RiConsult. Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I. Eine Bewertung ohne valide Messwerte führt ins Leere

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1 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Eine Bewertung ohne valide Messwerte führt ins Leere Messwerte-Alarm für den Status Quo Dr. Christian E. Riethmüller April 2013 RiConsult April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 1(16)

2 Dr. Christian E. Riethmüller, RiConsult, Künzelsau Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Eine Bewertung ohne valide Messwerte führt ins Leere Messwerte-Alarm für den Status Quo Es klingt stets selbstverständlich und trivial, dass der wirtschaftliche Erfolg eines ERP-Systems nachgewiesen werden kann. Aber Hand aufs Herz: Können Sie ad hoc aufzeigen, wie erfolgreich Ihr ERP-System ist oder wie erfolgreich Sie mit Ihrem ERP-System arbeiten? Haben Sie Vorsorge getroffen, wenigstens monatlich verlässliche Statistikdaten über Ihre wesentlichen Prozesse für Entscheidungen nutzen zu können? Einige Fragen zu beispielhaften Messwerten vorab sollen die Beantwortung unterstützen: Können Sie nachweisen, ob der aktuelle Bestand im Lager oder in der Fertigung gerechtfertigt ist? Kennen Sie die mittlere Verweildauer einer Kundenanfrage bis zum versandbereiten Angebot? Wie sieht es mit der Einhaltung der Durchlaufzeiten-Baugruppe oder den Wiederbeschaffungszeiten von Kaufteilen aus? Haben Sie eine tagesaktuelle oder monatliche Deckungsbeitragsrechnung? Kennen Sie den Verlust, der sich durch nicht wahrgenommene Skonti ergibt? Und wenn Sie dies alles bejahen, gestatten Sie die Frage nach der Verlässlichkeit dieser Daten. Es geht um Datenqualität, Datenmodelle in ERP-Systemen und Tools, um den Status Quo einer Anwendung abzustecken und zu bewerten. Dabei ist der Grund für Messwerte- und Zeitreihenpräsenz unerheblich, ob der laufende Betrieb eines ERP-Systems analysiert werden soll oder ob es sich um den Nachweis handelt, dass die Ablösung des Alt-Systems durch ein neues System wirtschaftlich erfolgreich ist und sich die Investition in das neue System wirklich gelohnt hat. Gerade die Neuinvestition verpflichtet den Durchführenden, auf einer validen Wertebasis die Umstellung auf das neue System und seinen späteren Betrieb zu rechtfertigen. Sicher ist es schwer, der Anforderung nach validen und kontinuierlichen Messwerten nachzukommen; dazu müssen die ERP-Systeme natürlich entsprechende Datenkonstellationen in ihren Datenmodellen sowie Operationen und Funktionen zur Versorgung dieser Felder oder auch Ergebnistabellen anbieten. Genauso sicher ist, dass viele Systeme dies nicht in dem gewünschten Umfang in ihrem Portfolio anbieten. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 2(16)

3 Es ist natürlich auch ein Ergebnis der ehemaligen System-Auswahl, die das Unternehmen zu verantworten hat, wenn Auswertungen, Statistiken und Daten in dem installierten ERP-System nicht zur Verfügung stehen. In der Regel weisen die Verkaufsberater und Präsentatoren auch nicht darauf hin, dass ein Unternehmen Vorsorge treffen sollte, den Einsatz eines neuen Systems bzw. den Umstieg auf ein neues System bewertbar zu machen. Vielleicht liegt dies daran, dass durch eine erfolgreiche Messbarkeit das ERP-System in seinen Schwächen und Stärken viel zu offensichtlich durchleuchtet wird. Wie soll in Vertragsverhandlungen aber über Ziele, die ein ERP-System in der Realisierung unterstützen soll, gesprochen werden, wenn das Unternehmen nicht aufzeigen kann, aus welcher Situation auf ein neues System gewechselt wird? Dem System-Lieferanten muss aufgezeigt werden, dass der Status Quo mit der Inbetriebnahme eines neuen Systems fortgeführt wird und Monate später Verbesserungen eintreten (sogenannte Benefits). Hier geht es um Mitverantwortung des System-Lieferanten, realistische Ziele mit dem System zu erreichen. Dieser Fachbeitrag (als Teil I) betrachtet den Status Quo eines Unternehmens; es ist ein ERP-System installiert, und die qualitative Aussage, das System läuft gut, soll durch Messwerte erhärtet werden. Der Teil II des Fachbeitrags 1 betrifft den Übergang von einem Alt-System auf ein neues System, um die Investition messbar und bewertbar zu machen. Als Aussage gilt, dass das Erreichen einer Ersatzinvestition mit dem neuen System als Misserfolg zu werten ist. Um aber den Umstieg bewerten zu können, muss im gegenwärtigen System erst einmal ein Status Quo geschaffen werden. Der Status Quo hat allerdings zu einem signifikanten Anteil mit Datenqualität zu tun: ohne Datenqualität - keine verlässlichen Messwerte. Die Ausgangsbasis: Validität der Daten - Datenqualität 2 Datenqualität ist kein Ergebnis und kein Zustand, was von allein zustande kommt, vor allem kann sich Datenqualität nicht durch ein neues System automatisch etablieren. Die Anwender müssen sich permanent um die nachhaltige Erhaltung der erreichten Qualitätsstufen, aber vor allem natürlich um die kontinuierliche Erhöhung der Qualität bemühen. Ein Unternehmen muss eine Datenqualitäts-Kultur entwickeln und etablieren. 1 Riethmüller, Christian E., Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil II: Messwertealarm für den Umstieg auf ein neues ERP-System, Mai 2013, (#10xx), geplante Veröffentlichung im software-markt das it-matchmaker e-zine, Ausgabe 05/2013, 2 Riethmüller, Christian E., Kompendium für ERP-System-Auswahl und Inbetriebnahme Band II: Die Inbetriebnahme eines ERP-Systems für Produktions- und Handelsbetriebe. Die Fortsetzung der Leiden der Anwender, Remscheid 2011, S. 298 ff. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 3(16)

