Handreichung Abrechnung von ESF-Fördermitteln im Landesprogramm: Lebens- und erwerbsweltbezogene Weiterbildung in Einrichtungen der Weiterbildung

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1 Handreichung Abrechnung von ESF-Fördermitteln im Landesprogramm: Lebens- und erwerbsweltbezogene Weiterbildung in Einrichtungen der Weiterbildung eine Arbeitshilfe der Projektagenturen NRW: Landesverband der Volkshochschulen NRW e. V. Landesarbeitsgemeinschaft für katholische Erwachsenen- und Familienbildung in NRW e. V. Landesarbeitsgemeinschaft Arbeit und Leben NRW DGB/VHS e. V.

2 Einleitung Zur rechtlichen und praktischen Einordnung dieser Handreichung Mit diesem Reader möchten wir den Weiterbildungseinrichtungen, die im Programm des Landes Nordrhein-Westfalen Lebens- und erwerbsweltbezogene Weiterbildung in Einrichtungen der Weiterbildung Maßnahmen durchführen, eine Handreichung zur Bearbeitung der Abrechnungen geben. Sie ist zwischen den Projektagenturen, dem Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales und der zuständigen Bezirksregierung Düsseldorf abgestimmt. Die Handreichung ist als eine praktische Hilfe für anstehende Abrechnungen gedacht. Sie entspricht der aktuellen Interpretation der ESF-Förderrichtlinien und ergänzender Bestimmungen. Trotzdem können unvorhergesehene oder rechtliche Neuinterpretationen von Seiten des MAGS oder auch durch EU-Vorgaben eine veränderte Handlungs- und damit Vorgehensweise erfordern. In einem solchen Fall werden die Projektagenturen versuchen, zeitnah eine aktualisierte Fassung der Handreichung zur Verfügung zu stellen. Vor Anwendung der beschriebenen Abrechnungsverfahren hat jede Einrichtung sorgfältig zu prüfen, ob die beispielhaft genannten Berechnungswege für sie zutrifft oder eine abweichende Praxis herrscht. Es findet immer eine Prüfung jeder einzelnen Abrechnung statt, deshalb kann eine Einrichtung, die die vorgeschlagenen Verfahrensweise anwendet nicht allein daraus einen Rechtsanspruch gegenüber der Bezirksregierung und den beteiligten Ministerien herleiten. Dennoch besteht auf Basis der Handreichung nun eine wichtige Orientierung für die Sicherstellung einer korrekten Veranstaltungs- und Projektabrechnung. Für Anregungen und Verbesserungsvorschläge sind wir dankbar. Für die Projektagenturen: Arbeit und Leben DGB/VHS NRW Düsseldorf im März 2008 Redaktion dieser Handreichung: Claus Sobott, Arbeit und Leben Bielefeld

3 Inhaltsverzeichnis Beim Erstellen von Abrechnungen im Förderprogramm des Landes NRW für die Weiterbildung geht es um... die Fördergrundsätze des ESF S. 2 das Realkostenprinzip S. 3 die Abrechnung von Personalkosten S. 4 die Abrechnung von projektspezifischen Sachkosten S. 5 die Abrechnung von Allgemeinkosten S. 6 die Abrechnung von teilnehmerbezogenen Kosten S. 7 die Abrechnung von Kosten Dritter S. 8 die Abrechnung von Einnahmen, Eigenmitteln und Mitteln Dritter S. 9 die Aufstellung einer Belegliste S. 10 die Aufstellung einer Ausgaben-Einnahmen Übersicht S. 11 die Erstellung weiterer Abrechnungsunterlagen S. 12 Fallbeispiel (Die verschiedenen Bereiche der Abrechnung werden anhand eines Fallbeispiels erläutert) Fallbeispiel S. 13 Hinweise zu den Kostenarten des Fallbeispiels S Arbeitsmaterial zu Personalkosten S zu projektspezifischen Kosten S zu Gemeinkosten S teilnehmerbezogenen Kosten S zu Freistellungskosten Dritter (Kofinanzierung) S zu Einnahmen S. 35 zur Belegliste S zur Einnahmen/Ausgaben-Übersicht S. 42 zum Verwendungsnachweis S zur Mitteleinsatzbestätigung S zur Teilnehmenden-Statistik S. 49 zu abweichenden Vordrucken für Volkshochschulen S Projektagenturen NRW S. 1.

