Mamut Business Software. Einführung. Installation, Einstellungen, Berichte und Filter

Transkript

1 Mamut Business Software Einführung Installation, Einstellungen, Berichte und Filter

2 Einführung in Mamut Business Software Installation, Einstellungen, Berichte und Filter Version: 12. Teilnr.: MBS.MAN.INT.DE 002

3 Mamut GmbH: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: Internet: Mamut Support Center: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: , Fax: Internet: Vertriebsabteilung: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: , Fax: Internet: Copyright 2008 Mamut. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen/Fehler vorbehalten. Mamut und das Mamut-Logo sind eingetragene Warenzeichen der Mamut GmbH. Alle anderen Handelsmarken sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. II

4 WILLKOMMEN BEI MAMUT Die Einführungshandbücher, die mit dem Programm zusammen ausgeliefert werden, geben Ihnen eine kurze Einführung in das Programm. Alle Kunden erhalten das Buch "Installation, Einstellungen, Berichte und Filter". Zusätzlich wird zudem mindestens ein weiteres der folgenden Einführungshandbücher ausgeliefert: "Finanzmanagement, Logistik und Personal" und "Kunden-, Verkaufskontrolle und Webshop". Wenn Sie eine neue Ausgabe Ihrer Einführungshandbücher wünschen, können Sie diese jederzeit bei uns bestellen. Die Beschreibungen in den Büchern umfassen auch die Funktionaltäten der gehobenen Programmversionen von Mamut Business Software. Wenn Sie selbst eine niedrige Version besitzen und ggf. auf eine höhere Version wechseln wollen, rufen Sie uns gerne unter an oder schicken Sie uns eine an Lesen Sie gründlich die Benutzervereinbarung und den Mamut Servicevertrag, bevor Sie installieren. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle Abmachungen, die zwischen Ihnen als Kunde und uns als Lieferanten gelten. Die Bücher helfen Ihnen dabei, sich mit dem Programm vertraut zu machen. Auf diese Weise finden Sie sich schnell im Programm zurecht und können es auf die Anforderungen Ihres Unternehmens hin anpassen. Darüber bieten die Bücher eine Einführung in die wichtigsten Funktionen und Bedienungsabläufe des Programms. Besuchen Sie auch gerne unsere Internetseite Dort finden Sie Antworten auf alle möglichen Fragen rund um Mamut Business Software. Auf diesen Service können Sie rund um die Uhr zugreifen. Der Kauf von Mamut Business Software ist mit Sicherheit ein großer Gewinn für Ihr Unternehmen. Viel Erfolg bei der Arbeit mit Mamut Business Software! III

5 Inhalt Willkommen bei Mamut... III KAPITEL 1: INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME... 1 Installation des Programms... 2 Einzelbenutzerinstallation... 4 Anmeldung... 7 Server /Mehrbenutzer Installation... 9 So installieren Sie eine Mehrbenutzerinstallation Wie gibt man das Mamut Datenverzeichnis frei? Mehrbenutzerinstallationen unter Windows Vista Client Installation Test von Produkten und Funktionen Beispieldatenbank installieren/zusatzprodukte testen Update zur nächsten Version System Updates herunterladen KAPITEL 2: LERNEN SIE DAS PROGRAMM KENNEN Einführung in das Programm Die Navigation im Programm Die Hilfe in Mamut Business Software Der Desktop Die Symbolleiste auf dem Desktop Die Fokusbereiche auf dem Desktop Websites auf dem Desktop Die Informationsboxen auf dem Desktop Die Programmfenster Listenfenster Wichtige Symbole in den Programmfenstern Kurzbefehle im Programm Das Programmdatum Das Standardwerte Register Nummernkreise Benutzerdefinierte Anpassungen auf dem Desktop Benutzerdefinierte Schaltflächen auf dem Desktop Inhalt eines Fokusbereichs anpassen Benutzerdefinierte Links auf dem Desktop anzeigen Wie kann man Nachrichten vom Mamut Support Center auf dem Desktop empfangen? Weitere Benutzeranpassungen Benutzereinstellungen pro Modul Benutzername und Passwort Automatisches Öffnen eines Fensters bei Anmeldung KAPITEL 3: SUCHE UND AUSWAHL Suche Auswahl Die Felder zur Suche und Auswahl Wie trifft man eine Auswahl? IV

6 INHALT Der Assistent für eine Erweiterte Auswahl Beispiel für eine erweiterte Auswahl Assistent für Kontaktauswahl KAPITEL 4: EINSTELLUNGEN Einstellungen Benutzereinstellungen Benutzereinstellungen Zugangsberechtigung Benutzereinstellungen pro Modul Andere Benutzereinstellungen Firmeneinstellungen Finanz und Ländereinstellungen Kontoinformationen Liste der Steuerschlüssel Konfiguration der Steuerschlüssel Das Standardwerte Register Nummernkreise Sicherheitseinstellungen Andere Einstellungen Länderregister Ortsregister Weitere Programme Wie verwendet man WinFax mit Mamut? KAPITEL 5: ADMINISTRATION Datenbanken Firmendatenbanken Firmendatenbank öffnen Neue Firmendatenbanken erstellen Datenbankwerkzeuge Wie löscht man den Inhalt von Systemdatenbanken? Zu installierende Dateien API Datensicherung Arten der Datensicherung Sicherungskopie für Buchhalter Wie erstellt man eine Datensicherung? Grundsätzliche Informationen zum Wiederherstellen von Datensicherungen Wie stellt man eine Datensicherung wieder her? Einstellungen für Datensicherung Benutzer und Zugangsverwaltung Benutzername und Passwort Wie verknüpft man einen Benutzer mit einem Mitarbeiter? Zugangsberechtigung Assistent für die Verwaltung von Zugangsvorlagen Benutzerdefinierte Zugangsprofile Systemprotokolle System erstellte Aktivitäten (Logdateien) Lizenzinformationen Wie registriert man einen Lizenzcode? Über das Programm Lizenzinformationen verwalten Von Lizenzdiskette lesen Lizenzdatei downloaden V

7 INSTALLATION, EINSTELLUNGEN, BERICHTE UND FILTERINSTALLATION, EINSTELLUNGEN, BERICHTE UND FILTER Wie ändert man Informationen in der Registrierung? Mamut Online Desktop Erste Schritte mit Mamut Online Desktop Wie trennt man die Verbindung mit Mamut Online Desktop? Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop KAPITEL 6: BERICHTE Das Berichtsmodul Einstellungen für Berichte Editor für Berichte/Labels Wie bearbeitet man einen Bericht? Seitenanpassung bei Berichten Bearbeiten von Labels Import von Berichtsdateien Wie setzt man ein Logo in Ausdrucke ein? Adresseinstellungen Benutzereinstellungen für Berichte und Drucker Bevorzugte Berichte Einstellungen für bevorzugte Berichte Einstellungen für Berichtsbündel Strichcodes KAPITEL 7: MAMUT IMPORT/EXPORT Mamut Import/Export Import/Export starten Anmeldung bei Mamut Import/Export Import Import von Informationen Import von Bestellungen Import von Kundendaten Export Export von Informationen Export von Rechnungsinformationen WEITERE INFORMATIONEN Mamut Support Center Der Mamut Servicevertrag vereinfacht Ihren Alltag! Kurse und Schulungen INDEX VI

8 Kapitel 1: Installation und Inbetriebnahme In diesem Kapitel: INSTALLATION DES PROGRAMMS... 2 EINZELBENUTZERINSTALLATION... 4 Anmeldung... 7 SERVER-/MEHRBENUTZER-INSTALLATION... 9 So installieren Sie eine Mehrbenutzerinstallation Wie gibt man das Mamut Datenverzeichnis frei? Mehrbenutzerinstallationen unter Windows Vista CLIENT-INSTALLATION TEST VON PRODUKTEN UND FUNKTIONEN Beispieldatenbank installieren/zusatzprodukte testen UPDATE ZUR NÄCHSTEN VERSION System Updates herunterladen

9 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME INSTALLATION DES PROGRAMMS Anforderungen an System und Netzwerk Das Programm ist dazu bestimmt, mit aktuellen Versionen von Windows und aktueller Hardware zu funktionieren. Die Systemanforderungen finden Sie bei der Anleitung zur Installation oder zum Update der jeweiligen Version. Die Systemanforderungen sind empfohlene Mindestanforderungen. Bei aktuellerer Hardware können Sie mit einer besseren Programmleistung rechnen. Installation von Programmdateien Das Erste, was Sie tun müssen, um das Programm in Betrieb nehmen zu können, ist die Installation der Programmdateien. Die Programmdateien müssen auf dem Rechner installiert werden, an dem Sie das Programm benutzen möchten. Wenn Sie eine Mehrbenutzer-Lizenz erworben haben, müssen Sie die Programmdateien auf allen Rechnern installieren, auf denen das Programm laufen soll, und sich an die gemeinsame Datenbank auf dem Server anschließen. Lesen Sie unten mehr über Netzwerkinstallationen. Die Programmdateien können von CD oder per Download von unseren Internetseiten installiert werden. Dort finden Sie auch eine Installationsanleitung. Einzelbenutzerinstallation Eine Einzelbenutzerinstallation verwenden Sie, wenn Sie eine Lizenz zum Betrieb des Programms auf einem Rechner erworben haben. Die Programmdateien werden alle lokal installiert. Mehrbenutzer-/Server-Installation Wenn Sie eine Lizenz für mehrere Benutzer erworben haben, entscheiden Sie selbst, welcher Rechner als Server dienen soll. Achten Sie darauf, dass alle Benutzer auf einen gemeinsamen Datenordner auf diesem Rechner zugreifen können. Es kann sich hierbei um einen Rechner handeln, der nur als Server dient, oder um einen Rechner, der auch als Benutzerrechner verwendet wird. Vor der Installation in Mehrbenutzerumgebungen sollten Sie weiter unten mehr zu Mehrbenutzerinstallationen lesen. Mehrbenutzer-/Client-Installation Lizenzen für Mehrbenutzer-Installationen müssen Sie zunächst auf dem Server installieren. Danach installieren Sie die Programmdateien auf den Rechnern, auf denen mit dem Programm gearbeitet werden soll. Wenn Sie das Programm auf dem Server installieren, können Sie anwählen, dass ein Set mit Installationsdateien für die Client-Installation erstellt werden soll. Diese können Sie in einem eigenen Ordner im Netzwerk abspeichern, sodass weitere Benutzer nicht mehr die Installations-CD benötigen. Stattdessen können Sie aus dem Ordner heraus installieren. Evaluierungs-/Testversion Die meisten Funktionen können Sie in Testversionen einer Prüfung unterziehen, ohne eine Lizenz dafür zu besitzen. Dies gilt sowohl für bestehende Kunden, die Erweiterungen oder Zusatzprodukte prüfen wollen als auch für potentielle Neukunden, die das Programm in seinen Grundzügen kennen lernen wollen. Das Programm sollte in diesem Fall jedoch optimalerweise nur auf einem einzigen Rechner installiert sein. Mehr Informationen dazu finden Sie in den folgenden Kapiteln. 2

10 INSTALLATION DES PROGRAMMS Update auf neue Version Ihr Programmlieferant informiert Sie, wenn es neue Versionen des Programms gibt. Das Update auf eine neue Version kann von CD, aus dem Programm heraus oder per Download von unseren Internetseiten erfolgen. Es ist wichtig, dass Sie die zugehörigen Informationen lesen, bevor Sie das Update vornehmen. Sie müssen auch zuerst ein Backup erstellen. Lesen Sie im Kapitel "Administration" mehr über Backups/Datensicherung. Lesen Sie weiter unten mehr über Programm-Updates. Lizenz Sie erhalten einen Lizenzcode, der als Schlüssel zum "Öffnen" der verschiedenen Funktionen im Programm dient. Der Lizenzcode kontrolliert Ihren Zugang zum Programm. Sie registrieren Ihren Lizenzcode entweder im Registrierungsschema bei der ersten Inbetriebnahme oder im Programm selbst unter Hilfe - Über - Lizenzcode eingeben. Weitere Informationen zu Ihrer Lizenz erhalten Sie unter "Lizenzinformationen". 3

11 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME EINZELBENUTZERINSTALLATION So installieren Sie eine Einzelbenutzerversion von CD Hinweis! Vor Installationsbeginn sollten Sie alle anderen Programme auf Ihrem Rechner beenden. 1. Legen Sie Ihre Mamut-CD in Ihr CD/DVD-Laufwerk ein. Wenn innerhalb der nächsten 10 Sekunden nichts geschieht, können Sie die Installationsdatei manuell öffnen: Klicken Sie unter Microsoft Windows auf Start und wählen Sie Ausführen (Run). Tragen Sie folgenden Pfad ein: "<Laufwerksbuchstabe Ihres CD-ROM- Laufwerks>:\Setup". Das Installationsmenü wird geöffnet. 2. Wählen Sie die Setup-Sprache. Wenn Sie den Installationsassistenten auf Deutsch durchlaufen möchten, ist das German (Germany). 3. Klicken Sie auf OK. Mamut Business Software bereitet das automatische Installationsprogramm "InstallShield Wizard" vor, das Sie durch die Installation begleiten wird. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Danach öffnet sich der Installationsassistent für Mamut Business Software. 4. Klicken Sie auf Weiter. 5. Sie müssen die Nutzungsbedingungen akzeptieren, bevor Sie die Installation fortsetzen können. Wählen Sie Ja, ich akzeptiere die Bedingungen des oben genannten Lizenz- und Servicevertrags. Klicken Sie danach auf Weiter. 4

12 EINZELBENUTZERINSTALLATION 6. Das Fenster zum Auswahl des Installationstyps wird geöffnet. 7. Wählen Sie die Installationsart Einzelbenutzer. Installieren nach: Das Programm schlägt einen Standardpfad für die Ablage der Programmdateien vor. Wenn Sie diesen ändern wollen, können Sie mit Hilfe der...-schaltfläche einen neuen Pfad wählen. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Installieren, um den Installationsvorgang zu starten. Das System kontrolliert, welche Programme vor der Installation geschlossen werden müssen. (Sie erhalten in diesem Fall eine entsprechende Meldung. Nach Schließen der Programme klicken Sie auf Wiederholen.) 9. Das Programm greift auf eine Datenbank von Microsoft SQL Server zu. Falls Microsoft SQL Server nicht auf Ihrem Rechner installiert ist, wird Ihnen der Installationsassistent eine Gratisversion von Microsoft SQL Server 2005 Express Edition installieren. 10. Ihr Mamut-System wird nun installiert und die Programmdateien werden in das von Ihnen angegebene Verzeichnis kopiert. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Brechen Sie ihn bitte nicht ab: Sie erhalten eine Meldung, sobald der Installationsvorgang beendet ist! 5

13 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME 11. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Installation abzuschließen. Wird Ihnen nun gemeldet, dass Sie Ihren Rechner neu starten müssen, sollten Sie dies tun. 12. Sie können Mamut nun über das Microsoft Windows Start-Menü oder über das Desktop-Symbol starten. Mit dem ersten Programmstart öffnet sich der Assistent für die Erstinbetriebnahme des Programms. Erstinbetriebnahme Einzelbenutzerinstallation Nach der Installation öffnen Sie die Anwendung über das Desktop-Symbol oder das Microsoft Windows Start-Menü. Sie werden nun durch das Programm zum Installieren der Firmendatenbank geleitet: 1. Versionsart auswählen: Markieren Sie Vollversion registrieren 2. Beginnen Sie: Klicken Sie auf Weiter. 3. Dokumentenverzeichnis: Weitere Hinweise zur Dateistruktur im System finden Sie im Kapitel "Administration". Klicken Sie auf Weiter, um das vorgeschlagene Standard-Verzeichnis zu akzeptieren. Wenn Sie ein anderes Dokumentenverzeichnis wählen wollen als das von Mamut als Standard vorgeschlagene Verzeichnis, ändern Sie den Pfad entsprechend ab. Nutzen Sie dazu ggf. die...- Schaltfläche. Klicken Sie danach auf Weiter. Datenbank: Server und Instanz werden automatisch erstellt.weitere Hinweise zur Datenbanken finden Sie im Kapitel "Administration". 6

14 EINZELBENUTZERINSTALLATION 4. Systemadministrator erstellen: Geben Sie Ihren Vollständigen Namen, Benutzernamen und Passwort an. Wiederholen Sie die Passwort-Eingabe im Feld Passwort bestätigen. Diese Angaben werden als Ihr Benutzerprofil im System verwendet. Sie sollten keine Umlaute, keine Leerzeichen und keinen Punkt bei der Angabe des Benutzernamens und des Passworts verwenden. 5. Firmenangaben: Hier tragen Sie alle weiteren Informationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen ein. Im Feld Lizenzcode tragen Sie Ihre Lizenznummer ein. Tipp: Sie können die Lizenznummer in Groß- oder Kleinschreibung eingeben. "0" ist immer die Zahl Null, nie der Buchstabe "O". Mehr Informationen zu Lizenzen finden Sie im Kapitel "Administration". 6. Erstellen Sie eine neue Firmendatenbank mit Hilfe eines Assistenten: Wenn Sie eine neue Firmendatenbank erstellen, können Sie sich eines Assistenten bedienen, der Ihnen bei den meisten Einstellungen hilft. Wenn Sie dies nicht wünschen, markieren Sie das Kontrollkästchen Nein, danke. Weitere Informationen über den Assistenten finden Sie in den Hilfedateien des Programms. Klicken Sie auf der Tastatur auf F1 oder wählen Sie im Menü Hilfe. 7. Firmendatenbank: Wenn Sie im o.g. Schritt nicht den Assistenten gewählt haben, um Ihnen bei der Erstellung der Firmendatenbank zu helfen, tragen Sie nun vor dem Programmstart unter "Firmendatenbank" die Angaben zu Ihrem Unternehmen ein. 8. Klicken Sie auf Ausführen. Die Firmendatenbank wird erstellt. Sie können sich danach im Programm anmelden. Anmeldung Bei der Anmeldung im Programm werden aus Sicherheitsgründen Ihr Benutzername und Ihr Passwort abgefragt. Tragen Sie Ihre Anmeldedaten in die entsprechenden Felder ein. Benutzername und Passwort werden im Verwaltungsmodul angelegt. Haben Sie zu den Benutzereinstellungen für sich selbst Zugang, können Sie die Einstellungen dort persönlich ändern. Benutzer mit erweiterter Rechtevergabe für alle Benutzer können Ihr Passwort ändern, selbst wenn Ihnen das Ausgangspasswort nicht bekannt ist. 7

15 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME Passwort vergessen? Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Dieser hat Vollzugriff, sodass er Ihnen ein neues Passwort zuweisen kann. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben und sich Hilfe von Mamut wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Es wird Ihnen ein Formular zugeschickt, das Sie bitte ausfüllen. So kann sichergestellt werden, dass mit Ihren Daten kein Missbrauch getrieben wird. Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, faxen Sie es bitte an das Mamut Support Center ( ). Einer unserer Mitarbeiter wird Sie dann anrufen und Ihnen weiterhelfen. Hinweis! Während Ihnen geholfen wird, müssen Sie vor Ihrem PC sitzen. Bedenken Sie, dass dieser Service kostenpflichtig ist, wenn ein Benutzerfehler zu Grunde liegt. 8

16 SERVER-INSTALLATION SERVER-/MEHRBENUTZER- INSTALLATION Ihre Lizenz regelt, auf wie vielen Rechnern Mamut Business Software installiert werden kann. Bei Mehrbenutzerinstallationen müssen Sie zunächst das Programm auf einem Rechner installieren und auswählen, auf welchem Rechner/Server die Datenbank liegen soll. Danach müssen Sie das Datenverzeichnis teilen und den übrigen Rechnern Vollzugriff auf die Datenbank einrichten, sodass die Benutzer der übrigen Rechner auf die Datenbank zugreifen können. Lesen Sie weiter unten weitere Informationen darüber, wie man Datenverzeichnisse teilt. Danach können Sie das Programm auf den Rechnern der übrigen Benutzer installieren. Auch in einer Mehrbenutzerumgebung ist nur eine einzelne Datenbank installiert, auf die alle Benutzer von Ihren Rechnern aus zugreifen. Die Programmdateien sind jedoch auf jedem Rechner installiert. Hinweis! Bei Mehrbenutzerinstallationen müssen Sie darauf achten, die Installation immer zuerst auf einem einzelnen Rechner durchzuführen. Eine Mehrbenutzerinstallation verlangt zunächst einmal, dass mehrere Rechner mit einem Netzwerk verknüpft sind. Sie können die Datenbank auf einem eigenen Server oder auf einem Benutzerrechner installieren. Client-Installation Client-Installation Server-Installation - Datenbank Es bietet sich an, die Datenbank auf dem Rechner zu installieren, der am häufigsten für Mamut Business Software verwendet wird. Darüber erhöht sich die Geschwindigkeit beim Datenzugriff. So könnte man z.b. den schnellsten Rechner im Netzwerk als Server verwenden, um eine optimale Ausnutzung zu gewährleisten. 9

17 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME Datenbank auf einem Server Bei einer Client-Server-Verbindung dient mindestens ein Rechner als Server. Alle Dateien werden von der Harddisk aus verteilt. Der Server wird in der Regel nicht täglich benutzt. Beispiele für Operativsysteme sind hierauf bezogen Windows 2000 Server und Windows NT Server Bei einer Client-Server-Verbindung sollten Sie die Datenbank an einer Stelle auf dem Server ablegen, auf die alle Benutzer des Programmes zugreifen können. Die Programmdateien müssen trotzdem auf jedem Rechner installiert werden. Die Programmdateien müssen auf dem Server zuerst installiert werden. Eigener Server mit Server-Installation und Datenbank Client-Installationen Programmstart in Mehrbenutzerinstallationen Auf dem Rechner, der als Server dient, wählen Sie im Assistenten für den ersten Programmstart den Eintrag Mehrbenutzer. Darunter wählen Sie, welche Art Mehrbenutzerinstallation es sein soll: Ich möchte eine Neuinstallation mit diesem Computer als Server durchführen: Wählen Sie diesen Eintrage, installieren Sie sowohl das Programm als auch die Datenbank auf dem Rechner, an dem Sie arbeiten. Dieser Rechner dient somit als Server. Ich möchte das Programm auf diesen Rechner und die Datenbank auf einen Server installieren: Wählen Sie diesen Eintrag, installieren Sie das Programm auf dem Rechner, an dem Sie arbeiten, während die Datenbank auf einem anderen Rechner abgelegt wird. Sie müssen den Pfad zu dem Ordner angeben, in dem die Datenbank liegen soll. Sie können auch Installationsdateien für das Programm in einen gemeinschaftlich verwendeten Ordner kopieren. Alle Benutzer, die das Programm installieren sollen, können es dann aus dem gleichen Verzeichnis heraus tun und brauchen keine CD verwenden. 10

18 SERVER-INSTALLATION Beim ersten Programmstart von einer Arbeitsstation aus wählt der Benutzer im Fenster Versionsart auswählen den Eintrag Mit einer bestehenden Mehrbenutzer-Installation verbinden und das Programm starten. Dies setzt somit voraus, dass die Datenbank bereits auf einem anderen Rechner oder einem Server installiert ist. Aktualisieren von Serverinstallationen Aktualisierungen in Mehrbenutzerumgebungen werden vom Systemadministrator vorgenommen. Nachdem sich alle Benutzer abgemeldet haben und eine Datensicherung erstellt worden ist, sollte zuerst der Server aktualisiert werden. Nachdem der Server aktualisiert ist, erhalten Benutzer, die sich wieder auf ihren Arbeitsstationen anmelden, den Hinweis, dass ihre Version aktualisiert werden muss. Der Systemadministrator kann im Verlauf der Aktualisierung wählen, ob er die Installationsdateien auf dem Server speichern will. Der Benutzer wird in diesem Fall gefragt, ob er sie zum Aktualisieren seiner Arbeitsstation verwenden will. Nachdem die Programmdateien aktualisiert worden sind, wählen die Benutzer beim ersten Programmstart der einzelnen Arbeitsstationen Mit einer bestehenden Mehrbenutzer- Installation verbinden und das Programm starten. Terminal-Server Wenn Sie einen Terminal-Server verwenden, sollten Sie die besonderen Hinweise auf unserer Internetseite lesen: So installieren Sie eine Mehrbenutzerinstallation So installieren Sie eine Mehrbenutzerinstallation von CD Hinweis! Bevor Sie mit der Installation beginnen, sollten Sie alle weiteren Programme schließen. 1. Legen Sie Ihre Mamut-CD in das CD/DVD-Laufwerk Ihres Rechners. Wenn nach 10 Sekunden noch nichts gestartet ist, können Sie die Datei manuell öffnen: Wechseln Sie zum Startmenü von Microsoft Windows und wählen Sie Run. Schreiben Sie: "<Name Ihres CD/DVD-Laufwerks>:\Setup". Das Installationsmenü wird daraufhin geöffnet. 2. Wählen Sie die Sprache des Setups, z.b. German (Germany) für Deutsch. 3. Wählen Sie unter Installation, dass Sie Mamut-Programme installieren möchten. 4. Wählen Sie das Programm, für das Sie die Lizenz besitzen. Mamut Business Software startet automatisch das Installationsprogramm InstallShield Wizard. Dieses wird Sie durch die Installation leiten. Der Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. 11

19 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME 5. Klicken Sie auf Ausführen. Danach wird der Installationsassistent für Mamut Business Software geöffnet. 6. Klicken Sie im Begrüßungsfenster auf Weiter. 7. Akzeptieren Sie die Bedingungen des Lizenz- und Servicevertrags, um fortsetzen zu können. Klicken Sie danach auf Weiter. 8. Im nächsten Schritt wären Sie den Installationstyp Server-Installation. Installieren nach: Das Programm schlägt einen Ordner für die Programmdateien vor. Wenn Sie den Vorschlag akzeptieren wollen, klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie einen anderen Ordner für die Programmdateien wünschen, wählen Sie diesen mit Hilfe der...-schaltfläche an. 12

20 SERVER-INSTALLATION 9. Im nächsten Schritt bestimmen Sie, ob eine neue Datenbank-Instanz angelegt oder eine bereits existierende verwendet werden soll. Hinweis! Wenn bereits existierende Datenbankserver-Instanzen auf dem Rechner gefunden werden, können Sie eine von diesen verwenden anstatt eine neue Instanz anzulegen. In diesem Fall wählen Sie die betreffende Instanz aus der Liste. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Installieren, um den Installationsvorgang zu starten. Das System kontrolliert, ob Programme geöffnet sind, die den Installationsvorgang beeinflussen könnten. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Schließen Sie die genannten Programme und klicken Sie auf Wiederholen. 9. Das Programm verwendet Microsoft SQL Server. Ist kein Microsoft SQL Server installiert, erhalten Sie ein Gratisversion von Microsoft SQL Server 2005 Express edition. Das Programm benutzt Microsoft SQL Server. Falls Sie bislang Microsoft SQL Server nicht installiert haben, wird Ihnen der Installationsassistent eine Gratisversion von Microsoft SQL Server 2005 Express Edition installieren. 10. Ihr Mamut-System wird nun installiert und die Programmdateien werden in das von Ihnen angegebene Verzeichnis kopiert. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Brechen Sie ihn bitte nicht ab: Sie erhalten eine Meldung, sobald der Installationsvorgang beendet ist! 11. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Installation abzuschließen. Wird Ihnen nun gemeldet, dass Sie Ihren Rechner neu starten müssen, sollten Sie dies tun. 12. Sie können Mamut nun über das Start-Menü oder über das Desktop-Symbol starten. Mit dem ersten Programmstart öffnet sich der Assistent für die Erstinbetriebnahme des Programms. 13

21 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME Erstinbetriebnahme Mehrbenutzerinstallation Nach der Installation öffnen Sie die Anwendung über das Desktop-Symbol oder das Microsoft Windows Start-Menü. Sie werden nun durch das Programm zum Installieren der Firmendatenbank geleitet: 1. Versionsart auswählen: Markieren Sie Vollversion registrieren 2. Beginnen Sie: Klicken Sie auf Weiter. 3. Dokumentenverzeichnis: (Mehr Informationen zur Verzeichnisstruktur finden Sie hier im Kapitel "Administration".) Klicken Sie auf Weiter, um das vorgeschlagene Standard-Verzeichnis zu akzeptieren. Wenn Sie ein anderes Dokumentenverzeichnis wählen wollen als das von Mamut als Standard vorgeschlagene Verzeichnis, ändern Sie den Pfad entsprechend ab. Nutzen Sie dazu ggf. die...- Schaltfläche. Klicken Sie danach auf Weiter. Datenbank: Server und Instanz werden automatisch erstellt. 4. Benutzerprofil erstellen: Geben Sie Ihren Vollständigen Namen, Benutzernamen und Passwort an. Wiederholen Sie die Passwort-Eingabe im Feld Passwort bestätigen. Sie sollten keine Umlaute, keine Leerzeichen und keinen Punkt bei der Angabe des Benutzernamens und des Passworts verwenden. 5. Firmenangaben: Hier tragen Sie alle weiteren Informationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen ein. Im Feld Lizenzcode tragen Sie Ihre Lizenznummer ein. Tipp: Sie können die Lizenznummer in Groß- oder Kleinschreibung eingeben. "0" ist immer die Zahl Null, nie der Buchstabe "O". Mehr Informationen zu Lizenzen finden Sie im Kapitel "Administration". 14

22 SERVER-INSTALLATION 6. Erstellen Sie eine neue Firmendatenbank mit Hilfe eines Assistenten: Wenn Sie eine neue Firmendatenbank erstellen, können Sie sich eines Assistenten bedienen, der Ihnen bei den meisten Einstellungen hilft. Wenn Sie dies nicht wünschen, markieren Sie das Kontrollkästchen Nein, danke. Weitere Informationen über den Assistenten finden Sie in den Hilfedateien des Programms. Klicken Sie auf der Tastatur auf F1 oder wählen Sie im Menü Hilfe. 7. Firmendatenbank: Wenn Sie im o.g. Schritt nicht den Assistenten gewählt haben, um Ihnen bei der Erstellung der Firmendatenbank zu helfen, tragen Sie nun vor dem Programmstart unter "Firmendatenbank" die Angaben zu Ihrem Unternehmen ein. 8. Klicken Sie auf Ausführen. Die Firmendatenbank wird erstellt. Sie können sich im System anmelden und Benutzerkonten für die verschiedenen Benutzer des Programms anlegen. Lesen Sie in den Kapiteln zur "Anmeldung und zur "Benutzerverwaltung" mehr zu diesem Thema. Hinweis: Wenn die übrigen Benutzer das Programm selbst installieren, sollten Sie ihnen folgende Hinweise zukommen lassen: - Wo finden Sie die Installationsdateien? - Wie heißt der Datenbankserver im Netzwerk, mit dem sie sich verbinden müssen? - Mit welchem Benutzernamen und Passwort melden sie sich im Programm an? Wie gibt man das Mamut-Datenverzeichnis frei? In Mehrbenutzerinstallationen müssten Sie zunächst das Programm auf einem Rechner installieren und wählen, auf welchem Rechner/Server die Datenbank angelegt werden soll. Danach müssen Sie das Datenverzeichnis für alle anderen Rechner zugänglich machen (teilen), sodass alle Benutzer von ihren Rechnern aus auf ihn zugreifen können. So geben Sie das Datenverzeichnis frei auf einem Rechner mit Microsoft Windows XP 1. Öffnen Sie den Windows Explorer 2. Öffnen Sie das Datenverzeichnis. Wenn Sie bei der Installation des Programms den Standardpfad übernommen haben, ist dies: C:\Dokumente und Einstellungen\Alle Benutzer\Public Mamut\Mamut\Data. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Data. 4. Wählen Sie im neuen Menü Teilen. 5. Klicken Sie auf Ordner teilen. 6. Klicken Sie auf Erlaubnis, um die Benutzer mit Zugang zu benennen. Von jedem Rechner aus kann nun auf die Datenbank des Servers zugegriffen werden. Hinweis! Für Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows XP und Microsoft Windows 2003 gilt Folgendes: Wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheit im Fenster Eigenschaften von Mamut, und erteilen Sie den Benutzern auch hier Zugriff. 15

