NEVARIS - Workflow mit JobRouter

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1 SOFTWARE FÜR BAUBETRIEBE NEVARIS - Workflow mit JobRouter JOBROUTER BASIS Ablauf von Prozessschritten Sequentiell Ausgabe von Prozessdaten als PDF- Datei Dynamische Zuweisung von Prozessdaten Parallel Split (Verzweigung von Prozessen) Join (Zusammenführen von Prozessen) Aktivierung von Prozessschritten Regelgesteuert Beliebig viele Versionen eines Prozesses können erstellt werden. Automatische Analyse der Prozessdefinition auf logische Fehler Bearbeitungsfrist definierbar und dynamisch änderbar auf Vorgangs- und Schrittebene Benutzergesteuert Eskalation mehrstufig Rückfragefunktion: Ad-Hoc-Fragestellung an einen anderen Mitarbeiter Zuweisungsfunktion: Übergabe der Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter Prozessregeln: Weiterleitungen Festlegbare Verantwortliche je Prozess -Benachrichtigung an die zuständigen Bearbeiter, Prozessverantwortlichen oder definierbare Benutzer Zuweisung von eskalierten Schritten an andere Benutzer oder Rollen Wiedervorlage von Aufgaben möglich nach Sekunden, Stunden, Minuten, Tagen und zu einem bestimmten Datum Dynamische Zuweisung von Benutzern und Rollen für Folgeschritte Versenden von -Nachrichten (mit Dateianlagen) Erstellen von Exportdateien Einfaches Erstellen von Dialogen Aufteilung in mehrere Seiten (Registerkarten) möglich Freie Anordnung der Elemente in verschiedenen Spalten Kopieren, Verschieben und Löschen von Dateianlagen

2 Zugriff auf zahlreiche vordefinierte Elemente und Schnittstellen- Funktionen Möglichkeit zur Simulation von Vorgängen in einer separaten Simulationsumgebung Automatisierung Erzeugen von neuen Vorgängen aus anderen Anwendungen Aufruf von Vorgängen aus anderen Anwendungen Portabilität Export und Import von Prozessdefinitionen im XML-Format Einfache Vertretungsregelung Layout Für jede Rolle eines Benutzers definierbar Kann für sicherheitsrelevante Rollen deaktiviert werden. Verschiedene Stylesheets bereits im Standard enthalten Anpassung der Benutzeroberfläche an die Kundenbedürfnisse Stapelverarbeitung Für Massenbearbeitung optimierte Dialogsteuerung, für jeden Prozessschritt nutzbar Positionsebene Erfassung von Positionsdaten in Tabellenform Automatische Berechnung von Positionsbeträgen z.b. zur Rechnungskontrolle Automatische Berechnung von Spaltensummen Kompetenzabhängig einschränkbare Sichten auf Positionsdaten (Zeilen, Spalten) Unterstützt parallele Bearbeitung von Positionsdaten Diverse Sprachausgaben Deutsch Englisch Französisch Spanisch Italienisch Holländisch Polnisch Tschechisch Ungarisch Slowakisch Finnisch Eigene Sprachen können angefordert oder sehr einfach erstellt werden. JOBROUTER-LIZENZMODELLE JOBROUTER STANDARD Basisversion ohne Zusatzmodule JOBROUTER PROFESSIONAL Basisversion mit den folgenden Modulen: JobTimer, JobTable, JobSub JOBROUTER ENTERPRISE EDITION Diese Version beinhaltet folgende Module: JobRobot, JobTimer, JobTable, JobSub,, JobStart JobSelect und JobShift. Diese Version berücksichtigt die Zeitzonen, realisiert mehrsprachige Prozesse und beinhaltet ein Failover-Cluster. Loadbalancing wird unterstützt und erhöht bei Nutzung den Lizenzpreis um 30%. JOBROUTER ENTRY JobRouter-Einsteigersystem beinhaltet zwei Einzelmodule Ihrer Wahl. Hiervon ausgenommen ist das Modul JobArchive. Weitere Einzelmodule sind nicht erwerbbar. Diese Version ist auf einen Prozess und 500 User limitiert. JOBROUTER ENTERPRISE ENTRY Vollständige JobRouter Enterprise Edition inkl. aller Einzelmodule. Diese Version ist auf einen Prozess und 500 User limitiert. JOBROUTER-ERGÄNZUNGSMODULE JOBARCHIVE JobRouter-Vorgangsarchiv Archivierung und Anzeige von beliebigen Dateien / Dateitypen

