Erasmus+ Häufig gestellte Fragen v

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1 Erasmus+ Häufig gestellte Fragen v Allgemeine Fragen zu Erasmus+ Was wird gefördert? Im neuen Programm Erasmus+ werden Mobilitäten und Kooperationsprojekte in den Programmländern sowie im Hochschulbereich Kooperationen mit Partnerländern (Drittstaaten) gefördert. Nähe Informationen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Programmbereichen auf der Webseite Wann sind die Antragsfristen? Die Antragsfrist für Mobilität ist der 4. März 2015, 12 Uhr Brüsseler Zeit. Die Antragfrist für zentral bei der Exekutivagentur in Brüssel einzureichende Anträge für Erasmus Mundus Joint Master Degrees ist der 4. März 2015, 12 Uhr Brüsseler Zeit. Die Antragfrist für zentral bei der Exekutivagentur in Brüssel einzureichende Anträge für Wissensallianzen (Knowledge Alliances) ist der 26. Februar 2015, 12 Uhr Brüsseler Zeit. Die Antragfrist für zentral bei der Exekutivagentur in Brüssel einzureichende Anträge für Sector Skills Alliances ist der 26. Februar 2015, 12 Uhr Brüsseler Zeit. Die Antragfrist für Strategische Partnerschaften und Kooperationsprojekte ist der 31. März 2015, 12 Uhr Brüsseler Zeit. Welche Länder sind die Programmländer? Alle Mitgliedstaaten der EU, sowie Norwegen, Island, Liechtenstein, Türkei und die ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien. Andere Länder können im Rahmen bestimmter Aktion unter bestimmten Voraussetzungen teilnehmen. Beachten Sie hierfür bitte den Programmleitfaden für Antragsteller/innen. Können Kosten von Volunteers gefördert werden? Teilnahme an Mobilitätsmaßnahmen ist möglich, diese können auch gefördert werden. Es können aber nur dort Kosten gefördert werden, wo auch tatsächlich welche entstehen. Kosten von Volunteers, die in strategischen Partnerschaften mitarbeiten, können gefördert werden, wenn sie echt sind. So kann Arbeit, die nicht bezahlt wird, nicht gefördert werden, allfällige Versicherungsbeiträge jedoch schon.

2 Fragen zur einmaligen Registrierung in URF Nähere Informationen zur Registrierung in URF finden Sie auch im Dokument URF Registrierung Leitfaden Warum muss ich mich für Erasmus+ einmalig registrieren? Alle Antragsteller und Projektpartner müssen sich einmalig in der URF (Unique Registration Facility) Datenbank registrieren um einen PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Dieser PIC muss im Antragsformular angegeben werden und dient der eindeutigen Erkennung der Antragsteller und Partnerorganisationen. Jede Institution darf sich nur ein Mal registrieren, d.h. nur einen PIC besitzen. Wie funktioniert diese Registrierung? Die Registrierung erfolgt in zwei Schritten: Im ersten Schritt muss ein persönliches Benutzer-Profil in ECAS (European Commission Authentication Service) erstellt werden. Sollten Sie bereit ein ECAS Benutzer-Profil besitzen können Sie direkt mit Schritt zwei fortfahren. Im zweiten Schritt loggen Sie sich mit Ihrem ECAS Benutzer-Profil im Participant Portal der Europäischen Kommission ein, und registrieren Ihre Institution durch Klick auf Organisations>Register in der Menüleiste. Bis wann muss sich eine Organisation registrieren? Die Registrierung muss vor der ersten Antragstellung erfolgen. Was ist ein PIC? PIC steht für Participant Identification Code. Diese Nummer wird bei der Registrierung in URF automatisch vom System generiert und Ihnen nach Abschluss übermittelt. Sie benötigen diesen Code um einen Antrag stellen zu können. Wir haben schon einen PIC, müssen wir uns für Erasmus+ nochmals registrieren? Wenn Ihre Institution schon über einen PIC verfügt, müssen Sie sich nicht nochmals registrieren. Beachten Sie aber bitte, dass Dokumente bezüglich Rechtsträger und Finanzangaben vor der ersten Antragstellung in URF hochgeladen werden müssen. Müssen sich aufnehmende Einrichtungen in Mobilitätsmaßnahmen (Key Action 1) auch registrieren und im Antragsformular angegeben werden? In Erasmus+ Mobilitätsprojekten in den Bereichen Schulbildung, Berufsbildung und Erwachsenenbildung müssen sich sowohl Antragsteller als auch alle Projektpartner (aufnehmende Einrichtungen) einmalig in URF registrieren, um einen PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Im Bereich der Berufsbildung und Schulbildung (Ausnahme: strukturierte Fortbildungskurse im Schulbereich) ist es zur Antragstellung erforderlich, zusätzlich zur antragstellenden Einrichtung zumindest einen registrierten Projektpartner (aufnehmende Einrichtung) mit PIC anzugeben, da ansonsten das Antragsformular nicht validiert und übermittelt werden kann. Jene Projektpartner, die bis zur Antragstellung nicht registriert sind, können in einem anderen Textfeld (zb D. Description of the Project How did you choose your project partners? ) mit Namen, Adressen und Kontaktdaten angeführt werden. So können Sie bereits bei Antragsstellung darlegen, dass am Projekt bereits mehrere Partnereinrichtungen beteiligt sind, die jedoch noch nicht über einen PIC verfügen. Im Laufe des Projekts müssen sich alle restlichen Partner registrieren, da deren PIC im Mobility Tool angegeben werden muss, um die Mobilitäten den aufnehmenden Einrichtungen zuordnen und damit korrekt abrechnen zu können.