4 In der Computerwoche aus dem Januar 2011 (Autor Martin Bayer) sind im Ratgeber Datenqualität Gute Daten - Schlechte Daten 11 Kriterien der Datenqualität benannt 3 : Korrektheit Daten müssen korrekt sein; das System darf keine Zwangseingaben verlangen, weil dies mindestens die Vorstufe zum Aufbau von Datenmüll realisiert. Konsistenz Die Daten müssen widerspruchsfrei sein; es darf nicht vorkommen, dass dasselbe Feld in einem anderen Tabellenzusammenhang oder Anwendungsbereich andere Bedeutungen annimmt. Vom System erzwungene Dateneingaben widersprechen der Konsistenz. Zuverlässigkeit Die Anwender müssen sich auf die Daten verlassen können; Eingaben dürfen nicht durch Fantasie, durch Unwissenheit oder durch systembedingten Zwang erfolgen. Vollständigkeit Die benötigten Daten eines Stamm- oder Bewegungssatzes müssen für ihren Anwendungszweck vollständig sein. Bei systembedingten Zwangseingaben wächst die Vollständigkeit der Daten nicht. Genauigkeit Wenn für eine Währungs- oder Gewichtsberechnung sieben Nachkommastellen notwendig sind, sind diese Stellen auch vom System anzubieten. Der Anwender soll sich nicht mit fehlerhaften Rundungen beschäftigen. Aktualität Daten sind aktuell zu halten; Änderungen sind unmittelbar durchzuführen und in der Anwendung zu veröffentlichen. Redundanzfreiheit Die Daten sind dublettenfrei zu halten; derselbe Dateninhalt darf nicht in mehreren aktuell gültigen Versionen bestehen. Relevanz Es sind die Daten in das System einzupflegen, die die Anwender für ihre Arbeit benötigen. Verlangt das System Zwangseingaben, hat der Anwender nicht relevante Daten. Einheitlichkeit Gleichartige Datenfelder sind einheitlich zu befüllen, gerade bei Bezeichnungen und Texten dringen darstellerische Eigenheiten der Anwender durch. 3 Bayer, Martin, Gute Daten Schlechte Daten, Ratgeber Datenqualität in der Rubrik Software - Business Intelligence & Enterprise Content Management, software/bi-ecm/ /, April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 4(16)

5 Eindeutigkeit Dateninhalte müssen zweifelsfrei erkannt und umgesetzt werden können. Dazu gehört auch eine semantisch einwandfreie Bezeichnung des Feldes. Verständlichkeit Die Dateninhalte müssen zur Anwendung passen; dazu sind die Darstellungsmöglichkeiten auf die Anwender abzustimmen. Wenn ich in Unternehmen nach dem Grad der Datenqualität frage, bekomme ich zunächst eine positive Antwort, in der manchmal ein wenig Unsicherheit mitschwingt. Spätestens nach den ersten Datenanalysen wird der Grad der Qualität immer geringer. Das Hauptproblem der Durchsetzung von Datenqualität in den Unternehmen besteht in der fehlenden Lobby durch Geschäftsführung und Management. In der Regel ist den Verantwortlichen nicht bewusst, welchen Ballast sie in ihrer Datenwelt mit sich herumschleppen, welche Verzögerungen sie in der Bearbeitung durch fehlerhafte, schlampig versorgte Daten in den Fachabteilungen bewirken, nur weil sie keinen Wert auf Datenqualität legen. Dies korrespondiert mit dem Verständnis, das zum Beispiel viele Geschäftsleitungen immer noch mit der Vollaufnahme-Inventur zum Geschäftsjahreswechsel haben: Wenigstens einmal im Jahr soll der Inventurbestand voll aufgenommen werden, damit die Geschäftsleitung den wahren Bestand kennt. Dieser Aufwand ist nicht nur Verschwendung; wenn der Lagerbestand wirklich nur an diesem einzigen Tage den wahren Wert zeigte, würde das ERP-System in seinen Grundfesten erschüttert sein, da dann jede Disposition in Frage zu stellen wäre. Wenn nur zum Geschäftsjahreswechsel der Lagerbestand korrekt ist, müsste auch die Disposition per Hand ausgeführt werden. Eine Bankrotterklärung an das ERP- System und die, die als Anwender das System überhaupt am Leben erhalten. Es wird häufig vergessen, dass Daten Kapital darstellen: Immer wieder hören wir, mit welcher krimineller Energie Kundendaten am Markt gestohlen, angeboten und verkauft werden. Ein exzellent gepflegter Kunden- und Interessentenstamm sichert ein Unternehmen zu einem erheblichen Anteil in seiner Akquisitionstätigkeit ab, er ist eine Voraussetzung für die Vorsorge zum Auftragsnachschub. Korrekte Artikelstammdaten sind die Voraussetzung für einen bedarfsgerechten Lagerbestand, für bedarfsangepasste Lose im Bestellwesen und in der Produktion. Die Beispiele lassen sich umfangreich fortsetzen. Es soll nur bestätigt sein, dass Daten Kapital in Form von Umsatz oder Kostenersparnis darstellen. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 5(16)

