Whitepaper. Produktiv arbeiten statt zeitaufwändig konfigurieren. Mobile Device Management für Smartphones und Mobiltelefone

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1 Mobile Device Management für Smartphones und Mobiltelefone Whitepaper Produktiv arbeiten statt zeitaufwändig konfigurieren Haftungsausschluss Die Inhalte dieses Dokuments wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen. Copyright Dieses Whitepaper ist das alleinige Eigentum der ubitexx GmbH und darf nicht ohne die Erlaubnis von ubitexx für den Wiederverkauf oder kommerziellen Vertrieb kopiert werden ubitexx GmbH Balanstraße München 2009 ubitexx GmbH. Alle Rechte vorbehalten.

2 Unternehmen sind im mobilen Zeitalter angekommen Ein Arbeitsalltag ohne Mobiltelefon ist für mindestens fünfzig Prozent 1 der in europäischen Unternehmen angestellten Mitarbeiter kaum mehr denkbar. Sie zählen nämlich zur Kategorie der mobilen Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Arbeitszeit unterwegs bei Kunden und Partnern, in Niederlassungen oder auf Messen und Kongressen verbringen. Ohne Smartphones oder andere Mobiltelefone könnten die Mitarbeiter während sie sich außerhalb des Unternehmens aufhalten nur schwerlich produktiv arbeiten. Sie dienen als Bindeglied zwischen mobilen Angestellten und dem Unternehmen und beziehen die Mitarbeiter auch unterwegs nahtlos in die internen und externen Kommunikationsabläufe ein. Aber die hohe Akzeptanz der Mobilkommunikation in Unternehmen hat zwei Seiten, die man beide bei einer Analyse berücksichtigen sollte: Auf der einen Seite erhöhen mobile Kommunikationsgeräte zweifellos die Erreichbarkeit und damit die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite müssen die IT- Administratoren und Anwender eine Menge Arbeitszeit in die Einrichtung, Wartung und Administration der Mobiltelefone investieren. Mobile Geräte verlangen aufmerksame Administration Und vor allem den Administrationsaufwand darf man bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen keineswegs vernachlässigen. In einer Befragung 2 gaben IT-Administratoren an, dass sie für jedes im Unternehmen eingesetzte Mobiltelefon im Durchschnitt monatlich 75 Minuten für die Betreuung aufwenden. Zur Verdeutlichung: Bei hundert Smartphones in einem Unternehmen bedeutet das einen monatlichen Arbeitsaufwand von zusammen mehr als 15 Manntagen. Woher rührt dieser hohe Zeitaufwand? Grundsätzlich brauchen Mobilgeräte dieselbe Aufmerksamkeit und Behandlung wie PCs. Neubeschaffte Telefone müssen erstmalig eingerichtet werden dazu gehören die Konfiguration von Netzwerkzugängen, die Erstinstallation von Software und Sicherheitsanwendungen, das Speichern von Kontaktinformationen, das Einrichten von -Accounts und vieles mehr. Im weiteren Verlauf ihres Lebenszyklus müssen die IT-Verantwortlichen im Unternehmen Software-Updates und -Patches sowie neu eingeführte Softwareanwendungen aufspielen. Zusätzlicher Aufwand entsteht, weil die Nutzer von Smartphones generell Administratorrechte genießen. Das bedeutet, dass sie jederzeit Zugriff auf sämtliche mögliche Einstellungen haben und diese auch verändern können absichtlich oder versehentlich. Die Folge: Im Nachgang zu unsachgemäßen Konfigurationseingriffen durch den Nutzer entsteht zusätzlicher Arbeitsaufwand für den IT-Administrator, weil das Handy nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Schlimmstenfalls können veränderte Einstellungen am Smartphone sogar Sicherheitslücken in die IT-Infrastruktur reißen, wenn beispielsweise Veränderungen am VPN-Client (Virtual Private Network) und den Netzwerkzugängen vorgenommen werden. Überdies darf man nicht außer Acht lassen, dass die standardisierten und oftmals überfrachteten Menüs die Bedienung der Smartphones für die Benutzer unübersichtlich machen und so zu Fehlbedienungen führen, die einen Teil des erhofften Effizienzgewinns wieder auffressen Smartphone Mobile Business Studie 2008, ubitexx, Februar