3 Aufnehmende Einrichtungen müssen jedoch nur das Formular für Rechtsträger ausfüllen, nicht aber das Formular für Finanzangaben. Wenn sich eine Institution in URF registriert hat, bedeutet das, dass die Institution erfolgreich validiert wurde? Nein, die Registrierung in URF dient nur der Sammlung von Daten. In einem zweiten Schritt (nach Antragstellung aber vor Genehmigung des Projekts) validieren die Nationalen Agenturen alle Antragsteller und Partnerorganisationen. Bei dieser Validierung werden die von der der Organisation zur Verfügung gestellten Daten und Dokumente sowie die operative und finanzielle Leistungsfähigkeit überprüft. Kann im Zuge der URF-Validierung ein Projektpartner ausfallen? Sollte ein Projektpartner nicht validiert werden, ist es möglich, dass der Antrag abgelehnt wird. Die Nationale Agentur kann das Projekt alternativ auch ohne diesen Partner beurteilen und im Fall, dass der Antrag angenommen wird, diese Organisation vom Fördervertrag ausschließen. Ab welchem Fördervolumen muss die finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen werden? Jede Organisation muss operationell und finanziell in der Lage sein, das Projekt durchzuführen. Prüfungen sind jederzeit möglich.

4 Allgemeine Fragen zu Mobilität (KA1) Ich habe schon im Programm für lebenslanges Lernen eine Förderung erhalten, kann ich jetzt noch eine Förderung bekommen? Wenn Ihre Mobilität im berufsbildenden Bereich in der Zielgruppe IVT (Initial Vocational Training) im alten Programm für lebenslanges Lernen/Leonardo da Vinci gefördert wurde, können Sie keine Erasmus+ Förderung im selben Bereich erhalten. Wenn Ihre Mobilität im Hochschulbereich schon im Programm für lebenslanges Lernen/Erasmus gefördert wurde, können Sie eine weitere Förderung in Erasmus+ erhalten. Der Zeitraum der LLP/Erasmus Mobilität wird in diesem Falle vom maximalen Zeitraum der Erasmus+ Mobilität abgezogen. Beachten Sie hierzu auch die Fragen im Bereich der Hochschulbildung. Auch im Bereich Schulbildung können Sie eine weitere Förderung erhalten. Müssen aufnehmende Institutionen schon im Antrag aufgelistet sein? Mindestens ein Partner muss mit PIC genannt sein, Ausnahme ist der Hochschulbereich, wo kein Partner definiert werden muss. Bei den Evaluierungskriterien wird auf die Qualität der Kooperation zwischen den Partnern Bezug genommen. Je konkreter die Angaben vorhanden sind die Partnerinstitution/en also bekannt ist/sind - desto besser. Gute Vorbereitung und konkrete Planung deuten auf ein qualitativ hochwertiges Projekt hin. Es gibt für Mobilitäten ein sprachliches Assessment und vorbereitende Kurse. Sind diese