Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie

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Bärbel Julia Heidrich
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2 Einleitung Die Gallus Gastro GmbH betreibt mehrere gastronomische Betriebe wie Clubs, Bars und Restaurants in der Ostschweiz (CH). Wie in der Gastronomie nicht unüblich, befinden sich die meisten Mitarbeiter in einem kurzfristigen oder geringfügig Beschäftigtenverhältnis, woraus eine hohe Fluktuation resultiert und dies die Planbarkeit des Personals erschwert. Zusammen mit der Gallus Gastro GmbH (damals noch unter anderem Namen) hat wolter & works im Zeitraum von März 2008 bis Juni 2013 den Bar Manager konzipiert und entwickelt, der vor allem das Management und Controlling aller Betriebe gewährleistet, sowie die Optimierungspotentiale einzelner Betriebe aufzeigt. Nach erfolgreicher Umsetzung der Personalwirtschaft hat sich die Geschäftsführung der Gallus Gastro GmbH dazu entschlossen den zweiten großen Kostenparameter innerhalb der Betriebe zu optimieren - die Warenwirtschaft. Insbesondere die technische Umsetzung und die daraus resultierenden Erfolge für die Gallus Gastro GmbH wollen wir in dieser Kundenreferenz darstellen. Zusätzlich möchten wir bereits an dieser Stelle auf die Kundenreferenz Mobiles Kassensystem mit Zeiterfassung verweisen (zu finden in den Referenzen auf In diesem zeigen wir, wie zu dem hier vorgestellten ERP-System eine zeitgemäße Kassenlösung implementiert und integriert werden kann. Die hier verwendeten Logos und Produktnamen dienen nur zur Identifikation der jeweiligen Produkte bzw. Hersteller und können u.u. rechtlich geschützt sein. Alle verwendeten Logos, Marken und Produktnamen sind eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 1

3 Kundenanforderungen Entwicklung einer individuellen Personalverwaltung und Personalplanung - mit dieser Anfrage trat die Geschäftsführung der Gallus Gastro GmbH an uns heran, da die etablierten Systeme auf dem Markt - wie z.b. von SAP - zu komplex zu bedienen und auch langfristig betrachtet sehr kostenintensiv durch die Lizensierung sind. Dazu gilt es zu berücksichtigen, dass die Gallus Gastro GmbH einen zentralen Mitarbeiterpool verwaltet und Mitarbeiter beliebig in allen Betrieben eingesetzt werden können. Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer plattformunabhängigen Applikation die über den Webbrowser bedient werden kann. Daraus resultierend haben wir ein Cloud-basiertes ERP-System (Enterprise Resource Planning) mit integriertem Mitarbeiter-Portal und einem Multi-Website-CMS konzipiert. Standorte Verwaltung von Betrieben und Standorten Rechtemanagement für verschiedene Nutzergruppen Umsatzauswertung nach Betrieben und Mitarbeitern (Ertragsanalyse) Personalwirtschaft Abbildung des gesamten Workflows eines Mitarbeiter von der Bewerbung, über Stammdatenpflege, bis hin zur Arbeitsplanung inklusive Freitagen und Urlaubsplanung Arbeitsplanung soll automatisch verfügbare Mitarbeiter vorschlagen Zusätzliche Informationen wie Feiertage, Reservierungen, Unterbesetzung sollen direkt im Arbeitsplan angezeigt werden Planung und Dokumentation von Meetings mit Beschlüssen Mitarbeiter-Portal Erfassung von Wunsch-Freitagen, geplanter Urlaub sowie den möglichen Arbeitszeiten Ausdruck und senden von individuellen Arbeitsplänen Ausdruck von geleisteten Arbeitsstunden pro Monat Erfassung von Krankmeldungen Kommunikation mit Kollegen und dem Geschäftsführer des Betriebes Anzeige von Meetings, deren Beschlüssen und Nachrichten Bewertungssystem (tägliche Bewertung der eigenen Leistung, der Kollegen, des Vorgesetzten) Erfassung von individuellen Tagesabrechnungen 2

Dazu gilt es zu berücksichtigen, dass die Gallus Gastro GmbH einen zentralen Mitarbeiterpool verwaltet und Mitarbeiter beliebig in allen Betrieben eingesetzt werden können.

4 Website Individuelle aufschaltbare Website zu jedem Betrieb Klassische Inhaltspflege der Websites (CMS) Online-Bewerberformular Online-Reservationssystem Wie eingangs bereits erwähnt, kamen im Laufe des Projektes neue Anforderungen an das System hinzu. Die Warenwirtschaft soll insbesondere den Einkauf aller Betriebe zentralisieren und Bestellungen vereinfachen. Durch unsern agilen Ansatz in der Produktentwicklung und im Projektmanagement konnten wir diese Anforderungen unmittelbar in die Umsetzung mit einfließen zu lassen. Warenwirtschaft Listung und Verwaltung von Produkten und Lieferanten Auswertung der Lagerbestände mit Soll-Schwellwerten Generierung von Bestellvorschläge Bestellungen werden direkt an den Lieferanten Versand Bündelung von Bestellungen verschiedener Betriebe Erfassung von Inventuren 3

Durch unsern agilen Ansatz in der Produktentwicklung und im Projektmanagement konnten wir diese Anforderungen unmittelbar in die Umsetzung mit einfließen zu lassen.

5 Umsetzung Die Anforderungen wurden in einem Cloud-basierten ERP-System von wolter & works umgesetzt. Dabei wurde ein individuelles auf den Kunden zugeschnittenes System implementiert, welches alle Bestandteile zentral bündelt und so einen reibungslosen Austausch von Informationen gewährleistet. Über das Management-Portal und dem Mitarbeiter-Portal ist das System über zwei voneinander getrennte Bereiche zugänglich und bildet dort die entsprechenden Funktionalitäten je nach Zugriffsrechten ab. Cloud ERP-System Bar Manager Management-Portal Mitarbeiter-Portal Cloud-Server Standortverwaltung Personalwirtschaft Warenwirtschaft Dokumentenmanag. Rechtemanagement Controlling Websites 4

6 Management Portal Arbeitsplanung und Personalverwaltung 5

7 Management Portal Artikellistung und Firmenverwaltung 6

8 Fazit Durch die Einführung der Personalverwaltung konnten die folgenden Erfolge erzielt werden: permanent über 100 Angestellte deren Einsätze geplant und abgerechnet werden ca. 20 % weniger Personaleinsatz notwendig durch optimale Bedarfsplanung höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch automatische Berücksichtigung von Freitagen und den gewünschten Arbeitszeiten Zudem konnte die Gallus Gastro GmbH ein neues Geschäftsfeld durch die integrierte Warenwirtschaft erschließen. Mithilfe der standortübergreifenden Lagerhaltung und des zentralisierten Bestellsystems wurden die Einkaufskonditionen sehr viel attraktiver, so dass die Gallus Gastro GmbH inzwischen zu einem der größten Getränkelieferanten in der gesamten Ostschweiz aufgestiegen ist und nicht nur seine eigenen Betriebe, sondern auch die direkte Konkurrenz beliefert. Abschließend möchten wir erneut auf die Kundenreferenz Mobiles Kassensystem mit Zeiterfassung verweisen (zu finden in den Referenzen auf Dort zeigen wir, wie ein POS-Kassensystem nachträglich in dieses ERP-System integriert wurde. Smart Home s sind derzeit in aller Munde. In den Referenzen auf finden Sie unser Kundenprojekt Smart Home Lösung mit Video-Telefonie, wo wir zeigen wie ein solches System implementiert wird. Viel Spaß dabei. 7

die Gallus Gastro GmbH ein neues Geschäftsfeld durch die integrierte Warenwirtschaft erschließen.

9 Über wolter & works wolter & works versteht sich als ganzheitlicher Projektpartner. Wir konzipieren und entwickeln Produkte nicht im Alleingang, sondern in enger Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern. Das Zusammenspiel von Konzept, Strategie, Design und Technik ist aus unserer Sicht der entscheidene Erfolgsfaktor für die Entwicklung einer passenden Lösung. Deshalb bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand - wenn Sie es wünschen. Sie stellen die Anforderungen - wir finden die Lösung Wir konzipieren Softwareprodukte nach Ihren individuellen Anforderungen und benutzen dafür die optimale Technologie. Dabei wägen wir mit Ihnen zusammen ab, ob etablierte oder state-of-the-art Technologien zum Einsatz kommen sollen. Unser Schwerpunkt liegt dabei auf der Entwicklung von webbasierten Applikationen, dezentralen Netzwerken, sowie Apps für mobile Endgeräte. Wir bevorzugen die Verwendung von Technologien die kostengünstig in der Lizensierung sind und so die Entwicklungs- als auch die Betriebskosten optimieren. Kleines Team - große Schlagkraft Das Zusammenspiel von verschiedenen Fachrichtungen wie Projektmanagement, Grafikdesign und Informatik, sowie jahrelange Erfahrung macht unsere Produkte so gut. Unser kleines Team mit flacher Hierarchie garantiert schnelle Kommunikation und Umsetzung der Kundenanforderungen. Durch das von uns bevorzugte "Agile Projektmanagement" stehen wir in ständiger Kommunikation mit unseren Auftraggebern. Die kleineren Arbeitspakete und kurzfristig gesteckten Meilensteine garantieren eine Entwicklung, die nah am Kunden und dessen Anforderungen erfolgt. Transparentes Projektmanagement - direkt kommuniziert Unsere Kunden erhalten Zugang zu unserem Kundenportal, wo Sie jederzeit die aktuelle Projektplanung einsehen und kommentieren können. Alle Projektbeteiligten kennen so den aktuellen Status und können so auch kurzfristige Änderungen der Anforderungen durch Tickets direkt in die Entwicklung einfließen lassen. Unsere Ausrichtung auf eine nachhaltige Geschäftsbeziehung und eine persönliche Kundenbetreuung, ermöglichen wir durch direkte Ansprechpartner und kurze Kommunikationswege. 8

Das Zusammenspiel von Konzept, Strategie, Design und Technik ist aus unserer Sicht der entscheidene Erfolgsfaktor für die Entwicklung einer passenden Lösung.

10 Ansprechpartner Herr Kevin Wolter Office Taunusstr Berlin (Friedenau) Germany Telefon +49 (0) Web

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