3 Verwendung verschiedener Speicheradapter Zertifizierbare Archivierung Versionskontrolle und Deduplizierung von Dateien Integrierte Rechtesteuerung zur Anzeige von Dokumenten JOBFERD Das Modul JobFerd ermöglicht das Einlesen und Verarbeiten von ZUGFeRDkonformen Rechnungen. JobRouter erzeugt alle Bestandteile einer ZUGFeRD-konformen Rechnung selbst Bei eingehenden Rechnungen, die dem ZUGFeRD-Standard entsprechen, kann Jobferd die Rechnungsdaten einfach extrahieren und an einen JobRouter- Prozess übergeben. Aus diesem Prozess kann die Rechnung dann z.b. gebucht und archiviert werden. Alle ZUGFeRD-Felder stehen zur Verknüpfung mit den Prozessfeldern zur Verfügung Auch die Übergabe der Positionsdaten an eine JobRouter-Untertabelle ist möglich. Bestehende PDF-Dateien können mit ZUGFeRD-Daten ergänzt werden. Verwendung eigener Layouts für Ausgangsrechnungen Verwendung eines Briefpapiers für Rechnungshintergrund als Bild- oder PDF- Datei JOBIRIS Schnittstelle zwischen Scan-Applikation und Data-Capturing-Software smartinvoice (nur in Verbindung mit Modul JobStart) Abholung gescannter Dokumentstapel, Überwachung des Verzeichnisses und Datenextraktion an smartinvoice JobIris generiert die für smartinvoice erforderlichen Importinformationen (Import-XML und Semaphore-Datei) Ermöglicht definierte und kontrollierte Stapelvorbereitung vom Scan bis zum Start des Dokumentworkflows Jederzeit nachvollziehbar, welche darauffolgenden Prozesse für die einzelnen Dokumente eines Stapels gestartet wurden Nach der Analyse und Verifizierung des Stapels in smartinvoice wird eine Export- XML-Datei mit den ausgelesenen Daten von smartinvoice generiert Danach Start unterschiedlicher JobRouter-Prozesse abhängig von der Dokumentklasse und/oder auf Basis der ausgelesenen Informationen JOBMIND HEAD Automatisches Auslesen / Erkennen der Kopfdaten einer Rechnung und Übergabe an einen JobRouter-Prozess Beinhaltet Systemaktivität, die in beliebige Prozesse integriert werden kann Aus Dokument im JobRouter-Prozess werden automatisch Rechnungskopfdaten ausgelesen, z.b. Datum Steuerbetrag Rechnungsnummer Integration einer automatischen Lieferantenerkennung Nach Auslesen stehen Daten im Prozess zur Verfügung Ausgelesene Daten: Währung, Nettogesamtsumme, Steuergesamtsumme, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Steuersumme 1, Steuerprozentsatz 1, Steuerbetrag 1, Steuersumme 2, Steuerprozentsatz 2, Steuerbetrag 2, Steuersumme 3, Steuerprozentsatz 3, Steuerbetrag 3 Folgende Daten können bei erfolgreichem Lieferantenabgleich zur Verfügung gestellt werden: Lieferanten-Nummer, Lieferanten- Name, Straße, Land, PLZ, Stadt, Internationale Lokationsnummer (ILN),

4 Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Telefonnummer, Faxnummer, , Name der Bank, BLZ Kontonummer, BIC, IBAN, Sachbearbeiter Unterstützt PDF- und Tiff-Dokumente In Verbindung mit dem Modul JobArchive können zeitgleich Indexdaten von z.b. Rechnungen erzeugt werden. Diese Indexdaten liefern den Input für die Verschlagwortung eines Dokumentes beim Archivieren. JOBMIND BAU Selbsttätige Prüfung sachlicher Zusammenhänge bei Rechnungen und automatische Neuberechnung durch Änderung veränderter Summen (Folgeseitenberechnung) Notizen und Änderungen auf Positionsebene direkt am Bildschirm, ohne Ausdrucken, Ändern und erneutes Einscannen der Rechnung Automatische Prüfung der relevanten Mengen und Beträge sowie der sachlichen Zusammenhänge zwischen diesen Beträgen und Darstellung am Dokument / im Bild Übertrag der so korrigierten Summen, Positionen und Werte in die JobRouter- Prozessdaten im Dialog Abspeicherung der geänderten Dokumente ín unterschiedlichen Formaten (z.b. PDF, jpeg, tiff) Übersichtliche Darstellung mit zwei Viewern JOBROBOT Automatische Durchführung einzelner Prozessschritte am Server, d.h. ohne Bediener JOBSELECT Generierung beliebiger Übersichtslisten für JobRouter-Benutzer JOBSHARE Einbindung des JobRouter-Workflows in das Sharepoint-Portal Ablage und Indexierung von Dokumenten in Sharepoint JOBSHIFT Archivierung abgeschlossener Vorgänge nach einer definierbaren Zeit und Entfernen dieser Vorgänge aus dem Produktivsystem Einfache Suche nach bereits abgeschlossenen und archivierten Vorgängen und ggf. Reaktivierung oder Export JOBSTART Automatisches Starten von Prozessen durch Dateien und s Modul überwacht Verzeichnisse und E- Mailkonten und startet Prozesse, sobald neue Dateien und s gefunden werden. Eingebaute Komponente zur Barcode- Erkennung Erlaubt es, eingehende Dokumente nach Barcodes zu durchsuchen, diese zu extrahieren und das Dokument bei Bedarf in Einzeldokumente aufzutrennen JOBSUB Modul zur Vertreterwahl Benutzer können für sich und für die Rollen, in denen sie Mitglied sind, einen Vertreter wählen. Vertreter erhalten in dieser Zeit in einer zusätzlichen (Vertreter- )Eingangsbox die entsprechenden Schritte automatisch zugewiesen. JOBTABLE Integration von Untertabellen in JobRouter-Prozessen zur Speicherung von Positionsdaten eines Vorgangs bzw. zur Erweiterung eines Dialogs um eine Tabelle Inhalt der Untertabelle kann beim automatischen Starten eines Prozesses mithilfe des JobServer gefüllt werden. JOBTIMER Zeitüberwachung der einzelnen Prozessschritte -Benachrichtigung, wenn Zeit überschritten wird

