph Diefenbach
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1 Kurzvortrag komplexe IT-Projekte erfolgreich überstehen von Thomas Brake (Management-Berater & Unternehmer)

2 Thomas Brake Management- und Technologieberater seit 1989 Unternehmer in der IT-Branche seit 1993 GmbH-Inhaber und -Geschäftsführer seit 21 Jahren Coach und Freund der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen Society Solutions GmbH seit 16 Jahren Technologieberater für Entscheider seit 11 Jahren Management-Coach und Potentialberater für Leistungsträger in Unternehmen seit 8 Jahren Berater für Entscheider / Investoren im Zusammenhang mit Investitionen in IT-Infrastrukturen

16 Jahren Technologieberater für Entscheider seit 11 Jahren Management-Coach und Potentialberater für Leistungsträger

3 Society Solutions GmbH Köln Berlin - München 1993 gegründet (heute bundesweit tätig) Task-Force in IT-Projekten (Trouble-Shooter) Managementberatung bei IT-Investitionen Investitionsschutz-Beratung für komplexe IT-Projekte Risiken-Analyse der IT-Infrastruktur in Unternehmen Strategieplanung für die Modernisierung der IT Administratorenvertretung bei Krankheit, Urlaub, Migrationsprojekte IBM Domino, Novell, Microsoft, Umsetzung komplexer geschäftskritischer IT-Projekte Management-Coaching, Potentialberatung IT-Fachkräfte Bereitstellung von IT-Spezialisten auf Zeit (prof.service)

Strategieplanung für die Modernisierung der IT Administratorenvertretung bei Krankheit, Urlaub, Migrationsprojekte IBM Domino, Novell, Microsoft,

4 Warum scheitern IT-Projekte? Eine unabhängige, internationale Studie unter IT-Entscheidern in Großunternehmen in D, A, CH, UK und Nordamerika ergab im Jahr 2013, dass mehr als 70% der Befragten das Scheitern mindestens eines geschäftskritischen IT-Projektes erlebt haben, weil an anderer Stelle Entscheidungen getroffen wurden, die zum Zeitpunkt der Planung nicht bekannt waren. Bei mehr als der Hälfte (51,6%) der Befragten ist das nicht nur einmal vorgekommen, bei 10,7% sogar schon mehrfach. In der Folge, so die befragten Entscheider, scheitert fast jedes sechste geschäftskritische Projekt (16,9%).

der Befragten das Scheitern mindestens eines geschäftskritischen IT-Projektes erlebt haben, weil an anderer Stelle Entscheidungen getroffen wurden,

5 Überblick

6 Faktor 1: unklare Ziele Es geschieht häufiger als man denkt, dass Projekte ohne klar erkennbares Ziel vor sich hinplätschern. Wenn Geschäfts- und IT-Leitung das Kernziel eines Projektes aus welchen Gründen auch immer - nicht gemeinsam festgelegt haben, arbeiten sie aneinander vorbei. Die Konsequenzen sind ausufernde Budgets, verschobene Termine und allgemeine Unzufriedenheit. Ohne klare Zielsetzung kommt es zu unterschiedlichen Erwartungen bei den Beteiligten innerhalb eines Projektes.

Wenn Geschäfts- und IT-Leitung das Kernziel eines Projektes aus welchen Gründen auch immer - nicht gemeinsam festgelegt

7 Faktor 2: mangelndes Anforderungsmanagement Ständige Veränderungen der Anforderungen (so genannte moving targets ) und deren mangelhafte Dokumentation sind deutliche Risikotreiber in IT-Projekten. Die wichtigste Quelle für Anforderungen die Stakeholder - wird nicht systematisch erschlossen, weil dafür zu wenig Zeit aufgewendet. Anwender über den fachlichen Verantwortlichen hinaus werden oft nicht oder nur sehr selten in die Anforderungsanalyse einbezogen.

Die wichtigste Quelle für Anforderungen die Stakeholder - wird nicht systematisch erschlossen, weil dafür zu wenig

8 Faktor 3: sprachliche Unzulänglichkeiten Sprachliche Unzulänglichkeit ist eine der größten Fehlerquellen, noch vor logischen und inhaltlichen Fehlern. Missverständnisse in der Kommunikation sind einer der Hauptgründe für die nachträglich notwendige Änderung von Anforderungen. Diese nachträglichen Änderungen finden ohne Abstimmung und Rücksprache statt und werden nirgendwo oder nur unzureichend dokumentiert. Als Ergebnis explodieren die Kosten und der vorgesehene Zeitplan ist nicht mehr einhaltbar.