23 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME So geben Sie das Datenverzeichnis frei auf einem Rechner mit Microsoft Windows Vista 1. Öffnen Sie den Windows Explorer 2. Öffnen Sie das Datenverzeichnis. Wenn Sie bei der Installation des Programms den Standardpfad übernommen haben, ist dies: C:\Benutzer\Öffentlich\Public Mamut\Mamut\Data. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Data. 4. Wählen Sie Eigenschaften. 5. Wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheit. 6. Markieren Sie Besitzer und klicken Sie auf Bearbeiten. 7. Genehmigen Sie auf allen Ebenen. 8. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. 9. Klicken Sie bei den vier Fehlermeldungen zur Zugangsverweigerung auf Weiter. 10. Klicken Sie auf OK. Von jedem Rechner aus kann nun auf die Datenbank des Servers zugegriffen werden. Mehrbenutzerinstallationen unter Windows Vista Works with Windows Vista: Windows Vista ist das derzeit aktuellste Microsoft Betriebssystem. Mamut Business Software ist mit dem Zertifikat "Works with Windows Vista" ausgezeichnet worden. Die Zertifizierung gilt nicht nur für Deutschland, sondern auch für Großbritannien, Irland, Norwegen, Schweden, Dänemark und die Niederlande. Aus Sicherheitsgründen hat Microsoft bei Windows Vista neue Methoden für das Speichern und Verschieben von Daten auf der Festplatte eingeführt. Das führt zu einigen Besonderheiten bei der Installation von Mamut Business Software, und zwar in der Benutzerverwaltung. Folgende Besonderheiten gelten: Erstens muss der Zugang zum gemeinsamen Dateiverzeichnis für alle Benutzer nach der Erstinstallation manuell festgelegt werden. Zweitens müssen alle Benutzer eine Inbetriebnahme des Programms durchlaufen. So installieren Sie Windows Vista auf Ihrem Rechner 1. Installieren Sie das Programm. 2. Starten Sie das Programm und durchlaufen Sie den Erstinstallations-Assistenten. 3. Wechseln Sie zum Verzeichnis C:\Programme\Mamut. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Programmordner und klicken Sie im Pop-Up-Menü auf Eigenschaften. 5. Wechseln Sie im neu geöffneten Fenster zur Registerkarte Sicherheit. 6. Markieren Sie Benutzer und klicken Sie auf Bearbeiten. 7. Klicken Sie auf Zulassen auf allen Ebenen 8. Weisen Sie die Einstellungen zu und klicken Sie auf OK. 16

24 SERVER-INSTALLATION 9. Klicken bei den vier Zugriffsverweigerungsmeldungen weiter. 10. Klicken Sie auf OK. Die gemeinsame Datenbank ist nun fertig und Sie können die Benutzer in der Datenbank anlegen, sodass sich auch weitere Benutzer einwählen können. Weitere Benutzer 1. Installieren Sie das Programm auf Ihrem Rechner. 2. Starten Sie Mamut 3. Klicken Sie an, dass Sie mit einer existierenden Mehrbenutzerinstallation verbunden werden wollen. 4. Geben Sie den Pfad zu dem Verzeichnis an, in dem die Daten installiert sind. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Sie können nun mit der gemeinsamen Datenbank arbeiten. 17

25 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME CLIENT-INSTALLATION So installieren Sie eine Client-Installation Hinweis! Bevor Sie mit der Installation beginnen, sollten Sie sicherstellen, - dass alle anderen Programme geschlossen sind. - dass Sie Informationen zur Installation von Programmdateien von CD oder aus dem Internet (Ordner mit Programmdateien) besitzen. - dass Ihnen der Datenbankserver bekannt ist, mit dem Sie sich verbinden müssen. - dass Sie Benutzernamen und Passwort zur Hand haben, um sich im Programm anzumelden. 1. Legen Sie Ihre Mamut-CD in Ihr CD-/DVD-Laufwerk ein. -- ODER -- Öffnen Sie Ihren Browser und gehen Sie zum Ordner nit den Installationsdateien, den Ihnen Ihr Systemadministrator genannt hat. Klicken Sie auf die Datei setup.exe, um den Installationsvorgang zu beginnen. 2. Wählen Sie die Sprache für das Setup, das ist z.b. für Deutsch die Auswahl German (Germany). 3. Wählen Sie, dass Sie Mamut Business Software jetzt installieren wollen. Mamut Business Software bereitet das automatische Installationsprogramm "InstallShield Wizard" vor, das Sie durch die Installation begleiten wird. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Danach öffnet sich der Installationsassistent für Mamut Business Software. 4. Das Begrüßungsfenster wird geöffnet. Klicken Sie auf Weiter. 18

26 CLIENT-INSTALLATION 5. Sie müssen die Nutzungsbedingungen akzeptieren, bevor Sie die Installation fortsetzen können. Markieren Sie Ja, ich akzeptiere die Bedingungen des oben genannten Lizenz- und Servicevertrags. Klicken Sie danach auf Weiter. 6. Im Folgefenster wählen Sie Client-Installation. Installieren nach: Das Programm schlägt einen Standardpfad für die Ablage der Programmdateien vor. Wenn Sie diesen ändern wollen, können Sie mit Hilfe der...-schaltfläche einen neuen Pfad anwählen. Klicken Sie auf Weiter. 7. Verbinden Sie sich mit einem existierenden Datenbankserver: Klicken Sie auf Weiter, um einen Datenbankserver in Ihrem Netzwerk zu suchen. Alternativ klicken Sie auf Name des Datenbankservers eintragen und geben Sie Servername\Instanz direkt in das Feld ein. Klicken Sie auf Weiter. 8. Findet das System mehrere Datenbankserver, wählen Sie den zutreffenden aus der Liste und klicken Sie auf Weiter. 19

27 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME 9. Klicken Sie auf Installieren, um die Installation zu starten. Das System kontrolliert, welche Programme ggf. vor der Installation geschlossen werden müssen. Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Nach Schließen der Programme klicken Sie auf Wiederholen. 10. Ihr Mamut-System wird nun installiert und die Programmdateien werden in das von Ihnen angegebene Verzeichnis kopiert. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Brechen Sie ihn bitte nicht ab: Sie erhalten eine Meldung, sobald der Installationsvorgang beendet ist! 11. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Installation abzuschließen. Wird Ihnen nun gemeldet, dass Sie Ihren Rechner neu starten müssen, sollten Sie dies tun. 12. Sie können Mamut nun aus dem Start-Menü oder über das Desktop-Symbol starten. Mit dem ersten Programmstart öffnet sich der Assistent für die Erstinbetriebnahme des Programms. Erstinbetriebnahme Client-Installation Nach der Installation öffnen Sie die Anwendung über das Desktop-Symbol oder das Microsoft Windows Start-Menü. Sie werden nun durch das Programm zum Installieren der Firmendatenbank geleitet: 1. Versionsart auswählen: Markieren Sie Mit einer Mehrbenutzer-Installation verbinden... und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie die Installation und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort ein, das Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. 4. Klicken Sie auf OK. Das System ist nun aufgesetzt, Sie haben Sich eingewählt und können das Programm jetzt nutzen. 20

28 TEST VON PRODUKTEN UND FUNKTIONEN TEST VON PRODUKTEN UND FUNKTIONEN Sie können das Programm oder verschiedene Zusatzprodukte und erweiterte Produkte, für die Sie keine Lizenz haben, einfach ausprobieren und die meisten Funktionen testen. Wir empfehlen zum Testen die Nutzung der Musterdatenbank. Testmöglichkeiten für Benutzer, die keine Lizenz erworben haben Wenn Sie erwägen, das System anzuschaffen, können Sie es dennoch installieren und die Funktionen testen. Das Programm kann aus dem Internet heruntergeladen und installiert werden. Im Verlauf des Assistenten für die erste Inbetriebnahme kreuzen Sie Testversion an. Sie werden dann gefragt, ob Sie mit eigenen Daten oder mit der Musterdatenbank testen wollen. Falls Sie das System bereits ohne Musterdatenbank eingerichtet haben, können Sie diese nachträglich installieren. Mehr dazu weiter unten. Die Testversion ist nur eine begrenzte Anzahl an Tagen bzw. Anmeldungen gültig. Testmöglichkeiten für bestehende Benutzer Wenn Sie das Programm bereits erworben und installiert haben, können Sie dennoch Zusatzprodukte und erweiterte Produkte, für die Sie keine Lizenz haben, testen. Installieren Sie dazu die Musterdatenbank. Wenn Sie die Musterdatenbank als eine extra Firmendatenbank in Ihrem Programm installieren, können Sie ohne Begrenzung auf Tage oder Anmeldungen testen. Mehr zur Musterdatenbank Alle Bilder in der Dokumentation und dem sonstigen Schulungsmaterial zeigen Beispiele aus der Musterdatenbank. Sie enthält fertig eingerichtete Kontakte, Produkte, Preise, Lager, einen Webshop und vieles mehr. So können Sie das Programm schrittweise ausprobieren, ohne Ihre eigenen Daten zu beeinflussen oder erst Informationen eingeben zu müssen. 21

29 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME Beispieldatenbank installieren/zusatzprodukte testen In der Beispieldatenbank können Sie sich im Umgang mit dem Programm üben, ohne dass es sich auf Ihre eigenen Firmendaten auswirkt. Sie können zudem die verschiedenen Zusatzprodukte und Erweiterungen evaluieren, bevor Sie sie eventuell bestellen. Der Assistent für die erste Inbetriebnahme des Programms erfragt, ob Sie eine Beispieldatenbank erstellen wollen. Vielleicht haben Sie bereits mit Hilfe des Installationsassistenten eine Beispieldatenbank installiert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, öffnen Sie Datei Firmendatenbank öffnen. Dort werden alle installierten Firmendatenbanken angezeigt Sind Sie bereits Kunde und wünschen sich, Zusatzprodukte oder erweiterte Funktionen zu evaluieren, können Sie das auch mit Hilfe der Beispieldatenbank tun. So installieren Sie die Beispieldatenbank Um eine Beispieldatenbank zu installieren, klicken Sie auf Datei Datenbankwerkzeuge Beispieldatenbank installieren. Tipp: Wenn Sie sich auf eine Beispieldatenbank einloggen, können Sie auch Evaluierungsprodukte oder eventuelle Zusatzprodukte testen. Sie können installierte Firmendatenbanken wieder entfernen, und zwar über das Fenster Liste der Firmendatenbanken. 22

30 UPDATE ZUR NÄCHSTEN VERSION UPDATE ZUR NÄCHSTEN VERSION Mamut lanciert in regelmäßigen Abständen Haupt-Updates der Mamut Business Software. Diese enthalten neue Funktionsbereiche, effizientere Abläufe, Aktualisierungen von Funktionen und Benutzeroberflächen u. a. m.. Diese Haupt-Updates werden automatisch allen Anwendern mit Mamut Servicevertrag zugeschickt. Zwischen den Haupt-Updates erfolgen ständig Verbesserungen der bestehenden Funktionalitäten. Diese Versionen werden als Service Releases über Internet zur Verfügung gestellt. Es ist zu beachten, dass die Aktualisierungen in den Service Releases nicht unbedingt alle Anwender betreffen, da die Änderungen oft davon abhängig sind, wie das Programm benutzt wird und welche Funktionen darin zugänglich sind. Wir empfehlen unseren Kunden, auf die neueste Hauptversion zu aktualisieren. Der Softwarelieferant informiert Sie, wenn es neue Programmversionen gibt. Es ist wichtig, dass Sie sich das begleitende Material durchlesen, bevor Sie das Update installieren und nutzen. Sie müssen auch zunächst eine Datensicherung vornehmen. Einzelne Versionen können ganz einfach von einer neueren Programmversion aus aktualisiert werden. Falls Sie eine ältere Version haben, kann es sein, dass Sie zunächst eine neuere Version benötigen, ehe Sie ein Update auf die aktuelle Version vornehmen können. Das geht aus dem Begleitmaterial zur betreffenden Version hervor. Update von CD Wenn Sie eine CD mit einem Update erhalten, ist eine umfassende Update-Anleitung dabei. Sie können das Update auch über unsere Internetseiten abrufen. Die Vorgehensweise ist etwas unterschiedlich, je nachdem, ob Sie eine Mehrbenutzer- oder Einzelbenutzerversion haben. Update über das Programm Das Update auf eine neue Version über das Programm erfolgt mittels der Funktion Datei - Datenbankwerkzeuge - Systemupdatedatei einlesen. In der Regel sind große Updates nur auf CD oder über das Internet unter verfügbar. Update in einer Mehrbenutzerumgebung In Mehrbenutzerumgebungen sollten Updates vom Systemadministrator vorgenommen werden. Zunächst sollte ein Update des Servers erfolgen, nachdem eine Datensicherung vorgenommen wurde und alle Benutzer ausgeloggt sind. Wenn das Update des Servers erfolgt ist, erhalten die Benutzer beim Einloggen über die Arbeitsstationen die Meldung, dass ihre Version aktualisiert werden muss. Der Systemadministrator kann im Zuge des Updates die Installationsdateien auf dem Server speichern. Der Benutzer wird dann gefragt, ob er diese zum Aktualisieren seiner Arbeitsstation verwenden will. Zugangskontrolle Der Systemadministrator kann überprüfen, welche Benutzer Zugriff auf eine neue Version erhalten sollen und welche nicht. Im Aktualisierungsassistenten meldet sich der Benutzer mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort an. Benutzer mit der Zugangsberechtigung Vollzugang/Superuser oder Administrator dürfen grundsätzlich neue Versionen aufsetzen. Allen anderen Benutzer müssen diese Rechte vor der Aktualisierung manuell erteilt werden. Es gibt immer mindestens einen Benutzer mit der Zugangsberechtigung Vollzugang/Superuser. 23

31 INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME Update der integrierten Hilfe Die Hilfe-Dateien werden automatisch aktualisiert, wenn Sie ein Update zu einer neuen Programmversion vornehmen. System-Updates herunterladen Mamut bietet Ihnen regelmäßige Updates für Ihr Programm an. Diese können Sie aus dem Internet herunterladen. Hierfür nutzen Sie die Funktion Systemupdatedatei einlesen, die ausschließlich von einem Systemadministrator aufgerufen werden kann. Im Assistenten für das Update wählen Sie, dass Sie das Update aus dem Internet herunterladen wollen. Wenn Sie den Assistenten weiter fortsetzen, werden Ihnen die zur Verfügung stehenden Updates angezeigt. Hinweis: Einige dieser Updates werden nicht automatisch installiert, sondern müssen manuell aus dem Speicherort heraus installiert werden. Informationen zu System-Updates erhalten Sie über die normalen Kommunikationswege bei Mamut, wie z.b. das Mamut Information Desk oder den Mamut Support. System-Updates erstellen Logg-Files mit Hinweisen dazu, welche Funktionen heruntergeladen wurden, Datumsangabe, Uhrzeit, Benutzer und Update-Nummer. So laden Sie ein neues System-Update herunter 1. Erstellen Sie zunächst eine Sicherheitskopie von Ihrem System Mehr hierzu lesen Sie im Kapitel zur Datensicherung. 2. Wählen Sie Datei - Datenbankwerkzeuge Systemupdatedatei einlesen. 3. Wählen Sie Dateien aus dem Internet herunterladen und klicken Sie auf Weiter. 4. Es werden alle zur Verfügung stehenden Updates angezeigt. Sie sollen alle heruntergeladen werden. 5. Klicken Sie auf Weiter, um das/die Update(s) herunterzuladen. 6. Wählen Sie einen Speicherort. Die Dateien werden in dem angegebenen Speicherort gespeichert. Wenn Sie auf OK klicken, wird das Programm geschlossen. Ist nur eine Datei vorhanden, wird der Update-Vorgang automatisch gestartet. Bei mehreren Dateien müssen Sie den Update-Vorgang manuell starten, indem Sie nacheinander auf die heruntergeladenen Dateien im Speicherordner doppelklicken. Bei Multi-User-Installationen sollte der Systemadministrator zuvor sicherstellen, dass alle Benutzer abgemeldet sind und der Server aktualisiert ist. Hinweis: Wenn Sie keinen Internetzugang haben, können Sie auf einzelne System-Updates auch zugreifen, indem Sie sie von CD, Harddisk etc. einlesen: Nutzen Sie in diesem Fall einfach im gleichen Fenster die Auswahl Datei von Speichermedium einlesen. 24

32 Kapitel 2: Lernen Sie das Programm kennen In diesem Kapitel: EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Die Navigation im Programm Die Hilfe in Mamut Business Software Der Desktop Die Symbolleiste auf dem Desktop Die Fokusbereiche auf dem Desktop Websites auf dem Desktop Die Informationsboxen auf dem Desktop Die Programmfenster Listenfenster Wichtige Symbole in den Programmfenstern Kurzbefehle im Programm Das Programmdatum Das Standardwerte Register Nummernkreise BENUTZERDEFINIERTE ANPASSUNGEN AUF DEM DESKTOP Benutzerdefinierte Schaltflächen auf dem Desktop Inhalt eines Fokusbereichs anpassen Benutzerdefinierte Links auf dem Desktop anzeigen Wie kann man Nachrichten vom Mamut Support Center auf dem Desktop empfangen? WEITERE BENUTZERANPASSUNGEN Benutzereinstellungen pro Modul Benutzername und Passwort Automatisches Öffnen eines Fensters bei Anmeldung

33 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Die Navigation im Programm Ein neues Programm kann leicht verwirrend wirken. Es enthält ungewohnte Benutzeroberflächen, Schaltflächen und Menüs mit Namen und Inhalten, die Sie vielleicht nicht kennen. Ein modernes System beinhaltet viele Möglichkeiten für Sie als Benutzer, doch damit gelegentlich auch viele Entscheidungen, die zu treffen sind. Wir tun unser Bestes, um Ihnen das Benutzen der einzelnen Programmfunktionen so leicht wie möglich zu machen. Damit jedoch möglichst viele Personen von diesen Funktionen profitieren können, lassen sie sich auch an individuelle Bedürfnisse anpassen. Das gilt sowohl für die Art, wie sie funktionieren, als auch für die Darstellung von Benutzeroberflächen, Schaltflächen und Menüs. Nachfolgend finden Sie Informationen über die verschiedenen Elemente der Benutzeroberflächen im Programm. Das Hauptmenü Ganz oben im Bildschirm finden Sie das Hauptmenü. Es erstreckt sich über das obere Feld des Fensters und besteht aus fünf verschiedenen Überschriften: Datei, Bearbeiten, Funktionen, Fenster und Hilfe. Über dieses Menü haben Sie Zugriff auf alle Programm-Funktionen. In der Dokumentation wird es auch verwendet, wenn beschrieben wird, wie Sie die einzelnen Funktionen finden. Das liegt daran, dass das Hauptmenü "fest" ist. Weiter unten werden Sie sehen, dass Sie die Funktionen auch über verschiedene andere Verknüpfungen abrufen können. Viele davon können Sie selbst anpassen, so dass Ihre am häufigsten benutzten Funktionen so gruppiert und platziert sind, dass Sie schnell darauf zugreifen können. Über das Hauptmenü/die Menüzeile ganz oben im Bildschirm können Sie Tastenkombination aktivieren, indem Sie [ALT] auf der Tastatur drücken und den jeweils zugeordneten, d.h. unterstrichenen Buchstaben im Menü. Der Desktop Mit Desktop meinen wir den "Hintergrund" im Programm selbst, der immer hinter den aktuell geöffneten Fenstern liegt. Der Desktop ist also nicht dasselbe wie der Windows-Desktop (Schreibtisch), von dem aus Sie Verknüpfungen zu Programmen, Dateien usw. haben. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Informationsfluss in den verschiedenen Teilen des Systems. Sie bekommen auch direkten Zugang zu Statusinformationen innerhalb jedes Fokusbereichs - Sie können selbst festlegen, zu welchen. So haben Sie eine schnelle Übersicht und eine verbesserte Kontrolle. Zusätzlich dient der Desktop als Browser und ermöglicht Ihnen den Zugang zu aktuellen Tipps, Angeboten und anderen Benutzerinformationen, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen. Sie können ganz einfach Anpassungen vornehmen, um den Desktop optimal auf Ihren Bedarf abzustimmen. Lesen Sie weiter unten mehr über den Desktop. 26

34 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Fokusbereiche Die Fokusbereiche auf der linken Seite des Desktops bieten Ihnen einen schnellen Zugang zu einer Reihe von Funktionen, die sinnvoll zusammengehören. Wenn Sie beispielsweise im linken Menü auf Kontaktmanagement klicken, zeigt das große Fenster rechts Schaltflächen für die unterschiedlichen Funktionen innerhalb des Moduls an. Diese sind so angeordnet, dass sie den Prozessablauf innerhalb des Bereiches abbilden. Um ein Modul zu öffnen, klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche. Lesen Sie weiter unten mehr über die Fokusbereiche. Module Unter Modulen werden eine nach Inhalt zusammengestellte Funktionsbereiche verstanden, z.b. das Kontaktmodul, das Buchhaltungsmodul und das Einkaufsmodul. Die meisten Module sind vom Funktionen-Menü aus frei anwählbar. Die Programmfenster Wenn Sie ein Modul öffnen, öffnet sich für dieses Modul eine neue Benutzeroberfläche. Mit Klick auf die Kacheln auf der jeweiligen Benutzeroberfläche öffnen Sie die einzelnen Programmfenster. Diese Fenster sind alle nach dem gleichen Muster aufgebaut, sodass Sie sich als Benutzer leicht zurechtfinden können. 27

35 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Eine Registerkarte ist Teil eines Fensters. Die Fenster enthalten oft so viel Information, dass diese nicht in einem einzelnen Fenster Platz haben. Daher werden sie gerne mithilfe von Registerkarten aufgeteilt. Eine Registerkarte hat immer einen Namen, wie etwa die Registerkarte Fracht im Fenster Vertrieb/Fakturierung. Hier können Sie Informationen einsehen und ergänzen, die mit dem Transport und der Lieferung dieser Bestellung zu tun haben. Die Hilfe in Mamut Business Software In Mamut Business Software ist eine kontextsensitive Online-Hilfe integriert. Das bedeutet: Wenn Sie auf [F1] drücken, wird das Hilfe-Kapitel zu dem Fenster geöffnet, in dem Sie gerade arbeiten. In einigen Fenstern finden Sie zusätzlich einen integrierten Hilfe-Hinweis, über den Sie ebenfalls die dazugehörige Beschreibung öffnen können. In der Ihnen hier vorliegenden Hilfe können Sie entweder nach Stichworten suchen oder kapitelweise durch die Hilfe blättern. Im Inhaltsverzeichnis können Sie das gesuchte Kapitel oder das Unterkapitel anklicken Auf diese Weise können Sie sich zu der von Ihnen benötigten Information durchblättern. 28

36 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Im Index können Sie die von Ihnen benötigte Information anhand von Index-Einträgen suchen. Unter Suchen können Sie die gesamte Hilfe nach Stichworten durchsuchen. Als Suchergebnis werden alle Texte angezeigt, die das von Ihnen gesuchte Wort enthalten. Sollten Sie Probleme im Zusammenhang mit der Anwendung von Mamut haben, finden Sie viele nützliche Anwendertipps auf unseren Supportseiten unter Über die Schaltfläche FAQ Online gelangen Sie direkt zur Knowledge Base auf unseren Internetseiten. Diese Seite wird fortlaufend mit neuen Artikeln über die Arbeit mit Mamut Business Software aktualisiert. Der Desktop Mit Desktop ist die Benutzeroberfläche im Programm selbst gemeint, die immer hinter den aktuell geöffneten Fenstern liegt. Der Desktop ist also nicht dasselbe wie der Windows-Desktop, von dem aus Sie Verknüpfungen zu Programmen, Dateien usw. haben. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Informationsfluss in den verschiedenen Teilen des Systems. Sie bekommen auch direkten Zugang zu Statusinformationen innerhalb jedes Fokusbereichs - Sie können selbst festlegen, zu welchen. So haben Sie eine schnelle Übersicht und eine bessere Kontrolle. Zusätzlich dient der Desktop als Browser und ermöglicht Ihnen den Zugang zu aktuellen Tipps, Angeboten und anderen Benutzerinformationen, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen. Wenn Sie Änderungen vorgenommen und die Einstellungen für den Desktop gespeichert haben, werden die Änderungen sichtbar, sobald Sie auf Aktualisieren (F5) klicken. Einfache und flexible Anpassung Sie können den Desktop so anpassen, dass Sie in jedem Fokusbereich genau die Informationen und Verknüpfungen vorfinden, die Sie am häufigsten benötigen. Einen Großteil des Desktops können Sie über die Benutzereinstellungen anpassen. Informationsboxen und Schaltflächen können Sie auch per rechtem Mausklick durch andere ersetzen. Siehe Abschnitt "Desktop anpassen" für weitere Informationen über das Anpassen des Desktops an Ihren Bedarf. Aktuelle Informationen Die Informationsboxen werden nicht automatisch aktualisiert, während Sie das Programm benutzen. Sie können die Informationen mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in der Symbolleiste aktualisieren. In den Benutzereinstellungen können Sie außerdem festlegen, dass die Informationen automatisch beim Start oder einmal am Tag aktualisiert werden sollen. 29

37 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Symbolleisten Über Neu auf dem Desktop können Sie neue Einträge in allen gebräuchlichen Registern vornehmen. Zudem gibt es in der Symbolleiste ein Symbol zum Öffnen von Listen sowie Zugang zu Kalenderfunktionen, Berichten, dem Einstellungsfenster u. a. m. So haben Sie über die Symbolleiste jederzeit einen schnellen und einfachen Zugriff auf häufig benutzte Funktionen. Fokusbereiche Die Fokusbereiche auf der linken Seite des Desktops beten Ihnen einen schnellen Zugriff auf Funktionen, die sinnvoll zusammengehören. Wenn Sie beispielsweise im linken Menü auf Kontaktmanagement klicken, zeigt das große Fenster rechts Schaltflächen für die verschiedenen Funktionen im Modul. Kacheln Die Kacheln jedem Fokusbereich sind so angeordnet, dass sie den Prozessablauf innerhalb des Moduls wiedergeben. Sie können auf die Kacheln klicken, um die einzelnen Module zu öffnen. Informationsboxen Auf dem Desktop finden Sie eine Reihe von Informationsboxen mit Schlüsselinformationen, die aus Ihrem Datenbestand geholt werden. Die Informationsboxen variieren je nach dem gerade aktiven Fokusbereich. Sie können Informationsboxen entfernen oder durch andere Informationsboxen ersetzen. 30

38 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Individuelle Schaltflächen Unter den Informationsboxen befinden sich Schaltflächen. Sie dienen als Verknüpfungen zu verschiedenen Registern oder Funktionen. Auch hier können Sie festlegen, welche Schaltflächen Sie haben möchten. Sie können zum Beispiel per rechtem Mausklick eine Schaltfläche durch eine andere ersetzen oder über die Benutzereinstellungen mehrere Schaltflächen auf einmal anpassen. Zusätzlich können Sie unter der Schaltfläche Meine Funktionen Verknüpfungen zu unterschiedlichen Funktionen aus verschiedenen Modulen zusammenstellen, die dann unabhängig vom aktiven Fokusbereich immer die gleichen bleiben. Webseiten mit laufend aktualisiertem Inhalt Im Programm finden Sie Mamut Information Desk, einen wahlfreien Nachrichtenkanal, der Ihnen täglich via Internet u.a. Informationen, News und Benutzerhinweisen zum Programm und zu unternehmerischen Themen bietet. Mamut Information Desk wird als Fokusbereich im linken Menü angezeigt. Über Mamut Support Center können Sie Kontakt zu unserer Support-Abteilung aufnehmen, indem Sie Ihr Anliegen aufschreiben und an das Support Center weiterleiten. In unserer Artikeldatenbank können Sie auch selbst nach der Antwort auf Ihre Frage suchen. Anpassen des Desktops Der Desktop kann so angepasst werden, dass Sie in jedem Fokusbereich genau die Informationen und Verknüpfungen vorfinden, die Sie benötigen. Der Inhalt des Desktops ist angepasst an Ihr Produkt, Ihre Zugangsrechte und ggf. Benutzereinstellungen, in denen bestimmte Funktionen ausgeschlossen werden. Bei hoher Bildschirmauflösung (höher als 1024 x 768) bietet der Desktop über die Benutzereinstellungen auch die Möglichkeit, zusätzliche Informationen einzublenden. 31

39 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Die Symbolleiste auf dem Desktop Über Neu auf dem Desktop können Sie neue Einträge in allen üblichen Registern vornehmen. Zudem gibt es in der Symbolleiste eine Schaltfläche zum Öffnen von Listen sowie Zugang zu Kalenderfunktionen, Berichten, dem Einstellungsfenster u. a. m. So haben Sie über die Symbolleiste jederzeit einen schnellen und einfachen Zugriff auf häufig benutzte Funktionen. Der Desktop hat eine feste Symbolleiste, während die verschiedenen Fenster im Programm an die jeweiligen Funktionen angepasste Werkzeuge haben. Symbol Funktion Erläuterung Neu Liste Berichte Kalender Allgemeiner Kalender Aktualisieren Einstellungen Minimieren Hilfe Öffnet eine neue Karte zum Erfassen eines neuen Eintrags im Register. Zeigt eine sortierbare Liste aller Registereinträge, in der Sie auch suchen können. Der Pfeil rechts bietet Zugriff auf die zehn zuletzt bearbeiteten Einträge. Verknüpfung zum Berichtsmodul. Verknüpfung zum Kalender. Verknüpfung zum allgemeinen Kalender. Aktualisiert Informationsboxen auf dem Desktop. Unter Benutzereinstellungen für den Desktop können Sie festlegen, ob die Boxen laufend oder nur nach dem Anklicken von Aktualisieren aktualisiert werden sollen. Verknüpfungen zu Einstellungen. Minimiert den Inhalt der Informationsboxen auf dem Desktop. Sie bekommen erneuten Zugriff auf den Inhalt, indem Sie auf Aktualisieren klicken oder den Fokusbereich wechseln und dann zurückgehen. Öffnet die Hilfe-Datei. Alternativ können Sie die [F1]-Taste drücken. Die Fokusbereiche auf dem Desktop Die Fokusbereiche auf der linken Seite des Desktops ermöglichen Ihnen einen schnellen Zugriff auf eine Reihe von Funktionen, die sinnvoll zusammengehören. Wenn Sie beispielsweise im linken Menü auf Kontaktmanagement klicken, zeigt das große Fenster rechts Schaltflächen für die unterschiedlichen Funktionen innerhalb des Moduls an. Diese sind so angeordnet, dass sie den Prozessablauf innerhalb des Bereiches abbilden. Um ein Modul zu öffnen, klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche. In den Benutzereinstellungen können Sie festlegen, welcher Fokusbereich beim Einloggen aktiv sein soll, so dass Sie direkt zu den Funktionen gelangen, die Sie am meisten nutzen. Wenn Sie eine hohe Bildschirmauflösung haben, können Sie sich rechts auf dem Desktop in allen Fokusbereichen, die keine Websites sind, feste Informationen anzeigen lassen. Mehr dazu lesen Sie im Abschnitt "Benutzereinstellungen für den Desktop". 32