6 Was sind wohl die wichtigsten Messwerte und Zeitreihen? Die folgenden Messwerte und Zeitreihen sind Elemente in ERP-Systemen, die ich erwarte, allerdings sind sie in diesem Beitrag nur auf einige wesentliche Beispiele begrenzt. Vorhin hatte ich bereits sybillinisch darauf hingewiesen, dass natürlich in der ERP-System-Auswahl hätte darauf geachtet werden müssen, entsprechende Daten und Operationen/Funktionen für statistische Auswertungen und Fortschreibungen im sogenannten Standard anzufordern. Es kann nun sein, dass ein Unternehmen selbst Hand anlegen und sich die Daten aufbauen muss (via Erfassung in Excel, Datenexport in Access, Programmierung, Aufbereitung für ein BI- Tool o.ä.). Vorangestellt sei, dass in ERP-Systemen ein Fabrikkalender vorausgesetzt wird, in dem Fabrikkalendertage und Fabrikkalenderwochen in einer eigenen Zählnomenklatur geführt werden. Auf diese Weise ist gesichert, dass Betriebsarbeitstage leicht ermittelt und vor allem Verweildauern einfach errechnet werden können. Eventuell werden parallele Fabrikkalender benötigt, wenn das Unternehmen in unterschiedlichen Bundesländern oder Ländern arbeitet oder Produktion und Vertrieb an unterschiedlichen Arbeitstagen aktiv sind (7-Tage-Woche für die Produktion, 5-Tage-Woche für den Vertrieb). Für Handelsunternehmen sind 10, für Fertigungsunternehmen 14 (15) der im Folgenden genannten Auswertungen relevant. Kontenauswertungen und Kennzahlensysteme des Rechnungswesens werden nicht berücksichtigt, da die Ausgangssituation in Systemen des Rechnungswesens hinsichtlich des analytischen Angebots nicht so kritisch zu sehen ist. Auftrags-Eingangs-Bestands-Rechnung Vertrieb Die Ermittlung wird im Folgenden auf eine Basisformel reduziert. Die Auftrags-Eingangs-Bestands-Rechnung kann auf eine einfache Formel gebracht werden: Auftragseingang (Tag) = Auftragseingang (Tag-1) + Neue Auftragspositionen (Tag) Storno von Auftragspositionen (Tag) + Restorno von Auftragspositionen (Tag) ± Mengenänderungen der Auftragspositionen (Tag) ± Preisänderungen der Auftragspositionen (Tag) ± Zu-und-Abschläge aus dem Auftragskopf (Tag) ± Nebenerlöse wie Versand, Versicherung usw. aus Auftragskopf (Tag) und Auftragspositionen (Tag) Der Fortschritt des Auftragseingangs lässt sich nur über ein Journal realisieren. Damit ist die wachsende Seite des Auftragsbestands gewährleistet; er wird durch die Fakturen reduziert, also ergibt sich: Auftragsbestand (Tag) = Auftragsbestand (Tag-1) + Auftragseingang (Tag) - Ausgangsrechnungen (Tag) + Ausgangsrechnungsstorno (Tag) + April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 6(16)

