Öffnung des E Mail Postfachs, Einstellen eines Autoreply oder E Mail Weiterleitung Wann darf der Arbeitsgeber wie tätig werden?

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1 Öffnung des E Mail Postfachs, Einstellen eines Autoreply oder E Mail Weiterleitung Wann darf der Arbeitsgeber wie tätig werden? Dipl.-Jur. Julian Fischer Institut für Informations-, Telekommunikations- und Medienrecht, Lehrstuhl Prof. Dr. Hoeren Forum Rechtsfragen 56. DFN Betriebstagung Forschungsstelle Recht im Deutschen Forschungsnetz

2 Problemdarstellung Öffnung des -Postfachs Einstellen eines Autoreply Automatische Weiterleitung dienstlicher s Hohe praktische Relevanz Keine explizite rechtliche Regelung 2

3 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? LAG Berlin- Brandenburg (U. v ; Az. 4 SA 2132/10) Sachverhalt: Eine Arbeitnehmerin (AN) klagte auf Unterlassung gegen die Öffnung des Postfachs durch den Arbeitgeber (AG) Der AG ließ das Postfach 7 Wochen nach dem krankheitsbedingten Ausfall öffnen Die AN hatte eine eingerichtete Stellvertreterreglung deaktiviert Der AG versuchte die AN mehrfach per Telefon und zu erreichen Die angekündigte Einsichtnahme erfolgte nach Rücksprache mit dem Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragten Dabei wurden ausschließlich dienstliche Mails ausgedruckt und ein Abwesenheitsassistent wurde eingerichtet Urteil: Die Öffnung war rechtlich zulässig. 3

4 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? Urteil des LAG Berlin-Brandenburg (Urt. v , Az. 4 SA 2132/10) Rechtlicher Hintergrund: Abwägung Interesse des AG: Interesse des AN: Wiederherstellung eines (nahezu) ungestörten Betriebsablaufes Welche Rechte des AN sind betroffen? Dieses Interesse ist Fernmeldegeheimnis oder Allgemeines Persönlichkeitsrecht? geschützt durch Art. 12 GG (Berufsfreiheit) und Art. 14 GG (Eigentumsrecht) Datenschutzrecht? 4

5 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? Unterliegen die s des Arbeitnehmers dem Schutz des Fernmeldegeheimnisses (Art. 10 GG; 88 TKG)? 1 Stufe: Muss der Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis beachten? Sobald er dem Arbeitnehmer die private Nutzung seines dienstlichen -Postfach gestattet. Arg.: Der AG bietet somit TK-Dienste für Dritte an, indem er (u.a. privaten) -Verkehr über den Unternehmensserver zur Verfügung stellt. 5

6 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? Unterliegen die s dem Fernmeldegeheimnisses oder nur dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des AN? 2 Stufe: Werden die s noch vom Schutz des Fernmeldegeheimnisses erfasst? Solange wie der Arbeitgeber auf die Mails noch einen vom Arbeitnehmer nicht zu verhindernden Zugriff hat. Arg.: Die Gefahren der räumlich distanzierten Kommunikation, vor denen Art. 10 GG schützen soll, bestehen bis dahin fort. 6

7 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? Urteil des LAG Berlin-Brandenburg (Urt. v , Az. 4 SA 2132/10) Rechtlicher Hintergrund: Abwägung Interesse des AG: Interesse des AN: Wiederherstellung eines (nahezu) ungestörten Betriebsablaufes Welche Rechte des AN sind betroffen? Dieses Interesse ist Fernmeldegeheimnis oder Allgemeines Persönlichkeitsrecht? geschützt durch Art. 12 GG (Berufsfreiheit) und Art. 14 GG (Eigentumsrecht) Datenschutzrecht? 7

8 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? Unterliegen die s des AN dem Datenschutzrecht? Jede enthält personenbezogene Daten im Sinne von 3 BDSG (= Absender, Empfänger) Eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten ist nur mit Einwilligung des Betroffenen erlaubt oder eine wenn eine gesetzliche Regelung dieses gestattet ( 4BDSG) 8

9 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BDSG (Datenerhebung- und speicherung für eigene Geschäftszwecke) Das Erheben ( ) personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel zur Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig, soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt. 9

10 Öffnung des dienstlichen E Mail Postfachs erlaubt? Leitlinie: 1. Pflicht zur strikten Trennung zwischen betrieblichen und privaten s und für den Fall der Abwesenheit (Urlaub/ Krankheit) durch eine Stellvertreterregelung und die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten sicher zu stellen, dass s bearbeitet werden könne. 2. Bei Verstoß gegen 1. mehrere Versuche unternehmen, den AN telefonisch oder per Mail zu erreichen um seiner Verpflichtung nachzukommen. 3. Bei Erfolglosigkeit von 2. die Öffnung des -Accounts rechtzeitig ankündigen und den AN vorwarnen. 4. Anschließende Öffnung in Anwesenheit neutraler Zeugen. Beschränkung auf Mails, die eindeutig betrieblicher Natur sind. Anfertigung eines Protokolls. 10

