Erster Buchstabe des Beispiel:

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1 QM- Handbuch Gliederungsnr Seite 1 von 5 und Behandlung Teil A: von elektronischer Post Teil B: des Internets Teil A: Elektronische Post A-01. Gegenstand und Geltungsbereich Diese Dienstanweisung regelt die Nutzung und Behandlung elektronischer Post bei der Diakonie im Kirchenkreis Düsseldorf-Mettmann NeanderDiakonie GmbH, dem Betreuungsverein der NeanderDiakonie e.v. sowie aller verbundenen Unternehmen. Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. A-02. Zweck Zweck der Dienstanweisung ist es, den Umgang mit interner und externer elektronischer Post einheitlich zu regeln. dient der Kommunikation der Beschäftigten untereinander sowie mit Personen I Dienststellen außerhalb der NeanderDiakonie. A-03. Organisation Zur Teilnahme am elektronischen Postverkehr ist ein Arbeitsplatzrechner erforderlich, der an das EDV-Netzwerk angeschlossen oder als allein stehender PC mit dem Internet verbunden ist. Der Arbeitsplatzrechner muss mit der notwendigen Mail-Software ausgestattet sein. Ein- und ausgehende elektronische Post wird über einen zentral aufgestellten Computer (Mail-Server) verteilt und gespeichert. Mit der Einrichtung elektronischer Postfächer wird die Möglichkeit geschaffen, elektronische Informationen auszutauschen. Durch einen externen Lieferanten werden einheitliche -Adressen eingerichtet: Erster Buchstabe des Vornamen.nachname@diakonie-kreis-mettmann.de Beispiel: p.musterfrau@diakonie-kreis-mettmann.de A Eingänge -Eingänge sind wie allgemeine Posteingänge zu behandeln. In wichtigen Angelegenheiten sind -Eingänge sofort dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten vorzulegen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen täglich ihr elektronisches Postfach sichten. Eine elektronische Post muss dieselben Angaben wie ein auf dem Postweg zu versendendes Schriftstück enthalten. Siehe Beispiel. Geltungsbereich: ALLE Freigegeben: Revisionsstand EDV-Kennung: QM und Behandlung Koch GF 0

2 Seite 2 von 5 Folgende Signatur ist verpflichtend Siehe Beispiel: Vor- und Nachname i.a. Petra Musterfrau Arbeitsbereich Verwaltung Anschrift Bismarckstr Mettmann Rufnummer Telefon: Faxnummer Telefax: p.musterfrau@diakonie-kreis-mettmann.de Internetseite web: Logo Diakonie im Kirchenkreis Düsseldorf-Mettmann NeanderDiakonie GmbH Düsseldorfer Straße 31, Mettmann Amtsgericht - Registergericht - AG Wuppertal HRB Aufsichtsratsvorsitzender Dr. Axel Epe Geschäftsführer Jörg Koch Bankverbindung KD Bank Konto BLZ IBAN DE BIC GENODED1DKD Diese ist allein für den bezeichneten Adressaten bestimmt. Sie kann rechtlich vertrauliche / geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie diese irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender per und löschen Sie diese von Ihrem Computer, ohne eine Kopie anzufertigen. Vielen Dank.*** This is for the exclusive use oft he recipient(s). It may contain legally privileged information. If you have received this message in error, please notify the sender by immediately and delete the message from your computer without making any copies. Thank you. A-05. Löschung von s Elektronische Post soll innerhalb der -Software nur solange gespeichert werden, wie dies für die Aufgabenerledigung erforderlich ist. Soll die Post längerfristig elektronisch aufbewahrt werden, ist sie als Datei auf einem Server-Laufwerk zu speichern. EDV-Kennung: QM und Behandlung Koch GF 0

