Computergestützte Tourenplanung. Tourbo-Soft 2.2

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1 Computergestützte Tourenplanung Tourbo-Soft 2.2 Berlin, August 2004 Software zur Beschleunigung und Optimierung von Geschäftsprozessen Tourbo-Soft GmbH Am Borsigturm 48 D Berlin Tel Fax

2 Kurzbeschreibung und Ansprechpartner Ein- und ausgehende Warentransporte durch den eigenen Fuhrpark oder durch Fremdspediteure verursachen im Großhandel wie auch bei vielen Herstellern mit eigener Distribution 10 40% der direkt beeinflussbaren Kosten. Um so wichtiger ist deshalb die richtige Disposition der eingesetzten Fahrzeuge mit dem Ziel bei minimalen Kosten einen optimalen Lieferservice zu erreichen. Zur Optimierung des Fahrzeugeinsatzes in der Beschaffung und der Distribution sind auf dem Markt eine Vielzahl von Programmen erhältlich, die aber größtenteils als Standardlösungen für die Transporte von palettierter Ware entwickelt worden sind und sich nur schwer für die sehr speziellen Anforderungen in der Holz- und Baustoffbranche anpassen lassen. Das hier beschriebene Programm Tourbo-Soft 2.2 ist ein auf den Holz- und Baustoffgroßhandel spezialisiertes Programm, dass alle spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen erfüllt. Ansprechpartner: Dipl.-Ing. Martin Reinhardt Tourbo-Soft GmbH Am Borsigturm Berlin Telefon 030 / Fax 030 / info@tourbo-soft.de Seite 1

3 Funktionalitäten im Überblick I Bei der Unterstützung des Disponenten durch das Programm werden folgende Parameter berücksichtigt: Ware: - spez. Gewicht (auch für Warengr.) Kunde: - Name Kunde - spez. Volumen (auch für Warengr.) - Name Anlieferstelle - Wert - Adresse Anlieferstelle - Zusammenladeverbote - Zusammenfassung Lieferungen für eine - Abladezeiten Abladestelle - max. Länge - Anlieferzeitfenster - kundenbezogene Kostenstatistik - feste Belieferungstage LKW: - Geschwindigkeiten Straßennetz: - Unterscheidung in BAB, Bundesstraße - Gewichtskapazität Landstraße, Stadt und Fähre - Volumenkapazität - Zuordnung von spezifischen Geschwindigkeiten - Abladevorrichtungen - Auswahl, ob der schnellste oder der kürzeste - Abladezeiten Weg eingeplant werden soll - max. Einsatzzeit pro Tag (auch Mehrtagestouren) - Pausenzeiten des Fahrers - fahrzeugbez. Kostenstatistik Seite 2

4 Funktionalitäten im Überblick II Auftrag: - Auftragsgewicht Touren: - Nummer der Tour - Auftragsvolumen - Nummer der Position - auftragsbezogenes Anlieferzeitfenster - Länge und Dauer der Tour - Auslieferung auf Abruf - transp. Gewicht u. Volumen der Tour - Rücklieferscheine - Anlieferzeitpunkt je Abladestelle - Wert der Lieferung - zugeordneter LKW und Fahrer - Auslieferung in Kalenderwoche - Kosten der Tour - frühestmöglicher Auslieferungstag - Erstellung einer Wegbeschreibung - graphische Darstellungen der Touren Seite 3

5 Beispiel für eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem I (ASSISTENT der Fa. KAPS Unternehmensberatung) Hauptmenü für die relevanten Funktionen Datenexport Seite 4

6 Beispiel für eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem II (ASSISTENT der Fa. KAPS Unternehmensberatung) Datenimport Bearbeiten der Versandlisten im WWS Seite 5

7 Hauptmenü zur Auftragsverwaltung und Durchführung der Planungsläufe Seite 6

8 Digitalisierte Abbildung des gesamten deutschen und zentral-europäischen Straßennetzes Auf Basis der Ortsangaben im Auftrag oder im Kundenstamm (PLZ, Ortsname, Teilort, Straße, Hausnummer ermittelt Tourbo-Soft automatisch die geographische Lage des Sendungsempfängers. Die Berechnung der Entfernungen und Fahrzeiten erfolgt anhand der echten Straßenentfernungen durch Ermittlung der günstigsten Fahrrouten (nach benötigter Zeit oder gefahrener Strecke) unter Berücksichtigung von straßentypabhängigen Durchschnittsgeschwindigkeiten. Diese Durchschnittsgeschwindigkeiten können entsprechend des vorhandenen Fuhrparks angepaßt werden Seite 7