11 Zulässigkeit der Installation eines Autoreply Überlegung: Geringerer Persönlichkeitseingriff = Schneller Rechtfertigung? Abwägung Interesse des AG: Wiederherstellung eines (nahezu) ungestörten Betriebsablaufes Dieses Interesse ist geschützt durch Art. 12 GG (Berufsfreiheit) und Art. 14 GG (Eigentumsrecht) Interesse des AN: Welche Rechte des AN sind betroffen? Fernmeldegeheimnis? Datenschutzrecht? 11

12 Zulässigkeit der Installation eines Autoreply Wird hierbei in das Fernmeldegeheimnis (Art. 10 GG, 88 TKG) eingegriffen? Weder Rechtsprechung noch Literatur! Pro: Es werden alle Umstände der Kommunikation geschützt, die Aufschluss über die an der Kommunikation beteiligten Personen geben. Der Admin hat diese Möglichkeit. Contra: Es wird in die Kommunikationsstränge überhaupt nicht eingegriffen. Der Übermittlungsvorgang als solcher ist überhaupt nicht betroffen. Vertretene Auffassung: Kein Eingriff in das Fernmeldegeheimnis! 12

13 Zulässigkeit der Installation eines Autoreply Überlegung: Geringerer Persönlichkeitseingriff = Schneller Rechtfertigung? Abwägung Interesse des AG: Wiederherstellung eines (nahezu) ungestörten Betriebsablaufes Dieses Interesse ist geschützt durch Art. 12 GG (Berufsfreiheit) und Art. 14 GG (Eigentumsrecht) Interesse des AN: Welche Rechte des AN sind betroffen? Fernmeldegeheimnis Datenschutzrecht? 13

14 Zulässigkeit der Installation eines Autoreply Datenschutzrecht: Abwesenheitsnotiz als personenbezogenes Datum ( 3 BDSG)? BVerfG: Es gibt keine belangloses Datum! Einwilligung oder gesetzliche Erlaubnisvorschrift notwendig! Einwilligung im Arbeitsvertrag Unterliegt tendenziell hohen Voraussetzungen ( 4a BDSG: Freiwilligkeit, Schriftform) Nur für den Fall längerfristiger Abwesenheit 14

15 Zulässigkeit der Installation eines Autoreply 28Ab Abs. 1S S. 1. Nr. 2BDSG = Abwägung Interesse des AG an der Datenpreisgabe Interesse des AN am Unterlassen der Datenpreisgabe Wirtschaftliche Nachteile Persönlicher Ruf Zwingend notwendig Tendenziell unbedeutsam = Interesse des AG überwiegt i.d.r., aber Gebot der Datensparsamkeit und Geschäftserfordernisse beachten 15

16 Weiterleitung dienstlicher E Mails Zu großes praktisches Haftungspotenzial bei privater Nutzungsgestattung des -Postfachs Arg.: Fernmeldegeheimnis und Datenschutzrecht betroffen = Parallele zur Öffnung des -Accounts Leitlinien müssen beachtet werden Problem: praktische Umsetzbarkeit??? 16

17 Überblick der zu beachtenden Vorschriften Abwägung g Öffnung des E- Einstellen eines Weiterleitung der Mail-Postfachs Autoreply von s Interessen Fernmeldegeheimnis betroffen? (+) (-) (+) (bei privater Nutzungsgestattung) g) Datenschutzrechtliche Rechtfertigung ti? (+/-) Leitlinienplan beachten (+) Bei Erfüllung notwendiger Geschäftszwecke ( 28 I S. 1 Nr. 2 BDSG) (+/-) Problem: praktische Umsetzung des Leitlinienplans 17

18 Zusammenfassung Öffnung des -Postfachs Best- Practice statt Compliance Letzte Möglichkeit des AG Unterliegt hohen Anforderungen (insbesondere bei Gestattung privater Nutzung) Leitfaden als Orientierungshilfe Einstellen eines Autoreply Lässt sich auch bei kurzfristiger Abwesenheit rechtlich rechtfertigen Gebot der Datensparsamkeit und Betriebserfordernis beachten Weiterleitung von dienstlichen s Nur denkbar, wenn keine private Nutzungsgestattung g g gegeben g ist. 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! d Forschungsstelle Recht im Deutschen Forschungsnetz