verpflichtend? In den Sprachen Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch und Spanisch gibt es ein für Lernmobilitäten (Berufsbildung und Hochschulbildung) verpflichtendes Online-Assessment vor und nach dem Auslandsaufenthalt; das Ergebnis des Assessments hat keine Auswirkung auf die grundsätzliche Förderbarkeit von Teilnehmer/innen. Die Teilnahme an Kursen ist nicht verpflichtend. Ist das Learning Agreement schon bei Antragstellung verpflichtend? Im Bereich der Berufsbildung ist das Learning Agreement zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht verpflichtend, aber empfohlen. Es muss jedoch vor Durchführung der Mobilität bestehen. Im Bereich der Schulbildung ist das Mobility Agreement empfohlen, aber nicht verpflichtend. Wie oft kann eine Person innerhalb eines Projektzyklus an Lehr- oder Fortbildungsmaßnahmen teilnehmen? Jede Person kann nur ein Mal an einer Fortbildungsmaßnahme teilnehmen. Ausnahmen bestehen im Hochschulbereich. Wie werden Reisen, Aufenthalt und sprachliche Vorbereitungskurse bei Schlussberichtslegung nachgewiesen? Unterlagen müssen bei Berichtslegung vorliegen und der Nationalagentur im Fall von Prüfungen vorgelegt werden können. Bestätigungen sollten daher unbedingt aufgehoben werden. Können An-und Abreisetage auch gefördert werden? An- und/oder Abreisetage sind im Rahmen von Mobilitäten dann förderfähig, wenn eine An- und/oder Abreise am ersten bzw. letzten Tag des Aufenthaltes aufgrund der Schulungs-, Lehr- oder Praktikumsverpflichtungen und der Entfernung von Abreise- und Ankunftsort nicht möglich oder zumutbar erscheint. Dort wo eine Reisetätigkeit am selben Tag wie eine Schulungs-, Lehr- oder Praktikumsverpflichtung wahrgenommen wird, ist dies unter der Voraussetzung zulässig, dass die

5 zeitlichen Mindesterfordernisse für Schulungs-, Lehr- oder Praktikumszeiten unter Erasmus+ eingehalten werden. Kann eine große Organisation mehrere Anträge stellen? Prinzipiell kann jede Einrichtung und jedes Konsortium nur einen Antrag pro Antragsrunde stellen. Verschiedene Abteilungen einer größeren Organisation können jedoch je einen Antrag stellen. Nach Eingabe des PIC im Antragsformular muss hierzu die zuständige Abteilung angegeben werden. Ab wann wird der Reisedistanzkalkulator zur Verfügung stehen? Den Distanzkalkulator der europäischen Kommission finden Sie hier. Wie muss die Pauschale für die Organisationskosten bei Schlussberichtslegung nachgewiesen werden? Die Organisationskosten werden als Pauschale ausbezahlt und sind nicht gesondert nachzuweisen. Nur die Anzahl der Teilnehmer/innen, also Stückkosten, müssen nachgewiesen werden.