5 Alternativ automatische Zuweisung des Prozessschrittes an eine Rolle oder einen Benutzer JOBVIEWER Anzeige jeglicher an Prozesse angehängter oder in JobArchive archivierter Dokumente Viewer kann auch als Dialogintegration verwendet werden. Anzeige von mehr als 300 Dateitypen in einem beliebigen Browser, ohne dass entsprechende Bearbeitungsprogramme auf dem Client installiert sein müssen KONNEKTOR NEVARIS FINANCE CONNECT TO JOBROUTER Mandantenübergreifende Import- und Exportfunktion für den Datenaustausch zwischen NEVARIS Fi und JobRouter Firmengruppenbildung (Zusammenstellung von Mandanten für die Workflow-Funktion) Standortbildung (getrennte Verarbeitung einzelner Standorte) Manuelle und zeitgesteuerte Integration Protokollierung von Übernahmen (Wann, Was, Wie viel?) Bereitstellung prozessrelevanter Daten im JobRouter Bereitstellung der Workflow-Ergebnisse in NEVARIS Finance Integration mehrerer Prozessebenen, die den Umfang der Workflow-Ergebnisse in NEVARIS Finance festlegen FÜR DEN NEVARIS FINANCE-KONNEKTOR KÖNNEN SIE DAS FÜR IHRE ZWECKE PASSENDE PAKET MIT DER ENTSPRECHENDEN BELEGMENGE FÜR IHR PAKET AUSSUCHEN, D.H. ALTERNATIV: ADVANCED PAKET Grundmodul enthält folgende Modulergänzungen: Rechnungseingangsbuch (ReBu), Kassenbuch (KaBu), Debitorenposten (Debitor-OPs) PROFESSIONAL PAKET Grundmodul enthält ALLE in der NEVARIS Finance-Version verfügbaren (auch später erstellten) Modulergänzungen (zurzeit Zahlungsvorschlagsliste, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch, Verwaltung von Debitoren-OPs (Import / Export), Nachunternehmerrechnungen; weitere Modulergänzungen folgen. Vom Neukunden gesondert beauftragte Integrationen (unabhängig von dem dann aktuellen Inhalt des Professional Pakets) fließen dann in einer neuen Version ein und können von allen Kunden bei erworbenem Professional Paket uneingeschränkt (Belegmengenbezogen) genutzt werden. BELEGMENGEN SMALL VOUCHER QUANTITY GESAMT-Belegmenge aller Belege (Business, Advanced oder Professional Paket) liegt zwischen 1 und Belegen pro Jahr MIDDLE VOUCHER QUANTITY GESAMT-Belegmenge aller Belege (Business, Advanced oder Professional Paket) liegt zwischen und Belegen pro Jahr HIGH VOUCHER QUANTITY GESAMT-Belegmenge aller Belege (Business, Advanced oder Professional Paket) liegt zwischen und unendlich vielen Belegen pro Jahr PAKETINHALTE (MODULNUTZUNGEN) BUSINESS PAKET Grundmodul enthält folgende Modulergänzungen: Rechnungseingangsbuch (ReBu)

6 HABEN SIE FRAGEN? Wir helfen Ihnen gerne weiter und stehen Ihnen unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung. NEVARIS GmbH I Mail: info@nevaris.com I Zentrale: Im Finigen 3 I Achim Tel. +49(0) I Fax +49(0) Niederlassung Karlsruhe: Am Sandfeld 17a I Karlsruhe Tel. +49(0) I Fax +49(0) Niederlassung Herne: Friedrich der Große 70 I Herne Tel. +49(0) I Fax +49(0)