4 Grundsätze der ESF-Förderung Für eine ESF- Förderung wird in der Regel verlangt, dass die Ergebnisse helfen den Arbeitsmarktzugang der Zielgruppen des ESF zu verbessern, dass die Ergebnisse im öffentlichen Interesse sind, dass ohne eine öffentliche Förderung das Ergebnis nicht erreicht werden kann, dass der Empfänger die Gewähr für eine gesicherte Gesamtfinanzierung bietet und über ein einwandfreies Finanzgebahren verfügt, dass die Mittel sparsam und zweckentsprechend verwendet werden, dass die Mittelverwendung vollständig nachgewiesen werden kann, dass die öffentlichen Mittel nachrangig eingesetzt werden und höchstens bis zur Höhe der nachgewiesenen und förderfähigen Ausgaben beim Zuwendungsempfänger Projektagenturen NRW S. 2.

5 Realkostenprinzip des ESF Das Realkostenprinzip des ESF verlangt eine Abrechnung von förderfähigen Ausgaben auf der Grundlage tatsächlicher Zahlungsflüsse beim Zuwendungsempfänger oder bescheinigter tatsächlicher Zahlungsflüsse Dritter. Der Zuschuss des ESF kann höchstens 100% der nachweislich beim Zuwendungsempfänger aufgewendeten Mittel betragen und höchstens 50% der insgesamt förderfähigen Ausgaben einschließlich Kofinanzierung. Kalkulatorische Kosten sind nicht zuwendungsfähig. Zahlungsflüsse bei Dritten können förderfähig sein, sie sind aber gleichzeitig als Kofinanzierung eigenständige Deckungsmittel für die kein ESF-Zuschuss beansprucht werden kann. Realkostenprinzip des ESF Einnahmen, die zur Deckung von Ausgaben dienen, die nicht förderfähig sind oder nicht in Anrechnung gebracht werden unbare Einnahmen durch Kofinanzierungserklärungen Dritter nicht in der Abrechnung / Belegliste unbare Leistungen in der Belegliste Ausgaben, die nicht förderfähig sind bzw. nicht abgerechnet werden reale Ausgaben Dritter als unbare Kofinanzierung Eigene Geldmittel, die zur Deckung der realen Ausgaben aufgewendet werden Bareinnahmen aus der Maßnahme Barzuschüsse von Dritten ESF-Zuschuss Gesamteinnahmen Gesamtausgaben Zahlungsbelege mit Zahldatum Alle Ausgaben im Durchführungszeitraum für die Maßnahme, die per Bank/Kasse getätigt werden ACHTUNG: ESF-Zuschuss kann nicht höher sein als dieser Betrag! Projektagenturen NRW S. 3.

6 Abrechnung von Personalkosten Grundlage der Abrechnung von Personalkosten sind die Gehaltsbescheinigungen einschließlich der Sozialversicherungs- und sonstigen Leistungen des Arbeitgebers. Bei einer Bruttolohnabrechnung kann ein Zahlungsdatum für alle mit der Gehaltsabrechnung zusammenhängenden Zahlungen gewählt werden. Genau genommen beinhaltet eine monatliche Gehaltsabrechnung mehrere einzelne Zahlungsvorgänge: Zahlung des Nettobetrages an den Gehaltsempfänger Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse des Gehaltsempfängers Zahlung der Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt des Arbeitgebers Zahlung vermögenswirksamer Leistungen an ein Versicherungsunternehmen Zahlung betrieblicher Beiträge zur Altersversorgung an ein Versicherungsunternehmen Zur Ermittlung der für eine Fördermaßnahme anfallenden Personalkosten für HPM und Verwaltung gibt es drei Wege: 1. Berechnung von projektspezifischen Schlüssel: Hierfür können Durchschnittswerte der Einrichtung für den pädagogischen/ verwaltungsmäßigen Aufwand pro Unterrichtsstunde (siehe Fallbeispiel ) ermittelt werden, die dann entsprechend auf die Unterrichtstunden der einzelnen Maßnahmen heruntergerechnet werden. Hinweise geben auch die WbG- Fördersätze für hauptberufliches Personal. 2. Beauftragung im Rahmen von Dienstanweisungen oder befristeten Arbeitsverträgen (ist in der Regel eher für umfangreichere Maßnahmen von Bedeutung) 3. Einzelerfassung der Zeiten (Ist eher nicht zu empfehlen, da häufig Erfassungsaufwand und ertrag in keinem Verhältnis stehen) Siehe hierzu auch das Fallbeispiel zur Abrechnung von ESF-Mitteln (S. 13) in der Anlage mit den Hinweisen zu den verschiedenen Kostengruppen im Fallbeispiel (S ) Arbeitsmaterial: Belegliste zum Fallbeispiel mit Personalkosten HPM und Verwaltung (S ) Projektagenturen NRW S. 4.

