für europäische Projekte

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1 Wir bewegen Innovationen Coaching der GmbH für europäische Projekte Dr. Bernhard Iking / Bernd Meyer ZENIT GmbH, Mülheim an der Ruhr

2 Themenbereiche Coaching entlang Ihrer Bedürfnisse und Fragen 1. Pflichtdokumente 2. Empfohlene Dokumente 3. Inhaltliche Berichte 4. Förmliche Kostenabrechnungen (Form C) 5. Erstattungsfähige Kosten, Projektbuchhaltung 6. Geistige Eigentumsrechte (IPR) 7. Weiteres Seite 2

3 1. Pflichtdokumente Grant Agreement Unsere Pflichten, das sind die Rechte anderer auf uns (Friedrich Nietzsche Grant Agreement = Regelung zwischen Geldgeber (europäische Kommission inklusive Managementagenturen wie REA) mit Konsortium, wird von allen Partnern unterschrieben, Koordinator stimmt es mit Projektsachbearbeiter ab, enthält Pflichtanhänge => Rechtsgrundlage; Definition von Rollen (Koordinator, Partner), Rechte und Pflichten, Fristen, Berichte, Audits => Rechtsgrundlage bei Vertragsverletzungen wie z. B. fehlende Berichte (Extremfall: Rückforderung des Zuschusses) => Description of Work (DoW) als verbindliche Anlage, Weiterentwicklung des Antrags Muster verfügbar: Seite 3

4 1. Pflichtdokumente Consortial Agreement Tue deine Pflicht so lange, bis sie deine Freude wird (Marie von Ebner-Eschenbach Konsortialvertrag = Regelungen innerhalb des Konsortiums => Entscheidungsverfahren (Institutionen, Häufigkeit, Stimmengewichtung) => Verteilung des Zuschusses (wichtig: rechnerische Ermittlung entlang von Konsortialpartnern, Kostenarten und Förderquote muss nicht gleich der Verteilung innerhalb des Konsortiums sein) => Grundsätzliche Regelung der geistigen Eigentumsrechte (noch nicht Detailkonzept) Muster verfügbar: DESCA = DEvelopment of a Simplified Consortium Agreement for FP7 Checklist verfügbar: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf Seite 4

5 2. Empfohlene Dokumente Mut zur Lücke; eher Wörterbucher als Bedienungsanleitung 1. Financial Guidelines => Erläuterung der erstattungsfähigen Kosten, z. B. nur während der Laufzeit => Trennung von direkten und indirekten Kosten direkte Kosten = Personal und andere direkte Kosten wie Reisekosten, Materialien, Anschaffungen Achtung: Mehrwertsteuer nicht erstattungspflichtig! => Kostenarten und Förderquoten (RTD = 50 oder 75%, Demonstration 50%, Management = 100%, Other = 50%) => Kostenmodelle, abhängig von dem Antragsteller (Standard Flatrate 20%, Sonder Flatrate 60%, Individueller Satz inklusive vereinfachtes Verfahren Verfügbar: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf 2. Dokumente für häufig vorkommende Fragen oder Spezialfälle => Konsortialveränderungen, Vorlagen Berichtswesen, Anlagen für Einzelgruppen oder spezifische Instrumente (Guides) => relevant vor allem für Koordinator oder bei Betroffenheit Verfügbar: Seite 5

6 3. Inhaltliche Berichte Ergebnisse, Zwischenberichte, Endbericht 1. Deliverables, Milestones => definiert im DoW; Gliederung ergibt sich durch Aufgabe / Konsortium => Charakter: ein Bericht, ein Prototyp, eine Internetseite etc / öffentlich, intern etc. => Verantwortlich: WP und task leader => Verwaltung im Participant Portal / SESAM (Frist Ende des Monats, in dem sie geplant sind, nicht Ende des Projekts, Aufgabe des Koordinators) Verfügbar: 2. Zwischenberichte plus Abschlussbericht => Häufigkeiten definiert im Grand Agreement, Fälligkeit 60 Tage nach Ende Zeitraum => Vorgegebene Struktur (Leitfaden und Vorlage verfügbar unter: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project-reporting_en.pdf Guidance documents) => DoW als Basis, gegen die berichtet wird => Finanzieller Report / Dokumente (z. B. Audits) = Bestandteil, Übereinstimmung Form C => Abschlussbericht (öffentliche Zusammenfassung, Nutzungs- / Verbreitungsplan) => Verspätung oder kein Bericht = rechtliche Konsequenzen s. GA Seite 6