7 Ausgangsgutschrift/Wiederhollieferungen (Tag) - Ausgangsgutschriftsstorno/Wiederhollieferungen (Tag) Damit die Fortschreibung des Auftragsbestands verfolgt werden kann, bedarf es auf der Fakturenseite gleichfalls eines Journals. Auftragseingang und bestand werden täglich ermittelt, bei Bedarf auch ad hoc. Preisentwicklung Bewertung Die Preisentwicklung von Standardmaterial sollte in einer Preiszeitreihe dargestellt werden. Immer wenn sich ein Preis eines genormten Artikels ändert, wird diese Änderung in der Zeitreihe dokumentiert. Als Werte werden der Durchschnittspreis und die Kostenzeilen aus der Grunddatenkalkulation wie Standardkosten, Herstellkosten-1 und -2, Selbstkosten eingesetzt. Unerwartete Preisabweichungen können sehr einfach festgestellt werden. Die Preisfortschreibung findet monatlich statt. Umsatzentwicklung Vertrieb Die Umsatzentwicklung nach den wichtigsten Kriterien, wie Jahr, Monat, Tag, Kundenauftrag, Auftragsart, Kunde, Kundenregion, -land und -branche, Vertreter, Artikel, Produktgruppe, Erlöskonto usw., sollte Bestandteil eines ERP- Systems sein. Die Umsatzentwicklung ist täglich fortzuschreiben (im Prinzip ein Abfallprodukt aus der Auftragsbestandsrechnung oder die Voraussetzung). Produktionskosten Fertigung Die Produktionskosten sollten nach den wichtigsten Kriterien, wie Jahr, Monat, Fertigungsauftrag, Auftragsart, Kundenauftrag, Kunde, Artikel, Produktgruppe usw. in einem ERP-System als Statistik vorgegeben sein. Die Produktionskosten werden monatlich ausgewertet. Deckungsbeitragsrechnung Controlling Die Deckungsbeitragsrechnung beinhaltet die Zusammenfassung von Umsatzentwicklung und Produktionskosten. In der Deckungsbeitragsrechnung werden die Kosten eines Produkts und dessen Umsatz gegenübergestellt. Es geht um die Darstellung der Ertragskraft von Kundenaufträgen; dabei sollen in der Regel mehrere Kostenstufen als Berechnungsbasis wie HK-0, -1, -2 und Selbstkosten herangezogen werden. Ferner sind Erlösschmälerungen wie Rabatte und Provisionen auszuweisen. Nachträgliche Gutschriften sind nachzuführen. Die Deckungsbeitragsrechnung ist monatlich auszurichten; allerdings kann eine tägliche Fortschreibung und Analyse durchaus sinnvoll sein. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 7(16)

8 ABC-Analysen für Lagerbestand, Artikelverbrauch und -bedarf Materialwirtschaft Die gute alte ABC-Analyse ist immer noch ein sehr gutes Hilfsmittel, einen schnellen Überblick über die Verschiebungen in den Werteanteilen der Teile mit A, B und C zu erkennen. Teile, die in der Analyse nicht erfasst sind (kein Bestand, kein Verbrauch, kein Bedarf), werden zum Beispiel durch ein D gekennzeichnet. Die seit alters her bekannte Einteilung bewährt sich vom Grundsatz her immer noch. So sind Analysen, wenn sich C-Teile im A-Teile-Lager wiederfinden, für die Disponenten und Bestandsverantwortlichen besonders wichtig. Und es geht darum, Begründungen zu finden, wenn sich der A-Anteil und damit auch der Gesamtbestandswert erhöhen. Die ABC-Analyse des Bestands muss mit der Bedarfs- und Verbrauchsauswertung korrespondieren; daher sind unter denselben Voraussetzungen die Vergangenheitszeiträume (Parameter Monate der Vergangenheit) und die Zukunft (Parameter Monate für die Vorschau) zu betrachten. Die ABC-Analyse ist eine Anstoß-Analyse, die Verantwortlichen werden angestoßen, Antworten zu finden und Konsequenzen zu ergreifen. Die ABC-Analysen sind monatlich auszuführen. Lagerbestand Materialwirtschaft Die Entwicklung des Lagerbestands ist eine wesentliche Analyse, weil sie einen Teil der Kapitalbindung und der Wertevernichtung (Wertberichtigungen) darstellt. Als Wertansätze sollten mindestens bei Fremdteilen der Durchschnittspreis und der Niederstwert eingesetzt werden, bei Eigenteilen die Herstellkosten (gemäß BilMoG). Auch die Regularien der Abwertung sollten vom System angeboten werden, so dass der Teil der abgeschriebenen Werte nachvollzogen werden kann. Ferner benötigen Artikel eine Einlaufphase mit Vollbewertung, so dass sie nicht vor ihrer Aktivierung bereits in die Abwertung einbezogen werden. Hier sind Zeiträume von 12 bis 24 Monate keine Seltenheit. Die Lagerbestandsstatistik ist monatlich aufzubereiten. Fertigungsauftragsbestand (WIP) Fertigung Produktionsfirmen, insbes. aus dem Maschinen- und Anlagenbau, bei denen monatelang für Kundenaufträge Fertigungsstrukturen in Bearbeitung sind, benötigen eine WIP-Bewertung. Das Material, das aus dem Lager ausgebucht oder für den Auftrag direkt beschafft wurde, und die Arbeitsleistung, die über Wochen und Monate anfällt, bilden durchaus einen signifikanten Bilanzwert. Vor allem zeigt sich hier, wie die Restkostensituation für den Auftrag resp. für die WIP-Bewertung zu interpretieren ist. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 8(16)

