Feststellungs-/ Übernahme-/ Übergabeprotokoll!

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Eugen Geiger
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1 Verteiler: 1. Kirchengemeinde 2. Superintendentur 3. Ev. Landeskirchenarchiv 4. Kreiskirchlicher Archivpfleger/rin Feststellungs-/ Übernahme-/ Übergabeprotokoll Am heutigen Tage erschienen in der Evangelischen Kirchengemeinde, im Kirchenkreis, die Unterzeichnenden zur Feststellung, Übernahme, Übergabe, der amtlichen Schriftstücke, der Kirchenbücher, der Kassenbücher, der Akten, des Kirchengemeinde Siegels und der Vermögenswerte der oben genannten Kirchengemeinde. (Zutreffendes bitte ankreuzen) Übergeben/Übernommen werden Unterlagen der Geschäftsführung/Registratur: ja, nein Übergeben/Übernommen werden die Unterlagen der: Pfarrstelle Feststellungen zum Archiv werden getroffen: ja, nein Bericht zur Bestandsaufnahme liegt vor: ja von, nein Rechtsgrundlagen für die Übergabe/Übernahme/Feststellung von amtlichem Schriftgut: Archivpflegeordnung (AO): Die/der Kreiskirchliche ArchivpflegerIn prüft in regelmäßigen Abständen die Ordnung der Gemeinde- und Pfarramtsregistraturen ( 7 (1) 1.5 AO). Bei einem Wechsel in der Pfarrstelle wird die/ der ArchivpflegerIn an der Übergabe des Pfarrarchivs ( 7 (1) 1. u. 7,3 AO) an den Vakanzverwalter oder den neuen Stelleninhaber beteiligt. Hierzu werden die vorgefundenen Archivbestände mit dem Verzeichnis über die letzte Bestandsaufnahme verglichen. Darüber ist eine Niederschrift zu fertigen ( 7,3 AO). Bei Dauervakanzen oder bei Aufhebung einer Pfarrstelle ist darauf zu achten, dass das Archivgut geschlossen in ein anderes Archiv überführt wird. (KABl. Nr. 2 / 2002) Pfarrdienstgesetz ( 41, Pflichten bei Beendigung eines Auftrages) u. Pfarrdienstausführungsgesetz ( 23) Die ausscheidende Pfarrerin / der ausscheidende Pfarrer übergibt die in ihrem / seinem Besitz befindlichen amtlichen Schriftstücke und Gegenstände aller Art, Kirchensiegel, Kirchenbücher, Kirchenakten, Kassenbücher und Vermögenswerte. Ort,den bisherige/r Pfarrstelleninhaber/rin Gemeiindekirchenrat Vakanzverwalter neue/r Pfarrstelleninhaber/rin Namen bitte auch in Druckbuchstaben Wir bescheinigen, das dass oben aufgeführte Verwaltungsschgriftgut (amtliche Schriftstücke, Kirchenbücher, Akten, Kassenbücher und Vermögenswerte) in unserer Gegenwart mit vorliegenden Bestandsverzeichnissen verglichen und richtig und vollständig übergeben worden ist. Superintendent/in Kreiskirchliche/r Archivpfleger/rin

2 1. Unterlagen der laufenden Arbeit: (Handschriftliche Bemerkungen/Ergänzungen bitte auf einem gesonderten Blatt vornehmen) 1.1 Protokollbücher des GKR der Kirchengemeinde der letzten 10 Jahre mit den Eckdaten: als Buch bis /als Loseblattsammlung seit vor 2000, wie im Bericht zur Bestandsaufnahme: JA NEIN 1.2 Lagerbuch vor 2000, wie im Bericht zur Bestandsaufnahme: JA NEIN ergänzende Angaben zum letzten Eintrag: zum aktuellen Aufbewahrungsort: Ländereien der Kirchengemeinde, verpachtete/ z.t. verpachtete/ nicht verpachtete Kenntnis darüber hat: Verträge liegen bei: Grundbuchauszüge, Flurkarten befinden sich: 1.3 Kassenverwaltung Kasse/Kassen der Kirchengemeinde werden geführt/verwaltet von: Barkasse/en der Kirchengemeinde wird geführt/verwaltet von: Haushaltsplan für das laufende Jahr ist aufgestellt: JA NEIN letzter aufgestellter Haushaltsplan, Jahr: Jahresrechnung gelegt für Kollektenbücher (Eckdaten seit 2010): 1.4 Abkündigungsbücher/Blattsammlung (Eckdaten seit 2010):

3 1.5. Akten der Registratur Ablage erfolgt nach Registraturplan der EKBO: JA NEIN Aktenverzeichnis von liegt vor: JA NEIN (Bei nicht Vorhandensein eines Aktenverzeichnisses, sind sämtliche im Gemeindebüro geführten Akteneinheiten, mit Aktentitel und Laufzeit, in einer Liste aufzuführen und dem Protokoll als Anhang beizufügen) 1.6 Kirchenbücher sind laufend geführt: JA NEIN wie im Bericht zur Bestandsaufnahme: JA NEIN Ergänzende/Veränderungsangaben: (Bei nicht vollständig geführten Kirchenbüchern, sind diese mit Nennung der Amtshandlung und den zeitlichen Lücken, gesondert in einer Liste, dem Protokoll beizufügen. Die fehlenden Eintragungen sind nachzuholen.) 1.7 Digitale Unterlagen der Kirchengemeinde wo und in welchem Format gespeichert: Sicherungskopie vorhanden: JA NEIN Format: 2. Siegel 2.1 Aktuelles Siegel hier beidrücken: Siegelinventar liegt vor: JA NEIN, ist auf dem aktuellen Stand: JA NEIN Stand von: 3. Vasa Sacra/Kunstgegenstände Verzeichnis/Inventarliste liegt vor: JA NEIN Beschreibungen der Gegenstände liegt vor: JA NEIN Fotodokumentation liegt vor und in welcher Form: JA NEIN,

4 4. Archiv Im Rahmen der Bestandsaufnahme im Jahre, sind zum Archiv der Kirchengemeinde folgende Angaben gemacht worden. (Kopie der letzen Bestandsaufnahme bitte dem Protokoll als Anhang beifügen.) Haben sich Veränderungen/Ergänzungen ergeben: JA NEIN Welcher Art: (Veränderungs/Ergänzungsanzeigen bitte dem Protokoll als Anhang beifügen.) 5. Inventarverzeichnis Das Inventarverzeichnis der Kirchengemeinde bitte in Listenform dem Protokoll als Anhang beifügen. 6. Schlüsselliste Die Liste aller Schlüssel für die Gebäude der Kirchengemeinde mit den dazugehörigen Personen bitte als Liste dem Protokoll beifügen. Die Liste nur als Exemplar für die Kirchengemeinde und die Superintendentur. Weitere Bemerkungen/Ergänzungen zur Situation der Schriftgutverwaltung vor Ort:

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