7 Abrechnung projektspezifischer Kosten Als projektspezifische Kosten können anfallen: Honorare für DozentInnen gemäß Honorarordnung Fahrtkosten für DozentInnen gemäß Landesreisekostenrecht Fahrtkosten für hauptberufliches Personal gemäß Landesreisekostenrecht Materialkosten Kosten für Layout und Druck von Teilnehmermaterialien Kosten für Werbung und Öffentlichkeitsarbeit... Alle abrechnungsfähigen Kosten müssen in den Durchführungszeitraum fallen und auf entsprechenden Zahlungsvorgängen beruhen. Gewährte Skonti/Rabatte müssen genutzt werden. WICHTIG: Der Durchführungszeitraum einer Maßnahme ist nicht gleichzusetzen mit der Unterrichtszeit, die möglicherweise im Antrag genannt wird. Ein Großteil der planenden und organisierenden Arbeiten fallen vor dem ersten Unterrichtstag an und erstrecken sich über den letzten Unterrichtstag hinaus. Als Durchführungszeitraum kann insgesamt der Zeitraum herangezogen werden, der in dem Zuwendungsbescheid der zuständigen Projektagentur genannt wird also bspw. für die erste Förderphase der 1. Januar 2007 bis zum 31. Juli 2008 (für Maßnahmen der Grundbildung eventuell noch länger). Es können auch Zahlungen im Verwendungsnachweis abgerechnet werden, die erst nach Ende des Durchführungszeitraumes geleistet wurden, wenn die zugrunde liegenden Leistungen im Durchführungszeitraum anfielen (Beispiel: Die Telefonrechnung vom Juni 2008 wird erst im Juli 2008 beglichen. Diese Zahlung gehört mit in die Belegliste) Arbeitsmaterial Belegliste zum Fallbeispiel mit projektspezifischen Kosten (S ) Projektagenturen NRW S. 5.

8 Abrechnung von Gemeinkosten Der Personaleinsatz von Stammpersonal in den ESF-Maßnahmen verursacht neben den Personalkosten auch Gemeinkosten. Hierzu gehören die laufenden Kosten für den Büroarbeitsplatz (Miete, Reinigung), laufende Kommunikationskosten, laufende Kosten für Kopierer und Drucker, Kosten für (Lohn-)buchhaltung, Kosten für Wartung von Computern u. ä. WICHTIG: nicht förderfähig im Rahmen dieses Programms sind die Abschreibungen für Investitionen (Schreibtische, Computer...). Alle anderen Gemeinkosten sind förderfähig, wenn sie durch die Ermittlung eines projektspezifischen Schlüssels verursachungsgemäß dem Vorhaben zugerechnet werden können. Ist in der Maßnahme Stammpersonal in vollem Stellenumfang beschäftigt, können alle Gemeinkosten für die Stelle der Maßnahme zugerechnet werden. Ein einfacher Schlüssel kann darin bestehen, die Gemeinkosten entsprechend der Kopfzahl der MA zu verteilen: 10 MA in der Einrichtung: 10% der Gemeinkosten werden jedem MA zugerechnet. Ist das Stammpersonal aber nur anteilig in der Maßnahme beschäftigt, muss der Schlüssel auch entsprechend anteilig ermittelt werden. Ein Beispiel für die Berechnung eines projektspezifischen Schlüssels und eine entsprechend aufgebaute Exceltabelle enthält das Arbeitsmaterial. Arbeitsmaterial Berechnung projektspezifischer Schlüssel (S.23 ) Tabelle zur Berechnung (Exceltabelle) (S. 24) Belegliste zum Fallbeispiel mit Gemeinkosten (S ) Projektagenturen NRW S. 6.

9 Abrechnung von teilnehmerbezogenen Leistungen Auch Leistungen für die Teilnehmenden an den Maßnahmen sind im Rahmen des Programms förderfähig. Allerdings sind sie in diesem Programm begrenzt auf Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen für Teilnehmende, die für die Unterrichtsstunden anfallen. In jedem Fall gilt die Obergrenze von 66,50 pro Unterrichtsstunde, so dass sich in vielen Fällen die Einbringung dieser Kosten in die Abrechnung nicht lohnt. Häufig ist es einfacher, die Kosten für Unterkunft und Verpflegung direkt durch die Teilnehmenden vor Ort bezahlen zu lassen und nicht in die Abrechnung aufzunehmen. Wenn keine Kosten für Unterkunft und Verpflegung in die Maßnahmeabrechnung aufgenommen werden, brauchen auch darauf bezogene Einnahmen durch Teilnehmerbeiträge nicht angegeben werden. Arbeitsmaterial Belegliste zum Fallbeispiel mit Kosten für die Teilnehmenden (S ) Projektagenturen NRW S. 7.