40 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Die Schaltflächen, die im Hauptfenster den Prozessablauf darstellen, dienen als Verknüpfungen zu den verschiedenen Funktionen. Es hängt von Ihrer Lizenz ab, welche Schaltflächen Sie sehen und welche Funktionen Sie nutzen können. Unten stehend finden Sie Informationsboxen, Schaltflächen/Verknüpfungen zu anderen Funktionen und eine benutzerdefinierte Schaltfläche mit weiteren Verknüpfungen. Sie können selbst festlegen, welche Informationsboxen und Schaltflächen die einzelnen Fokusbereiche in diesem Teil des Fensters anzeigen sollen. Wenn Sie wünschen, können Sie in den Benutzereinstellungen für den Desktop Knöpfe für das Modul anzeigen anstatt des Fokusbereichs im linken Menü ankreuzen. Der Desktop zeigt dann statt der Fokusbereiche die Schaltflächen für die Module an. Diese stellen Verknüpfungen zu bestimmten Funktionen dar. Das linke Menü dient dann als Verknüpfung direkt zum jeweiligen Modul. Websites auf dem Desktop Im linken Menü auf dem Desktop finden Sie einige solcher Fokusbereiche. Es hängt von Ihrem Produkt ab, welche Schaltflächen Sie sehen und zu welchen Funktionen Sie Zugang haben. Die Websites setzen voraus, dass Sie einen Internetzugang haben. Sonderangebote von Mamut Hier finden Sie aktuelle Angebote von Mamut und unseren Kooperationspartnern. StartUp Mamut StartUp ist ein komplettes Existenzgründerprogramm, das Ihnen bei der Planung und dem Startup eines eigenen Unternehmens hilft. Das Programm versorgt Sie mit Informationen und Tipps zu den ersten Schritten und hilft Ihnen in einem eigenen Modul Schritt für Schritt einen Businessplan aufzustellen. Sie können Ihre eigene Website mit einem Webshop einrichten. Zusätzlich behalten Sie den Überblick über all Ihre Kontakte, Aktivitäten und Dokumente. Mamut hat direkt im Programm ein eigenes Online-Existenzgründerportal eingerichtet. Das Existenzgründerportal ist ein Informationsdienst, der Ihnen nützliche Informationen und Tipps zur Gründung und zum Startup Ihres eigenen Unternehmens gibt. Wenn Sie bereits Kunde von Mamut sind, können Sie den Mamut Gründerleitfaden bestellen. Dies ist ein kostenloses Zusatzprodukt, das Ihnen den Zugang zum Businessplan und zum Existenzgründerportal StartUp direkt in Ihrem vorhandenen Mamut-Programm ermöglicht. Mamut Information Desk Im Programm finden Sie auch Mamut Information Desk, einen wahlfreien Nachrichtenkanal, der Ihnen täglich via Internet u.a. Informationen, News und Benutzerhinweise zum Programm und zu unternehmerischen Themen bietet. Mamut Information Desk wird als Fokusbereich im linken Menü angezeigt. Die Webseitenstatistik liefert Ihnen Informationen, die für die Strategie und Gestaltung Ihrer Website von Nutzen sein können. Die Traffic-Übersicht gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Besuche in einem bestimmten Zeitraum, die Gesamtstatistik und Besucherrekorde. Eine detailliertere Statistik kann nach Microsoft Excel exportiert werden. Sie enthält eine genaue Übersicht über die täglichen Besuche. Es gibt auch eine separate und vollständige Statistik für die Website und den Webshop. Der Aktualisierungsverlauf stellt sicher, dass Sie nachvollziehen können, wie oft die Website geändert wird. 33

41 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Mamut Support Center Über Mamut Support Center können Sie Kontakt zu unserer Support-Abteilung aufnehmen, indem Sie Ihr Anliegen aufschreiben und an das Support Center weiterleiten. In unserer Artikeldatenbank können Sie auch selbst nach der Antwort auf Ihre Frage suchen. Wenn Sie eine Anfrage beim Mamut Support Center eingereicht haben, können Sie auch deren Status verfolgen. Zusätzlich können Sie über die Symbolleiste auf dem Desktop schnell sehen, ob Informationen zu Ihrer Anfrage hinterlegt wurden. Wenn Sie eine höhere Bildschirmauflösung als 1024X768 benutzen, können Sie über die Benutzereinstellungen auch anwählen, dass Ihnen Neuigkeiten aus dem Support auf dem Desktop angezeigt werden Einführung Hier finden Sie eine kurze Einführung zu Mamut Business Software, weitere Informationen zu den Möglichkeiten des Programms, eine Produktübersicht, Testinformationen sowie Kontakt- und Bestellinformationen. Solange Sie keinen Lizenzvertrag mit Mamut haben, wird diese Seite automatisch bei jedem Programmstart geöffnet. 34

42 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Die Informationsboxen auf dem Desktop Auf dem Desktop finden Sie eine Reihe von Informationsboxen mit Schlüsselinformationen, die aus Ihrem Datenbestand geholt werden. Standardmäßig sind es mehrere verschiedene Informationsboxen, die je nach dem gerade aktiven Fokusbereich variieren. Sie können Informationsboxen entfernen oder durch andere Informationsboxen ersetzen. Wenn Sie zum Beispiel die die angezeigte Informationsbox Meine Aktivitäten im Fokusbereich Kontaktmanagement durch eine andere ersetzen möchten, klicken Sie auf das Dreieckssymbol oben rechts in der entsprechenden Informationsbox, und wählen Informationsbox wechseln. Dann wählen Sie aus der Liste die Informationsbox, die angezeigt werden soll. Wenn Sie die Informationsbox noch weiter bearbeiten möchten, können Sie auch mit der rechten Maustaste in die Box klicken und Anpassen wählen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus einer Liste auswählen können, welche Informationsboxen gezeigt werden sollen. Denken Sie daran, dass die verschiedenen Fokusbereiche unterschiedlich viele Informationsboxen zulassen. Im Fokusbereich Kontaktmanagement können Sie sich beispielsweise bis zu zwei Informationsboxen anzeigen lassen. Etwaige Änderungen beziehen sich auf Ihr Benutzerprofil. Andere Benutzer können eigene Anpassungen vornehmen. In den Benutzereinstellungen können Sie wählen, ob die Informationsboxen beim Öffnen (des Fensters) aktualisiert werden sollen, oder nur, wenn der Benutzer Aktualisieren anklickt. Letzteres kann in Mehrbenutzerumgebungen sinnvoll sein, besonders bei niedriger Netzwerkkapazität. Mehr dazu im Abschnitt "Benutzereinstellungen für den Desktop". Die Höchstgrenze für Informationsboxen liegt bei 200 Einträgen. 35

43 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Die Programmfenster Die einzelnen Module werden über die Programmfenster bearbeitet. Diese Fenster sind alle nach dem gleichen Muster aufgebaut, sodass Sie sich als Benutzer leicht zurechtfinden können. Die Symbolleiste Ganz oben im Bildschirm befindet sich die Symbolleiste. Sie enthält in der Regel Symbole zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Duplizieren bzw. Kopieren von Einträgen usw. Darüber hinaus können Sie hier frei im Register blättern und auf Funktionen zugreifen, die zum Prozessablauf gehören. Wenn es sich um einen mehrstufigen Prozess handelt, sind die Symbole in der Regel sinnvoll nacheinander angeordnet. In einigen Fällen sind sie eingegraut. Dies bedeutet, dass die hinterlegte Funktion aktuell nicht zugänglich ist. Ein Beispiel hierfür finden Sie im Einkauf: Dort ist keine Buchung möglich, solange Sie kein Wareneingang verzeichnet wurde. Mehr zu den wichtigsten Symbolen in der Symbolleiste erfahren Sie weiter unten. 36

44 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Auswahllisten Rechts von der Symbolleiste gibt es häufig Auswahllisten. Sie dienen als Filter und sorgen dafür, dass Sie beim Durchblättern von Einträgen nur in den Einträgen suchen, auf die die in der Auswahlliste angegebene Eigenschaft zutrifft. Ein Beispiel: Unter Vertrieb/Fakturierung sehen Sie Unbearbeitete Bestellungen nur, wenn dies in der Auswahlliste oben rechts angegeben ist. Hauptfenster In der oberen Bildschirmhälfte liegt das Hauptfenster mit den festen Inhalte des Programmfensters. Die Felder des Hauptfensters sind jederzeit zugänglich - unabhängig davon, welche Registerkarten im unteren Teil aktiv ist. Registerkarten Eine Registerkarte ist Teil eines Fensters. Die Fenster enthalten oft so viele Informationen, dass diese nicht in einem einzelnen Fenster Platz haben. Daher werden sie gerne mithilfe von Registerkarten aufgeteilt. Eine Registerkarte hat immer einen Namen, wie etwa die Registerkarte Fracht im Fenster Vertrieb/Fakturierung. Hier können Sie Informationen einsehen und ergänzen, die mit dem Transport und der Lieferung dieser Bestellung zu tun haben. Die Registerkarten enthalten spezielle Funktionalitäten, die für den jeweiligen Eintrag von Interesse sein können. Die erste Registerkarte ist in der Regel die meist verwendete. Im Beispiel Vertrieb/Fakturierung ist dies die Registerkarte für Produktzeilen, in die die zu verkaufenden Produkte eingetragen werden. Eine Registerkarte kann auch eine eigene Symbolleiste haben. Listenfenster Oft kann es Sinn machen, sich ein Modul als Liste anzeigen zu lassen, anstatt es direkt über einen Eintrag zu öffnen. Dies können Sie - wo möglich - in den Benutzereinstellungen festlegen. Mehr zu Listenfenstern finden Sie im gleichnamigen Kapitel. Listenfenster In vielen Modulen des Programms gibt es das Symbol Liste ganz oben in der Symbolleiste. Wenn Sie dieses anklicken, erscheint ein Listenfenster mit Informationen aus dem gerade aktiven Modul. Beispiele für Module mit solch einem Listenfenster sind Kontakt, Produkt, Mitarbeiterregister, Projekt, Zeiterfassung, Vertrieb und Fakturierung sowie Einkauf. In einigen Listen gibt es eine Reihe von Standard-Schaltflächen, die unabhängig vom Modul immer die gleiche Funktion haben. Nicht alle Schaltflächen sind in allen Listen zugänglich, und nicht alle Schaltflächen, die in der Listenansicht auftauchen, sind auch aktiv. Neu gibt Ihnen die Möglichkeit zum Einrichten neuer Einträge. Bearbeiten ermöglicht das Ändern eines markierten Eintrags. Löschen ermöglicht das Löschen von Einträgen. Filter Aus/Ein dient zum Aktivieren und Deaktivieren des in den Filtereinstellungen gesetzten Filters. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Auswahl". Filtereinstellungen dienen zum Setzen von Filtern und zum Definieren von Filterkriterien. Drucken ermöglicht Ihnen das Ausdrucken des Inhalts einer Listenansicht. 37

45 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Klicken Sie auf Hilfe, falls Sie nicht weiterkommen und Hilfe benötigen. Klicken Sie auf Verlassen, um die Listenansicht zu schließen. Sortieren Indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, können Sie den Inhalt einer Listenansicht beispielsweise nach Name, Nummer, ID, Beschreibung, Telefonnummer usw. sortieren. Die Säulenüberschrift, nach der die Liste sortiert ist, wird in fetter Schrift dargestellt. In einigen Modulen können Sie über die Benutzereinstellungen festlegen, welche Sortierung Sie standardmäßig beim Öffnen der Listenansicht wünschen. Suchen Ganz unten im Listenfenster können Sie suchen, indem Sie ein Suchwort oder eine Nummer eingeben. Die Suche erfolgt dann ausgehend von der Sortierung, die Sie gewählt haben. Wenn Sie also zum Beispiel nach Name sortiert haben und den Buchstaben M eingeben, dann zeigt die Liste alle Kontakte, deren Name mit "M" beginnt. Wenn Sie dann weitere Buchstaben eingeben, etwa "Meyer", so bleibt die Liste beim ersten Kontakt stehen, der mit "Meyer" anfängt. Status In einigen Listenfenstern finden Sie ganz oben eine oder mehrere Auswallisten, mit deren Hilfe Sie den Status festsetzen, ändern oder auswählen können. Das kann zum Beispiel in der Produktliste hilfreich sein, die möglicherweise hunderte von Produkten enthält. In der ersten Auswahlliste können Sie dann die Produktgruppe auswählen und in der zweiten z. B. "Lagerware". Das reduziert den Umfang der Liste, so dass Sie sich leichter einen Überblick verschaffen und das gesuchte Produkt finden können. 38

46 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Wichtige Symbole in den Programmfenstern In den meisten Modulen in Mamut finden Sie oben in der Symbolleiste die gleichen Symbole. Hier eine Übersicht über die wichtigsten: Symbol Funktion Erläuterung Neu Liste Speichern Rückgängig machen Löschen Suchen Filter Aus/Ein Filtereinstellungen Erster Eintrag Zurück Weiter Letzter Eintrag Drucken Einstellungen Sortieren Hilfe Verlassen Öffnet eine neue Karte zum Erfassen eines neuen Eintrags im Register. Zeigt eine sortierbare Liste aller Registereinträge. Die Liste enthält eine Suchfunktion enthält. Der Pfeil rechts bietet einen Zugriff auf die zehn zuletzt bearbeiteten Einträge. Speichert Änderungen im Register. Falls Sie mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten, müssen Sie immer vor dem Wechsel in ein anderes Fenster speichern. Macht alle seit dem letzten Speichern vorgenommenen Änderungen rückgängig. Löscht den aktuell im Register geöffneten Eintrag. Sie können keine Einträge löschen, auf die sich in anderen Modulen bezogen wird. Ermöglicht die Suche nach Einträgen im Register mit einer bestimmten Auswahl an Suchkriterien. Aktiviert/deaktiviert den über die Filtereinstellungen gesetzten Filter. Filtern Sie die Einträge nach Eigenschaften. Wenn der Filter aktiv ist, werden nur Elemente angezeigt, auf die die Filterkriterien zutreffen. Geht zum ersten Eintrag im Register. Geht zum vorherigen Eintrag im Register. Geht zum nächsten Eintrag im Register. Geht zum letzten Eintrag im Register. Ausdruck diverser einfacher Berichte zu Informationen aus dem Register. In den meisten Modulen können Sie das Erscheinungsbild und die Funktionalität Ihren eigenen Vorlieben anpassen. Sortiert das Register nach Nummer oder Name, Auswahl über den Pfeil rechts. Öffnet die Hilfe-Datei. Die Hilfe für das jeweils geöffnete Fenster kann auch durch drücken der [F1]-Taste geöffnet werden. Beendet das Modul und speichert die neuen Einträge. Der Desktop hat eine eigene Symbolleiste. 39

47 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Kurzbefehle im Programm Den am häufigsten verwendeten Funktionen im Programm wurden eigene Kurzbefehle zugewiesen, so dass Sie so schnell wie möglich durch das Programm navigieren können. Das Programm unterstützt Standardspezifikationen für Microsoft Windows. Sie können also die [TAB]-Taste benutzen, um zum nächsten Feld auf dem Bildschirm zu gelangen, oder [SHIFT]+[TAB], um zum vorherigen Feld zurückzugehen. Das Drücken der [ENTER]-Taste schließt die Registrierung ab. Es kann praktisch sein, die [ENTER]-Taste der nummerischen Tastatur zu verwenden, besonders, wenn Sie größere Zahlenmengen eingeben. So können Sie schnell und effizient vorgehen. Listenansicht In Listenansichten können Sie die Pfeitasten benutzen, um sich in der Liste nach oben und unten zu bewegen. Auch hier können Sie für die Auswahl [ENTER] verwenden. Auswahllisten In Auswahllisten können Sie Wortteile (oder die Leertaste) verwenden, um in der Liste zu suchen, und sich danach mithilfe der Pfeiltasten in der Liste nach oben oder unten bewegen. Wenn es mehrere Begriffe mit demselben Anfangsbuchstaben gibt, werden beim wiederholten Drücken der Buchstabentaste die Alternativen angezeigt. Sie können auch den ganzen Begriff eingeben, nach dem Sie suchen: So gelagen Sie direkt zum gesuchten Buchstaben. Mit [TAB] können Sie dann in das nächste Feld springen. Die Menüleiste Zum Zugriff auf die Befehle in der Menüleiste oben, dem Hauptmenü, können Sie Tastenkombinationen verwenden. Drücken Sie [ALT] auf der Tastatur und - während Sie die [ALT-Taste] gedrückt halten - den im Befehlsnamen unterstrichenen Buchstaben. Belegregistrierung Die Belegregistrierung hat eigene Tastenkombinationen. Einige davon können auch in anderen Fenstern verwendet werden. 40

48 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Allgemeine Tastenkombinationen Funktion Tasten Erläuterung Datei Alt + D Öffnet das Menü Datei Bearbeiten Alt + B Öffnet das Menü Bearbeiten Funktionen Alt + F Öffnet das Menü Funktionen Hilfe Alt + H Öffnet das Menü Hilfe Neu Ctrl + N Neuer Eintrag Öffnen Ctrl + O Datei/Dokument öffnen Bearbeiten Ctrl + E Datei/Dokument bearbeiten Abgeschlossen Ctrl + T Aktivität als abgeschlossen markieren Speichern Ctrl + S Eintrag speichern Löschen Ctrl + D Eintrag löschen Drucken Ctrl + P Drucken Rückgängig machen Ctrl + Z Letzte Handlung rückgängig machen Ausschneiden Ctrl + X Markierte Auswahl ausschneiden Kopieren Ctrl + C Markierte Auswahl kopieren Einfügen Ctrl + V Auswahl einfügen Liste Ctrl + L Auflisten Suchen Ctrl + F Nach angegebenen Kriterien suchen Schließen Ctrl + S Aktives Fenster schließen Listenanfang Ctrl + Pos1 Geht zum Listenanfang Zurück Ctrl + Bild runter Geht zum vorherigen Punkt der Liste Weiter Ctrl + Bild rauf Geht zum nächsten Punkt der Liste Listenende Ctrl + Ende Geht zum Listenende Einfügen Ctrl + Einfg. Objekt einfügen Auswahlliste öffnen Leertaste Zeigt die Auswahl in der Auswahlliste Hilfe-Datei F1 Öffnet die Hilfe-Datei 41

49 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Das Programmdatum Das Programmdatum von Mamut Business Software wird automatisch bei jedem Start generiert und aktualisiert. Es wird in der Regel das Datum genommen, das in den Systemeinstellungen Ihres Rechners hinterlegt ist. Sie können das Programmdatum im Programm aber auch manuell ändern. Dies wird sich nicht auf das Rechnerdatum auswirken. Hinweis! Rechnerdatum und Programmdatum nicht zwangsläufig identisch. Die Datumsanzeige Ihres Rechners kontrollieren bzw. ändern Sie in Windows unter Start - Einstellungen - Systemsteuerung- Datum und Uhrzeit. So ändern Sie das Mamut Programmdatum 1. Wählen Sie im Hauptmenü Datei Programmdatum. Es wird ein neues Fenster mit einer Kalenderanzeige geöffnet. 2. Um das Datum zu ändern, wählen Sie zunächst mithilfe der Pfeilsymbole den gewünschten Monat. 3. Danach wählen Sie das aktuelle Datum (neue Datum) mit der Maus durch Klick in die Kalenderanzeige. Wollen Sie das aktuelle Tagesdatum haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Heutiges Datum. 4. Klicken Sie auf OK. Sie haben nun ein neues Programmdatum bestimmt. Dies hat keine Auswirkungen auf die Programmdatumsanzeigen anderer Rechner bei Multi-User-Installationen. Hinweis! Beachten Sie bitte, dass das Programmdatum nur bei Programmstart automatisch aktualisiert wird. Das bedeutet z.b., dass Sie das Programm niemals über Nacht geöffnet lassen sollten. Schließen Sie das Programm nach jedem Gebrauch und starten Sie es am nächsten Tag neu. Die Kalenderwoche wird ebenfalls aus den Einstellungen Ihres Rechners übernommen. Unter Windows wird die Kalenderwoche in der Systemsteuerung unter den Einstellungen für Region und Sprache bestimmt. Verschiedene Regionen benutzen unterschiedliche Kalenderwochennummerierungen. Sie sollten deswegen diese Einstellungen, das Rechnerdatum sowie das Mamut Programmdatum kontrollieren, falls das Programm eine falsche Kalenderwoche anzeigt. In Windows XP: Klicken Sie Start Systemsteuerung und doppelklicken Sie danach auf Region und Sprachoptionen. 42

50 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Das Standardwerte-Register Das Standardwerte-Register besteht aus verschiedenen Werten bzw. Wertegruppen, die Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens hin anpassen können und die in den Auswahllisten des Programms verwendet werden. Sie können hier u.a. Werte für Anreden (z.b. Herr, Frau), Zahlungsbedingungen (z.b. Barrechnung, Visa) Farben, Größen usw. hinterlegen. Sie rufen das Standardwerte-Register über Funktionen - Einstellungen - Firma - Firmeneinstellungen - Standardwerte-Register auf. Werte im Standardwerte-Register hinzufügen oder bearbeiten 1. Markieren Sie die Position in der Liste, die Sie bearbeiten wollen und klicken Sie auf Bearbeiten. Es wird ein neues Fenster mit den bereits hinterlegten Werten geöffnet. 2. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Wert einzutragen. Oder markieren Sie einen Wert und klicken Sie auf Bearbeiten, um ihn zu ändern. Je nach Position können Sie nun verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten nutzen. Bearbeiten über die Auswahlliste Von vielen Auswahllisten im Programm gelangen Sie direkt zum Standardwerte-Register: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die betreffende Auswahlliste. 2. Klicken Sie auf den Eintrag Standardwerte-Register öffnen. Das Standardwerte-Register wird geöffnet. Sie können nun Werte einsehen, ändern oder bearbeiten. 43

51 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Nummernkreise Mehrere der wichtigsten Module im Programm sind Register, die eine viele Einträgen enthalten können. Jeder Eintrag wird daher mit einer eigenen einmaligen Nummer erfasst, die eine wichtige Referenz darstellt. Bevor Sie das Programm in Gebrauch nehmen, können Sie für jedes Register den Nummernkreis anpassen. Das kann sinnvoll sein, falls Sie zuvor ein anderes System benutzt haben und gerne mit demselben Nummernkreis wie zuvor weiterarbeiten möchten. Sie können eine Erste Nr. eingeben, bevor Sie Daten im Register erfasst haben, danach können Sie nur noch die Nummer ändern, die Zuletzt genutzt wurde. Wenn Sie die zuletzt genutzte Nummer geändert haben, wird die nächste Nummer im Nummernkreis beim nächsten Eintrag verwendet. Nachdem ein Nummernkreis in Gebrauch genommen wurde, kann nur die zuletzt verwendete Nummer geändert werden. Erste Inbetriebnahme des Programms In Verbindung mit der ersten Inbetriebnahme können Sie den Nummernkreis ändern. Sowohl die erste als auch die letzte Nummer können dann überschrieben werden. Wie ändert man den Nummernkreis? Das tun Sie, indem Sie auf Funktionen - Einstellungen - Firma gehen. In der Registerkarte Firmeneinstellungen finden Sie Nummernkreis. Im Fenster Nummernkreis können Sie zum Beispiel die erste Nummer ändern, mit der der Kontakt oder der Lieferant beginnen soll, indem Sie auf die Säule Erste Nr. klicken und die richtige Anfangsnummer eingeben. Diese Nummer kann dann nur auf einen höheren Wert als den jetzt festgelegten geändert werden. Die Felder, die nicht geändert werden können, werden rot markiert. Überschreiben der Produktnummer Wenn Sie ein neues Produkt erfassen oder ein Produkt duplizieren, können Sie die Produktnummer überschreiben. Das Feld Zuletzt genutzt in den Firmeneinstellungen für Nummernkreis wird dann auf die Nummer aktualisiert, die Sie hier eingeben. Hinweis! Falls Sie auf diese Weise ein "Loch" im Nummernkreis erzeugen, können Sie die Nummer später überschreiben. Das Feld Zuletzt genutzt in den Firmeneinstellungen für Nummernkreis merkt sich trotzdem die höchste verwendete Nummer, da Sie die zuletzt genutzte Nummer nicht auf eine niedrigere Nummer zurückstellen können. Rechnungs- und Gutschriftsanzeigenummer Diese beiden Nummernkreise sollten einander nicht überschneiden. Als Standardwert beginnt die Rechnungsnummer ab 1 zu zählen und die Gutschriftanzeigenummer ab Falls Sie dies ändern möchten, sollten Sie für ausreichend "Abstand" zwischen den beiden Nummernkreisen sorgen, so dass sie sich niemals überschneiden können. Nummernkreise für Belege im Buchhaltungsmodul Dies wird über eine gesonderte Einstellung in den Buchhaltungseinstellungen gesteuert. Lesen Sie mehr über die Nummerierung von Belegen im Einführungsbuch "Finanzmanagement, Logistik und Personal". 44

52 EINFÜHRUNG IN DAS PROGRAMM Nummerkreise beim Übergang in ein neues Jahr Standardmäßig verwendet jede Belegart einen eigenen Nummernkreis. Jeder Nummernkreis beginnt jedes Jahr mit 1, sofern Sie dies nicht manuell überschreiben, ehe Sie anfangen Belege zu erfassen. Was die anderen Nummernkreise, wie etwa Bestellnummer, Rechnungsnummer und Kundennummer betrifft, so gehen diese dort weiter, wo sie im Vorjahr aufgehört haben. Kennzeichnen Sie den Übergang in ein neues Geschäftsjahr: Es ist wichtig sich bewusst zu sein, dass z. B. der Rechnungsnummernkreis am Beginn eines neuen Geschäftsjahres nicht auf 1 zurückgestellt werden kann. In einer Bilanz dürfen keine zwei Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer auftauchen. Daher geht der Rechnungsnummernkreis dort weiter, wo er im vergangenen Geschäftsjahr aufgehört hat. 45

53 BENUTZERDEFINIERTE ANPASSUNGEN AUF DEM DESKTOP Sie können den Desktop des Programms auf Ihre Bedürfnisse hin anpassen. Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie unter Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul - Desktop vor. Sie können auch über die Symbolleiste auf dem Desktop zu den Einstellungen gelangen. Zusätzlich können Sie mit einem rechten Mausklick in Informationsboxen und Schaltflächen die jeweilige Schaltfläche anpassen oder die Benutzereinstellungen für den aktuellen Fokusbereich ändern. Fokusbereich auswählen Im oberen Fensterbereich markieren Sie die Fokusbereiche, die auf dem Desktop angezeigt werden sollen. Sie können nur Fokusbereiche auswählen, zu denen Sie Zugang haben und für Sie lizensiert sind. Zusätzliche Informationen auf dem Desktop bei hoher Bildschirmauflösung: Wenn Sie mit einer hohen Bildschirmauflösung arbeiten (höher als 1024X768), können Sie sich über die Benutzereinstellungen weitere Informationen anzeigen lassen. Die Bildschirmauflösung wird über die Windows Systemsteuerung festgelegt. Die Auswahl wird in allen Fokusbereichen rechts auf dem Desktop angezeigt. Informationen vom Systemlieferanten umfasst zusätzlich die Suche in der Artikeldatenbank auf unserer Internetseite. Auswahl unter "Meine Funktionen" anpassen Die Inhalte auf dem Desktop sind an Ihre Lizenz sowie Ihre Zugangsrechte und eventuelle Benutzereinstellungen angepasst, wenn die Auswahl bestimmter Funktionen nicht möglich ist. Aktualisierungsmodus für die Informationsboxen auf dem Desktop auswählen Die Informationsboxen enthalten Informationen, die - ähnlich wie bei einem Bericht - aus der Firmendatenbank geholt werden. Damit dies, besonders in Mehrbenutzerumgebungen, nicht zu viel Kapazität in Anspruch nimmt, können Sie auswählen, wie die Informationsboxen aktualisiert werden sollen. Standardmäßig werden die Boxen bei jedem Programmstart aktualisiert. Wenn Sie lieber selbst über den Zeitpunkt der Aktualisierung entscheiden möchten, können Sie festlegen, dass die Boxen nur beim Anklicken von Aktualisieren im Werkzeugmenü auf dem Desktop aktualisiert werden. Die Boxen werden erst aktualisiert, wenn Sie auf Aktualisieren klicken - dies gilt auch für den Programmstart. Es sind maximal 200 Informationsboxen möglich. 46

54 BENUTZERDEFINIERTE ANPASSUNGEN AUF DEM DESKTOP Fokusbereiche an Ihren Bedarf anpassen - Informationsboxen und Schaltflächen Für jeden Fokusbereich können Sie auswählen, welche Informationsboxen angezeigt werden und welche Schaltflächen/Verknüpfungen ganz unten im Bildschirm zu sehen sein sollen. Markieren Sie den anzupassenden Fokusbereich und klicken Sie dann auf den Knopf Einstellungen für gewählten Fokusbereich bearbeiten. Durch Markieren der jeweiligen Funktion und Klicken der Pfeilsymbole wählen Sie aus, welche Funktionen hinzugefügt oder entfernt werden sollen. Im oberen Teil des Fensters wählen Sie die Informationsboxen aus, im unteren Teil entscheiden Sie, welche Schaltflächen für den gewählten Fokusbereich angezeigt werden sollen. Die verschiedenen Fokusbereiche lassen jeweils unterschiedlich viele Informationsboxen und Schaltflächen zu. Die maximale Anzahl sehen Sie im Fenster. Wenn Sie Änderungen vorgenommen und die Einstellungen gespeichert haben, klicken Sie auf Aktualisieren (F5) im Werkzeugmenü auf dem Desktop, um die Änderungen zu sehen. Sie bevorzugen Verknüpfungen direkt im linken Menü? Knöpfe für das Modul anzeigen anstatt des Fokusbereichs im linken Menü. Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, zeigt der Desktop statt der Fokusbereiche die Schaltflächen für die Module an. Diese stellen Verknüpfungen zu bestimmten Funktionen dar. Das linke Menü dient dann als Verknüpfung direkt zum jeweiligen Modul. Sie können dennoch auswählen, welche Schaltflächen im linken Menü gezeigt werden sollen. Hier tauchen die Schaltflächen auf, die Sie unter Meine Funktionen ausgewählt haben (siehe oben). Sie können bis zu 9 solcher Verknüpfungen auswählen. Benutzerdefinierte Schaltflächen auf dem Desktop Schaltflächen/Verknüpfungen Unter den Informationsboxen auf dem Desktop befinden sich mehrere Schaltflächen. Sie dienen als Verknüpfungen zu verschiedenen Registern oder Funktionen, die für den jeweils aktiven Fokusbereich relevant sind. Genau wie bei den Informationsboxen auf dem Desktop können Sie auch hier selbst entscheiden, welche Schaltflächen gezeigt werden sollen. Per rechtem Mausklick können Sie die Schaltfläche durch eine andere ersetzen. Jeder Fokusbereich lässt eine bestimmte Anzahl von Schaltflächen unten im Fenster zu. Meine Funktionen Mit Klick auf Meine Funktionen öffnen Sie eine Liste mit weiteren Verknüpfungen zu anderen Funktionen. Die Inhalte werden über die Benutzereinstellungen für den Desktop festgelegt (siehe im Text weiter oben) und sind für jeden Fokusbereich gleich. 47

55 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Inhalt eines Fokusbereichs anpassen So passen Sie den Inhalt eines Fokusbereichs an 1. Gehen Sie zu Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul - Desktop. 2. Markieren Sie den zu bearbeitenden Fokusbereich in der Liste in der oberen Hälfte des Fensters. 3. Klicken Sie auf für Einstellungen für gewählten Fokusbereich bearbeiten. 4. Legen Sie fest, welche Informationsboxen in der oberen Hälfte des Fensters gezeigt werden sollen. 5. Legen Sie fest, welche Schaltflächen in der unteren Hälfte des Fensters gezeigt werden sollen. Die Schaltflächen und Informationen auf dem Desktop werden Ihrer Auswahl entsprechend geändert. Tipp! Sie können auch direkt über die Symbolleiste auf dem Desktop zu den Einstellungen gelangen. Wie viele Informationsboxen Sie auswählen können, hängt vom jeweiligen Fokusbereich ab. Benutzerdefinierte Links auf dem Desktop anzeigen Sie können auf dem Desktop Ihre eigenen Links einrichten, sei es zu Ihrer eigenen Website oder zu anderen Internetseiten, die Sie oft besuchen. Die Links werden in Ihrem Webbrowser geöffnet. Sie erscheinen unter der Informationsbox Meine Links. Sie gehört zu den Informationsboxen, welche Sie für die verschiedenen Fokusbereiche auswählen können. In dieser Informationsbox ist Platz für bis zu sechs Links. Standardmäßig werden Meine Links im Fokusbereich E-Commerce angezeigt, sofern Sie eine Lizenz und einen Zugang hierzu haben. So fügen Sie einen Link zur Informationsbox Meine Links hinzu 1. Wählen Sie zunächst einen Fokusbereich aus, der Meine Links zeigt. Mehr zum Anpassen des Desktop-Inhalts lesen Sie im Abschnitt "Inhalt eines Fokusbereichs auf dem Desktop anpassen". 2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts der Überschrift und dann in der Auswahlliste auf Wählen Sie die Verknüpfungen für den Bereich "Mein Desktop" aus. 3. Schreiben oder kopieren Sie den Link in eines der Felder. 4. Klicken Sie auf OK. Der Link erscheint unter Meine Links. 48