9 Je nach Datenqualität kann dies über die Istkalkulation und eine mitlaufende Kalkulation (Kombination aus Ist- und Soll-Kalkulation) gelöst werden. Bei geringer(er) Strukturqualität dürfte eine Journalisierung als Basis vorauszusetzen sein. Dann steht die Gesamterfassung der angefallenen Kosten und um die korrekte Zuordnung im Mittelpunkt. Die WIP-Berechnung erfolgt monatlich. Bestell-Obligo Einkauf Mit dem Bestell-Obligo werden erwartete Verbindlichkeiten aus den aktuellen Bestellvorgängen ermittelt. Der Anwender kann also feststellen, welche Ausgaben das Unternehmen in den nächsten Monaten zu erwarten hat. Wir wollen dies als Bestell-Obligo-1 bezeichnen. Darüber hinaus können die noch nicht in Bestellungen umgesetzten Bestellvorschläge als erwartete Verbindlichkeit berechnet werden (Bestell-Obligo-2). Das Bestell-Obligo kann eine wesentliche Größe für die Finanzplanung darstellen. Das Bestell-Obligo ist vom System als permanente Auswertung zur Verfügung zu stellen. Ermittlung der Durchlaufzeit-Baugruppe Fertigung Über die Durchlaufzeit-Baugruppe (DLZ-BG) kann der Planer ermitteln, mit welcher Bearbeitungsdauer bei einer ein- oder mehrstufigen Struktur zu rechnen ist. Mit der DLZ-BG wird der kritische Pfad durch die Struktur aufgezeigt. Vor Beginn der Produktion und unter der Voraussetzung, dass die Struktur bereits im Wesentlichen komplett erstellt ist, ist sie die Absicherung für den Liefertermin an den Kunden. Bei wachsenden Strukturen ist die DLZ-BG der Gradmesser für den Abgleich mit dem Liefertermin des Kunden. Durch die Komplettierung der Strukturen wächst auch die DLZ-BG. Mit jeder Rückmeldung innerhalb der Struktur ändert sich im Prinzip die Zeitdauer und damit auch ggf. der kritische Pfad. Zur Kontrolle ist es notwendig, dass die DLZ-BG stets aktuell ermittelt werden kann. Abweichung der Wiederbeschaffungszeiten von den Lieferantenlieferzeiten Einkauf Die Wiederbeschaffungszeit (WBZ) eines Fremdartikels ist ein wesentliches Element der Disposition. Ist die Zeit zu gering eingegeben, wird für die Bedarfsdeckung zu wenig bestellt, ist die Zeit zu großzügig bemessen, wird mehr bestellt, als benötigt wird. Gleichzeitig dient die WBZ auch der Prüfung des Lieferanten, indem hierüber die Termineinhaltung der Lieferanten abgeglichen werden kann; April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 9(16)

10 das Ergebnis geht in die Lieferantenbewertung ein. Wenn die WBZ nicht gepflegt ist, führt die Lieferantenbewertung zu falschen Aussagen. Für eine derartige Analyse sind neben einer Wiederbeschaffungszeit zum Beispiel Datumsfelder für Wunschtermin, mehrfache Lieferterminbestätigungen, Wareneingangstermine sowie Kennzeichen für Wunsch- und Lieferterminänderungen notwendig. Die Auswertung der Lieferantenlieferzeiten sollte quartalsmäßig ausgeführt werden. Abweichung der Durchlaufzeiten in Fertigungsaufträgen vom realen Fertigungsdurchlauf Fertigung Die Durchlaufzeit (DLZ) von Fertigungsaufträgen ist bezüglich der Disposition mit der Wiederbeschaffungszeit gleichzusetzen. Die DLZ ist aber gleichzeitig auch ein Kriterium für die Fertigungsorganisation. Wenn die Fertigung nicht auf das Produktionsspektrum flexibel reagieren kann, wird dies in aller Regel durch überhöhte Durchlaufzeiten offensichtlich. Die Folgen sind verlängerte Fertigungszeiten, Unterbrechungen im Fertigungsprozess, Wartezeiten vor den Arbeitsplätzen, wachsende Fertigungslager vor den Arbeitsplätzen usw. Ein Grund für überhöhte DLZ-Werte kann in ungeeigneten Fertigungslosen oder im Aufbau der Fertigungsorganisation liegen. Für eine derartige Analyse sind neben einer Durchlaufzeit zum Beispiel Datums- Uhrzeitfelder für Auftragsstart und ende (Fertigmeldung), Unterbrechungsanfang und ende sowie Übergangswerte für Übergangs-, Warte-, Transportzeiten, notwendig. Die Durchlaufzeitanalyse sollte monatlich abgerufen werden. Durchlaufzeit eines Kundenangebots Vertrieb Eigentlich eine einfache Rechnung es muss die Dauer zwischen Eingang der Kundenanfrage und dem Versand des Angebots festgehalten werden, das System muss nur die entsprechenden Datums-Uhrzeitfelder zur Verfügung stellen. Darüber hinaus werden Angebotsarten benötigt; denn ein Ersatzteilangebot ist von einem Angebot für eine Maschine oder Anlage zu unterscheiden. Eventuell kann eine Produktgruppenzuordnung zusätzlich sinnvoll sein. Die Auswertung sollte monatlich erfolgen, im Sonderfall ad hoc. Einhaltung der Kundenlieferterminwünsche Vertrieb Auch hier eigentlich eine einfache Rechnung es muss geprüft werden, ob der an den Kunden bestätigte Liefertermin eingehalten wurde. Dazu wird die Differenz zwischen bestätigtem Liefertermin und Versandtermin ermittelt. Bei Nichteinhaltung des Termins ist eine Begründung aus einer Checkliste auszuwählen. Auch diese Auswertung sollte monatlich erfolgen, im Sonderfall ad hoc. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 10(16)