6 Allgemeine Fragen zu strategischen Partnerschaften (KA2) Muss bei den Einrichtungen aus mindestens 3 verschiedenen Programmländern zumindest eine davon aus einem EU-Land sein? Nein, alle Programmländer sind gleichberechtigt. Wofür dürfen die Mittel bei den Multiplier Events verwendet werden? Nur für Ausgaben der Organisator/innen, z.b. Räumlichkeiten. Reisekosten und Unterkunft der Teilnehmenden werden von ihnen selbst bezahlt. Müssen Antragsteller/innen einen bestimmten Betrag an Eigenmitteln zur Selbstfinanzierung vorab benennen? Nein, da die Fördersumme schon vorab angepasst wurde. Wie müssen die Transnationalen Projekttreffen, Produkte und Ergebnisse (Qualifikationsprofile der beteiligten Mitarbeiter/innen sowie die verwendeten Arbeitstage), Veranstaltungen zur Verbreitung und Dissemination sowie Transnationale Lern- und Trainingsmobilitäten bei Schlussberichtslegung nachgewiesen werden? Als Nachweise gelten zum Beispiel Protokolle, Tagesordnungen, Teilnehmer/innenlisten, Berichte, etc. Die Europäische Kommission empfiehlt Kooperationen mit anderen Förderprogrammen wie ESF. Worauf ist zu achten, um sicherzustellen, dass es nicht zu Doppelfinanzierungen kommt? Der Projektträger muss dies in der Buchhaltung vorsehen, z.b. durch Trennung der Rechnungskreisläufe, Kostenträger oder Kostenstellen. Müssen "kleine" Organisationen (z.b. kleine NGOs), die eine strategische Partnerschaft koordinieren möchten, nachweisen, dass sie Fördersummen ab einer gewissen Höhe abwickeln können? Jede Organisation muss operationell und finanziell in der Lage sein, das Projekt durchzuführen. Prüfungen sind jederzeit möglich.

7 Fragen im Bereich Schulbildung Wer kann einen Mobilitäts-Antrag im Bereich Schulbildung stellen? Nur öffentliche Schulen, beziehungsweise Schulen mit Öffentlichkeitsrecht, Kindergärten, sowie lokale oder regionale Schulbehörden (als Konsortium) können im Schulbildungsbereich einen Mobilitäts- Antrag stellen. Eine Liste der im Programm antragsberechtigten Schulen und Schulbehörden finden Sie auf der Webseite der Nationalagentur. Wer kann einen Antrag für strategische Partnerschaften im Bereich Schulbildung stellen? Antragsberechtigt sind ausschließlich juristische Personen (Ausnahme Schule), und zwar alle öffentlichen oder privaten Institutionen, die im Bildungsbereich aktiv und in einem Programmland angesiedelt sind. Eine Liste der im Programm antragsberechtigten Schulen finden Sie auf der Webseite der Nationalagentur. Wie werden strategische Partnerschaften im Schulbereich abgewickelt, wenn die koordinierende Einrichtung keine Schule ist? Alle Partnerschaften im Schulbereich - außer reiner Schulpartnerschaften werden wie alle anderen strategischen Partnerschaften abgerechnet. Können Schulen in sektorübergreifenden strategischen Partnerschaften die Rolle des Koordinators übernehmen? Grundsätzlich ja, es sind jedoch die nationalen Budgetgrenzen für Schule zu beachten. Sind Regio-Partnerschaften zukünftig auch mit mehr als zwei Regionen möglich? Ja. Zusätzlich können Regio-Partnerschaften auch bilateral Durchgeführt werden (mindestens eine Behörde, eine Schule und ein weiterer Partner pro Region). Gibt es das Comenius Assistenz-Programm noch? Dieser Programmbereich wird in Erasmus+ nicht mehr fortgeführt. Angehende Lehrer/innen können jedoch im Zuge eines berufsbildenden oder Hochschulpraktikums eine solche Assistenz durchführen. Gibt es die individuelle Schüler/innenmobilität noch? Schüler/innenmobilitäten sind im Rahmen von strategischen Partnerschaften möglich, und müssen projektrelevant sein. In der individuellen Schüler/innenmobilität gab es eine "Aufwandsentschädigung für die aufnehmende Schule in Höhe von 500. Wird es etwas Vergleichbares wieder geben? Dies ist nicht mehr vorgesehen. Wie müssen die Projektmanagementkosten bei der Schlussberichtslegung nachgewiesen werden? Erhalten auch Schulen diese Pauschale vollständig, obwohl sie in sehr vielen Fällen keine Personalkosten abrechnen können? Pauschalen müssen nicht nachgewiesen werden. Auch Schulen erhalten diese Pauschale vollständig. Die Verwaltung dieser Mittel läuft über die zweckgebundene Gebarung. Sind für Schüler/innen bei Strategischen Partnerschaften auch Mobilitäten unter 5 Tagen möglich? Formal sind nur Mobilitäten von 5 Tagen bis 2 Monaten möglich.