9 Überarbeitung der den Kunden zugeordneten Ortskoordinaten Seite 8

10 Einstellung von Optionen zur Tourenplanung Seite 9

11 Fahrzeugtypenverwaltung und Warengruppenverwaltung Seite 10

12 Fahrzeugtyp-Vorschläge nach Gebieten und Warengruppen Seite 11

13 Hinterlegen von kundenspezifischen Informationen Einstellen von kundenspezifischen Daten, wie eine pauschale zusätzliche Abladezeit oder eine prozentuale Erhöhung der gewichts- oder volumenabhängigen Abladezeit Hinterlegen von einer Standard-Adresse für einen Kunden, unabhängig vom Kundenstamm des Warenwirtschaftssystems (z.b. Fähranleger bei Inselbelieferungen) Hinterlegen, ob die Abladestelle über einen Stapler verfügt Hinterlegen von Textinformationen für den Disponenten unabhängig vom Warenwirtschaftssystems Hinterlegen von wochentagsspezifischen Einschränkungen in der Anlieferzeit des Kunden Seite 12

14 Manuelle Eingabe von Abladestellen und Aufträgen Seite 13

15 Manuelles Nachschieben von Abladestellen Aufträge können auch manuell in bereits geplante Touren geschoben (drag and drop) werden. Es werden Vorschläge generiert in welche bereits geplante Tour und in welche Tourposition der Auftrag am besten passt. Dazu wird die zusätzliche Entfernung bei Anfahrt dieser Abladestelle ermittelt (Funktion kleinster Zusatzweg ) Diese Funktion kann auch zum Auffüllen von nicht ausgelasteten Touren verwendet werden Ebenso können Abladestellen von einer Tour zu einer anderen verschoben (drag and drop) werden Seite 14

16 Berücksichtigung von Zeitfenstern für die Kundenanlieferung Einschränkungen in den Anlieferzeiten für bestimmte Kunden können aus dem Kundenstamm oder aus dem Auftrag übernommen werden. Sie können aber auch manuell eingegeben werden. Die Tourenplanung kann mit oder ohne Berücksichtigung dieser Zeitfenster durchgeführt werden. In den geplanten oder auch teilweise manuell zusammengestellten Touren können Zeitfensterverletzungen auf Wunsch mit einem roten Z angezeigt werden Seite 15

17 Durchführung von mehreren Planungsläufen bei veränderten Parametern Beispiel: Veränderung der maximalen Tourdauer je Fahrzeug Vergleich der Ergebnisse und Auswahl der geeigneten Variante Seite 16

18 Graphische Ausgabe der geplanten Touren Seite 17

19 Ausgabe einer Wegliste für die geplanten Touren Seite 18

20 Ansicht auf die Auftragspositionen Seite 19

21 Filtern der Daten in der Auftragsverwaltung Seite 20

22 Integrierte Lösung mit einem Ortungs- und Navigationssystem Automatische Übergabe der Daten der Abladestellen an das Ortungssystem TIPS 4.1 über eine definierte Schnittstelle Seite 21

23 Funktionalitäten des Ortungs- und Managementsystems TIPS 4.1 Das System TIPS 4.1 zeigt auf einen Blick die Fahrzeuge des Fuhrparks an. Mit wenigen Mausklicks verbinden sie ihre Fahrzeuge mit der Zentrale, und schon stehen ihnen die Funktionen zur Kommunikation mit den Fahrzeugen zur Verfügung. Die Kommunikation mit Fahrern wird über diese Funktionen gesteuert. Sie können an die Fahrer Textnachrichten senden, die diese dann auf ihrem im Fahrzeug befindlichen Bordrechner lesen können. Ebenso können die Fahrer an die Zentrale Nachrichten senden, die dann über TIPS 4.1 ebenfalls gelesen werden können. Sie können an die Bordrechner der Fahrzeuge Weg- und Zielpunkte übergeben, die dann über ein Navigationssystem den Fahrer zum Ziel lenkt. Über die Positionsabfrage können sie jederzeit erfahren, wo sich ihre Fahrzeuge im Moment befinden. Auf verschiedenen Karten können die Fahrzeuge grafisch dargestellt werden, was für Sie das Nachschlagen in einer Karte erspart. Seite 22

24 Arbeiten mit dem Ortungs- und Managementsystems TIPS 4.1 Die Symbolleisten können Sie ihren Bedürfnissen entsprechend ausrichten. In der Fahrzeug- und Fahrzeuggruppen-Ansicht werden ihnen ihre Fahrzeuge als Baum, wie Sie es vom Windows-Explorer kennen, angezeigt. In der Kartenansicht wird immer die ausgewählte Karte angezeigt Die Statusleiste zeigt einige aktuelle Zusatz-Informationen an. Seite 23