11 Natürlich gibt es weitere wichtige Auswertungen, die branchenspezifisch notwendig sind. Die Beispiele dienen hier nur als Signal, sich dieser Anforderungen und Möglichkeiten bewusst zu werden. Auf Basis dieser skizzierten Statistiken und Auswertungen lässt sich eine weitere wesentliche Abrechnung zusammenstellen ( Abfallprodukt ): Die Betriebsleistung. 4 Die Betriebsleistung setzt sich zusammen aus Ausgangsrechnungen und gutschriften Lagerbestandsänderung anonymer Eigenteile Kosten der in Arbeit befindlichen Aufträge, möglichst auf originärer Basis und den stufenbezogenen Zuschlägen Hat ein Unternehmen sich erst einmal eine Basis geschaffen, lassen sich leicht durch Modifikationen der Datenzusammenstellungen neue Auswertungsinhalte kreieren. Die Verfolgung von Zielen in ERP-Anwendungen 5 Diese Statistiken bzw. Auswertungen sind notwendig, damit sich ein Unternehmen überhaupt erst einmal mit der Verfolgung von Zielen befassen kann. Wie sonst kann die Frage beantwortet werden, ob die Organisation besser als zuvor dasteht oder wie sie sich entwickelt? Der qualitativ ausgedrückte Schein trügt nur allzu oft; in der heutigen Zeit reicht es nicht mehr aus, aus dem Bauchgefühl heraus die ERP-Lösung zu bewerten. Ziele, die mit einem ERP-System realisiert werden sollen, lassen sich in quantitativ und qualitativ messbare Werte unterscheiden. Im Folgenden wird eine kleine Auswahl zusammengefasst: Senkung des Lagerbestands In vielen ERP-Systemen ist die Verfügbarkeitsprüfung von Material nicht besonders ausgeprägt, wobei obendrein die angebotenen Dispositionsverfahren recht unzureichend sein können. Vor allem, wenn die Dispositionsverfahren vergangenheitsorientiert ausgerichtet sind, werden in der Regel weniger bedarfsgerechte Zugänge ermittelt. Häufig bildet sich gewollt oder ungewollt ein Sicherheitsbestand, der nicht notwendig ist. Aber der Lagerbestand hängt natürlich auch wesentlich von der Pflege und Darstellung der Wiederbeschaffungszeiten der Fremdteile (Kaufteile) sowie den Durchlaufzeiten in den Arbeitsplänen und den Durchlaufzeiten der Eigenteil- Baugruppen (kritischer Pfad) ab. 4 Riethmüller, Christian E., Kompendium für ERP-System-Auswahl und Inbetriebnahme Band II: Die Inbetriebnahme eines ERP-Systems für Produktions- und Handelsbetriebe. Die Fortsetzung der Leiden der Anwender, Remscheid 2011, S. 342 ff. 5 Riethmüller, Christian E., Kompendium für ERP-System-Auswahl und Inbetriebnahme Band I: Das Auswahlverfahren eines ERP-Systems für Produktions- und Handelsbetriebe. Die Leiden der Anwender, Remscheid 2008, S. 52 ff. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 11(16)

12 Senkung von Durchlaufzeiten der Eigenteile Die Durchlaufzeiten der Eigenteile müssen erst einmal korrekt berechnet werden können, was ausschließlich über die Genauigkeit und Vollständigkeit der Arbeitspläne erreicht werden kann. Diese Voraussetzung gelingt dem Anwender nur dann, wenn die Kapazitäten und die Arbeitspläne realitätsnah abgebildet werden. Erhöhung der Lieferfähigkeit und Verbesserung der Kundenlieferterminerfüllung Verfügbarkeitsprüfung und Reservierungsverfahren können Kunden- und Lageraufträge leichter absichern, ein Vordrängeln einzelner Bedarfe wird verhindert. Für die Kundenlieferterminerfüllung (ein Bestandteil der Kundenzufriedenheit) werden Termindaten benötigt, die die Bearbeitungszeiten von Kundenaufträgen messen lassen. Beschleunigung von Arbeitsabläufen Arbeitsabläufe können beschleunigt werden, wenn die Durchgängigkeit der Funktionalität gewährleistet ist, d.h., wenn die Funktionalität weniger Unterbrechungen erfährt und die benötigten Daten in ausreichendem Maß zur Verfügung stehen. Aber um die Aussage zu verifizieren, dass die Beschleunigung stattgefunden hat, werden Daten zur Ermittlung von Verweildauern benötigt. Erhöhung der Sicherheit in den Arbeitsabläufen Das Alt-System hat vielleicht keine Möglichkeit, Fehleingaben verstärkt zu verhindern; ein neues System kann über ein Regelwerk Fehlerquellen vermeiden helfen. Die Arbeitsabläufe können automatisiert werden, sodass Funktionen überhaupt oder rechtzeitig ausgeführt werden. Einfache Gestaltung und Standardisierung der Informationswege Die Informationen sind leichter für alle Mitarbeiter erreichbar, weil sie nicht durch die IT im Hintergrund abgerufen werden müssen, sondern im Dialog abgerufen werden können. Außerdem bietet ein Neu-System durch das erweiterte Datenmodell eine Ausweitung der Informationsbreite und -tiefe. Als Beispiel seien u.a. die Daten des Qualitätswesens genannt, über die die Güte der Produkte nachverfolgt werden können (zum Beispiel Senkung des Ausschusses, Früherkennung fehlerhafter Produkte mit Ersatzbeschaffung). Betriebliche Leistungen oder Prozesse sollen vorhersehbar und besser gesteuert werden können, indem wissenschaftliche Methoden in die Unternehmensführung eingesetzt werden ([Lean] Six Sigma, Methodenlehre zur Optimierung der operativen und innerbetrieblichen Prozesse, ein Management-Tool zur Qualitätsverbesserung und Kosteneinsparung). Verbesserung der Planungsqualität Durch neue Planungsverfahren lässt sich die Planungsqualität erhöhen. Dies hat auch mit einem erweiterten Datenmodell und einem umfangreicheren Funktionsangebot zu tun. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 12(16)