56 BENUTZERDEFINIERTE ANPASSUNGEN AUF DEM DESKTOP Wie kann man Nachrichten vom Mamut Support Center auf dem Desktop empfangen? Der Desktop bietet in den Benutzereinstellungen Raum für weitere Informationen, wenn Sie eine hohe Bildschirmauflösung (höher als 1024X768)verwenden. Die Bildschirmauflösung wird in der Windows Systemsteuerung eingestellt. Die Auswahl wird in allen Fokusbereichen rechts auf dem Desktop angezeigt. Informationen vom Systemlieferanten beinhaltet auch die Suche in der Artikeldatenbank auf unseren Internetseiten. So aktivieren Sie die Informationsbox Neuigkeiten 1. Wählen Sie Funktionen - Eintellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul - Desktop. 2. Kreuzen Sie Informationen vom Systemlieferanten an. 3. Klicken Sie OK. 4. Speichern und Einstellungsfenster schließen. 5. Klicken Sie auf Aktualisieren in der Symbolleiste auf dem Desktop. Wenn Ihre Bildschirmauflösung hoch genug ist, wird die Informationsbox Neuigkeiten im rechten Teil des Desktops angezeigt. Dies gilt für alle Fokusbereiche, die keine Websites sind. Hinweis! Sie können die Informationsbox nur benutzen, wenn eine Verbindung zum Internet besteht. 49

57 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT WEITERE BENUTZERANPASSUNGEN Jeder potentielle Anwender von Mamut Business Software sollte als Benutzer angelegt werden. Ein Benutzer muss unter Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung von einem Benutzer mit den Zugriffsrechten eines Systemadministrators oder Superusers angelegt werden. Danach können die persönlichen Benutzereinstellungen auch vom Benutzer selbst angepasst werden, wenn er die entsprechende Zugangsberechtigung hat. Zugangsberechtigungen werden vom Systemadministrator vergeben..benutzer können die Benutzereinstellungen über die Symbolleiste im jeweiligen Menü öffnen. Sie können auch über Funktionen - Einstellungen - Benutzer zu den Benutzereinstellungen gelangen. Wer ist Administrator? Das System setzt voraus, dass mindestens ein Benutzer Vollzugang hat (Superuser). Wenn Sie sich für Vollzugang/Superuser entscheiden, so geschieht dies über eine gesonderte Auswahl. Wenn Sie hingegen Benutzer als Systemadministrator einrichten möchten, geben Sie dem Benutzer eine Zugangsvorlage. Der Unterschied ist also, dass ein Superuser vollständige Zugriffsrechte hat, während der Systemadministrator Zugang zu Funktionen hat, die normalerweise zu den Aufgaben eines Systemadministrators gehören. In der Regel wird ein Benutzer mit Vollzugriff/Superuser als Zugangsrecht auch der Systemadministrator sein. Dies ist aber nicht zwingend. Benutzername und Passwort In der Benutzerverwaltung werden Benutzername und Passwort des Mitarbeiters erfasst, wie sie beim Einloggen ins Programm verwendet werden sollen. Das Passwort müssen Sie sowohl in das Feld Passwort als auch in das Feld Passwort bestätigen eingeben. Dies dient der Rückversicherung, dass das betreffende Passwort korrekt ist. Verknüpfung mit Mitarbeitern Sie können im Mitarbeiterregister einen Benutzer mit einem Mitarbeiter verknüpfen. Falls der Benutzer nicht als Mitarbeiter angelegt ist, können Sie beim Speichern des Benutzers einen neuen Mitarbeiter anlegen. Hier können Sie Ihre -Adresse eingeben. Diese Adresse wird in Ihren s aus dem Programm heraus als Absender verwendet. Wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben, können Sie auf den Suchbutton klicken, um Ihre -Adresse von Ihrem dortigen Benutzerkonto zu übernehmen. Das Programm kann mit Outlook integriert werden. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Kundenmanagement" des Einführungshandbuchs "Kunden-, Verkaufskontrolle und Webshop". 50

58 WEITERE BENUTZERANPASSUNGEN Automatische Anmeldung, wenn der Benutzername mit dem im Betriebssystem identisch ist Diese Option wird angekreuzt, wenn der von Ihnen verwendete Benutzername derselbe ist, den Sie beim Einloggen in MS Windows verwenden. Auf diese Weise brauchen Sie sich beim Starten von Mamut nicht einzuloggen. Zugangsberechtigung Die Funktion für Zugangsberechtigung wurde mit dem Hintergedanken entwickelt, dass mehrere Benutzer das gleiche System nutzen. Mithilfe von Zugangsberechtigungen kann der Systemadministrator sicherstellen, dass die Benutzer nicht Zugang zu allen Teilen des Systems bekommen. Andere In der Registerkarte Andere können Sie weitere Einstellungen vornehmen, die dazu beitragen können, Ihnen den Start und die Anwendung des Programms zu erleichtern. Lesen Sie mehr zum Thema Benutzerverwaltung und Zugangsberechtigung in einem gesonderten Kapitel. Benutzereinstellungen pro Modul In der Registerkarte Einstellungen pro Modul kann jeder einzelne Benutzer (oder Systemadministrator) die verschiedenen Module des Programms an seine Bedürfnisse anpassen. Sie rufen das Fenster über Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul auf. Alternativ können Sie die Benutzereinstellungen aus jedem Modul öffnen, indem Sie auf das Symbol für die Einstellungen und dann auf Benutzer klicken. Grundsätzlich gilt: In den Benutzereinstellungen passen Sie das Programm an die Bedürfnisse eines einzelnen Benutzers an. Um allgemeine Anpassungen vorzunehmen, die für die gesamte Firmendatenbank gelten, müssen Sie die Firmeneinstellungen benutzen. Ausführliche Informationen zu den Benutzereinstellungen finden Sie in den einzelnen Kapiteln zu den Modulen. 51

59 SO FINDEN SIE SICH IM PROGRAMM ZURECHT Benutzername und Passwort In den Benutzereinstellungen (Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung) werden der Benutzername und das Passwort registriert, die beim Einloggen ins Program benutzt werden. Das Passwort tragen Sie im Feld Passwort ein und wiederholen es noch einmal im Feld Passwort bestätigen. So wird sichergestellt, dass das gewählte Passwort korrekt ist. Hinweis: Sie können keine Leerzeichen oder Punkte benutzen. In diesem Fenster können Sie auch ein bestehendes Passwort ändern oder es von Ihrem Administrator ändern lassen, falls Ihnen die Rechte dafür fehlen. Tipp: Der Systemadministrator kann den Zugang der Benutzer zur Datenbank direkt im Microsoft SQL Server organisieren. Automatisches Öffnen eines Fensters bei Anmeldung Sie können Mamut Business Software so aufsetzen, dass beim Öffnen Ihrer Firmendatenbank ein von Ihnen festgelegtes Arbeitsfenster geöffnet wird. Wenn Sie Ihre Benutzereinstellungen nicht selbst daraufhin anpassen dürfen, wenden sich bitte an Ihren Systemadministrator. Wenn Sie selbst Ihre Benutzereinstellungen anpassen dürfen, wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Benutzer oder klicken Sie auf Benutzereinstellungen in der Symbolleiste (viele Arbeitsfenster bieten Ihnen diesen Kurzweg in die Benutzerverwaltung an)..als Systemadministrator öffnen Sie die Benutzereinstellungen über Funktion - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung. Markieren Sie den betreffenden Benutzernamen und klicken Sie auf Bearbeiten. So legen Sie ein bestimmtes Fenster fest 1. Wechseln Sie zur Registerkarte Andere. 2. Wählen Sie in der Auswahlliste Fenster beim Öffnen der Firmendatenbank das gewünschte Fenster..Beim nächsten Anmeldevorgang wird das Fenster automatisch geöffnet. Wenn Sie mehr als eine Firmendatenbank verwenden, können Sie an der gleichen Stelle auch eine Standard-Firmendatenbank wählen, die automatisch geöffnet wird. Tipp! Sie können in den Benutzereinstellungen für Kontakte können Sie folgendes Kontrollkästchen markieren: Kontaktliste automatisch öffnen, wenn die Kontaktkarte geöffnet wird. Diese Funktion gilt auch für Kontaktpersonen und funktioniert ebenfalls zusammen mit dem automatischen Öffnen des Fensters Kontaktmanagement beim Anmelden in der Datenbank. 52

60 Kapitel 3: Suche und Auswahl In diesem Kapitel: SUCHE AUSWAHL Die Felder zur Suche und Auswahl Wie trifft man eine Auswahl? DER ASSISTENT FÜR EINE ERWEITERTE AUSWAHL Beispiel für eine erweiterte Auswahl Assistent für Kontaktauswahl

61 SUCHE Sie können mit Hilfe des Lupensymbols innerhalb eines Moduls einfache Suchen (z.b. nach Kontakten oder Produkten) durchführen. Wie führt man eine Suche durch? 1. Klicken Sie auf Suchen im Modul, in dem Sie die Funktion benutzen möchten. 2. Treffen Sie die Auswahlkriterien für Ihre Suche. Mit Klick auf Mehrere Kriterien öffnen Sie ein Fenster für weitere Auswahlmöglichkeiten. 3. Klicken Sie ggf. auf Suchen. 4. Es wird eine Liste über alle Kontakte gezeigt, die die Suchkriterien erfüllen. Diese Liste können Sie sich mit Klick auf Liste ausblenden oder Liste einblenden optional anzeigen lassen. 5. Markieren Sie das gesuchte Element und klicken Sie auf Gehe zu, um es in seinem Bearbeitungsfenster zu öffnen. Das gesuchte Element wird nun in seinem Bearbeitungsfenster angezeigt. Tipp! Innerhalb der Suchfenster können Sie sortieren, indem Sie die Spaltenüberschrift anklicken. 54

62 AUSWAHL In allen Modulen können Sie Prozesse vereinfachen, indem Sie die Filterkriterien zur Auswahl nutzen. Sie benennen dann eine oder mehrere Eigenschaften, nach denen Elemente in einer Auswahl zusammengefasst werden sollen (z.b. alle Kontakte des Lieferanten Nr ). Um eine Auswahl (= Filter) zu benutzen, müssen Sie Auswahlkriterien setzten, sodass die Informationen, die Sie wünschen, herausgefiltert werden können. Das Auswahlwerkzeug durchsucht die verschiedenen Module und kann im Grunde genommen alle beliebigen Informationen finden, wen Sie die richtigen Suchkriterien eingegeben haben. In vielen Fenstern gibt es Auswahlliste, die bestimmte Posten auf der Grundlage ihres Status aussortieren. Diese Art der Auswahl wird in den einzelnen Kapiteln erläutert. In der täglichen Arbeit sind aber oft wesentlich komplexere Suchkriterien notwendig. Dieses Kapitel erläutert, wie diese Suchen funktionieren. Verschiedene Wege führen zur Auswahl Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtereinstellungen in der Symbolleiste. Klicken Sie auf Drucken im Berichtmodul (Funktionen - Buchhaltung - Berichte). Ein Auswahlfenster wird geöffnet. Klicken Sie auf das Drucker-Symbol im Modul, in dem Sie arbeiten. Klicken Sie auf Datei - Drucken. Klicken Sie auf Weitere Kriterien bei der Suche. Klicken Sie auf Funktionen - Assistent für Kontaktauswahl Das Aussehen des Auswahlfensters hängt vom Modul ab, in dem Sie arbeiten. Eine Gemeinsamkeit ist, dass Sie modulübergreifend die meisten Felder für die Auswahl durchsuchen können. So können Sie z.b. mit Hilfe von drei Suchkriterien 1. alle Kontakte finden, an die Sie 2. ein bestimmtes Produkt 3. im letzten Monat verkauft haben. Mit dem Assistenten für Kontaktauswahl können Sie darüber hinaus Filtereinstellungen für eine Auswahl speichern. Bei jeder Anwendung der gespeicherten Auswahl können Sie zudem wählen, worauf sie angewendet werden soll. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Assistent für Kontaktauswahl". Filter aus/ein In Fenster, die Ihnen die Möglichkeit zur Eingabe von Filterkriterien bieten, können Sie die über das Symbol Filter aus/ein jederzeit zwischen der Anzeige mit angewendetem Filter und der ungefilterten Anzeige wechseln. 55

63 SUCHE UND AUSWAHL Die Felder zur Suche und Auswahl Über die Suche und Auswahl können Sie alle Dateneingabefelder im Programm für eine erweitere Suche anwählen. Weiter unten finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Möglichkeiten für das Setzen von Auswahlkriterien. Freitextfelder Freitextfelder sind offen für alle Einträge. Sie können ein beliebiges Suchkriterium eingaben. Alle Freitextfelder werden von einer Auswahlliste mit drei verschiedenen Alternativen begleitet: Beginnt mit: Die Auswahl beginnt mit dem hier angegebenen Wert. Genau: Das Feld in der Auswahl entspricht exakt dem hier angegeben Wert. Beinhaltet: Das Feld in der Auswahl enthält den Wert, den Sie hier angeben. Auswahllisten Auswahllisten zeigen Ihnen die Alternativen an, von denen Sie eine wählen können. Von-Bis-Felder In Von-Bis-Feldern können Sie einen Zahlenbereich auswählen. Den niedrigsten Wert tragen Sie im linken Feld ein, den höchsten Wert im rechten Feld. Es werden dann alle Treffer angezeigt, die den Bereich abdecken, inklusive der in den Feldern eingetragenen Zahlen. Wenn Sie nur eine einzige Zahl suchen, tragen Sie sie bitte in beide Felder ein. Wenn Sie nur eine Zahl in das linke Feld eintragen, wird das gesamte Register ab der im linken Feld eingetragenen Zahl durchsucht. Kontrollkästchen Markieren Sie ein Kontrollkästchen, um Kategorien für die Auswahl festzulegen. Sie können mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig markieren. Optionsfelder Optionsfelder gleichen in Ihrer Funktion den Kontrollkästchen. Sie können jedoch immer nur eins markieren. Such-Schaltflächen (...-Schaltfläche) Klicken Sie auf eine...-schaltfläche, werden Sie in eine Übersicht weitergleitet, in der Sie das gesuchte Objekt auswählen können. Manchmal müssen Sie auch eine oder mehrere Ordnerebenen tiefer anwählen, um zu dem Objekt zu gelangen. Nachdem Sie das gesuchte Objekt markiert haben, klicken Sie auf OK, um es zu übernehmen. 56

64 AUSWAHL Wie trifft man eine Auswahl? So treffen Sie eine Auswahl: 1. Öffnen Sie das Auswahlmodul, wie oben beschrieben. 2. Tragen Sie die Kriterien in die betreffenden Felder ein. 3. Nutzen Sie ggf. Bool'sche Operatoren über die Registerkarte Erweitert. 4. Klicken Sie auf Auswahl anzeigen, um eine Übersicht über die Einheiten zu erhalten, die in die Auswahl einfließen. Ist die Auswahl zu groß oder klein, können Sie zum Auswahlfenster und den Kriterien zurückwechseln. 5. Klicken Sie auf Speichern, wenn die Auswahl später wieder verwendet werden soll. 6. Klicken Sie auf OK, um die Auswahl aktiv zu setzen. Im Berichtmodul wird nun die gewählte Auswahl gemäß der von Ihnen getroffenen Kriterien gedruckt werden. Wenn Sie die Auswahl in einem Modul getroffen haben, ist Filter aus/ein aktiviert und Sie können in der Auswahl nach vorne und hinten blättern. 57

65 SUCHE UND AUSWAHL DER ASSISTENT FÜR EINE ERWEITERTE AUSWAHL In der Registerkarte Detailliert können mehrere Kriterien zu komplexen logischen Auswahlen verbinden (Bool'sche Operatoren). So ist es z.b. möglich, erweitere Kriterien in Kombination mit Feldern aus anderen Registerkarten im Auswahlfenster zu erstellen. Beispiel: Sie können lineare Kriterien wie A oder B erstellen oder auch Kombinationen wie A oder (B oder C). So erstellen Sie eine neue erweiterte Auswahl 1. Öffnen Sie das weiter oben beschriebene Auswahlfenster und klicken Sie auf die Registerkarte Detailliert. An welcher Stelle im Programm Auswahlfenster hinterlegt sind und wie sie sie aufrufen können, wird unter "Auswahl" beschrieben. 2. Klicken Sie für jedes neue Kriterium für die Auswahl auf Neu. Es wird ein Assistent geöffnet, der Sie durch den Prozess begleitet. 3. Klicken Sie auf das Pluszeichen links vom Modul, in dem die Variabel steht. 4. Wählen Sie, für welche Variabel ein Kriterium angelegt werden soll. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wählen Sie Und oder Oder als Präfix für das Kriterium, zusammen mit der Bedingung, die in der Registerkarte Standard erfüllt werden soll. 7. Wenn das Kriterium in Klammern stehen soll, können Sie dies über die Registerkarte Erweitert bestimmen. 8. Klicken Sie auf OK. Das Kriterium wird der Liste hinzugefügt. Wiederholen Sie die Routine für alle notwendigen Kriterien. Ein Beispiel für eine erweiterte Auswahl finden Sie in diesem Kapitel weiter unten. In der Online- Hilfe [F1] finden Sie eine ausführliche Feldbeschreibung für die Registerkarten Standard und Detailliert. Beispiel für eine erweiterte Auswahl Angenommen, Sie wollen Kontakte sehen, die allesamt in Deutschland ansässig sind und entweder Kunden sind oder vor einem Verkaufsabschluss stehen. In diesem Fall würden Sie den im Folgenden beschriebenen Ablauf mit Hilfe von Bool'schen Operatoren (UND, ODER, NICHT) folgen. Hinweis: In der Online-Hilfe [F1] finden Sie weitere Informationen zu erweiterten Auswahlen samt Beispielen. 58

66 AVANSERT UTVALG Schritt 1: Kontakte mit Land = Deutschland 1. Wählen Sie Funktionen - Kontakte - Kontaktmanagement. Wählen Sie in der Symbolleiste den Eintrag Filtereinstellungen. 2. Klicken Sie auf Neu unterhalb der Registerkarte Detailliert. 3. Klicken Sie im neu geöffneten Fenster auf das Pluszeichen (+) neben Kontakt, um den Strukturbaum zu öffnen. Klicken Sie nun weiter unten im Baum auf das Pluszeichen (+) neben Adresse und markieren Sie Land. Klicken Sie auf Weiter. Es wird ein neues Fenster geöffnet. Da Sie Kontakte mit Wohnsitz in Deutschland angezeigt bekommen wollen (unabhängig von Kundenstatus oder Verkaufsabschluss) wählen Sie den Operator und in der Registerkarte Standard. Wählen in der Auswahlliste unter Wert den Eintrag Deutschland. 4. Klicken Sie auf OK. Ihr Auswahlkriterium ist nun in die Liste unter Detailliert eingefügt worden. 59

67 SUCHE UND AUSWAHL Schritt 2: Kontakte mit Status = Kunde 1. Klicken Sie unterhalb der Registerkarte Detailliert wieder auf Neu. 2. Öffnen Sie über (+) den Strukturbaum unter Kontakt und markieren Sie den Eintrag Status. Klicken Sie danach auf Weiter. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert. Diese Registerkarte gibt Ihnen die Möglichkeit für kompliziertere Auswahloptionen. 4. Wählen Sie den Operator und, da es sich um eine "Sowohl-als-auch"-Ergänzung zu dem unter Schritt 1 gewählten Kriterium (Deutschland) handelt. 5. Wählen Sie eine einfache linke Klammer aus der Auswahlliste, da der Status zwei Kriterien (Kunde oder vor Verkaufsabschluss) enthalten soll. 6. Wählen Sie unter Bedingungen "=". Danach wählen Sie im Feld Wert den Eintrag Kunde. 7. Wählen Sie für die rechte Klammer den Eintrag (ohne). Schließlich wollen Sie noch den Status "Vor Verkaufsabschluss" hinzufügen. 8. Klicken Sie auf OK. Auch dieses Auswahlkriterium ist nun in die Liste eingefügt worden. Schritt 3: Kontakte mit Status = Vor Verkaufsabschluss 1. Klicken Sie in der Registerkarte Detailliert wieder auf Neu. 2. Öffnen Sie über (+) den Strukturbaum unter Kontakt und markieren Sie den Eintrag Status. Klicken Sie danach auf Weiter. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert. 4. Wählen Sie den Operator oder, da es sich um eine "oder"-ergänzung zu dem unter Schritt 2 gewählten Kriterium (Kunde) handelt. 5. Wählen Sie unter linke Klammer den Eintrag (ohne), da Sie den Klammerausdruck aus Schritt 2 fortsetzen. 6. Wählen Sie unter Bedingungen "=". Danach wählen Sie im Feld Wert den Eintrag Vor Verkaufsabschluss. 60

68 AVANSERT UTVALG 7. Wählen Sie eine einfache rechte Klammer, um den unter Schritt 2 begonnenen Klammerausdruck abzuschließen. 8. Klicken Sie auf OK. Tipp! Sie können eine Auswahl speichern, um Sie später wieder zu verwenden: Klicken Sie auf Speichern in der Symbolleiste vor dem nächsten Schritt und geben Sie der Auswahl einen möglichst sprechenden Namen. 9. Auch das letzte Auswahlkriterium ist nun in die Liste eingefügt worden: 10. Klicken Sie auf OK. Es werden alle Treffer angezeigt, auf die die Auswahlkriterien zutreffen. Hinweis! Nur die Registerkarte Erweitert gibt Ihnen die Möglichkeit, mehrere Kriterien für ein Feld festzulegen (wie in diesem Fall für das Feld Status). 61

69 SUCHE UND AUSWAHL Assistent für Kontaktauswahl Über den Assistenten für Kontaktauswahl können Sie feste Auswahlvarianten, die Sie häufiger nutzen, erstellen und speichern. Der letzte Schritt im Assistenten erlaubt es Ihnen darüber hinaus, zwischen mehreren Routinen für den Gebrauch der Auswahl zu wählen; Dokumenterstellung, E- Mail-Versand etc. Speziell, wenn Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien geordnet haben (z.b. in Gruppen), ist der Assistent für Kontaktauswahl ein nützliches, unterstützendes Tool. Eine ausführliche Beschreibung zur Organisation und Pflege von Kontaktdaten finden Sie im Kapitel "Organisation und Pflege von Kontakten" im Einführungshandbuch "Kunden-, Verkaufskontrolle und Webshop". Sie können zwischen zwei Auswahlarten wählen: Dynamisch auf der Grundlage von Filterkriterien und Statisch mit der Möglichkeit zur Anpassung der Auswahl. Sie rufen den Assistenten für Kontaktauswahl über Funktionen - Assistent für Kontaktauswahl auf. 62

70 Kapitel 4: Einstellungen In diesem Kapitel: EINSTELLUNGEN BENUTZEREINSTELLUNGEN Benutzereinstellungen Zugangsberechtigung Benutzereinstellungen pro Modul Andere Benutzereinstellungen FIRMENEINSTELLUNGEN Finanz und Ländereinstellungen Kontoinformationen Liste der Steuerschlüssel Konfiguration der Steuerschlüssel Das Standardwerte Register Nummernkreise SICHERHEITSEINSTELLUNGEN ANDERE EINSTELLUNGEN Länderregister Ortsregister Weitere Programme Wie verwendet man WinFax mit Mamut?

71 EINSTELLUNGEN Alle zentralen Einstellungen für Benutzer, System und Firma erreichen Sie über dieses Fenster, das Sie am einfachsten über Funktionen - Einstellungen öffnen. Weitere Varianten zum Aufrufen des Einstellungesfensters werden im Folgenden beschrieben. Die verschiedenen Wege zum Öffnen der Einstellungen Neben dem Weg über das Hauptmenü mit Funktionen - Einstellungen können Sie das Bearbeitungsfenster zusätzlich aus den meisten Fokusbereichen direkt aufrufen: Es ist ein eigener Shortcut im Fokusbereich links eingefügt. Auf dem Desktop können Sie in der Symbolleiste auf Einstellungen klicken oder die Tastenkombination [Ctrl + I] verwenden. Auch in den meisten Modul-Programmfenstern ist das Symbol für die Benutzer- und/oder Firmeneinstellungen in die obersten Symbolleiste integriert. 64

72 EINSTELLUNGEN Wenn Sie die Rechte für Systemadministratoren besitzen, können Sie das Fenster zusätzlich über den Fokusbereich Administrator öffnen. Hinweis: Die Benutzereinstellungen für die einzelnen Module sind in den Kapiteln beschrieben, in denen die Module erklärt werden. Die Firmeneinstellungen für die Module finden Sie ebenfalls in den jeweiligen Kapiteln zu den Modulen. Die Buchhaltungseinstellungen sind im Einführungshandbuch "Finanzmanagement, Logistik und Personal" beschrieben, Kapitel "Buchhaltung". Die Einstellungen für Berichte finden sie in diesem Einführungshandbuch, Kapitel "Berichte". 65

73 BENUTZEREINSTELLUNGEN Jeder potentielle Anwender von Mamut Business Software sollte als Benutzer angelegt werden. Ein Benutzer muss unter Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung von einem Benutzer mit den Zugriffsrechten eines Systemadministrators oder Superusers angelegt werden. Danach können die persönlichen Benutzereinstellungen auch vom Benutzer selbst angepasst werden, wenn er die entsprechende Zugangsberechtigung hat. Zugangsberechtigungen werden vom Systemadministrator vergeben..benutzer können die Benutzereinstellungen über die Symbolleiste im jeweiligen Menü öffnen. Sie können auch über Funktionen - Einstellungen - Benutzer zu den Benutzereinstellungen gelangen. Wer ist Administrator? Das System setzt voraus, dass mindestens ein Benutzer Vollzugang hat (Superuser). Wenn Sie sich für Vollzugang/Superuser entscheiden, so geschieht dies über eine gesonderte Auswahl. Wenn Sie hingegen Benutzer als Systemadministrator einrichten möchten, geben Sie dem Benutzer eine Zugangsvorlage. Der Unterschied ist also, dass ein Superuser vollständige Zugriffsrechte hat, während der Systemadministrator Zugang zu Funktionen hat, die normalerweise zu den Aufgaben eines Systemadministrators gehören. In der Regel wird ein Benutzer mit Vollzugriff/Superuser als Zugangsrecht auch der Systemadministrator sein. Dies ist aber nicht zwingend. Benutzername und Passwort In der Benutzerverwaltung werden Benutzername und Passwort des Mitarbeiters erfasst, wie sie beim Einloggen ins Programm verwendet werden sollen. Das Passwort müssen Sie sowohl in das Feld Passwort als auch in das Feld Passwort bestätigen eingeben. Dies dient der Rückversicherung, dass das betreffende Passwort korrekt ist. Verknüpfung mit Mitarbeitern Sie können im Mitarbeiterregister einen Benutzer mit einem Mitarbeiter verknüpfen. Falls der Benutzer nicht als Mitarbeiter angelegt ist, können Sie beim Speichern des Benutzers einen neuen Mitarbeiter anlegen. Hier können Sie Ihre -Adresse eingeben. Diese Adresse wird in Ihren s aus dem Programm heraus als Absender verwendet. Wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben, können Sie auf den Suchbutton klicken, um Ihre -Adresse von Ihrem dortigen Benutzerkonto zu übernehmen. Das Programm kann mit Outlook integriert werden. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Kundenmanagement" des Einführungshandbuchs "Kunden-, Verkaufskontrolle und Webshop". 66

74 BENUTZEREINSTELLUNGEN Automatische Anmeldung, wenn der Benutzername mit dem im Betriebssystem identisch ist Diese Option wird angekreuzt, wenn der von Ihnen verwendete Benutzername derselbe ist, den Sie beim Einloggen in MS Windows verwenden. Auf diese Weise brauchen Sie sich beim Starten von Mamut nicht einzuloggen. Zugangsberechtigung Die Funktion für Zugangsberechtigung wurde mit dem Hintergedanken entwickelt, dass mehrere Benutzer das gleiche System nutzen. Mithilfe von Zugangsberechtigungen kann der Systemadministrator sicherstellen, dass die Benutzer nicht Zugang zu allen Teilen des Systems bekommen. Andere In der Registerkarte Andere können Sie weitere Einstellungen vornehmen, die dazu beitragen können, Ihnen den Start und die Anwendung des Programms zu erleichtern. Lesen Sie mehr zum Thema Benutzerverwaltung und Zugangsberechtigung in einem gesonderten Kapitel. Benutzereinstellungen - Zugangsberechtigung In den Benutzereinstellungen, Registerkarte Zugangsberechtigung können Sie für jeden einzelnen Benutzer Zugangsberechtigungen nach vordefinierten Vorlagen erstellen. Vollzugang/Superuser: Diese Zugangsberechtigung gibt Ihnen Vollzugriff auf ausnahmslos alle Funktionen im Programm. Zugangsvorlage: Eine Zugangsvorlage wird auf der Grundlage verschiedener Aufgaben erstellt (z.b. Buchhaltung oder Logistik). Diese vordefinierten Vorlagen wählen Sie aus der Liste. Wenn Sie neben der Liste auf Inhalt anzeigen klicken, erhalten Sie Detailinformationen zu der Vorlage. Die Zugangsvorlage Systemadministrator ist mit den typischen administrativen Aufgaben im System verknüpft, die in den Aufgabenbereich eines Systemadministrators fallen. Diese Zugangsvorlage ist nicht mit dem Superuser identisch, der einen Vollzugriff auf sämtliche Funktionen hat. Benutzerdefiniert: Ein benutzerdefiniertes Zugangsprofil ermöglicht es Ihnen, alle Zugangsrechte speziell auf die Bedürfnisse eines Benutzers hin anzupassen. Mit Hilfe des Assistenten ist es leicht, ein Zugangsprofil zu erstellen: Sie können ein ganz neues Profil erstellen oder aber auch eine Zugangsvorlage zu Grunde legen (z.b. wenn Sie die Rechteskala etwas erweitern wollen). 67

75 EINSTELLUNGEN Firmendatenbank: Die Liste rechts im Fenster zeigt alle im Programm hinterlegten Firmendatenbanken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alles entfernen wird dem betreffenden Benutzer nur noch der Zugang zu der Firmendatenbank gestattet, die gerade geöffnet ist. Sie können Markierungen auch einzeln entfernen und so bestimmte Benutzer mit bestimmten Datenbanken verknüpfen. Weitere Hinweis zur Benutzerverwaltung und zur Zugangsberechtigung finden Sie im Kapitel "Administration". Benutzereinstellungen pro Modul In der Registerkarte Einstellungen pro Modul kann jeder einzelne Benutzer (oder Systemadministrator) die verschiedenen Module des Programms an seine Bedürfnisse anpassen. Sie rufen das Fenster über Funktionen - Einstellungen - Benutzer - Einstellungen pro Modul auf. Alternativ können Sie die Benutzereinstellungen aus jedem Modul öffnen, indem Sie auf das Symbol für die Einstellungen und dann auf Benutzer klicken. Grundsätzlich gilt: In den Benutzereinstellungen passen Sie das Programm an die Bedürfnisse eines einzelnen Benutzers an. Um allgemeine Anpassungen vorzunehmen, die für die gesamte Firmendatenbank gelten, müssen Sie die Firmeneinstellungen benutzen. Ausführliche Informationen zu den Benutzereinstellungen finden Sie in den einzelnen Kapiteln zu den Modulen. 68