7 4. Förmliche Kostenabrechnungen Abrechnungslogik europäische Projekte Kostenart / Zulässige Kosten Direkte Kosten (Personal / andere direkte Kosten) Indirekte Kosten (direkte Kosten * Institutsfaktor) Unteraufträge (keine direkten Kosten) F&E (RTD) Demonstration Management Andere (u. a. Verbreitung) Gesamtkosten Zuschuss / Contribution of EC 50% 75% 50% 100% 100% Ein Arbeitspaket = eine Kostenart, daher Zeiterfassung auch Arbeitspaketen!! Seite 7

8 4. Förmliche Kostenabrechnungen Form C, I., über das Participant Portal, digitale Signatur Seite 8

9 4. Förmliche Kostenabrechnungen Form C, II., über das Participant Portal, digitale Signatur Seite 9

10 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Generelle Regeln bzw. Tipps aus häufigen Fehlern I To be considered eligible, the costs must be: 1. Actually incurred (not estimated, budgeted or imputed) When actual costs are not available at the time of establishment of the financial statement, the closest possible estimate may be declared in conformity with the accounting principles of the beneficiary. However, these estimates should be adjusted when the actual costs are available. 2. Incurred by the beneficiary Supporting documents proving occurrence, the bookkeeping and the payment must be kept by the beneficiary 3. Incurred during the duration of the project Seite 10

11 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Generelle Regeln bzw. Tipps aus häufigen Fehlern II To be considered eligible, the costs must be: 4. mined according to the usual accounting and management principles and practices of the beneficiary However, the beneficiary must adjust its usual accounting and management practices if they are not in line with the FP7 rules 5. Used for the sole purpose of the project under the principles of economy, efficiency and effectiveness The standard of good housekeeping in spending public money. 6. Recorded in the accounts of the beneficiary 7. Annex I should include a general description of costs. Some types of costs (such as subcontracts) must be clearly identified in the estimated budget of the project (Annex 1) Seite 11

12 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Summen, aber Nachweispflicht für Einzelbuchungen Kostenart / Zulässige Kosten F&E (RTD) Demonstration Management Andere (u. a. Verbreitung) Direkte Kosten , , , ,30 Beispiel für F&E, andere Kostenarten werden genauso berechnet! Herr Müller, 4.776,84 (108 h * 44,23 ) individueller Stundensatz Frau Becker 9.406,98 (198 h * 47,51 individueller Stundensatz Summe Personal ,82 Summe Reisekosten 2.112,45 (ohne MWSt., Reise a+b+c, inklusive Verpflegung) Summe Material 1.123,46 (ohne MWSt., Belege) Summe Anschaffungen 5.123,57 (ohne MWSt., entlang der Abschreibung und Projektlaufzeit) Seite 12

13 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Produktive Stunden => Konsequenzen für Überstunden Financial Guidelines (S.57): Productive hours per year should exclude annual leave, public holidays, training and sick leave. Productive hours must be calculated according to the beneficiary's normal practices. The annual number of productive hours can be calculated in two ways: => by using a standard number of productive hours used for all employees => by calculating an actual individual number of productive hours for each employee. Beispiel: h pro Jahr = 210 Arbeitstage * 8 h am Tag Erklärung: 365 Tage 104 Tage Wochenende 21 Tage Urlaub 15 Tage Feiertage 15 Tage Krankheit / andere Gründe / Fortbildung etc Ausnahme: Geschäftsführer ohne Gehalt werden mit max h akzeptiert. Seite 13

14 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Reale Gehälter Anpassungen (Adjustment) möglich Gehälter (möglichst individuell, Kategorienbildung erlaubt, aber nicht empfohlen) Sozialversicherung Personalkosten gesamt Volle Stelle (F) Teilzeit (P) Standard produktive Stunden Standard Stundensatz Individuelle produktive Stunden Invidueller Stundensatz , , , , , , , , ,00 F , F , P , ,12 26,49 30,86 Empfehlung: Standard festlegen, ansonsten aufwändige Korrekturen bei Änderungen oder Audits Seite 14

15 Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Zeitaufschreibung, Belege = Bezug zu Kostenarten / AP Januar / Herr Müller M D M D F S S M D Summe 1a) KMU-Projekt AP 1 1b) KMU-Projekt AP 2 2) Projekt x Fehlzeiten ) Projekt y ) Fehlzeiten Summe Excel, Access, professionelle Zeiterfassungssysteme (Abgleich Vor- und Nachkalkulation) Möglichst Monatsausdrucke mit Unterschrift Beispiel: Seite 57, financial guideline FP 7, Link siehe Folie Empfohlene Dokumente Seite 15