10 Abrechnung der Kosten Dritter Nachweisbare Aufwendungen Dritter für Personaleinsatz und Sachkosten im Rahmen einer Maßnahme sind ebenfalls förderfähig. Da sie für den Zuwendungsempfänger unbare Leistungen darstellen, können sie allerdings nur als Kofinanzierung eingebracht werden. Das bedeutet die entsprechenden Kostenbescheide von Dritten werden sowohl auf der Ausgabenseite als auch auf der Einnahmeseite in gleicher Höhe angesetzt! Dritte können mit eigenem Personal Maßnahmen unterstützen und den Gehaltsaufwand für die Zeit in der Maßnahme ermitteln und bescheinigen. Das gilt beispielsweise für SchulsozialarbeiterInnen, die Kooperationsmaßnahmen mit planen und in der Durchführung begleiten wie auch für Lehrkräfte, die planen, eventuell auch durchführen und begleiten. Auch tatsächlich anfallender Sachaufwand kann von Dritter Seite zur Verfügung gestellt und bescheinigt werden. Das können Raumkosten und Kosten für Reinigung sein. Da dieser Aufwand förderfähig ist, erhöht er die förderfähigen Kosten und damit anteilig den prozentualen ESF-Zuschuss. Beispiel: Direkte Kosten des Zuwendungsempfängers für eine Unterrichtsstunde betragen 40. Der maximale ESF-Zuschuss beträgt dann20 (50%). Die Differenz von 20 muss durch Eigenmittel oder Teilnahmebeiträge gedeckt werden. Die förderfähigen Kosten Dritter für diese Maßnahme betragen weitere 26,50, daraus ergeben sich Gesamtkosten pro Unterrichtsstunde von 66,50. Der maximale ESF-Zuschuss beträgt 33,25. Jetzt muss nur noch eine Differenz von 6,75 zu den direkten Kosten des Zuwendungsempfängers von 40 durch Eigenmittel oder Teilnahmebeiträge gedeckt werden. Arbeitsmaterial Freistellungserklärung über Gehaltsfortzahlung Dritter (Grundlage Jahresgehalt) (S.31 ) Hinweise zur Berechnung der Lohn-/Gehaltsfortzahlung bei Dritten (S.32 ) Beispiel einer Freistellungserklärung auf der Grundlage eines Monatsgehalts(S. 33) Belegliste zum Fallbeispiel mit Personalkosten Dritter (S.34 ) Projektagenturen NRW S. 8.

11 Abrechnung von Eigenmitteln, Einnahmen aus der Maßnahme und Mitteln Dritter Zur Abrechnung einer Maßnahme gehört auch eine Aufstellung aller mit der Maßnahme verbundenen Einnahmen. Diese Einnahmen können sein: Eigenmittel des Trägers (Häufig als Differenz zwischen allen anderen Einnahmen einschließlich ESF-Zuschuss und Gesamtausgaben) Einnahmen in Form von Teilnahmebeiträgen Mittel privater Dritter Mittel der Kommunen, des Landes, des Bundes, der ARGEN (dürfen ihrerseits keine ESF-Anteile enthalten (Bescheinigung!)) Alle voraussichtlichen Einnahmen müssen bereits im Finanzierungsplan des Antrages aufgeführt sein, da er für den Weiterleitungsvertrag verbindlich ist. Fallen Ausgaben geringer aus, verringert sich der ESF-Zuschuss anteilmäßig zu den anderen Finanzierungsquellen. Fallen Einnahmen bspw. durch Teilnahmebeiträge geringer aus und die Ausgaben bleiben gleich, bleibt das hinsichtlich der ESF- Förderung solange ohne Konsequenzen, solange der Zuschuss nicht auf über 50% der förderfähigen Ausgaben steigt. Vorher nicht geplante Einnahmen, Zuschüsse Dritter für die Maßnahme gehen voll zu Lasten des ESF-Zuschusses, d. h. sie dienen in voller Höhe zur Deckung der förderfähigen Ausgaben und erst auf den dann verbleibenden Teil der Ausgaben wird der ESF-Zuschuss von max. 50% gewährt. Alle Einnahmen gehen dem ESF voraus. Der ESF deckt die verbleibende Finanzierungslücke im Rahmen der Förderhöchstsätze. Die Leistungen Dritter können sowohl Sachleistungen als auch Geldleistungen sein. Im Fall von (unbaren) Sach- bzw. Personalleistungen werden die Bescheinigungen Dritter über die übernommenen Kosten direkt auch als Einnahmenbelege eingesetzt. Bei Geldleistungen werden die entsprechenden Zahlungseingänge in die Belegliste aufgenommen. Teilnehmerbeiträge, die auch einen Anteil für Leistungen des Zuwendungsempfängers enthalten, die nicht im Rahmen der Maßnahme abgerechnet werden, können entsprechend gekürzt in die Belegliste übernommen werden (Korrekturbuchung in der Belegliste über den nicht der Maßnahme zuzurechnenden Teil). Das kann sich bspw. auf die Leistung Unterkunft beziehen. Arbeitsmaterial Belegliste mit Einnahmen zum Fallbeispiel (S.35 ) Projektagenturen NRW S. 9.

