CAF-Gütesiegel für NÖ-Umweltverbände

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1 CAF-Gütesiegel für NÖ-Umweltverbände Wegweiser Version 4 verfasst von Mag. FH Bernadette Tropper-Malz, MAS Mag. Thomas Prorok KDZ Managementberatungs- und Weiterbildungs GmbH Guglgasse 13 A-1110 Wien T: F: -20 institut@kdz.or.at

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3 INHALT Inhaltsverzeichnis I Gütesiegel für NÖ-Umweltverbände - Allgemeines Ziele des Gütesiegels für NÖ-Umweltverbände KDZ als Ansprechstelle Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden... 7 II Bestätigung CAF-Anwender Anforderungen CAF-Anwender Weg zur Bestätigung CAF-Anwender Phase 1: Beantragung Phase 2: Evaluierungsprozess Phase 3: Vergabe der Bestätigung CAF-Anwender Gültigkeitsdauer und Kosten III Urkunde CAF-Umweltverband Anforderungen CAF-Umweltverband Weg zur Urkunde CAF-Umweltverband Phase 1: Beantragung Phase 2: Evaluierungsprozess Phase 3: Vergabe der Urkunde CAF-Umweltverband Gültigkeitsdauer und Kosten IV CAF-Gütesiegel Effective CAF-User Das CAF-Gütesiegel - Basisinfos Standardisierte Anwendung in ganz Europa KDZ als Ansprechstelle Drei Jahre gültig & geringe Kosten Drei Fragebögen Basis für das externe Feedback Fragebogen 1 und 2 standardisierte Systematik Fragebogen 3 die Reife der Organisation

4 INHALT 2.3 Mindestanforderungen um das CAF-Gütesiegel zu erhalten sind: CAF-Feedback-ExpertInnen (CAFFEX) Aufgaben der CAFFEX CAFFEX in Österreich Antragstellung zum CAF-Gütesiegel Teilnahmevoraussetzungen Der Weg zum CAF-Gütesiegel einfach und schnell Unterlagen zur Antragstellung

5 GÜTESIEGEL FÜR NÖ-UMWELTVERBÄNDE - ALLGEMEINES I Gütesiegel für NÖ-Umweltverbände - Allgemeines Niederösterreichische Umweltverbände bzw. Abfallwirschaftsbereiche niederösterreichischer Städte, die sich entscheiden den CAF anzuwenden, haben die Möglichkeit (keine Verpflichtung) für ihre qualitätsvolle Weiterentwicklung der Organisation und die Einhaltung der Mindeststandards-Umweltverbände mit einem Gütesiegel ausgezeichnet zu werden. Den Umweltverbänden / Abfallwirtschaftsbereichen stehen folgende Evaluierungsoptionen auf dem Weg zum CAF-Gütesiegel unter der Schirmherrschaft des KDZ zur Verfügung: CAF-Anwender (Bestägigung) CAF-Umweltverband (Urkunde) Voraussetzung für europäisches CAF-Gütesiegel CAF-Gütesiegel Effective CAF-User (Gütesiegel) Abhängig vom Grad der Weiterentwicklung kann von einem Umweltverband / einem Abfallwirtschaftsbereich die Bestätigung CAF-Anwender oder die Urkunde CAF- Umweltverband beantragt werden. Vom Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden wurde festgelegt, dass das europäische CAF-Gütesiegel Effective CAF- User von NÖ-Umweltverbänden und Abfallwirtschaftsbereichen NÖ-Städte erst dann beantragt werden kann, wenn die Urkunde CAF-Umweltverbände bereits erlangt wurde. Die unterschiedlichen Evaluierungsoptionen zeigen die beiden nachfolgenden Abbildungen im Überblick. Abbildung 1: Evaluierungsoptionen 5

6 GÜTESIEGEL FÜR NÖ-UMWELTVERBÄNDE - ALLGEMEINES Nachfolgende Abbildung zeigt die bedeutendsten Unterschiede der drei Evaluierungsoptionen für Niederösterreichische Umweltverbände und Abfallwirtschaftsbereiche auf. Abbildung 2: Evaluierungsoptionen - Unterschiede im Überblick Auszeichnung CAF-Anwender CAF-Umweltverband CAF-Gütesiegel Effective CAF-User Bestätigung CAF-Anwender Urkunde CAF-Umweltverband Geprüft wird Korrekte CAF-Anwendung Korrekte CAF-Anwendung & Einhaltung der Mindeststandards- Umweltverbände EvaluatorInnen 1 KDZ-ExpertIn 1 KDZ-ExpertIn & 1 Abfall- Antragstellung bei / Vergabe durch Verwendung des Logos zur außenwirksamen Darstellung KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung und UmweltexpertIn KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung Nein Ja Ja Urkunde CAF-Gütesiegel Effektive CAF-User Exzellente CAF-Anwendung & Reife der Organisation & Voraussetzung CAF- Umweltverband 2 CAF-Feedback-ExpertInnen (CAFFEX) KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung 1 Ziele des Gütesiegels für NÖ-Umweltverbände Folgende positive Aspekte der Evaluierungsoptionen auf dem Weg zum CAF-Gütesiegel für Umweltverbände sind zu erwähnen: Hohe Qualität sichtbar machen Mit der CAF-Anwendung wollen die Mitglieder des Vereins die NÖ Umweltverbände die derzeit vorhandenen Qualitätsunterschiede schrittweise ausgleichen und zu gemeinsamen Standards kommen. Im Fokus steht dabei das Erreichen der gleichen, hochqualitativen Leistungsportfolios, Strukturen, Prozesse und Ergebnisse. Die erreichte Qualitätssteigerung im Verband (d.h. der Nutzen des CAFs) wird mit dem Evaluierungsverfahren zum CAF-Gütesiegel für KundInnen, BürgerInnen und InteressentInnen sichtbar gemacht. Anerkennung für die Mühen der CAF-AnwenderInnen CAF-anwendende Umweltverbände können mit den Evaluierungen ihren Beitrag zur Steigerung der Qualität des Verbandes sichtbar machen und es z.b. als Auszeichnung auf der Homepage etc. veröffentlichen. Die breitere Öffentlichkeit kann somit den besonderen Stellenwert der Organisation sehen und schätzen. Kostengünstiges Feedback Für die eigene Organisation kann die objektive Außensicht durch erfahrene QualitätsmanagementexpertInnen sowie Abfall- und UmweltexpertInnen dem Verband Wege aufzeigen, die in der täglichen Routine oftmals nicht mehr sichtbar sind. Nachdem die CAF-Selbstbewertung die Potenziale der internen Kritik ausgeschöpft hat, bringt das externe Feedback noch zusätzliche Sichtweisen ein und macht auf eventuelle Fehler aufmerksam. 6

