RUNDSCHREIBEN. Geltungsbereich / Zielgruppen Alle Mitarbeiter der EFGD Herausgeber / Verantwortlich für den Inhalt

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1 RUNDSCHREIBEN Nummer Thema RS C Datum Geltungsbereich / Zielgruppen Alle Mitarbeiter der EFGD Gültig ab / bis Herausgeber / Verantwortlich für den Inhalt Für den Inhalt verantwortliche Fachabteilung: DLZ Risikomanagement Heiko Biel bis auf Weiteres Abgestimmt mit: DLZ Personal Wendelin Henriques Datenschutzbeauftragter EFGD Manfred Gall Ersetzt Version vom RS B vom Herausgeber: Organisation/IT Holding Frank Braunmiller Hinweise / Veränderungen Ergänzungen sind in den Punkten 1, 2 und 7 erfolgt. Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem Rundschreiben informieren wir Sie über die Notwendigkeit und die Vorgehensweise im Umgang mit der durchzuführenden innerhalb der Betriebe der Emil Frey Gruppe Deutschland (EFGD). Bitte stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Zuständigkeitsbereich / Ihrem Verantwortungsbereich dieses Rundschreiben einhalten und nach den Vorgaben arbeiten. Die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Zuständigkeitsbereich / Ihrem Verantwortungsbereich sind durch Sie über die Einführung zu informieren. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit dieses Rundschreibens wird fortfolgend ausschließlich die Begrifflichkeit Mitarbeiter geschlechtsneutral verwendet. Seite 1 von 8

2 Inhalt 1 Gesetzliche Grundlage Geltungsbereich Umfang und Häufigkeit der Prüfung Aufbewahrungspflicht Ausländische Führerscheine Datenschutz Vorgehensweise in der EFGD Erstellung des Rundschreibens Freigabe des Rundschreibens Kommunikation... 8 Herausgeber: Organisation/IT Holding; PPMGMT Seite 2 von 8

3 1 Gesetzliche Grundlage Die gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Kontrolle der Führerscheine der Mitarbeiter ergibt sich aus 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG): Fahren ohne Fahrerlaubnis. Demnach macht sich der Halter, das heißt das Unternehmen, beziehungsweise dessen gesetzlicher Vertreter strafbar, wenn er anordnet oder zulässt, dass Mitarbeiter Fahrzeuge führen, die die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht haben oder denen das Führen eines Fahrzeuges auf Grund von Fahrverboten ( 44 StGB oder 25 StVG) verboten ist. Verstöße gegen 7 der BG-Vorschrift D27 Flurförderzeuge (zum Beispiel: Staplerführerschein), Verstöße gegen die notwendigen Fahrerlaubnisklassen (zum Beispiel: Fahrzeuge mit einer zulässigen Gesamtmasse (zg) von 3,5t und mehr) und Beschränkungen gemäß den Führerscheindaten (zum Beispiel: nur Automatikgetriebe, etc.) sind dem sinngemäß gleichzusetzen. Bei Verstößen kann dies zum Verlust des Versicherungsschutzes führen, das Kraftfahrzeug auf das sich die Tat bezieht eingezogen, sowie eine Geld- und Freiheitsstrafe verhängt werden. Hierzu reicht fahrlässiges Handeln bereits aus. Bitte beachten Sie, dass beispielsweise speziell bei jüngeren Mitarbeitern, die einzig eine Fahrerlaubnis für PKW (Fahrerlaubnisklasse B) besitzen, keine Fahrzeuge mit einer zg von 3,5t und mehr geführt werden dürfen, Details hierzu entnehmen Sie bitte der Anlage 2 zu diesem Rundschreiben. Die regelmäßig stattfindende Überprüfung der Fahrerlaubnis entbindet die Mitarbeiter nicht von ihrer Pflicht, einen Verlust der Fahrerlaubnis / des Führerscheins dem Arbeitgeber unverzüglich zu melden, sofern der Mitarbeiter Fahrzeuge oder Flurförderzeuge der EFGD bewegt (zum Beispiel: Dienst- und Vorführfahrzeuge, Gabelstapler, Werkstattfahrzeuge, Kundenfahrzeuge in Obhut, Ausstellungsfahrzeuge, etc.) Ebenso wenig entbindet die regelmäßig stattfindende Überprüfung der Fahrerlaubnis die Standortverantwortlichen von ihrer Pflicht, den Führerschein von nicht in der Liste erfassten Mitarbeitern (zum Beispiel: Neue Mitarbeiter / Mitarbeiter, die im Zuge der generellen Führerscheinprüfung nicht erfasst wurden / Sonderfälle, etc.) vor Antritt einer Fahrt einzusehen. Herausgeber: Organisation/IT Holding; PPMGMT Seite 3 von 8

