Angebot der zgs consult GmbH für Prüfung und Zahlbarmachung von Mietzuschüssen. ja nein trifft nicht zu

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1 Interne Revision Checkliste zur Aktenprüfung im Bereich Mietzuschuss auf Grundlage des Geschäftsbesorgungsvertrags, der Leistungsbeschreibung für die Tätigkeit eines Geschäftsbesorgers zur Prüfung, Bewilligung und Zahlbarmachung von Mietzuschüssen aufgrund 2 WoG Bln, inkl. Anlagen und den dort genannten gesetzlichen Grundlagen Angebot der zgs consult GmbH für Prüfung und Zahlbarmachung von Mietzuschüssen Prüfplan 2017 der internen Revision für den Bereich Mietzuschuss Lfd. Nr. Prüfgegenstand Fall-Nr.: Antragsteller: ja nein trifft nicht zu Prüfbemerkungen Bezug Prüfdatum: Antragsprüfung schematischer Prüfablauf: Beginn 1 Liegt der Mietvertrag vor? 2 Antragsteller = Mieter? (Ausnahme: Träger von Einrichtungen mit einer Vereinbarung nach 75 3 SGB XII, die Sozialwohnungen angemietet haben, können zugunsten der Nutzenden der Einrichtung Mietzuschuss beantragen. Dafür sind die Voraussetzungen zur Gewährung von Mietzuschuss für alle Nutzenden durch den Träger nachzuweisen) Wenn Nein: Ablehnung, keine weitere Prüfung 1 3 Nr. 4, 1 Nr. 2, 1, 3 Seite 1 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 1

2 3 Liegt die Wohnung im sozialen Wohnungsbau? 1 (Grundlage: Monatsauszug aus Kataster) Ggf. 11 WoG beachten (Überleitungsvorschrift für das Ende der Eigenschaft öffentlich gefördert ) Wie kommen die Prüfer an die aktuellen Katasterauszüge? Wenn Nein: Ablehnung, keine weitere Prüfung 4 Bei Wohnungen, deren erste Förderphase mit Dauer von 15 Jahren nach dem endete: Wurde der Mietvertrag vor dem abgeschlossen? 4 Nr. 5, 4 Wenn Nein: Ablehnung, keine weitere Prüfung (Grundlage: Monatsauszug aus Kataster inkl. Merkmal ohne Anschlussförderung) 5 Liegt ein schriftlicher Antrag vor? Ist dieser rechtsverbindlich unterschrieben? 1 6 Wurde an dieser Stelle die Vollständigkeitsprüfung der Nachweise vorgenommen und dokumentiert? 7 Wurden ggf. die fehlenden Nachweise/ Unterlagen mit Fristsetzung nachgefordert? Seite 2 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 2

3 8 Erfolgte die Bestimmung der Haushaltsangehörige nach 18 WoFG? Nachweis: amtlicher Nachweis, ggf. Meldebescheinigung Haushaltsangehörige sind: Antragsteller Ehegatte Lebenspartner (gilt für gleichgeschlechtliche Partner, nur wirksam bei begründeter Lebenspartnerschaft Nachweis: Urkunde des Standesamtes erforderlich) Der Partner einer sonstigen auf Dauer angelegten Lebensgemeinschaft 18 WoFG AV zu 18 WoFG Nr. 3 3 VV Mietzuschuss i.v.m. Ablaufschema aus der Leistungsbeschreibung (zwischen Mann und Frau, geht über eine Wohn- und Wirtschaftsgemeinschaft hinaus; wenn erst entstehen soll: dann Absichtserklärung (Vordruck BauWohn 550) mit dem Antrag abgeben und die Einhaltung der Verpflichtung im Bescheid durch Nebenbestimmungen regeln) Deren Verwandte in gerader Linie und zweiten Grades in der Seitenlinie, Verschwägerte in gerade Linie und zweiten Grades in der Seitenlinie, Pflegekinder ohne Rücksicht auf ihr Alter und Pflegeeltern (auch ungeborene Kinder ab 14 SSW bei Nachweis) Personen, die alsbald in den Haushalt aufgenommen werden sollen, zählen nicht (vgl. VV Mietzuschuss, Nr. 3, 3 9 Gibt es mehrere Mieterhaushalte in einer Wohnung? Wenn ja: wurden diese im Falle des Leistungsbezugs nach SGB Nr. 3, 3 Nr. 3, 3 Seite 3 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 3

