Vertriebsentscheidungen optimieren und beschleunigen

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1 Vertriebsentscheidungen optimieren und beschleunigen

2 IT-Unterstützung für Vertrieb und Marketing Der Vertrieb ist der Lebensnerv jedes Unternehmens. Neue Kunden und größere Erträge bekommen kleine und mittelständische Unternehmen nur, wenn ihre Vertriebs- und Marketingmitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen treffen. Ob dies gelingt, hängt maßgeblich von der Qualität der verfügbaren Markt- und Kundendaten ab. Vertriebsmitarbeiter, Marketingmanager und Geschäftsführer brauchen zuverlässige Informationen auf jedem Niveau. Nur dann können sie die Nachfrage einschätzen, den Erfolg von Kampagnen prüfen, Vertriebspotenziale erkennen und erfolgreich Vertriebschancen nutzen. Dieses Wissen über Kunden und Mitbewerber erleichtert fundierte und schnellere Entscheidungen. Damit lassen sich mehr und vor allem renditestarke Kunden gewinnen, betreuen und binden. Gerade Entscheidungsträger in Vertrieb und Marketing benötigen eine einheitliche Sicht auf alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter. Nur so können sie aktuelle Marktbedingungen überwachen, treffend einschätzen und damit die richtigen Maßnahmen ergreifen, um die Verkaufsziele des Unternehmens zu erreichen. Unternehmenslösungen liefern Ihrem Marketing und Vertrieb die notwendigen Daten. Voraussetzung: Die Software ist richtig konzipiert, eingeführt und integriert alle entscheidenden Unternehmensprozesse. Denn nur so ist sichergestellt, dass yihre Mitarbeiter geeignete Maßnahmen ergreifen können, um möglichst viele Geschäfte zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen; yalle Marketing- und Vertriebsaktivitäten koordiniert ablaufen und die Bereiche über Teams und Regionen hinweg effektiv zusammenarbeitet; ydie angestrebten Erfolgsquoten im Vertrieb und Marketing erfüllt werden. Das Wissen über Kunden und Mitbewerber erleichtert fundierte und schnellere Entscheidungen. Damit lassen sich mehr und vor allem renditestarke Kunden gewinnen, betreuen und binden. Niemals zuvor war der Bedarf an präzisen und aussagekräftigen Informationen so groß wie heute. Diese Informationen rechtzeitig im richtigen Zusammenhang zur Verfügung zu haben, ist für den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend. Warum profitieren Vertrieb und Marketing von klaren Informationen? Dynamische, oft internationale Märkte stellen kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen. Unter diesen wettbewerbsintensiven Rahmenbedingungen kommen auf Marketing- und Vertriebsleiter ganz neue Aufgaben zu: regelmäßige Markt-, Kunden und Konkurrenzanalysen. Mit diesen Informationen müssen

3 Vertriebsentscheidungen optimieren und beschleunigen Seite 2 Sie Strategien und Kampagnen entwickeln und sicherstellen, dass die Vertriebs ergebnisse den geplanten Zielen entsprechen. Ein leistungsfähiges IT-System stellt Vertrieb und Marketing dabei mehr zur Verfügung als standardisierte Berichte oder Umsatzzahlen. Echter Mehrwert entsteht erst, wenn die Daten einer Unternehmenslösung zentrale Fragen beantworten: Wie gewinne ich neue Kunden? Wie kann ich sie bestmöglich betreuen? Und wie binde ich sie an mein Unternehmen? Marketing und Vertrieb benötigen für einen vollständigen Überblick viele Kennzahlen damit sich die Wirksamkeit von Marketingkampagnen bewerten oder Absatzchancen beurteilen lassen. Entscheidend sind Informationen über Topkunden, Umsätze je Vertriebskanal, Verkaufstrends in den wichtigsten Märkten, Erfolgsanalysen sowie Angaben zu Wechselkurseinflüssen, Gesamtumsatz, Umsatzwachstum