Verhaltenskodex. 6. Dezember 2012

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1 Code of Conduct Verhaltenskodex 8 6. Dezember 2012

2 Verhaltenskodex I. Einleitung Die Aufrichtigkeit, Integrität und das gesunde Urteilsvermögen unserer Mitarbeiter 1, leitenden Angestellten und Geschäftsführer sind von wesentlicher Bedeutung für das Ansehen und den Erfolg von Flint Group. Flint Group ist bestrebt, als verlässlicher und vertrauenswürdiger Corporate Citizen zu gelten und in dieser Rolle gute Beziehungen mit seinem Umfeld aufzubauen und zu pflegen, insbesondere auch mit den Interessengruppen, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen. Dieser Verhaltenskodex regelt das Handeln und die Arbeitsbeziehungen der Mitarbeiter 2, leitenden Angestellten, Geschäftsführer und Vertreter von Flint Group gegenüber bestehenden oder potenziellen Kunden, Lieferanten, Kollegen, Wettbewerbern, Regierungsbehörden und selbstregulierenden Stellen sowie gegenüber den Medien und sonstigen Personen oder Stellen, mit denen Flint Group in Kontakt steht. Zweck dieses Verhaltenskodexes ist es, die bei Flint Group allgemein geltenden Grundsätze für ethisch und rechtlich einwandfreies Verhalten festzuschreiben. II. Einhaltung des Verhaltenskodexes und der Gesetze Es ist ein Grundsatz von Flint Group, dass alle Mitarbeiter diesen Verhaltenskodex und die geltenden Gesetze dem Geist und Buchstaben nach einhalten. Jeder Mitarbeiter trägt selbst die Verantwortung dafür, sich mit dieser Richtlinie und allen sonstigen Grundsätzen und Maßgaben vertraut zu machen, die für seinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich gelten, und diesen Vorgaben zu entsprechen. Alle leitenden Angestellten, Mitarbeiter in Schlüsselpositionen und darüber hinaus solche Mitarbeiter, für die es auf Grund der Art ihrer Tätigkeit erforderlich ist, müssen jedes Jahr eine entsprechende verbindliche Erklärung (Employee Representation Certificate, ERC) abgeben. Die ERC-Erklärung wird von den Mitarbeitern unterzeichnet, wodurch sie bestätigen, dass sie den Verhaltenskodex gelesen und verstanden haben. Auch bestätigen die Mitarbeiter durch ihre Unterschrift, dass sie den Kodex eingehalten haben und ihn darüber hinaus jeder ihnen unterstellten Person, deren Handeln oder Unterlassungen zu einem Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien beitragen könnten, zur Kenntnis gebracht haben, und dass sie von keinerlei Verstößen Kenntnis haben, gegebenenfalls mit Ausnahme solcher Verstöße, die sie im Rahmen der ERC-Erklärung offengelegt haben. Auch von ihren Lieferanten erwartet Flint Group, dass sie alle geltenden gesetzlichen Verpflichtungen einhalten. Darüber hinaus sollten Lieferanten entweder den Verhaltenskodex von Flint Group übernehmen oder aber selbst einen eigenen Kodex mit ähnlichen Regelungen einführen. Flint Group achtet und unterstützt den Geist der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und den Global Compact der Vereinten Nationen (http://www.unglobalcompact.org/languages/german/index.html). III. Ethisches Verhalten im geschäftlichen Umgang Über die Einhaltung von Recht und Gesetz hinaus wird von Mitarbeitern und Vertretern von Flint Group erwartet, dass sie in der Wahrnehmung ihrer Pflichten und ihrer Verantwortung in geschäftlicher und persönlicher Hinsicht hohen ethischen Standards gerecht werden. Das erfordert ein Verhalten, das von Aufrichtigkeit, Integrität und gesundem Urteilsvermögen geprägt ist, und zwar in jeder Hinsicht im Umgang mit anderen Flint-Group-Mitarbeitern, der Öffentlichkeit, der Wirtschaft, Kunden, Lieferanten sowie Regierungs- und Aufsichtsbehörden. 1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht. 2 Im Sinne dieses Verhaltenskodexes bezieht sich Mitarbeiter nicht nur auf fest angestellte Beschäftigte sondern auch auf befristete Mitarbeiter oder Zeitarbeitspersonal und Mitarbeiter von Dienstleistern. 2