7 GÜTESIEGEL FÜR NÖ-UMWELTVERBÄNDE - ALLGEMEINES 2 KDZ als Ansprechstelle Die Evaluierungsoptionen zum CAF-Gütesiegel für NÖ-Umweltverbände werden durch das KDZ- Zentrum für Verwaltungsforschung betreut. Bei der Evaluierung zum CAF-Anwender sowie zum CAF-Umweltverband fungiert das KDZ als Zertifizierungsstelle im Auftrag des Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden. Beim CAF-Gütesiegel Effective CAF- User ist das KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung seit über zehn Jahren als nationales CAF- Zentrum und nationaler Koordinator im Auftrag des Bundeskanzleramtes tätig (siehe dazu Alle Anträge d.h. zur Erlangung der Bestätigung CAF-Anwender sowie der Urkunde CAF- Umweltverband sowie das CAF-Gütesiegel Effective-CAF-User werden beim KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung unter institut@kdz.or.at eingebracht. Auf der KDZ-Website ist unter eine eigene Rubrik für den CAF-Gütesiegelprozess der NÖ-Umweltverbände eingerichtet. Hier können sämtliche Information abgerufen werden. Auch stehen Anträge und Formulare zum Download bereit. Verbände und Abfallwirtschaftsbereiche von Städten, die bereits CAF-zertifiziert sind, werden in einer Best-Practice Liste auf der Homepage erwähnt. Um die Bestätigung CAF-Anwender oder die Urkunde CAF-Umweltverband sowie um das CAF-Gütesiegel Effektive CAF-User beantragen zu können, bedarf es der Erfüllung bestimmter Voraussetzungen, die separat definiert sind und in den nachfolgenden Kapiteln ausgeführt werden. Folgende Grundvoraussetzungen für die Antragstellung gelten für jede der drei Stufen: Der CAF-Prozess wurde durchgeführt. Der Verband / der Bereich Abfallwirtschaft der Stadt ist als CAF-Anwender in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank registriert. Als Ansprechpartnerin im KDZ steht Mag. Bernadette Tropper-Malz, MAS (troppermalz@kdz.or.at, 01 / ) zur Verfügung. 3 Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden Der Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden setzt sich zusammen aus: der Geschäftsführung des Vereins die NÖ Umweltverbände; ein bis fünf RegionsprecherInnen (GeschäftsführerInnen der Verbände); VertreterInnen des Landes Niederösterreich (Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft) VertreterInnen des KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung als CAF-Zentrum Ein Pool an ExpertInnen für die Evaluierung des CAF-Einsatzes sowie die Einhaltung der Mindeststandards-Umweltverbände wird eingerichtet. Die ExpertInnen zur Evaluierung des CAF- Einsatzes werden vom KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung bereitgestellt. Die Abfall- und UmweltexpertInnen evaluieren die Einhaltung der Mindeststandards-Umweltverbände und 7

8 GÜTESIEGEL FÜR NÖ-UMWELTVERBÄNDE - ALLGEMEINES werden einstimmig vom Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden ernannt und bestehen aus: Frau DI Elisabeth Punesch, Amt der NÖ Landesregierung, Gruppe Raumordnung, Umwelt und Verkehr Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft, Sachgebiet Abfallwirtschaft und Ressourcenschonung; DI Monika MITTER, Amt der NÖ Landesregierung, Gruppe Raumordnung, Umwelt und Verkehr Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft, Sachgebiet Abfallwirtschaft und Ressourcenschonung. Der Beirat tagt mindestens ein Mal pro Jahr und legt Regeln für die Abwicklung des CAF in den niederösterreichischen Umweltverbänden / Abfallwirtschaftsbereichen niederösterreichischer Städte fest, ernennt die Umwelt- und AbfallexpertInnen, legt die Kosten für die Evaluierung zum CAF-Anwender sowie zum CAF- Umweltverband fest und schlichtet bei Streitfällen. 8

9 BESTÄTIGUNG CAF-ANWENDER II Bestätigung CAF-Anwender Um als CAF-Anwender ausgezeichnet zu werden, hat die Organisation ein vereinfachtes Evaluierungsverfahren zu durchlaufen. Bei diesem wird die Bestätigung CAF-Anwender von einer/m KDZ-ExpertIn für die korrekte Anwendung des CAF-Umweltverbände, auf Basis von drei Kriterien (siehe dazu Überschrift 1) zuerkannt. 1 Anforderungen CAF-Anwender Damit ein Umweltverband / ein Abfallwirtschaftsbereich die Bestägigung CAF-Anwender erhält, müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Kriterium 1: Der CAF-Prozess wurde auf Basis des CAF-Leitfaden für Umweltverbände bzw. CAF-Leitfaden für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ- Städte durchgeführt. Kriterium 2: Ein CAF-Aktionsplan, der Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten ausweist, liegt vor. Kriterium 3: Der Verband / der Bereich Abfallwirtschaft der Stadt ist als CAF-Anwender in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank registriert. Um CAF-Anwender zu werden, müssen die Mindeststandards-Umweltverbände nicht vollständig umgesetzt sein. Allerdings ist der Raster der Mindeststandards durch die Geschäftsführung zu befüllen und durch das CAF-Team im Rahmen des Konsensworkshops zu ergänzen (wie es der CAF-Leitfaden für Umweltverbände vorsieht). Auch sind im CAF- Aktionsplan Maßnahmen festzulegen, um bislang noch nicht erreichte Mindeststandards künftig zu erfüllen. 2 Weg zur Bestätigung CAF-Anwender Der Evaluierungsprozess zum CAF-Anwender umfasst drei Phasen, die die Organisation durchlaufen muss: Phase 1: Beantragung Phase 2: Evaluierungsprozess Phase 3: Abschließende Entscheidung und Vergabe der Bestätigung CAF-Anwender 2.1 Phase 1: Beantragung Die Bestätigung CAF-Anwender wird beim KDZ beantragt. Damit ein Antrag gestellt werden kann, hat der Umweltverband / der Abfallwirtschaftsbereich den CAF-Prozess durchgeführt und sich als CAF-Anwender in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank registriert. 9

10 BESTÄTIGUNG CAF-ANWENDER Antragstellungen sind an zu senden. Das Formular der Antragstellung findet sich unter Mit der Antragstellung sind folgende Dokumente zu übermitteln: Schriftliche Bestätigung der CAF-Projektleitung darüber, dass der CAF-Prozess auf Basis des CAF-Leitfadens für Umweltverbände bzw. CAF-Leitfadens für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ-Städte durchgeführt wurde; CAF-Aktionsplan, der Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten ausweist. 2.2 Phase 2: Evaluierungsprozess Die/Der KDZ-ExpertIn evaluiert die mit der Antragstellung übermittelten Dokumente. Im Bedarfsfall werden offene Fragen telefonisch geklärt. Damit ein Umweltverband / ein Abfallwirtschaftsbereich einer Stadt die CAF-Anwender - Bestätigung erhält, müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Abbildung 3: Kriterien CAF-Anwender Kriterien Was, durch wen und wie überprüft wird Kriterium 1: Der CAF-Prozess wurde auf Basis des CAF-Leitfaden für Umweltverbände bzw. CAF- Leitfaden für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ- Städte durchgeführt. WAS Liegt eine schriftliche Bestätigung der CAF- Projektleitung des Verbandes darüber vor, dass der CAF-Prozess auf Basis des CAF-Leitfadens für Umweltverbände bzw. CAF-Leitfadens für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ-Städte durchgeführt wurde? durch WEN durch KDZ-ExpertIn WIE Dokumentenanalyse, Telefonauskunft (bei Bedarf) Kriterium 2: Ein CAF-Aktionsplan, der Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten ausweist, liegt vor. Liegt ein CAF-Aktionsplan vor? Umfasst dieser Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten? durch KDZ-ExpertIn Dokumentenanalyse,Telefonauskunft (bei Bedarf) Kriterium 3: Der Verband / der Bereich Abfallwirtschaft der Stadt ist als CAF-AnwenderInnen in der europäischen ( und österreichischen ( CAF- Datenbank registriert. Ist die antragstellende Organisation in der europäischen und österreichischen CAF-Datenbank registriert? (Einsichtnahme in europäische und österreichische CAF-Datenbank) durch KDZ-ExpertIn Einsicht in Datenbanken Die Mindeststandards-Umweltverbände werden für die Bestätigung CAF-Anwender nicht evaluiert. 10

