Personalcontrolling. Grundlagen und grundlegende Instrumente. Willkommen zum Haufe Online-Seminar

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1 Willkommen zum Haufe Online-Seminar Personalcontrolling Grundlagen und grundlegende Instrumente Ihr Referent: Elke M. Knorr PRE Unternehmensberatung GmbH

2 Agenda Personalcontrolling I. Aktionsfelder und Ziele des Personalcontrolling Was ist Personalcontrolling? Einsatzfelder und Aufgaben des Personalcontrolling II. III. Handwerkszeug des Personalcontrolling Kennzahlen Berichtswesen Portfolios Ausblick und Praxisempfehlungen Do s and Dont s Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 2

3 Was ist Personalcontrolling? 1001 Definitionen Personalcontrolling soll die Erreichung personalwirtschaftlicher Zielsetzungen steuernd gewährleisten! Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 3

4 Die Verantwortung des Controllers Manager/ Führungskraft Verantwortlich für Ergebnis-, Prozess- und Strategie- Erreichung Controlling Controller Verantwortlich für Ergebnis-, Prozess- und Strategie- Transparenz Wer trägt welche Verantwortung? Transparenzverantwortung = Systemverantwortung = Berichtsverantwortung = Kommunikationsverantwortung Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 4

5 Brauchen wir Personalcontrolling? Wenn wir als Personaler nicht ohne Orientierung rudern wollen, dann müssen wir lernen, mit Zahlen und Daten umzugehen ein strukturiertes Kennzahlensystem aufbauen anfangen, die Sprache der Unternehmensführung zu sprechen Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 5

6 Was ist Personalcontrolling? Unternehmensziele, -vision, -strategie Denken und Handeln im Regelkreis HR-Ziele Kontrolle Methoden Instrumente P-Info- System Daten: quantitativ qualitativ Soll- /Ist- Analyse Maßnahmen Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 6

7 Einsatzfelder und Aufgaben Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 7

8 Einsatz in der Praxis Bereiche % Personalstand, Personalveränderung 79 Personalkosten 71 Personalstruktur 63 MA-Anzahl Personalabteilung 43 Leistungsorientierte Bezahlung 40 eher quantitative Daten MA-Zufriedenheit 31 Kosten pw. Maßnahmen 28 Nutzen pw. Maßnahmen 21 Effizienz/ Effektivität Personalabteilung 20 Wertschöpfung durch Personalarbeit 16 eher qualitative Daten Quelle: Untersuchung der FH Wiesbaden, Prof. Dr. Wickel-Kirsch, 2006 (unvollständig) Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 8

9 Agenda Personalcontrolling I. Aktionsfelder und Ziele des Personalcontrolling Was ist Personalcontrolling? Ziele und Aufgaben des Personalcontrolling II. III. Handwerkszeug des Personalcontrolling Kennzahlen Berichtswesen Portfolios Ausblick und Praxisempfehlungen Do s and Dont s Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 9

10 Handwerkszeug des Personalcontrolling Kennzahlen Kennzahlen geben einen quantifizierbaren Sachverhalt in konzentrierter Form wieder Kennzahlen filtern Informationen, fassen zusammen, verdichten Kennzahlen machen Informationen steuerbar Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 10

11 Handwerkszeug des Personalcontrolling Definieren von Kennzahlen Kennzahlenbezeichnung und Formel Gliederung Erhebung Anwendung Zweck Mögliches Ziel Basisdaten Vergleich Interpretation Überstundenquote = Überstunden Normal- Arbeitsstunden Mitarbeitergruppen, Kostenstellen wöchentlich, monatlich, jährlich Maß für den Arbeitsanfall im Unternehmen Planung und Kontrolle des Überstundenanfalls Reduzierung der Überstundenquote Anzahl der Überstunden im Untersuchungszeitraum, Anzahl der Normal-Arbeitsstunden Zeitvergleich, Soll-Ist-Vergleich x 100 (%) Eine auf Dauer zu hohe Überstundenquote ist ein Indikator für die Notwendigkeit, den effektiven Personalbedarf zu überprüfen. Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 11

12 Handwerkszeug des Personalcontrolling Fachsprache Faktororientiertes Personalcontrolling Quantitative und qualitative Aspekte zur Steuerung des Produktions- / Einsatzfaktors Personal = die Leistung der Mitarbeiter steht im Fokus Prozessorientiertes Personalcontrolling Personalwirtschaftliche Prozesse, Instrumente und Strukturen = die Leistung des Personalmanagements steht im Fokus Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 12

13 Handwerkszeug des Personalcontrolling Quelle: personal magazin 6/2009 Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 13