4 II, SGB XII oder dem Wohngeldgesetz entsprechend dieser Vorschriften berücksichtigt? Wenn ja: wurden diese in anderen Fällen analog dem Wohn geldrecht berücksichtigt? Leistungsempfänger nach SGB II oder SGB XII? falls ja, dann weiter mit Punkt 27 Antragsteller, die keine Leistungen nach SGB II oder SGB XII beziehen 10 Liegen für alle Haushaltsangehörigen Einkommenserklärungen vor? 11 Liegt bei Selbständigen, Gewerbetreibenden sowie buchführungspflichtigen Land- und Forstwirten Bilanz mit Gewinnund Verlustrechnung oder Einnahmeüberschussrechnung vor? Liegt das ausgefüllte Formblatt Einkommenserklärung vor? 12 Bei nichtselbständiger Arbeit: Liegt ein Einkommenssteuerbescheid, Vorauszahlungsbescheid, Zweitschrift zur Einkommenssteuererklärung bzw. das ausgefülltes Formblatt Einkommenserklärung vor? 13 Wurde die Berechnung des anrechenbaren Einkommens nach den 20 bis 24 des Wohnraumförderungsgesetzes ermittelt? 3 Beachte AV zu WoFG i.v.m ff. WoGVwV Seite 4 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 4

5 14 Liegen für alle Haushaltsangehörigen die erforderlichen Nachweise zu Einkommensermittlung vollständig vor? 15 Ist das anrechenbare Einkommen < = 140% der Einkommensgrenzen nach 9 2 des Wohnraumförderungsgesetzes f. 1-personenhaushalt: f. 2-personenhaushalt: f. jede weitere Person im Haushalt: f. Kinder nach 32 1 bis 5 EstG: 500 (auch ungeborene Kinder ab 14. SSW, bei ärztlicher Bescheinigung) Wenn Nein: Ablehnung, keine weitere Prüfung 1 9 WoFG AV zu 9 WoFG 16 Ist die im Antrag angegebene Wohnfläche korrekt (vgl. Mietvertrag?) 3 17 Wurde bei der Berechnung des möglichen Mietzuschusses nur die angemessene Wohnfläche berücksichtigt? 50qm bei Einpersonenhaushalt 65 qm bei Zweipersonenhaushalt 80 qm bei Dreipersonenhaushalt 90 qm bei Vierpersonenhaushalt 2 Nr. 4, 2 Seite 5 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 5

6 Zusätzlich 12 qm für jede weitere zum Haushalt gehörende Person In Einzelfällen kann die zuständige Stelle eine Überschreitung der angemessenen Wohnfläche um bis 20 % zulassen (siehe Beispiele für besondere Lebensumstände in Nr. 4, 2) Nr. 5, 3 (Grundlage der Prüfung: Mietvertrag, hilfsweise: das letzte Mieterhöhungsschreiben) 18 Ist die bei der Prüfung berücksichtigte Gesamt-Nettokaltmiete korrekt (vgl. Mietvertrag)? Wie hoch ist die Nettokaltmiete? 19 Bei Wohnungen, deren erste Förderphase mit Dauer von 15J. nach dem endete (ohne Anschlussfinanzierung) und dem Mietvertragsabschluss vor dem : Nr. 5, 4 Wurde als anrechnungsfähige Nettokaltmiete maximal 10 pro qm und Monat berücksichtigt? 20 Liegen zweckbestimmte Leistungen Dritter zur Senkung der Mietbelastung vor? (Ausnahme: Leistungen nach SGB II und SGB XII) 6 21 Wenn ja: wurde diese bei der Ermittlung des Mietzuschusses Seite 6 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 6