13 Planungsqualität lässt sich immer dann erhöhen, wenn zum Beispiel adäquate Verfahren der Disposition für Material und Kapazität angeboten werden. Detaillierte prozessorientierte Kalkulationen mit Stufeninformationen Das neue System hat eine Art der Kalkulationsgestaltung, die ausführlicher, umfangreicher und vor allem analytisch ausgerichtet ist. Die analytische Kalkulation hilft, Datenfehler in den Strukturen aufzuspüren. Ferner können Projekt- und mitlaufende Kalkulation zu einer umfassenderen Kostenanalyse führen. Dadurch können genauere und kundenauftragsangepasste Preise ermittelt werden. Detaillierte, validierbare Statistiken Das erweiterte Datenmodell ermöglicht eine umfangreichere Statistik der betrieblichen Entwicklung, um den Geschäftserfolg konsequent verfolgen und analysieren zu können. Ein Augenmerk sollte auf die Validation der Ergebnisse gerichtet sein. Erhöhung der Kundenzufriedenheit Wenn die Liefertermineinhaltung erhöht werden kann, werden die Kunden stärker an das Unternehmen gebunden. Die Preisgestaltung kann stärker mengenund kundenbezogen variiert werden. Die neue Verarbeitung kann auch die Güte der Produkte, die an die Kunden ausgeliefert werden, verbessern. Automatisierung von Arbeitsabläufen Das neue System ermöglicht durch Variabilität im Funktionsablauf eine organisationsangepasste Automatisierung; durch Parametrierungen oder durch die direkte Organisation eines Workflow Modelers lassen sich Arbeitsabläufe variabel und dynamisch gestalten. Bei einigen Systemen hat diese Arbeitsablaufgestaltung restriktive Arbeitsplatzauswirkungen, weil dann genau in dieser Form Rechte und Funktionsabfolgen vorgegeben werden. Transparenz in den Arbeitsabläufen Durch einen Business Modeler oder Business Builder können die Arbeitsabläufe eines Unternehmens leicht strukturiert und visualisiert werden. Dadurch können zum Beispiel neue Mitarbeiter einfach in ihre neue Aufgabenwelt eingeführt werden, weil die kommentierten Abläufe wie ein Handbuch eingesetzt werden können. Durch eine Workflow-Verwaltung können die Mitarbeiter auf bestimmte Bearbeitungen hingewiesen werden und die Abarbeitung von Aufgaben beschleunigt werden, indem die Informationen zum Beispiel via Mail oder Meldesystem an den nächsten Arbeitsbereich oder Mitarbeiter weitergereicht werden. Schaffung oder Erhöhung von Datenqualität Dieses Ziel ist wird als besonders wichtig erachtet, weil die Komplikationen offensichtlich sind, wie schwierig der Umstieg vom Alt-System in die neue Welt gestaltet ist, wenn die Datenqualität nicht dem erforderlichen Maß an Genauigkeit entspricht. Dem Leser soll klar vor Augen geführt werden, dass die Realisierung der genannten Ziele natürlich nur mit Datenqualität erreichbar ist. Wenn die nicht in sich schlüssigen Daten, vielleicht auch fehlerhaften Daten, weiterhin im neuen April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 13(16)