14 Handwerkszeug des Personalcontrolling Vorteile von Kennzahlen Nachteile von Kennzahlen Verdichtung großer, schwer überblickbarer Datenmengen Komplexe Sachverhalte transparent machen Erleichtern Analyse von komplizierten Zusammenhängen Vergleichbarkeit In der gleichen Sprache sprechen wie andere Unternehmensbereiche Zahlenfriedhöfe Scheingenauigkeit Verlust an Komplexität Fehler bei der Kennzahlenaufstellung Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 14

15 Handwerkszeug des Personalcontrolling Berichtswesen Standardberichte: Automatisch erstellt Feste Zeitpunkte Standardisierte Inhalte/ Kennzahlen Standardempfänger Ad-hoc Berichte: Auf Nachfrage erstellt Variable Zeitpunkte Inhalte nach Kundenwunsch Eingeschränkter Kundenkreis Ereignisberichte: Erstellt bei Abweichungen Variable Zeitpunkte Ereignisgestützte Inhalte Betroffene Einheiten Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 15

16 Handwerkszeug des Personalcontrolling Spielregeln des Berichtswesens Weniger ist mehr! Generelle Informationsflut Informationen auf den Punkt bringen! Zielgruppe im Auge haben! Fokus auf relevante Fakten Unspezifische Informationen kommen nicht an Kunden nach Bedürfnissen fragen Schlussfolgerungen ableiten Handlungsempfehlungen ableiten Kommunikation in Gang setzen! Datenqualität Daten sollten aus Standardsystemen kommen Datenerhebung dokumentieren Finanzielle Überlegungen Kosten-Nutzen-Relation beachten! Nutzen des Berichts muss messbar sein Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 16

17 Handwerkszeug des Personalcontrolling Praxisbeispiel Berichtswesen Personalaufwand Mitarbeiteranzahl Mitarbeiterstruktur Kosten/Mitarbeiter Aufwand in Mio in % der Beitragseinnahmen Personalstand, Arbeitskapazität Fluktuationsrate, Einstellungen Leitende Angestellte Tarifangestellte Frauenanteil Führungskräfte Durchschnittsalter Betriebszugehörigkeit Personalkosten Zusatzleistungen Variable Kosten Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 17

18 Handwerkszeug des Personalcontrolling Praxisbeispiel Berichtswesen Vergütung Arbeitszeit Bildung Löhne und Gehälter Soziale Abgaben Durchschnittsgehalt Mehrarbeitszeit Fehlzeiten Teilzeitquote Bildungsaufwand gesamt Anzahl Vertriebsschulungen Weiterbildung Führungskräftequalifizierung... Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 18

19 Handwerkszeug des Personalcontrolling Ein Berichtswesen ist noch kein Personalcontrolling! Personalcontrolling ist keine wertneutrale Statistik, sondern arbeitet mit zweckentsprechend aufbereiteten Daten zur Steuerung eines Sachverhalts und zur Erreichung vorher definierter Ziele! Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 19

20 Handwerkszeug des Personalcontrolling Grafiken in Berichten Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 20

21 Handwerkszeug des Personalcontrolling Personalportfolio hoch Potenzial für die Wahrnehmung komplexer Aufgaben/ Stellenanforderungen Talente Fragezeichen Problemfälle High Potentials Effiziente MA mit weiterem Potenzial Effiziente MA niedrig Erfüllung der derzeitigen Stellenanforderungen hoch Quelle: Thom/Friedli, 2005, S. 26 Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 21

22 Ausblick Do s and Dont s Verinnerlichung der controllinggestützten Personalarbeit Nicht ohne die Unterstützung der Geschäftsleitung Das Handwerkszeug ist kein Hexenwerk Keine Kennzahl ohne TRANSPARENZ Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 22

23 Mein Tipp: Seminar Personalcontrolling in der praktischen Umsetzung. Nähere Informationen unter: Personalcontrolling Elke M. Knorr Seite 23

24 Vielen Dank. Besuchen Sie uns im Internet: Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung:

Personalplanung Autoren: Prof Silke Wickel-Kirsch/Elke M. Knorr 11.05.2010 Seite 1

Personalplanung Autoren: Prof Silke Wickel-Kirsch/Elke M. Knorr 11.05.2010 Seite 1 Personalplanung Autoren: Prof Silke Wickel-Kirsch/Elke M. Knorr 11.05.2010 Seite 1 Seminar-Reihe im Rahmen der Serie Initiative Personal Thema Termine Uhrzeit Kosten Personalplanung Di, 11.05.10 10:00

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