REIFEN 2014 RUNDSCHREIBEN NR. 1 AN ALLE AUSSTELLER

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1 REIFEN 2014 RUNDSCHREIBEN NR. 1 AN ALLE AUSSTELLER Sehr geehrte Damen und Herren, um Ihnen die Vorbereitungen zur REIFEN 2014 zu erleichtern, haben wir für Sie mit diesem Rundschreiben einige wichtige Informationen und Unterlagen zusammengestellt. Bitte leiten Sie dieses Schreiben gegebenenfalls an Ihren Messebauer weiter. Sollten Sie nach Durchsicht des Rundschreibens noch Fragen bezüglich der Vorbereitungen Ihrer Präsentation haben, stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Tel.: +49(0) und -231, Fax: +49(0) Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team bei der Vorbereitung der REIFEN 2014 alles Gute und schon jetzt einen erfolgreichen Messeauftritt in Essen. Mit freundlichen Grüßen Ihr REIFEN 2014-Team i.a. Irina Holzmann Project Manager Messen und Ausstellungen i.a. Jessica Wiedwald Project Manager Messen und Ausstellungen 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Anreise... 3 a) Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln b) Airport-Express-Bus c) Reisevorbereitungen d) Umweltzone 2 Aufenthalt auf dem Messegelände außerhalb der Öffnungszeiten Aussteller-Dauerkarten und Parkplätze... 4 a) Aussteller-Dauerkarten b) Aussteller-Parkplätze 4 Aussteller-Messe-Service a) Allgemeines b) Abfallbeseitigung c) Messeleitungs- / Ausstellerservicebüro d) Mietsystemstände e) Standbegrenzungswände f) Internet Voucher 5 Offizieller Messekatalog Standaufbau / - abbau a) Aufbautermine b) Abbautermine c) Auf- und Abbaustrom d) Einfahrt in das Messegelände e) Kostenpflichtiger vorzeitiger Aufbau f) Sozialversicherungsausweise / Arbeitserlaubnispflicht g) Speditionsleistungen 7 Technik Vorführungen auf dem Stand Werbemittel für Ihren Messeauftritt a) Online-Einladungscodes / Eintrittsgutscheine b) Internetauftritt / Bannerwerbung 2

3 1 Anreise a) Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln Die Aussteller-Dauerkarten gelten an den Tagen der REIFEN 2014 zur kostenfreien Benutzung der Busse und Bahnen der Essener Verkehrs AG im Stadtgebiet Essen für die Hin- bzw. Rückfahrt zum/vom Messegelände. Das Ticket gilt nur für den Inhaber, der auf diesem Ausweis namentlich deklariert ist; Übertragung ist nicht gestattet. b) Airport-Express-Bus An allen Messetagen bieten wir für unsere Messegäste einen Airport-Shuttle-Service zwischen dem Rhein-Ruhr Flughafen Düsseldorf International und der Messe Essen an. Die Airport-Express-Busse starten von der Ankunftsebene vor der Halle an der Ausgangstür C des Rhein-Ruhr Flughafens Düsseldorf International und zur gleichen Zeit an den Eingängen West/Süd und Ost der Messe Essen. Die Busse fahren an allen Messetagen und ohne Zwischen-Stopp im 30 Minuten Takt zwischen 7.45 und Uhr. Die Fahrtzeit beträgt jeweils 20 Minuten. Der Fahrpreis für Hin- und Rückfahrt beträgt EURO 20,00. c) Reisevorbereitungen Um Ihnen bei Ihren Reisevorbereitungen und Hotelbuchungen zur REIFEN 2014 behilflich zu sein, haben wir von unserer Web-Site einen direkten Link zu unseren Partnern HRS-Hotel Reservation Service und der Touristikzentrale Essen geschaltet, deren Teams Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen. Touristikzentrale Essen Frau Förster Tel.: +49(0) foerster@touristikzentrale.essen.de d) Umweltzone Informationen finden Sie auf unserer Homepage > Für Aussteller > Anreise & Aufenthalt > Anreiseinformationen > Anreise mit dem Auto. 2 Aufenthalt auf dem Messegelände außerhalb der Öffnungszeiten Aussteller, die sich in begründeten Ausnahmefällen außerhalb der offiziellen Messeöffnungszeiten (Aussteller von Uhr) auf ihrem Stand aufhalten möchten (Standparty, Nachtarbeit, Fotoarbeiten, Sonderveranstaltungen, etc.), benötigen entsprechende Genehmigungen. In diesen Fällen bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Reinhard Gursky Tel.: +49(0) Fax: +49(0) reinhard.gursky@messe-essen.de 3