und Bruttogewinn. Damit Ihre Mitarbeiter alle Marketingbotschaften umsetzen können, sollten Ihre Vertriebs- und Marketingleiter rechtzeitig wichtige Informationen erhalten. Erfolgreiches Marketing und volle Auftragsbücher gibt es nur dann, wenn fundierte Informationen über Wettbewerber, Nachfrage, Vertriebschancen, Kundenzufriedenheit und den Erfolg von Kampagnen vorliegen. Diese Daten sollten aber nicht nur dem Marketing und dem Vertrieb zur Verfügung stehen. Sie bilden auch die Grundlage für Zielvorgaben, die unternehmensweit umgesetzt und anhand von Kennzahlen gemessen werden. Dabei spielt die Datenqualität und -aktualität eine besondere Rolle. Nur wenn der Vertrieb zeitnah erfährt, dass Verkaufszahlen vom Soll abweichen, können Marketingkampagnen und Vertriebspläne sofort angepasst werden. Einfache Kennzahlen, beispielsweise den Gesamtumsatz oder den Bruttogewinn, ermitteln viele Vertriebsinstrumente. Der große Vorteil einer integrierten Unternehmenslösung liegt in den verknüpften Daten, die Vertriebs- und Marketingleitern ein genaues Bild der Mitbewerber, der Nachfrage und der eigenen Leistungserreichung zeichnen. Diese Informationen lassen sich mit anderen internen Kennzahlen abgleichen. Dadurch können Sie den Erfolg einzelner Kampagnen oder die Qualität eines Kundenkontakts klarer einschätzen und bewerten. Echter Mehrwert entsteht erst, wenn die Daten einer Unternehmenslösung zentrale Fragen beantworten: Wie gewinne ich neue Kunden? Wie kann ich sie bestmöglich betreuen? Und wie binde ich sie an mein Unternehmen? Eine konsolidierte Sicht auf Interessenten, Kunden, Mitbewerber sowie interne Vertriebs- und Marketingkennzahlen ist die Grundlage jeder erfolgreichen Marketingkampagne: für bessere Vertriebschancen, höhere Verkaufszahlen und eine stabile oder wachsende Kundenzufriedenheit. Die passende Unternehmenslösung liefert kleinen und mittelständischen Unternehmen relevante, organisierte und konsolidierte Daten, mit denen sich Kampagnen besser umsetzen lassen. Darauf können sich die Vertriebs- und Marketingleiter verlassen. Jede Aktion lässt sich zudem an verschiedenen Kennzahlen messen, der Einsatz von geeigneten Ressourcen ist genau definiert. Dadurch steigt der Ertrag, nicht nur in einer Abteilung, sondern auch im gesamten Unternehmen.

4 Vertriebsentscheidungen optimieren und beschleunigen Seite 3 Wie können Vertrieb und Marketing eine genaue und durchführbare 360-Grad-Sicht schaffen? Welche Informationen Vertrieb und Marketing benötigen, hängt von den Zielen des Unternehmens ab. Besonders entscheidend für die Geschäftsführung: Informationen zur Leistung der Mitarbeiter, zu potenziellen Kunden und Absatzchancen, aber auch zum Zufriedenheitsgrad der Kunden. Entsprechende Daten lassen sich in zentralen Bereichen des Unternehmens nutzen und auf verschiedenen Ebenen in nachhaltige Erfolgsstrategien umsetzen: Steuerung Ihrer Mitarbeiter Treffen Sie bessere Entscheidungen bei der Anstellung, Auswahl, Schulung, Weiterbildung, Förderung und Vergütung der richtigen Vertriebs- und Marketingmitarbeiter. Bewertung potenzieller Kunden und Chancen Konzentrieren Sie sich auf potenzielle Kunden, die sich lohnen. Und entscheiden Sie anhand präziser Daten, welche Geschäftschancen Sie wahrnehmen möchten (aus Renditegründen, im Hinblick auf die Kernkompetenzen oder auch auf die Geschäftsziele Ihres Unternehmens). Behalten Sie alle Fäden in der Hand Koordinieren Sie sämtliche Vertriebs- und Marketingaktivitäten Ihres Unternehmens. Verbessern Sie so das Management einzelner Regionen, die Zusammenarbeit im gesamten Vertriebsteam und generieren Sie neue Kunden. Klare Verkaufsprognosen Erst wenn Sie Interessenten und Vertriebschancen konsequent nachverfolgen und auswerten, können Sie das Wachstumspotenzial und den aktuellen Stand Ihres Unternehmens richtig einschätzen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten. Kundenservice nach Maß Sorgen Sie jedes Mal für Kundenzufriedenheit, indem Sie bei jedem Kontakt (ob persönlich, telefonisch oder über das Internet) die passenden Informationen (z. B. Kunden-, Produkt-, Bestell- oder Versanddaten) parat haben. Berichte und Analysen Verfolgen und analysieren Sie sämtliche Vertriebs- und Marketingaktivitäten. So erkennen Sie rechtzeitig wechselnde Rahmenbedingungen in Ihrem Markt. Mit den schnelleren und besseren Entscheidungen beeinflussen Sie den Verkaufsprozess, beschleunigen die Verkaufszyklen und reagieren flexibel auf neue Wettbewerber und Kundenanforderungen. Damit Vertriebs- und Marketingmitarbeiter über alle Informationen verfügen, die sie für ihre Arbeit brauchen, müssen nicht nur allumfassende Daten über Kunden und Mitbewerber, sondern auch alle abteilungsrelevanten Kennzahlen zusammengeführt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist daher eine Softwarelösung sinnvoll, die die Kernfunktionen eines ERP-Systems, Funktionen zum Kundenbeziehungsmanagement sowie Management-Werkzeuge enthält, mit denen sich die Leistung des Vertriebs messen lässt. Ebenfalls wichtig: Die Software sollte alle gewonnenen Daten zentral zur Verfügung stellen. In der Vergangenheit war Unternehmenssoftware, die ERP- und CRM-Funktionen abdeckte, kostenintensiv und aufwendig zu implementieren. Das machte sie nur für größere Unternehmen attraktiv. Durch die technologische Weiterentwicklung haben sich aber Aufwand und Kosten deutlich verringert. So profitieren heute auch kleine und mittelständische Unternehmen von den Vorteilen dieser Softwaresysteme. Fazit: Für die richtigen Entscheidungen brauchen Vertriebs- und Marketingabteilungen aktuelle und genaue Daten aus einer Quelle. Damit Unternehmensprozesse rund laufen, benötigen Vertrieb und Marketingabteilung die gleichen

5 Vertriebsentscheidungen optimieren und beschleunigen Seite 4 Kennzahlen, um Kundenkontakte zu bewerten. Das gilt beispielsweise, wenn Mitarbeiter in der Buchhaltung oder im Kundenservice im Kundengespräch sind und nicht auf vollständige und genaue Kundeninformationen Zugriff haben. Oder die Manager erkennen, dass die steigende Nachfrage zusätzliche Personalressourcen erfordert. Mit einem umfassenden Einblick in alle Aspekte des Unternehmens und potenzielle Kunden richten Sie alle Aktivitäten auf die Unternehmensziele aus. So können Marketing- und Vertriebsleiter innerhalb kürzester Zeit auf veränderte Marktbedingungen und neue Kundenanforderungen reagieren. So erhalten Marketing und Vertrieb umfassende Informationen als Basis ihrer schnelleren, besseren Entscheidungen Ein umfassender Blick aufs Unternehmen, der auch Vertriebs- und Marketingaspekte erfasst, bietet klare Vorteile. Aufgabe der IT-Abteilung ist es, die technologischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass stets alle relevanten Informationen gesammelt werden und bereitstehen. Möglich wird dies allerdings erst, wenn Vertrieb und Marketing die eigenen Aufgaben klar festlegen und Prozesse erstellen, die von der IT-Abteilung erleichtert werden. Wollen Sie eine präzise und durchführbare 360-Grad-Sicht auf die entscheidenden Informationen in Ihrem Unternehmen? Dann empfiehlt sich folgende dreistufige Vorgehensweise: Stufe 1: Definieren Sie klare Richtlinien und Kennzahlen 55Entwickeln Sie eine Strategie, mit der Sie sämtliche internen Aufgaben, Prozesse und Terminologien koordinieren nicht nur innerhalb der Vertriebs- und Marketingabteilung, sondern auch unternehmensübergreifend. 