8 Fragen im Bereich Hochschulbildung Sind außerordentliche Studierende, z.b. an Universitätslehrgängen, teilnahmeberechtigt? Nein. Am Programm teilnehmende Studierende müssen als ordentliche Studierende an der entsendenden Hochschule eingeschrieben sein und einem Studium nachgehen, das zu einem anerkannten Abschluss an dieser Hochschule führt. Wie werden die Zuschüsse für Studien- und Praktikumsmobilität berechnet? Die Zuschüsse werden unter Erasmus+ auf den Tag genau abgerechnet, wobei ein Tag mit 1/30 der Monatspauschale abgegolten wird. Wie oft dürfen Studierende einen Studienaufenthalt oder ein Praktikum in Anspruch nehmen? Jede/r Studierende/r hat pro Zyklus (Bachelor, Master, PhD) ein Kontingent von 12 Monaten, das sowohl SMS als SMP umfasst. Bei Diplomstudien beträgt das Kontingent 24 Monate. Der/die Studierende kann dieses Kontingent auch z.b. über zwei unterschiedliche Bachelor-Studien verteilen. Jene Aufenthalte, die unter LLP absolviert wurden, müssen bei der Berechnung mitberücksichtigt werden. Wieso habe ich meine ECHE noch nicht erhalten? Die European Charter for Higher Education (ECHE) wurde von der Europäischen Kommission bereits zuerkannt, jedoch noch nicht übermittelt. Vergewissern Sie sich in der Zwischenzeit aber, dass Sie bereits einen PIC beantragt und diesen der EACEA gemeldet haben. Nachdem der PIC auf der ECHE aufscheint, wird diese ohne den PIC nicht versendet. Ohne PIC ist keine Antragstellung möglich! Werden Zuschüsse für Personen mit besonderen Bedürfnissen / Studierenden mit Kindern weitergeführt? Die Europäische Kommission fördert nach wie vor Studierende und Mitarbeiter/innen von Hochschulen mit besonderen Bedürfnissen auf Basis von Echtkosten. Ob die Zusatzfinanzierung für Studierende mit Kindern fortgeführt werden kann, muss noch geklärt werden. Müssen Hochschulen mit Unternehmen inter-institutionelle Abkommen schließen? Nein, diese müssen nur zwischen Hochschulen (für die Maßnahmen Studienaufenthalte und Lehraufenthalte) abgeschlossen werden. Zwischen Unternehmen, Hochschule und Teilnehmer/innen muss allerdings ein Learning/Mobility Agreements abgeschlossen werden.