4 2 Geltungsbereich Die Pflicht zur regelmäßigen Kontrolle der Führerscheine gilt für alle Mitarbeiter, die Fahrzeuge oder Flurförderzeuge der EFGD ständig oder auch nur vereinzelt führen (zum Beispiel: Dienst- und Vorführfahrzeuge, Gabelstapler, ZBV-Fahrzeuge, Werkstattfahrzeuge, Kundenfahrzeuge in Obhut, Ausstellungsfahrzeuge, etc.). Eine generelle gemäß dieses Rundschreibens für Mitarbeiter, die keine Fahrzeuge der EFGD führen, ist nicht durchzuführen. Sollten Mitarbeiter doch einmal ein Fahrzeug bewegen, erfolgt die analog der Vorgehensweise wie bei Probefahrtkunden vor Antritt der jeweiligen Fahrt. Die Führerscheinpflicht gilt für alle öffentlichen Straßen. Öffentliche Straßen sind Straßen, Wege, Plätze und sonstige Verkehrsflächen, die für jedermann, also für die Allgemeinheit offen stehen, beziehungsweise wo allgemeiner Verkehr vom Berechtigten geduldet wird, auch wenn die Zufahrt Unbefugten durch ein Schild untersagt ist (andernfalls wären zum Beispiel Schranken notwendig). Die Führerscheinpflicht gilt also in den meisten Fällen für die gesamten Betriebsstätten inklusive zum Beispiel: Parkplätze, Zu- und Abfahrtswege, Ausstellungsflächen, etc. und im Zweifel sogar für die Werkstätten. Für das Fahren von Flurförderzeugen gilt die Führerscheinpflicht gemäß 7 der BG-Vorschrift D27 ohne räumliche Einschränkung, das heißt überall wo Flurförderzeuge gefahren werden. 3 Umfang und Häufigkeit der Prüfung Eine bedeutet Einsichtnahme in den Originalführerschein. Eine Fotokopie kann zum Prüfungszeitpunkt einen nicht mehr gültigen Stand wiedergeben oder der Originalführerschein bereits eingezogen sein und gilt daher nicht als sicheres Merkmal einer Gültigkeit. Gleiches gilt sinngemäß für eingescannte oder in anderer Form bildlich erfasste Führerscheine. Die erfolgt zweimal jährlich, ist schriftlich zu dokumentieren und vom Führerscheininhaber zu quittieren (siehe Punkt 7 dieses Rundschreibens). 4 Aufbewahrungspflicht Die ordnungs- und strafrechtliche Ahndung von Ersttätern bei Verkehrsdelikten liegt meist zwischen neun und zwölf Monaten, daher sind alle Prüfungsdokumente mindestens für zwei Jahre nach Ablauf des Jahres der Erfassung aufzubewahren. Herausgeber: Organisation/IT Holding; PPMGMT Seite 4 von 8

5 5 Ausländische Führerscheine Für die Verantwortlichen ist die Gültigkeitsprüfung eines ausländischen Führerscheins nahezu unmöglich (liegt tatsächlich die erforderliche Fahrerlaubnis vor oder nur ein Motorradführerschein, oder ähnliches?). Für das Führen eines Fahrzeuges in der EFGD ist ein deutschsprachiger oder internationaler Führerschein erforderlich. 6 Datenschutz Die Haftung beim Fahren ohne Führerschein geht in die Verantwortung des Halters über, daher stellt die Überprüfung der Daten eine Halterpflicht gemäß 21 Straßenverkehrsgesetz (StVG) dar. Dadurch verstoßen die Kontrolle und die systematische Erfassung nicht gegen den Datenschutz, auch wenn dabei persönliche Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum des Mitarbeiters ersichtlich werden. Die grundsätzliche Frage des Unternehmens an den Mitarbeiter nach der Fahrerlaubnis gilt weder als anstandswidrig, noch dessen Inhalt als besonders schützenswert im engeren Sinne. Nichts desto trotz unterliegen die Daten dem Datenschutzgesetz. Daher dürfen nur befugte Personen, gemäß der unter Punkt 7 dieses Rundschreibens definierten Vorgehensweise, Zugriff darauf erhalten. 7 Vorgehensweise in der EFGD - Das DLZ Personal der Frey Services Deutschland GmbH (FSD) versendet zweimal jährlich eine Erinnerung der durchzuführenden an die jeweiligen Standortverantwortlichen der Betriebsstätten. Zur Unterstützung erhalten die Standortverantwortlichen vom DLZ Personal zusätzlich eine vollständige Personalübersicht Ihrer Betriebsstätte zum jeweiligen Stichtag. - Der Standortverantwortliche lässt sich die Führerscheine aller Mitarbeiter, die Fahrzeuge oder Flurförderzeuge der EFGD ständig oder auch nur vereinzelt führen, persönlich vorzeigen, nimmt die Führerscheindaten vollständig in die Liste (siehe Anlage 1) auf und lässt sich die durchgeführte Kontrolle vom Mitarbeiter per Unterschrift auf der Liste bestätigen. - Eine generelle gemäß dieses Rundschreibens für Mitarbeiter, die keine Fahrzeuge der EFGD führen, ist nicht durchzuführen. Sollten Mitarbeiter doch einmal ein Fahrzeug bewegen, erfolgt die analog der Vorgehensweise wie bei Probefahrtkunden vor Antritt der jeweiligen Fahrt. Herausgeber: Organisation/IT Holding; PPMGMT Seite 5 von 8