7 berücksichtigt? (Leistungen Dritter mindern den Mietzuschuss) 6 Die zweckbestimmte Leistung Dritter ist von der Nettokaltmiete abzuziehen. Wird die Leistung Dritter für die Bruttowarmmiete oder Teilinklusivmiete gewährt, ist der Anteil für die Nettokaltmiete in Abhängigkeit von der konkreten Mietenstruktur zu bestimmen. Nr. 5, 5 22 Wurde die anrechnungsfähige Nettokaltmiete korrekt berechnet? (unter Berücksichtigung der anrechnungsfähigen Wohnfläche)? (entsprechend Verhältnis anrechnungsfähige Wohnfläche / Wohnfläche insgesamt) 23 Wurde die zumutbare Mietbelastung korrekt berechnet? (anrechenbares monatliches Einkommen * 25% bis 30% je nach Energieeffizienzklasse) 24 Liegt die Nettokaltmietbelastung bei <= 25%? Bzw. ist die zumutbare Mietbelastung höher als die tatsächliche Miethöhe gem. Mietvertrag? Wenn Ja: Ablehnung 25 Beträgt der Mietkostenzuschuss maximal den Anteil der Nettokaltmiete, der 25% bis 30% des Seite 7 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 7

8 anrechenbaren Gesamteinkommens (je nach Energieeffizienzklasse des Gebäudes) übersteigt? (Differenz tatsächliche anrechenbare Mietbelastung / zumutbare Mietbelastung) Nr. 4, 4 Die Energieeffizienzklasse ist dem gültigen Energieausweis zu entnehmen (vgl. 2 3) 30% bei E-Kl. E 27% bei E-Kl. F 26% bei E-Kl. G 25% bei E-Kl. H Nr. 5 1 Nr. 5, 7 Wenn die Zuordnung zur Energieklasse nicht ermittelbar nach E-Kl. E berechnen. Der Nachweis obliegt dem Antragstellenden. Entgelte für Garagen, Stellplätze und dergleichen werden bei der Berechnung der Mietbelastung nicht berücksichtigt. 26 Beträgt der Mietzuschuss maximal 2,50 pro qm der angemessenen Wohnfläche? (Änderung des Förderbetrags jeweils zum eines Jahres; Veröffentlichung des geänderten Betrages zum 1.01.im Amtsblatt Berlin) 7 Seite 8 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 8

9 Für Antragsteller mit Leistungsbezug nach SGB II oder SGB XII Für Leistungsempfangende nach SGB II und SGB XII ist keine gesonderte Feststellung der Einkommensverhältnisse vorzunehmen. Dies gilt auch für Träger von sozialen Einrichtungen nach 75 3 SGB XII, wenn nachgewiesen wird, dass alle Nutzenden der Einrichtung einheitlich Leistungen beziehen. Nr. 3, 4 27 Liegt für die Wohngemeinschaft der aktuelle Bescheid über die Leistungen nach SGB II bzw. SGB XII vor? 28 Liegt ein Nachweis darüber vor, dass vom Leistungsträger ein Verfahren zur Kostensenkung durchgeführt wurde? Wenn Nein: Anforderung bzw. Ablehnung bei Nichtvorlage 29 Wurde der Mietzuschuss nur in Höhe des Anteils der Bruttokaltmiete berechnet, der nach einem Verfahren zur Kostensenkung nicht mehr vom Leistungsträger übernommen wird? 30 Bei Wohnungen, deren erste Förderphase mit Dauer von 15 Jahren nach dem Nr. 5, 2 5 Nr. 5, 2 Seite 9 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: 1.0 9