16 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Zusammenfassung / Hinweise Personalkosten Seite 16

17 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Zusammenfassung / typische Fehler Personalkosten Issues related to time recording: Time records without the required elements No description of related activity, insufficient detail (e.g. only monthly activities) Not signed not individual Time records absent or incomplete Not subject to the supervision /authorisation by superiors / project manager Errors in transfer of the data from time records to cost claims Time records not reconciled with HR (e.g. absences). Declared project time includes work hours on another activity Seite 17

18 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Projektkonto, Dauer der Belegdokumentation Eigenes Projekt / Kostenstelle / Buchungskonto 1. Auszahlungsrelevante Belege aufbewahren, mindestens 5 Jahre nach Projektende (inklusive digitaler Daten) 2. Andere direkte Kosten wie Reisen, Materialien, Investitionen => Arbeitspaketen und damit o. g. Kostenarten zuordnen, sinnvollerweise direkt bei der Buchung 3. Koordinator - Dokumentation der EU-Zuschüsse (Pre-Financement, Interim Payments) - Verteilung an Partner - Abgleich Form C mit DoW (Plausibilitätschecks) Seite 18

19 5. Erstattungsfähige Kosten, Buchhaltung Indirekte Kosten = Multiplikator auf alle direkten Kosten Indirect costs: Are all those eligible costs which cannot be identified by the beneficiary as being directly attributed to the project, but which can be identified and justified by its accounting system as being incurred in direct relationship with the eligible direct costs attributed to the project Modelle: (Änderungen nur in begrenzten Fällen, erheblicher Aufwand) Flatrates (20% oder 60%) Individuell, inklusive vereinfachtes Modell Examples of ineligible items: Marketing & sales costs; Financing costs; Exchange rate losses; Costs declared or reimbursed by another EU project; Costs with no relationship to the project Seite 19

20 6. Geistige Eigentumsrechte Basisbegriffe Background: information and IP rights (granted or applied) that participants hold before the signature of the grant agreement Foreground: results generated by the project and IP rights attached to the results Dissemination: making foreground available to the public Use: direct or indirect utilisation of foreground in further research or commercial activities Access rights: licenses and user rights to foreground and background (in writing!) Default regime: Foreground belongs beneficiaries who generated it. Seite 20

21 6. Geistige Eigentumsrechte In Handlungssträngen denken, eigene Interessen formulieren Background Vor dem Projekt Liste (Anhang Konsortial Vertrag) Konkret benennen, Positiv- und Negativliste Welches Know-how bringe ich ein? Wie ist es geschützt Was ist mein Wettbewerbsvorteil, mein geschütztes Wissen? Während des Projektes Notwendig zur Durchführung des Projektes Vertraulichkeit (Regelung im Konsortialvertrag) Zugang für alle ohne Lizenzen / Gebühren (royalty-free) und ohne Beschränkung des zu erwartenden Foregrounds (nicht exklusiv) Nach dem Projekt Um Ergebnisse nutzen zu können, muss ein nicht exklusiver Zugang nach fairen und vernünftigen Bedingungen gewährt werden Ohne Gebühren, wenn nicht etwas anderes vor Abschluss des GA beschlossen wird Seite 21

22 6. Geistige Eigentumsrechte In Handlungssträngen denken, eigene Interessen formulieren Vor dem Projekt Foreground Idee / Konzept / Bild Wie schützte ich es? Wie nützte ich es? Einzeleigentum versus Gemeinschaftseigentum Exklusive / Nicht exklusive Lizenzen Beteiligung / Information der Projektpartner Schaden aus mutwilliger Verletzung Während des Projektes Zugang für alle ohne Lizenzen / Gebühren (royalty-free) Vereinbarung konkretisieren Beschluss im Steering Committee Plan for Use and Dissemination => Bestandteil des Abschlussberichts Nach dem Projekt Wenn mit Foreground der anderen Partner gekoppelt, dann soll Zugang kostenfrei erteilt werden. Zugang zu fairen und vernünftigen Bedingungen Nutzung für wissenschaftliche Zwecke ist immer erlaubt Seite 22

23 Es gibt einen Weg vom Wissen zum Können den Weg des Übens. Fragen, Anregungen, Kommentare sind herzlich willkommen. Bernd Meyer / Dr. Bernhard Iking Mail to bm@zenit.de ik@zenit.de Tel ZENIT GmbH Bismarckstraße Mülheim an der Ruhr