ZAHLUNGSAUSFÄLLE VERMEIDEN STRATEGIEN FÜR FITNESSSTUDIOS

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1 ZAHLUNGSAUSFÄLLE VERMEIDEN STRATEGIEN FÜR FITNESSSTUDIOS

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite 1 Zahlungsausfälle in Fitnessstudios - Risikofaktor Zahlungsmoral 3 2 Gesamtwirtschaftliche Relevanz: Inkasso geht jeden etwas an 4 3 Der Kunde zahlt nicht effizient organisiertes Mahnwesen 5 4 Zusammenarbeit mit professionellen Inkassounternehmen 7 A Gründe für ein Outsourcing 7 B Auswahl des passenden Inkassodienstleisters 8 C Wie Inkassounternehmen arbeiten %ige Sicherheit per Zahlungsgarantie: Die Branchenlösung FlexiFit 11 6 Schnell Liquidität schaffen - der Forderungskauf 12 2

3 1 Zahlungsausfälle in Fitnessstudios Risikofaktor Zahlungsmoral Mehr als 10 Millionen Mitglieder in Deutschland: Die Fitnessbranche befindet sich im Aufwind. Noch glücklicher wären die Betreiber der Fitnessstudios wohl, wenn es sich dabei auch um 10 Millionen zahlende Mitglieder handeln würde. Denn leider zählt die Fitnessbranche zu den am stärksten von Zahlungsausfällen betroffenen Branchen. Gerade bei den Mitgliedschaften, die eigentlich Aboverträge sind, gilt: Sie werden oftmals in mangelnder finanzieller Voraussicht abgeschlossen oder die Lust zu bezahlen sinkt mit der Lust am Trainieren. Insbesondere für Fitnessstudios, die hohe Investitionen tätigen und regelmäßig Geräte vorfinanzieren, ist Liquidität aber immens wichtig. Fehlt es an finanziellen Rücklagen, geraten Fitnessstudios durch Zahlungsausfälle selbst in eine schwierige finanzielle Situation. 3

4 Ein professionell durchgeführtes Inkassomanagement kann dabei helfen, einerseits die Liquidität der Betreiber zu sichern, andererseits aber auch offene Forderungen so schonend beizutreiben, das aus säumigen Zahlern wieder zahlende Kunden werden können. 2 Gesamtwirtschaftliche Relevanz: Inkasso geht jeden etwas an Die professionelle, geschäftsmäßige Beitreibung und Einziehung fälliger Forderungen geht Unternehmen wie Verbraucher gleichermaßen an und dient der gesamten Wirtschaft. Verspätete Zahlungen und Zahlungsausfälle können gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen erhebliche Liquiditätsprobleme verursachen. Dadurch werden notwendige Investitionen und Wachstum verhindert. Im schlimmsten Fall droht sogar die eigene Insolvenz. Erfolgreiches Inkasso sichert daher unternehmerische Existenzen und schützt Arbeitsplätze. Gleichzeitig trägt es auch ganz erheblich zur Preisstabilität in der Wirtschaft bei, denn fallen Forderungen aus, müssen Unternehmen nicht selten ihre Preise für Dienstleistungen und Produkte erhöhen, um diese Kosten auszugleichen. Inkasso hilft, diese Beträge möglichst gering zu halten. 4