12 Erstellung der Belegliste Für die Aufstellung der Belegliste hat die Bezirksregierung Düsseldorf eine Exceltabelle zur Verfügung gestellt, die vor Ort an die Ausgabenpositionen der Einrichtung angepasst werden kann. Diese Tabelle wird von den Projektagenturen der Katholischen Erwachsenen- und Familienbildung NRW und von Arbeit und Leben NRW für die Abrechnung verwendet. Sie ist auch Grundlage des Arbeitsmaterials und des Fallbeispiels. Die Projektagentur beim Landesverband der Volkshochschulen verwendet davon abweichend für die Abrechnung der Zuwendung die Vordrucke VN 14, die etwas anders gegliedert sind. Die Gesamtbelegliste trennt nach Ausgaben und Einnahmen und enthält verschiedene Beleglisten für die verschiedenen Ausgabepositionen: Personalkosten, Sachkosten, Gemeinkosten, teilnehmerbezogene Kosten, sonstige Kosten. In jedem Kostenbereich werden die Originalbelege mit Nummer, Buchungsdatum, Zahlungsempfänger, Zahlungsgrund, Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum und Zahlungsart aufgeführt. Bei anteiligen Kosten wird der Ursprungsbetrag, der projektspezifische Schlüssel und der Teilbetrag für die Maßnahme aufgeführt. Die Belege müssen auf tatsächlichen Zahlungsvorgängen beruhen. Ausnahmen: Bescheinigungen über Kosten Dritter. Hier handelt es sich um unbare Leistungen, die aber in gleicher Höhe in die Liste der Einnahmen aufzunehmen sind. Eigenmittel sind ebenfalls nicht einem bestimmten Beleg zuordbar. Möglicherweise fallen unbare Korrekturbuchungen in der Belegliste an. Beispiele: Übertarifliche Leistungen, die aus der Gehaltsabrechnung wieder herausgerechnet werden müssen, Anteil für Unterkunft in den Einnahmen aus Teilnahmebeiträgen, die nicht in der Maßnahme abgerechnet werden. Bei den unbaren Bescheinigungen und den Korrekturbuchungen gibt es kein Zahlungsdatum und keine Zahlungsweise. Für solche Vorgänge gibt es unterschiedliche Lösungen: Man kann ein Zahlungsdatum eintragen, das der ursprünglichen Zahlung entspricht (Korrekturbuchung) und dann als Zahlungsart "Korrekturbuchung" angeben. Bei unbaren Bescheinigungen z. B. über Lehrergehälter kann man das Zahlungsdatum leer lassen und als Zahlungsweise "Kofi" eintragen. Schwierigkeiten hinsichtlich Zahlungsdatum und Zahlungsweise werfen auch die Einnahmepositionen: Eigenmittel und ESF-Zuschuss auf. Eigenmittel errechnen sich häufig als Differenzbetrag aller Einnahmen einschließlich beantragtem ESF-Zuschuss zu den Gesamtausgaben. Sie sind damit liquide Mittel, die zur Deckung des verbleibenden Geldflusses aufgewendet wurden. Daher empfiehlt es sich, sie in der Belegliste mit einem Buchungs- und keinem Zahldatum zu versehen und als Zahlungsweise "Eigenmittel" zu vermerken. Bei Maßnahmen mit weniger als 100 UStden wird der ESF-Zuschuss durch die Projektagenturen erst nach Vorlage der vollständigen Abrechnung gezahlt. Trotzdem ist er in der beantragten Höhe in die Belegliste mit aufzunehmen und mit Buchungsdatum zu versehen. Das Zahlungsdatum ist allerdings noch unbekannt. Hier empfiehlt es sich in die Spalte Zahlungsweise "Beantragt" einzutragen. Handelt es sich um eine umfangreichere ESF-Maßnahme für die zwischendurch durch die Agenturen Abschläge gezahlt worden sind, sind die einzelnen Zahlungen der Agenturen in die Belegliste entsprechend aufzunehmen. Nur die letzte Rate ist dann noch ohne Zahlungsdatum einzutragen. Arbeitsmaterial Nebenbestimmungen zum Weiterleitungsvertrag (S ) Wichtige Hinweise (S ) Anforderungen an die Belegliste (S.40 ) Definition der ESF-zuschussfähigen Ausgaben (S. 41) Projektagenturen NRW S. 10.