11 BESTÄTIGUNG CAF-ANWENDER 2.3 Phase 3: Vergabe der Bestätigung CAF-Anwender Der Evaluierungsprozess endet mit der Beurteilung durch die/den KDZ-ExpertIn, ob die Bestätigung CAF-Anwender verliehen wird oder nicht: Bei Zuerkennung wird der Organisation die CAF-Anwender -Bestätigung übermittelt. Bei Ablehnung erhält die Organisation eine schriftliche Begründung, warum die Bestätigung CAF-Anwender nicht ausgestellt wird. Die Bestätigung CAF-Anwender wird von KDZ ausgestellt und übermittelt. 3 Gültigkeitsdauer und Kosten Die Bestätigung CAF-Anwender ist für drei Jahre gültig und kostet der antragstellenden Organisation 590 Euro exkl. Ust. Um die Gültigkeit des Zertifikates zu verlängern, sind der CAF- Prozess sowie die Evaluierung erneut durchzuführen. 11

12 URKUNDE CAF-UMWELTVERBAND III Urkunde CAF-Umweltverband Um als CAF-Umweltverband ausgezeichnet zu werden, hat die Organisation ein - im Vergleich zur Evaluierung zum CAF-Anwender - erweitertes Evaluierungsverfahren zu durchlaufen. Die Urkunde CAF-Umweltverband wird von einer/m KDZ-ExpertIn gemeinsam mit einer/m Abfallund UmweltexpertIn verliehen und zwar für (siehe Details dazu Überschrift 1): einerseits die korrekte Anwendung des CAF-Umweltverbände, auf Basis von drei Kriterien und andererseits die Umsetzung der Mindeststandards-Umweltverbände. 1 Anforderungen CAF-Umweltverband Die Bestätigung CAF-Umweltverbände wird von einer/m KDZ-ExpertIn gemeinsam mit einer/m Abfall- und UmweltexpertIn, welche aus dem Pool vom Beirat ernannter ExpertInnen kommen, zuerkannt, wenn die Kriterien für den Erhalt der CAF-Anwender-Bestätigung erreicht werden (Evaluierung durch KDZ-ExpertIn) - Kriterium 1: Der CAF-Prozess wurde auf Basis des CAF-Leitfadens für Umweltverbände bzw. CAF-Leitfadens für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ- Städte durchgeführt. - Kriterium 2: Ein CAF-Aktionsplan, der Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten ausweist, liegt vor. - Kriterium 3: Der Verband / der Bereich Abfallwirtschaft der Stadt ist als CAF- AnwenderInnen in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank registriert. Kriterium 4: die Mindeststandards der Umweltverbände umgesetzt sind (Evaluierung durch Abfall- und UmweltexpertIn). Dies bedeutet, dass der Verband / der Abfallwirtschaftsbereich die Anforderungen der Mindeststandards-Umweltverbände erfüllt. 2 Weg zur Urkunde CAF-Umweltverband Der Evaluierungsprozess zum Erhalt der Urkunde CAF-Umweltverband umfasst drei Phasen, die die Organisation durchlaufen muss: Phase 1: Beantragung Phase 2: Evaluierungsprozess Phase 3: Abschließende Entscheidung und Vergabe der Urkunde CAF-Umweltverband. 2.1 Phase 1: Beantragung Die Urkunde CAF-Umweltverband wird beim KDZ beantragt. Damit ein Antrag gestellt werden kann, hat der Umweltverband / der Abfallwirtschaftsbereich den CAF-Prozess durchgeführt, die Mindeststandards Umweltverbände erfüllt und sich als CAF-Anwender in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank registriert. 12

13 URKUNDE CAF-UMWELTVERBAND Antragstellungen sind an zu senden. Das Formular der Antragstellung findet sich unter Mit der Antragstellung sind folgende Dokumente zu übermitteln: Kurzbeschreibung des CAF-Selbstbewertungsprozesses (kann in CAF- Selbstbewertungsbericht enthalten sein); Ergebnis des CAF-Konsensworkshops (Konsensbewertung je Kriterium Stärken, Verbesserungspotenziale, Verbesserungsmaßnahmen und Punktevergabe); CAF-Aktionsplan, der Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten ausweist; Schriftliche Bestätigung der CAF-Projektleitung darüber, dass der CAF-Prozess auf Basis des CAF-Leitfadens für Umweltverbände bzw. CAF-Leitfadens für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ-Städte durchgeführt wurde. Durch die Geschäftsführung befüllter und durch das CAF-Team im Konsensworkshop ergänzter Mindeststandardraster der Umweltverbände. 2.2 Phase 2: Evaluierungsprozess Die Evaluierung wird durch zwei ExpertInnen - einer/m KDZ-ExpertIn gemeinsam mit einer/m Abfall- und UmweltexpertIn - durchgeführt. Die/Der KDZ-ExpertIn übernimmt die Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung. Die Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards- Umweltverbände wird durch die/den Abfall- und UmweltexpertIn durchgeführt. Die beiden ExpertInnen werden vom KDZ nominiert und kommen sowohl beim CAF-Prozess, als auch bei der Evaluierung der Mindeststandards zu einer gemeinsamen Sichtweise. Der Pool von Abfall- und Umweltexpertinnen und Experten wird vom Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden einstimmig ernannt und besteht aus Frau DI Elisabeth Punesch, Amt der NÖ Landesregierung, Gruppe Raumordnung, Umwelt und Verkehr Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft, Sachgebiet Abfallwirtschaft und Ressourcenschonung; DI Monika MITTER, Amt der NÖ Landesregierung, Gruppe Raumordnung, Umwelt und Verkehr Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft, Sachgebiet Abfallwirtschaft und Ressourcenschonung. 13