5 3 Der Kunde zahlt nicht effizient organisiertes Mahnwesen Begleicht der Kunde seine Rechnung nicht, muss das Unternehmen mit einem effizienten Mahnwesen handeln. Im Grunde beginnt das Mahnverfahren bereits mit dem Stellen einer qualifizierten Rechnung mit Angabe der Steuernummer und einer genauen Beschreibung der erbrachten Leistungen inklusive der zugeordneten Preise. Ferner wird in der Rechnung eine bestimmbare Zahlungsfrist gesetzt. Nach diesem Datum ist der Schuldner in Verzug. Wird die Zahlung trotz Fälligkeit nicht geleistet, sendet das Unternehmen dem Kunden ein oder mehrere Mahnschreiben. Diese haben das Ziel, schnell und kostengünstig die offene Geldsumme beizutreiben. Ein entsprechendes Hintergrundwissen bei den zuständigen Mitarbeitern ist dabei dringend vonnöten. Es gilt Fehler zu vermeiden, was etwa korrektes Setzen von Fristen oder notwendige Inhalte des Anschreibens angeht, um den Schuldner rechtssicher in Verzug zu setzen. Zunächst sollte eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung inklusive einer neuen Zahlungsfrist verschickt werden. Es ist zu bedenken, dass es sich bei einer unbezahlten Rechnung auch um ein Versehen oder eine Vergesslichkeit seitens des Kunden handeln kann und sich ein zu harsches Vorgehen zu Beginn des Mahnprozesses negativ auf die Kundenbeziehung auswirken kann. Ist die Zahlungserinnerung erfolglos, muss zu weiteren Maßnahmen gegriffen werden, die von einer weiteren Mahnung über die Androhung rechtlicher Konsequenzen bis zum Vollstreckungsbescheid reichen können. Diese Verfahrensschritte sollten konsequent organisiert sein. Eine umfassende Dokumentation und Überwachung ist unabdingbar, da der Gläubiger in der Nachweispflicht ist. Wenn es beim Einsatz der zur Verfügung stehenden Mittel an Hintergrundwissen fehlt, sollte auf externe Experten wie Inkassounternehmen zurückgegriffen werden. Der Kunde zahlt nicht wie reagieren? Zu den nicht seltenen unangenehmen Erscheinungen im Geschäftsleben gehört, dass ein Kunde nicht zahlt. Unternehmen stehen in diesem Fall verschiedene Rechtsmittel und Verfahren zur Verfügung, um offene Forderungen einzutreiben. 5

6 Verfahrensschritt 1: Den Kunden in Verzug setzen Die erste Maßnahme im Umgang mit dem Zahlungsverweigerer ist das kaufmännische Mahnschreiben. Die Mahnung ist grundsätzlich rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt. ( 286 Abs. 1 BGB: Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug ) Es gibt jedoch Ausnahmen von der Notwendigkeit einer Mahnung. Grundsätzlich kommt ein Schuldner gemäß 286 Abs. 3 BGB 30 nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, gilt dies allerdings nur, wenn auf diese Folge (also auf den automatischen Verzug) in der Rechnung hingewiesen worden ist. Weiterhin kommt der Schuldner laut 286 Abs. 2 BGB unter anderem auch ohne Mahnung in Verzug, wenn auf der Rechnung eine genaue Zahlungsfrist festgelegt wurde. Verfahrensschritt 2: Mahnschreiben mit Aufführung von Verzugszinsen Die Verfolgung offener Rechnungen bedeutet einen Mehraufwand im Geschäftsverkehr. Daher können ab Eintritt des Zahlungsverzuges Ausgaben, die zur Beitreibung von Forderungen anfallen, als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden. Befindet sich der Kunde bereits in Verzug, kann der Verzugsschaden in der Mahnung als Verzugszinsen aufgeführt werden. Verfahrensschritt 3: Gerichtliches Mahnverfahren in die Wege leiten Verstreicht die Frist ohne einen Zahlungseingang, sieht der nächste Schritt vor, einen Mahnbescheid beim zuständigen zentralen Mahngericht zu beantragen und damit zugleich die Hemmung einer möglichen Verjährung der Forderung zu erwirken ( 204 Abs. 1 BGB). Wenn der Schuldner der Zahlungsaufforderung nicht nachkommt und innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids auch keinen Widerspruch erhebt, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid erwirken. Der Antrag auf Erlass des Vollstreckungsbescheids muss innerhalb von sechs Monaten nach der Zustellung des Mahnbescheids beim zentralen Mahngericht gestellt werden. Der Vollstreckungsbescheid wird vom Gericht erlassen und an den Schuldner zugestellt. Der vom Amtsgericht erlassene Vollstreckungsbescheid dient als eigenständiger Vollstreckungstitel mit einer 30-jährigen Verjährungsfrist ( 197 Abs. 1 BGB). Mit ihm kann die Zwangsvollstreckung betrieben werden. 6