6 - Im Falle des Bestehen einer, von der Geschäftsleitung verabschiedeten Vertreterregelung, kann der Standortverantwortliche selbst durch seinen jeweiligen Stellvertreter geprüft werden. Sollte keine von der Geschäftsleitung verabschiedete Vertreterregelung bestehen, muss der Standortverantwortliche durch seinen jeweiligen Vorgesetzten geprüft werden. Dies gilt sinngemäß bis zu den Geschäftsführungen der EFGD. - Sollte sich aus der Prüfung ein Fahrverbot oder eine Einschränkung ergeben, informiert der Standortverantwortliche den direkten Vorgesetzten des betroffenen Mitarbeiters hierüber. Der direkte Vorgesetzte ist für die Einhaltung der Fahrverbote und Einschränkungen des betroffenen Mitarbeiters verantwortlich. Zusätzlich sorgt der Standortverantwortliche für die Erstellung eines schriftlichen Verbotes an den betroffenen Mitarbeiter, Fahrzeuge oder Flurförderzeuge der EFGD entgegen der bestehenden Fahrverbote und Einschränkungen zu führen (siehe Anlage 3). Die Übergabe des Schreibens an den Mitarbeiter wird in der Liste (siehe Anlage 1) dokumentiert. Wenn der Standortverantwortliche auf Grund der von der Geschäftsleitung verabschiedeten Vertreterregelung durch seinen Stellvertreter geprüft wird und sich aus der Prüfung ein Fahrverbot oder eine Einschränkung für den Standortverantwortlichen ergibt, hat dessen Stellvertreter dies dem Vorgesetzten des Standortverantwortlichen zu melden. Für diesen gelten dann sinngemäß die oben beschriebenen Aufgaben und Pflichten. - Nach erfolgter Dokumentation wird die Vollständigkeit und Richtigkeit der Liste durch den Standortverantwortlichen und seinen Stellvertreter (für Führerscheinprüfung des Standortverantwortlichen) nach bestem Wissen per Unterschrift bestätigt. - Die Liste wird vom Standortverantwortlichen per an das DLZ Personal der FSD innerhalb der gesetzten Frist (in der Regel 3-4 Wochen) zurückgesandt. Bei einer notwendigen Fristverlängerung ist das DLZ Personal hierüber rechtzeitig per zu informieren. Die Originalliste verbleibt für eventuelle Prüfungen durch die zuständigen Regierungspräsidien oder Polizeibehörden beim Standortverantwortlichen. - Das DLZ Personal legt die ausgefüllten Listen der in einem zentralen Ordner zur möglichen weiteren Verwendung durch die Interne Revision Holding ab. Herausgeber: Organisation/IT Holding; PPMGMT Seite 6 von 8

7 Der detaillierte Ablauf ist in der folgenden Grafik nochmals dargestellt. Bild 1: Ablauf Herausgeber: Organisation/IT Holding; PPMGMT Seite 7 von 8

8 Lh. Emil Frey.w. Emil Frey Gruppe Deutschland Rundschreiben RS C 8 Erstellung des Rundschreibens ' ' ' Bei der Erstellung dieses Rundschreibens waren das DLZ Risikomanagement, das DLZ Personal, sowie der Datenschutzbeauftragte der EFGD, die Interne Revision Holding und die Organisation/IT Holding beteiligt. 9 Freigabe des Rundschreibens Dieses Rundschreiben wird in vorliegender Form vom CEO der Emil Frey Gruppe Deutschland frei gegeben und tritt mit Wirkung vom 01. Februar 2015 in Kraft. Es ersetzt alle vorangegangenen Versionen, sowie alle sich im Umlauf befindlichen, unternehmensspezifischen Regelungen. Bei zukünftigen Überprüfungen durch die Interne Revision Holding wird dies prüfungsrelevant sein. CEO EFG Deutschland 10 Kommunikation Sofern über die gewählten Verteiler nicht alle betroffenen Mitarbeiter Ihres Verantwortungsbereichs erreicht wurden, bitten wir Sie, dieses verbindliche Rundschreiben an Ihre betreffenden Kollegen und Mitarbeiter entsprechend weiterzuleiten und die Umsetzung sicherzustellen. Zusätzlich werden wir dieses Rundschreiben im Intranet der EFGD veröffentlichen. Bei Fragen oder Anmerkungen zum Inhalt dieses Schreibens stehen Ihnen die Ansprechpartner au den jeweiligen Fachabteilungen jederzeit gerne zur Verfügung. - ues sation/it Holding nlage 1 Prüfliste Anlage 2 Führerscheinklassen RS Anlage 3 Mustertexte Fahrverbot Herausgeber: Organisation/IT Holding ; PPMGMT Stand: 20. Januar2015 Seite 8 von 8