3 Dabei kann ethisch einwandfreies Verhalten im geschäftlichen Umgang durchaus über das hinaus gehen, was das Gesetz fordert. Es ist ein Grundsatz von Flint Group, unser Geschäft in jedem Land, in dem wir vertreten sind, im Einklang mit den höchsten ethischen Standards zu betreiben, so dass die Integrität und Aufrichtigkeit von Flint Group und ihren leitenden Angestellten und Mitarbeitern jederzeit über alle Zweifel erhaben ist. IV. Sicherheit und Umwelt Flint Group hat sich verpflichtet, ihr Geschäft im Einklang mit allen geltenden Umwelt- und Arbeitsschutzgesetzen und -vorschriften zu betreiben; dadurch werden die höchstmögliche Achtung der Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter und der Schutz der Umwelt gewahrt. Daher erwartet Flint Group, dass alle Mitarbeiter ihr Bestes tun, dem Buchstaben und Geist solcher Gesetze und Vorschriften zu entsprechen. V. Arbeitsbedingungen 1. Arbeitsplatz Flint Group unterhält interne Programme, mittels derer sie ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter, Dienstleister und Besucher garantiert. 2. Zwangsarbeit Flint Group verurteilt Zwangs- oder Pflichtarbeit und hält die entsprechenden Gesetze in jedem Land, in dem sie vertreten ist, ein. 3. Kinderarbeit Flint Group achtet das Recht eines jeden Kindes auf Schutz vor wirtschaftlicher Ausbeutung und hält die Gesetze zum Mindestbeschäftigungsalter in jedem Land ein, in dem sie vertreten ist. Darüber hinaus hält sich Flint Group zu jedem Zeitpunkt an die UN-Erklärung der Rechte des Kindes (http://www.un.org/depts/german/gv-early/ar1386-xiv.pdf). 4. Antidiskriminierung Flint Group achtet die Würde jedes Mitarbeiters und das Recht auf einen Arbeitsplatz ohne Beeinträchtigungen wie Belästigung, Missbrauch oder körperliche Misshandlung. Entscheidungen über Einstellung, Entgelt, Zulagen, Beförderung, Kündigung oder Versetzung in den Ruhestand werden allein auf Basis der Fähigkeit des Mitarbeiters, seine Pflichten zu erfüllen, getroffen. Flint Group diskriminiert niemanden auf Grund irgendeiner nach geltendem Gesetz geschützten Eigenschaft und wird statt dessen, wo immer ein solches Handeln durch anwendbare Gesetze nicht beschrieben oder vorgesehen ist, sicherstellen, dass eine Diskriminierung auf Grund ethnischer Herkunft, Glaube, Behinderung, Geschlechtszugehörigkeit, Familienstand, Elternschaft, religiöser oder politischer Weltanschauung, Alter oder sexueller Orientierung jederzeit ausgeschlossen ist. 5. Arbeitsrecht Flint Group hält die geltenden Arbeits- und Beschäftigungsgesetze, -vorschriften und Branchenstandards ein. Die Mitarbeiter von Flint Group erhalten ein faires Entgelt für die Dienste, die sie leisten. VI. Vertrauliche Informationen Flint Group betrachtet ihre vertraulichen und schützenswerten Informationen als einen bedeutenden Vermögenswert und Teil der Grundlage ihrer Geschäftstätigkeit und verbietet die unbefugte Verwendung oder Weitergabe solcher Informationen. Mitunter erhält Flint Group nach Abschluss einer Geheimhaltungsvereinbarung vertrauliche Informationen anderer Unternehmen; solche Informationen sind der Vereinbarung entsprechend zu schützen. Flint Group achtet die Rechte anderer Unternehmen an ihren schützenswerten Informationen und verpflichtet ihre Mitarbeiter, die geltenden Gesetze und Vorschriften zum Schutz solcher Rechte in Buchstabe und Geist uneingeschränkt zu achten. Alle nicht öffentlich bekannten Informationen über Flint Group und ihre Aktivitäten, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sind vertraulich. Den Mitarbeitern, leitenden Angestellten und Geschäftsführern von 3