14 URKUNDE CAF-UMWELTVERBAND Abbildung 4: Kriterien CAF-Umweltverband Kriterium Was, durch wen und wie überprüft wird WAS durch WEN WIE Kriterium 1: Der CAF-Prozess Liegt eine schriftliche Bestätigung der CAF- Evaluierung korrekte CAF-Anwendung wurde auf Basis des CAF- Leitfaden für Umweltverbände bzw. CAF- Leitfaden für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ- Städte durchgeführt. Kriterium 2: Ein CAF- Aktionsplan, der Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten ausweist, liegt vor. Projektleitung darüber vor, dass der CAF-Prozess auf Basis des CAF-Leitfaden für Umweltverbände bzw. CAF-Leitfaden für den Bereich Abfallwirtschaft NÖ- Städte durchgeführt wurde? Liegt das Ergebnis des Konsensworkshops vor? Das Ergebnis des Konsensworkshops weist je Kriterium Stärken, Verbesserungspotenziale, Maßnahmen und eine Punktebewertung aus? Liegt eine Kurzbeschreibung des CAF-Prozesses vor? Berücksichtigt der CAF-Prozess zumindest folgende Kriterien: - Das Konsensverfahren wurde angewandt. - Das CAF-Team besteht aus ausreichend vielen, divergierenden Mitgliedern. - Der Konsensworkshop wurde von einem/einer qualifizierten ModeratorIn begleitet. Liegt ein CAF-Aktionsplan vor? Umfasst dieser Maßnahmen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten? durch KDZ-ExpertIn durch KDZ-ExpertIn Dokumentenanalyse, Telefonauskunft (bei Bedarf) Dokumentenanalyse, Telefonauskunft (bei Bedarf) Kriterium 3: Der Verband / der Ist die antragstellende Organisation in der Bereich Abfallwirtschaft der Stadt ist als CAF-Anwender in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank europäischen und österreichischen CAF-Datenbank registriert? (Einsichtnahme in europäische und österreichische CAF-Datenbank) durch KDZ-ExpertIn Einsicht in Datenbanken registriert. 14

15 URKUNDE CAF-UMWELTVERBAND Evaluierung Einhaltung Mindeststandards Kriterium 4: Der Verband / der Bereich Abfallwirtschaft erfüllt die Mindeststandards Umweltverbände. Liegt ein durch die Geschäftsführung befüllter und durch das CAF-Team im Konsensworkshop ergänztes Raster Mindeststandards der Umweltverbände vor? Die Mindeststandards - der Priorität I (dunkelgrün markiert) müssen (aus Sicht der ExpertInnen) jedenfalls "vollständig umgesetzt" sein, d.h. im Raster mit JA beantwortet sein; - der Priorität II (hellgrün markiert) müssen in Summe zumindest 40 Punkte erreichen. durch Abfall- und UmweltexpertIn Dokumentenanalyse und ½ tägiges Vor-Ort-Interview mit GeschäftsführerIn Der Evaluierungsprozess sieht vor, dass die Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung durch eine/n KDZ-ExpertIn anhand der mit der Antragstellung übermittelten Dokumente erfolgt. Im Bedarfsfall werden offene Fragen telefonisch geklärt; die Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards durch eine/n Abfall- und UmweltexpertIn anhand der übermittelten Unterlagen stattfindet. Zusätzlich kann ein halbtägiges Vor-Ort-Interview durch die/den Abfall- und UmweltexpertIn in der Verbandszentrale stattfinden, bei welchem ein Gespräch mit der Geschäftsführung zum Status Quo der Einhaltung der Mindeststandards zu führen ist. schlussendlich ein Evaluierungsprotokoll der beiden ExpertInnen entsteht, das die ExpertInnensicht zur korrekten CAF-Anwendung und zur Einhaltung der Mindeststandards widerspiegelt. Im Protokoll soll die gemeinsame Sichtweise der beiden ExpertInnen zum Ausdruck kommen. Arbeitsteilung KDZ-ExpertIn Abfall- und UmweltexpertIn Die konkrete Arbeitsteilung zwischen der/dem KDZ-ExpertIn und der/dem Abfall- und UmweltexpertIn hat wie folgt zu erfolgen: Abbildung 5: Arbeitsteilung KDZ-ExpertIn Abfall- und UmweltexpertIn To-Dos WER Administration des Evaluierungsprozesses KDZ-ExpertIn Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung anhand der mit der Antragstellung übermittelten Dokumente. Im Bedarfsfall werden offene Fragen telefonisch geklärt. KDZ-ExpertIn Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards - einerseits anhand der übermittelten Unterlagen - andererseits anhand eines halbtägigen Vor-Ort-Interviews mit der Geschäftsführung zum Status Quo der Einhaltung der Mindeststandards Überprüft wird, ob die Angaben (Selbsteinschätzung der Organisation laut des befüllten Rasters Mindeststandards-Umweltverbände) korrekt und die Erläuterungen nachvollziehbar sind. Evaluierungsprotokoll der beiden ExpertInnen : Abfall- und UmweltexpertIn 15

16 URKUNDE CAF-UMWELTVERBAND - Expertensicht zur korrekten CAF-Anwendung im Evaluierungsprotokoll (Befüllen der Vorlage) - Expertensicht zur Einhaltung der Mindeststandards im Evaluierungsprotokoll (Befüllen der Vorlage) inkl. Empfehlung ob Urkunde verliehen werden kann Endentscheidung über Vergabe der Urkunde CAF-Umweltverband (auf Basis des Evaluierungsprotokolls) KDZ-ExpertIn Abfall- und UmweltexpertIn KDZ-ExpertIn 2.3 Phase 3: Vergabe der Urkunde CAF-Umweltverband Der Evaluierungsprozess endet mit der Entscheidung durch die/den KDZ-ExpertIn (unter Einbeziehung der Empfehlung der/des Abfall- und UmweltexpertIn) ob die Organisation mit der Urkunde CAF-Umweltverband ausgezeichnet wird oder nicht: Bei Zuerkennung wird der Organisation das Evaluierungsprotokoll und die Urkunde CAF-Umweltverband übermittelt. Das Logo CAF-Umweltverband kann ab diesem Zeitpunkt zur außenwirksamen Darstellung (z.b. auf Briefpapier, Homepage, Folder) verwendet werden. Bei Ablehnung erhält die Organisation das Evaluierungsprotokoll, das eine Begründung, warum die Urkunde CAF-Umweltverband nicht verliehen wird, beinhaltet. Die Urkunde wird von KDZ ausgestellt. 3 Gültigkeitsdauer und Kosten Die Urkunde CAF-Umweltverband ist für drei Jahre gültig und kostet der antragstellenden Organisation 1.980,-- exkl. Ust. Um die Gültigkeit zu verlängern, sind der CAF-Prozess und der Evaluierungsprozess erneut durchzuführen. Die/Der Abfall- und UmweltexpertIn stellt für ihre/seine Tätigkeiten kein Honorar. 16

17 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER IV CAF-Gütesiegel Effective CAF-User Für das europäische CAF-Gütesiegel Effective CAF-User sind durch das Bundeskanzleramt österreichweit bereits alle Vorkehrungen getroffen und Abläufe festgelegt, die nachfolgend wie auch auf der CAF-Website nachzulesen sind. Der Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden hat festgelegt, dass das europäische CAF-Gütesiegel Effective CAF-User von NÖ-Umweltverbänden und Abfallwirtschaftsbereichen NÖ-Städte erst dann beantragt werden kann, wenn die Urkunde CAF-Umweltverband vom NÖ-Umweltverband bzw. dem Abfallwirtschaftsbereich bereits erlangt wurde. Die offiziellen Kriterien um mit dem europäischen CAF-Gütesiegel Effective CAF- User ausgezeichnet zu werden, sind nachfolgend im Detail beschrieben. 1 Das CAF-Gütesiegel - Basisinfos Seit der Einführung des Gemeinsamen Europäischen Qualitätsbewertungssystems (Common Assessment Framework CAF) im Jahr 2000 haben in Europa fast 2000 Organisationen des öffentlichen Sektors den CAF angewandt. In den vergangenen zehn Jahren hat das CAF-Modell einen festen Platz zwischen den vielen bestehenden Qualitätsmanagement-Tools gefunden. Zur Unterstützung der CAF-AnwenderInnen auf ihrem Weg zu kontinuierlicher Verbesserung wurde 2009 das CAF-Gütesiegel Effektive CAF-User entwickelt. Organisationen des öffentlichen Sektors haben nach der Implementierung des CAF den Wunsch geäußert, Ergebnisse ihrer Anstrengungen zu sehen und Rückmeldungen zu erhalten. Vor diesem Hintergrund wurde Ende September 2009 von der CAF-Expertengruppe der Innovative Public Sector Group (IPSG) das CAF-Gütesiegel Effective CAF-User entwickelt. Dabei handelt es sich um ein Feedback erfahrener, externer CAF-ExpertInnen. Bestätigt werden dabei einerseits die korrekte Verwendung des Instruments und andererseits die Effektivität des eingeschlagenen Weges zur Weiterentwicklung im Sinne des Qualitätsmanagements. 1.1 Standardisierte Anwendung in ganz Europa Der konkrete Weg zur Verleihung des CAF-Gütesiegels wurde gemeinsam mit dem Institut für Public Administration (EIPA) entwickelt, so dass die standardisierte Anwendung des CAF- Gütesiegels in ganz Europa gewährleistet ist. Das CAF-Gütesiegel beruht auf drei Säulen 1 : 1 Details dazu: Unterkapitel 3 Drei Fragebögen Basis für das externe Feedback. 17

18 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Abbildung 6: Externes Feedback die drei Säulen CAF-Gütesiegel-Verfahren In Österreich kann das CAF-Gütesiegel seit 2010 beim KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung (in seiner Funktion als österreichisches CAF-Zentrum) von CAF- AnwenderInnen beantragt werden, die 2 : vor sechs bis zwölf Monaten eine CAF-Selbstbewertung durchgeführt haben und als CAF-AnwenderInnen in der europäischen ( und österreichischen ( CAF-Datenbank registriert sind. Säule 1 Säule 2 Selbstbewertungs- Prozess der prozess Verbesserungsmaßnahmen Säule 3 TQM-Reife der Organisation Schritte 1-6 im 10-Schritt-Plan Schritte 7-9 im 10-Schritt-Plan Fragenkatalog 1 Fragenkatalog 2 Fragenkatalog 3 Um die zentralen Themenbereiche, die hinter diesen drei Säulen stehen, zu erheben, wurde zu jeder Säule ein Fragenkatalog entwickelt, der in einem ersten Schritt von der antragstellenden Organisation selbst zu befüllen ist. Auf Basis der drei befüllten Fragenkataloge erfolgt das externe Feedback durch zwei CAF-Feedback-ExpertInnen (CAFFEX). 1.2 KDZ als Ansprechstelle 1.3 Drei Jahre gültig & geringe Kosten Das CAF-Gütesiegel Effective CAF User ist für einen Zeitraum von drei Jahren gültig und und kann nach einer weiteren CAF-Selbstbewertung erneut beantragt werden. Zu betonen ist, dass sich das CAF-Gütesiegel nicht als Zertifizierung oder Akkreditierung versteht, sondern ein Feedback durch externe ExpertInnen der öffentlichen Verwaltung darstellt. Die Kosten für die AntragstellerInnen belaufen sich auf Euro. 2 Details zur Antragstellung: Abschnitt Antragstellung zum CAF-Gütesiegel. 18

19 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER 2 Drei Fragebögen Basis für das externe Feedback Grundlage für das externe CAF-Feedback des CAF-Gütesiegels sind drei Säulen, die in drei Fragebögen münden: einer zum CAF-Selbstbewertungsprozess, einer zum CAF-Verbesserungsprozess und einer zur Reife der Organisation. Diese drei Fragebögen sind im ersten Schritt vom/von der CAF-ProjektleiterIn der antragstellenden Organisation (nicht vom gesamten CAF-Team) zu befüllen. Es handelt sich dabei um eine Selbstbewertung durch eine Person (den/die CAF-ProjektleiterIn). In einem zweiten Schritt erfolgt das externe Feedback durch zwei CAF-Feedback-ExpertInnen (CAFFEX) auf Grundlage der vom Antragsteller befüllten CAF-Fragebögen. Die Fragebögen sowie Detailbeschreibungen zu den Fragebögen stehen zum Download auf der CAF-Hompage zur Verfügung. Zu betonen ist, dass die Fragebögen nicht zur Wertung der in der CAF-Selbstbewertung vergebenen Punktbewertungen dienen. Abbildung 7: Externes Feedback die drei Säulen 3 Fragebögen Säule 1 Säule 2 Säule 3 Fragebogen 1 Selbstbewertungs -prozess Fragebogen 2 Prozess der Verbesserungsmaßnahmen Fragebogen 3 TQM-Reife der Organisation 2.1 Fragebogen 1 und 2 standardisierte Systematik Fragebogen 1 beschäftigt sich mit der Qualität des CAF-Selbstbewertungsprozesses, Fragebogen 2 mit dem Prozess der Verbesserungsmaßnahmen. Die beiden Fragebögen sind in neun Unterabschnitte (Schritte) unterteilt. Abbildung 8: Abschnitte Fragebogen 1 & 2 Fragebogen 1 CAF- Selbstbewertungsp rozess Schritt 1 Organisation und Planung der Selbstbewertung festlegen Schritt 2 Selbstbewertungsprojekt kommunizieren Schritt 3 Selbstbewertungsgruppe(n) zusammenstellen Schritt 4 Schulungen organisieren Schritt 5 Durchführung der CAF-Selbstbewertung 19

20 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Schritt 6 Erstellen des CAF-Selbstbewertungsberichtes Fragebogen 2 Prozess der Verbesserungsmaß nahmen Schritt 7 CAF-Aktionsplan auf Grundlage des akzeptierten Selbstbewertungsberichts entwerfen Schritt 8 CAF-Aktionsplan kommunizieren Schritt 9 CAF-Aktionsplan umsetzen In jedem Unterabschnitt sind spezifische Aufgaben definiert, deren Durchführungsgrad in den Fragebögen eruiert wird. Als Beispiel sind die Aktivitäten des Schritt 1 angeführt: Abbildung 9: Beispiel für Aktivitäten Schritt 1 Schritt 1 Organisation und Planung der Selbstbewertung festlegen (SB) 1.1 Sicherstellen von Engagement und Verantwortung des Managements für die Einleitung des Prozesses. 1.2 Sicherstellen, dass eine eindeutige Entscheidung des Managements über die Durchführung der SB in Abstimmung mit der Organisation, über den Umfang der SB (SB der gesamten Organisation oder nur einzelner Teile/Einheiten/Abteilungen) und die Gesamtzielsetzung der SB vorliegt. 1.3 Definieren des Rahmens des SB-Prozesses und der Folgemaßnahmen; Planen von SB-Aktivitäten Benennen eines/r CAF-Qualitätsbeauftragten mit umfangreicher Kenntnis der Organisation oder Zusammenstellen eines CAF-Qualitätsprogramm-Teams, dessen Vorsitz die/der CAF-Qualitätsbeauftragte übernimmt. 1.5 Definieren des zu verwendenden Auswertungssystems. 1.6 Zuweisen von Ressourcen für die SB und definieren, wie die Verteilung von Ressourcen priorisiert wird. In Fragebogen 1 und 2 wird erfragt, inwieweit diese einzelnen Aktivitäten im Zuge der CAF- Selbstbewertung und im Prozess der Verbesserungsmaßnahmen ausgeführt wurden. Dabei wird folgende Bewertungsskala herangezogen: Abbildung 10: Bewertungsraster Fragebogen 1 & 2 Punkte 1 = Die Aktivitäten wurden mit sehr beschränktem Erfolg ausgeführt. 2 = Die Aktivitäten wurden mit beschränktem Erfolg ausgeführt. 3 = Die Aktivitäten wurden in annehmbarer Weise ausgeführt. 4 = Die Aktivitäten wurden in zufriedenstellender Weise ausgeführt. 5 = Die Aktivitäten wurden in hervorragender Weise ausgeführt. 2.2 Fragebogen 3 die Reife der Organisation Fragenkatalog 3 eruiert, ob die CAF-Implementierung zur Entwicklung einer Kultur der Exzellenz innerhalb der Organisation geführt hat. 20

21 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Der Fragenkatalog für die Beurteilung der TQM-Reife basiert auf den acht Grundsätzen der Exzellenz, wie sie z.b. von EFQM verwendet werden. In einem ersten Schritt müssen alle acht Grundsätze von der Organisation in Fragebogen 3 geprüft werden, um eine Vorstellung von der TQM-Reife der Organisation zu erhalten. Beim Vor-Ort-Besuch werden zwei Grundsätze eingehend von den CAFFEX beurteilt. Die Wahl der beiden Grundsätze liegt bei der Organisation selbst, wobei einer der Grundsätze Ergebnisorientierung oder BürgerInnenbzw. KundInnenorientierung sein muss. Abbildung 11: Grundsätze der Exzellenz Ergebnisorientierung Soziale Verantwortung Bürger-/Kundenorientierung Entwicklung von GRUNDSÄTZE DER Führungsqualität Partnerschaften und Zielsetzungen EXZELLENZ Kontinuierliche Management Verbesserung durch Prozesse & Innovation und Fakten Einbeziehen der MitarbeiterInnen Die Bewertungsskala für Fragebogen 3 umfasst vier Stufen: Abbildung 12: Bewertungsraster Fragebogen 3 0 = die Einführungsstufe wurde nicht erreicht I R M = Einführungsstufe = Realisierungsstufe = Reifestufe Die verschiedenen Reifestufen werden durch konkrete Beispiele für jeden der acht Grundsätze veranschaulicht. Als Beispiel folgt das Kriterium 1 Führungsqualität und Zielsetzungen. Die Beschreibung und Beispiele zu allen Grundsätzen (d.h. zum gesamten Fragebogen 3) findet sich auf der CAF-Homepage Abbildung 13: Beschreibung der Aktivitäten (Bsp. Grundsatz der Führungsqualität, Säule 3) Allgemeine Eigenschaften 0 Einführung Realisierung Reife 1. Führungsqualität und Zielsetzungen - Definition Die Die Führungskräfte Einführungsstufe formulieren eine klare wurde nicht Mission. erreicht Die Führungskräfte formulieren eine Vision und Werte. Sie inspirieren und motivieren die MitarbeiterInnen, um Exzellenz zu erreichen. Die Führungskräfte zeigen die Fähigkeit, Ziele bei sich ändernden Umgebungsbedingungen kontinuierlich zu verfolgen. 21

22 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER 1. Führungsqualität und Zielsetzungen - Beispiele Die Führungskräfte legen der Organisation eine eindeutig definierte Mission gemäß den gesetzlichen Vorgaben vor und berücksichtigen auch die Erwartungen der Stakeholder. Die Führungskräfte legen der Organisation eine definierte Mission, eine Vision und Werte vor und kommunizieren diese an die MitarbeiterInnen. ManagerInnen auf allen Ebenen arbeiten zielgerichtet an der praktischen Umsetzung der Mission, der Vision und der Werte. Die Stakeholder haben Vertrauen in die Beständigkeit der Zielsetzungen und die Zuverlässigkeit des Managements. Die ManagerInnen werden als Vorbilder erachtet. Die Qualität der Führung wurde gemessen, zum Beispiel durch eine Managementbeurteilung oder Messungen der Zufriedenheit am Arbeitsplatz. 2.3 Mindestanforderungen um das CAF-Gütesiegel zu erhalten sind: Beantwortung der drei Fragebögen auf Grundlage eigener Einschätzungen durch den/die AntragstellerIn. Die Befüllung erfolgt nicht durch das gesamte CAF-Team, sondern nur durch eine Person (dem/der CAF-ProjektleiterIn). Das Gesamtergebnis der Bewertung von Fragebogen 1 und 2 muss gemeinsam mindestens 28 Punkte ergeben, wobei die Gesamtbewertungen der einzelnen Schritte (nicht der einzelnen Aktivitäten) für die Summe herangezogen werden. Schritt 1 (Organisation und Planung der Selbstbewertung festlegen), Schritt 5 (Durchführung der CAF-Selbstbewertung) und Schritt 9 (CAF-Aktionsplan umsetzen) müssen zumindest die Gesamtbewertung zufriedenstellend (4 Punkte) erreichen. Alle acht Grundsätze des Fragebogens 3 müssen zumindest den Reifegrad Einführungsstufe (E) erreichen. Zu erwähnen ist, dass die Punktebewertung der CAFFEX und nicht der Organisation selbst den Mindestanforderungen entsprechen muss um das CAF-Gütesiegel zu erhalten. 3 CAF-Feedback-ExpertInnen (CAFFEX) Der Prozess und die Entscheidung zur Erlangung des CAF-Gütesiegels werden von CAF- Feedback-ExpertInnen (CAFFEX) geleitet. Die CAFFEX haben ein ausgeprägtes Verständnis des öffentlichen Sektors, von Qualität, Qualitätsmanagement sowie Public Management und Governance. Sie sind entweder versierte CAF-AnwenderInnen und/oder QualitätsmanagerInnen, welche eine CAFFEX-Schulung bei der EIPA oder dem KDZ in Kooperation mit dem Bundeskanzleramt absolviert haben. 22

23 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER 3.1 Aufgaben der CAFFEX Die CAFFEX (CAF-Feedback-ExpertInnen) haben die Aufgabe, den CAF-Feedback-Prozess inhaltlich durchzuführen und eine Empfehlung über die Verleihung des CAF-Gütesiegels zu erstellen. Das KDZ nominiert jeweils zwei CAFFEX, welche den CAF-Feedback-Prozess durchführen. Dabei haben die CAFFEX folgende Aufgaben zu erfüllen: Detailanalyse der beiden befüllten Fragebögen Die CAFFEX qualifizieren die CAF-Anwendungen nicht als gut oder schlecht, sondern beurteilen die Wirksamkeit und geben konstruktives, positives Feedback (mündlich und schriftlich). Vor-Ort-Besuch Nach der Analyse der drei Fragebögen durch die beiden CAFFEX bereiten diese den Vor-Ort-Besuch beim CAF-Anwender vor. Dabei sind Interviews mit ausgewählten Personen, die Durchführung von Arbeitsgruppen-Sitzungen oder Präsentationen möglich. Die detaillierte Tagesordnung des Vor-Ort-Besuches ist mit dem/der AntragstellerIn situationsabhängig zu vereinbaren. Der Vor-Ort-Besuch endet mit einem Abschlussgespräch, in welchem die CAFFEX ein erstes mündliches Feedback geben. Rückschlüsse auf den Reifegrad der Organisation Die Einschätzungen und Überprüfungen des Selbstbewertungsprozesses sowie der ersten Umsetzungsmaßnahmen lassen Rückschlüsse auf den Reifegrad der Organisation zu, welche nach dem Vor-Ort-Besuch ebenfalls durch die CAFFEX zu bewerten sind. Schriftlicher Feedback-Bericht Ein Monat nach dem Vor-Ort-Besuch übermitteln die CAFFEX den schriftlichen Feedback-Bericht inklusive der Empfehlung zur Verleihung des CAF-Gütesiegels an das KDZ. Das KDZ leitet den Bericht an den/die AntragstellerIn weiter. Danach stehen die CAFFEX für ein Abschlussgespräch zur Verfügung. 3.2 CAFFEX in Österreich Das KDZ nominiert jeweils zwei CAFFEX, welche den CAF-Feedback-Prozess in einer Organisation durchführen und die Verleihung des CAF-Gütesiegels empfehlen oder ablehnen. Dabei greift das KDZ auf einen Pool von CAFFEX zurück. Eine Liste der aktuellen CAFFEX in Österreich ist auf der CAF-Homepage ( veröffentlicht. Bei der Nominierung wird darauf geachtet, dass zumindest ein CAFFEX nicht aus derselben Gebietskörperschaftsebene wie die antragstellende Organisation stammt. Entsprechend werden bei der Zuteilung folgende Grundlagen beachtet: Abbildung 14: CAFFEX-Zuordnung Gebietskörperschaftsebene der antragstellenden Organisation Ausschlusskriterium CAFFEX-Zuordnung Bund Nicht eigenes Ressort 1.CAFFEX: Land, Gemeinde, BH 2.CAFFEX: Bund Länder Nicht eigenes Bundesland 1.CAFFEX: Bund, Gemeinde 23

24 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Gebietskörperschaftsebene der antragstellenden Organisation Ausschlusskriterium CAFFEX-Zuordnung 2.CAFFEX: Land, BH Bezirkshauptmannschaft Nicht eigenes Bundesland 1.CAFFEX: Bund, Gemeinde 2.CAFFEX: Land, BH Gemeinde Nicht eigenes Bundesland 3.CAFFEX: Bund, Land, BH 4.CAFFEX: Gemeinde 4 Antragstellung zum CAF-Gütesiegel Das KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung ist als österreichisches CAF-Zentrum Ansprechpartner für Organisationen, die das CAF-Gütesiegel beantragen wollen. Die konkrete Vorgehensweise bei der Verleihung des CAF-Gütesiegels wurde gemeinsam mit dem Institute for Public Administration (EIPA) und IPSG (Innovative Public Service Group) entwickelt, sodass die standardisierte Anwendung in ganz Europa gewährleistet ist. 4.1 Teilnahmevoraussetzungen CAF-AnwenderInnen des öffentlichen Sektors, die der Ansicht sind, gemäß dem CAF-Modell gut abgeschnitten zu haben und Rückmeldungen von ExpertInnen zur Qualität der CAF- Implementierung in der Organisation sowie zur Auswirkung des CAFs auf die Organisation wünschen, können das Gütesiegel Effective CAF-User beantragen. Grundsätzlich kann jeder CAF-AnwenderIn aus dem öffentlichen Sektor das CAF-Gütesiegel beantragen unabhängig davon, wie oft die Organisation eine Selbstbewertung anhand des CAF-Modells durchgeführt hat. Allerdings müssen folgende Anforderungen erfüllt werden: Die Bewerbung muss zwischen sechs und zwölf Monaten nach der CAF- Selbstbewertung und der Fertigstellung und Vorlage des Selbstbewertungsberichts erfolgen. Das Arbeiten mit dem CAF beinhaltet die Durchführung einer Selbstbewertung sowie die Formulierung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Um die Verbesserungen in Angriff zu nehmen, benötigt die Organisation Zeit. Deshalb kann das CAF-Gütesiegel erst sechs bis zwölf Monate nach Abschluss des Selbstbewertungsprozesses beantragt werden. Die zweite Voraussetzung ist die Registrierung (sofern noch nicht erfolgt) der Organisation als CAF-AnwenderIn in der europäischen und österreichischen Datenbank der CAF-AnwenderInnen. Diese werden vom KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung ( und vom European Institut of Public Administration (EIPA) unter betrieben. Die Organisation kann sich hier selbst registrieren. 24

25 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER 4.2 Der Weg zum CAF-Gütesiegel einfach und schnell Organisationen, die die oben angeführten Anforderungen erfüllen, können das CAF-Gütesiegel Effective CAF User beantragen. Das externe CAF-Feedback umfasst drei Phasen, die die Organisation durchlaufen muss: Phase 1: Antragstellung Phase 2: CAF-Feedback-Verfahren Phase 3: Abschließende Entscheidung und Vergabe des Gütesiegels Effective CAF-User Phase 1: Antragstellung 1. Antragsformular einreichen durch: Antragsteller Die am CAF-Gütesiegel interessierte Organisation reicht beim KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung das Antragsformular ein und bestätigt damit, dass die beiden Anforderungsvoraussetzungen erfüllt sind. Das Antragsformular ist auf der CAF-Homepage herunterzuladen. 2. Übermittlung wesentlicher Dokumente durch: Antragsteller Das KDZ bestätigt den Empfang des Antragsformulars, übermittelt weitere Informationen und bittet die beantragende Organisation um Zusendung folgender Dokumente: Kurzbeschreibung der Organisation; Kurzbeschreibung des CAF-Selbstbewertungsprozesses; Aktuellster dem Management vorgelegter Selbstbewertungsbericht (eventuell auch mehrere Berichte); Aktionsplan bzw. Aktionspläne für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen. 3. Schriftliche Bestätigung durch das KDZ durch: KDZ Wenn dem KDZ die erforderlichen Dokumente vorliegen, erhält die beantragende Organisation eine schriftliche Bestätigung. Nun beginnt das CAF-Feedback-Verfahren. Phase 2: CAF-Feedback-Verfahren 4. Befüllung der drei Fragebögen durch: Antragsteller Das KDZ teilt der beantragenden Organisation mit, welche CAFFEX beauftragt wurden und bittet die Organisation um Befüllung der drei Fragenkataloge für das CAF-Gütesiegel, die auf der CAF-Homepage zur Verfügung stehen. Die beantragende Organisation wird gebeten, die drei Fragenkataloge auf Grundlage eigener Einschätzungen zu beantworten und diese an das KDZ (per Mail an zu übersenden. Fragenkatalog zum CAF-Selbstbewertungsprozess; Fragenkatalog zum Verbesserungsprozess; Fragebogen zur TQM-Reife der Organisation. Achtung: Mindestanforderungen um das CAF-Gütesiegel zu erhalten sind: Beantwortung der drei Fragebögen auf Grundlage eigener Einschätzungen durch den Antragsteller (den CAF-Projektleiter). Das Gesamtergebnis der Bewertung von Fragebogen 1 und 2 muss gemeinsam mindestens 28 Punkte ergeben, wobei die Gesamtbewertungen der einzelnen Schritte (nicht der einzelnen Aktivitäten) für die Summe herangezogen werden. 25

26 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Schritt 1 (Organisation und Planung der Selbstbewertung festlegen), Schritt 5 (Durchführung der CAF-Selbstbewertung) und Schritt 9 (CAF-Aktionsplan umsetzen) müssen zumindest die Gesamtbewertung zufrieden stellend (4 Punkte) erreichen. Alle acht Grundsätze des Fragebogens 3 müssen zumindest den Reifegrad Einführungsstufe (E) erreichen. 5. Auswertung der Fragenkataloge & Erstfeedback durch: CAFFEX Die beiden CAFFEX werten die von der Organisation eingereichten Fragenkataloge aus und geben ein kurzes Erstfeedback an die antragstellende Organisation. Sollte sich dabei herausstellen, dass die Zuerkennung des CAF-Gütesiegels unwahrscheinlich ist, wird dies dem/der AntragstellerIn mitgeteilt und auf Wunsch der Feedback-Prozess abgebrochen. 6. Abstimmung des Vor-Ort-Besuches durch: CAFFEX & Antragsteller Die CAFFEX informieren die Organisation über den Zweck des Vor-Ort-Besuches. Dabei sollen die Erwartungen abgestimmt sowie Personen, Einrichtungen und Gruppen, die auf Wunsch der CAFFEX während des Besuchs an Gesprächen und Workshops teilnehmen sollen, ausgewählt werden. Im Rahmen dieser Kommunikation sollen auch die zentralen Themen und die wichtigsten Herausforderungen während des eigentlichen Besuchs erörtert werden. Allen TeilnehmerInnen des CAF-Feedbacks soll bekannt sein, was sie für den Vor-Ort-Besuch vorbereiten müssen. 7. Vor-Ort-Besuch durch: CAFFEX Der Vor-Ort-Besuch dauert grundsätzlich einen Tag und kann im Falle großer Organisationen auf maximal zwei Tage ausgedehnt werden. Die CAFFEX untersuchen, ob die Organisation das CAF-Modell effektiv implementiert hat: Analysiert wird die Qualität des Selbstbewertungsprozesses - Dabei dienen die Antworten auf den Fragenkatalog für die Selbstbewertung als Ausgangspunkt (Schritte 1 bis 6). Die CAFFEX erörtern anschließend mit mehreren in den CAF-Prozess involvierten Personen die Konzeption, Kommunikation und Implementierung des Verbesserungsprozesses auf Grundlage der Antworten im Fragenkatalog für den Verbesserungsplan (Schritte 7 bis 9). Um herauszufinden, inwieweit sich eine TQM-Kultur entwickelt hat, werden verschiedene Interessengruppen (Stakeholder) auf Grundlage des Fragebogens zur TQM-Reife befragt. Die CAFFEX geben der Organisation mündlich einen ersten Eindruck von ihren Erkenntnissen. Zu beachten: Beim Vor-Ort-Besuch werden zwei TQM-Grundsätze (Fragebogen 3) eingehend von den CAFFEX beurteilt. Die Wahl der beiden Grundsätze liegt bei der antragstellenden Organisation, wobei einer der Grundsätze Ergebnisorientierung oder Bürger- bzw. Kundenorientierung sein muss. 8. CAF-Feedback-Bericht durch: CAFFEX Unter Berücksichtigung aller vor und während des Besuchs gesammelten Informationen erarbeiten die CAFFEX innerhalb eines Monats einen CAF-Feedback-Bericht. Die CAFFEX übermitteln dem KDZ diesen Bericht sowie eine Empfehlung, ob der beantragenden Organisation das Gütesiegel Effective CAF-User verliehen werden kann. 26

27 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Phase 3: Entscheidung & Vergabe des CAF-Gütesiegels 9. Übermitteln der Entscheidung & des CAF-Feedback-Berichts durch: KDZ Das KDZ fällt auf der Grundlage des Berichts und der Empfehlung der CAFFEX die abschließende Entscheidung, ob der beantragenden Organisation das CAF-Gütesiegel verliehen werden kann. Das KDZ sendet den CAF-Feedback-Bericht und die Entscheidung an die beantragende Organisation. Bei positiver Entscheidung erhält die beantragende Organisation zeitnah das CAF-Gütesiegel Effective CAF User verliehen. 10. Veröffentlichung der CAF-Gütesiegelvergabe durch: KDZ & EIPA Das KDZ teilt dem CAF-Ressource-Zentrum der EIPA mit, wenn eine Organisation das CAF- Gütesiegel erhalten hat. Das Ressource-Zentrum der EIPA und das KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung veröffentlichen die Information (Vergabe des Gütesiegels und Datum) in der österreichischen und europäischen Online-Datenbank der CAF-AnwenderInnen. 4.3 Unterlagen zur Antragstellung Die Unterlagen zur Antragstellung des CAF-Gütesiegels Effektive CAF-User sind auf der CAF- Homepage verfügbar. 27

28 CAF-GÜTESIEGEL EFFECTIVE CAF-USER Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Evaluierungsoptionen Gütesiegel NÖ-Umweltverbände 5 Abbildung 2: Evaluierungsoptionen - Unterschiede im Überblick 6 Abbildung 3: Kriterien CAF-Anwender 10 Abbildung 4: Kriterien CAF-Umweltverband 14 Abbildung 5: Arbeitsteilung KDZ-ExpertIn Abfall- und UmweltexpertIn 15 Abbildung 6: Externes Feedback die drei Säulen 18 Abbildung 7: Externes Feedback die drei Säulen 19 Abbildung 8: Abschnitte Fragebogen 1 & 2 19 Abbildung 9: Beispiel für Aktivitäten Schritt 1 20 Abbildung 10: Bewertungsraster Fragebogen 1 & 2 20 Abbildung 11: Grundsätze der Exzellenz 21 Abbildung 12: Bewertungsraster Fragebogen 3 21 Abbildung 13: Beschreibung der Aktivitäten (Bsp. Grundsatz der Führungsqualität, Säule 3) 21 Abbildung 14: CAFFEX-Zuordnung 23 28

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30 KDZ Zentrum für Verwaltungsforschung Guglgasse 13 A-1110 Wien T: F: -20 institut@kdz.or.at