55Entwerfen Sie ein Vertriebs- und Marketingkonzept, das sich am Status quo und dem Wachstumspotenzial des Unternehmens orientiert. 55Erstellen Sie Leistungskennzahlen für Vertrieb und Marketing und stimmen Sie diese mit den Geschäftszielen Ihres Unternehmens ab. IT entfaltet nur dann ihre volle Wirkung, wenn Vertrieb und Marketing die eigenen Aufgaben klar festlegen und Prozesse erstellen, die von der IT-Abteilung erleichtert werden. Stufe 2: Bewerten Sie den Status quo 55Beurteilen Sie die Qualifikation Ihrer gegenwärtigen Vertriebs- und Marketing mitarbeiter hinsichtlich der Ihnen übertragenen Aufgaben (Kontaktgenerierung, Neukundengewinnung, Vertragsabschlüsse, Kundenservice usw.). 55Ermitteln Sie für jeden Kunden ein individuelles Servicekonzept. Und entscheiden Sie, welche Kunden und Interessenten das größte Potenzial besitzen. 55Verschaffen Sie sich eine ganzheitliche Sicht auf alle Unternehmensaktivitäten und beurteilen Sie, wie sich diese auf die Beziehungen zwischen internen (z. B. Betrieb, Finanzen) und externen (z. B. Lieferanten, Interessenten, Kunden) Stakeholdern auswirken. Stufe 3: Setzen Sie das Konzept um und justieren Sie gegebenenfalls nach 55Überwachen und analysieren Sie mit Hilfe Ihrer IT alle Vertriebs- und Marketing aktivitäten. So können Sie eventuelle Engpässe rechtzeitig erkennen und eliminieren und auf wechselnde Marktbedingungen, neue Wettbewerber und Kundenanforderungen schnell reagieren. 55Weisen Sie jedem Vertriebs- und Marketingmitarbeiter möglichst schnell und effizient die ideale Aufgabe zu. Kennzahlen und Benchmarks bilden dafür die Grundlage. 55Prüfen Sie Ihre Mitarbeiter und Kampagnen permanent in puncto Qualität und Kosten. So sind Sie ständig über die Rendite und den Return on Investment (ROI) im Bilde.

6 Fazit Software unterstützt Sie dabei, im Wettbewerb zu bestehen. Aber IT kann Sie dabei unterstützen, wichtige von weniger wichtigen Kunden zu unterscheiden. Und sie gibt Ihnen Hinweise, welche Ihrer Produkte und Services wohl das größte Erfolgspotenzial besitzen. Mit diesen Informationen entwickeln Sie wirksame Vertriebs- und Marketingkampagnen, weisen Kunden die richtigen Mitarbeiter zu oder entscheiden sich für Produkte oder Serviceleistungen mit guten Erfolgsaussichten. Mit der Vorlage von genauen und zeitkritischen Daten treffen Sie die richtigen Entscheidungen. Über die Autoren Wayne Thompson verfügt über mehr als 16-jährige IT-Erfahrung im öffentlichen Dienst und bei Privatunternehmen. Er ist spezialisiert auf Opportunity-Analysen, Markteinführungsplanungen und die Evaluation von Software. Zusätzlich hat er Best-Practice-Workshops für Vorstände in Europa und Nordamerika geleitet und Software-Lizenzvereinbarungen für Global-1000-Unternehmen sowie Behörden ausgehandelt. Thompson berät Start-up-Unternehmen und führende IT-Anbieter bei der Entwicklung von Produkten und Marketingstrategien. Außerdem unterstützt er bei Geschäftsprozessanalysen und der Softwarebeschaffung. Neil Stolovitsky verfügt über mehr als acht Jahre Erfahrung in der IT-Beratung, sowohl auf Anbieter- als auch auf Kundenseite. Seine Fachgebiete sind Unternehmensentwicklung, Softwareauswahl und Channel-Strategien. Stolovitsky hat zahlreiche White Papers und Artikel zu den Themen Enterprise Resource Planning (ERP) für Serviceunternehmen, Project Portfolio Management, Professional Services Automation, IT Governance und Entwicklung neuer Produkte publiziert.