25 Ortung und Wegverfolgung von eingesetzten Fahrzeugen Um die Spur eines Fahrzeugs auf der Karte anzuzeigen markieren Sie einige Positionsdaten und klicken auf Anzeigen. Dadurch werden die ausgewählten Positionen auf der Karte dargestellt. Eine andere Möglichkeit die Positionen zu empfangen, ist, dass der Bordcomputer in definierten Intervallen automatisch seine Position übermittelt: Seite 24

26 Anbindung an das Fahrzeugnavigationssystem VDO Dayton MS-5000 Durch die Kopplung des TIPS Bordcomputers BC10 mit dem Navigationssystem VDO Dayton MS-5000 entsteht das Produkt TIPS TRAFFIC. Mit TIPS TRAFFIC werden von der Fuhrpark- Zentrale aus Nachrichten an den Fahrer auf dem Bildschirm des Navigationssystems dargestellt. Neue Fahrtaufträge werden an das System übertragen, die danach für automatische Zielführung zur Verfügung stehen. Und schließlich hat auch der Fahrer die Möglichkeit seinerseits Nachrichten zu verfassen und an die Zentrale zu senden. Durch diese Systemintegration kann auf teure Telefonate weitgehend verzichtet werden. Die aktuellen Positionsdaten lassen sich aus der Flottenzentrale jederzeit abfragen, ohne dass der Fahrer durch ein Telefonat abgelenkt wird. Bearbeitete Aufträge können nach Bestätigung durch den Fahrer automatisch an die Fuhrpark- Zentrale und weiter an das Warenwirtschaftssystem gemeldet werden Seite 25

27 Verwaltung des eingesetzten Fuhrparks Zur Planung und Verwaltung der eingesetzten Fahrzeuge des Fuhrparks, können diese mit der Zuordnung - ihres Fahrzeugtyps - des Kennzeichens - des Fahrers - der spezifischen Kosten pro gefahrenen km - der spezifischen Kosten pro Arbeitsstunde - der spezifischen Kosten pro Einsatztag - Eigen- / Fremdfahrzeug hinterlegt werden. Seite 26

28 Zuordnung der Touren zu den Fahrzeugen und Kostenverwaltung Die geplanten Touren können den Fahrzeugen des Fuhrparks, die diese ausfahren sollen, zugeordnet werden. Für die Fahrzeuge und die Kunden können Kostenstatistiken geführt werden Für jeden Kunden kann ermittelt werden, welcher Umsatz durch den Fuhrpark angeliefert wurde und welche Kosten dadurch verursacht wurden. Für jedes Fahrzeug kann ermittelt werden, welchen Umsatz es ausgefahren hat und welche Kosten dabei verursacht wurden Seite 27

29 Abgleich mit tatsächlich gefahrenen Kilometern und benötigten Zeiten Eingabe der tatsächlich gefahren Kilometer und benötigten Zeiten ermöglicht eine Überprüfung der Planungsergebnisse und eine Bewertung und einen Vergleich der im Fuhrpark eingesetzten Fahrer Seite 28

30 Beispiel für eine Kundenstatistik Fuhrparkkosten im Verhältnis zum ausgefahrenen Umsatz Seite 29

31 Graphische Aufbereitung der Kundenstatistik Zurückgelegte Strecke pro Kunden Fuhrparkkosten im Verhältnis zum ausgefahrenen Umsatz Seite 30

32 Beispiel für eine Fahrzeugstatistik Fuhrparkkosten im Verhältnis zum ausgefahrenen Umsatz Seite 31

33 Graphische Aufbereitung der Fahrzeugstatistik Zurückgelegte Strecke pro Fahrzeug Seite 32

34 Wirtschaftlichkeitsberechnung: Einsatz eines Tourenplanungsprogramms Amortisationsdauer in Jahren 2,5 2,0 1,5 1,0 Verbesserungspotenzial 2,5% 5,0% 10,0% 0,5-5 LKW 10 LKW 15 LKW 20 LKW Die Amortisationszeit für den Einsatz einer computergestützter Tourenplanung liegt schon bei einer 5%igen Verbesserung bei einem Jahr oder darunter Seite 33

35 Wirtschaftlichkeitsberechnung: Einsatz eines Tourenplanungsprogramms mit integrierter Ortung und Navigation Amortisationsdauer in Jahren 2,5 2,0 1,5 1,0 Verbesserungspotenzial 5,0% 10,0% 15,0% 0,5-5 LKW 10 LKW 15 LKW 20 LKW Die Amortisationszeit für den Einsatz einer computergestützter Tourenplanung mit integrierter Ortung und Navigation liegt schon bei einer 10%igen Verbesserung bei einem Jahr oder darunter Seite 34