7 4 Zusammenarbeit mit professionellen Inkassounternehmen Grundsätzlich können Unternehmen bereits zu Beginn des außergerichtlichen Mahnverfahrens ein professionelles Inkassounternehmen mit der Behebung von Zahlungsstörungen beauftragen. Der externe Dienstleister übernimmt dann sowohl das außergerichtliche und, falls nötig, das gerichtliche Mahnverfahren bis zum Vollstreckungsbescheid. A Gründe für ein Outsourcing Für das Outsourcing und die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen entscheiden sich Unternehmen in der Regel aus folgenden Gründen: 1. Durch die Auslagerung hat das Unternehmen mehr Kapazitäten, um sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. 2. Das Inkassoverfahren hat viele Eskalationsstufen. Oft mangelt es internen Mitarbeitern an der nötigen Zeit sowie der umfassenden Erfahrung und Prozess-Routine eines Inkassounternehmens im Umgang mit Schuldnern. 3. Der Vertrieb sieht Debitorenbuchhaltung und Inkasso als Umsatzhindernis; Unternehmen trauen sich daher oft nicht, ein konsequentes Inkasso zu betreiben. 4. Spätestens für die Zwangsvollstreckung müsste ein Unternehmen ohne Inkassozulassung ohnehin einen Rechtsanwalt beauftragen. Privatpersonen oder einfache Unternehmen können maximal bis zum Vollstreckungsbescheid selbst handeln. Nur eingetragene Inkassodienstleister und Rechtsanwälte dürfen eine Zwangsvollstreckung durchführen. 5. Im Idealfall kann der Kunde in einem Inkassoportal in Echtzeit die Aktenlage einsehen und hat jederzeit den Überblick, was mit seinen Forderungen geschieht. Zusammengefasst liegen die Gründe für die Zusammenarbeit mit einem Inkassodienstleister also zum einen in der Konzentration auf das eigene Kerngeschäft und zum anderen in den besonderen Kompetenzen des Dienstleisters. Ein effektives Inkasso bedarf spezieller Kenntnisse und Erfahrungen. Deutsche Inkassounternehmen bearbeiten jährlich über 22 Millionen außergerichtliche Mahnungen, davon führen über 19 Millionen außergerichtlich zum Erfolg. Nur rund 3 Millionen Forderungsfälle gehen ins gerichtliche Mahnverfahren über. Einem guten Inkassodienstleister ist nicht an der Eskalation und der Maximierung der Zwangsvollstreckungen gelegen. Sein Ziel ist, das Risikomanagement des Händlers zu unterstützen. Er kennt den Schuldner-Markt aus seinem Kerngeschäft und weiß genau, wie er funktioniert. 7

8 Vorteile einer Zusammenarbeit mit professionellen Inkassodienstleistern Mehr Liquidität Konzentration auf das Kerngeschäft Langjährige Erfahrung und fundiertes Wissen des Inkassodienstleisters Individuelle Lösungen für Kunden Nötiges Fingerspitzengefühl, damit Kunden auch weiter Kunden bleiben B Auswahl des passenden Inkassodienstleisters Wie in jeder anderen Branche auch bestehen zwischen den einzelnen Inkassounternehmen große qualitative Unterschiede. Unternehmen sollten daher vor der Aufnahme einer Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern genau prüfen, wie der Inkassodienstleister arbeitet, und das Vorgehen beim Mahnvorgang präzise absprechen. Ein Merkmal für ein seriöses Inkassounternehmen ist die Organisation in größeren Interessenverbänden wie dem Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.v. (BDIU). BDIU-Mitglieder verpflichten sich zu einer gewissenhaften Einhaltung von Regeln für die Berufsausübung und unterliegen einer strengen Kontrolle durch den Verband. Unternehmen sollten auf folgende Grundsätze bei ihrem Inkassodienstleister Wert legen: Branchenspezifisches Know-how Verzicht auf überflüssige Härte im Umgang mit Schuldnern Beitreibungsquote Zertifizierte Prozessqualität Datenschutz C Wie Inkassounternehmen arbeiten Zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem professionellen Inkassodienstleister steht die Übermittlung der Schuldnerdaten nach höchsten datenschutzrechtlichen Standards und unter strikter Einhaltung der Anforderungen des Gesetzes gegen unseriöse Geschäftspraktiken (GguG). Übergeben werden zu jedem betreffenden Kunden die komplette Anschrift, Daten aus nicht beglichenen Rechnungen und die Historie des Mahnverfahrens, verbunden mit einem detaillierten Briefing, wie die einzelnen Fälle zu behandeln sind. Erfahrene Inkasso-Spezialisten bilden sich anhand der Kundendaten über jeden Fall ein eigenes Urteil und sprechen die Schuldner individuell über verschiedene Kanäle von der bis zum Hausbesuch an. Jeder Inkassofall ist so individuell wie der dazugehörige Mensch. Für die Bewertung individueller Zahlungsverhalten und entsprechende Handlungsempfehlungen werden analytische Prognoseverfahren (Scoring) eingesetzt. 8

9 Vorgerichtliches Inkasso Bei jeder offenen Rechnung gleich gerichtliche Schritte zu ergreifen ist nicht sinnvoll und mit Kosten verbunden. Außergerichtliches Inkasso mit einer frühzeitigen Bonitätsprüfung kann für schnellen Mittelrückfluss ohne lange Instanzenwege und hieraus resultierende Kosten sorgen. Schuldner sind selten notorische Nichtzahler, sondern oft temporär zahlungsunfähig und grundsätzlich zahlungswillig. Daher sehen viele den persönlichen Kontakt mit einem professionellen Inkassounternehmen als Möglichkeit, innerhalb eines definierten Prozesses z. B. mittels Ratenzahlung ihre Schulden zu tilgen. Der jeweilige individuelle Verhandlungsrahmen und einzelne Stufen des Inkassoprozesses (Schriftliches Inkasso, Telefoninkasso) werden gemeinsam mit dem Gläubiger festgelegt. Häufig führen bereits präzise formulierte persönliche Anschreiben an den Schuldner schnell zum Ziel. Dieser Erstkontakt ist gesetzlich streng geregelt im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten. Falls der gewünschte Erfolg ausbleibt, nehmen psychologisch geschulte Mitarbeiter telefonisch Kontakt zum Schuldner auf. Vielfach kann hier schon mit Empathie und Fingerspitzen gefühl eine einvernehmliche Lösung gefunden werden. Vorgerichtliche Einziehung SCORING 1 Forderungsbewertung SCORING 2 Titulierung MAHNUNG +14 Outbound- Telefonie +30 ÜBERGABE IN DIE LZÜ ALTERNATIVE BEITREIBUNGSMASSNAHMEN BEI NEGATIVEM SCORE-WERT ABGABEN VORGERICHTLICHE EINZIEHUNG Inkassobrief 30 Inkassoraten- Angebot 30 GERICHTLICHE BEITREIBUNG MAHN- BESCHEID Outbound-Telefonie Outbound-Telefonie 9

10 Outbound-Telefonie Gerichtliches Inkasso Bleibt der Erfolg beim vorgerichtlichen Inkasso aus, schützt der Inkassodienstleister die Forderungen seiner Kunden auf Wunsch mit einer gerichtlichen Titulierung vor der gesetzlichen Verjährung. Die Praxis zeigt, dass in vielen Fällen schon die Zustellung des Mahnbescheids die Zahlungsbereitschaft erhöht. Der Gläubiger hat in jedem Fall die Sicherheit, dass die Verjährung seiner Forderung gehemmt wird. In Absprache können dann titulierte Forderungen auch vom Gerichtsvollzieher beigetrieben werden oder ein notorisch unwilliger Schuldner kann etwa durch diverse Pfändungsmöglichkeiten zur Einhaltung seiner Zahlungsverpflichtungen bewegt werden. Langzeitüberwachung der Schuldner Eine finanzielle Engpass-Situation des Schuldners kann sich mit der Zeit ändern, beispielsweise durch eine neue Arbeitsstelle oder eine Erbschaft. Die Langzeitüberwachung durch das Inkassounternehmen stellt sicher, dass der Schuldner in regelmäßigen Abständen überprüft sowie schriftlich, telefonisch und wenn nötig auch persönlich durch Außendienstmitarbeiter angesprochen und zur Tilgung seiner Schulden bewogen wird. Gerichtliche und nachgerichtliche Einziehung SCORING SCORING 32 Zwangsvollstreckung Titulierung MAHNUNG +14 Outbound- Telefonie +180 ÜBERGABE IN DIE LZÜ ALTERNATIVE BEITREIBUNGSMASSNAHMEN BEI NEGATIVEM SCORE-WERT VORGERICHTLICHE EINZIEHUNG GERICHTLICHE UND NACHGERICHTLICHE EINZIEHUNG LANGZEITÜBERWACHUNG Vollstreckungsbescheid Mahnbescheid Mahnung Mahnung Zwangsvollstreckung 1. Mahnung 720 Langzeitüberwachung 10