10 endete (ohne Anschlussfinanzierung) und dem Mietvertragabschluss vor dem : Nr. 5, 4 Wurde als anrechnungsfähige Nettokaltmiete maximal 10 / qm/ Monat berücksichtigt? 31 Liegen zweckbestimmte Leistungen Dritter zur Senkung der Mietbelastung vor? (Ausnahme: Leistungen nach SGB II und SGB XII) 6 32 Wenn ja: wurde diese bei der Ermittlung des Mietzuschusses berücksichtigt? (Leistungen Dritter mindern den Mietzuschuss) 6 Die zweckbestimmte Leistung Dritter ist von der Nettokaltmiete abzuziehen. Wird die Leistung Dritter für die Bruttowarmmiete oder Teilinklusivmiete gewährt, ist der Anteil für die Nettokaltmiete in Abhängigkeit von der konkreten Mietenstruktur zu bestimmen. Nr. 5, 5 33 Wurde der Mietzuschuss nur für die angemessene Wohnfläche gem. 2 2 WoG berechnet? 5 Seite 10 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

11 34 Beträgt der Mietzuschuss maximal 2,50 pro qm der angemessenen Wohnfläche? 7 (Änderung des Förderbetrags jeweils zum eines Jahres; Veröffentlichung des geänderten Betrages zum im Amtsblatt Berlin) (zeitweise galt die Sonderregelung: max. 4,50 pro qm bei Leistungsbezug nach SGB II und XII) 35 Wurden bei den Leistungsempfangenden nach SGB II und SGB XII sowie Wohngeldgesetz die erteilten Bescheide in Kopie an die jeweiligen Leistungsträger übersendet? Nr. 7, 5 Schematischer Prüfablauf: Ende Für alle Antragsteller 36 Hat der Antragsteller im Antrag erklärt, dass er alle Tatsachen angegeben hat, die für die Leistung erheblich sind und sich bereit erklärt auf Verlangen Auskunft zu erteilen und den erforderlichen Auskünften durch Dritte zuzustimmen 37 Hat der Antragsteller im Antrag erklärt, alle Änderungen in den Verhältnissen, die für den Mietzuschuss erheblich sind, unverzüglich mitzuteilen, Beweisunterlagen einzureichen bzw. deren Vorlage zuzustimmen? 38 Enthält der Bewilligungsbescheid einen Hinweis über die Mitwirkungspflichten nach 2 8 WoG? 8, Pkt.1 8, Pkt.2 8 Seite 11 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

12 39 Sind im Bewilligungsbescheid die Mindestangaben gem. Nr. 7 4 VV Mietzuschuss und Leistungsbeschreibung (Ablaufschema) enthalten? Nr. 7, 4 Zuschusshöhe Wesentliche Prüfungsergebnisse anrechnungsfähiges Einkommen, Wohnfläche, Mietbelastung, einschlägige Energieeffizienzklasse, Benennung von beantragten aber nicht berücksichtigten Merkmalen (z. B. Flächenüberschreitung etc.) 40 Wurden die Mietzuschussempfangenden verpflichtet folgende Änderungen der Bewilligungsstelle unverzüglich anzuzeigen? Die maßgebliche Miete wurde um mehr als 0,10 /m² monatlich verringert Nr. 8, 3 Das maßgebliche mtl. Gesamteinkommen um mehr als 5% erhöht Die Zahl der Haushaltsangehörigen verringert Die Energieeffizienzklassen F, G und H des Gebäudes verbessert? 41 Ist der Empfänger des Mietzuschusses im Bescheid korrekt angegeben? 42 Ist im Bewilligungsbescheid die Grundlage der Bewilligung genannt (Antrag inkl. Anlagen)? Seite 12 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