3 Seite 3 von 5 A-06. Einsatz eines Virenprüfprogramms Sowohl der Internetzugriff, als auch jeder PC- Arbeitsplatz ist durch Antivirensoftware zu schützen. Wegen der permanenten Virengefahr ist ein ständig zu aktualisierender automatisierter Virenscanner auf den einzelnen Rechnern bzw. dem Server zu aktivieren. Das Filtern, Isolieren oder Blockieren virenanfälliger Dateitypen ist dabei möglich. Datenübertragungsträger sind vor Verbindung mit dem Netzwerk auf Viren zu überprüfen. A-07. Regelung bei Abwesenheit Im Fall der geplanten Abwesenheit (Urlaub, Fortbildung...) muss sichergestellt werden, dass s - wie auch Telefonate, Telefaxe und Briefe - angenommen und bearbeitet werden bzw. der Absender durch eine definierte Regel auf die Abwesenheit des Sachbearbeiters und die Erreichbarkeit des Vertreters hingewiesen werden. Damit der Dienstbetrieb auch bei unvorhersehbarer Abwesenheit (Krankheit, etc.) weiterhin gewährleistet ist, ist der Zugriff auf das Postfach zur Annahme von s zu ermöglichen. A-08. Nutzung Das EDV-Netzwerk dient grundsätzlich ausschließlich dienstliche Zwecke. B. Internetzugang B-01. Gegenstand und Zielsetzung Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Nutzung von Internetdiensten durch die Beschäftigten der Diakonie im Kirchenkreis Düsseldorf-Mettmann NeanderDiakonie GmbH, des Betreuungsverein der NeanderDiakonie e.v. sowie aller verbundenen Unternehmen. Ziele der Vereinbarung sind, die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen der Internetnutzung durch die Beschäftigten der NeanderDiakonie zu definieren und Kontrollmöglichkeiten zu beschreiben. B-02. Geltungsbereich Diese Dienstanweisung regelt die Grundsätze für den Zugang und die Nutzung der Internetdienste der Diakonie im Kirchenkreis Düsseldorf-Mettmann NeanderDiakonie GmbH, des Betreuungsverein der NeanderDiakonie e. V. sowie aller verbundenen Unternehmen. Sie gilt für alle hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeitenden, deren Arbeitsplätze über einen Internetzugang verfügen. Die getroffenen Regelungen sind im Umgang mit dem Internet anzuwenden. EDV-Kennung: QM und Behandlung Koch GF 0

4 Seite 4 von 5 B-03. Nutzung der Internetdienste Die NeanderDiakonie ermöglicht den Mitarbeitenden Informationsrecherchen, elektronische Post und Datentransfer, um die Sachbearbeitung und Kommunikation zu unterstützen. Es ist unzulässig, rassistische, pornografische, kriminelle, Gewalt verherrlichende oder sonstige rechtswidrige Internetinhalte absichtlich abzurufen, zu speichern oder weiterzuverarbeiten. Sollten Seiten mit diesen Inhalten zufällig bei einer Internetrecherche aufgerufen werden, sind diese zeitnah dem/der Vorgesetzten zu melden. Kostenpflichtige Angebote der Internetdienste dürfen ohne vorherige Autorisation nicht genutzt werden. Das Herunterladen von Programmen aus dem Internet ist nicht zulässig. Ebenso ist es nicht zulässig, gebührenpflichtige Texte oder Musik aus dem Internet zu downloaden. B-04. Datenschutz Bei der Nutzung der Internetdienste sind die Mitarbeitenden verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in ihrem Zuständigkeitsbereich. B-05. Datensicherheit Die Nutzung der Internetdienste darf ausschließlich über gesicherte Rechner der NeanderDiakonie erfolgen. Aus Sicherheitsgründen dürfen Softwareprodukte und Programmcodes ausschließlich von dazu besonders autorisierten Personen in Netzwerke oder Arbeitsplatzrechner eingebracht, installiert oder ausgeführt werden. B-06. Protokollierung und Auswertung Jeder Datenverkehr zwischen dem lokalen Netz und dem Internet wird einer automatischen Protokollierung unterzogen. Diese Protokollierung wird nicht als Hilfsmittel zur individuellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet. Zur Systemsicherheit und -betreuung notwendige Protokollauswertungen dürfen von den zuständigen Systemadministratoren durchgeführt werden. Die Verschwiegenheitspflicht gilt, sofern nicht der begründete Verdacht auf technische Sicherheitsprobleme oder Missbrauch vorliegt. Bei Verdacht des Missbrauchs ist vor weiteren Recherchen die Zustimmung der Mitarbeitervertretung einzuholen, bei technischen Sicherheitsproblemen sind die MAV und der Datenschutzbeauftragte unverzüglich zu informieren. In begründeten Fällen des Missbrauchs dürfen im Einzelfall die Protokolldateien ausgewertet werden. Der Datenschutzbeauftragte ist zu beteiligen (Vieraugenprinzip). EDV-Kennung: QM und Behandlung Koch GF 0

5 Seite 5 von 5 B-07. Verstoß gegen die Dienstanweisung Ein grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Verstoß gegen die Vorschriften dieser Dienstanweisung kann bei Arbeitern/Arbeiterinnen und Angestellten eine Verletzung ihres Arbeitsvertrages darstellen und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ferner können Ersatzansprüche für Schäden geltend gemacht werden, die durch grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Verstoß gegen diese Dienstanweisung entstanden sind. B-08. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung zum Umgang mit elektronischer Post und der Internetnutzung ist Bestandteil der Dienstordnung und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Jörg Koch Geschäftsführer EDV-Kennung: QM und Behandlung Koch GF 0