4 3 Aussteller-Dauerkarten und -Parkplätze a) Aussteller-Dauerkarten Die Informationen hierzu folgen zu einem späteren Zeitpunkt. b) Aussteller-Parkplätze Den Ausstellern stehen Pkw-Parkmöglichkeiten auf den Parkplätzen P6 A/B, P6 C und P5 zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Höhenbegrenzung von 1,90 m auf diesen Parkflächen. Die Parkplatz-Dauerkarten können mit dem Formular Parkschein unter dem Punkt > Für Austeller > Aussteller-Messe-Service > Ausweise & Tickets auf der Internet-Seite bestellt oder mit Beginn des Aufbaus im Aussteller-Service Büro gegen Barzahlung gekauft werden. Britta Claassen Tel.: +49(0) Fax: +49(0) britta.claassen@messe-essen.de 4 Aussteller-Messe-Service a) Allgemeines Auf der Homepage finden Sie alle Informationen und Bestellformulare für Service, Aufbau und Ausstattung Ihres Standes, die Werbe- und Organisationsmittel sowie den Presseservice. Zusätzlich finden Sie dort alle notwendigen Informationen z. B. zur Umweltzone, den Verkehrsleitfaden, Anreiseinformationen, etc. Für alle Fragen zu Bestellungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Corinna Leßner Tel.: +49(0) Fax: +49(0) corinna.lessner@messe-essen.de Bestimmte Dienstleistungen (dazu gehören Abhängungen jeglicher Art von der Hallendecke und Dachkonstruktionen der Ausstellungshallen, Elektrohaupt-, Wasser- und Druckluftanschlüsse, Sprinkleranlagen, Unterflurverlegungen und Fundamentarbeiten, Bewachung, Speditionsleistungen auf dem Messegelände, Telefon- und Datenanschlüsse) müssen grundsätzlich über die Messe Essen GmbH bestellt werden und werden ausschließlich durch ein Vertragsunternehmen der Messe Essen GmbH ausgeführt. Bitte beachten Sie besonders die Technischen Richtlinien und die Geschäfts- und Lieferbedingungen. Weiterhin empfehlen wir den Abschluss einer Ausstellungs-Versicherung. Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser Serviceteam gerne zur Verfügung. Damit unsere Servicefirmen Ihre Aufträge fristgerecht ausführen können, bitten wir Sie, alle Anträge für Zusatzleistungen bis zum 28. April 2014 bei der Messe Essen GmbH einzureichen. Ab dem 29. April 2014 müssen wir Ihnen für die Bestellung von Elektro und Wasserinstallationen, Abhängungen, Mietsystemständen, Standbegrenzungswänden sowie 4

5 Telekommunikationsdienstleistungen, einen Aufschlag von 20 Prozent berechnen. Erfolgt eine Bestellung von Mietgut oder Serviceleistungen nach dem Anmeldeschluss, so übernimmt die Messe Essen GmbH keine Gewähr für eine komplette und rechtzeitige Vertragserfüllung. Bitte beachten Sie zudem, dass Stornierungen von Leistungen nur bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn schriftlich möglich sind. Bei Stornierungen zu einem späteren Zeitpunkt wird der volle Mietpreis berechnet. b) Abfallbeseitigung Alle während der Veranstaltung oder bei der Montage / Demontage des Standes anfallenden Abfälle sind vom Abfallerzeuger (Aussteller / Messebauer) dem Abfallbesitzer (MESSE ESSEN GmbH) zu übergeben. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften ist der Abfallbesitzer verpflichtet, für die sachgerechte Beseitigung Sorge zu tragen. Für Abfälle, die nicht angemeldet sind oder in den Hallen zurückgelassen werden, wird eine erhöhte Gebühr von EURO 200,00 je m³ bzw. EURO 3,00 je m² für Teppichboden erhoben. Bitte beachten Sie hierzu auch das Informationsblatt Entsorgung in den Geschäfts- und Lieferbedingungen der Messe Essen. Klaus Bujok Michael Bylsma Tel.: +49(0) Tel.: +49 (0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) klaus.bujok@messe-essen.de michael.bylsma@messe-essen.de c) Messeleitungs- / Ausstellerservicebüro Das Messeleitungs- / Ausstellerservicebüro befindet sich während der REIFEN 2014 im Saal Westfalen. Hier stehen Ihnen alle der Messeleitung und des Ausstllerservices zur Verfügung. Dort erhalten Sie auch zusätzliche Parkdauerkarten bzw. Ausstellerdauerkarten und können gegebenenfalls zusätzliche Servicebestellungen tätigen. Der Zugang zum Messeleitungsbüro befindet sich in der Halle 4A. Aufbau Dienstag, Donnerstag, Freitag, Samstag, Sonntag, Montag, Laufzeit Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Abbau Samstag, Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

6 d) Mietsystemstände Aussteller können direkt über die Messe Essen GmbH Mietsystemstände beziehen. Die vier Standtypen SPRING, SUMMER, AUTUMN und WINTER sind Komplettpakete, die natürlich individuell nach Ihren Wünschen erweitert werden können. Sie finden die entsprechenden Informationen und Formulare im Internet unter > Für Aussteller > Aussteller-Messe-Service > Standbau. Martina Meyer Frauke Baumers Tel.: +49(0) Tel.: +49 (0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) e) Standbegrenzungswände Sollten Sie über kein eigenes Standsystem verfügen, können Sie Standbegrenzungswände über die Messe Essen GmbH mit den Formularen Standwände bestellen. Sie finden das Formular unter > Für Aussteller > Aussteller-Messe-Service > Standbau. Der laufende Meter wird mietweise zu einem Preis von EURO 34,00 inkl. Auf- und Abbau zur Verfügung gestellt. f) Internet Voucher Einfach und bequem ins Internet, um schnell s abzufragen? Wir bieten Ihnen WLAN Verbindungen in den Hallen an. Um ins Internet zu kommen benötigen Sie einen User-Namen und ein Passwort. Hierfür erhalten Sie Internet Voucher im Aussteller-Servicebüro. Zeitguthaben Verkaufspreis zzgl. MwSt. 1 Std. = 60 Online-Minuten EURO 6,00 4 Std. = 240 Online-Minuten EURO 20,00 10 Std. = 600 Online Minuten EURO 50,00 Flat EURO 200,00 Stop & Go: Das jeweilige Zeitguthaben ist während der gesamten Veranstaltungsdauer gültig und kann in beliebig vielen Sessions aufgebraucht werden. Bitte beachten Sie, dass es insbesondere bei technologieorientierten Veranstaltungen durch Störfrequenzen privater WLAN-Netze innerhalb der Messehallen sowie durch eine Vielzahl von Nutzern zu Einschränkungen in der Performance kommen kann. Daher empfehlen wir Ausstellern dieses Angebot als Einzelplatzlösung in Ergänzung zu unserem kabelgebundenen Internetzugang mit garantierter Bandbreite. Bei Problemen steht Ihnen unser Servicepartner zur Verfügung: Kompool GmbH Tel.: +49(0)

7 5 Offizieller Messekatalog Zur REIFEN 2014 gibt A. Sutter Fair Business GmbH den offiziellen Messekatalog heraus. Die Formulare für Ihren offiziellen Katalogeintrag sowie mögliche Werbung im Messekatalog finden Sie auf unserer Homepage unter > Für Aussteller > Aussteller-Messe-Service und in dem geschlossenen Ausstellerbereich, für den Sie die Zugangsdaten bereits erhalten haben. Hier können Sie die Katalogeinträge selbstständig pflegen und tätigen. Wir weisen außerdem darauf hin, dass der offizielle Messekatalog nur von A. Sutter Fair Business GmbH erstellt und gedruckt wird. Katalog-Eintragungsaufforderungen anderer Verlage haben mit dem offiziellen REIFEN 2014 Katalog nichts zu tun. A. Sutter Fair Business GmbH Tel.: +49(0) Standaufbau / - abbau a) Aufbautermine Hallen 1, 2, 3, GA und 4: Dienstag, Sonntag, Montag, (Restarbeiten innerhalb der Standfläche bis Uhr) Hallen 5, 6, 9 und 10/11: Mittwoch, Sonntag, Montag, (Restarbeiten innerhalb der Standfläche bis Uhr) b) Abbautermine Freitag, (innerhalb der Standfläche) bis Samstag, täglich von Uhr Uhr täglich von Uhr Uhr ab Uhr Uhr c) Auf- und Abbaustrom Der für den Stand bestellte Stromanschluss wird generell ab dem letzten Aufbautag zur Verfügung gestellt und 2 Stunden nach Veranstaltungsschluss abgeschaltet. Vorab benötigte Stromversorgung ist kostenlos an den Hallenwänden, Säulen und Toren bis maximal 10 kw/cee 16 A gegeben. Eine darüber hinausgehende Versorgung bzw. eine vorzeitige Freischaltung Ihres bestellten Anschlusses ist kostenpflichtig. Die Anmeldung für den Auf- bzw. Abbaustrom muss 1 Woche vor Aufbaubeginn vorliegen. Danach ist eine Versorgung vor dem letzten Aufbautag nicht mehr möglich. Kosten hierfür belaufen sich auf pauschal EURO 96,00 zzgl. Stromverbrauch für Auf- bzw. Abbau. Elektro Peters Peter Piechaczek Tel.: +49(0) Mobil: +49(0)163/ wolff@messe-essen.de 7

8 d) Einfahrt in das Messegelände Allgemein Um einen reibungslosen Transport ins Messegelände während der Auf- und Abbauzeiten zu gewährleisten, müssen alle Fahrzeuge unmittelbar nach dem Ladevorgang vom Messegelände entfernt werden. Zum Zwischenparken der Fahrzeuge steht Parkplatz P9 und bei Bedarf P 2 zur Verfügung. Das Abstellen von Fahrzeugen im Messegelände unterliegt besonderen Bestimmungen. Fahrzeuge, die widerrechtlich im Messegelände abgestellt werden bzw. Rettungswege versperren, werden auf Kosten des Verursachers oder Halters abgeschleppt. Die Einfahrt in das Messegelände ist gegen eine Kaution von EURO 50,00 möglich. Diese Kaution wird bei der Ausfahrt - innerhalb der auf dem Kautionsschein vermerkten Zeit - erstattet. Bitte beachten Sie hierzu den Verkehrsleitfaden unter der Rubrik > Für Austeller, > Aussteller-Messe-Service > Logistik auf unserer Internetseite Aufbau Alle Aussteller, Messebaufirmen und Lieferanten, die das Messegelände befahren müssen, bitten wir, am Montag zunächst den Check-in transport & logistics auf dem Parkplatz P9 anzufahren. Von dort aus wird die Einfahrt in das Gelände organisiert. Abbau-Abend Für die Einfahrt zum Abend-Abbau am werden Einfahrtscheine mit Abruf-Nummern benötigt, die an diesem Abend zur kautionsfreien Einfahrt ins Messegelände berechtigen. Diese Einfahrtscheine können unter > Für Aussteller > Aussteller-Messe-Service > Ausweise & Tickets bestellt werden. Anhand Ihrer Rückmeldung werden Ihnen die Einfahrtscheine während der Messe an Ihren Stand gebracht. Die Einfahrt ins Messegelände erfolgt am Freitag, ab voraussichtlich Uhr für Kfz bis 7,5 t bzw. ab voraussichtlich Uhr für Kfz über 7,5 t entsprechend der fortlaufenden Abrufnummern von diesen Parkplätzen aus. Pkw ohne Anhänger können am Freitag, zwischen Uhr und Uhr das Gelände für 30 Minuten anfahren. Die Hinterlegung einer Kaution in Höhe von EURO 50,00 ist erforderlich, eine Anmeldung für diese sog. Kurzabholer-Einfahrt entfällt. Michael Benger Tel.: +49(0) Fax: +49.(0) michael.benger@messe-essen.de 8