13 43 Enthalten die Ablehnungsbescheide eine nachvollziehbare Begründung? 44 Enthalten die Musterbescheide eine Rechtsbehelfsbelehrung? 45 Wurde der Mietzuschuss maximal für ein Jahr bewilligt? Bzw. für einen kürzeren Zeitraum, wenn bereits bei der Bewilligung Umstände bekannt sind, dass sich im Bewilligungszeitraum die Verhältnisse beim Mieterhaushalt wesentlich verändern. 46 Laufzeit Beginnt der Bewilligungszeitraum am Ersten des Kalendermonats, in dem der vollständige Antrag bei der Bewilligungsstelle eingegangen ist (wenn die Fördervoraussetzungen zu diesem Zeitpunkt erfüllt sind)? 47 Laufzeit Bei Anträgen, die auf eine Gewährung von Mietzuschuss nach Ende des laufenden Bewilligungszeitraumes gerichtet sind: wurde der Bewilligungszeitraum frühestens nach Ende des laufenden Bewilligungszeitraumes festgelegt? 48 Bei unvollständigen Unterlagen: Wenn die Bewilligungsstelle weitere Unterlagen von den Antragstellenden fordert, deren Nichtbeibringung die Antragstellenden zu vertreten haben: wurde der Bewilligungszeitraum am Ersten des Kalendermonats festgelegt, in dem der vollständige Antrag vorliegt? u. a. 35 SGB X 36 SGB X Nr. 7, 1 Nr. 7, 2 Nr. 7, 2 Nr. 7, 2 Seite 13 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

14 49 Wurde der Antrag auf Mietzuschuss abgelehnt, wenn die von der Bewilligungsstelle nachgeforderten Unterlagen nicht binnen einer angemessenen Frist erbracht wurden? Nr. 7, 3 (wenn nein >> mangelnde Effizienz des Prüfablaufs) 50 Bei Aufhebung des Bewilligungsbescheides: (Muss- Vorschrift) 9 Wurde der Erstattungsbetrag im Aufhebungsbescheid festgesetzt? Zahlungsverfahren 51 Ist die Mittelauszahlung im Bescheid geregelt? der Mietzuschuss soll monatlich gezahlt werden. Bzw. bei Beträgen bis 10 monatlich soll der Mietzuschuss in einem Betrag für den ganzen Bewilligungszeitraum gezahlt werden. Nr Wurden diese Regelungen eingehalten (z. B. monatliche Zahlung / Einmalzahlung)? 53 Erfolgte die Auszahlung des Mietzuschusses gem. Leistungsbeschreibung? Laufende Zahlungen: bis zum 1. Werktag eines Monats. Pkt. 3.6 Leistungsbeschreibung Erstmalige Zahlungen bei Bewilligung bis zum 15. eines Monats: bis zum 1. Werktag des Folgemonats Seite 14 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

15 Erstmalige Zahlungen bei Bewilligung nach dem 15. eines Monats: bis zum ersten Werktag des übernächsten Monats 54 Erfolgt die Überweisung des Mietzuschusses auf ein Konto eines inländischen Kreditinstitutes? Ist der Zahlungsempfänger der Antragsteller oder ein vom Antragsteller sonstiger Bestimmer? Nr. 10 Änderungsantrag 55 Wurde der Mietzuschuss ab Eintritt folgender Änderungen für den restlichen Bewilligungszeitraum neu berechnet? Nr. 8, 3 Die maßgebliche Miete wurde um mehr als 0,10 /m² monatlich verringert Das maßgebliche mtl. Gesamteinkommen um mehr als 5% erhöht Die Zahl der Haushaltsangehörigen verringert Die Energieeffizienzklassen F, G und H des Gebäudes verbessert? 56 Wenn die oben aufgezählten Änderungen nicht vorliegen, wurde der Antragsteller informiert, dass die mitgeteilten Änderungen zu keiner Neuberechnung des Mietzuschusses führen? 57 Sind im Bewilligungszeitraum Umstände eingetreten, die einen höheren Anspruch auf Mietzuschuss bewirken, wurde der Mietzuschuss auf Antrag mit Wirkung ab dem Ersten des Monats, in dem ein vollständiger Nr. 8, 1 Seite 15 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