76 BENUTZEREINSTELLUNGEN Andere Benutzereinstellungen Unter der Registerkarte Andere im Fenster Benutzereinstellungen (Funktionen - Einstellungen - Benutzer) können Sie mehrere Einstellungen vornehmen, die Ihren den Start mit dem Programm vereinfachen. Standard-Firmendatenbank: Hier legen Sie fest, welche Datenbank automatisch geöffnet wird, wenn Sie sich einloggen. Markieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie die gewünschte Datenbank aus der Liste. Sprache: Hier passen Sie das Programm an Ihre Sprache an. Wenn Sie die voreingestellte Sprache hier ändern, müssen Sie das Programm neu starten, bevor die neue Sprachversion in Kraft tritt. Fenster beim Öffnen der Firmendatenbank: Hier können Sie ein Fenster auswählen, dass automatisch angezeigt wird, sobald Sie die Datenbank öffnen. Minikalender zusammen mit der Firmendatenbank öffnen: Wenn zeitgleich mit der Firmendatenbank ein Minikalender geöffnet werden soll, markieren Sie dieses Kontrollkästchen. Trennzeichen: Wenn Sie nicht wünschen, dass die Systemtrennzeichen verwendet werden, entfernen Sie die Markierung vom Kontrollkästchen. Sie können nun einstellen, welche Dezimaltrennzeichen und welche Tausendertrennzeichen benutzt werden sollen. Notizen: Hier können Sie eigene Notizen hinterlegen. 69

77 FIRMENEINSTELLUNGEN In den Firmeneinstellungen unter Funktionen - Einstellungen - Firma registrieren Sie zentrale Informationen über Ihr Unternehmen. Name, Adressen und andere Kontaktinformationen, die hier erfasst werden, werden beim Erstellen von Preisangeboten und Aufträgen übernommen und werden optional in Berichten ausgegeben, die Unternehmensinformationen enthalten. Die meisten Felder in den Firmeneinstellungen werden in Verbindung mit dem Assistenten für die erste Inbetriebnahme des Programms oder dem Assistenten für die Erstellung einer neuen Firmendatenbank ausgefüllt. Geschäftsführung: Hier werden die Namen der Geschäftsführung hinterlegt. Land: Dieses Feld ist nach Erstellen der Firmendatenbank nicht mehr editierbar. Im Programm werden die landesspezifischen Funktionen gemäß der hier getroffenen Auswahl zur Verfügung gestellt. Sprache: Sie können hier festlegen, dass grundsätzlich eine andere Sprache als die voreingestellte Landessprache des unter Land eingetragenen Staates angezeigt werden soll. Beachten Sie jedoch, dass bestimmte Programmfunktionen, wie z.b. MwSt.-Sätze, Vorschriften, Kontenpläne, Buchhaltungseinstellungen usw., dem gewählten Land angepasst sind. Wenn nur einzelne Benutzer das System in einer anderen Sprache benutzen sollen, passen Sie die Spracheinstellungen in den Benutzereinstellungen für den betreffenden Benutzer auf der Registerkarte Andere an. Unter der Registerkarte Firmeneinstellungen erfassen Sie Informationen zu den Bankkonten der Firma, ihrer Handelsregisternummer, Mehrwertsteuer-Einstellungen, Währung, Abgabenschlüsseln und Nummernkreisen, und Sie pflegen die Standardwerte im System. 70

78 FIRMENEINSTELLUNGEN Unter der Registerkarte Einstellungen pro Modul können Sie Standardwerte für die verschiedenen Programm-Module setzen. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten für alle Benutzer der Firmendatenbank. Die verschiedenen Moduleinstellungen werden in den einzelnen Kapiteln näher beschrieben. Unter der Registerkarte Notizen können Sie Notizen zur Firma eingeben. Finanz- und Ländereinstellungen Allgemeingültige und grundlegende Informationen werden in Mamut Business Software grundsätzlich an zentraler Stelle abgelegt. So werden z.b. notwendige Kontoinformationen, die Registernummer, die Steuernummer Ihres Unternehmens u.ä. im Fenster Firmeneinstellungen für Finanz- und Ländereinstellungen hinterlegt. Die Module, in denen solche Informationen verwendet werden, greifen dann auf die hier eingetragenen Informationen zu. Hinweis: Angaben, die Sie bereits bei der Installation der Datenbank gemacht haben, finden Sie bereits voreingetragen in den betreffenden Feldern. Klicken Sie auf die...-schaltfläche, um Bank- und Kontoinformationen einzutragen. Füllen Sie alle Felder für Ihr Unternehmen aus: Tragen Sie die Registernummer und das Registergericht ein, geben Sie die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens an. Wählen Sie unter USt. die Firmeneinstellungen für die Umsatzbesteuerung aus und geben Sie die Währung an, in der Ihr Unternehmen in der Regel abrechnet. Die Schaltfläche Nummerprüfungen öffnet das Fenster zur Prüfung von IBAN, BLZ und Umsatzsteuer-ID. Dies gilt für die Länder Deutschland, Großbritannien, Irland, Niederlande, Dänemark, Schweden und Norwegen. Darüber hinaus können Sie in der Auswahlliste wählen, ob Länder in Adressen aufgeführt werden. Wenn vor jeder Postleitzahl ein Länderkennzeichen gesetzt werden soll, brauchen Sie nur das betreffende Kontrollkästchen zu markieren. 71

79 EINSTELLUNGEN Kontoinformationen Das Fenster Kontoinformationen wird überall dort im Programm eingesetzt, wo Kontonummern hinterlegt werden können. Zusätzlich zu Kontonummer und Bank können Sie Informationen zum Kontoinhaber, dessen Kundennummer und Adresse anlegen. Die Kontoinformationen zu Ihrer Firma legen Sie über Funktionen - Einstellungen - Firma - Finanz- und Ländereinstellungen und Klick auf die...-schaltfläche neben Bankkonto an. Kontoinformationen zu Ihren Kontakten legen Sie im Fenster Kontaktmanagement in der Registerkarte Andere Informationen an. Lesen Sie mehr darüber im Kapitel zum Kontaktmanagement. Mit Hilfe der Liste Land passen Sie das Fenster den Anforderungen einzelner Länder an. So enthält das Fenster z.b. bei Auswahl von Großbritannien und Frankreich andere bzw. zusätzliche Felder als bei Auswahl von Deutschland. Um Fehler beim Eingeben der IBAN-Nummer und der Kontonummer zu verhindern, können Sie die Nummernprüfung aktivieren. Sie finden diese unter Funktionen - Einstellungen - Firma - Finanz- und Ländereinstellungen und Klick auf die Schaltfläche Nummernprüfungen. Hinweis: Vergessen Sie nicht, Ihre Eintragungen zu speichern, bevor Sie für ein anderes Land Anpassungen vornehmen. Ansonsten gehen die für Ihr Land eingetragenen Informationen verloren. 72

80 FIRMENEINSTELLUNGEN Liste der Steuerschlüssel Im Steuerregister (Menüpfad Funktionen - Einstellungen - Firma - Steuerregister) finden Sie eine Übersicht über alle Steuerschlüssel im Programm. Neu: Sie können neue Steuerschlüssel auf der Grundlage eines vorhandenen Steuerschlüssels erstellen. Markieren Sie den Steuerschlüssel, der als Grundlage dienen soll und klicken Sie auf Neu. Nach einer Sicherheitsabfrage können Sie dann den duplizierten Steuerschlüssel bearbeiten. Hinweis: Bitte duplizieren Sie einen Steuerschlüssel nur, wenn das wirklich notwendig ist. Sie können ihn hinterher nicht mehr löschen. Bearbeiten: Hierüber bearbeiten Sie einen vorhandenen Steuerschlüssel. Löschen: Steuerschlüssel können nicht gelöscht werden. Filter aus/ein: Nicht aktiv. Filtereinstellungen: Nicht aktiv. Drucken: Hierüber können Sie die Liste der Steuerschlüssel drucken. Konfiguration der Steuerschlüssel Das Steuerregister können Sie in den Firmeneinstellungen über die Registerkarte Firmeneinstellungen öffnen. Alternativ greifen Sie über die Buchhaltungseinstellungen darauf zu (Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung - Buchhaltungseinstellungen - Konfiguration der Steuerschlüssel). Sie können das Steuerregister auch direkt aus der Belegerfassung heraus öffnen. Klicken Sie hierfür in der Symbolleiste auf den Pfeil neben dem Kontenplan-Symbol und wählen Sie den Eintrag Steuerbehandlung. 73

81 EINSTELLUNGEN Bearbeitungsfenster Um Details zu einem Steuerschlüssel einzusehen oder um einen Steuerschlüssel zu bearbeiten, markieren Sie ihn im Steuerregister und klicken auf Bearbeiten. Die Felder, die Sie nicht bearbeiten können, sind eingegraut. Um einen Steuerschlüssen neu zu erstellen, klicken Sie auf Neu. 74 Die Nummer des Steuerschlüssels wird vom System automatisch vergeben, kann aber - sofern die Schlüsselnummer noch nicht vergeben ist - bei neuen Steuerschlüssen geändert werden. Aus der Liste neben dem Feld Steuerschlüssel können Sie den Umsatzsteuer-Berichtscode auswählen. Dieser dient der korrekten Zuordnung zu den Feldern der Umsatzsteuer- Voranmeldung. Unter Beschreibung finden Sie den Namen des Steuerschlüssels. Darüberhinaus können Sie einsehen, in welchen Modulen der Steuerschlüssel angezeigt wird: In Buchhaltung anzeigen In Produkt anzeigen In Vertrieb und Fakturierung anzeigen In Einkauf anzeigen

82 FIRMENEINSTELLUNGEN Registerkarte Steuer Über die drei Optionsfelder (ohne), Steuer und Export können Sie die Mehrwertsteuer- Festlegung berücksichtigen. Exporte sind immer ohne Mehrwertsteuer. Prozent gibt den Prozentsatz zur Berechnung der Mehrwertsteuer an (i.d.r. 0, 7 oder 19). Unter Funktion werden die ausgehenden und die eingehenden Mehrwertsteuern gewählt. Das Standard-Verkaufskonto und das Standard-Einkaufskonto können Sie häufig bearbeiten und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Auf das Standard-Verkaufskonto werden alle Verkäufe mit entsprechendem Steuerschlüssel gebucht. Das Gleiche für das Standard-Einkaufskonto in Bezug auf Einkäufe mit diesem Steuerschlüssel. Unter Steuer-Konto finden Sie das Konto, auf das die Umsatzsteuer gebucht wird. In der Liste daneben wählen Sie die Zuordnung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus. Nähere Informationen zu diesen USt.-Berichtscodes finden Sie in den Beschreibungen zum Kontenplan. Die Steuer-Anteilszahl wird von Unternehmen genutzt, die teilweise von der Mehrwertsteuerpflicht befreit und teilweise mehrwertsteuerpflichtig sind. Bei gemeinsamen Einkäufen wird hier angegeben, welcher prozentuale Anteil eines Produktpreises in die Mehrwertsteuerberechnung einfließt. Ist ein Unternehmen zu 100 % mehrwertsteuerpflichtig, steht hier 100. Auf Umsatzrechnung anzeigen: Dieses Kontrollkästchen ist lediglich für Programmversionen ohne Buchhaltungsmodul interessant. Sie wählen hier, ob der Mehrwertsteuer-Code auf der Umsatzrechnung angezeigt wird. Regiserkarte Auslandsservice Markieren Sie das Kontrollkästchen Auslandsservice, wenn Sie Serviceleistungen aus dem Ausland beziehen. Grenzen Sie ein: Sind die Abgaben, die für Auslandsdienste bezahlt wurden, Abzugsfähig oder Nicht abzugsfähig? Unter Konto für geschätzte USt. wird das Konto angegeben, auf das die Abgabe in der Bilanz gebucht wird. Unter Basiskonto 1 geben Sie das Konto an, auf das die Berechnungsgrundlage gebucht wird. Unter Basiskonto 2 geben Sie Gegenkonto an. Für beide Konten kann ein Umsatzsteuer- Berichtscode gewählt werden. 75

83 EINSTELLUNGEN Das Standardwerte-Register Das Standardwerte-Register besteht aus verschiedenen Werten bzw. Wertegruppen, die Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens hin anpassen können und die in den Auswahllisten des Programms verwendet werden. Sie können hier u.a. Werte für Anreden (z.b. Herr, Frau), Zahlungsbedingungen (z.b. Barrechnung, Visa) Farben, Größen usw. hinterlegen. Sie rufen das Standardwerte-Register über Funktionen - Einstellungen - Firma - Firmeneinstellungen - Standardwerte-Register auf. Werte im Standardwerte-Register hinzufügen oder bearbeiten 1. Markieren Sie die Position in der Liste, die Sie bearbeiten wollen und klicken Sie auf Bearbeiten. Es wird ein neues Fenster mit den bereits hinterlegten Werten geöffnet. 2. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Wert einzutragen. Oder markieren Sie einen Wert und klicken Sie auf Bearbeiten, um ihn zu ändern. Je nach Position können Sie nun verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten nutzen. Bearbeiten über die Auswahlliste Von vielen Auswahllisten im Programm gelangen Sie direkt zum Standardwerte-Register: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die betreffende Auswahlliste. 2. Klicken Sie auf den Eintrag Standardwerte-Register öffnen. Das Standardwerte-Register wird geöffnet. Sie können nun Werte einsehen, ändern oder bearbeiten. 76

84 FIRMENEINSTELLUNGEN Nummernkreise Mehrere der wichtigsten Module im Programm sind Register, die eine Vielzahl Einträge enthalten können. Jeder Eintrag wird gemäß dem zugeordneten Nummernkreis mit einer individuellen Referenznummer erfasst. Über die Firmeneinstellungen für Nummernkreise können Sie die im System verwendeten Nummernkreise kontrollieren (Funktionen - Einstellungen - Firma - Symbol Nummernkreise). Beschreibung: Hier werden die Posten angezeigt, für die prüfbare Nummernkreise vergeben sind. Beachten Sie, dass Nummernkreise für buchhalterische Belege über die Buchhaltungseinstellungen gesteuert werden. Erste Nr.: Hier wird die erste (niedrigste) verwendete Nummer eines Nummernkreises angezeigt. Zuletzt genutzt: Hier wird die höchste bzw. zuletzt verwendete Nummer eines Nummernkreises angezeigt. Nummern, die nicht geändert werden können, sind rot markiert. Mehr zur Verwendung von Nummernkreisen im Programm finden Sie hier im Kapitel "Einführung in das Programm". Weitere Informationen zur Nummerierung von Belegen finden Sie im Kapitel "Buchhaltung" im Einführungsbuch "Finanzmanagement, Logistik und Personal". 77

85 SICHERHEITSEINSTELLUNGEN Unter Funktionen- Einstellungen - Sicherheit können Sie grundlegende Einstellungen für Benutzer, Zugangsrechte und zur Sicherheit im Programm vornehmen. Hinweis! Die Nutzerverwaltung von Mamut regelt den Zugriff auf Ihr Mamut System. Die Zugriffverwaltung auf den dazugehörenden Datenbankserver wird seitens des Betriebssystems verwaltet. Sie sind selbst für den Zugriffsschutz auf den von Ihnen verwendeten Computer verantwortlich. Insbesondere empfehlen wir die Einrichtung eines Berechtigungskonzepts mit entsprechender Passwortvergabe auf Betriebssystemebene. Benutzerverwaltung Hier können Sie neue Benutzer anlegen, Zugangsrechte zuweisen und grundlegende Einstellungen für deren Arbeit mit dem Programm vornehmen. Sie können neue Benutzer auf der Vorlage von bereits bestehenden Benutzern anlegen. Klicken Sie hierfür auf das Kontrollkästchen Grundlage für die Erstellung neuer Benutzer und wählen Sie aus der Auswahlliste darunter den Namen des betreffenden Benutzers. Zugangsberechtigung Eine Zugangsvorlage ist ein Set verschiedener Rechte. Jeder Benutzer, der im Programm arbeitet, muss mit einer Zugangsvorlage verknüpft werden. Hierfür gibt es verschieden voreinstellte Vorlagen, die an bestimmte Funktionen gebunden sind (z.b. Buchhaltung, Verwaltung oder auch Logistik). Weitere Zugangsvorlagen kann jeder Superuser, zugeschnitten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, erstellen. Der Superuser kann die Zugangskontrollen nach Microsoft Excel exportieren, um eine Übersichtsliste zu erhalten. Lizenzinformationen verwalten Hierunter finden Sie Informationen zu installierten Computern und Lizenzen (auch für Ihre Internetpräsenz). 78

86 SICHERHEITSEINSTELLUNGEN Einstellungen Hier ist der Standardpfad für die Sicherungskopie Ihrer Daten hinterlegt. Der voreingestellte Pfad kann geändert werden. Mamut Online Backup ermöglicht Ihnen sichere und effektive Sicherheitskopien samt benutzerfreundlicher Datenverteilung! Wer ist Systemadministrator? Das System setzt voraus, dass mindestens ein Benutzer als Superuser mit Vollzugang hinterlegt ist. Gleichzeitig kann die eigene Zugangsvorlage Systemadministrator gewählt werden, die ausschließlich mit dem Ziel verknüpft ist, jemanden als Systemadministrator einzusetzen. Der Unterschied zwischen beiden ist, dass ein Superuser Zugang zu allen Funktionen im Programm hat, während ein Systemadministrator ausschließlich zu den Funktionen Zugang hat, die in seinen Aufgabenbereich fallen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Administrationskapitel im Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Filter". 79

87 EINSTELLUNGEN ANDERE EINSTELLUNGEN Klicken Sie unter Funktionen - Einstellungen auf Andere Einstellungen..., um die gemeinsamen Register und Pfade zu anderen Programmen (z.b. Microsoft Word ) einzusehen und gegebenenfalls zu bearbeiten. Länderregister Im Länderregister können Sie festlegen, wie die Adressen und Codes der verschiedenen Länder erfasst werden sollen. Wenn Sie für ein Land Änderungen vornehmen möchten, markieren Sie das entsprechende Land in der Liste und klicken auf Bearbeiten. Sie können dann den Namen, das Länderkennzeichen und die Anzahl der Stellen in der Postleitzahl ändern sowie die Adresskonfiguration festlegen. Wenn Sie auf Adresskonfiguration klicken, können Sie festlegen, wie Adressen, Kontaktnamen und Kontaktpersonen in allen Berichten erscheinen sollen. Ortsregister Im Ortsverzeichnis können Sie bei Bedarf Postleitzahlen und Orte erfassen und ändern. So erfassen Sie einen neuen Ort 1. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Nummer oder einen neuen Ort zu erfassen. Es öffnet sich das Fenster Stadt/Ort. 2. Geben Sie die neue Postleitzahl, die Stadt/den Ort und das Land ein. 3. Klicken Sie auf OK. Die neue Stadt/der neue Ort kann nun an anderen Stellen im Programm verwendet werden. 80

88 ANDERE EINSTELLUNGEN Weitere Programme Unter Funktionen - Einstellungen - Andere Einstellungen - Weitere Programme legen Sie die Einstellungen die Programme von Microsoft Office fest, mit denen sich Mamut verbindet. Zusätzlich nehmen Sie hier Eisntellungen für Telefon, Fax, , TAPI sowie das Listentrennzeichen vor. Installierte Programme Klicken Sie auf Suchen, um alle Programme anzuzeigen, mit denen Mamut sich verbinden kann. Es werden Ihnen nun in der Liste alle verfügbaren Programme samt Sprachversion und Versionsnummer angezeigt. Klicken Sie auf eine Zeile in der Liste, werden Ihnen ausführliche Informationen u.a. zum Pfad in einem neuen Fenster angezeigt. Diese Informationen können Sie bearbeiten. Speicherort Hier wird der Pfad zum Speicherort der Mamut Datenbank angezeigt. Die Datenbank enthält alle Daten, die im Programm registriert sind. Bei einer Sicherheitskopie wird immer die Datenbank kopiert. Telefon/Fax Hier finden Sie den Pfad zum Druckertreiber für das Fax. Sie können den Pfad über Klick auf die...-schaltfläche verändern. Wenn Ihr Unternehmen für externe Anrufe eine Vorwahl verwendet, tragen Sie die unter Vorwahl bei externem Anruf ein. Wenn Sie einen Treiber für TAPI 3.0 oder höher installiert haben, können Sie direkt aus dem Programm heraus telefonieren. Wählen Sie z.b. Skype aus der Liste. Mehr zur Integration von Skype lesen Sie im gleichnamigen Kapitel. Hinweis: Um die TAPI-Funktion nutzen zu können, müssen Sie den Telefonie-Dienst unter Windows aktivieren. Diese Einstellung finden Sie mit einem rechten Mausklick auf 'Arbeitsplatz' - Verwalten - Dienste und Anwendungen - Dienste. Markieren Sie das betreffenden Kontrollkästchen, wenn ein auf MAPI basierendes Programm installiert wurde bzw. wenn Sie Richt Text Format (RTF) beim Bearbeiten von s benutzen. Hier finden Sie das Listentrennzeichen, das das Programm verwendet. Sollten Sie es ändern wollen, beachten Sie bitte, welches Listentrennzeichen in den Regionalen Einstellungen unter Windows hinterlegt ist. Beide müssen identisch sein, wenn nicht z.b. beim Export von Listen Probleme entstehen sollen. 81

89 EINSTELLUNGEN Wie verwendet man WinFax mit Mamut? 3Mit WinFax können Sie direkt aus Mamut heraus Dokumente und Berichte an Ihre Kontakte faxen. Hierfür muss das Programm WinFax auf Ihrem Rechner installerit sein. Lesen Sie hierfür die Installationsanweisungen, die Sie zusammen mit dem Programm erhalten haben. So legen Sie einen Fax-Treiber fest 1. Klicken Sie auf Funktionen - Einstellungen - Andere Einstellungen - Weitere Programme. Das Fenster zum Anpassen von Mamut Business Software an Drittsoftware wird geöffnet. 2. Klicken Sie neben dem Feld Druckertreiber für das Fax auf die...-schaltfläche. 3. Wählen Sie den - bereits vorab installierten - Druckertreiber für WinFax. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Tragen Sie die Vorwahl bei externen Anrufen ein, falls Sie z.b. für externe Anrufe eine Vorwahl (z.b. "0") verwenden. 6. Klicken Sie auf OK. Sie können nun direkt aus Mamut heraus Faxe versenden. 82

90 Kapitel 5: Administration In diesem Kapitel: DATENBANKEN Firmendatenbanken Firmendatenbank öffnen Neue Firmendatenbanken erstellen Datenbankwerkzeuge Wie löscht man den Inhalt von Systemdatenbanken? Zu installierende Dateien API DATENSICHERUNG Arten der Datensicherung Sicherungskopie für Buchhalter Wie erstellt man eine Datensicherung? Grundsätzliche Informationen zum Wiederherstellen von Datensicherungen Wie stellt man eine Datensicherung wieder her? Einstellungen für Datensicherung BENUTZER- UND ZUGANGSVERWALTUNG Benutzername und Passwort Wie verknüpft man einen Benutzer mit einem Mitarbeiter? Zugangsberechtigung Assistent für die Verwaltung von Zugangsvorlagen Benutzerdefinierte Zugangsprofile SYSTEMPROTOKOLLE SYSTEM-ERSTELLTE AKTIVITÄTEN (LOGDATEIEN) LIZENZINFORMATIONEN Wie registriert man einen Lizenzcode? Über das Programm Lizenzinformationen verwalten Von Lizenzdiskette lesen Lizenzdatei downloaden Wie ändert man Informationen in der Registrierung? MAMUT ONLINE DESKTOP Erste Schritte mit Mamut Online Desktop Wie trennt man die Verbindung mit Mamut Online Desktop? Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop

91 ADMINISTRATION DATENBANKEN Microsoft SQL Server Datenbank Mamut Business Software benutzt Microsoft SQL Server als Datenbank. Bei der Installation überprüft das Programm, ob Microsoft SQL Server auf Ihrem Rechner installiert ist. Ist das nicht der Fall, wird ggf. Microsoft SQL Server 2005 Express installiert. Bei Standard-Einzelbenutzerinstallationen wird das Programm nur auf einem einzelnen Rechner verwendet. Dieser Rechner dient dann auch als Datenbankserver: Bei Mehrbenutzerinstallationen dient ein Rechner im Netzwerk als Datenbankserver. Auf diesem Rechner wird Microsoft SQL Server installiert, sofern er noch nicht vorhanden ist. Client-Installationen, die auf einen anderen Rechner zugreifen, der als Datenbankserver dient, benötigen Microsoft SQL Server nicht. Hier werden nur die Programmdateien von Mamut Business Software installiert. Instanzen Ein Datenbankserver kann mehrere verschiedene Instanzen haben. Bei der Installation von Mamut Business Software wird MAMUT als Standardinstanzname vorgeschlagen. Der Name kann überschrieben werden. Es ist auch möglich, eine bereits vorhandene Instanz zu verwenden. Wir empfehlen jedoch aus Gründen der Übersichtlichkeit, eine eigene Instanz für die Datenbank von Mamut Business Software einzurichten. Der Name des Datenbankservers wird i.d.r. aus dem Servernamen plus dem Instanznamen bestehen. Beispiel: SERVERNAME\MAMUT. Hinweis! Instanzen sind nur notwendig, wenn man mehrere SQL-Server auf demselben Rechner hat. Eine Instanz kann eine oder mehrere Datenbanken enthalten. In Mamut Business Software besteht die Datenbank aus einer Systemdatenbank und einer oder mehreren Firmendatenbanken. Systemdatenbank Eine Systemdatenbank enthält gesammelte Informationen zu allen Firmendatenbanken. Die Firmendatenbank-Dateien enthalten Daten zu der jeweiligen Firmendatenbank, während die Systemdateien Daten zu allen Firmendatenbanken enthalten. Beispiele für Inhalte von Systemdateien sind die Benutzerinformationen und die Benutzerrechte. Firmendatenbank Eine Firmendatenbank stellt eine in sich geschlossene Einheit dar. Steuerbüros z.b. legen manchmal gerne eine Firmendatenbank pro Mandant an, während andere Unternehmensarten andere Kriterien für die Definition einer Einheit haben. So kann eine Firmendatenbank z.b. auch eine gesamte Firma darstellen. Jede Installation kann mehrere Firmendatenbanken enthalten. Die Anzahl der möglichen Firmendatenbank richtet sich nach Ihrer Lizenz. 84 Client Manager Der Client Manager ist ein Teil einzelner Programmversionen. Er wird von Benutzern verwendet, die mehrere Systemdatenbanken verwalten müssen. Eine Systemdatenbank oder eine "Installation" kann mehrere Firmendatenbanken enthalten. Benutzer mit mehreren Systemdatenbanken sind z.b. Steuerbüros mit vielen Mandanten.

92 DATENBANKEN Datenbankpflege Wenn Sie die Datenbank reparieren, reindexieren oder komprimieren müssen, verwenden Sie bitte DataTools. DataTools ist ein Programm zur Datenbankadministration, das die gebräuchlichsten Tools zur Administration von SQL-Server-basierten Datenbanken unterstützt. Das Programm wird automatisch zusammen mit Mamut Business Software installiert und mit Doppelklick auf die Datei MDataTools.exe gestartet. Sie finden die exe-datei im Programmordner "DataTools" im Verzeichnis, unter dem Sie Mamut Business Software installiert haben (z.b. C:\Programme\Mamut\DataTools). Zusätzlich zur Datenbankpflege können Sie mithilfe von DataTools auch Datensicherungen vornehmen und wiederherstellen. Weitere Informationen zu DataTools finden Sie in der DataTools-Online-Hilfe. Firmendatenbanken Eine Firmendatenbank in Mamut steht für eine Buchhaltung/eine Einheit. Man kann mehrere Firmendatenbanken in einer Installation des Programms haben. Die maximale Anzahl ist durch Ihre Lizenz vorgegeben. Wenn Sie das Programm zum ersten Mal starten, durchlaufen Sie einen Assistenten. Dieser hilft Ihnen bei den wichtigsten Einstellungen, die Sie vor der Ingebrauchnahme des Programms vornehmen müssen. Einige davon sind bereits voreingestellt. Viele Stammdaten sind schon vorhanden und andere sind frei wählbar. So können Sie zum Beispiel entscheiden, ob Sie die im Programm enthaltenen Kontenpläne nutzen möchten. Später können Sie weitere Firmendatenbanken erstellen. Wenn Sie dies tun, können Sie entscheiden, ob Sie Informationen aus einer Firmendatenbank in eine andere übernehmen möchten, um bei den Einstellungen für die neue Datenbank Zeit zu sparen. Sie können auch Kontakte und andere Informationen übernehmen. In einer Mehrbenutzerumgebung kann eine neue Firmendatenbank auf einem Arbeitsplatzrechner eingerichtet werden. Dies kann u.u. einige Zeit in Anspruch nehmen. Falls Sie Microsoft Windows XP mit Servicepack 2 verwenden, sollten neue Firmendatenbanken auf dem Serverrechner eingerichtet werden. Wenn Sie eine neue Firmendatenbank einrichten, können Sie dies gegebenenfalls mithilfe eines Assistenten tun. 85

93 ADMINISTRATION Firmendatenbank öffnen Nach dem Einloggen ins Programm öffnet sich das Fenster Liste der Firmendatenbanken. Hier können Sie die Firmendatenbank auswählen, in der Sie arbeiten möchten. Die Liste enthält die Namen jeder Firmendatenbank in Ihrer Installation. Sie können den Namen einer Datenbank ändern; er sollte jedoch keine Sonderzeichen, Leerzeichen, Punkte usw. enthalten. Doppelklicken Sie auf den Datenbanknamen in der Liste, um die dazugehörigen Datenbank zu öffnen. Der Name der Datenbank wird dann in der Titelleiste von Mamut Business Software angezeigt. Erstellen Sie eine Neue Firmendatenbank, indem Sie auf Neu klicken. Wenn Sie die Firmendatenbank löschen, gehen die Daten verloren. Wenn Sie sich in einer Firmendatenbank befinden, können Sie zu einer anderen wechseln, indem Sie zu Datei - Firmendatenbank öffnen gehen. Tipp! Sie können in den Benutzereinstellungen eine Standard-Firmandatenbank auswählen. Dann brauchen Sie beim Einloggen in diesem Fenster keine Firmendatenbank auszuwählen. Neue Firmendatenbanken erstellen Beim ersten Programmstart erstellen Sie Ihre erste Firmendatenbank. Sollten Sie mehrere Firmendatenbanken wünschen, können Sie diese später anlegen. Wenn Sie eine neue Firmendatenbank erstellen, können Sie die Informationen aus einer bestehenden Firmendatenbank Ihrer Installation übernehmen. Dies gilt z.b. für das gesamte Produktregister, den Kontenplan und das Mitarbeiterregister. Auf diese Weise können Sie viel Zeit sparen, da Sie nicht alle Informationen neu per Hand eingeben müssen. So erstellen Sie eine neue Firmendatenbank mit eigenen/neuen Daten 1. Öffnen Sie das Programm und wählen Sie Datei - Neue Firmendatenbank. Sie können auch in der Liste der Firmendatenbanken, die sich nach der Eingabe von Benutzernamen und Passwort öffnet, auf Neu klicken. 2. Tragen Sie einen Alias-Namen ein. Unter diesem Namen wird die Firmendatenbank registriert. Es sollte ein Kurzname sein, der für das Einwählen in die Datenbank verwendet wird und die Datenbank eindeutig von den anderen hinterlegten Datenbanken unterscheidet. Den Alias-Namen können Sie nachträglich ändern. Er sollte keine Sonderzeichen (z.b. Punkte) und keinen Zwischenraum enthalten. 3. Wählen Sie die Option Neue Firmendatenbank und klicken Sie auf Weiter. Der Assistent hilft Ihnen nun bei den wichtigsten Einstellungen. Wenn Sie den Assistenten nicht weiter nutzen wollen, markieren Sie das Kontrollkästchen Nein, danke. Sie geben dann nur Ihre Firmeneinstellungen ein. Berücksichtigen Sie die mit Sternchen (*) markierten Pflichtfelder. Unter Kontenplan können Sie aus einer Liste vordefinierter Kontenpläne den für Sie zutreffenden auswählen. 4. Wenn Sie den Assistenten weiter nutzen, legen Sie zunächst Ihre Firmeneinstellungen fest, und folgen Sie dann den weiteren Anweisungen des Assistenten. 5. Klicken Sie auf Ausführen. Die Firmendatenbank wird nun erstellt. Sie können sofort in ihr arbeiten. 86

94 DATENBANKEN So erstellen Sie einer neue Firmendatenbank mit den Daten einer bereits vorhandenen Firmendatenbank 1. Öffnen Sie das Programm und wählen Sie Datei - Neue Firmendatenbank. Sie können auch in der Liste der Firmendatenbanken, die sich nach der Eingabe von Benutzernamen und Passwort öffnet, auf Neu klicken. 2. Tragen Sie einen Alias-Namen ein. Unter diesem Namen wird die Firmendatenbank registriert. Es sollte ein Kurzname sein, der für das Einwählen in die Datenbank verwendet wird und die Datenbank eindeutig von den anderen hinterlegten Datenbanken unterscheidet. Den Alias-Namen können Sie nachträglich ändern. Er sollte keine Sonderzeichen (z.b. Punkte) und keinen Zwischenraum enthalten. 3. Wählen Sie die Option Inhalt einer existierenden Firmendatenbank kopieren. 4. Wählen Sie, von welcher Firmendatenbank die Daten kopiert werden sollen: Zunächst die Firmendatenbank und danach die Register und/oder Unterregister, deren Daten in die neue Datenbank kopiert werden sollen. 5. Klicken Sie auf Ausführen. Die Firmendatenbank wird nun erstellt. Sie können sofort in ihr arbeiten. Datenbankwerkzeuge Eine Reihe von nützlichen Datenbankwerkzeugen hilft Ihnen bei der Wartung und Pflege Ihres Programms. Einige davon sind passwortgeschützt, unter anderem, um das System vor Missbrauch zu schützen, und einige sind nur für den Gebrauch durch das Mamut Support Center oder zugelassene Händler bestimmt. Sie finden diese Funktionen im Menü Datei - Datenbankwerkzeuge. Gehe zu... Diese Funktion öffnet unterschiedliche Bereiche auf Ihrem Rechner, zum Beispiel den Programmordner des Systems, d.h. den Ordner, in dem die Programmdateien installiert sind. Beispieldatenbank installieren Mit der Beispieldatenbank können Sie die Möglichkeiten von Mamut Business Software testen, ohne dass dies Ihre eigenen Firmendaten beeinträchtigt. Sie können auch die verschiedenen erhältlichen Zusatzprodukte und Erweiterungen testen, bevor Sie ggf. bestellen. Supportwerkzeuge Enthält Funktionen, die nur vom Mamut Support Center benutzt werden sollen. Datenbank übersetzen Dieses Tool übersetzt die Sprache der Systemtabellen in die aktuell für Ihre Anwendung verwendete Sprache (z.b. wenn Sie zuvor die Sprachauswahl für die Anwendung von Deutsch auf Englisch geändert haben). 87

95 ADMINISTRATION Systemupdatedatei einlesen Von Zeit zu Zeit werden Systemupdates zum Download per Internet bereitgestellt. Das Datenbankwerkzeug Systemupdatedatei einlesen verwenden Sie, um die Updates einzulesen. Dieses Tool ist nur für den Systemadministrator zugänglich. Firmenbearbeitung Mithilfe der Firmenbearbeitung können Sie Konten für den Kontenplan mehrerer Firmendatenbanken/Klienten gleichzeitig einrichten. Dies kann besonders hilfreich sein, falls Sie mehrere Firmendatenbanken mit den gleichen oder nahezu gleichen Kontenplänen haben. Wie löscht man den Inhalt von Systemdatenbanken? So lange noch keine Daten in der Systemdatenbank registriert sind, die bewahrt werden müssen, können Sie problemlos einige Ordner löschen. Sie können danach mit einer geleerten Datenbank neu starten. Hinweis! Sie werden hierbei alle Daten verlieren, die Sie bislang in Ihrer Datenbank gespeichert haben. Deswegen sollten Sie diesen Vorgang unbedingt nur durchführen, wenn keine wichtigen Daten gespeichert sind. Der einzige Unterschied zu einer Neuinstallation ist, dass Sie die Installation selbst nicht noch einmal durchführen müssen. Es werden nicht alle Dateien gelöscht, die programmseitig auf Ihrem Rechner installiert sind. So löschen Sie den Inhalt von Systemdatenbanken und starten neu 1. Ist das Programm geöffnet, schließen Sie es. 2. Öffnen Sie den Windows Explorer. 3. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem der Mamut Daten-Ordner liegt. Sie finden ihn in der Regel unter: Windows XP : "C:\Programm und Einstellungen\Alle User\Public Mamut\Mamut\". Windows Vista : C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut 4. Löschen Sie den Programmordner Mamut. 5. Starten Sie das Programm neu. Das Programm wird nun den Assistenten für die Erstinstallation starten und eine neue, leere Datenbank erstellen, für die Sie einen Benutzernamen und ein Passwort anlegen können. Deinstallation Wenn Sie das ganze Programm deinstallieren möchten, wechseln Sie in die Windows Systemsteuerung und starten das Programm zur Deinstallation von Software. Oder Sie nutzen das (De-)Installationsprogramm auf Ihrer Mamut-CD. Den unten beschriebenen Vorgang sollten Sie nur durchführen, wenn Sie noch einmal ganz von vorne und ohne Daten beginnen wollen. Entfernen von Dateien, die das Deinstallationsprogramm nicht berücksichtigt: Um alle Daten zu löschen, müssen Sie auch den Datenbankserver mit einschließen. Hierfür können Sie z.b. Microsoft SQL Management Studio Express nutzen. Zusätzlich sollten Sie auch die Dateien löschen, die im Programmordner liegen. 88

96 DATENBANKEN Zu installierende Dateien Dateiaufteilung Ihre Programmdatenbank besteht aus Firmendatenbankdateien und Systemdateien. Die Firmendatenbankdateien enthalten Daten für die verschiedenen einzelnen Firmendatenbanken, während die Systemdateien Daten für alle Firmendatenbanken gemeinsam enthalten. So enthalten die Systemdateien z.b. Daten zu Benutzern und zu Zugriffsrechten. Die zum Programm gehörenden Dateien sind so aufgeteilt, dass die diejenigen Dateien, die bei der Installation erstellt oder geändert werden, in einem eigenen Verzeichnis liegen. Unter Windows Vista können Dateien im Verzeichnis C:\Programme nur mit Hilfe vom Windows Installer erstellt oder geändert werden. Die Dateien, die vom Benutzer der Datenbank erstellt oder geändert werden, müssten in einem Verzeichnis abgelegt werden, auf das der Benutzer Zugriff hat. Die Rechtevergabe für das Verzeichnis wird vom Systemadministrator verwaltet. Dieser muss auch in Mehrbenutzerinstallation dafür Sorge tragen, dass alle Benutzer die notwendigen Zugriffsrechte besitzen. Standardablage der Dateien bei der Installation Sie können selbst wählen, in welches Verzeichnis die Programmdateien installiert werden sollen. Das System schlägt jedoch einen Standardpfad vor: Programmdateien: C:\Programme\Mamut. Datendateien und mamut.ini: C:\Dokumente und Einstellungen\Alle\Public Mamut\Mamut. Unter Windows Vista C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut. System- und Client-Datenbanken: C:\Documente und Einstellungen\Alle\Public Mamut\Databases. 89

97 ADMINISTRATION Werte in der Registry Die Einstellungen in der Registry sind unabhängig davon, welches Operativsystem Sie verwenden. Alle Registry-Werte finden Sie unter dem Dateipfad: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Mamut\Mamut. Folgende Registry-Werte für Version 12 werden installiert (Pfade sind Beispiele) Key Werte für Windows XP oder früher Werte für Windows Vista AppName Mamut Business Software Mamut Business Software AppPath C:\Programme\Mamut\ C:\Programme\Mamut\ DataPath IniFile C:\Dokumente und Einstellungen\Alle\Public Mamut\Mamut\Data C:\Dokumente und Einstellungen\Alle\Public Mamut\Mamut\Mamut.ini InstallLanguage DE DE C:\Benutzer\Öffentlich\Public Mamut\Mamut\Data\ C:\Benutzer\Öffentlich\Public Mamut\Mamut\Mamut.ini InstallRoot C:\XP12.0.<Nummer> C:\Vista12.0.<Nummer> Language 7 7 MCode <Lizenznummer> <Lizenznummer> Partner Mamut Mamut Serverpath.\Mamut.\Mamut Version 12.0.<Nummer> 12.0.<Nummer> Installation Neue Installation: Beim Neuinstallieren schlägt das Programm folgendes Verzeichnis für die Programmdateien vor: C:\Programme. Das Verzeichnis "Library" und die mamut.ini sollen wie o.a. installiert werden. Wenn Sie die Programmdateien nicht im Standardverzeichnis ablegen wollen, folgt die Pfadstruktur für das Datenverzeichnis der Pfadstruktur für die Programmdateien. Aktualisierung: Beim Aktualisieren werden neue Programmdateien in das Verzeichnis installiert, das bei der Installation gewählt wurde. Die Library wird wie folgt abgelegt:c:\dokumente und Einstellungen\Alle\Public Mamut. Oder unter Vista: C:\Benutzer\Öffentlich\Public Mamut\. 90

98 DATENBANKEN Erste Inbetriebnahme Nach neuer Installation: Beim ersten Programmstart nach einer Neuinstallation werden keine Registry-Einträge geändert. Sie können jedoch das Datenverzeichnis selbst ändern. API API (Application Programming Interface) steht für eine Programmierschnittstelle, die von einem Softwaresystem (in diesem Fall Mamut Business Software) anderen Programmen zur Anbindung an das System zur Verfügung gestellt wird. Diese Schnittstelle kann als Zusatzprodukt angefordert werden. Mamut API ist ein Zusatzprodukt zu Mamut Business Software, mithilfe dessen Sie Informationen mit anderen Systemen austauschen können, ohne die übliche Programmschnittstelle zu benutzen. Sie erhalten zusätzlich eine eigene Dokumentation. 91

99 DATENSICHERUNG Der Stellenwert einer Datensicherung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Unvorhersehbare Ereignisse wie z.b. ein PC-Absturz, Diebstahl oder Brand können Daten unwiederbringlich vernichten. Wenn Sie keine Datensicherung haben, die Sie wiederherstellen können, so haben Sie alle Informationen verloren, die Sie im Programm erfasst hatten, und müssen noch einmal von vorne beginnen. Hinweis! Die Benutzerverwaltung von Mamut regelt den Zugriff auf Ihr Mamut System. Die Zugriffverwaltung auf den dazugehörenden Datenbankserver wird betriebssystemseitig verwaltet. Sie sind selbst für den Zugriffsschutz auf den von Ihnen verwendeten Computer verantwortlich. Insbesondere empfehlen wir die Einrichtung eines Berechtigungskonzepts mit entsprechender Passwortvergabe auf Betriebssystemebene. Häufigkeit Wie oft eine Datensicherung erfolgen sollte, hängt davon ab, wie häufig und wie das Programm benutzt wird, aber als Faustregel sollten Sie jeden Tag eine Datensicherung vornehmen, wenn Sie mit der Arbeit am Programm fertig sind. Standardmäßig werden Sie bei jedem Beenden des Programms gefragt, ob Sie eine Datensicherung vornehmen wollen. Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, haben Sie jederzeit eine aktuelle Sicherungskopie verfügbar. Wenn Sie beim Beenden des Programms nicht gefragt werden, ob Sie eine Datensicherung vornehmen wollen, so kann dies daran liegen, dass die Einstellungen für Datensicherung geändert wurden. Bei einem eventuellen Systemabsturz ist es sowohl zeitaufwändig als auch schwierig, die Datenbank zu rekonstruieren. Bei aktivem Gebrauch empfiehlt sich daher eine tägliche Datensicherung. Die Datensicherung kann nach eigenen Bedürfnissen und Speichermöglichkeiten eingerichtet werden. Sie können entscheiden, ob Sie eine einzelne Datenbank oder ggf. mehrere Datenbanken gleichzeitig sichern wollen. Es ist möglich Zugangsberechtigungen so einzurichten, dass ausgewählte Benutzer Datensicherungen vornehmen können. Speicherort Die Datensicherung kann auf die Festplatte erfolgen, in einen freigegebenen Ordner im Netzwerk oder externe Medien wie USB-Einheiten, externe Festplatten oder Ähnliches. Es empfiehlt sich, mindestens eine vollständige Sicherungskopie separat von dem Rechner aufzubewahren, auf dem das Programm verwendet wird, für den Fall, dass dieser Rechner gestohlen oder beschädigt wird. Tipp! Es gibt auf dem Markt eine Reihe von Anwendungen zur routinemäßigen Datensicherung auf andere Rechner/Bereiche/Einheiten. Windows hat ebenfalls ein universelles Tool hierfür. Dieses heißt Microsoft Backup und wird über das Start-Menü mit gestartet. Hier wählen Sie "Programme/Zubehör/Systemprogramme/Sicherung". Es öffnet sich dann ein Fenster, das ähnlich aufgebaut ist wie der Windows Explorer. Allerdings können Sie hier die einzelnen Dateien oder Verzeichnisse anzukreuzen. Von den angekreuzten Dateien und Verzeichnissen wird dann eine Datensicherung erstellt. Microsoft Backup ist in erster Linie zur Sicherung größerer Datenmengen gedacht. 92

100 DATENSICHERUNG Passwortschutz für Datensicherungen Sie können Ihre Sicherungskopien mit einem Passwort schützen. Bedenken Sie jedoch, dass Sie sich das Passwort merken müssen, um die Sicherungskopie wiederherzustellen. Das Mamut Support Center kann Ihnen nicht weiterhelfen, falls Sie das Passwort vergessen. Wiederherstellen gesicherter Daten Die Sicherungskopien werden mithilfe eines Assistenten wiederhergestellt. Die Daten im Programm werden dann durch die Daten aus der Sicherungskopie überschrieben, so dass Ihre Firmendatenbanken in den Zustand zurückversetzt werden, in dem sie zum Zeitpunkt der Datensicherung waren. Wenn Sie danach Daten erfasst haben, so gehen diese verloren. Lesen Sie mehr über die Wiederherstellung von Sicherungskopien im entsprechenden Abschnitt. Die Datenbank Die Datenbank des Programms besteht aus Firmendatenbank-Dateien und Systemdateien. Die Firmendatenbank-Dateien enthalten Daten für die einzelnen Firmendatenbanken, während die Systemdateien Daten enthalten, die allen Firmendatenbanken gemeinsam sind. Beispiele für Systemdateien sind Benutzerinformation und Benutzerzugang. Mamut Online Backup Über Mamut Open Services bietet Mamut allen Unternehmen und Privatpersonen eine kostenlose Online-Datensicherung. Mamut Online Backup ermöglichen Ihnen eine sichere und effiziente Datensicherung sowie eine sichere und benutzerfreundliche Datenübertragung! Mamut Online Backup ist benutzerfreundlich. Die verschlüsselte Datensicherung erfolgt kontinuierlich, während Sie online sind. Dieser Service ersetzt nicht die Datensicherung vom Programm aus, kann Ihnen jedoch dabei helfen, die mit dem Programm erstellte Sicherungskopie sicher zu speichern. Lesen Sie mehr über diesen Service im Internet (externer Link): Arten der Datensicherung Sie können selbst entscheiden, auf welche Art Sie Ihre Programmdaten sichern möchten. Es gibt zwar eine standardmäßige Empfehlung; Sie können diese jedoch jederzeit durch eine andere Lösung ersetzen, die Ihren Bedürfnissen näherkommt. Wenn die Buchhaltungsfunktionalität in Ihrer Lizenz mit enthalten ist, können Sie außerdem eine Sicherheitskopie vornehmen, die Sie direkt an Ihr Steuerbüro weiterleiten können. Standard-Datensicherung Die Standard-Datensicherung erstellt eine Sicherheitskopie aller Firmendatenbanken, Dokumente und Systemdateien. Diese Art der Sicherung wird standardmäßig empfohlen, da Sie im Falle eines Systemabsturzes alle Daten wiederherstellen können. Benutzerdefinierte Datensicherung Der Zweck einer benutzerdefinierten Datensicherung kann unterschiedlich sein. Sie gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, Firmendatenbanken auszusortieren und einen Teil der Daten wegzulassen. Wenn Sie die erweiterte Datensicherung wählen, können Sie auswählen, welche Firmendatenbanken in die Datensicherung mit eingeschlossen werden sollen und ob die Datensicherung Systemdateien und/oder Dokumente enthalten soll. 93

101 ADMINISTRATION Durch das Weglassen von Informationen, die in dieser Datensicherung nicht benötigt werden, wird der Kopiervorgang beschleunigt. Die Backup-Datei wird kleiner und benötigt weniger Speicherplatz. Hinweis! Sie sollten regelmäßig, idealerweise täglich eine Sicherung Ihrer gesamten Datenbestände in Mamut Business Software durchführen! Sicherungskopie für Buchhalter Mithilfe dieser Funktion können Sie Sicherheitskopien Ihre Daten direkt an Ihre Buchhaltung schicken (z.b. Ihr Steuerbüro). Die Funktionalität ist nur verfügbar, wenn die Buchhaltungsfunktion in Ihrer Lizenz enthalten ist. Falls Sie eine Kopie an Ihren Buchhalter/Wirtschaftsprüfer oder sonstige Dritte versenden möchten, können Sie hier eine maßgeschneiderte Datensicherung hierfür einrichten. Sie haben hier die Möglichkeit auszuwählen, welche Firmendatenbanken in der Datensicherung enthalten sein sollen. Nützliche Information zu Systemdateien Die Datenbank des Programms besteht aus Firmendatenbank-Dateien und Systemdateien. Die Firmendatenbank-Dateien enthalten Daten für die verschiedenen Firmendatenbanken, während Systemdateien Daten enthalten, die allen Firmendatenbanken gemeinsam sind. Beispiele für Systemdateien sind Benutzerinformation und Benutzerzugang. Datensicherungen mit Systemdateien können aus derselben oder einer niedrigeren Programmversion als der aktuell installierten stammen. Datensicherungen mit Systemdateien aus einer niedrigeren Version als die Programmdateien werden nach der Wiederherstellung automatisch aktualisiert. Datensicherungen ohne Systemdateien müssen aus derselben Version stammen wie das Programm, um wiederhergestellt werden zu können. Eine solche Datensicherung enthält weniger Daten und lässt sich schneller ausführen/wiederherstellen. Sicherungskopie für Buchhalter Wenn Sie eine Sicherheitskopie mit einer oder mehrerer Ihrer Firmendatenbanken an Ihren Buchhalter versenden möchten, wählen Sie diese Alternative im Assistenten für Datensicherung. Sie können ankreuzen, welche Firmendatenbanken in die Datensicherung mit eingeschlossen werden sollen, und ggf. auf Alle markieren klicken, falls Sie eine Kopie all Ihrer Firmendatenbanken an Ihren Buchhalter senden möchten. Die Sicherungskopie für den Buchhalter enthält keine Systemdateien, daher muss Ihr Buchhalter dieselbe Programmversion haben wie Sie. Wenn nicht, so können keine Daten per Sicherungskopie ausgetauscht werden. Die Versionsnummer finden Sie unter Hilfe - Über. Hinweis! Falls der Buchhalter mit Ihren Daten weiterarbeiten soll, um Sie Ihnen danach als neue Sicherungskopie wieder zurückzusenden, können Sie nicht in der Firmendatenbank/den Firmendatenbanken arbeiten, während Ihr Buchhalter diese hat und aktualisiert. 94

102 DATENSICHERUNG Wie erstellt man eine Datensicherung? Wie man eine Datensicherung erstellt 1. Gehen Sie zu Datei - Datensicherung - Datensicherung erstellen. 2. Kreuzen Sie an, welche Art der Datensicherung Sie vornehmen möchten, und klicken Sie auf Weiter. 3. Geben Sie eine passende Beschreibung für die Datensicherung in das entsprechende Feld ein oder wählen Sie eine der vordefinierten Beschreibungen aus der Auswahlliste aus. Hinweis! Diese Auswahl kann nicht geändert werden, falls Sie Datensicherung für Buchhalter ausgewählt haben. 4. Überschreiben Sie den Dateipfad durch Anklicken des Suchbuttons, falls Sie die Datensicherung nicht an der vorgeschlagenen Stelle speichern möchten. Der Dateipfad wird auf der Grundlage der bestehenden Einstellungen für Datensicherung vorgeschlagen. 5. Legen Sie ggf. fest, ob Sie die Datensicherung in kleinere Dateien aufteilen möchten. Dies kann beim Speichern auf einer Diskette sinnvoll sein, oder falls Sie die Datensicherung als - Anhang versenden möchten. 6. Klicken Sie auf Ausführen, um die Datensicherung in Gang zu setzen. Die Datensicherung wird am gewählten Ort gespeichert und danach getestet, um sicherzustellen, dass sie in Ordnung ist. Die Datensicherung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden benachrichtigt, wenn die Datensicherung abgeschlossen ist, und darüber informiert, wo sie gespeichert wurde, welche Firmendatenbanken und welche Dateien kopiert wurden. Wenn Sie im Statusfenster auf Schließen klicken, öffnet sich die Liste der Firmendatenbanken und Sie können auswählen, welche davon Sie öffnen möchten. Grundsätzliche Informationen zum Wiederherstellen von Datensicherungen Beim Wiederherstellen von Sicherungskopien sollten Sie einige Dinge beachten, bevor Sie den entsprechenden Assistenten starten. Zunächst einmal sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Daten, die zum Zeitpunkt der Wiederherstellung im Programm liegen, durch die Daten der Sicherungskopie überschrieben werden. Wenn Sie also eine Sicherungskopie von vor einer Woche wiederherstellen, verlieren Sie alle Informationen, die Sie im Laufe der Woche nach der Datensicherung in das Programm eingegeben haben. Beim Wiederherstellen von Sicherungskopien müssen die Programmdateien auf dem Rechner, auf dem Sie wiederherstellen, von derselben Version stammen wie die Programmdateien auf dem Rechner, an dem die Datensicherung vorgenommen wurde. Es ist zwar möglich, eine ältere Sicherungskopie mit Systemdateien einer neueren Programmversion wiederherzustellen, jedoch werden die Daten dann aktualisiert und es ist nicht mehr möglich, eine neue Sicherungskopie zu erstellen und diese auf dem ursprünglichen Rechner wiederherzustellen. Beim Wiederherstellen von Datensicherungen unter Datei - Datensicherung - Datensicherung wiederherstellen haben Sie die beiden im Folgenden näher beschriebenen Möglichkeiten. 95

103 ADMINISTRATION Wiederherstellen einer Datensicherung über Ihr System Falls Sie eine Datensicherung wiederherstellen möchten, die in Ihrem Programm oder auf einem Netzwerkrechner erstellt wurde, welcher derselben Datenbank angeschlossen ist wie Sie, wählen Sie die Wiederherstellung einer bestehenden Datensicherung aus. Sie erhalten dann eine Übersicht über Sicherungskopien, die im System erstellt wurden. Wählen Sie hier die wiederherzustellende Sicherungskopie aus - in den meisten Fällen ist dies die neueste. Markieren Sie die Sicherungskopie, die Sie wiederherstellen möchten. Falls die Sicherungskopie in einem anderen Verzeichnis liegt, klicken Sie auf Durchsuchen, um dieses zu finden. Wiederherstellen einer externen Datensicherung Wenn Sie eine externe Datensicherung wiederherstellen möchten, d.h. eine Datensicherung, die nicht auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk vorgenommen wurde, wählen Sie beim Wiederherstellen diese Alternative. Sie können dann den Dateipfad eingeben oder nach dem Verzeichnis suchen, in dem die wiederherzustellende Datensicherung gespeichert wurde. Es kann sich z.b. um eine Sicherungskopie von Ihrem Buchhalter handeln, die Sie als Anhang einer o. Ä. erhalten haben. Sie müssen die Datei zunächst in einem Ordner auf Ihrem Rechner speichern und danach mithilfe der Browse-Funktion heraussuchen, um sie dann wiederherzustellen. Hinweis! Beim Wiederherstellen von Datensicherungen werden alle Informationen überschrieben, die nach dem Erstellen der Datensicherung erfasst wurden. Sie werden also zum Zeitpunkt der Erstellung der Datensicherung zurückversetzt. Wie stellt man eine Datensicherung wieder her? Hinweis! Datensicherungen ohne Systemdateien müssen die gleiche Versionsnummer wie das Programm haben, um wiederhergestellt werden zu können. Lesen Sie weiter oben mehr dazu. So stellen Sie eine vorhandene Datensicherung wieder her 1. Wählen Sie Datei - Datensicherung - Datensicherung wiederherstellen. 2. Wählen Sie Frühere Datensicherung und markieren Sie die gewünschte Datensicherung in der Liste. Ist die Datensicherung passwortgeschützt, tragen Sie das Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Kontrollieren Sie die Informationen zur gewählten Datensicherung und klicken Sie danach auf Weiter. 5. Lesen Sie die Wichtigen Informationen und markieren Sie die Verständniserklärung. Klicken Sie danach auf Weiter. 6. Klicken Sie auf Ja, um vorhandene Daten zu überschreiben. Diese Abfrage erhalten Sie, wenn die Sicherheitskopie eine Firmendatenbank oder Systemdateien enthält, die bereits in Ihrer Datenbank vorhanden sind. Die Sicherheitskopie wird wiederhergestellt. Je nach Datenmenge dauert der Vorgang einige Zeit. 96

104 DATENSICHERUNG So stellen Sie eine externe Datensicherung wieder her 1. Wählen Sie Datei - Datensicherung - Datensicherung wiederherstellen. 2. Wählen Sie Externe Datensicherung und geben Sie den Quellpfad der Datensicherung an: Tippen Sie den Pfad direkt ein oder wählen Sie Blättern, um die Datei im Quellordner zu markieren. Ist die Datensicherung passwortgeschützt, tragen Sie das Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Kontrollieren Sie die Informationen zur gewählten Datensicherung und klicken Sie danach auf Weiter. 5. Lesen Sie die Wichtigen Informationen und markieren Sie die Verständniserklärung. Klicken Sie danach auf Weiter. Die Sicherheitskopie wird wiederhergestellt. Je nach Datenmenge dauert der Vorgang einige Zeit. Hinweis! Das Programm wird beim Wiederherstellen von Datensicherungen automatisch geschlossen. Sie können es im Anschluss an dien Wiederherstellungsvorgang wieder öffnen. Einstellungen für Datensicherung Unter den Einstellungen für Datensicherung können Sie einen Standardpfad für die Datensicherung festlegen und zusätzlich bestimmen, ob beim Beenden des Programms automatisch eine Datensicherung durchgeführt wird. Die Sicherheitskopien werden in dem Ordner abgelegt, den Sie im Assistenten bestimmen. Standardeinstellungen Standardpfad für die Datensicherung: Hier legen Sie den Pfad zum Ordner für die Datensicherung fest. Dieser Ordner wird Ihnen dann bei manuellen Datensicherungen immer als Standard vorgeschlagen. Sie können den Pfad entweder direkt eintragen oder über die Schaltfläche Ordner auswählen gehen. Automatische Datensicherung Automatische Datensicherung beim Schließen des Programms: Hier können Sie festlegen, ob beim Beenden des Programms automatisch eine Datensicherung erstellt wird. Sie können z.b. auch einen wöchentlichen Turnus festlegen. Die Datensicherung erfolgt immer beim Beenden des Programms. Bei automatischen Datensicherungen enthält die Datensicherung alle Systemdatenbanken sowie die Dateien der jeweiligen Systemdatenbanken. Aufforderung zur Durchführung einer automatischen Datensicherung anzeigen: Wenn Sie jedes Mal gefragt werden wollen, ob eine Datensicherung erstellt werden soll, legen Sie das hier fest. Alternativ wird die Datensicherung direkt erstellt. 97

105 BENUTZER- UND ZUGANGSVERWALTUNG Alle Anwender des Programms sollten als Benutzer angelegt werden. Dies erfolgt über den Systemadministrator bzw. Superuser, d.h. einen bereits existierenden Benutzer, der über die entsprechenden Zugriffsrechte zum Anlegen von Benutzern verfügt. Ist ein Benutzer im System angelegt, kann der zugeordnete Anwender seine Benutzereinstellungen in weiten Bereichen individuell anpassen. So könnte z.b. ein englischsprachiger Anwender die Applikation für seinen Benutzer auf Englisch umstellen, sofern er die entsprechenden Zugriffsrechte vom Systemadministrator erhalten hat. Die Benutzerverwaltung wird über Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung aufgerufen: Im Übersichtsfenster über Benutzer sehen Sie alle registrierten Benutzer mit Benutzernamen, vollständigem Namen, Zugriff, Anmelde- und Verbindungsstatus. Wenn Sie in Ihren Benutzereinstellungen als Benutzer mit Vollzugang/Superuser angelegt sind, können Sie Benutzer hinzufügen, bearbeiten und löschen. Dasselbe gilt, wenn Sie mit einer Zugangsvorlage als Systemadministrator angelegt sind. Sie haben dann Zugang zu allen Einstellungen für alle Benutzer, während der einzelne Benutzer lediglich Zugriff auf seine eigenen Einstellungen hat. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen möchten, so klicken Sie auf Neu. Sie können die Benutzereinstellungen bearbeiten, indem Sie den zu ändernden Benutzer markieren und auf Bearbeiten klicken. In den Benutzereinstellungen können Sie den Benutzer mit einem Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterregister verknüpfen. Wenn ein Benutzer mit einem Mitarbeiter verknüpft ist, wird z.b. beim Erstellen von Dokumenten automatisch der hinterlegte Mitarbeitername in das Feld Unsere Ref. eingetragen. Die Verknüpfung von Benutzer und Mitarbeiter ist zudem notwendig, sobald man die webbasierte Funktionalität von Mamut Online Desktop nutzen will. Wer ist Administrator? Das System setzt voraus, dass mindestens 1 Benutzer mit Vollzugang/als Superuser angelegt wird. Wenn Sie Vollzugang/Superuser auswählen, geschieht dies über eine eigene Auswahl. Wollen Sie dagegen Benutzer als Systemadministrator anlegen, teilen Sie dem Benutzer eine Zugangsvorlage zu. Der Unterschied ist also, dass ein Superuser Zugang zu allem hat, während der Systemadministrator Zugang zu Funktionen hat, die natürlicherweise in den Aufgabenbereich eines Systemadministrators fallen. In der Regel wird ein Benutzer mit dem Zugangsprofil Vollzugang/Superuser auch der Systemadministrator sein. Sicherheit Der Systemadministrator kann den Zugang des Benutzers zur Datenbank direkt im Microsoft SQL Server zuteilen. 98

106 BENUTZER- UND ZUGANGSVERWALTUNG Benutzername und Passwort In den Benutzereinstellungen (Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung) werden der Benutzername und das Passwort registriert, die beim Einloggen ins Program benutzt werden. Das Passwort tragen Sie im Feld Passwort ein und wiederholen es noch einmal im Feld Passwort bestätigen. So wird sichergestellt, dass das gewählte Passwort korrekt ist. Hinweis: Sie können keine Leerzeichen oder Punkte benutzen. In diesem Fenster können Sie auch ein bestehendes Passwort ändern oder es von Ihrem Administrator ändern lassen, falls Ihnen die Rechte dafür fehlen. Tipp: Der Systemadministrator kann den Zugang der Benutzer zur Datenbank direkt im Microsoft SQL Server organisieren. Wie verknüpft man einen Benutzer mit einem Mitarbeiter? In der Benutzerverwaltung können Sie Benutzer mit Mitarbeitern im Mitarbeiterregister verknüpfen. Die Verknüpfung zu einem Mitarbeiter im Mitarbeiterregister ist auch Voraussetzung, um die webbasierten Funktionen unter Mamut Online Desktop nutzen zu können. So verknüpfen Sie einen Benutzer mit einem Mitarbeiter, der nicht im Mitarbeiterregister hinterlegt ist 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung. 2. Markieren Sie den gewünschten Benutzer und klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Wählen Sie unter Verknüpfung zu Mitarbeiter den Eintrag Mitarbeiter erfassen. 4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern. Der Mitarbeiter wird im Mitarbeiterregister (Funktionen - Mitarbeiterregister) erfasst und mit dem Benutzer verknüpft. Der Mitarbeiter kann im Mitarbeiterregister weiter bearbeitet werden, z.b. um seine Position in Ihrem Unternehmen anzugeben. So verknüpfen Sie einen Benutzer mit einem Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterregister 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung. 2. Markieren Sie den gewünschten Benutzer und klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Wählen Sie unter Verknüpfung zu Mitarbeiter den Namen des Mitarbeiters. 4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern. Benutzer und Mitarbeiter sind nun miteinander verknüpft. Hinweis: Wenn Sie keine Verknüpfung wünschen, wählen Sie unter Verknüpfung zu Mitarbeiter den Eintrag (ohne). 99

107 ADMINISTRATION Zugangsberechtigung Ein sogenannter Benutzer muss vom Systemadministrator oder Superuser angelegt werden, aber die Benutzereinstellungen können danach vom jeweiligen Benutzer selbst angepasst werden, wenn er die entsprechende Zugangsberechtigung hat. Sie können Ihre persönlichen Benutzereinstellungen über das Menü Funktionen - Einstellungen - Benutzer ändern. Superuser oder andere Benutzer mit Zugang zur Benutzerverwaltung ändern die Einstellungen über Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung. Die Funktion für Zugangsberechtigung wurde mit dem Hintergedanken entwickelt, dass mehrere Benutzer das gleiche System nutzen. Zugangsvorlagen Mithilfe von Zugangsvorlagen kann der Systemadministrator sicherstellen, dass die Benutzer nicht Zugang zu allen Teilen des Systems bekommen. Es ist sehr sinnvoll, Zugangsvorlagen zu benutzen, wenn mehrere Benutzer aus verschiedenen Arbeitsbereichen dasselbe System benutzen. Zum Beispiel sollten Verkaufsberater, Logistikmitarbeiter usw. in der Regel keinen Zugriff auf Personalinformationen und die Buchhaltung haben. In den Benutzereinstellungen der einzelnen Benutzer werden die Zugänge nach vordefinierten oder benutzerdefinierten Vorlagen definiert. Zugangsvorlagen verwalten Unter Zugangsvorlagen verwalten legen Sie fest, zu welchen Funktionalitäten die einzelnen Benutzer Zugang haben sollen. Sie können die Zugangsberechtigungen auch nach Excel exportieren, um einen detaillierten Überblick über die Zugänge der einzelnen Benutzer zu erhalten. Benutzerdefinierte Zugangsvorlagen Ein benutzerdefiniertes Zugangsprofil legt fest, zu welchen Funktionen ein bestimmter Benutzer Zugang hat. Das Zugangsprofil kann ebenso definiert werden wie eine Zugangsvorlage, erscheint aber nicht in der Liste der Zugangsvorlagen. Im Assistenten für die Verwaltung von Zugangsvorlagen können Sie ein benutzerdefiniertes Zugangsprofil auf der Grundlage einer Zugangsvorlage oder eines vorhandenen Zugangsprofils erstellen. Assistent für die Verwaltung von Zugangsvorlagen Unter Zugangsvorlagen verwalten legen Sie fest, zu welchen Funktionalitäten die einzelnen Benutzer im Programm Zugang haben sollen. Dazu erstellen Sie zunächst Zugangsvorlagen mit einem bestimmten Zugangsniveau, mit denen Sie dann einen oder mehrere Benutzer verknüpfen. Mithilfe des Assistenten können Sie Zugangsvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen sowie Benutzer mit einer Zugangsvorlage verknüpfen. Beim Erstellen neuer Zugangsvorlagen können Sie von einer vorhandenen Vorlage ausgehen und auf deren Grundlage eine neue erstellen. Sie können zum Beispiel eine der im System vordefinierten Zugangsvorlagen verwenden und ganz einfach die gewünschten Anpassungen vornehmen. 100

108 BENUTZER- UND ZUGANGSVERWALTUNG So erstellen Sie eine Zugangsvorlage 1. Gehen Sie zu Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Zugangsvorlagen verwalten. 2. Wählen Sie Zugangsvorlage erstellen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie den gewünschten Namen für die Zugangsvorlage ein. 5. Kreuzen Sie Zugangsvorlage verwenden an und wählen Sie die Zugangsvorlage aus, die Sie als Grundlage verwenden möchten. Überspringen Sie diesen Punkt, falls Sie eine ganz neue Zugangsvorlage erstellen wollen. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Kreuzen Sie die Funktionen an, die über die Vorlage zugänglich gemacht werden sollen. 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Klicken Sie auf Ausführen. Die von Ihnen erstellte Zugangsvorlage kann nun verwendet werden. Wie man eine Zugangsvorlage bearbeitet 1. Gehen Sie zu Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Zugangsvorlagen verwalten. 2. Wählen Sie Zugangsvorlage bearbeiten. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Ausführen. Die Zugangsvorlage wurde nun bearbeitet. Wie man eine Zugangsvorlage löscht 1. Gehen Sie zu Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Zugangsvorlagen verwalten. 2. Wählen Sie Zugangsvorlage löschen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage aus, die Sie löschen möchten. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Klicken Sie auf Ausführen. Der Assistent für die Verwaltung von Zugangsvorlagen wird beendet. Die Zugangsvorlage wurde nun gelöscht und existiert nicht mehr im Programm. 101

109 ADMINISTRATION Wie man Benutzer mit einer Zugangsvorlage verknüpft 1. Gehen Sie zu Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Zugangsvorlagen verwalten. 2. Wählen Sie Benutzer mit der Zugangsvorlage verknüpfen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie die Zugangsvorlage aus, mit der Sie Benutzer verknüpfen wollen. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Verschieben Sie Benutzer mithilfe des Pfeil-Symbols nach Verbunden. Wiederholen Sie dies, falls Sie weitere Benutzer verknüpfen möchten. Sie können auch mehrere Benutzer markieren, indem Sie beim Markieren die [CTRL]-Taste gedrückt halten. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Ausführen. Die von Ihnen ausgewählten Benutzer sind jetzt mit der gewählten Zugangsvorlage verknüpft. Zugangskontrolle nach Microsoft Excel exportieren: Der Superuser kann die Zugangskontrollen nach Microsoft Excel exportieren, um eine detaillierte Übersicht über die Zugänge der einzelnen Benutzer zu erhalten. Der Bericht zeigt mit einer Spalte je Benutzer an, welcher Zugangsvorlage der Benutzer im System zugeordnet ist sowie eine detaillierte Übersicht darüber, welche Zugangsberechtigungen der Benutzer dadurch hat. Standardmäßig gibt es nur einen Superuser mit Zugang zu dieser Funktion. Benutzerdefinierte Zugangsprofile Über selbst definierte Zugangsprofile legen Sie fest, welche Funktionen ein bestimmter Benutzer aufrufen darf. Das Zugangsprofil kann auf die gleiche Weise wie eine Zugangsvorlage erstellt werden, wird aber nicht in die Liste der Zugangsvorlagen aufgenommen. Im Assistenten für Zugangsprofilverwaltung können Sie ein selbst definiertes Zugangsprofil auf der Grundlage einer Zugangsvorlage oder eines bereits bestehenden Zugangsprofils erstellen. Sie öffnen diesen Menüpunkt über Funktionen - Einstellungen - Sicherheit - Benutzerverwaltung. Markieren Sie den betreffenden Benutzer und klicken Sie auf Bearbeiten. Wechseln Sie zur Registerkarte Zugangsberechtigung. So erstellen Sie ein selbst definiertes Zugangsprofil für einen Benutzer 1. Wählen Sie die Option Benutzerdefiniert und klicken Sie auf die Schaltfläche Zugangsprofil definieren. 2. Klicken Sie auf Zugangsprofil erstellen, um ein Zugangsprofil ganz neu zu erstellen. Klicken Sie auf Zugangsprofil auf folgender Grundlage erstellen, wenn Sie eine Vorlage nutzen wollen: Sie können dann die Zugangsvorlage oder das Benutzerdefinierte Zugangsprofil wählen, die/das dem neuen Zugangsprofil zugrunde liegen soll. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Markieren Sie die Funktionen, die im Zugangsprofil enthalten sein sollen. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Klicken Sie auf Ausführen. Sie haben nun ein selbst definiertes Zugangsprofil für einen Benutzer erstellt. 102

110 SYSTEMPROTOKOLLE Zur Übersicht über alle wichtigen Vorkommnisse im Programm können Sie Systemprotokolle nach Microsoft Excel exportieren. Dies erledigen Sie unter dem Menüpunkt Datei - Exportieren - Systemanmeldung. Beim Exportieren von Systemprotokollen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: Alle Ereignisse: Übersicht über alle geloggten Systemaktivitäten. Dieser Bericht kann aufgrund der Menge an Informationen ggf. unübersichtlich wirken. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, einen der unten beschriebenen Berichte zu wählen. Fehlermeldungen: Übersicht über alle Fehlermeldungen, die das System erstellt hat. Dies kann beim Kontakt mit dem Mamut Support wichtig sein. Datensicherung/System: Dieser Bericht enthält alle wartungsbezogenen Berichte auf Systemebene, wie Datensicherungen o.ä. Kontoaktualisierungen: Dieser Bericht enthält alle Transaktionen, die Eintragungen in der Buchhaltung umfassen, z.b. Jahresabschlüsse oder USt.-Berichte. Bericht über genutzte Funktionen: Dieser Bericht enthält u.a. die Namen der Firmendatenbanken, der Benutzer, deren Spracheinstellungen und Benutzergruppe sowie weitere benutzerbezogene Informationen. Andere Ereignisse: Hier werden weitere systembezogene Ereignisse aufgeführt, die in keine der o.g. Kategorien fallen. 103

111 SYSTEM-ERSTELLTE AKTIVITÄTEN (LOGDATEIEN) System-erstellte Aktivitäten sind Aktivitäten, die bei bestimmten Vorgängen im Programm automatisch erstellt werden. Solche Vorgänge sind z.b. Änderung der Firmeneinstellungen, Inventur, div. Assistenten, geänderte Werte für eine Auswahl von Kontakten, Änderung von Produkten, Periodenabschluss, Änderung des Geschäftsjahres, Änderungen des Belegnummernkreises, Einrichtung neuer Konten im Kontenplan und Import von Kontakten. In der Aktivitätsliste können Sie sehen, wann die verschiedenen Aktivitäten erstellt wurden, welche Ereignisse die Erstellung der Aktivitäten bewirkt haben und welcher Benutzer für die Ereignisse verantwortlich war. Oben in der Liste können Sie einen Filter setzen, so dass Sie nur Aktivitäten sehen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraumes oder von einem bestimmten Mitarbeiter errichtet wurden. Sie müssen auf Aktualisieren klicken, um den Inhalt nach dem Setzen des Filters zu aktualisieren. Diese Aktivitäten sind nicht in den gewöhnlichen Aktivitätsfenstern sichtbar, sondern in der Aktivitätsliste für System-erstellte Aktivitäten. Diese Aktivitätsliste finden Sie unter Funktionen - Aktivität - System-erstellte Aktivitäten. Welche Ereignisse zu einer automatischen Erstellung von Aktivitäten führen, ist im Programm vordefiniert und kann nicht geändert werden. Hinweis: Es ist nicht möglich, System-erstellte Aktivitäten zu bearbeiten oder aus der Aktivitätsliste zu löschen. 104

112 LIZENZINFORMATIONEN Mit dem Kauf von Mamut Business Software erwerben Sie das Recht, die Software zu installieren und auf einer in der Lizenzvereinbarung festgelegten Anzahl Rechnern zu verwenden. Sie erhalten einen Lizenzcode, der Ihnen Zugriff auf die mit der Lizenz erworbenen Funktionen verschafft. Der Lizenzcode verwaltet Ihre Zugriffmöglichkeiten auf Mamut Business Software. Sie können das Programm auch ohne Lizenzcode benutzen, haben dann aber nur Zugang zu einer Testversion, die auf eine feste Anzahl Tage bzw. Logins begrenzt ist. Sie verwenden den Lizenzcode in folgenden Zusammenhängen: Wenn Sie Neukunde sind und das Programm zum ersten Mal benutzen. Wenn Sie einen bestehenden Mamut Servicevertrag verlängern. Wenn Sie die Lizenzanzahl für Benutzer erweitern. Wenn Sie die Version aktualisieren und Zusatzfunktionen wünschen. Wo findet man den Lizenzcode? Als Neukunde erhalten Sie einen Lizenzcode. Wenn Sie das Programm bei einem Händler gekauft haben, wird Ihnen ein Brief mit dem Lizenzcode ausgehändigt. Wenn Sie das Programm direkt bei der Mamut Software GmbH gekauft haben, erhalten Sie eine mit Ihrem Lizenzcode. Sollten Sie keine -Adresse angegeben haben, wird Ihnen der Lizenzcode per Post zugeschickt. Wo registriert man den Lizenzcode? Sie registrieren den Lizenzcode, indem Sie ihn entweder beim ersten Programmstart ins Registrierungsschema eintragen oder indem Sie im Programm den Menüpunkt Hilfe - Über - Lizenzcode eingeben aufrufen und dort die Code-Nummer eintragen. Mehr zu diesem Thema finden Sie weiter unten 105

113 ADMINISTRATION Lizenzdatei downloaden Wenn Sie Ihren Mamut Servicevertrag erneuern, zu einer höheren Version von Mamut Business Software wechseln, Zusatzprodukte erwerben oder die Anzahl Ihrer Benutzerlizenzen erhöhen, registrieren Sie eine neue Lizenz. Danach ist die neue Funktionalität zugänglich. In der Regel können Sie Ihre Lizenzinformationen direkt über as Internet aktualisieren, indem Sie auf die Schaltfläche Lizenzdatei downloaden (unter Hilfe - Über) klicken. Lesen Sie mehr dazu weiter unten. Von Lizenzdiskette lesen In einigen Fällen müssen Sie unter Hilfe - Über Ihre Lizenzinformationen von einer , einer Diskette oder von einer Datei einlesen, die Sie von Ihrem Programmlieferanten erhalten haben. Lesen Sie weiter unten mehr dazu. Lizenzinformationen verwalten Unter Hilfe - Über - Lizenzinformationen verwalten finden Sie eine Übersicht über alle Lizenzen, die Sie besitzen. Sie können hier festlegen, für welche Rechner die Lizenzen gelten sollen, wie Zusatzprodukte verteilt werden sollen und welche Ihrer Websites aktiv geschaltet sein soll. Lesen Sie weiter unten mehr dazu. Benutzer ohne Internetzugang Wenn Sie den Lizenzcode registrieren, wird abgefragt, ob der Rechner einen Internetzugang besitzt. Klicken Sie als Antwort auf Nein, können Sie einen Lizenzbrief drucken, den Sie dann bitte an die Mamut Software GmbH faxen oder per Post schicken. Sobald wir Ihren Lizenzbrief erhalten haben, schicken wir Ihnen eine Lizenzdiskette per Post. Diese Diskette lesen Sie bitte über Hilfe- Über - Von der Lizenzdiskette lesen in das Programm ein. Lesen Sie weiter unten mehr dazu. Wie registriert man einen Lizenzcode? 106 Wenn Sie Ihre Lizenzvereinbarung erneuern, zu einer höheren Version von Mamut Business Software wechseln, Zusatzprodukte erwerben oder die Anzahl Ihrer Benutzerlizenzen erhöhen, müssen Sie eine neue Lizenz registrieren. Danach können Sie mit der neu lizensierten Funktionalität arbeiten. So registrieren Sie Ihren Lizenzcode 1. Klicken Sie auf Hilfe - Über. 2. Klicken Sie auf Lizenzcode eingeben. 3. Geben Sie den Lizenzcode in die Felder ein. Tipp: Sie können wahlweise Groß- oder Kleinschreibung verwenden. Wenn Sie eine <0> in Ihrer Lizenznummer finden, ist damit immer die Zahl Null, nicht der Buchstabe "O" gemeint. 4. Klicken Sie danach auf OK. Das Programm wird nun eine Verbindung zum Internet aufbauen. 5. Beantworten Sie die Verbindungsabfrage mit Ja. Das Programm baut nun eine Verbindung zur Mamut Software GmbH auf und Ihr Lizenzcode wird registriert. Sie können nun mit der neu erworbenen Version oder Zusatzfunktionalität arbeiten.

114 LIZENZINFORMATIONEN Zusatzprodukte Um Zusatzprodukte nutzen zu können, müssen Sie den Lizenzcode eingeben, den Sie nach der Bestellung erhalten haben. Zusätzlich müssen Sie festlegen, welcher Benutzer bzw. welche Datenbank zum Zusatzprodukt Zugang haben soll. Danach ist das Zusatzprodukt einsatzbereit. So arbeiten Sie mit Zusatzprodukten 1. Wählen Sie Hilfe - Bestellung, und wählen Sie das betreffende Programm aus. 2. Sie erhalten eine neue Lizenz. Sobald die Lizenz registriert ist, können Sie mit dem Zusatzprodukt arbeiten. Ggf. muss ein Zusatzprodukt für den einzelnen Benutzer aktiviert werden. Dies erledigen Sie über Hilfe- Über - Lizenzinformationen verwalten. 107

115 ADMINISTRATION Über das Programm Unter Hilfe - Über finden Sie alle Informationen über die Lizenz und die aktive Firmendatenbank. Von diesem Fenster aus verwalten Sie auch die Lizenzen für Funktionen, Benutzer und Websites. Version: Geben Sie bei Kontaktaufnahme mit dem Mamut Support immer Ihre Lizenznummer an. Kontaktperson: Hier steht die Kontaktperson in Ihrer Firma, die bei Ihrem Programmlieferanten registriert ist. Hier steht die -Adresse, die beim Registrieren des Programms als Kontaktadresse angegeben worden ist. Benutzer mit Lizenz: Hier steht, auf wie vielen Rechnern Sie das Programm mit Ihrer Lizenz installieren dürfen. Anzahl der angemeldeten Benutzer: Der hier hinterlegte Link ruft die Liste der angemeldeten Benutzer auf. Diese Übersicht können Sie z.b. nutzen, wenn Sie Prozesse anstoßen müssen, bei denen kein Benutzer angemeldet sein darf. Sie sehen hier, wenn Sie bitten müssen, sich abzumelden. Ablaufdatum: Betrifft die Lizenz. Firmendatenbanken: So viele Firmendatenbanken sind für Ihre Lizenz zugelassen. Liste der Module: Hier finden Sie die Module, die Ihre Programmlizenz enthält (Ja) oder nicht enthält (Nein. Liste der Website-Funktionalität: Hier finden Sie die Funktionalitäten für Ihre Website-Lizenz. 108

116 LIZENZINFORMATIONEN Lizenzinformationen verwalten Die Funktionen unter Hilfe- Über - Lizenzinformationen verwalten geben Ihnen eine Übersicht über alle Informationen zur Website sowie zu Zusatzprodukten. Sie können auch anpassen, für welche Rechner in Mehrbenutzerinstallationen die Lizenzen gelten, wie Zusatzprodukte verteilt werden sollen und welche Ihrer Websites aktiv geschaltet sein soll. Über die Gliederungsordner auf der linken Fensterseite können Sie verschiedene Lizenzinformationen aufrufen. Lesen Sie hier weitere Informationen dazu. Zusatzprodukte Unter Zusatzprodukte können Sie angeben, welche Benutzer oder Firmendatenbanken Zugang zu eventuellen Zusatzprodukten haben sollen. Dieser Ordner wird nur angezeigt, wenn Zusatzprodukte vorhanden sind. Installierte Computer Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Rechner im Netzwerk, die an die Datenbank angeschlossen sind. Für jeden Rechner, auf den Mamut Business Software installiert werden soll, benötigen Sie eine Lizenz. Wenn Sie die Anzahl der Lizenzen (siehe im Fenster unten) aufgebraucht haben, können Sie Rechner, die nicht benutzt werden, deaktivieren und darüber wieder Lizenzen freigeben. So deaktivieren Sie einen Rechner 1. Markieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Inaktiv für den betreffenden Rechner. Sie können dann Mamut Business Software nicht mehr auf diesem Rechner verwenden. 2. Installieren Sie Mamut Business Software auf dem gewünschten neuen Rechner. Der neue Rechner wird nun mit der freigegebenen Lizenz verknüpft. 109

117 ADMINISTRATION Website-Lizenz Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle von Ihnen erstellten Websites. Sie können folgende Informationen einsehen: Website: Hierunter steht der Arbeitstitel der Website. Registrierung: Hierunter steht die Internet-Adresse, unter der die Website registriert ist. Website Art: Hierunter wird angegeben, welche Lizenzart für die Website gilt. Folgende Arten sind möglich: Keine Website: Es existiert keine Lizenz für die Website. Website: Die Lizenz der Website ist vorhanden, aber nur eingeschränkt, d.h. ohne Warenkorb. Komplette Website: Die Website hat eine Volllizenz mit Warenkorb. Sie können nur so viele Websites registrieren, wie Sie Lizenzen haben. Die Anzahl Ihrer Lizenzen finden Sie unter Hilfe - Über in der Liste der Website-Funktionalität. Sie müssen dann aktive Websites inaktiv schalten, um eine neue Website zu registrieren. So deaktiveren Sie eine Website 1. Wählen Sie in der Auswahlliste Firmendatenbank die Firmendatenbank, unter der die alte Website erstellt wurde. Sie sehen nun alle Websites, die unter dieser Firmendatenbank liegen. 2. Markieren Sie die Website, der Sie die Lizenz entziehen wollen. 3. Wählen Sie in der Auswahlliste unterhalb der Liste der vorhandenen Websites den Eintrag Keine Website und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. 4. Wählen Sie nun, unter welcher Firmendatenbank die neue Website erstellt werden soll. Wenn die alte wie die neue Website in derselben Firmendatenbank liegen, können Sie diesen Punkt überspringen. 5. Setzen Sie den Status für die neue Website auf Komplette Website bzw. Website, je nach gewünschter bzw. zugänglicher Lizenzart. 6. Registrieren Sie die neue Website. Mehr zum Thema Registrieren von Websites finden Sie im Einführungshandbuch "Kunden-, Verkaufskontrolle und Webshop". Übersicht Hauptprodukt/Zusatzprodukt: Hier steht der Name des Produkt, für das die Lizenz(en) gilt/gelten. Anzahl der Lizenzen: Hier steht die Anzahl der Benutzerlizenzen. Ablaufdatum: Hier steht der letzte Gültigkeitstag Ihrer aktuellen Lizenz. Zum Erneuern Ihrer Lizenz können Sie eine neue Lizenzdatei herunterladen. Lesen Sie mehr dazu unter "Lizenzdatei herunterladen". 110

118 LIZENZINFORMATIONEN Von Lizenzdiskette lesen Sie können Lizenzdateien wie folgt einlesen: Alternative 1: (Wenn Sie Ihre Lizenzdatei auf einer Diskette erhalten haben) 1. Wählen Sie Hilfe - Über. 2. Klicken Sie auf Von Lizenzdiskette lesen. 3. Schieben Sie die Diskette in das Diskettenlaufwerk. 4. Klicken Sie im neuen Fenster auf Von der Lizenzdiskette lesen. 5. Klicken Sie auf OK. Die Lizenz wird nun eingelesen Ihr Programm ist nun mit neuen Lizenzinformationen aktualisiert. Alternative 2: (Wenn Sie Ihre Lizenzdatei per erhalten haben) 1. Speichern Sie die Lizenzdatei auf einem Laufwerk, zu dem Sie von Ihrem Rechner aus Zugang haben. 2. Wählen Sie Hilfe - Über. 3. Klicken Sie auf Von Lizenzdiskette lesen. 4. Klicken Sie auf Datei öffnen im neuen Fenster. 5. Öffnen Sie den Ordner, unter dem Sie die Lizenzdatei abgelegt haben, und markieren Sie die Datei. 6. Klicken Sie auf OK. Die Lizenz wird nun eingelesen. Ihr Programm ist nun mit den neuen Lizenzinformationen aktualisiert. Lizenzdatei downloaden Wenn Sie Ihren Mamut Servicevertrag erneuern, zu einer umfangreicheren Programmvariante wechseln, Ihre Version mit Zusatzprodukten erweitern oder die Lizenzzahl erhöhen, müssen Sie eine neue Lizenz registrieren. Erst danach ist die neue Funktionalität zugänglich. In der Regel können Sie Ihre Lizenzinformationen direkt via Internet aktualisieren, indem Sie auf Lizenzdatei downloaden (unter Hilfe - Über) klicken. Ihre Lizenzinformationen werden nun über das Internet mit der Lizenzdatenbank Ihres Programmlieferanten synchronisiert. Danach erhalten Sie einen Bescheid, dass Ihre Lizenz aktualisiert wurde und dass Sie neue Zusatzprodukte mit Hilfe von Lizenzinformationen verwalten verteilen können. 111

119 ADMINISTRATION Wie ändert man Informationen in der Registrierung? Alle Kontaktinformationen wie z.b. Firmenname oder Passwort für den Online-Support können im Fenster Registrierung (über Hilfe - Über und Klick auf die Schaltfläche Registrierung) geändert und via Internet an die Mamut Software GmbH gesendet werden. So ändern Sie Informationen in der Registrierung 1. Ändern Sie die Einträge in den relevanten Feldern. 2. Klicken Sie auf OK. 3. Beantworten Sie die Frage, ob Sie Zugang zum Internet haben, mit Ja. (Wenn Sie Nein antworten, werden die Änderungen gelöscht und die vorherigen Informationen werden wieder hergestellt.) Das Programm stellt eine Verbindung mit dem Internet her und aktualisiert Ihre Informationen. 112

120 24BMAMUT ONLINE DESKTOP MAMUT ONLINE DESKTOP Mamut Online Desktop bietet Ihnen den einen webbasierten Zugang zu Informationen und Funktionalitäten von Mamut Business Software und neuen Services, die in Mamut One enthalten sind. Zugriff auf Ihr System via Internet Mit Mamut Online Desktop können Sie von jedem beliebigen PC mit Internetverbindung aus Daten abrufen, eingeben und bearbeiten. Auf diese Weise können Sie problemlos Informationen mit Kollegen austauschen oder auf Daten aus Ihrem Programm zugreifen, wenn Sie unterwegs sind. Die über Mamut Online Desktop erfassten und vor Ort ins System eingegebenen Daten werden laufend synchronisiert. So stehen Ihrem Unternehmen jederzeit aktuelle Informationen zur Verfügung. Mamut Online Desktop bündelt Ihre webbasierten Funktionen und ermöglicht Ihnen unter anderem den Zugang zu Berichten und Kennzahlen, Kontaktinformationen, Arbeitszeitverwaltung, Aktivitäten und Kalendern sowie Werkzeugen für die Online-Prüfung von Buchhaltungsdaten. Synchronisierung Ihre Daten werden mit unseren Servern synchronisiert. Auf diese Weise erhalten Sie eine höchstmögliche Sicherheit, und Sie sind nicht gezwungen, Ihre eigene Infrastruktur vor dem Zugang zum Internet zu warten. Die Synchronisierung erfolgt kontinuierlich, so dass Ihre Daten laufend aktualisiert sind - ob Sie nun im Internet arbeiten oder im Programm. Die Synchronisierung mit Mamut Online Desktop erfolgt über einen Netzwerkrechner, die mit dem Internet verbunden sein muss. Wenn Sie die Synchronisierung stoppen wollen, können Sie sich abmelden. Die Daten, die mit Ihren Daten synchronisiert worden sind, werden vom Server gelöscht. Hiervon sind lediglich die Daten ausgenommen, die für eine spätere erneute Verbindung verwendet werden würden (z.b. Firmeninformationen und Benutzerzugangsinformationen). Die Daten auf Ihrem eigenen Rechner werden nicht gelöscht. Sie können sich später wieder anmelden. Dann werden alle Daten erneut synchronisiert. Datenbanken mit mehrere Firmendatenbanken Hierfür gelten besondere Lizenzregelungen. Grundsätzlich können Sie sich mit einer (1) Firmendatenbank verbinden. Wenn Sie eine entsprechende Lizenz für die Verbindung mit mehreren Firmendatenbanken haben, können Sie den Vorgang für die Datenbanken wiederholen, die mit Mamut Online Desktop verbunden sein sollen. 113

121 Benutzerverwaltung/Zugangskontrolle Der Systemadministrator verwaltet den Zugriff direkt in Mamut Online Desktop. Er kann Mitarbeiter, für die in Mamut Business Software ein Benutzer angelegt ist, auswählen und Ihnen eine -Einladung schicken, über die sie Zugang erhalten. Der betreffende Benutzer muss sich dann als Benutzer in Mamut Online Desktop registrieren. Mamut ID Das System hat eine hohe Sicherheitsstufe. Mit Ihrer persönlichen Mamut ID können Sie sich in Mamut Online Desktop anmelden. Der Systemadministrator kann auch Firmeninformationen und Zugriffsrechte auf das System verwalten. Die Mamut ID erstellen Sie selbst beim ersten Zugang zum System. Ihre Mamut ID ist nicht mit Ihrem Benutzernamen und Passwort in Mamut Business Software identisch. Erste Schritte mit Mamut Online Desktop Voraussetzungen Ein Verbindunsassistent kontrolliert, ob die notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind, damit eine Verbindung aufgebaut werden kann. Weiter unten finden Sie ausführlichere Informationen zum Verbindungsvorgang. Hinweis! Leider ist es nicht möglich, Mamut Online Desktop mit einer Testdatenbank oder einer Testversion zu evaluieren. Ihr Benutzer muss als Mitarbeiter im Mitarbeiterregister hinterlegt sein Damit die Verbindung erfolgen kann, muss Ihr Benutzer auch als Mitarbeiter im Mitarbeiterregister von Mamut Business Software hinterlegt sein. Der Benutzer und der Mitarbeiter müssen miteinander verknüpft sein. Mitarbeiter erstellen Sie über Funktionen - Mitarbeiterregister. Klicken Sie auf Neu, um den neuen Mitarbeiter zu erstellen. Hinweis! Nur Benutzern mit dem Zugangsrecht Vollzugang/Superuser können sich mit Mamut Online Desktop verbinden. Internet Ihr Rechner muss mit dem Internet verbunden sein. Wählen Sie, von welchem Rechner die Synchronisierung durchgeführt wird Die Synchronisierung wird von einem Rechner in Ihrem Netzwerk aus gestartet. Standardmäßig ist das der Rechner, mit dem Sie verbunden sind. Dies kann jedoch später in den Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop geändert werden. In einer Mehrbenutzerdatenbank sollte der Rechner gewählt werden, auf dem die Systemdatenbank liegt. 114

122 24BMAMUT ONLINE DESKTOP Jetzt oder später synchronisieren? Die initiale Datensynchronisierung kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Während der Synchronisierung kann der Rechner nicht anderweitig benutzt werden. Aus diesem Grund müssen Sie sich überlegen, zu welchem Zeitpunkt Sie die Synchronisierung durchführen wollen. Eine entsprechende Abfrage ist in den Assistenten (vgl. unten) eingebaut. , Benutzername und Passwort für die Mamut ID Sie benötigen eine -Adresse. Diese verwenden Sie als Benutzername zu Ihrer Mamut ID. Wenn Sie noch keine Mamut ID besitzen, werden Sie diese im Assistentenverlauf bei der Erstinbetriebnahme von Mamut Online Desktop erstellen. Wenn Sie sich später erneut verbinden, müssen Sie den Benutzernamen und die Mamut ID für das betreffende Benutzerkonto wieder verwenden. Die Mamut ID ist nicht mit dem Zugangspasswort für Mamut Business Software identisch. Um zu vermeiden, dass Dritte Zugang zu Ihrem Konto und Ihren Arbeiten erhalten, sollten Sie ein sicheres Passwort wählen: Mindestens sechs Zeichen mit einer Kombination aus Groß- und Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen. Vermeiden Sie Wörterbucheinträge oder Eigennamen als Passwort. So starten Sie Ihre ersten Schritte mit Mamut Online Desktop 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Firma - Einstellungen pro Modul - Mamut Online Desktop. Das System kontrolliert, ob Sie sich verbinden können. Sollte keine Verbindung aufgebaut werden können, wird der zutreffende Grund in der Liste farbig markiert. 2. Klicken Sie auf Verbinden. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Tragen Sie Benutzername und Passwort Ihrer Mamut ID ein. Diese sind nicht identisch mit denen bei der Anmeldung in Mamut Business Software. ODER Erstellen Sie eine neue Mamut ID. In diesem Fall wird Ihnen eine zugeschickt, die einen Link enthält. Auf diesen müssen Sie klicken, um Ihr Passwort zu Ende erstellen zu können. Danach wechseln Sie zum Assistenten zurück und melden sich mit dem Mamut ID Benutzernamen und Passwort an. 5. Kontrollieren Sie die Registrierungsinformationen zu Ihrem Firmenkonto und klicken Sie auf Weiter. Die Registrierungsinformationen werden aus Ihren Firmeneinstellungen in Mamut Business Software gezogen. Änderungen in den Informationen werden nur in Mamut Online Desktop gespeichert. 6. Bestimmen Sie, wann Sie mit der Synchronisierung beginnen möchten und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie die Synchronisierung direkt starten, warten Sie den Vorgang ab. Wenn Sie später mit der Synchronisierung beginnen möchten, können Sie Datum und Uhrzeit dafür festlegen. Sie können das Programm danach schließen, dürfen aber nicht den Rechner herunterfahren. Wenn Sie den Rechner herunterfahren, müssen Sie später die Verbindung wieder herstellen. 115