9 Fragen im Bereich Berufsbildung Müssen sich Partnerorganisationen auch in URF registrieren? Alle Antragsteller und Projektpartner registrieren sich einmalig in der URF (Unique Registration Facility) Datenbank um einen PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Dieser PIC wird im Antragsformular angegeben und dient der eindeutigen Erkennung der Antragsteller und Partnerorganisationen. Für den Antrag ist es unerlässlich, zumindest über einen registrierten Projektpartner zu verfügen, ansonsten kann das Antragsformular nicht validiert und übermittelt werden. Jene Projektpartner, die bis zur Antragstellung nicht registriert sind, können in einem anderen Textfeld (zb D. Description of the Project How did you choose your project partners? ) mit Namen, Adressen und Kontaktdaten angeführt werden. So kann bereits bei Antragsstellung dargelegt werden, dass am Projekt bereits mehrere Betriebe beteiligt sind, die jedoch noch nicht über einen PIC verfügen. Bis spätestens zur Schlussberichtslegung ist Zeit, alle restlichen Partner zu registrieren, denn deren PIC muss im Mobility Tool angegeben werden, um die Mobiltitäten den Aufnahmebetrieben zuordnen und damit korrekt abrechnen zu können. Was ist ein VET Mobility Certificate? Das VET Mobility Certificate ist eine eigene Zertifizierung für Organisationen, die mehrere Jahre gültig ist. Wenn eine Einrichtung im berufsbildenden Bereich ein solches Zertifikat besitzt, wird die Antragstellung in den folgenden Projektjahren einfacher. Das VET Mobility Certificate wird es in Österreich ab 2015 geben und dann voraussichtlich nicht verpflichtend sein. Können Fortbildungen von Personal im berufsbildenden Bereich (VET staff) gefördert werden? Kurskosten für Personal in den Bereichen Berufsbildung und Hochschulbildung sind nicht förderfähig. Kurskosten sind aber dann förderfähig, wenn das Projekt in den Bereichen Schulbildung oder Erwachsenenbildung eingereicht wird. Kann ein Landesschulrat für verschiedene Schulen einen Antrag stellen? Prinzipiell kann jede Einrichtung nur einen Antrag pro Antragsrunde stellen. Verschiedene Abteilungen einer größeren Organisation können jedoch je einen Antrag stellen. Nach Eingabe des PIC im Antragsformular muss hierzu die zuständige Abteilung angegeben werden. Wenn ein Elternverein einen Antrag für die Schule stellt, kann dann trotzdem das Schulkonto verwendet werden? Antragsteller und Kontoinhaber müssen immer übereinstimmen. Dies wird auch bei der Validierung der Einrichtung nach Antragstellung überprüft. Nicht korrekte Angaben können dazu führen, dass der Antrag abgelehnt wird. Gibt es wieder einen Letter of Intent? Wann muss dieser vorliegen? Ja, das System des Letter of Intent wird fortgeführt. Wir bitten die Projektkoordinator/innen um Übermittlung der Letter of Intent bis spätestens vor Vertragsunterzeichnung. Die Learning Agreements sind hingegen erst vor Entsendung der Teilnehmer/innen zu übermitteln. Falls die Learning Agreements schon früher vorliegen und der Nationalagentur vor Vertragsunterzeichnung geschickt werden, können diese die Letter of Intent ersetzen.

10 Dürfen reine Schulpartnerschaften im berufsbildenden Bereich, die die Gesamtfördersumme von EUR ,00 nicht überschreiten, auch im berufsbildenden Bereich oder nur im Schulbereich einreichen? Es ist möglich, diese Partnerschaft auch im berufsbildenden Bereich einzureichen. Die Teilnahme von Unternehmen und nicht-schulischen Einrichtungen bringt allerdings qualitativen Mehrwert. Wie hoch sind die Fördersätze für Begleitpersonen? Die Fördersätze für Begleitpersonen sind gleich hoch wie für VET staff (= Fachkräfte in der beruflichen Bildung).

11 Fragen im Bereich Erwachsenenbildung Wer kann einen Antrag im Erwachsenenbildungsbereich stellen? Für eine Antragstellung im Bereich der Erwachsenenbildung sind Kompetenzen in der Erwachsenenbildung ein wesentliches Qualitätskriterium. Für Informationen zu Qualität in der Erwachsenenbildung beachten Sie bitte auch die Qualitätskriterien des Ö-Cert. Können freiberuflich Tätige auch Mobilitätsmaßnahmen teilnehmen? Förderfähig ist grundsätzlich das Personal eine Institution. Wenn freiberuflich Tätige für eine Institution oder ein Konsortium Trainings durchführen, so können auch diese in Mobilitätsmaßnahmen einbezogen werden, solang ein Bezug zu Ihrer Tätigkeit besteht. Wie ist die Einreichung durch Projektkonsortien zu verstehen? Wer kann an einem Konsortium teilnehmen, wer kann Koordinator sein? In der Erwachsenenbildung muss ein Konsortium aus mindestens drei Einrichtungen bestehen. Einzelunternehmer können Partner oder Koordinator sein. Der Koordinator selbst muss keine Erwachsenenbildungs-Einrichtung sein. Können Einzelunternehmen auch einen Antrag einreichen? Ja, diese müssen aber tatsächlich Einzelunternehmen sein, und dies der Nationalagentur nachweisen können.