4 Flint Group werden vertrauliche Informationen offenbart. Solche vertraulichen Informationen sind ausschließlich für den geschäftlichen Zweck zu verwenden, für den sie weitergegeben wurden. Vertrauliche Informationen dürfen weder an Personen außerhalb von Flint Group, auch nicht Familienangehörige oder Freunde, noch an Mitarbeiter, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer Pflichten nicht benötigen, weitergegeben werden. Gegebenenfalls müssen Mitarbeiter während ihrer Beschäftigung bei Flint Group besondere Geheimhaltungsvereinbarungen unterzeichnen; in diesem Zusammenhang dient die nachfolgende, nicht abschließende Aufzählung vertraulicher Informationen als Orientierung, ist aber nicht als abschließend bezüglich Inhalt und Umfang zu betrachten. Soweit dies nach anwendbarem Recht oder der einschlägigen Rechtsprechung vorgesehen ist, sind Mitarbeiter von Flint Group auch über die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses hinaus zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen verpflichtet. Die in der folgenden, nicht abschließenden Liste aufgeführten Informationen gelten als vertrauliche Informationen: 1. Aktuelle und erwartete Geschäftsergebnisse der Gruppe vor ihrer öffentlichen Bekanntmachung durch die Gesellschaft. 2. Geschäftsgeheimnisse einschließlich sämtlicher geschäftlichen oder technischen Informationen, z.b. Formeln, Programme, Methoden, Verfahren, Techniken, Kompilationen oder Informationen, deren Wert darin besteht, dass sie nicht allgemein bekannt sind. 3. Sämtliche Rechte an Erfindungen oder Verfahren, die von einem Mitarbeiter unter Verwendung der Einrichtungen oder der Geschäftsgeheimnisse von Flint Group entwickelt werden, oder sich aus einer für Flint Group oder im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von Flint Group durchgeführten Tätigkeit ergeben. 4. Kundeninformationen, Angebote sowie Preise und Bedingungen. 5. Lieferanteninformationen, Angebote sowie Preise und Bedingungen. 6. Produktionsverfahren, Kapazitäten und Produktionsmengen. 7. Schützenswerte Informationen wie etwa Kundenlisten und vertrauliche Informationen von Kunden. 8. Sämtliche Aussagen in der Öffentlichkeit oder für die Medien betreffend Flint Group (mit Ausnahme rein werblicher Aussagen) bedürfen der Freigabe durch den Chief Executive Officer. VII. Interessenkonflikte Die Mitarbeiter von Flint Group sind zu absoluter Loyalität verpflichtet und handeln stets im besten Interesse von Flint Group. Sie vermeiden jegliches Handeln, das in einem Interessenkonflikt mit Flint Group steht oder zu stehen scheint. Mitarbeiter unterhalten keine finanziellen oder anderweitigen Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Kunden oder Wettbewerbern, welche die Unabhängigkeit ihres Urteils, das sie gegebenenfalls in ihrer Rolle als Mitarbeiter von Flint Group fällen müssen, beeinträchtigen könnten oder auch nur zu beeinträchtigen scheinen könnte. Die Mitarbeiter stehen dauerhaft in der Pflicht, ihre Vorgesetzten über jegliche Situation zu informieren, welche die Möglichkeit eines Interessenkonflikts oder abweichender Interessen zwischen dem betreffenden Mitarbeiter und Flint Group birgt. Die Anzeige eines potenziellen Konfliktes durch zeitnahe Information des Vorgesetzten ist wesentlich für die ungebrochene Einhaltung dieses Kodexes. Wenn Geschenke, Bewirtungen oder sonstige Zuwendungen angenommen oder gewährt werden, geschieht dies in vollständigem Einklang mit der Flint-Group-Richtlinie Global Policy - gifts, entertainment, or other gratuities offered to employees by other organisations (http://intranet.flintgrp.com/wmedia/documents/en/flint-group-hub/regulatoryeurope/flint_group_gift_policy.pdf). VIII. Bestechung im Geschäftsverkehr Flint Group duldet es nicht, dass Geldzahlungen oder Zuwendungen (z.b. Geschenke, Gefälligkeiten etc.) mit dem Ziel angeboten, ausgeführt, gefordert oder entgegengenommen werden, andere zu veranlassen, Flint Group Geschäftsmöglichkeiten zu verschaffen oder geschäftliche Entscheidungen zugunsten von Flint Group zu treffen, oder in der Absicht, unsachgemäßes Handeln zu bewirken. 4

5 Flint Group ist bestrebt, sich auf dem Markt durch überlegene Produkte und Dienstleistungen sowie durch wettbewerbsfähige Preise zu behaupten. Bestechung sowohl zur Pflege bestehender als auch zur Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen ist nicht akzeptabel und in jedem Fall verboten. Ein Verstoß gegen diese Grundsätze hat Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung aus wichtigem Grund für jeden Mitarbeiter zur Folge, der sich an solchen Praktiken beteiligt sowie für jede Führungskraft, die solche Praktiken fördert, unterstützt oder bewusst ignoriert. Es ist darüber hinaus zu beachten, dass solche Handlungen gegen geltendes Recht verstoßen können und somit für den Mitarbeiter außerdem zu Geld- bzw. Gefängnisstrafen führen können. Sollte ein Mitarbeiter im Laufe seines Arbeitsverhältnisses Kenntnis von jeglicher Art von Bestechung erlangen, so soll er die Angelegenheit der seiner Meinung nach geeigneten Leitungsebene oder einem Corporate- Compliance-Verantwortlichen direkt melden (vgl. Art. XVII. Rat in ethischen Fragen und Meldung von Verstößen). Diese Richtlinie verbietet es jedoch nicht, Kunden vor bzw. nach dem Geschäftsabschluss gemäß Branchenpraxis ausgehandelte Rabatte zu gewähren oder mit Unternehmen oder Unternehmenseigentümern branchenübliche Kundenfinanzierungen abzuschließen. IX. Regierungsvertreter Gesetze bzw. Vorschriften der Regierung verbieten üblicherweise Zuwendungen an oder die Bewirtung von Regierungsvertretern. Deshalb dürfen ohne die vorherige Zustimmung der Rechtsabteilung von Flint Group Beamte oder Angestellte der Regierung keinerlei Geschenke oder Bewirtungen erhalten, und zwar weder unmittelbar noch mittelbar. Es dürfen darüber hinaus keinerlei Zahlungen mit der Absicht vorgenommen werden, Beamte der Regierung des eigenen oder eines anderen Landes dazu zu veranlassen, ihre Pflichten zu vernachlässigen oder unsachgemäß wahrzunehmen. In Fällen, in denen sich Mitarbeiter nicht sicher sind, ob eine gewisse Situation oder Vorgehensweise gegenüber einer Regierung oder einer Regierungsstelle einen Gesetzesverstoß darstellt, holen sie den Rat der Rechtsabteilung von Flint Group ein, bevor sie selbst Maßnahmen ergreifen. X. Betrug und kriminelles Handeln Betrug und jegliches kriminelle Handeln kann den Ruf und den Erfolg von Flint Group wesentlich beeinträchtigen. Flint Group verlangt von ihren Mitarbeitern, leitenden Angestellten und Geschäftsführern, alle ihnen bekannten oder vermuteten Fälle von Betrug oder sonstiger krimineller Aktivität mit Beteiligung von Flint Group oder ihrer Mitarbeiter zu melden. Sollte ein Mitarbeiter von Flint Group von verdächtigen Handlungen oder verdächtigem Verhalten wie nachfolgend beschrieben (die Aufzählung ist nicht abschließend) Kenntnis erlangen, ungeachtet dessen, ob es sich um tatsächliche oder vermutete Verstöße handelt, so ist die Angelegenheit wie unter Artikel XVII des Kodexes beschrieben zu melden: fragwürdige Buchführung, Unregelmäßigkeiten in der Buchprüfung, unfaire oder betrügerische Geschäftspraktiken, Gesetzesverstöße, Verstöße gegen Richtlinien und Vorschriften von Flint Group, Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex. XI. Kartell- und Wettbewerbsrecht Flint Group hält alle geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze ein. Mitarbeiter dürfen Wettbewerbern keinerlei Informationen über die Preise von Flint Group oder interne Angelegenheiten von Flint Group, die die Preise von Flint Group beeinflussen, überlassen. Es verstößt gegen geltendes Recht, mit Wettbewerbern in Bezug auf Preise, Kosten, Bedingungen, Kunden, Märkte, Produktion, Geschäftsplanungen oder sonstige Angelegenheiten, die den Wettbewerb beinträchtigen können, Absprachen zu treffen. Stille Vereinbarungen, durch die Preise fixiert oder Marktaufteilungen getroffen werden, sind ebenso illegal wie mündliche oder schriftliche Vereinbarungen. 5

6 Es handelt sich hierbei um ein komplexes Rechtsgebiet, und falls sich Mitarbeiter nicht sicher sind, ob eine gewisse Situation oder Vorgehensweise einen Gesetzesverstoß darstellt, holen sie den Rat der Rechtsabteilung von Flint Group ein, bevor sie selbst Maßnahmen ergreifen. XII. Ermittlungen von offizieller Seite Strafverfolgungs- und Regierungsbehörden haben umfassende Befugnisse bei der Ermittlung in Fällen möglicher Gesetzesverstöße. Sie sind befugt, Grand Jurys einzuberufen, Unterlagen zu beschlagnahmen und Mitarbeiter von Flint Group zu befragen oder als Zeugen zu vernehmen. Flint Group wird angemessenen Forderungen von Ermittlungsbehörden Folge leisten. Allerdings gilt, dass Flint Group auch der Schutz des Gesetzes mit den entsprechenden Rechten für Personen, gegen die ermittelt wird, oder die eines Fehlverhaltens beschuldigt werden, zusteht, zum Beispiel das Recht auf anwaltliche Vertretung. Wenn sich ein Vertreter der Regierung oder einer Behörde an einen Mitarbeiter von Flint Group wendet oder den Zugang zu Daten oder Unterlagen zum Zwecke einer Ermittlung fordert, so erfragt der Mitarbeiter zunächst Einzelheiten zur Ermittlung, um dann unverzüglich den Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung von Flint Group zu informieren, und reagiert entsprechend den Geschäftsgepflogenheiten von Flint Group. Die Aufbewahrung entsprechenden Materials, z.b. von Unterlagen, die für Ermittlungen relevant sind, wird sichergestellt, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Bei Fragen zu Ermittlungen oder dazu, wie zu reagieren ist, sollte sich der Mitarbeiter an die Rechtsabteilung von Flint Group wenden. XIII. Politisches Engagement Die Unternehmenspolitik von Flint Group verbietet es, Spenden aus Gesellschaftsmitteln vorzunehmen, um Kandidaten oder politische Parteien finanziell zu unterstützen. Das Verbot erstreckt sich nicht nur auf direkte Spenden, sondern auch auf die indirekte Unterstützung oder Befürwortung von Kandidaten oder politischen Parteien, z.b. durch den Kauf von Eintrittskarten für entsprechende Abendveranstaltungen oder Fund-Raising-Veranstaltungen oder durch Zuwendungen in Form von Waren, Dienstleistungen oder Gegenständen an politische Parteien oder Komitees. Keine Person darf direkte oder indirekte Vergütungen oder Erstattungen von Flint Group für politische Spenden oder Auslagen für die Teilnahme an politischen Veranstaltungen erhalten. XIV. Dokumentierung von Geschäftsvorfällen und Aufzeichnungen von Flint Group Flint Group führt sämtliche Bücher, Rechnungen, Aufzeichnungen und Konten der Gesellschaft derart, dass diese Unterlagen die Geschäftsvorfälle und Verfügungen über die Vermögenswerte von Flint Group angemessen detailliert, genau und sachgerecht dokumentieren. Jeder Mitarbeiter hat Geschäftsakten, Zeitaufzeichnungen und Spesenabrechnungen und sonstige Aufzeichnungen von Flint Group genau und sachgerecht zu führen. Flint Group erstellt und unterhält ein internes Kontrollsystem, das hinreichend sicherstellt, dass Geschäftsvorfälle sachgemäß autorisiert, ausgeführt und aufgezeichnet werden. Sämtliche Bücher, Aufzeichnungen, Konten, Mittel und Vermögenswerte von Flint Group sind so zu führen, dass die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle und Verfügungen angemessen detailliert, sachgerecht, genau und periodengerecht dokumentiert sind. Es dürfen keinerlei Buchungen mit der Absicht vorgenommen werden, die tatsächliche Natur einer Transaktion von Flint Group zu verbergen oder zu verschleiern. Im Hinblick darauf sind folgende Leitlinien zu befolgen: 1. Es dürfen keine nicht offengelegten, nicht ausgewiesenen oder verdeckten Mittel oder Vermögenswerte zu irgendeinem Zweck bestehen. 2. Es dürfen keine falschen oder fiktiven Rechnungen bezahlt oder erstellt werden. 3. Es dürfen keine falschen oder fingierten Buchungen oder irreführenden Berichte erstellt werden. 6

7 4. Aktiva und Passiva von Flint Group sind entsprechend den Gepflogenheiten von Flint Group und allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen in der jeweils gültigen Fassung anzusetzen und auszuweisen. Sollte ein Mitarbeiter der Ansicht sein, dass die Bücher und Aufzeichnungen von Flint Group nicht entsprechend diesen Anforderungen geführt werden, so wird der Mitarbeiter die Angelegenheit der seiner Meinung nach geeigneten Leitungsebene melden oder die Vorgehensweise nach Art. XVII., Rat in ethischen Fragen und Meldung von Verstößen, wählen. XV. Verwendung von Vermögenswerten von Flint Group Vermögenswerte von Flint Group dürfen nur für die legitimen Geschäftszwecke von Flint Group wie in den unter Artikel XVI. (s.u.) aufgeführten IT-Richtlinien definiert verwendet werden; Verfügungen in diesem Zusammenhang können nur durch entsprechend bevollmächtigte Mitarbeiter oder deren Stellvertreter getätigt werden. Dies gilt sowohl für Sachanlagen als auch für immaterielle Vermögenswerte. Beispiele für Sachanlagen sind Büroausstattung wie Telefone, Fotokopierer, Computer, Möbel, Büromaterial und Produktionseinrichtungen. XVI. Internet und Internet- und -Zugänge stehen den Mitarbeitern von Flint Group für geschäftliche Zwecke, nicht aber zur privaten Nutzung zur Verfügung. Es wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie einen Umgang mit diesen Arbeitsmitteln pflegen, der im Einklang mit den Richtlinien und Verfahren von Flint Group steht, wie u.a. niedergelegt in der Flint-Group-Richtlinie Acceptable Use of Technology Resources Policy (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/it_g02_acceptable_use_of_technology_resources_policy) und der Flint-Group-Richtlinie Electronic Mail and Internet Acceptable Use Policy (http://intranet.flintgrp.com/wmedia/documents/en/flint-group-hub/information-technology/itpolicies/it_g02_electronic_mail_and_internet_acceptable_use_policy.pdf). Nutzer unterliegen darüber hinaus Bestimmungen aus Gesetzen und abkommensrechtlichen Bestimmungen der lokalen, der Staats-, Landes- oder Bundesebene, sowie anwendbarem internationalem Recht, und insbesondere auch den Nutzungsbestimmungen des/der Internet-Service-Provider(s) von Flint Group. XVII. Rat in ethischen Fragen und Meldung von Verstößen Auf die ethischen Fragestellungen des täglichen Geschäftslebens gibt es keine einfachen, allgemeingültigen Antworten. In manchen Fällen liegen geeignete Maßnahmen auf der Hand, doch es gibt heiklere Sachverhalte, in denen es für den Mitarbeiter schwierig ist, zu entscheiden, wie zu handeln ist. Wenn ein Mitarbeiter mit einer schwierigen ethischen Entscheidung konfrontiert ist oder sich nicht sicher ist, was zu tun ist, oder wenn ein Mitarbeiter Kenntnis von verdächtigen Aktivitäten oder verdächtigem Verhalten erlangt, dann sollte er sich an einen Dritten, beispielsweise den direkten Vorgesetzten, wenden. Flint Group ist darüber hinaus bestrebt, sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Besorgnis über illegale Verhaltensweisen oder Vergehen in gutem Glauben äußern können, ohne sich Repressalien, Belästigungen oder diskriminierender Behandlung auszusetzen, und dass entsprechende Sachverhalte ordnungsgemäß untersucht werden. Flint Group erkennt an, dass es integraler Bestandteil der Rolle eines Mitarbeiters bei Flint Group ist, solches Verhalten in gutem Glauben anzuzeigen. Flint Group hat (sofern es die jeweilige lokale Gesetzgebung erlaubt) eine offizielle Richtlinie für Mitarbeiter von Flint Group zum Melden solcher Vorkommnisse eingeführt, die Richtlinie zur Gewährleistung der Integrität (Whistleblower-Richtlinie), die im Intranet in mehreren Sprachen abrufbar ist (http://intranet.flintgrp.com/wmedia/documents/en/flint-group-hub/policies/integrity- Assurance/Integrity_Assurance_Policy_-_german.pdf) 7