36 Zusammenspiel zwischen Warenwirtschafts- und Tourenplanungssystem Warenwirtschaft Auftragsannahme Bestandsanpassung... (Druck Lieferschein) Datenübergabe an Tourenplaner Datenübernahme vom Tourenplaner (Tour-Nr., Tour-Pos.-Nr., Ankunftszeit,...) Druck Lieferscheine nach Touren in Reihenfolge der Abladestellen Statusänderung Auftrag... Tourenplanungssystem Datenübernahme aus Warenwirtschaft Planung der Touren - Generierung Tour - Zuordnung Auftrag zu Tour - Reihenfolge der Tourpositionen - Ankunftszeit Druck Tourliste Kartendruck Datenübergabe an Navigationssystem Datenrückgabe an WWS Kosten- / Umsatzstatistik LKW Kosten- / Umsatzstatistik Kunden Navigationssystem Datenübernahme vom Tourenplaner Navigation Fahrer Seite 35

37 Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz von Tourbo-Soft 2.2? 1 Arbeitserleichterung und Unterstützung für den Disponenten - Automatisierung der eigentlichen Tourenplanung durch rechnergestützte Zusammenstellung der Abladestellen zu Touren unter Berücksichtigung von LKW-Kapazitäten, max. Lenkzeiten, Anlieferzeitfenstern bei Kunden - Möglichkeit zur schnellen Berechnung von unterschiedlichen Szenarien (z.b. liefere ich noch heute oder erst morgen an einen Kunden aus) - Erleichterung der Verwaltung von Lieferscheinen, da diese im System nach allen relevanten Kriterien gefiltert und sortiert werden können - Lieferscheine werden erst nach Durchführung der Tourenplanung in der richtigen Reihenfolge, sortiert nach Touren und Tourpositionen, ausgedruckt - Aufträge einer Tour können nach Export der Tourenplanung in das Warenwirtschaftssystem gemeinsam auf Auslieferung oder Rechnung gesetzt werden, ohne daß jeder Auftrag einzeln angefaßt werden muß - bessere Kontrollmöglichkeit durch Vergleich der durch das Programm vorgegebenen Strecken und Zeiten mit den tatsächlich gefahrenen Strecken und dafür benötigten Zeiten Seite 36

38 Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz von Tourbo-Soft 2.2? 2 Optimierung des Fuhrparkeinsatzes - die durch das System zusammengestellten Touren vergleichmäßigen die Auslastung der eingesetzten Fahrzeuge des Fuhrparks - Reduzierung der benötigten Fuhrparkkapazitäten um ca. 15% durch computergestützte Planungsalgorithmen, welche den Einsatz der Fahrzeuge optimieren - Erzeugen einer detaillierten Wegeliste für den Fahrer zu unbekannten Anlieferstellen oder direkte Anbindung an ein Navigationssystem reduziert aufwendiges zeitintensives Suchen von Zielen - Aufträge können per SMS direkt dem Fahrer übermittelt werden, ohne das Telefonate notwendig sind - ständige Transparenz über den Aufenthaltsort der Fahrzeuge ermöglicht kurzfristige Reaktion auf Änderungen und ermöglicht das kurzfristige Einsteuern neuer Aufträge, insbesondere von Abholungen Seite 37

39 Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz von Tourbo-Soft 2.2? 3 verbesserter Kundenservice - zeitgenaue Vorgaben der Kunden für die Anlieferung der Ware können besser eingehalten werden - den Kunden kann auf Anfrage mitgeteilt werden, wann exakt mit der Anlieferung der Ware zu rechnen ist - den Kunden kann jederzeit auf Anfrage mitgeteilt werden, wo sich das Anlieferfahrzeug zur Zeit befindet - durch die extreme Verkürzung der Planungszeit für die Zusammenstellung der Touren, kann die Annahmezeit der Kundenaufträge für die Auslieferung am nächsten Tag nach hinten verlängert werden Seite 38

40 Referenzen A. Geiger und Söhne GmbH & Co-KG, Aschaffenburg Bohlen & Sohn GmbH, Oldenburg i. Old. Friedrich Behrens GmbH, Rotenburg/Wümme Fries + Spethmann GmbH, Kiel Gernot Wöhlk GmbH, Bautzen Holz Blum, Meckenheim H u. H. Luhmann GmbH, Celle Robert Neudeck GmbH & Co.KG, Germersheim Seite 39