13 Projektagenturen NRW S. 11.

14 Einnahmen-Ausgaben Übersicht Die Belegliste listet die einzelnen Ausgabenbereiche in chronologischer Reihenfolge auf. Diese Daten werden in der Exceltabelle der Bezirksregierung automatisch in eine Einnahmen-Ausgaben Übersicht übernommen. Bei den Volkshochschulen ist hierfür getrennt von der Belegliste der Vordruck VN 14 auszufüllen. Die Übersicht sollte keine Über- /Unterdeckung ausweisen. Die Summe der Einnahmen deckt in der Regel die Summe der Ausgaben. Die Position für den Ausgleich sind in der Regel die Eigenmittel. Arbeitsmaterial Einnahmen-Ausgaben Übersicht zum Fallbeispiel (S. 42) Vordruck VN 14 der Projektagentur beim Landesverband der Volkshochschulen (S.50 und 51) Projektagenturen NRW S. 12.

15 Weitere Abrechnungsunterlagen Zur Abrechnung gehören neben der Belegliste und der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht in jedem Fall noch folgende weitere Unterlagen: der Verwendungsnachweis (bei mehrjährigen Maßnahmen auch pro Haushaltsjahr als Zwischennachweis) mit (kurzem) Sachbericht aus dem auch die tatsächlich durchgeführten Unterrichtsstunden hervorgehen sollten. die aggregierten statistischen Teilnehmendendaten die Teilnehmerliste(n) Übersicht über Personalkosten (Projektagentur beim Landesverband der Volkshochschulen) Je nach Förderschwerpunkt sind eventuell mit der Abrechnung noch weitere ergänzende Unterlagen wie bspw. Kooperationsverträge mit Schulen im Förderschwerpunkt Weiterbildung geht zur Schule einzureichen. Welche Unterlagen einzureichen sind, kann dem Weiterleitungsvertrag entnommen werden. Nach vollständiger Zahlung des ESF-Zuschusses durch die Projektagentur wird zum Schluss die Mitteleinsatzbestätigung durch den Träger ausgefüllt und an die Projektagentur geschickt. Die Originalbelege zu der eingesandten Belegliste und auch die Nachweise der durchgeführten Unterrichtsstunden verbleiben in der Einrichtung und im Verwendungsnachweise wird angegeben wo sie aufbewahrt werden. Bei mehreren Veranstaltungen zum gleichen Thema an unterschiedlichen Orten kann u. U. ein Verwendungsnachweis erstellt werden, der sich auf den ursprünglichen Antrag bezieht. Eventuell fordern die Agenturen dabei aber getrennte Beleglisten pro Veranstaltung. In der ersten Förderrunde können Konzeptionskosten pro Maßnahmetyp extra abgerechnet werden. Auch hierfür wird eine extra Belegliste gefordert, die aber in einem Verwendungsnachweis mit den Beleglisten der Maßnahmen zusammengeführt werden kann. Arbeitsmaterial Verwendungsnachweis zum Fallbeispiel (S ) Mitteleinsatzbestätigung zum Fallbeispiel (S ) Statistik der Teilnehmenden (S.49 ) Personalkostenübersicht (Projektagentur beim Landesverband der Volkshochschulen) (S. 52) Projektagenturen NRW S. 13.