8 Sollte ein Mitarbeiter von Flint Group Bedenken haben, sich seinem direkten Vorgesetzten oder einer anderen Führungsebene anzuvertrauen, kann er sich jederzeit an die folgenden Corporate- Compliance-Verantwortlichen wenden: Charles Knott Russell Taylor Chairman Senior VP-Human Resources M M Verena Hahn Michelle Domas VP Legal & Administration VP, Treasurer T T M Die Corporate-Compliance-Verantwortlichen sind ebenfalls über folgende Ansprechpartner erreichbar: Für die Region Asia/Pacific: Yang Wenxian (Sally) HR Director - China T Für die Region Latin America: Debbie Guberek Regional HR Director Latin America T Meldungen werden grundsätzlich mit der gebotenen Ernsthaftigkeit behandelt. Alle Anschuldigungen werden untersucht, und wenn sie sich als fundiert herausstellen, werden entsprechende Korrekturmaßnahmen bzw. disziplinarische Maßnahmen ergriffen. Wenn der Mitarbeiter sich entscheidet, nicht anonym zu bleiben, erhält er nach Abschluss der Untersuchung eine Rückmeldung. Flint Group duldet keinerlei Repressalien gegen Personen, die in gutem Glauben ihnen bekannte oder vermutete Verstöße gegen Richtlinien von Flint Group melden. XVIII. Anwendung dieses Verhaltenskodexes und Ausnahmeregelungen Die Umsetzung und Überwachung des Verhaltenskodexes obliegt dem Board of Directors von Flint Group. Fragen und weitere Informationen zu diesem Verhaltenskodex sollten stets zuerst an einen Corporate-Compliance-Verantwortlichen gerichtet werden. Die Mitarbeiter, leitenden Angestellten und Geschäftsführer von Flint Group sind verpflichtet, diesen Verhaltenskodex einzuhalten, und Flint Group (und ihre Tochtergesellschaften) in allen Regionen und Gebieten stets im Bewusstsein für ihre Verantwortung zu vertreten. Grundsätzlich sollte es von diesem Verhaltenskodex keine Abweichungen oder Ausnahmeregelungen geben. Unter besonderen Umständen kann es jedoch zu Konflikten mit dem Kodex kommen, die Ausnahmeregelungen erforderlich machen, welche gesondert zu beantragen sind. Über die Gewährung einer Ausnahmeregelung entscheidet im Einzelfall der Chief Executive Officer. Über Anträge auf Ausnahmeregelungen von Geschäftsführern oder leitenden Angestellten (executive officers) entscheidet jedoch der Board of Directors. Bei den Mitgliedern des Board of Directors, leitenden Angestellten (executive officers) und Senior Financial Officers verfügt der Board of Directors über alleinige absolute Ermessensfreiheit, einer Abweichung oder Ausnahmeregelung von diesem Verhaltenskodex zuzustimmen. 8

9 Jeder bekannte oder vermutete Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex wird überprüft und es können Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung aus wichtigem Grund für jeden Mitarbeiter ergriffen werden, der sich an solchen Praktiken beteiligt, sowie gegen jede Führungskraft, die solche Praktiken fördert, unterstützt oder bewusst ignoriert Die dem Prüfungsausschuss von Flint Group vorzulegenden Informationen umfassen: 1. eine Zusammenfassung aller Anmerkungen und Feststellungen aus den ERC-Erklärungen, 2. die Protokollierung aller Meldungen im Zusammenhang mit der Richtlinie zur Gewährleistung der Integrität - mit detailliertem Bericht und Ergebnis, 3. sämtliche ernste Betrugshandlungen oder Straftaten, ungeachtet dessen, wie sie aufgedeckt wurden. Beschlossen durch den Board of Directors: Vorsitzender: Charles F. Knott 6. Dezember

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