3 Mobile Device Management-Lösungen vereinfachen die Verwaltung Die Konsequenz aus dem hohen Administrationsaufwand darf aber nicht sein, den Angestellten Mobiltelefone und Smartphones vorzuenthalten. Das wäre kontraproduktiv. Vielmehr muss es darum gehen, den Aufwand für die Verwaltung der Mobiltelefone zu reduzieren und ihre Benutzung zu vereinfachen. Genau hier setzen Mobile Device Management-Lösungen wie die ubi-suite von ubitexx an: Mobile Device Management-Lösungen ermöglichen den zentralen Zugriff auf die mobilen Geräte aus der Ferne und erleichtern deren Administration und Wartung. Der Zugang erfolgt entweder per Mobilfunk ( Over the Air ) oder aber über das Unternehmensnetzwerk (Local Area Network, LAN). Die IT-Abteilung kann also auf das Smartphone oder Mobiltelefon zugreifen, sobald es in einem Funknetzwerk eingebucht ist egal ob der Anwender sich im Unternehmensgebäude oder während einer Dienstreise unterwegs im In- oder Ausland befindet. Mit einer modernen Verwaltungslösung können die IT-Mitarbeiter eine große Anzahl von Mobiltelefonen gleichzeitig ohne Aufwand und ohne spezielle Programmierkenntnisse mit wenigen Mausklicks inventarisieren, verwalten, konfigurieren, mit Software versorgen, Updates aufspielen, Sicherheits-Richtlinien durchsetzen, Menüstrukturen vereinfachen und auf die Bedürfnisse der Nutzer anpassen und somit die gesamte User Experience verbessern. Die Zeiträume, in denen die Smartphones wegen der Durchführung von IT-Arbeiten vorübergehend nicht zur Verfügung stehen, beschränken sich mit einem Mobile Device Management System somit auf ein Minimum. Tabelle 1: Zeiteinsparung für die IT-Abteilung durch den Einsatz von Mobile Device Management-Lösung bei 500 Geräten Aufwand Ø ohne ubi-suite Ø mit ubi-suite Ø Einsparung in Prozent Rollout/Betankung 166,67 Stunden 0,13 Stunden 99,9 % Helpdesk/Support 100 Stunden 10 Stunden 90 % Updates und Änderungen 500 Stunden 133,33 Stunden 73,3 % IT Einsparungen pro Jahr für die IT 766,67 Stunden 133,33 Stunden 81,3 % Tabelle 2: Zeiteinsparung für die Anwender durch den Einsatz von Mobile Device Management-Lösung bei 500 Geräten Aufwand Ø ohne ubi-suite Ø mit ubi-suite Ø Einsparung in Prozent Ausfall der Geräte 150 Stunden 6 Stunden 96 % beim Benutzer Interaktion Update 167 Stunden 0 Stunden 100 % User Gesamt pro Jahr 317 Stunden 6 Stunden 98,1 % 3

4 Eine Mobile Device Management-Lösung bietet unter anderem folgende Funktionen: Erst- und Ferninstallation von Software Over the Air für mehrere Mobiltelefone gleichzeitig Management heterogener Geräteinfrastrukturen: Windows Mobile, iphone, Symbian und Blackberry Automatische Verteilung von Software und Konfiguration von Anwendungen, Diensten und Funktionen Übernahme der Benutzergruppen aus LDAP/Active Directory durch Synchronisation Automatische Inventarisierung der Hard- und Softwarekomponenten für jedes Mobiltelefon Vorgaben für Bedienoberfläche, sichtbare Funktionen und Programme Sichere Verteilung von kritischen Unternehmensdaten, z. B. Zertifikaten, Passwörtern, Zugangsdaten für Unternehmensnetzwerke oder WLAN Definition von Zugriffs- und Benutzerrechten: Policy-Management Kontrolle des Datenaustauschs über Infrarot, Bluetooth, WLAN, SMS und MMS Sperren des Zugangs zu den Smartphones und Löschen der Daten bei Verlust aus der Ferne Unterstützung für verschiedenste VPN-Infrastrukturen Zentrale Logik und