11 5 100%ige Sicherheit per Zahlungsgarantie: Die Branchenlösung FlexiFit Vorsorge ist besser als Nachsorge: Anstatt im Nachhinein offene Forderungen beizutreiben, kann Zahlungsausfällen mittels einer Zahlungsgarantie auch von Anfang an ein Riegel vorgeschoben werden. So bietet beispielsweise die UNIVERSUM Group mit FlexiFit eine Lösung, die speziell auf die Fitnessbranche zugeschnitten ist. Dabei wird bereits vor dem Vertragsabschluss eines potenziellen Kunden eine Bonitätsprüfung durchgeführt. Fällt diese positiv aus, spricht die UNIVERSUM Group eine 100%ige Zahlungsgarantie über die gesamte Vertragslaufzeit aus. Für Studiobetrieber bedeutet das konkret: Sollte ein Kunde seine Rechnung nicht begleichen, springt die UNIVERSUM Group ein und bezahlt die offene Forderung. Das hinter FlexiFit stehende Absicherungssystem ist flexibel. So können Studiobetrieber bei potenziellen Kunden mit negativ geprüfter Bonität entscheiden, wie sie weiter vorgehen wollen: Soll der Kunde abgelehnt werden oder soll ihm lediglich eine sichere Zahlungsart wie beispielsweise die Vorauszahlung angeboten werden? Alternativ ist es auch möglich, den Kunden auf eigenes Risiko anzunehmen und im Falle eines Zahlungsausfalls auf das TÜV-zertifizierte Inkasso der UNI- VERSUM Group zurückzugreifen. Bonitätsprüfung für Bestands- und Neukunden Bei positiver Bonitätsprüfung: 100 %-ige Zahlungsgarantie über die gesamte Laufzeit des Vertrags Bei negativer Bonitätsprüfung & Zahlungsausfall: TÜV-zertifiziertes Inkassomanagement mit hohen Beitreibungsquoten 11

12 6 Schnell Liquidität schaffen - der Forderungskauf Neben der treuhänderischen Beitreibung offener Forderungen und der Absicherung per Zahlungsgarantie (FlexiFit ) besteht auch die Möglichkeit, offene Forderungen an ein Inkassounternehmen zu verkaufen. Dabei können sowohl außergerichtlich angemahnte als auch bereits titulierte oder vollstreckte Forderungen und Bestandspakete verkauft werden. Diese werden zunächst bewertet. Dazu wird im ersten Schritt eine Zufallsstichprobe genommen. Hierbei werden die einzelnen Forderungen unter anderem nach Art, Alter, Höhe, Bearbeitungsmethode und -stand sowie der wahrscheinlichen Ausfallrate unterschieden. Auf Basis der daraus gewonnenen Ergebnisse wird dann eine Kaufquote ermittelt. Die Vorteile eines Forderungskaufs liegen auf der Hand: Neben sofortiger Liquidität und einer bereinigten Bilanz können sich die Mitarbeiter wieder ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Eine spezielle Herausforderung stellen sogenannte notleidende Forderungen ("Non Performing Loans - NPL") dar. Damit sind die Forderungen gemeint, die vom Inhaber als zweifelhafte Forderungen zu Lasten seines Ertrages wertberichtigt werden und damit die Bilanz belasten. Hier sollte der Verkauf des kompletten Forderungspakets an einen Spezialisten in Betracht gezogen werden. 12

13 Die UNIVERSUM Group ist ein erfolgreicher, konzernunabhängiger Inkassodienstleister und angesehener Zahlungsgarantie- Anbieter mit einem innovativen Lösungspaket für die Liquiditätssicherung gewerblicher Kunden. Wir sind seit über 30 Jahren am Markt, TÜV-zertifiziert und Mitglied des Bundesverbands Deutscher Inkassounternehmen e.v. (BDIU). Unsere Omni-Channel Lösung FlexiPay ist darüber hinaus von Trusted Shops zertifiziert und vom Händlerbund ausgezeichnet. Erfahren Sie mehr unter: UNIVERSUM Group Hanauer Landstraße Frankfurt am Main t. +49 (0) WP201801/01.01 Partnerschaften und Mitgliedschaften der UNIVERSUM Group: