Mitarbeiterverpflichtung auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG

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1 DTV-Reihe: Recht in der Praxis 24.2 Grundlagen des Datenschutzes, Teil 2 Handreichungen zum Datenschutz (Quelle: IHK Seminar betrieblicher Datenschutzbeauftragter, Potsdam, Procado, Consulting, IT & Medienservice GmbH, Berlin) Mitarbeiterverpflichtung auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG Nach 5 BDSG ist es den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). 1. Bei nicht öffentlichen Stellen sind vom BDSG alle personenbezogenen Daten geschützt, soweit diese Stellen Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen verarbeiten, nutzen oder dafür erheben oder die Daten in oder aus nicht automatisierten Dateien verarbeiten, nutzen oder dafür erheben, es sei denn, die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung erfolgt ausschließlich für persönliche oder familiäre Tätigkeiten. 2. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). 3. Automatisierte Verarbeitung ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen. Eine nicht automatisierte Datei ist jede nicht automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann (z. B. Kartei, Sammlung gleicher Formulare). 4. Erheben ist das Beschaffen von Daten über den Betroffenen. 5. Verarbeiten ist das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten. Im einzelnen ist, ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren: 1

2 Speichern das Erfassen, Aufnehmen oder Aufbewahren personenbezogener Daten auf einem Datenträger zum Zwecke ihrer weiteren Verarbeitung oder Nutzung, Verändern das inhaltliche Umgestalten gespeicherter personenbezogener Daten, Übermitteln das Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogener Daten an einen Dritten in der Weise, dass a. die Daten an den Dritten weitergegeben werden oder b. der Dritte zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehaltene Daten einsieht oder abruft, Sperren das Kennzeichnen gespeicherter personenbezogener Daten, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken, Löschen das Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten. 6. Nutzen ist jede Verwendung personenbezogener Daten, soweit es sich nicht um Verarbeitung handelt. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der betreffenden Tätigkeit fort. Verletzungen des Datengeheimnisses werden gemäß 43 BDSG mit Bußgeld bzw. gemäß 44 BDSG mit Geld- oder Freiheitsstrafe bedroht. Sonstige Geheimhaltungs- und Schweigepflichten bleiben unberührt. Der Text der 5, 43 und 44 BDSG ist auf gesondertem Beiblatt abgedruckt. Ein Exemplar der Verpflichtungserklärung habe ich erhalten. Ort, Datum Unterschrift des Verpflichteten Firma Unterschrift des Verpflichtenden

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4 Mitarbeitervereinbarung über die private Nutzung von Internet und/oder im Unternehmen I. Gegenstand und Geltungsbereich Diese Vereinbarung regelt die Grundsätze für die private Nutzung der Internet- und -Dienste des Deutschen Tourismusverbandes e.v. und der DTV Service GmbH (im folgenden DTV genannt) und gilt für alle Mitarbeiter, deren Arbeitsplätze über einen geschäftlichen Internet- bzw. -Zugang verfügen. II. Zielsetzung Ziel dieser Vereinbarung ist es, die Nutzungsbedingungen sowie die Maßnahmen zur Protokollierung und Kontrolle transparent zu machen, die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu sichern und den Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. III: Internet und 3.1 Der DTV gestattet unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs die nur gelegentliche und im Verhältnis zur geschäftlichen Nutzung eindeutig unerhebliche private Nutzung des geschäftlichen Internet- und -Anschlusses sowie der damit verbundenen -Adresse. Eine unerhebliche private Nutzung liegt beispielsweise vor bei nur gelegentlicher Nutzung und soweit die Nutzung die Arbeitsleistung des Mitarbeiters nicht beeinträchtigt und die betrieblichen Abläufe nicht stört. 3.2 Eine solche unerhebliche Nutzung wird nicht disziplinarisch sanktioniert bzw. geahndet, solange dabei keine Gesetze verletzt oder überschritten werden und die Verfügbarkeit des IT-Systems für dienstliche Zwecke nicht beeinträchtigt und die Regeln der Datensicherheit gewährleistet wird. 3.3 Absender und Empfänger von s sind allein für deren weitere Verwendung verantwortlich; sie entscheiden über Speicherung, Löschung und Weiterleitung im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen. Unbeschadet dessen behält sich der DTV vor, Spam - s herauszufiltern und sofort zu löschen. 4

5 IV. Einwilligung und Vertretungsregelung 4.1 Eine Unterscheidung von dienstlicher und privater Nutzung auf technischem Weg erfolgt nicht. Die Protokollierung und Kontrolle gemäß Ziffer 5 dieser Vereinbarung erstrecken sich auch auf den Bereich der privaten Nutzung des Internetzugangs. 4.2 Durch die private Nutzung des Internetzugangs erklärt der Mitarbeiter seine Einwilligung in die Protokollierung und Kontrolle gemäß Ziffer 5 dieser Vereinbarung für den Bereich der privaten Nutzung. Insoweit stimmt er auch einer Einschränkung des Telekommunikationsgeheimnisses zu. 4.3 Bei der Einrichtung einer Vertretungsregelung muss der Mitarbeiter damit rechnen, dass auch private s vom Vertreter gelesen werden können. 4.4 Nach dem Ausscheiden oder bei längerer, insbesondere krankheitsbedingter Abwesenheit des Mitarbeiters steht dem Arbeitgeber der Zugriff auf die s des Mitarbeiters in dem Umfang zu, den der ordnungsgemäße Geschäftsgang oder betriebliche Ablauf erfordert. Der Zugriff ist im Beisein des betrieblichen Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden) durchzuführen. Der Mitarbeiter muss damit rechnen, dass auch private s dabei gelesen werden können. V. Leistungs- und Verhaltenskontrolle/ Datenschutz für - und Internetnutzung/Sanktionen 5.1 Soweit personenbezogene oder beziehbare Daten aufgezeichnet werden, dürfen diese ausschließlich für die genannten Zwecke dieser Vereinbarung verwendet werden. Daten über das Benutzerverhalten dürfen ausschließlich zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Optimierung und Steuerung des Systems, zur Fehleranalyse und -korrektur sowie zur kostenstellenbezogenen Abrechnung der Systemkosten verwendet werden. Die Zugriffe auf diese Funktionen bleiben auf die mit der technischen Administration des Systems betrauten Personen begrenzt; diese Personen sind gem. 5 BDSG und 88 TKG verpflichtet. Der Mitarbeiter willigt ein, dass Daten, die den Verdacht bezüglich eines Verstoßes gegen die vorliegende Vereinbarung begründen, an die Geschäftsleitung weitergegeben werden. Soweit strafrechtlich relevante Inhalte betroffen sind, dürfen diese Daten auch an die Strafverfolgungsbehörden weitergegeben werden. 5.2 Eine Verwendung der vorgenannten Daten zur weitergehenden Leistungs- oder 5

6 Verhaltenskontrolle ist nicht gestattet. Die Regelungen der Absätze bleiben hiervon unberührt. 5.3 Bei einem ausreichend begründeten Verdacht kann eine gezielte Überprüfung eines Internet- und/oder -Accounts stattfinden. Bei der Überprüfung ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte (soweit vorhanden) hinzuzuziehen. 5.4 Maßnahmen, die den Missbrauch von Internet und/oder verhindern oder beweisen helfen, können bei Gefahr im Verzug (begründeter Verdacht) unmittelbar durchgeführt werden. In diesen Fällen ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte (falls vorhanden) anschließend unverzüglich zu informieren. 5.5 Ein Verstoß kann neben den arbeitsrechtlichen Folgen auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Der DTV behält sich vor, bei Verstößen gegen diese Vereinbarung die private Nutzung des Internet-/ -Zugangs im Einzelfall zu untersagen. Darüber hinaus kann ein Verstoß uneingeschränkte zivilrechtliche Schadensersatzpflichten auslösen, z. B. bei rechtswidriger Nutzung kostenpflichtiger Internetseiten. VI. Verhaltensgrundsätze 6.1 Bei der privaten Nutzung sind die gesetzlichen Vorschriften zu beachten. 6.2 Darüber hinaus ist - im Rahmen der Einschränkungen gem. Ziffer 3 - nur eine solche Nutzung erlaubt, die - das Geschäft von des DTV nicht stört oder mit ihm im Wettbewerb steht, - die eigene oder die Arbeit anderer Mitarbeiter nicht behindert oder stört, - keine zusätzlichen Kosten für den DTV verursacht, - keine geschäftsmäßige Werbung beinhaltet, - Dritten keine Informationen über oder Listen von Mitarbeitern zukommen lässt, - keine geschäftsmäßigen oder privaten Verteilerlisten ein bezieht. 6.3 Generell unzulässig ist das Aufrufen kostenpflichtiger Internet-Seiten und das Zugreifen auf oder Verteilen von Material, das von anderen Personen als geschmacklos, Anstoß erregend oder respektlos angesehen werden könnte; Beispiele hierfür sind: - Material, das sexuell eindeutige Bilder und Beschreibungen enthält - Material, das illegale Aktionen befürwortet - Material, das Intoleranz gegen Andere befürwortet 6

7 6.4 Generell unzulässig ist auch die Verwendung der DTV- UserID in öffentlichen Chat-Räumen oder bei anderen Anlässen, bei denen es zur Zusendung von Werbeodersogenannten Spam-Mails kommen kann. Ort, Datum Unterschrift des Verpflichteten Firma Unterschrift des Verpflichtenden

8 Beispiel für eine Datenschutzrichtline Tourism Ireland (Quelle: Einleitung Tourism Ireland respektiert Ihre Privatsphäre. Diese Datenschutzrichtlinie gibt Auskunft darüber, wie die von Ihnen auf unserer Webseite zur Verfügung gestellten persönlichen Daten von uns verarbeitet und genutzt werden. Diese Datenschutzrichtlinie wurde zum Schutz unserer Nutzer entwickelt und informiert Sie darüber, welche persönlichen Daten erhoben werden, wie diese Daten von uns genutzt werden, an wen wir sie weitergeben und mit welchen Methoden wir sie erfassen. Ihr Besuch auf den Tourism Ireland Kundenwebseiten und allen Mikrowebseiten unterliegt Ihrem Einverständnis mit dieser Richtlinie. Tourism Ireland verpflichtet sich, den Datenschutzbestimmungen der Data Protection Acts 1988 und 2003 nachzukommen, und ihre Vorschriften werden bei jeglicher von uns unternommenen digitalen Vermarktung strikt befolgt. Erhobene Daten Einfach ausgedrückt besteht unsere Aufgabe darin, es Ihnen zu ermöglichen, ein für Sie passendes irisches Tourismusprodukt oder eine Dienstleistung zu finden. Die Erhebung persönlicher Daten ist also begrenzt und immer freiwillig. Als Besucher unserer Webseite können Sie von uns Informationen anfordern, wofür wir bestimmte persönliche Daten von Ihnen benötigen. Dazu gehören Ihr Name, Ihre - Adresse und möglicherweise auch Ihre Telefonnummer, damit wir Sie im Falle eines Problems kontaktieren können. Wir können Ihnen versichern, dass wir in jedem Fall nur die wesentlichsten Daten abfragen, um Ihnen die angeforderten Informationen umgehend zukommen zu lassen. Tourism Ireland versucht nicht, ohne Zustimmung weitere Daten zu erheben, aus denen sich ein persönlich identifizierbares Profil der Besucher ableiten lässt. Wir erheben und speichern allgemeine Daten, die immer nur im Gesamtformat dargestellt werden. Verwendung Ihrer Daten durch Dritte Tourism Ireland verpflichtet sich, Ihre Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte zu verkaufen oder weiterzuleiten, außer unter den folgenden, höchst unwahrscheinlichen Umständen: wo es durch geltendes Recht vorgeschrieben ist, oder gemäß einer gerichtlichen oder anderen Verfügung; 8

9 wo es dringend erforderlich ist, um schweren Verlust oder Schaden am Eigentum von Tourism Ireland zu verhindern; wo es zum Einholen einer Rechtsauskunft erforderlich ist, oder im Laufe eines Rechtsstreits, an dem Tourism Ireland beteiligt ist oder als Zeuge teilnimmt. Von Zeit zu Zeit führen wir gemeinsam mit Dritten Werbeaktionen per durch. Als Teil solcher Aktionen kann es vorkommen, dass wir Werb s an Ihre - Adresse weiterleiten, die Informationen zu Produkten und Dienstleistungen enthalten, die Sie nach unserer Einschätzung interessieren könnten. Solche s können Links zu den Webseiten Dritter enthalten, und in diesem Zusammenhang verweisen wir Sie auf das untenstehenden Kapitel "Sicherheit". Wir werden Ihre persönlichen Daten nicht an Dritte weitergeben, und alle Werb s werden immer von uns versandt. Wenn Sie sich auf unserer Webseite unter Kontakt registrieren, haben Sie die Gelegenheit, eine Erklärung abzugeben, dass Sie keine Werbeinformationen von uns erhalten möchten. Dies können Sie tun, indem Sie einfach das betreffende Kästchen im Registrierungsformular ankreuzen. Wenn Sie nach einer gewissen Zeit keine Webeinformationen mehr von und erhalten möchten, können Sie mit uns in Kontakt treten und wir werden Sie von unserer Mailing-Liste streichen. Analyse der Zugriffspfade Bei den Kundenwebseiten von Tourism Ireland werden die Internetprotokolladressen (die Internetadresse eines Computers) gespeichert, um den Besuch eines Kunden zu protokollieren, wobei der Kunde anonym bleibt. Wir analysieren diese Daten, um gewisse Trends und Statistiken zu erstellen, zum Beispiel welche Teile unserer Seite die Kunden besuchen und wie viel Zeit sie dort verbringen. Wir bringen Ihre Internetprotokolladresse nicht mit Daten in Verbindung, die Sie persönlich identifizieren könnten. Cookies Ein Cookie ist eine reine Textdatei, die von einem Computer im Internet auf Ihrem Computer hinterlegt wird, was dem anderen Computer ermöglicht zu wissen, wann Sie auf eine bestimmte Seite zugreifen. Zur Zeit benutzen wir keine Cookies auf unserer Seite, aber es ist unsere Absicht, sie in Zukunft einzuführen, da sie es uns ermöglichen werden, die Zahl der Besucher aufzuzeichnen und das Herkunftsland bestimmter Kunden zu identifizieren. Trotzdem werden wir nicht vom Gebrauch der Cookies abhängig sein - wenn Sie keine neuen Cookies entgegennehmen oder Cookies ganz ausschalten möchten, können Sie Ihren Internetbrowser über die Menüleiste dementsprechend einstellen, 9

10 ohne dass es Ihren Zugriff auf unsere Seite beeinträchtigt. Sicherheit Tourism Ireland ergreift geeignete Maßnahmen, um die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit persönlicher Daten, die an unsere Seiten abgegeben werden, zu gewährleisten, und die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig auf den neuesten Stand der Technik gebracht. Sie sollten jedoch zur Kenntnis nehmen, dass das Senden von Informationen über das Internet unvermeidliche Risiken mit sich trägt. Tourism Ireland kann die Sicherheit persönlicher Informationen, die Sie an unsere Webseiten abgeben weder gewährleisten noch garantieren. Wenn Sie in dieser Hinsicht Bedenken haben, verfügt Tourism Ireland über andere Methoden, Informationen entgegenzunehmen und weiterzugeben, beispielsweise per Post oder Telefon. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte unser Callcenter unter Tourism Ireland Webseiten sind unter Umständen mit von Dritten betriebenen Webseiten verbunden. Diese Links sind ausschließlich zu Ihrer Bequemlichkeit da. Das Bestehen von Links zu Webseiten Dritter bedeutet nicht, dass Tourism Ireland diese Webseiten gutheißt, und wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken der Besitzer und Betreiber dieser Webseiten verantwortlich. Wir raten Ihnen, die Datenschutzbestimmungen jeder Seite durchzulesen, die Sie um die Angabe persönlicher Informationen bittet. Nutzungsbedingungen und Änderungen Es ist möglich, dass sich die Funktion von Tourism Ireland in der Zukunft ändern wird, und Tourism Ireland behält sich das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie nach eigenem Gutdünken zu ändern. Jegliche Änderungen treten in Kraft, sobald sie auf der Webseite bekannt gemacht werden. Es wird davon ausgegangen, dass Kunden die geänderten Bestimmungen akzeptieren, wenn sie die Webseite von Tourism Ireland an oder nach dem Tag der Änderung weiterhin besuchen. Ihre Einwilligung Wenn Sie den Service von Tourism Ireland abrufen, willigen Sie ein, dass Tourism Ireland Informationen wie in dieser Datenschutzrichtlinie angegeben sammelt und verwendet. Den Service von Tourism Ireland dürfen Sie nur nach Ihrer Einwilligung zu dieser Datenschutzrichtlinie nutzen. Eventuelle Fragen Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben, können Sie unter Kontakt mit uns per in Verbindung treten. Tourism Ireland

11 Hinweise: Der nachstehende Mustertext soll eine Orientierungshilfe bieten. Er ist je nach den Umständen des konkreten Einzelfalls anzupassen. Bei komplexen Auftragsverhältnissen oder der Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten im Auftrag werden weitere bzw. ergänzende Vertragsklauseln notwendig sein. Die einzelnen schriftlichen Festlegungen nach 11 Abs. 2 Nr. 1 bis Nr. 10 BDSG sollten vollständig in die Vereinbarung übernommen und wie eine Checkliste abgearbeitet werden. Die für das konkrete Dienstleistungsverhältnis zutreffenden Alternativen sollten angekreuzt werden. Leerfelder sind ggf. entsprechend des konkreten Auftrags auszufüllen. Mustervereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG Vereinbarung zwischen dem / der... - nachstehend Auftraggeber genannt und dem / der... - nachstehend Auftragnehmer genannt - 1. Gegenstand und Dauer des Auftrags Gegenstand des Auftrags Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der Leistungsvereinbarung / SLA /... vom..., auf die hier verwiesen wird (im Folgenden Leistungsvereinbarung). oder Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragnehmer: (Definition der Aufgaben) 11

12 Dauer des Auftrags Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung. oder (insbesondere, falls keine Leistungsvereinbarung zur Dauer besteht) Der Auftrag wird zur einmaligen Ausführung erteilt. oder Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) ist befristet bis zum... oder Der Auftrag ist unbefristet erteilt und kann von beiden Parteien mit einer Frist von... zum... gekündigt werden. Die Möglichkeit zur fristlosen Kündigung bleibt hiervon unberührt. 2. Konkretisierung des Auftragsinhalts Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in der Leistungsvereinbarung vom... oder Nähere Beschreibung des Auftragsgegenstandes im Hinblick auf Umfang, Art und Zweck der Aufgaben des Auftragnehmers:... Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der 4b, 4c BDSG erfüllt sind. Art der Daten Die Art der verwendeten personenbezogenen Daten ist in der Leistungsvereinbarung konkret beschrieben unter:... oder Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung personenbezoger Daten sind folgende Datenarten / -kategorien (Aufzählung / Beschreibung der Datenkategorien) 12

13 Personenstammdaten Kommunikationsdaten (z.b. Telefon, ) Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse) Kundenhistorie Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten Planungs- und Steuerungsdaten Auskunftsangaben (von Dritten, z.b. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)... Kreis der Betroffenen Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen ist in der Leistungsvereinbarung konkret beschrieben unter:... oder Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen umfasst (Aufzählung / Beschreibung der betroffenen Personenkategorien): Kunden Interessenten Abonnenten Beschäftigte i. S. d. 3 Abs. 11 BDSG Lieferanten Handelsvertreter Ansprechpartner Technisch-organisatorische Maßnahmen Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung / ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um nicht auftragsspezifische Maßnahmen hinsichtlich der Organisationskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle sowie des Trennungsgebots (vgl. Anlage...), sowie andererseits um auftragsspezifische Maßnahmen, insbesondere im Hinblick auf die Art des Datenaus- 13

14 tauschs / Bereitstellung von Daten, Art / Umstände der Verarbeitung / der Datenhaltung sowie Art / Umstände beim Output / Datenversand, die soweit sie sich nicht aus der zugrundeliegenden Leistungsvereinbarung ergeben - wie folgt gesondert beschrieben werden:... Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. 4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. 5. Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags nach 11 Abs. 4 BDSG folgende Pflichten: Schriftliche Bestellung soweit gesetzlich vorgeschrieben eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß 4f, 4g BDSG ausüben kann. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Die Wahrung des Datengeheimnisses entsprechend 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend 9 BDSG und Anlage. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde nach 43, 44 BDSG beim Auftragnehmer ermittelt. Die Durchführung der Auftragskontrolle mittels regelmäßiger Prüfungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausführung bzw. -erfüllung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber. Hierzu kann der Auftragnehmer auch aktuelle Tes- 14

15 tate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT- Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz) vorlegen. 6. Unterauftragsverhältnisse Soweit bei der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers Unterauftragnehmer einbezogen werden sollen, wird dies genehmigt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist grundsätzlich nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet. Ohne schriftliche Zustimmung kann der Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung unter Wahrung seiner unter Punkt 5 erläuterten Pflicht zur Auftragskontrolle konzernangehörige Unternehmen sowie im Einzelfall andere Unterauftragnehmer mit der gesetzlich gebotenen Sorgfalt einsetzen, wenn er dies dem Auftraggeber vor Beginn der Verarbeitung oder Nutzung mitteilt. Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem / den Unterauftragnehmer/n so zu gestalten, dass sie den Datenschutzbestimmungen im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen. Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des 11 BDSG i.v.m. Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG beim Unterauftragnehmer einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, vom Auftragnehmer auf schriftliche Anforderung Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis, erforderlichenfalls durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen, zu erhalten. Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.b. Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer oder die Entsorgung von Datenträgern. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 15

16 7. Kontrollrechte des Auftraggebers Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen. Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß 9 BDSG und der Anlage nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. 8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind. Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen. 16

17 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per (in Textform) bestätigen. Der Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich entsprechend 11 Abs. 3 Satz 2 BDSG zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. 10. Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungsund Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben. 17

18 Hinweise zur Erstellung einer Anlage zur Vereinbarung nach 11 BDSG: Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen nach 9 BDSG und Anlage 1. Zutrittskontrolle Ein unbefugter Zutritt ist zu verhindern, wobei der Begriff räumlich zu verstehen ist. Technische bzw. organisatorische Maßnahmen zur Zutrittskontrolle, insbesondere auch zur Legitimation der Berechtigten: Beispiele Zutrittskontrollsystem, Ausweisleser, Magnetkarte, Chipkarte zu beachten: 6c BDSG Schlüssel / Schlüsselvergabe Türsicherung (elektrische Türöffner usw.) Werkschutz, Pförtner Überwachungseinrichtung Alarmanlage, Video- / Fernsehmonitor zu beachten: 6b BDSG 2. Zugangskontrolle Das Eindringen Unbefugter in die DV-Systeme ist zu verhindern. Technische (Kennwort- / Passwortschutz) und organisatorische (Benutzerstammsatz) Maßnahmen hinsichtlich der Benutzeridentifikation und Authentifizierung: Beispiele Kennwortverfahren (u.a. Sonderzeichen, Mindestlänge, regelmäßiger Wechsel des Kennworts) Automatische Sperrung (z.b. Kennwort oder Pausenschaltung) Einrichtung eines Benutzerstammsatzes pro User Verschlüsselung von Datenträgern 3. Zugriffskontrolle Unerlaubte Tätigkeiten in DV-Systemen außerhalb eingeräumter Berechtigungen sind zu verhindern. Bedarfsorientierte Ausgestaltung des Berechtigungskonzepts und der Zugriffsrechte sowie deren Überwachung und Protokollierung: 18

19 Beispiele Differenzierte Berechtigungen (Profile, Rollen, Transaktionen und Objekte) Auswertungen Kenntnisnahme Veränderung Löschung 4. Weitergabekontrolle Aspekte der Weitergabe personenbezogener Daten sind zu regeln: Elektronische Übertragung, Datentransport, Übermittlungskontrolle... Maßnahmen bei Transport, Übertragung und Übermittlung oder Speicherung auf Datenträger (manuell oder elektronisch) sowie bei der nachträglichen Überprüfung: Beispiele Verschlüsselung / Tunnelverbindung (VPN = Virtual Private Network) Elektronische Signatur Protokollierung Transportsicherung 5. Eingabekontrolle Die Nachvollziehbarkeit bzw. Dokumentation der Datenverwaltung und -pflege ist zu gewährleisten. Maßnahmen zur nachträglichen Überprüfung, ob und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt (gelöscht) worden sind: Beispiel Protokollierungs- und Protokollauswertungssysteme 6. Auftragskontrolle Die weisungsgemäße Auftragsdatenverarbeitung ist zu gewährleisten. Maßnahmen (technisch / organisatorisch) zur Abgrenzung der Kompetenzen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: Beispiele Eindeutige Vertragsgestaltung Formalisierte Auftragserteilung (Auftragsformular) Kriterien zur Auswahl des Auftragnehmers Kontrolle der Vertragsausführung 19

20 7. Verfügbarkeitskontrolle Die Daten sind gegen zufällige Zerstörung oder Verlust zu schützen. Maßnahmen zur Datensicherung (physikalisch / logisch): Beispiele Backup-Verfahren Spiegeln von Festplatten, z.b. RAID-Verfahren Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) Getrennte Aufbewahrung Virenschutz / Firewall Notfallplan 8. Trennungskontrolle Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch getrennt zu verarbeiten. Maßnahmen zur getrennten Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Löschung, Übermittlung) von Daten mit unterschiedlichen Zwecken: Beispiele "Interne Mandantenfähigkeit" / Zweckbindung Funktionstrennung /Produktion / Test) Muster-Verfahrensverzeichnis für Jedermann: 20

21 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten / einer Datenschutzbeauftragten Sehr geehrter Herr.. Sehr geehrte Frau Hiermit bestellen wir Sie gemäß 4f Bundesdatenschutzgesetz mit Wirkung vom.. zum Datenschutzbeauftragten/ zur Datenschutzbeauftragten bei. (verantwortliche Stelle). In dieser Funktion sind Sie der Geschäftsführung unmittelbar unterstellt. In Ausübung Ihrer Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes sind Sie weisungsfrei. Wegen der Erfüllung Ihrer Aufgaben dürfen Sie nicht benachteiligt werden. Bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben werden wir Sie unterstützen. Einzelheiten zu Ihren Aufgaben, zu Ihren Rechten und Pflichten regelt Ihre Stellenbeschreibung. Wir bitten Sie, Ihr Einverständnis zur Annahme Ihrer Bestellung durch Ihre Unterschrift auf diesem Schreiben zu erklären. Mit freundlichen Grüßen.., den. Ich nehme das Amt an.., den. 21

22 Linkliste Datenschutz und IT-Sicherheit (weder vollständig noch fehlerfrei) Der Bundesdatenschutzbeauftragte Der Niedersächsische Landesdatenschutzbeauftragte Die Gesellschaft für Datenschutz in Köln Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Rechtsrahmen für die Informationsgesellschaft Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Datenschutz und Datensicherheit Der Datenschutzbeauftragte des Kanton Zürich mit Online- Check!! Artikel zur privaten Nutzung am Arbeitsplatz Artikel zur privaten Internet Nutzung am Arbeitsplatz Sicherheitslücken erkennen! Anonym surfen Signatur und mehr Signaturen, Kryptographie IT-Verlag GmbH, IT-Security Literatur Online Datenschutzbüro Landesdatenschutz in Deutschland Der Berliner Der Hamburger Der Saarländer Wissensforum EDV Wissensforum EDV 2 Electronic Frontier Foundation USA es gibt noch viel mehr! 22