16 Fallbeispiel Projektagenturen NRW

17 Fallbeispiel zur Abrechnung von ESF-Fördermitteln Projektträger Eine Weiterbildungseinrichtung der allgemeinen Bildung in freier Trägerschaft, Rechtsform: gemeinnütziger Verein, anerkannt nach dem WbG. Beschäftigt werden 4 Pädagogische MitarbeiterInnen, die sich 3 Vollzeitstellen teilen und zwei VerwaltungsmitarbeiterInnen, die sich ebenfalls eine Vollzeitstelle teilen. Außerdem beschäftigt die Einrichtung noch jemanden im Rahmen der geringfügigen Beschäftigung. Es werden im Jahr Bildungsmaßnahmen im Umfang von Unterrichtsstunden durchgeführt mit ca Teilnehmenden. Das jährliche Haushaltsvolumen beträgt ca Der Verein hat Büroräume in der Innenstadt angemietet, einen für jeweils zwei HPMs, einen weiteren für die Verwaltung. Zusätzlich nutzen sie einen Mehrzweckraum für Kopierer, Material und als Behelfsarbeitsplatz, einen kleinen Besprechungsraum und zwei Räume als Unterrichtsräume für Kurse, wovon ein Raum auch für Tanz- und Gymnastik genutzt werden kann. Alle anderen Kurse werden in temporär angemieteten Räumen durchgeführt. 1 ESF-Maßnahme Der Verein hat im Rahmen des Landesprogramms Weiterbildung geht zur Schule freiwillige Arbeitsgemeinschaften an Hauptschulen durchgeführt, in denen sich die SchülerInnen der 9. Jahrgangsstufe mit künstlerischen Mitteln mit ihren Berufswünschen auseinandersetzten. Die AGs gingen jeweils über ein Schulhalbjahr und umfassten 80 Unterrichtsstunden. Sie begannen im Februar und endeten im Juni. An einer AG waren immer mindestens 10 SchülerInnen beteiligt. Eine AG wurde jeweils von einem/einer KünstlerIn betreut. Alle KünstlerInnen arbeiteten auf Honorarbasis bis auf die Mitarbeiterin einer privaten Musikschule. Sie berechnete nur Fahrtkosten und brachte ihre Arbeitszeit als unbare Kofinanzierung ein. Beteiligt waren drei Hauptschulen mit insgesamt 9 AGs. Die AGs endeten alle mit einer öffentlichen Präsentation der Ergebnisse im Rahmen eines Offenen Tages der Schule für Eltern und interessierte Öffentlichkeit. Zur Vorbereitung des Offenen Tages führten die AGs zum Ende hin einen Klausurtag durch in einer externen Bildungsstätte in der alle auch verpflegt wurden. Die konzeptionelle Arbeit leistete eine Pädagogin der Weiterbildungseinrichtung. Sie kooperierte eng mit den SchulsozialarbeiterInnen der drei Hauptschulen. Während der Laufzeit des Projektes unterstützte die pädagogische Mitarbeiterin die AG-BetreuerInnen und organisierte zusammen mit den Schulleitungen die Abschlussveranstaltungen. Die Schulfördervereine förderten das Projekt mit einem Beitrag von 80 pro SchülerIn (1 pro UStd pro SchülerIn). 2 Abrechnung Im Durchführungszeitraum sind folgende Ausgaben angefallen: (Anteilige) Personalkosten für die pädagogische Mitarbeiterin der Einrichtung (Anteilige) Personalkosten für eine Verwaltungskraft der Einrichtung (Anteilige) Kosten der Büroarbeitsplätze der beiden MitarbeiterInnen (Gemeinkosten) (Anteilige) Personalkosten für die SchulsozialarbeiterInnen der fünf Hauptschulen (Anteilige) Personalkosten für die Schulleitungen der fünf Hauptschulen (Anteilige) Personalkosten für die Mitarbeiterin der privaten Musikschule Honorarkosten für die KünstlerInnen Fahrtkosten für die KünstlerInnen Fahrtkosten für die pädagogische Mitarbeiterin der Einrichtung Verpflegungskosten und Buskosten für Teilnehmende am Klausurtag Materialkosten für die AGs Als Bareinnahmen sind angefallen: Die Zuschüsse der Schulfördervereine Projektagenturen NRW S. 13