Missverständnisse in der Kommunikation sind einer der Hauptgründe für die nachträglich notwendige Änderung von Anforderungen.

9 Faktor 4: Teamgröße Je größer das Projektteam und je länger das Projekt dauert, umso höher die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns. Ab einer Teamgröße von 40 Personen sowie einer Projektlaufzeit von 2 Jahren steigt das Risiko, Schiffbruch zu erleiden, deutlich an. Wenn die Projektlaufzeit 3 Jahre übersteigt, liegt die Erfolgschance laut Statistik schon unter 20% (Quelle: Standish Group)

Ab einer Teamgröße von 40 Personen sowie einer Projektlaufzeit von 2 Jahren steigt das Risiko,

10 Faktor 5: Komplexität des Projektes wird unterschätzt Mit der Anzahl der Projektmitarbeiter und -beteiligten steigt die Zahl der Kommunikationsschnittstellen exponentiell. Dazu kommt noch das Spannungsfeld zwischen den prozessualen fachlichen Anforderungen (Fachbereichsseite) und der technischen Sicht (IT Seite). Verstärkt wird die Komplexität auch noch durch widersprüchliche Zielsetzungen, als Ergebnis unklarer Erwartungen an das Projekt. Viele Projektteams planen nach Best-Case-Szenarien. Wenn die Realität das Projekt einholt, fallen erhebliche Mehrkosten an und die Projektlaufzeit verlängert sich.

Dazu kommt noch das Spannungsfeld zwischen den prozessualen fachlichen Anforderungen (Fachbereichsseite) und der technischen Sicht (IT Seite).

11 Faktor 6: Komplexität des Projektes wird unterschätzt Viele Projekte, die scheiterten, besaßen keine aktuelle oder noch schlimmer überhaupt keine Gesamtprojektplanung. Dabei ist eine Gesamtprojektplanung, die einzige Möglichkeit, ein Projekt detailliert zu durchleuchten und zu steuern. Die Abhängigkeiten, Risiken, benötigten Ressourcen können nur dadurch sichtbar gemacht werden. Meist wird erst durch die Gesamtprojektplanung die Komplexität bewusst. Der erste Schritt, um die Komplexität zu reduzieren und dadurch beherrschbar zu machen.

Dabei ist eine Gesamtprojektplanung, die einzige Möglichkeit, ein Projekt detailliert zu durchleuchten und zu steuern.

12 Was muss geschehen, damit Projekte erfolgreich sind? IT-Projekte leben von der Vision. Ohne Vision wird das Projekt von den Teilnehmern oft nicht begriffen.

13 Was muss geschehen, damit IT-Projekte erfolgreich sind? Ziele sorgen für den Erfolg in Projekten, denn sie sorgen für den Antrieb, etwas zu tun. was gemessen wird, wird gemacht! was wäre Sprinten ohne Stoppuhr, was wäre Hochsprung ohne Messlatte, was wäre Fußball ohne Tore?

Antrieb, etwas zu tun. was gemessen wird, wird gemacht!

14 Schlüsselfaktoren Organisationsstruktur 12% Software-Einsatz 5% Das Projektumfeld ist zu mehr als 50% am Erfolg oder Mißerfolg beteiligt. Top-Management- Unterstützung 37% Mit dem Society-Team werden die Schnittstellen ergänzt und damit weitere Ressourcen wirksam.

15 Erfolgstip: Anforderungskatalog (Projektbuch) Der beste Schutz gegen das Scheitern eines IT-Projektes ist die Erstellung eines Anforderungskataloges, der die Vorstufe zum Pflichtenheft darstellt. die Erstellung erfolgt vor dem Kauf der IT-Komponenten es muss die Einbindung aller Instanzen im Unternehmen erfolgen (Stakeholder, Abteilungen, Vorgesetzte) der Katalog wird Grundlage für die Angebotsaufforderung auf der Grundlage des Anforderungskataloges erstellt der Lieferant sein Fein-/Fachkonzept.