16 Antrag vorliegt, für den restlichen Bewilligungszeitraum neu berechnet? 58 Bei rückwirkender Erhöhung der maßgeblichen Miete im Bewilligungszeitraum: Nr. 8, 2 Wurde der Mietzuschuss auf Antrag entsprechend rückwirkend, höchstens bis zum Bewilligungsbeginn neu berechnet? Der vollständige Antrag muss bis zum Ende des Kalendermonats, der auf den Zugang der maßgeblichen Mieterhöhungserklärung folgt, gestellt werden. 59 Wegfall des Mietzuschusses Wurden die Mietzuschussempfangenden verpflichtet folgende Änderungen der Bewilligungsstelle unverzüglich anzuzeigen? Nr. 9 Wenn die Wohnung von keinem zum Haushalt rechnenden Angehörigen mehr genutzt wird Die Wohnung vom Leistungsempfangendem oder einer zu seinem Haushalt gehörenden Person käuflich erworben wird und der vereinbarte Nutzen- und Lastenübergang erfolgte Wenn das Ende der Eigenschaft öffentlich gefördert eingetreten ist 60 Beim Zutreffen eines der Tatbestände für den Wegfall des Mietzuschusses: Nr. 9 Wurde der Aufhebungsbescheid erteilt, der eine Einstellung der Zahlung mit Beginn des Monats vorsieht, in dem der bestehende Umstand eingetreten ist? Seite 16 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

17 61 Bei Nicht Erfüllung von Mitwirkungspflichten nach 2 8 WoG: 8 Wurde der Mietzuschuss bis zur Nachholung der Mitwirkung ganz oder teilweise versagt oder entzogen? Nr. 6, 2 Antragsprüfvermerk 62 Sind alle Entscheidungen und Prüfungshandlungen nachvollziehbar dokumentiert? 63 Ist das 4-Augen-Prinzip eingehalten? 64 Wurden folgende Bearbeitungsfristen eingehalten? u.a. Pkt. 3.4 Leistungsbeschreibung, S. 6 Pkt. 3.4 Angebot, Seite 8 Vollständigkeitsprüfung des Antrags, ggf. Nachforderung von Nachweisen/ Erklärungen innerhalb von 1 Monat ab Antragstellung Bescheid innerhalb v. 6 Wochen ab vollständigem Antrag Fristeinhaltung spätestens nach 6 Monaten nach Auftragsübernahme im Angebot zugesagt Aktenführung 65 Ist die Aktenführung (ggf. die digitale Akte) nachvollziehbar? Ist die Aktenregistratur nachvollziehbar? 66 Liegen die relevanten Unterlagen vollständig vor? Seite 17 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

18 Einzelfallerfassung in der Datenbank 67 Sind im konkreten Bearbeitungsfall folgende Angaben in der DB erfasst? Haushaltsmitglieder Einkommen Wohnraum Miethöhe Energieeffizienz Ausnahmetatbestände Höhe des Mietzuschusses Pkt. 3.3 Leistungsbeschreibung, S. 5 Pkt. 3.3 Aufbau und Pflege eines EDV- Systems Angebot, S. 5 Missbrauch - Rückzahlung 68 Liegt eine missbräuchliche Inanspruchnahme des Mietzuschusses vor? Bspw: Bezug v. Mietzuschuss für mehr als eine Sozialwohnung Wenn die Voraussetzungen f. Bezug v. Mietzuschuss nicht mehr vorliegen Wenn Änderungen nicht mitgeteilt wurden Wenn der gewährte Mietzuschuss nicht für die Mietzahlung eingesetzt wird und der Mieterhaushalt dadurch in Mietrückstand gerät 69 Wenn ja wurde der Bewilligungsbescheid aufgehoben und der bereits erbrachte Mietzuschuss zurückgefordert? Nr. 11, 1 Nr. 11, 2 Rückforderungen 70 Wurden die Rückforderungen fristgemäß vom Antragsteller auf Seite 18 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version:

19 das im Aufhebungsbescheid angegebene Konto zurückgezahlt? 71 Sind die Zinsrückforderungen auf Grundlage der Zinsberechnung und des tatsächlichen Eingangs korrekt? Seite 19 von 19 IR-Prüfcheckliste Mietzuschuss 2017 Aktenprüfung Version: