Personalauswahl das Einstellungsgespräch. Alexander Höfer. Begleitunterlagen zum Seminar

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1 Personalauswahl das Einstellungsgespräch Alexander Höfer Begleitunterlagen zum Seminar Es gibt nur zwei Personalfragen, die ein Unternehmer unbedingt beantworten muss: 1. Wie wähle ich die geeigneten Mitarbeiter aus? 2. Wie halte ich die geeigneten Mitarbeiter im Unternehmen?

2 Seite 2 Zusammenfassung Schritt 1 Erstellen Sie ein Anforderungsprofil für die Position 9-12 Fähigkeiten und Eigenschaften, die einen erfolgreichen Mitarbeiter ausmachen Unterscheiden Sie zwischen unbedingt erforderlichen und gewünschten Fähigkeiten. Unterscheiden Sie zwischen fachlichen Kompetenzen und sozialen Kompetenzen. Schritt 2 Schätzen Sie die fachlichen Fähigkeiten Ihrer Bewerber, anhand der Bewerbungsunterlagen ein und laden Sie die fachlich geeigneten zu einem Gespräch. Schritt 3 Wie wollen Sie die Fähigkeiten der Bewerber im Gespräch ermitteln? > durch Fragen > durch Fallstudien > durch Arbeitsproben > durch eine Stressinterview Wählen Sie die geeigneten Methoden aus und bereiten das Gespräch vor. Schritt 4 Beurteilen Sie die Bewerber anhand eines Beurteilungsbogens und bilden Sie eine Rangfolge.

3 Seite 3 1. Das Anforderungsprofil Welche Qualifikation muss ein Bewerber mitbringen, um die ausgeschriebene Stelle erfolgreich zu besetzen? Zu unterscheiden ist zwischen: Muss-Anforderungen ergeben bei Nichterfüllung je Kriterium eine Nichteignung Kann-Anforderungen ergeben in der Summe Eignung bzw. Nichteignung Anforderungen werden unterschieden in: Fachliche Kompetenz Soziale oder Persönliche Kompetenz immer berufsfeldbezogen immer berufsfeldübergreifend > Ausbildungen und Abschlüsse > Weiterbildungen > Berufserfahrung > Fertigkeiten soziale Kompetenz i. e. S. > Teamfähigkeit > Kompromissfähigkeit > Durchsetzungsbereitschaft > Kundenorientierung > Erscheinungsbild > Präsentationsfähigkeit Methodenkompetenzen > Projektmanagement > Moderation > Selbstmanagement > Führungstechniken Motivation > Zielstrebigkeit > Einsatzbereitschaft > Zuverlässigkeit Je exakter das Anforderungsprofil beschrieben ist, umso gezielter kann die Ansprache des Kandidaten erfolgen, umso valider und objektiver sind die Prüfverfahren auszuwählen.

4 Seite 4 Beispiel für ein Anforderungsprofil Tätigkeitsbezeichnung Projektmanager Medizintechnikmesse Kurzbeschreibung Kundenansprache, Verhandlungen, Führen von Kundendatenbanken, Beratung von Kunden, Organisation der Messe, Nachbereitung Fachliche Kompetenzen Kompetenz Beschreibung Kategorie Medizinische oder Medizintechnische Kenntnisse Kenntnisse in Messeorganisation oder Vertrieb Kenntnisse in Kundendatenerfassung Soziale Kompetenzen Medizinischer oder medizintechnischer Beruf (mindestens MTA o. ä.), Berufserfahrung Berufserfahrung Messe oder Außendienst Erfahrung in mind. einem CRM- System Kompetenz Beschreibung Kategorie Teamfähigkeit Durchsetzungsfähigkeit Erfahrung in Teamarbeit, Kompromisse suchen und finden, Passung ins Team Entscheidungen gegen Widerstände verteidigen, Beharrungsvermögen Selbstmanagement / Belastbarkeit Kundenorientierung/ Präsentation Erfahrung in selbständiger Arbeit mit hoher Arbeitsbelastung, Strategien zur Stressbewältigung Zusammenhänge sicher und nutzerorientiert vermitteln 1 1 Auftreten / Motivation Sicheres Auftreten und sichtbar hohe 1 Motivation auch in schwierigen Situationen Verhandlungsgeschick Erfahrung in Verhandlungen 2 Business English - 2 Sonstiges Arbeitszeit, Eintrittstermin, Verdienstvorstellungen Kategorie 1 unbedingt notwendig Kategorie 2 gewünscht

5 Seite 5 Praxistipps für das schnelle Erstellen von Anforderungsprofilen: 1. Nicht soviel wie möglich, sondern wie nötig - niemals mehr als insgesamt 12 Anforderungen 2. Anforderungsprofile immer mit Experten absprechen 3. Bei Eigenschaften immer (die mittlere Spalte der) Verhaltensbeschreibung formulieren 4. Anforderungen konkret formulieren 5. bestehende Anforderungsprofile kritisch bearbeiten 2. Die Testverfahren Die Bewerberauswahl ist ein Test- und Beurteilungsverfahren. Getestet werden Eignung und Potential eines Bewerbers. Die Kunst des Bewerbungsverfahrens besteht darin, die Anforderungen der Stelle objektiv und valide zu testen. Objektivität heißt: Mehrere unabhängige Beobachter kommen mit dem selben Messverfahren bei dem selben Kandidaten zum selben Urteil. Validität heißt: Die verwandten Kategorien beschreiben tatsächlich die Eignung und die Messverfahren messen die Kategorien. Es gibt folgende Messverfahren: Bewerbungsunterlagen Zeugnisse, Lebenslauf und Referenzen machen eine Aussage über die Fachkenntnisse und die Erfahrungen des Bewerbers. In den meisten Fällen ist das Feld der fachlichen Kompetenz anhand der Bewerbungsunterlagen vollständig beurteilbar. Desweiteren lassen Bewerbungsunterlagen einen ersten Schluss über die Persönlichkeit des Bewerbers zu. Checkliste für die Auswertung von Bewerbungsunterlagen 1. Formales > ordentlich, übersichtlich > fehlerfrei und vollständig 2. Anschreiben

6 Seite 6 > Motivation > Plausibilität der Bewerbung 3. Lebenslauf > Erfahrungen des Bewerbers > vollständiger Abriss > Belege und Übereinstimmung mit Dokumenten 4. Ausbildungen / Weiterbildungen > erforderliche Qualifikationen + Güte der Abschlüsse > erforderliche Spezialkenntnisse 5. Referenzen > Aussteller (Fachmann) > Zeugnissprache verwandt > Persönlichkeitsbild 6. Offen gebliebene Fragen für das Gespräch In der Auswertung der Unterlagen empfiehlt es sich, anhand des Anforderungsprofils im ersten Schritt über die Nichteignung von Kandidaten zu entscheiden und alle nicht nichtgeeigneten Kandidaten zu einer nächsten Bewerbungsrunde (i. d. R. Interview) einzuladen. Sind das zu viele, dann ist es sinnvoll, einen fachlichen Grenzwert zu setzen (z.b. Abschlussqualität in Verbindung mit Berufserfahrung). Erst wenn dann immer noch zu viele Kandidaten übrig bleiben, beziehen sie die weichen Kriterien der Bewerbungsunterlagen (Form, Motivation im Anschreiben, Referenzen) mit ein. Praxistipp: Wenn Sie eine Flut von Bewerbungen haben, die Sie unmöglich alle sichten können, dann nehmen Sie als erstes Kriterium die äußere Form, z. B. indem Sie alle Standardmappen für 50 Cent ungelesen aussortieren. Interview Die Befragung ist sowohl im Assessment Center als auch im Bewerbungsgespräch ein Kernstück der Personalauswahl. Der Bewerber hat Gelegenheit, sich vorzustellen, seine Erfahrungen zu schildern und auf die Fragen der Interviewer zu antworten. Dabei präsentiert er sich mit seinen sozialen und persönlichen Kompetenzen.

7 Seite 7 Kompetenzen, die unabhängig von den Fragestellungen im Interview einschätzbar sind z. B.: 1. sicheres Auftreten 2. Gesprächskompetenzen wie > zuhören > Empathie > Körpersprache > eindeutige Botschaften 3. rhetorische Kompetenzen 4. Verhandlungsgeschick Zu empfehlen ist ein teilstrukturiertes Interview, in dem pro Testbereich eine Reihe von möglichen Fragen vorformuliert sind, von denen aber je nach Gesprächsverlauf auch flexibel abgewichen werden darf. Beispiel für ein teilstrukturiertes Interview (Projektmanager Messefirma) Biographisches > Schildern Sie uns Ihren persönlichen Werdegang in allen für die Stelle relevanten Punkten Bei > medizinischen, > medizintechnischen Erfahrungen, > Erfahrungen in Messeorganisation und > Erfahrungen mit CRM-Systemen nachfragen Fragen nach Analyse der Bewerbungsunterlagen Teamarbeit Was für Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit haben Sie in Ihrem Arbeitsleben schon erlebt? (nach der besten Reaktion aller Betroffenen fragen)

8 Seite 8 Was macht für Sie eine gute Zusammenarbeit aus? Wie sollte Sie Ihr Chef am besten unterstützen was erwarten Sie? Was erwarten Sie von Ihren Kollegen? Im Messegeschäft herrscht extrem viel Stress in den letzten Tagen vor der Messe... was tun Sie, damit auch unter Stress die Zusammenarbeit reibungslos verläuft? Durchsetzungsfähigkeit Sie haben einen Vorschlag im Team eingebracht, den Ihr Chef rundheraus abgelehnt hat. Die anderen Kollegen waren, wie sie erkennen konnten aber nicht ganz abgeneigt. Was jetzt? Schildern Sie uns eine Situation, in der Sie sich nicht haben durchsetzen können, trotzdem Sie von der Richtigkeit ihrer Ansicht 100%ig überzeugt waren? Wie versuchen Sie normalerweise eine Idee gegen Widerstände durchzusetzen, von der Sie überzeugt sind? Selbstmanagement / Belastbarkeit Schildern Sie uns bitte eine Situation, in der Sie mit in einem extrem hohen Arbeitsanfall konfrontiert waren? Wie gehen Sie mit Stress und Zeitdruck um? Wo sehen Sie Ihre Stärken und wo sehen Sie Ihre Schwächen in punkto Arbeitsorganisation? Motivation Was wissen Sie von unserer Firma? Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?

9 Seite 9 Verhandlungsgeschick Was für Erfahrungen haben Sie mit Verhandlungen? Was für Möglichkeiten sehen Sie, wenn Ihr Verhandlungspartner Ihre Preisvorstellungen rundheraus als inakzeptabel ablehnt? (Vor- und Nachteile der Möglichkeiten erfragen) Sonstiges Bestehen Einschränkungen hinsichtlich Ihrer Arbeitszeit? Wo liegen Ihre Gehaltsvorstellungen? Wann ist Ihr frühestmöglicher Eintrittstermin?! Unzulässige Fragen sind: > Religionszugehörigkeit (ausgenommen konfessionelle Organisationen) > Schwangerschaft > Krankheiten, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen > Gewerkschafts- und Parteienzugehörigkeit Auf diese Fragen darf ein Bewerber unwahrheitsgemäß antworten, ohne dass ihm daraus ein Nachteil entstehen darf. Aufbau des Interviews Phase 1: Warming up In dieser Phase versucht der Interviewer die Gesprächsatmosphäre aufzulockern, in dem er 1-2 relativ belanglose Fragen z. B. nach der Anreise stellt. Phase 2: Selbstpräsentation Der Bewerber wird gebeten, eine kurze Darstellung seines Werdeganges zu geben. Die meisten Bewerber sind darauf vorbereitet. Auch hier geht es noch darum, dem Bewerber die Angst und Befangenheit zu nehmen.

10 Seite 10 Außerdem erhält man Informationen über: > die rhetorischen Fähigkeiten des Bewerbers > seine fachliche Qualifikation > seine Motivation > seine Zielstrebigkeit > seine Spezialkenntnisse Phase 3: Vertiefungsphase In der Vertiefungsphase werden die verlangten Fähigkeiten des Anforderungsprofils strukturiert getestet. Phase 4: Fragen des Bewerbers, Präsentation des Unternehmens Die Präsentation des Unternehmens sollte ausschließlich anhand der Fragen des Bewerbers und am Schluss des Gespräches erfolgen. Anhand der Detailliertheit der Fragen kann man auf das Interesse des Bewerbers schließen. Vorsichtig muss man jedoch beim umgekehrten Schluss sein. Wenige Fragen bedeuten nicht, dass der Bewerber wenig interessiert ist.! mehrere Interviewer sprechen die Rollenverteilung vor dem Interview ab. Es ist nicht zwingend, dass der Ranghöchste das Interview führt. Sind Vertreter aus dem Fachbereich im Einstellungsgespräch dabei, so sollten diese auch die fachspezifischen Fragen stellen. Fragetechniken Grundsätzlich kann man zwischen offenen und geschlossenen Fragen unterscheiden. Offene Fragen lassen sich nicht mit ja oder nein beantworten. Beispiel: Wie gehen Sie mit Stress und Zeitdruck um? Sind sie belastbar? (offene Frage) (geschlossene Frage) Offene Fragen sind im Einstellungsgespräch grundsätzlich besser als geschlossene Fragen. Verhaltensbezogene Fragen sind besser, als persönlichkeitsbezogene Fragen.

11 Seite 11 Beispiel: Wie versuchen Sie normalerweise eine Idee gegen Widerstände durchzusetzen, von der Sie überzeugt sind? (verhaltensbezogene Frage) Wie durchsetzungsfähig sind Sie? (persönlichkeitsbezogene Frage) Körpersprache Achten Sie besonders auf Widersprüche zwischen Körpersprache und Wortinhalt. Ansonsten ist für Sie wichtig: > Offenheit > Zuwendung > Blickkontakt > Dynamik Fallstudien Fallstudien sind den verhaltensbezogenen Fragen sehr ähnlich. Nur werden hier komplexere Situationen geschildert, zu denen > der Bewerber Stellung nehmen soll > die im Sinne eines Rollenspiels im Gespräch kurz simuliert werden Beispiel: Sie stecken gerade mitten in den Vorbereitungen zu einer Messe und, nehmen wir einmal an, haben mich gebeten, mich um das Catering für die Aussteller zu kümmern. Ich habe Ihnen das zugesagt. Drei Wochen vor Beginn der Messe stellen Sie fest, dass ich meine Aufgabe nicht erledigt habe. Wenn Sie nicht zufällig bei der Cateringfirma angerufen hätten und der Chef Sie nicht nach der Ausstellerbetreuung gefragt hätte, wäre ihnen das gar nicht aufgefallen. Sie haben versprochen, dem Chef binnen 24h Bescheid zu geben. Was tun Sie? Wenn Sie mit mir, als Ihrem Kollegen reden wollen, dann lassen Sie uns das gleich kurz durchspielen.

12 Seite 12 Arbeitsproben Arbeitsproben im Gespräch können sein: > Testen der Fremdsprachenkenntnisse durch einen Teil des Gesprächs in der Fremdsprache > Testen von PC-Kenntnissen an einer Aufgabe > Testen von Präsentationskenntnissen anhand einer kurzen Präsentation eines vorgegebenen Inhalts mit 10 Minuten Vorbereitungszeit > Aufzeichnen eines Schaltplans auf einem Flip-Chart Stressinterview Im Stressinterview wird der Bewerber gezielt unter Stress gesetzt. Zwei Interviewer fragen dabei im Verhörstil. Ziel des Stressinterviews ist es, die Belastbarkeit des Bewerbers und seine Reaktion unter hohem Stress zu testen. Beispielfragen: Wie kommen Sie darauf, dass Sie die Anforderungen bewältigen werden? Sie haben bisher keine einschlägigen Erfahrungen - warum sollten wir uns gerade für Sie entscheiden? Sie haben uns bisher wenig überzeugen können machen Sie uns bitte deutlich, warum Sie sich für diese Stelle für geeignet halten? Wie werden die verschiedenen Techniken den Kompetenzen des Anforderungsprofils zugeordnet? Prinzipiell muss jede Anforderung auch getestet werden. Und die Interviewer müssen zusätzlich wissen, welche Anforderung Sie wonach beurteilen.

13 Seite 13 Im vorliegenden Beispiel sieht der Plan für die Testung der Anforderungen folgendermaßen aus: Tätigkeitsbezeichnung Projektmanager einer mittelständischen Messefirma für überregionale Medizintechnikmesse Kurzbeschreibung Kundenansprache, Verhandlungen, Führen von Kundendatenbanken, Beratung von Kunden, Organisation der Messe, Nachbereitung Fachliche Kompetenzen Prüfung Kompetenz Beschreibung Kateg. Medizinische oder Medizintechnische Kenntnisse Medizinischer oder medizintechnischer Beruf (mindestens 1 BU IV MTA o. ä.), Berufserfahrung Kenntnisse in Messe- Berufserfahrung Messe oder 2 BU organisation oder Vertrieb Kenntnisse in Kundendatenerfassung Soziale Kompetenzen Außendienst Erfahrung in mind. einem CRM- System Kompetenz Beschreibung Kateg. Teamfähigkeit Erfahrung in Teamarbeit, Kompromisse suchen und finden, Passung ins Team Durchsetzungsfähigkeit Selbstmanagement / Belastbarkeit Kundenorientierung/ Präsentation Auftreten / Motivation Entscheidungen gegen Widerstände verteidigen, Beharrungsvermögen Erfahrung in selbständiger Arbeit mit hoher Arbeitsbelastung Zusammenhänge sicher und nutzerorientiert vermitteln Sicheres Auftreten und sichtbar hohe Motivation auch in schwierigen Situationen IV 2 BU IV 1 IV FS 1 IV 1 IV SI 1 IV 1 IV SI Verhandlungsgeschick Erfahrung in Verhandlungen 2 IV Business English - 2 AP Sonstiges Arbeitszeit, Eintrittstermin,Verdienstvorstellungen Legende: BU Bewerbungsunterlagen IV Interview SI Stressinterview AP Arbeitsprobe FS Fallstudie Kategorie 1 unbedingt notwendig Kategorie 2 gewünscht

14 Seite Entscheidungsfindung Anhand des Anforderungsprofils wird ein Gesprächsprotokollbogen gefertigt. Dieser wird von allen am Interview Beteiligten ausgefüllt. Dessen Ergebnisse werden am Schluss des Interviews zusammengefasst und inhaltlich besprochen. Es ist für die Urteilsgüte immer günstig, mehrere Beurteiler einzubeziehen. Alle Beurteiler sind hinsichtlich der Anforderungen an den Bewerber und des Beurteilungsverfahrens eingewiesen. Alle Beurteiler haben die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten in Kopie vor dem Beurteilungsgespräch erhalten und ausgewertet. Die Beurteiler füllen den Auswertungsbogen nach ihrem Eindruck des Kandidaten aus. Die Beurteilungsbögen werden dann in einem Urteilsbogen zusammengefasst und es wird rechnerisch ein Rangplatz ermittelt. In einem Meeting aller Beurteiler wird die Rangfolge noch einmal besprochen und gegebenenfalls korrigiert. Das Auswertungsmeeting sollte nicht länger als 2-3 Tage nach den Auswahlgesprächen liegen. Beurteilungsfehler o o o o Halo-/Überstrahl-Effekt aufgrund eines positiveren/negativeren Gesamteindrucks wird das zu bewertende Merkmal positiver/negativer eingeschätzt Ein bestimmtes positives Merkmal überstrahlt andere weniger gute oder umgekehrt Vorurteile betreffen z.b. Ausländer, Frauen, junge Mitarbeiter,... Sympathie oder Antipathie wir kommunizieren immer auch auf der emotionalen Ebene recency Effekt das letzte Drittel des Auswahlgesprächs ist für die Beurteilung entscheidender als die zwei Drittel zuvor.

15 Seite 15 o o o o o eigene Stimmung in Stressphasen sind wir weniger gut in der Lage objektiv, ganzheitlich und wohlwollend zu beurteilen Hierarchie-Effekt Mitarbeiter mit akademischen Titeln werden besser eingeschätzt. Äußerlichkeiten große und attraktive Menschen werden besser eingeschätzt. Maßstabfehler (Milde- und Strengefehler) Urteilsgeber orientiert sich am eigenen Anspruchsniveau. Ist sein Niveau recht niedrig, neigt er zu milder Beurteilung und entgegengesetzt. Je nach Verschiebung der Mittelwerte, unterscheidet man hierbei zwischen Milde-/Strengefehler bewusste Fehler Protektion Ressortegoismus Gruppendruck und Konfliktscheu

16 Seite 16 Beispielbeurteilungsbogen: Name des Bewerbers: Qualifikation: sehr gut gut vorhanden schlecht nicht vorhanden Fachliche Eignung: Medizinisch- technische Kenntnisse Kenntnisse in Messeorganisation / Vertrieb Kenntnisse in Kundendatenerfassung Soziale Kompetenzen Teamfähigkeit Durchsetzungsfähigkeit Selbstmanagement / Belastbarkeit Kundenorientierung / Präsentation Auftreten / Motivation Verhandlungsgeschick Sonstiges Englischkenntnisse Gesamturteil:

17 Seite 17 Empfohlene Literatur. Brenner (2001). Einstellungsinterviews sicher und zielgerichtet führen. Köln Schuler (2000). Psychologische Personalauswahl. Göttingen, Bern u. a.

18 Seite 18 Anforderungsprofil Tätigkeitsbezeichnung Kurzbeschreibung Fachliche Kompetenzen Kompetenz Beschreibung Kategorie Soziale Kompetenzen Sonstiges Kategorie 1 unbedingt notwendig Kategorie 2 gewünscht