damit keine Beeinträchtigung der Geräte-Performance Mitarbeiter können sich auf ihre Arbeit konzentrieren Auch wenn die Telefonnutzer nicht unmittelbar mit dem zentralen Gerätemanagement zu tun haben, so profitieren sie und damit die Fachabteilungen doch von der Lösung. Schließlich befreit das Mobile Device Management die Mitarbeiter von jeglicher zeitaufwändiger Konfigurationsarbeit. Da die IT-Mitarbeiter sämtliche Einstellungen aus der Ferne vornehmen können, benötigen die Außendienstmitarbeiter nun keinerlei technisches Know-how mehr, um ihr Telefon in Betrieb zu halten. Vom ersten Tag an erhalten sie fertig konfigurierte und komplett auf ihre speziellen Bedürfnisse ausgerichtete Geräte. Die lästige und vor allem zeitaufwändige Beschäftigung mit der Einrichtung von Netzwerkzugängen und Unternehmensanwendungen oder der Eingabe von Zugangsdaten für die -Konten hat damit ein Ende. Und selbst im Fall eines eventuell auftretenden Fehlers oder Geräteabsturzes im fernen Ausland muss der Mitarbeiter keine Zeit mit dem Reset seines Handys verschwenden, sondern ist schon bald wieder in die Unternehmenskommunikation eingebunden. Ein Anruf beim zuständigen IT-Mitarbeiter genügt. Der stellt mit wenigen Klicks die Einstellungen Over the Air wieder her einzige Voraussetzung ist, dass das Mobiltelefon in ein Mobilfunknetz eingebucht ist. Eine Wartung bzw. Rekonfiguration des Gerätes ist somit unabhängig vom Aufenthaltsort des Mitarbeiters. Der Anwender arbeitet dank der zentralen Administrationslösung mit einem Smartphone oder Handy, das stets auf dem aktuellen Softwarestand ist ohne es in die IT- Abteilung zum Aufspielen von Updates oder neuer Software geben zu müssen. Die Installationen erfolgen im Hintergrund über das Mobilfunknetz und behindern weder den Benutzer bei seiner Arbeit noch führen sie zu Leistungseinbußen am Mobiltelefon. Das alles führt zu einer verbesserten Produktivität der mobilen Mitarbeiter. Sie können sich nun ganz auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und verschwenden nicht unnötig Zeit mit der Einrichtung ihres Arbeitswerkzeugs. Hinzu kommt, dass sie individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Smartphones erhalten, die von überfrachteten Menüs befreit und somit einfacher zu bedienen sind, ihnen aber trotzdem alle Werkzeuge zur Verfügung stellen, welche sie für das Tagesgeschäft unterwegs brauchen. Nicht benötigte Funktionen oder auch ganze Untermenüs lassen sich deaktivieren und unsichtbar machen. Die auf die Bedürfnisse des Nutzers angepasste Menü- 4

5 struktur erleichtert die Bedienung des Mobiltelefons. Summa summarum sorgt eine Mobile Device Management-Lösung also für eine deutlich verbesserte User Experience. Durchgängige Geschäftsprozesse auch auf Smartphones Nicht nur im Fall der Sprachkommunikation sorgen Mobiltelefone für nahtlose Kommunikationswege. Auch bei den Datenanwendungen sind der mobilen Kommunikation längst keine Grenzen mehr gesetzt. Um das volle Potenzial der Smartphones zu Gunsten einer hohen Produktivität der mobilen Mitarbeiter auszuschöpfen, sollten diese mit ihren Smartphones unterwegs Zugriff auf -Konten, zentrale Kontaktdatenbanken oder Unternehmensanwendungen wie das Kundenmanagementsystem (CRM, Customer Relationship Management) und Warenwirtschaftssystem (Supply Chain Management) haben. Mit einer Mobile Device Management-Lösung lassen sich die erforderlichen und oftmals komplexen Konfigurationen einfach und einheitlich für sämtliche unterstützten Geräte erledigen. Die Unternehmensanwendungen stehen den Mitarbeitern somit nicht mehr nur an den Arbeitsplatz-Computern zur Verfügung, sondern auch an ihren mobilen Geräten