die Erstellung erfolgt vor dem Kauf der IT-Komponenten es muss die Einbindung aller Instanzen im Unternehmen erfolgen

16 Erfolgstip: externe Spezialisten einplanen (IT-KnowHow) Das IT-Know-How im Hause ist oft nicht weitgehend genug, um Lieferanten von Hard- und Software paroli zu bieten. Hinzu kommt die chronische Überlastung dieser Personen und/oder schlimmstenfalls zeitweiser Ausfall durch Krankheit. Das Bewerten von Entscheidungen im Projektverlauf und der damit verbundenen Folgen ist jedoch von größter Wichtigkeit, um die Projektplanung, die geplanten Kosten und auch die vereinbarten Ziele zu wahren. Empfehlenswert ist deshalb das Einplanen der Kosten für von Ressourcen (Spezialisten), die hinzugekauft werden und das Projekt bis zum Ziel begleiten.

Das Bewerten von Entscheidungen im Projektverlauf und der damit verbundenen Folgen ist jedoch von größter Wichtigkeit, um die Projektplanung, die geplanten

17 Erfolgstip: Management und Leistungsträger es liegt in der Hand des Top-Managements, dass Projekte erfolgreich ihre Ziele erreichen die Motivation der Leistungsträger ist für den Projekterfolg wichtig die Verantwortung sollte im Projekt sinnvoll (geschickt) verteilt werden und nicht nur bei einer Person liegen. die regelmäßige Kontrolle des Projektfortschrittes sorgt für ständige Kontrolle des Projektes selbst. vom Methodeneinsatz (Instrumente und Prozesse) hängt die Effektivität aller Aktivitäten ab. die Methoden können nur eingesetzt werden, wenn eine ausreichende Qualifizierung (Qualifizierungskonzept) vorliegt.

liegen. die regelmäßige Kontrolle des Projektfortschrittes sorgt für ständige Kontrolle des Projektes selbst.

18 Leistungsbereitschaft (Faktoren zur Steigerung) Spaß an der Arbeit: 84,6 % eigenständiges Arbeiten: 74,6 % Anerkennung durch den Vorgesetzten: 50,9 % gute Zusammenarbeit mit Vorgesetzten: 50,9 % Möglichkeit, zu lernen und Erlerntes auszuprobieren: 48,8 % Möglichkeit Neues auszuprobieren: 44,7 % gutes Betriebs-/Abteilungsklima: 41,1 % Zusammenhalt im Team: 39,6 % flexible Arbeitszeiten: 39,3 % Sicherheit des Arbeitsplatzes: 37,3 % harmonische Arbeitsplatzumgebung: 27,8 % TaskForcein IT-Projekten Bad Harzburger Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft

Neues auszuprobieren: 44,7 % gutes Betriebs-/Abteilungsklima: 41,1 % Zusammenhalt im Team: 39,6 % flexible Arbeitszeiten: 39,3 % Sicherheit

19 Leistungsbereitschaft (Faktoren zur Senkung) Unzureichende Kommunikation: 54,5 % unklare Aufgabenstellung: 42,6 % Misstrauen: 31,1 % Unklarheit über Sinn der Aufgabe: 27,5 % Unklare/fehlende Ablauf-Strukturen: 25,0 % Unausgesprochene Konflikte: 22,5 % Unsicherheit/Angst: 22,1 % Ungerechte Personalbeurteilung: 21,7 % Lethargie: 21,3 % Zeitdruck, Stress: 20,9 % TaskForcein IT-Projekten Bad Harzburger Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft

Unausgesprochene Konflikte: 22,5 % Unsicherheit/Angst: 22,1 % Ungerechte Personalbeurteilung: 21,7 %

20 Society Solutions GmbH Köln Berlin - München Investitionssicherheit! Sorgen Sie mit der Erfahrung der Society Solutions für eine punktgenaue Investition und das Erreichen aller damit verbundenen Ziele. Festgefahren im Projekt? Schalten Sie das Team der Society Solutions als Task Force ein, um ihr festgefahrenes IT-Projekt wieder auf die Erfolgslinie zu bringen. Spezialberatung! Nutzen Sie die methodische Sicherheit der erfahrenen IT- Spezialisten der Society Solutions, um wieder Bewegung in Ihr IT-Projekt zu bringen.

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Thomas Brake Society Solutions GmbH Widdersdorfer Str. 190, Köln

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