18 Projektagenturen NRW S. 14

19 Hinweise zu den verschiedenen Kostengruppen im Fallbeispiel Abrechnung der Personalkosten Personal der Einrichtung Zeitaufwand von HPM und Verwaltung für Konzeption, Betreuung, Organisation und eventuell Durchführung sowie Abrechnung der Maßnahme. Hierfür kann ein projektspezifischer Schlüssel berechnet werden auf der Grundlage des WbGs oder der durchschnittlichen Jahreswerte der Einrichtung. Wenn in der Einrichtung Fachbereiche mit sehr unterschiedlichem Organisationsaufwand pro Unterrichtsstunde existieren und der Durchschnittswert für die spezifischen Aktivitäten in diesem Programm nicht passt, können auch Vergleichszahlen aus dem entsprechenden Fachbereich zugrunde gelegt werden. Alternativ kann aber auch der Zeitaufwand durch Selbstaufschreibung ermittelt werden. Die Selbstaufschreibung führt aber in der Regel zu Werten, die insgesamt zu niedrig sind, da erfahrungsgemäß Rüst zeiten nicht angemessen berücksichtigt werden. Legt man die Zahlen aus der Weiterbildungseinrichtung des Beispiels zugrunde, könnten projektspezifische Schlüssel wie folgt berechnet werden: HPM UStd werden von 4 HPMs mit dem Volumen von 3 Vollzeitstellen organisiert. Eine Vollzeitstelle umfasst 40 Wochenstunden mit 6 Wochen Jahresurlaub. Daraus ergibt sich ein Bruttoarbeitszeitvolumen pro Stelle von Stunden, insgesamt Stunden. In der Arbeitszeit von Stunden organisieren sie jährlich UStd, daraus ergibt sich ein Zeitaufwand von 1,17 Stunden pro Unterrichtsstunde. Schlüssel bei der geplanten Maßnahme mit zusätzlichem Entwicklungsaufwand (Konzeption, Absprachen mit Schulen, Betreuung der KünstlerInnen, Organisation der externen Klausurtage, Organisation der Abschlussveranstaltungen) 1,2 Arbeitsstunden pro Unterrichtsstunde. Verwaltung UStd werden von zwei VerwaltungsmitarbeiterInnen mit zusammen einer Vollzeitstelle organisiert. Arbeitszeitvolumen Stunden. Für eine Unterrichtsstunde fallen also 0,39 Arbeitsstunden an. Schlüssel bei der geplanten Maßnahme mit zusätzlichem Abrechnungsaufwand wegen Projektförderung und Realkostenprinzip: 0,4 Arbeitsstunden pro Unterrichtsstunde Aus diesen allgemeinen Kennzahlen können auf der Basis projektspezifischer Schlüssel (siehe Ermittlung projektspezifischer Schlüssel für Personal- und allgemeine Sachkosten S.23+24) für eine Maßnahme von 80 UStd im Halbjahr Personalkosten in Höhe von 10,7 % der monatlichen Gehaltskosten eines HPM und von 3,6 % der monatlichen Gehaltskosten der Verwaltung ermittelt werden. Diese Personalkosten beziehen sich auf die auf organisatorische Arbeiten und auf Abrechnung. Sollten HPM in der Maßnahme selbst unterrichten, müssen diese Stunden ggfhinzugerechnet werden (Das hängt davon ab, inwieweit in dem Jahreszeitkontingent eines HPM ein eigener Unterrichtsanteil enthalten ist). Schulsozialarbeiter Vereinbarung mit der Schule über ein realistisches Zeitkontingent (Im Beispiel 80 Arbeitsstunden pro Schule während der Maßnahme (da nicht durch die Weiterbildungseinrichtung bezahlt, handelt es sich um Ausgaben Dritter, die als unbare Kofinanzierung in gleicher Höhe bei Ausgaben und Einnahmen angesetzt wird)). Projektagenturen NRW S. 15

20 Schulleitung Gemeinsame Festlegung mit der Schulleitung über den Zeitaufwand (im Beispiel 15 Arbeitsstunden pro Schule (Kofinanzierung wie Schulsozialarbeiter)). Abrechnung der projektspezifischen Kosten Fahrtkosten lt. Landesreisekostengesetz und Honorarabrechnungen lt. Honorarordnung der Einrichtung (im Beispiel Fahrtkosten der 9 AG-BetreuerInnen und Honorarabrechnungen von 8 KünstlerInnen) Fahrtkostenabrechnungen der HPMs Rechnungen über Materialkosten für die AGs, Aufteilung nach Kopfzahl oder auf AGs Abrechnung der allgemeinen Sachkosten Hierfür werden projektspezifische Schlüssel ermittelt auf der Grundlage des maßnahmebezogenen Personaleinsatzes (siehe Ermittlung projektspezifischer Schlüssel für Personal- und allgemeine Sachkosten S ) Ermittelte Schlüsselwerte für die Belegliste anhand des Beispiels: Personalkosten HPM: 10,7 % Personalkosten Verwaltung: 3,6 % Allgemeine Sachkosten: 2,39 % Abrechnung von 10,7 % der monatlichen Gehaltskosten HPM für den Durchführungszeitraum Abrechnung von 3,6 % der monatlichen Gehaltskosten der Verwaltung für den Durchführungszeitraum Abrechnung von 2,39 % aller allgemeinen Sachkostenrechnungen für den Durchführungszeitraum Abrechnung der teilnehmerbezogenen Kosten In diesem Förderprogramm sind als teilnehmerbezogene Leistungen nur Unterkunfts- und Verpflegungskosten für Teilnehmende förderfähig. Insbesondere Gehaltsfortzahlungen für Teilnehmende während der Weiterbildungszeit oder Hilfen zum Lebensunterhalt für Teilnhmende sind hier nicht förderfähig. Verpflegungskostenrechnung der Klausurtage aufgeteilt auf AGs (= Maßnahme) Allgemeine Hinweise zur Abrechnung Da die förderfähigen Kosten begrenzt sind auf 66,50 pro Unterrichtsstunde ist ein pragmatisches Vorgehen zu empfehlen: Es empfiehlt sich die Kosten in dieser Reihenfolge abzurechnen: 1. Projektspezifische Kosten wie Honorare, Fahrt- und Materialkosten 2. Personalkosten für Konzeption, Organisation, Betreuung, Durchführung Projektagenturen NRW S. 16