14 System genutzt werden, wird der Effekt durch das neue System ziemlich gering sein. Fazit Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems lässt sich sicherlich durch dessen Lizenz-, Wartungs- und Administrationskosten bewerten, dies ist aber nur eine vordergründige Wirtschaftlichkeit. Wenn die Anwendung nicht die Unterstützung bietet, die ein Unternehmen erwartet und braucht, dann helfen die geringe(re)n Systemkosten nicht weiter. Mit dieser Betrachtung kann der wirtschaftliche Erfolg eines Systems nicht nachgewiesen werden. Wenn die in diesem Beitrag formulierten Anforderungen in einem System nicht gegeben sind, hat das Unternehmen ein grundsätzliches Problem. Das System erbringt nicht den Nutzen, für den ein Unternehmen es angeschafft hat. Bei der System-Auswahl ist darauf zu achten, dass gerade die für ein Unternehmen wesentlichen Auswertungen oder Statistiken in der ERP-Lösung vorbereitet sind. Es reicht seitens der Hersteller nicht aus, darauf zu verweisen, dass diese Analysen und Ergebnisdarstellungen mit einem BI-Tool gelöst werden könnten. Dies scheitert allein ggf. an nicht bereitgestellten und systemimmanent versorgten Datenelementen; vielfach müssen in den Unternehmen Datenaufbereitungsprogramme erstellt werden, die eindeutig in den Lösungsansatz des Systems gehören. Die ERP-Hersteller stehen hier in der Verantwortung, einem Unternehmen die Möglichkeit zu eröffnen, den Einsatz des Systems bewerten zu können, inwieweit sich die geplanten Ziele wirklich erreichen lassen. April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 14(16)

15 Literaturhinweise Bayer, Martin Gute Daten Schlechte Daten, Ratgeber Datenqualität in der Rubrik Software - Business Intelligence & Enterprise Content Management, software/bi-ecm/ /, Riethmüller, Christian E. Kompendium für ERP-System-Auswahl und Inbetriebnahme Band I: Das Auswahlverfahren eines ERP-Systems für Produktions- und Handelsbetriebe. Die Leiden der Anwender, Remscheid 2008; ISBN Riethmüller, Christian E. Kompendium für ERP-System-Auswahl und Inbetriebnahme Band II: Die Inbetriebnahme eines ERP-Systems für Produktions- und Handelsbetriebe. Die Fortsetzung der Leiden der Anwender, Remscheid 2011; ISBN Riethmüller, Christian E. ERP-Systeme zwischen Risiko und Erfolg. Ein Leitfaden zu Systemauswahl und -inbetriebnahme, Beuth-Verlag Berlin 2012; ISBN (als E- Book: ISBN ) Riethmüller, Christian E. Was moderne ERP-Systeme funktional bieten sollten. Wann unterhalten wir uns im ERP-Auswahlverfahren endlich nicht mehr über Basis-Funktionalität? Beispiele, über die in Zeiten moderner Software nicht zu diskutieren ist oder doch?, September 2012, (#1071), software-markt das it-matchmaker e-zine, Ausgabe 09/2012, Download unter Riethmüller, Christian E. Zeitgemäße Eigenschaften von ERP-Systemen, Fragebogen, Künzelsau 2012 Riethmüller, Christian E. Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil II: Messwertealarm für den Umstieg auf ein neues ERP-System, Mai 2013, (#1094), software-markt das it-matchmaker e-zine, Ausgabe 09/2013, April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 15(16)

16 Vitae des Autors Dr. Christian E. Riethmüller, Jahrgang 1950, studierte Betriebswirtschaftslehre an der Technischen Universität Berlin und promovierte zum Thema Dynamische Modellierung betrieblicher Systeme. Seit Ende der 70er Jahre beschäftigt er sich mit Systemauswahlverfahren. Seine Erfahrungen erstrecken sich auf Beratung in den Bereichen Controlling, Logistik, Reengineering sowie auf Konzepte und Realisierung von Automatisierungsprozessen im ERP-Umfeld. Zu seinen Projektinhalten gehören über 20 ERP-Einführungsprojekte, darunter auch einige Projekte, bei denen das bereits vorhandene ERP-System erst einem richtigen Einsatz entgegengeführt wurde. In etwa dem gleichen Umfang hat Riethmüller ERP- Auswahlverfahren begleitet. Darüber hinaus führt er Reengineering- und Sanierungs- Projekte durch, die lahmende Software wieder aktiviert. Riethmüller entwirft und realisiert Software-Komponenten, die in diesen Ausprägungen auf dem Markt nicht in Standard -Software vorzufinden sind. Das können zum Beispiel Module zum Controlling im Maschinen- und Anlagenbau, zur WIP-Ermittlung, zur Kalkulation, zur Bewertung nach IFRS/IAS und HGB oder Methoden der Verfügbarkeit und Reservierung sein. Auch die Mediation in ERP-Vertragsabschlussangelegenheiten und ERP-Audits gehören zu seinem Aufgabenumfeld. Riethmüller gilt als Vor-, Quer- und Antidenker in Sachen ERP-Auswahl, -Inbetriebnahme und Beurteilung. Im Interesse der Anwender denkt er stets laut nach, auch wenn Systemanbieter manchmal darüber verzweifeln. Die Suche nach der Komplexität ohne Komplexität, dem Komplexitätsabstellschalter, motiviert ihn jeden Tag aufs Neue. Seit Herbst 2011 gibt Riethmüller seine Erfahrungen an der Hochschule weiter; in seiner Lehre zeigt er auf, dass die ERP-Welt nicht nur aus SAP besteht. Kontaktdaten: RiConsult - Künzelsau Rubensweg Künzelsau c.riethmueller@ri-consult.eu April 2013 Der Nachweis des wirtschaftlichen Erfolgs von ERP-Systemen Teil I Seite 16(16)