abgesichert und sauber konfiguriert. Wird der mobile Zugriff auf bestimmte Prozesse der Unternehmensanwendungen beispielsweise aus Gründen der Datensicherheit als kritisch eingestuft oder benötigt der Mitarbeiter den Zugriff auf die Anwendungen gar nicht, so lässt sich mit der zentralen Managementlösung der mobile Zugang zu solchen Applikationen sperren. Die Integrität der Fachanwendungen und der zugehörigen Daten ist damit vollständig sicher gestellt. Mehr Sicherheit - lückenlose Umsetzung der Compliance Mit einer Mobile Device Management-Lösung steht Unternehmen ein Werkzeug zur Verfügung, das die Sicherheitsvorgaben der IT und Fachabteilungen sowie ihre Durchsetzung auch auf mobilen Geräten garantiert. Bisher wird die Integration der Mobiltelefone und Smartphones in die unternehmensweite Sicherheitsstrategie oft noch stiefmütterlich behandelt. Doch die Unternehmen gehen dabei ein großes Risiko ein wie die Smartphone Mobile Business Studie 2008 von ubitexx zeigt: 76 Prozent aller Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern registrierten innerhalb der zurückliegenden 12 Monate sicherheitsrelevante Vorfälle. Geräteverlust und Datenverlust waren die meist genannten Vorkommnisse. Der Schutz geschäftskritischer Informationen darf aber nach der Übertragung auf das Smartphone nicht aufhören. Er muss auch die auf dem Mobiltelefon gespeicherten Daten einbeziehen: beispielsweise durch die Vorgabe von Passwort-Richtlinien oder die Konfiguration und Fixierung der Geräte- und SD-Kartenverschlüsselung wie sie beispielsweise Windows Mobile 6.1 vorsieht. Im Falle eines Geräteverlusts sichert eine Mobile Device Management-Lösung die auf dem Smartphone abgelegten Daten vor dem unauthorisierten Zugriff durch Dritte: Eine aus der Ferne aktivierbare Lock-Down-Funktion sperrt bei Bedarf den Zugriff auf im Speicher abgelegte Dateien, Kontakte und Konfigurationsdaten für den Intranetzugang oder den Zugriff auf -Konten. Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, veranlasst eine komplette Löschung der sensiblen Daten auf dem Handy unbemerkt im Hintergrund und Over the Air entweder manuell oder automatisch nach einer individuell voreingestellten Anzahl von fehlgeschlagenen Login-Versuchen. War das Mobiltelefon nur verlegt und nicht gestohlen, kann der IT-Administrator das Gerät in wenigen Minuten reaktivieren und die erforderlichen Unternehmens- und Nutzer-spezifischen Daten wieder aufspielen. 5

6 Kosteneinsparungen durch zentrales Gerätemanagement Der Schutz der Daten durch das Mobile Device Management reduziert das unabschätzbare finanzielle Risiko, das entstehen kann, falls sensible Daten in die Hände Dritter fallen. Schon dieser Aspekt allein würde die Anschaffung eines Mobile Device Managements rechtfertigen. Aber ein Mobile Device Management reduziert darüber hinaus bisher unbeachtete oder in Budgets anderer Abteilungen versteckte Kosten, die durch Ausfallzeiten oder Wartungsaufwand entstehen. Eine Gegenüberstellung verschiedener beispielhaft berechneten jährlichen Kosten für die Administration von mobilen Geräten mit und ohne Einsatz der ubi-suite macht die schnelle Amortisation der Mobile Device Management-Lösung deutlich. Tabelle 3: ROI-Berechnung # Geräte jährliche Kosten jährliche Kosten ROI ohne ubi-suite mit ubi-suite 50 Geräte Euro Euro 6,9 Monate 100 Geräte Euro Euro 5,3 Monate 500 Geräte Euro Euro 3,7 Monate 1000 Geräte Euro Euro 3,2 Monate In die Berechnung gehen Administrationskosten, Opportunitätskosten und Anschaffungskosten ein. Eine detaillierte ROI-Berechnung erhalten Sie auf Anfrage bei ubitexx. Man erkennt, dass sich selbst in kleinen Unternehmen mit nur 50 Smartphones