123 Klicken Sie auf Ausführen. Nach dem Verbindungsaufbau wird ein Statusfenster angezeigt, in dem das Zustandekommen der Verbindung bestätigt wird. Die Synchronisierung wird kontinuierlich erfolgen. Mehrbenutzerdatenbanken: Für Mehrbenutzerdatenbanken gelten besondere Lizenzregelungen. Im Ausgangspunkt können Sie sich nur mit einer einzelnen Firmendatenbank verbinden. Wenn Sie eine Lizenz zur Verbindung mit mehreren Firmendatenbanken besitzen, können Sie den Vorgang für alle Firmendatenbanken wiederholen, die mit Mamut Online Desktop verbunden sein sollen. Melden Sie sich nun bei Mamut Online Desktop an, um an alle potentiellen Benutzer Einladungen zu verschicken. Die Anmeldung kann über den Fokusbereich Mamut Online Desktop auf dem Desktop erfolgen. Tipp! Sie können Sich eine Synchronisierungshistorie anzeigen lassen. Lesen Sie mehr zu den "Benutzereinstellungen für den Desktop" im Kapitel "Einführung in das Programm". Wie trennt man die Verbindung mit Mamut Online Desktop? Hinweis! Nur der in den Firmeneinstellungen dafür angegebene Benutzer kann die Verbindung trennen. Voraussetzung ist eine bestehende Verbindung mit dem Internet. Die Trennung muss von dem Rechner ausgeführt werden, der für die Synchronisierung mit Mamut Online Desktop vorgesehen ist. So trennen Sie die Verbindung 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Firma - Einstellungen pro Modul - Mamut Online Desktop. 2. Klicken Sie auf Verbindung trennen. 3. Melden Sie sich mit Ihrer Mamut ID an und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf Ausführen. Die Synchronisierung stoppt, und die Verbindung der Datenbank wird getrennt. Die getrennte Datenbank wird vom Server entfern - mit Ausnahme der Daten, die für einen eventuellen. späteren Verbindungsaufbau benötigt werden. Dies sind z.b. Firmeninformationen und Zugriffsinformationen zu Benutzern. 116

124 24BMAMUT ONLINE DESKTOP Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop In den Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop können Sie Verbindungen aufbauen und trennen, Synchronisierungsprobleme prüfen und Benutzer oder Rechner für die Synchronisierung ändern. Sie öffnen die Firmeneinstellungen für Mamut Online Desktop über Funktionen - Einstellungen - Firma - Einstellungen pro Modul. Klicken Sie auf das Symbol Mamut Online Desktop. Verbindung In diesem Fenster können Sie sehen, ob alle Voraussetzungen für die Verbindung mit Mamut Online Desktop gegeben sind. Nicht erfüllte Voraussetzungen sind farbig hinterlegt. Verbinden: Wird nur angezeigt, wenn Sie nicht verbunden sind. Es wird hierüber der Verbindungsassistent von Mamut Online Desktop aufgerufen. Um die Verbindung herzustellen, muss Ihr Benutzer als Mitarbeiter im Mitarbeiterregister hinterlegt sein. Hinweis: Ausschließlich Benutzer mit dem Zugangsrecht Vollzugang/Superuser können die Verbindung erstellen. Sie finden diese Funktionalität nicht in Testversionen oder Testdatenbanken. Passwort aktualisieren: Wird nur angezeigt, wenn Sie verbunden sind. Das Ihrer Mamut ID zugeordnete Passwort kann außerhalb von Mamut Business Software geändert werden. Wenn Sie z.b. das Passwort über Ihren Browser direkt in Mamut Online Desktop geändert haben, müssen Sie auf diese Schaltfläche klicken, bevor Sie die Verbindung trennen können. Benutzer ändern: Wird nur angezeigt, wenn Sie verbunden sind. Nur ein einzelner Benutzer darf die Verbindung administrieren. Dieser muss Superuser sein und mit einem Mitarbeiter im Mitarbeiterregister verknüpft sein. Hier bestimmen Sie, welcher Benutzer dies sein soll. Trennen: Wird nur angezeigt, wenn Sie verbunden sind. Stoppt den Synchronisierungsvorgang und trennt die Verbindung zwischen der Firmendatenbank und Mamut Online Desktop. Synchronisierung Die Synchronisierung mit Mamut Online Desktop erfolg über einen Netzwerksrechner. Es ist ratsam, den Rechner zu wählen, auf dem die Datenbank installiert ist. Sie können den betreffenden Rechner aus der Auswahlliste wählen. Synchronisierungsprobleme: Zeigt eine Liste der Probleme, die während der letzten sieben Tage im Zusammenhang mit der Synchronisierung aufgetreten sind. Status: Es wird eine einfache Synchronisierungshistorie angezeigt, die alle Elemente aufführt, für die in den letzten sieben Tagen ein Upload oder Download durchgeführt wurde. Darüber hinaus wird das Datum der letzten Synchronisierung erwähnt und von welchem Rechner aus die Synchronisierung durchgeführt wurde. Tipp! Sie können Sich eine Synchronisierungshistorie anzeigen lassen. Lesen Sie mehr zu den "Benutzereinstellungen für den Desktop" im Kapitel "Einführung in das Programm". 117

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126 Kapitel 6: Berichte In diesem Kapitel: DAS BERICHTSMODUL EINSTELLUNGEN FÜR BERICHTE Editor für Berichte/Labels Wie bearbeitet man einen Bericht? Seitenanpassung bei Berichten Bearbeiten von Labels Import von Berichtsdateien Wie setzt man ein Logo in Ausdrucke ein? Adresseinstellungen Benutzereinstellungen für Berichte und Drucker BEVORZUGTE BERICHTE Einstellungen für bevorzugte Berichte Einstellungen für Berichtsbündel STRICHCODES

127 DAS BERICHTSMODUL Im Berichtsmodul liegen alle Berichte, die Sie ausdrucken können. Die Ausnahme sind Berichte, die nur über bestimmte Module ausgedruckt werden können, wie etwa Bestellungen und Rechnungen. Das Berichtsmodul enthält viele Berichte und ist daher in verschiedene Sichten untergliedert. Gemeinsame Berichte und Firmenberichte Im Berichtsmodul können Sie entscheiden, ob Sie über die Gemeinsamen Berichte oder die Firmenberichte ausdrucken wollen. Gemeinsame Berichte sind die Originalberichte, die im Programm enthalten und für alle Firmendatenbanken gleich sind, während Firmenberichte Kopien der gemeinsamen Berichte sind, die Sie im Editor für Berichte/Labels selbst nach Wunsch bearbeiten können. Sie können Berichte direkt über das Berichtsmodul bearbeiten, indem Sie den Bericht markieren, den Sie bearbeiten wollen, und auf Bearbeiten klicken. Wenn Sie stattdessen den Editor für Berichte öffnen wollen, klicken Sie auf Gehe zu Berichts-/Labeleditor. Wenn Sie Berichte bearbeitet haben, können Sie entscheiden, ob Sie den gemeinsamen Bericht haben wollen, der im System inklusive ist, oder den bearbeiteten Bericht, der Firmenbericht genannt wird. Sie finden also die bearbeitete Version des Berichtes unter demselben Namen wie den gemeinsamen Bericht, aber wählen das Berichtsverzeichnis Firmenberichte aus. Wenn Sie mehrere Firmendatenbanken haben, gilt der benutzerdefinierte Firmenbericht für die Datenbank, in der er bearbeitet wurde. Mit Hilfe des Editors für Berichte/Labels (unter Funktionen - Einstellungen - Berichte) können Sie ihn in andere Firmendatenbanken kopieren. In den Benutzereinstellungen können Sie die Voreinstellungen für das Ausgabeverzeichnis für die Berichtausgabe verändern. 120

128 DAS BERICHTSMODUL Hinweis: Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass nicht alle Änderungen in den Datenbeständen automatisch in Berichten erfasst werden. Sie sind letztendlich selbst dafür verantwortlich, die Konformität zu den diesbezüglichen Bestimmungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sicherzustellen Favoriten, Letzte 20 und Journale Für Favorit, Letzte 20 und Journale sind eigene Sichten angelegt. Unter Favorit können Sie selbst Berichte hinterlegen, die Sie häufig verwenden - entweder einzeln, oder in Berichtbündeln. Unter Letzte 20 werden die letzten 20 Berichte angezeigt, die der Benutzer in der aktiven Datenbank zuletzt gedruckt hat. Unter Journale sind wichtige Journale hinterlegt, die zur Übertragung an den Drucker bereit stehen. Zugriff auf Berichte Wenn Sie den Zugriff auf Berichte für einzelne Benutzer begrenzen möchten, können Sie das über entsprechende Anpassungen in der Zugangsberechtigung regeln. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Administration". Barcodes Barcodes können in Mamut Business Software verwendet werden, um die Produktnummer des Artikels, die Produktnummer der Branche, die Seriennummer und die Kundennummer darzustellen. Wie gelangen Sie dorthin? Sie können das Berichtsmodul über das Menü unter Datei - Drucken öffnen. In den einzelnen Modulen gibt es ebenfalls Zugang zu Berichten, wie zum Beispiel Funktionen - Kontakte - Berichte. Dieses Fenster öffnet sich dann mit Fokus auf den für das Modul relevanten Berichten. In einigen Fenstern kommen Sie zusätzlich über das Drucker-Icon zu einem Fenster, von dem aus Sie das Berichtsmodul öffnen können. Unter "drucken" wird in diesem Zusammenhang die schriftliche Ausgabe eines Berichts verstanden. Dies kann auch eine oder eine PDF-Datei sein. In den Benutzereinstellungen für Berichte und Drucker können Sie die Standard- Druckeinstellungen festlegen. So drucken Sie einen Bericht 1. Markieren Sie den auszudruckenden Bericht. Informationen, wie Sie dort hin gelangen, finden Sie weiter oben. 2. Legen Sie fest, ob das Berichtsverzeichnis Firmenberichte oder Gemeinsame Berichte verwendet werden soll. 3. Wählen Sie unter Ordnen nach aus, welche Sortierung Sie für den Bericht wünschen. 4. Entscheiden Sie unter Versenden an, an welches Medium der Bericht versendet werden soll. Sie können wählen zwischen Vorschau, Gitter, Drucker, Datei, Fax, HTML, , PDF und RTF. 5. Klicken Sie auf Drucken. Je nachdem, welchen Bericht Sie ausdrucken, können Sie jetzt einen Filter setzen, um festzulegen, welche Daten im Bericht erscheinen sollen. Der gewählte Bericht wurde an das angegebene Medium versendet. 121

129 BERICHTE Hinweis! Wenn Sie Berichte bearbeitet haben, können Sie entscheiden, ob Sie den im System enthaltenen Gemeinsamen Bericht haben möchten oder aber den bearbeiteten Bericht, den wir Firmenbericht nennen. In den Benutzereinstellungen können Sie festlegen, welcher dieser Berichte beim Anfordern von Berichten vor-ausgewählt sein soll. Sie finden also die bearbeitete Version des Berichts unter demselben Namen wie den Gemeinsamen Bericht, aber wählen als Berichtsverzeichnis die Firmenberichte. Tipp! Sie können auf der Grundlage von in der Belegregistrierung erfassten Belegen das Ergebnis und die Bilanz prüfen, bevor Sie die Daten ans Hauptbuch übertragen. Im Auswahlfenster des Berichtsmoduls legen Sie die Quelle für den Ausdruck fest und können zwischen Hauptbuch, Belegregistrierung oder der Kombination von beiden wählen. 122

130 EINSTELLUNGEN FÜR BERICHTE Zu den Bericht-Einstellungen gelangen Sie über Funktionen - Einstellungen - Berichte. Editor für Berichte/Labels: Hierüber können Sie Berichte und Etiketten bearbeiten und anpassen. Sie können z.b. ein Firmenlogo einfügen sowie Datenfelder vergrößer, verschieben oder löschen. Organisiert werden die Änderungen über die Registerkarten Berichte und Labels. Logo beim Drucken hinzufügen: Über den Assistenten zum Einfügen von Logos beim Drucken können Sie Logos einfügen und ggf. Feldinformationen für mehrere Standarddokumente im Vertriebsprozess ersetzten. Adresseinstellungen: Legen Sie hier fest, wie Namen und Adressen auf sämtlichen Berichten erscheinen sollen. Lesen Sie weitere Hinweise im Kapitel "Berichte". Editor für Berichte/Labels Unter Funktionen - Einstellungen - Berichte - Editor für Berichte/Labels können Sie Berichte bearbeiten und anpassen. Sie können u. a. das Firmenlogo einsetzen und Datenfelder im Bericht vergrößern, verschieben oder löschen. Die Berichte sind eingeteilt in eine Registerkarte für Berichte und eine für Labels..Doppelklicken Sie auf den Bericht oder das Label, das Sie bearbeiten möchten, oder markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich dann der Editor und Sie können den Bericht bearbeiten. Hier können Sie das Firmenlogo einfügen oder Felder verschieben, löschen und ändern. Die Symbolleiste Die Symbolleiste bietet Ihnen weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung der Berichte (Bewegen Sie den Mauszeiger über die einzelnen Knöpfe, um den in der folgenden Beschreibung verwendeten Namen zu finden: Bearbeiten: Doppelklicken Sie auf den betreffenden Bericht oder das Label bzw. markieren Sie die jeweilige Zeile und klicken danach auf Bearbeiten. Es öffnet sich ein Editor, indem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können. 123

131 BERICHTE Firmendatenbankbericht in alle anderen Firmendatenbanken kopieren: Kopiert den markierten Bericht in alle anderen vorhandenen Firmendatenbanken. Konstanten bearbeiten: Öffnet eine Liste zu Labels oder Feldbezeichnungen, die in den Berichten verwendet werden können. Hier können Sie auch den Text bearbeiten, der enthalten sein soll. Druckereinstellungen von der Kontaktliste übernehmen: Alle Berichte erhalten jetzt dieselbe Papiergröße, dasselbe Ausgabefach und dieselbe Auflösung, wie sie für den Bericht Kontaktliste eingerichtet wurden. Sie werden auch gefragt, ob Sie Informationen zum Druckertreiber/-namen kopieren möchten. Dies würde dann die Einstellungen für den Standarddrucker außer Kraft setzen. Druckereinstellungen im ausgewählten Bericht löschen: Die Druckereinstellungen für den ausgewählten Bericht werden gelöscht und die Druckereinstellungen für den Windows- Druckertreiber werden übernommen. Berichtsdatei importieren: Holt einen neuen Originalbericht aus dem Berichtsverzeichnis (Gemeinsame Berichte). Dies ist dann nötig, wenn beim Bearbeiten etwas schief geht oder Sie einfach nur noch einmal von vorne anfangen möchten. Berichtsdatei exportieren: Kopiert die Berichtsdateien des betreffenden Berichts in einen anderen frei wählbaren Bereich, wenn Sie zum Beispiel den geänderten Bericht in einem anderen Bereich/auf einem anderen Medium (z. B. Disketten) speichern wollen. So stellen Sie das Standardverzeichnis auf Firmenberichte um Um bearbeitete Berichte ausdrucken zu können, müssen Sie zum Ausdrucken die Firmenberichte und nicht die Gemeinsamen Berichte auswählen. 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen - Benutzer. 2. Klicken Sie auf Einstellungen pro Modul. 3. Klicken Sie auf Berichte. 4. Ändern Sie das Standard Berichtsfeld von Gemeinsame Berichte auf Firmenberichte. 5. Klicken Sie auf Ok. Beim Druck erhalten Sie nun die bearbeiteten Berichte. 124

132 EINSTELLUNGEN FÜR BERICHTE Wie bearbeitet man einen Bericht? Durch das Bearbeiten eines Berichtes können Sie das Firmenlogo einfügen und Datenfelder im Bericht erweitern, verschieben oder löschen. Berichte bearbeiten können Sie entweder, indem Sie im Berichtsmodul einen Bericht markieren und dann auf Bearbeiten klicken, oder Sie gehen über Funktionen - Einstellungen - Berichte - Editor für Berichte/Labels. Der Bericht ist in mehrere Bereiche oder Felder unterteilt. Diese Felder können aus einer oder mehreren Zeilen bestehen oder ganz leer sein. In diesen Feldern befinden sich Rahmen mit Codes für verschiedene Arten oder Gruppen von Informationen, die im Bericht erscheinen sollen. Sie können die Größe, Platzierung u. Ä. dieser Rahmen ändern. Es kann auch der ganze Rahmen gelöscht werden. Die Information, für die der Rahmen stand, erscheint dann nicht im Ausdruck. Unten finden Sie kurze Beschreibungen verschiedener Aktionen: Wie man ein Logo einsetzt 1. Klicken Sie im Bericht-Editor unter Report Controls auf das Symbol für Picture/OLE Bound Properties. 2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht. Der Pfeil ist jetzt zu einem Kreuz geworden. 3. Klicken und halten Sie die Maustaste dort gedrückt, wo Sie die eine Ecke des Logos platzieren möchten. 4. Ziehen Sie die Maus (mit gedrückter Maustaste) zu dem Bereich, wo Sie die diagonal gegenüberliegende Ecke platzieren möchten. 5. Lassen Sie die Maustaste los. Das Fenster Picture/OLE Bound Properties wird nun geöffnet. 6. Klicken Sie auf Durchsuchen ( mit den drei Punkten) und suchen Sie das Verzeichnis heraus, in dem das Logo (die Bilddatei) liegt. 7. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf OK. 8. Legen Sie fest, wie das Bild an den Rahmen angepasst werden soll: Clip contents: Bild so beschneiden, dass es in den Rahmen passt. Scale contents, retain shape: Bild skalieren, aber Form beibehalten. Scale contents, fill the frame: Bild skalieren, aber den Rahmen komplett nach allen Seiten hin ausfüllen. Das Logo wird auf Ausdrucken des von Ihnen bearbeiteten Berichtes erscheinen, wenn als Berichtsverzeichnis die Firmenberichte gewählt wurden. Hinweis! Das Bild wurde nicht in den Bericht "eingefügt", sondern es wird lediglich ein Verweis auf die Logodatei abgelegt. D. h. wenn Sie die Logodatei oder den Ordner, in dem sie liegt, löschen (oder verschieben), dann wird sie auch aus dem Bericht entfernt. Sie sollten die Logodatei also in einem Ordner ablegen, in dem sie nicht Gefahr läuft, gelöscht zu werden. 125

133 BERICHTE Wie man ein Feld vergrößert 1. Klicken Sie auf das Feld, das Sie vergrößern möchten. Im Rahmen um das Feld erscheinen nun kleine schwarze Quadrate, die Sie ziehen können. 2. Klicken Sie und halten Sie die Maustaste gedrückt auf dem Quadrat: An der Seite des Rahmens: um den Rahmen zu der entsprechenden Seite hin zu vergrößern. In der Ecke: um den Rahmen auf zwei Seiten zu vergrößern. 3. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf File/Save (Datei/Speichern) gehen. Das Feld ist nun vergrößert. Wie man ein Feld löscht Bevor Sie Felder entfernen, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welchen Zweck die verschiedenen Felder des betreffenden Berichtes haben. Es kann von Vorteil sein, einen Ausdruck des Berichtes zum Vergleichen zu haben, wenn man einen Bericht bearbeitet. 1. Klicken Sie auf das Feld, das Sie löschen möchten. 2. Drücken Sie auf Delete auf der Tastatur. Das Feld wird somit aus dem Bericht entfernt. Tipp! Wenn Sie mehrere Felder gleichzeitig markieren möchten, halten Sie die Shift-Taste auf der Tastatur gedrückt und klicken Sie auf die Felder, die Sie markieren möchten. Alternativ können Sie den Mauszeiger direkt neben, aber außerhalb der betreffenden Felder platzieren, dann die linke Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger über die zu markierenden Felder ziehen. Wie man ein Feld kopiert 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das Sie kopieren möchten. 2. Klicken Sie auf Kopieren. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der Sie das Feld einfügen möchten. 4. Klicken Sie auf Einfügen. Das Feld wurde nun kopiert und an der angegebenen Stelle eingefügt. Wie man ein Feld verschiebt Im Berichtseditor können Sie Felder verschieben, indem Sie mithilfe der Maus ein Feld markieren und verschieben oder indem Sie das Feld markieren und mithilfe der Pfeiltasten auf der Tastatur verschieben. Erstere Methode empfiehlt sich, wenn die Veränderung recht groß ist, Sie also z. B. das Logo von der Mitte des Berichtes nach oben verschieben wollen. Zweitere Methode ist am besten geeignet, wenn Sie nur eine kleine Anpassung vornehmen möchten. Beispiel: Wenn alle Felder auf einer Rechnung 1 cm zu hoch auf der Seite erscheinen, könnten Sie die Felder markieren und die Pfeiltaste benutzen, um das Ganze 1 cm nach unten zu verschieben. 1. Klicken Sie auf das Feld, das Sie verschieben möchten. 2. Verschieben Sie das Feld an die gewünschte Stelle, indem Sie es mit dem Mauszeiger ziehen oder die Pfeiltasten auf der Tastatur verwenden. Das Feld wurde nun an die gewünschte Stelle verschoben. 126

134 EINSTELLUNGEN FÜR BERICHTE Seitenanpassung bei Berichten Wenn Berichte nach dem Ausdrucken nicht optimal angezeigt werden, können Sie den Bericht bearbeiten und danach neu drucken. Eine schlechte Qualität im Ausdruck kann z.b. an Druckertreibern oder Schriftarten liegen. Achtung! Sie müssen den Wert im Standard-Berichtsfeld in Ihren Benutzereinstellungen unter dem Modul Berichte auf Firmenberichte umstellen, um korrigierte Berichte zu erhalten. Näheres im Text weiter unten. Wie verschiebt man alle Felder in einem Bericht 1. Wählen Sie Funktionen - Einstellungen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte. 3. Klicken Sie auf Editor für Berichte/Labels. 4. Markieren Sie den gewünschten Bericht 5. Klicken Sie auf Bearbeiten. 6. Wählen Sie im Menü Edit - Select all. Es werden nun alle Felder markiert. Tipp: Wenn Sie nur ein einziges Feld verschieben wollen, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf. 7. Nun können Sie die Felder über die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur an die gewünschte Stelle verschieben. 8. Speichern Sie danach mit File - Save. 9. Schließen Sie die Datei mit File - Close. 10. Drucken Sie Ihren Bericht neu. Kontrollieren Sie den Ausdruck. Wenn sich im Ergebnis nichts verändert hat, kontrollieren Sie erneut die Einstellungen für das Standard-Berichtsfeld und korrigieren es gegebenenfalls. Lesen Sie weiter oben mehr dazu. Bearbeiten von Labels Es gibt eine Reihe verschiedener Labels, die Sie für Adressen, Produkte oder Telefonlisten verwenden können. In den Einstellungen für Labels können Sie Höhe, Breite und Abstände so anpassen, dass die Ausdrucke zu den Labels passen. Wie passt man die Platzierung des Labels an? 1. Markieren Sie den Label-Bericht, der angepasst werden soll. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Label-Editor. 3. Klicken Sie auf den Rahmen im Fenster und halten Sie die Maustaste gedrückt. 4. Ziehen Sie den Rahmen an die gewünschte Stelle. 5. Klicken Sie auf OK. 127

135 BERICHTE Wie passt man die Höhe an? 1. Markieren Sie den Label-Bericht, der angepasst werden soll. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Label-Editor. 3. Doppelklicken Sie auf den Balken Detail. 4. Messen Sie die genaue Höhe eines der zu bedruckenden Labels mit einem Lineal. 5. Geben Sie die Zentimeter-Anzahl in das Feld Height ein. 6. Klicken Sie auf OK. Wie passt man die Breite an? 1. Markieren Sie das Label, das angepasst werden soll. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Label-Editor. 3. Klicken Sie auf File und wählen Sie Page setup (Datei/Seite einrichten) im Menü. 4. Es öffnet sich das Fenster Page setup (Seite einrichten). 5. Messen Sie die genaue Breite eines der zu bedruckenden Labels mit einem Lineal. 6. Geben Sie die Zentimeter-Anzahl in das Feld Width ein. 7. Messen Sie den Abstand zwischen den zu bedruckenden Etiketten, sofern es einen gibt. 8. Geben Sie das Maß in das Feld Spacing ein. 9. Messen Sie den linken Rand des zu bedruckenden Labelbogens, falls es einen gibt. 10. Geben Sie das Maß für diesen in das Feld Left margin ein. 11. Klicken Sie auf OK. Import von Berichtsdateien Es kann ab und an notwendig sein, originale Berichtsdateien zurückzukopieren. Dies kann z.b. vorkommen, wenn Sie Änderungen wieder rückgängig machen wollen oder wenn die Berichtdatei defekt ist. Dies kann auch auf Berichte zutreffen, zu denen ab und an neue, aktualisierte Berichtsdateien erstellt werden. So importieren Sie Berichtsdateien 1. Wählen Sie im Hauptmenü Funktionen - Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Berichte und danach auf Editor für Berichte/Labels. 3. Markieren Sie den Bericht, den Sie nach Mamut Business Software zurückkopieren wollen. 4. Klicken Sie auf Berichtsdatei importieren. 5. Klicken Sie im neu geöffneten Unterdialog auf Importieren. 6. Klicken Sie auf OK, nachdem die Datei importiert ist. 7. Schließen Sie die Importfenster Die Berichtsdatei ist importiert und kann nun bearbeitet werden. 128

136 EINSTELLUNGEN FÜR BERICHTE Wie setzt man ein Logo in Ausdrucke ein? Mithilfe des Assistenten für das Einfügen von Logos in Ausdrucke können Sie ganz einfach ein Logo einsetzen und eventuell Informationen entfernen, die es bereits in ausgewählten Standarddokumenten für Preisangebots-, Bestellungs- und Rechnungsausdrucken gibt. Tipp! Für ein bestmögliches Ergebnis ist es wichtig, dass Ihr Logo nicht größer als 120x70 Pixel ist. Sie können ein Bildbearbeitungsprogramm verwenden, um die Größe des Logos zu ändern. So setzen Sie ein Logo ein 1. Gehen Sie zu Funktionen - Einstellungen - Berichte - Logo beim Drucken hinzufügen. 2. Geben Sie den Pfad zur Bilddatei ein oder klicken Sie auf [...], um die Datei herauszusuchen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie den oder die Bericht(e) aus, in die das Logo eingesetzt werden soll, indem Sie die gewünschten Berichte im Feld Nicht verarbeiten markieren und auf [->] klicken. Wenn Sie alle Berichte auswählen wollen, klicken Sie auf [->>]. Die Berichte werden ins Feld Verarbeiten verschoben. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Legen Sie fest, wo im Bericht das Logo erscheinen soll. Entscheiden Sie ggf. auch, welche Felder aus dem Bericht entfernt werden sollen. Haken Sie die entsprechenden Felder ab. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Jetzt erscheint eine Übersicht über die Berichte, in die das Logo eingesetzt wird, und ob ein Speicherkonflikt mit Inhalten aufgetreten ist, die sich zuvor dort befanden. Wenn es Speicherkonflikte gibt oder Sie Felder entfernt haben, empfiehlt es sich ohnehin, die verschiedenen Berichte zu Bearbeiten, da oft Zwischenräume zwischen den Feldern des Berichtes entstehen können. Speicherkonflikt kann dadurch entstehen, dass sich das Logo über andere Felder im Bericht legt. Um den Bericht zu bearbeiten tun Sie Folgendes: o Markieren Sie den zu bearbeitenden Bericht. o Klicken Sie auf Bearbeiten. o Verschieben Sie das Logo oder die falsch platzierten Felder. o Speichern und Fenster schließen. Überprüfen Sie, ob der Speicherkonflikt im entsprechenden Bericht behoben ist. Wird in der Zeile des betreffenden Berichtes immer noch ein Speicherkonflikt angezeigt, sollten Sie ihn erneut bearbeiten, bis der Speicherkonflikt behoben ist. 8. Klicken Sie auf Ausführen. Das Logo wird nun auf den üblichen Ausdrucken des Preisangebots-, Bestellungs- und Rechnungsmoduls erscheinen. Sie können den Editor für Berichte/Labels verwenden, um sonstige Berichte zu ändern. 129

137 BERICHTE Adresseinstellungen Im Fenster Adresse definieren Sie, wie Adressen, Kontaktnamen und Kontaktpersonen in allen Berichten erscheinen sollen. Denken Sie daran, dass Sie hier keine konkreten Adressen eingeben sollen, weil nur Referenzen verwendet werden. Wie man die Adresseinstellungen ändert 1. Markieren Sie das gewünschte Land in der Liste links, z. B. Deutschland. 2. Wählen Sie in der Auswahlliste Name aus, welche Referenz (welchen Wert) Sie einsetzen möchten. Wenn Sie hier einen Wert auswählen und dann auf Einfügen klicken, wird der betreffende Wert hinzugefügt. Das Resultat können Sie stets im Beispielfeld sehen. Sie können ganz einfach Felder löschen, indem Sie das Feld markieren und dann Entfernen auf der Tastatur drücken. 3. Definieren Sie in der Auswahlliste für Adresse, wie die Adresse angezeigt werden soll. 4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Einstellungen geändert haben. Die Adresseinstellungen sind nun geändert. 130

138 EINSTELLUNGEN FÜR BERICHTE Benutzereinstellungen für Berichte und Drucker Jeder Benutzer des Programms kann eigene Druckereinstellungen und Einstellungen für den Berichtmodus vornehmen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für den einzelnen Benutzer und folgen diesem, egal von welchem Rechner im Netzwerk aus er sich in das Programm einwählt. Registerkarte Berichte Hier können Sie Voreinstellungen für Berichte vornehmen. Druckmedium: Wählen Sie hier, ob als Standard die Vorschau, der Drucker, das Fax oder die E- Mail eingestellt sein soll. Die hier getroffene Auswahl kann i.d.r. in den Modulen für den Einzelfall überschrieben werden. Druckmedium Vertrieb/Fakturierung: Zusätzlich zu den üblichen Druckmedien können Sie hier für den Druck von Bestell- und Rechnungsberichten Vom Kontakt übertragen wählen. In diesem Fall wird das Druckmedium gewählt, das dem Kontakt zugewiesen ist. Standard-Berichtsfeld: Hier legen Sie fest, welcher Bericht im Berichtmodul voreingestellt ist. Wenn Sie Gemeinsame Berichte wählen, werden die Standardberichte voreingestellt sein. Wenn Sie Firmenberichte <Firmenname> wählen, ist die bearbeitete Berichtvariante voreingestellt. Dies können Sie überschreiben, indem Sie einen Bericht entfernen. Format der -Anlage: Bei -Drucken können Sie folgende Formate für den Anhang wählen: HTML, PDF oder RTF. Kopie ausdrucken, wenn eine / ein Fax gedruckt wird: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine zusätzliche Kopie auf Papier wünschen. Aktivität erstellen, wenn eine / ein Fax gedruckt wird: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass für jede gesendete und jedes gesendete Fax eine Aktivität erstellt werden soll. 131