9 e) Kostenpflichtiger vorzeitiger Aufbau Für einen Antrag auf kostenpflichtigen vorzeitigen Aufbau haben wir für Sie ein Formular vorbereitet. Das Formular finden Sie unter > Für Aussteller > Aussteller-Messe-Service > Genehmigungen. Dieses müssen Sie nun nur noch mit Ihren Ausstellerdaten sowie dem gewünschten Aufbautermin ausfüllen. Jens Großkreuz Klaus Oppallach Tel.: +49(0) Tel.: +49 (0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) f) Sozialversicherungsausweise / Arbeitserlaubnispflicht Bitte informieren Sie Ihre Messebaufirma, dass das Hauptzollamt Wesel die Sozialversicherungsnachweise des Personals überprüfen wird. g) Speditionsleistungen Unser Speditionspartner ist die Schenker Deutschland AG. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Schenker Deutschland AG Udo Beyer Tel.: +49(0) Fax: +49(0) fairs.essen@dbschenker.com 7 Technik Bei technischen Rückfragen bezüglich Abhängen, Detailpläne, etc. wenden Sie sich bitte an unsere Fachabteilung. Jens Großkreuz Tel.: +49(0) Fax: +49(0) technik@messe-essen.de 8 Vorführungen auf dem Stand Für den Einsatz von akustischen Werbeträgern, Mikrofonen, Verstärkern, Musik (live oder vom Tonträger) ist grundsätzlich die Genehmigung des Messeveranstalters einzuholen. Der Veranstalter behält sich insoweit gleichzeitig vor, die Genehmigungen gegebenenfalls mit angemessenen Auflagen zu belegen (Zeitrahmen, Lautstärke, o.ä.). Bereits erteilte Genehmigungen können im Interesse der Aufrechterhaltung eines geordneten Messe-/Ausstellungsbetriebs eingeschränkt oder widerrufen werden. 9

10 Bei Verstoß ist der Aussteller dem Veranstalter gegenüber verpflichtet, diese etwaigen Schadensersatzansprüche, die von anderen Ausstellern wegen Störungen aus Zuwiderhandlung geltend gemacht werden, freizustellen. Siehe auch Pkt Werbung der Allgemeinen Teilnahmebedingungen sowie Pkt. 5.9 Film-, Lichtbild-, Televisionsvorführungen und sonstige Präsentationen und Pkt Musikalische Wiedergaben der Technischen Richtlinien auf unser Internetseite 9 Werbemittel für Ihren Messeauftritt Um Ihren Messeauftritt perfekt abzurunden, können Sie hiermit alle notwendigen Organisation-, Werbe- und Sponsoringmittel buchen. Für Ihre Aktionen werden z.b. Eintrittskarten-Gutscheine, Einladungskarten, Ausgabe von Werbemittel u.a. angeboten. Die Formulare finden Sie unter der Rubrik > Für Austeller > Aussteller-Messe-Service > Werbung/Marketing/Presse Service auf unserer Internetseite a) Online-Einladungscodes / Eintrittsgutscheine Als Aussteller der REIFEN 2014 haben Sie die Möglichkeit, Eintrittsgutscheine oder Online- Einladungscodes zu bestellen und an Ihre Kunden zu versenden. Die Online-Codes können im Internet nach entsprechender Registrierung in ein Print at home Ticket umgewandelt werden. Der Weg zur Kasse für Ihren Kunden entfällt somit. Bei dem vorgedruckten Gutschein besteht neben der Online-Registrierung zusätzlich noch die Möglichkeit diese an der Tageskasse gegen eine Eintrittskarte einzutauschen. Das Formular hierzu finden Sie unter > Für Aussteller > Aussteller-Messe- Service > Ausweise & Tickets. Hamid Bouhamou Giulia Altenhoff Tel.: +49(0) Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Fax: +49(0) hamid.bouhamou@messe-essen.de giulia.altenhoff@messe-essen.de b) Internetauftritt / Bannerwerbung Sie können den Internetauftritt der REIFEN für Bannerwerbung nutzen. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter > Für Aussteller > Bannerwerbung. A. Sutter Fair Business GmbH Herr Stefan Müller Tel.: +49(0) stefan.mueller@sutter.de 10