die Investition in ein Mobile Device Management sehr schnell lohnt: Bereits nach weniger als sieben Monaten ist der Return of Invest erreicht. Dabei gehen bei den aufgeführten Beispielen weiche Faktoren wie eine verbesserte Produktivität der Mitarbeiter noch nicht einmal in die Berechnung ein, da sie sich nur schwer quantifizieren lassen. Sie erhöhen aber den geldwerten Vorteil für das Unternehmen zusätzlich und senken den Zeitraum bis zum Erreichen des Return of Invest weiter. Ebenfalls nicht berücksichtigt wurden die Auswirkungen der Sicherheitsmaßnahmen im Falle eines Geräteverlusts kann der Administrator dank der ubi-suite das Mobiltelefon aus der Ferne sperren und sogar die Daten löschen. So lassen sich Kosten verhindern, die durch einen Diebstahl kritischer Daten entstehen könnten. Professionelle Grundlagen für den Einsatz mobiler Geräte Mit einem Mobile Device Management kann ein Unternehmen also den mobilen Business-Geräten endlich die Betreuung und Wartung zukommen lassen, die notwendig ist, um ihre global tätigen Mitarbeiter optimal bei der Arbeit zu unterstützen und gleichzeitig die IT-Sicherheit zu erhöhen. Die Argumente für einen Einsatz eines Mobile Device Managements reichen von einer schnellen Konfiguration der Geräte, einer vereinfachten Nutzeroberfläche über die verbesserte Sicherheit und Durchsetzung der Compliance bis hin zur Senkung der Betreuungskosten von Smartphones und Businesshandys. Alle das führt zu einer Produktivitätssteigerung bei den Mitarbeitern, die jederzeit reibungslos in den Informationsfluss eingebunden bleiben, und die sich auf ihre produktive Arbeit konzentrieren können, weil sie sich weniger mit der Technik ihres Kommunikationswerkzeugs beschäftigen müssen. Diese Konzentration der Mitarbeiter auf ihr Kerngeschäft und die stetige Verfügbarkeit wichtiger Daten wirkt sich wiederum positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit der Fachabteilung und damit des Unternehmens aus. Aber nicht nur Produktivitätssteigerung und Wettbewerbsvorteile schlagen sich in geldwerten Vorteilen nieder. Auch die Supportkosten, die den Fachabteilungen intern verrechnet werden, verringern sich. Darüber hinaus können die erhöhten Sicherheitsvorkehrungen durch eine Mobile Device Management-Lösung verhindern, dass unternehmenskritische Daten in die Hände Unbefugter geraten. 6

7 ubitexx Das Unternehmen ubitexx entwickelt und vertreibt innovative Management- und Sicherheitslösungen für Smartphones und Businesshandys. Als Technologieführer bietet ubitexx Unternehmen Systemsoftware für die laufende Betreuung, 1st Time Deployment & Provisioning, Policy- und Asset-Management ihrer mobilen Endgeräte. Die mehrfach ausgezeichnete Mobile Device Management-Lösung ubi-suite (Deutscher Internetpreis 2008) beschleunigt das Einrichten, vereinfacht die Benutzung und senkt die Betreuungskosten von Smartphones und Businesshandys. Das mit dem europäischen Technologiepreis (ICT) ausgezeichnete Compliance-Modul ubicontrol setzt erstmals Sicherheitseinstellungen und Compliance-Vorgaben auf mobilen Geräten durch. Unternehmen können die Vorteile mobiler Geräte voll ausschöpfen, ohne auf die vom PC bewährten Sicherheitsmaßnahmen zu verzichten. Seit der Unternehmensgründung 2002 werden Lösungen von ubitexx weltweit eingesetzt von führenden Banken und Versicherungen, namhaften Pharma- und Energiekonzernen, in der öffentlichen Verwaltung und in Mediengesellschaften und in Industriebranchen wie Automotive und Maschinenbau. ubitexx hat seinen Hauptsitz in München, Deutschland und betreibt eine Tochtergesellschaft in Cambridge, Massachusetts (USA). ubitexx GmbH Balanstraße München Telefon: Fax: