Spezifikationsbericht

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1 Spezifikationsbericht Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Von Stadt Würzburg Stadt Rosenheim Im Rahmen der Initiative Gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Koordiniert und unterstützt von Transferagentur Capgemini Deutschland GmbH Oktober 2006

2 IMPRESSUM Impressum Dieser Bericht ist Teil der Veröffentlichungsreihe Spezifikationsberichte im Rahmen des Projekts das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Zeitraum Frühling 2004 bis Herbst 2006 gefördert wurde. Herausgeber: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Referat P3 Öffentlichkeitsarbeit Download: Redaktion: Transferkommune Stadt Würzburg, Dr. Bernd M. Schmitt (OVR), Direktorium für die Projektplanung und Projektentwicklung u. a. im Bereich E-Government zuständig, Transferkommune Stadt Rosenheim, Günter Ehrl, Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rosenheim, bis Ende 2004 Leiter des städtischen Amtes für Informationsverarbeitung, zuständig für E-Government, Betreuung und Begleitung regionaler und überregionaler IuK-Prozesse, Prof. Dr. Roland Feindor, Fachbereich Informatik der Fachhochschule Rosenheim, arbeitet seit 1995 am E-Government-Prozess der Stadt Rosenheim mit, Manfred Grundei (VAR), Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rosenheim, seit Ende 2004 Leiter des städtischen Amtes für Informationsverarbeitung, zuständig für Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung der Informations-technologie im Sinne von E-Government, Unterstützt durch Transferagentur Dorothea Gruhnwald, Capgemini Deutschland GmbH, Public Services Qualitätsgesichert durch Dr. Norbert Niemeier (Projektleiter) und Ricarda König, Capgemini Deutschland GmbH, Public Services Design und Umsetzung Inhalt: Graphic Services, Capgemini Deutschland GmbH Stand: Oktober von 78

3 VORWORT Vorwort An der Nahtstelle von Staat, Wirtschaft und Bürger sind leistungsfähige Kommunen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Landes. In Verbindung mit einer Optimierung der Prozesse bietet der Einsatz von E-Government- Lösungen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. So können kommunale Aufgaben effizienter erbracht werden. Die Qualität und Transparenz der Dienste kann gesteigert werden. Der Kontakt zu Bürgern und Wirtschaft wird verstärkt. Erweiterte Dienstleistungen werden möglich. Anders als auf den Ebenen von Bund und Ländern mit ausgeprägten E-Government- Initiativen stehen die ca Kommunen und Kreise vor der großen Aufgabe, geeignete Lösungen mit beschränktem Know-how und Ressourcen bereitzustellen. Mit dem Förderprogramm hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) in den Jahren 1999 bis 2003 die Entwicklung von rechtssicherem kommunalem E-Government maßgeblich vorangetrieben. Wichtige Standards für Dienste der öffentlichen Verwaltung (OSCI) mit großer Bedeutung auch für Bund und Länder (SAGA, KoopA ADV) sind entstanden. Mit hat das BMWi seine Aktivität zum E-Government in den Jahren 2004 bis 2006 fortgeführt. Zentrale Handlungsfelder waren Harmonisierung, Verbreitung und Internationalisierung. Getragen wird von 20 Transferkommunen, die in einem Wettbewerb aus mehr als 100 Interessenten ausgewählt wurden, und der Transferagentur, die vom BMWi mit der zentralen Koordination beauftragt wurde. Die Transferkommunen haben 24 mit Blick auf E-Government besonders relevante kommunale Themen ausgewählt und in enger Abstimmung untereinander sowie in eigener Regie erarbeitet. Die Ergebnisse liegen nun in Form von Spezifikationsberichten vor. In diesen Berichten wurden strategische, technische, funktionale und organisatorische Anforderungen an E-Government untersucht. Den Transferkommunen, die diese Themen mit hohem Einsatz bearbeitet haben, und den Experten der Qualitätssicherung gilt ein besonderer Dank. Die in den Spezifikationsberichten zusammengetragenen Anforderungen, Verfahren, Vorgehensweisen und Erfahrungen stehen allen Akteuren für eigene weitere Schritte in das E-Government zur Verfügung. Aufgezeigter Nutzen und Wirtschaftlichkeit der harmonisierten Verfahren machen deutlich, dass E-Government sich lohnt für Verwaltung, Wirtschaft und Bürger. Als Leitfäden sollen diese Spezifikationsberichte Impulse für den Transfer und die Verbreitung des E-Governments in Deutschland geben und helfen, bisherige Zurückhaltung in der Umsetzung zu überwinden. Ein Erfolgsfaktor von waren Netzwerke und Kooperationen, die zwischen Kommunen und zwischen Staat und Wirtschaft geknüpft wurden. Jetzt kommt es darauf an, dass die Akteure und Netzwerke (Kommunen, Datenzentralen und Softwareunternehmen, Deutschland-Online, kommunale Spitzenverbände, Ver- 3 von 78

4 VORWORT bände der Wirtschaft, Initiative D21) die angestoßenen Entwicklungen weiterführen und für möglichst flächendeckende Breitenwirksamkeit sorgen. Denn E-Government entwickelt sich mehr und mehr zu einem wesentlichen Standortfaktor im globalen Wettbewerb. Berlin, im Oktober 2006 Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie 4 von 78

5 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Vorwort... 3 Inhaltsverzeichnis... 5 Abbildungsverzeichnis... 7 Tabellenverzeichnis... 9 Abkürzungsverzeichnis Einleitung Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@KommTransfer Beschreibung von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Beschreibung der Funktionalität Technisch-funktionale Elemente Organisatorische Elemente Einsatzfelder Nutzen für verschiedene Nutzergruppen Wirtschaftlichkeit Berücksichtigung sonstiger Standardisierungs-aktivitäten Gesetzliche Vorgaben Spezifikation von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Technisch-funktionale Anforderungen Suchorte inkl. Freigaben Index Suchen und Finden Darstellung Organisatorische Anforderungen Beispiele aus der Praxis: Suchmaschinen auf Basis von Apache Lucene Test-Suchmaschine LISA der Universität Würzburg Test-Suchmaschine der Fachhochschule Rosenheim von 78

6 INHALTSVERZEICHNIS Literaturverzeichnis Anhang 1: Mitarbeiterumfrage der Stadt Rosenheim Anhang 2: Allgemeine Anforderungen an Software nach ISO/IEC 9126 und DIN EN ISO Anhang 3: Organisatorische Anforderungen von 78

7 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E- Governments Abbildung 3: Elemente von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Abbildung 4: Elemente des Wissensmanagements Abbildung 5: Technisch-funktionale Elemente von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Abbildung 6: Suchorte für elektronische Daten (Beispiele) Abbildung 7: Suchorte der Test-Suchmaschine LISA der Universität Würzburg (Beispiel) Abbildung 8: Suche in Abhängigkeit von Zugriffsrechten (1. Variante) Abbildung 9: Suche in Abhängigkeit von Zugriffsrechten (2. Variante) Abbildung 10: Typen von gesuchten Daten (Auswahl) Abbildung 11: Auswählbare Suchorte der Test-Suchmaschine LISA der Universität Würzburg (Beispiel) Abbildung 12: Auswählbare Dateitypen der Test-Suchmaschine LISA der Universität Würzburg (Beispiel) Abbildung 13: Anwendung des HUGO-Thesaurus in der Stadt Würzburg (Beispiel) 42 Abbildung 14: Suchkategorien der Test-Suchmaschine LISA der Universität Würzburg (Beispiel) Abbildung 15: Darstellung von Suchergebnissen (Beispiel) Abbildung 16: Spontane Kategorisierung mit der englischsprachigen Suchmaschine (Abruf ) Abbildung 17: Kategorisierung nach Lebenslagen (Beispiel) Abbildung 18: Kategorisierung nach Fachbereichen (Beispiel) Abbildung 19: Funktionalität zur Bewertung eines gefundenen Dokuments (Beispiel) Abbildung 20: Anzeige der Bewertungshäufigkeit und des Bewertungsergebnisses (beispielhafte Darstellung) Abbildung 21: Paketstruktur von Apache Lucene Abbildung 22: Test-Suchmaschine LISA der Universität Würzburg von 78

8 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildung 23: Startseite der Test-Suchmaschine der FH Rosenheim Abbildung 24: Darstellung von Suchergebnissen mit Apache Lucene (Beispiel) Abbildung 25: Mitarbeiterumfrage der Stadt Rosenheim (1) Abbildung 26: Mitarbeiterumfrage der Stadt Rosenheim (2) von 78

9 TABELLENVERZEICHNIS Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Durch Suchzeiten verursachte Personalkosten (Beispielrechnung) Tabelle 2: Technisch-funktionale Anforderungen an Suchorte inkl. Freigaben (Zusammenfassung) Tabelle 3: Technisch-funktionale Anforderungen an die Suchmaschine hinsichtlich der Indizierung (Zusammenfassung) Tabelle 4: Technisch-funktionale Anforderungen für Suchen und Finden (Zusammenfassung) Tabelle 5: An Arbeitsplätzen der Bayerischen Staatsregierung lesbare Dateiformate laut BayITS 02 (Auswahl) Tabelle 6: Technisch-funktionale Anforderungen an die Darstellung (Zusammenfassung) Tabelle 7: Organisatorische Anforderungen (Zusammenfassung) Tabelle 8: Aufgaben und Zuständigkeiten in der Kommunalverwaltung bzgl. der Suchmaschine für Wissensmanagement Tabelle 9: Aufgaben und Zuständigkeiten der Zugriffsrechteverwaltung Tabelle 10: Vorteile und Nachteile bzw. Risiken von Apache Lucene von 78

10 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS Abkürzungsverzeichnis BayITS BITV BMWi BSI bzgl. bzw. IT-Standards für die Bayerische Staatsverwaltung Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bezüglich beziehungsweise d. h. das heißt DIN EDV E-Government EN etc. EVB-IT ggf. GIS ID IEC IHK ISIS-MTT ISO IT IuK KGSt Deutsches Institut für Normung Elektronische Datenverarbeitung Electronic Government Electronic Mail Europanorm et cetera (lat.: und weiteres) Ergänzende Vertragsbedingungen für Beschaffung von Informationstechnologie gegebenenfalls Geografisches Informations-System Identity/ Identität International Electrotechnical Commission Industrie- und Handelskammer Industrial Signature Interoperability Specification Mail TrusT- Standard International Standardization Organization Informationstechnik/-technologie Informations- und Kommunikationstechnik Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement o. g. oben genannt OSCI PC Online Services Computer Interface Personal Computer 10 von 78

11 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS PPP SAGA sog. Public Private Partnership Standards und Architekturen für E-Government- Anwendungen so genannt u. a. unter anderem URL usw. VOL VSV XÖV Uniform Resource Locator und so weiter Verdingungsordnung für Leistungen Vorschriftensammlung XML-Standards in der öffentlichen Verwaltung (Zusammenfassung der verschiedenen, fachlich orientierten Standards für den interoperablen Datenaustausch im E-Government) z. B. zum Beispiel 11 von 78

12 1 EINLEITUNG 1 Einleitung Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie verfolgt das Ziel, E-Government auf kommunaler Ebene zu fördern. Ein Netzwerk von zwanzig Transferkommunen erarbeitete Ansätze im nationalen und internationalen Bereich, wie kommunales E-Government weiterentwickelt werden kann. Hierbei wurden sie von der der Transferagentur unterstützt, die durch Capgemini Deutschland gestellt wird. Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer ist in drei Aufgabenbereiche untergliedert (nähere Informationen siehe Kapitel 2): Harmonisierung: Ziel der Harmonisierung war es, Anforderungen an kommunales E-Government über regionale Grenzen hinweg zu bestimmen und zu dokumentieren. Die Transferkommunen haben sich hierfür in Arbeitsgruppen zusammengefunden und mit Unterstützung der Transferagentur zu einzelnen Themenstellungen Spezifikationsberichte erarbeitet, die ein wesentliches Ergebnis der Initiative MEDIA@Komm-Transfer darstellen. Verbreitung: Die in den Transferkommunen vorliegenden Erfahrungen und die Ergebnisse der Harmonisierung wurden auf zentralen und regionalen Veranstaltungen einem breiten Publikum vorgestellt und in individuellen Workshops mit interessierten Kommunen diskutiert. So wurde eine breite Öffentlichkeit für das Thema kommunales E-Government erreicht. Internationale Kooperation: Weiteres Ziel war es, auch auf internationaler Ebene kommunales E-Government aus Deutschland bekannt zu machen und mit internationalen Initiativen zu vernetzen. Kooperationen wurden insbesondere im Bereich der EU und Osteuropa etabliert. Bei dem hier vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Spezifikationsbericht aus dem Aufgabenbereich der Harmonisierung. Im Folgenden werden die Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte zunächst allgemein und anschließend bezogen auf das in diesem Bericht behandelte Verfahren erläutert. 1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte Ein wesentliches Resultat der Arbeiten der einzelnen Vorhaben im Rahmen der Harmonisierung sind die Spezifikationsberichte. Die Spezifikationsberichte beschreiben Verfahren und Konzepte mit dem Ziel, eine Harmonisierung innerhalb des kommunalen E-Governments voranzutreiben (s. Abbildung 1). 12 von 78

13 1 EINLEITUNG Der Spezifikationsbericht ist eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens hinsichtlich der Grundmerkmale wie Funktionalität, Nutzen, Wirtschaftlichkeit der technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen ein Leitfaden zur Handhabung des Verfahrens in den Kommunen Der Spezifikationsbericht liefert keine komplette Beschreibung der Verfahren Charakterisierung der Verfahren nach dem SAGA-Prinzip (Viewpoint etc.) * Standards im Sinne der Festlegung von Lösungen Anleitung zum Roll-out von Produkten * Vgl. KBSt 2005 Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte Hauptadressaten 1 der Spezifikationsberichte sind folglich zuerst Kommunen, 2 die sich damit befassen, die in den Spezifikationsberichten beschriebenen Anwendungen oder Komponenten des E-Governments einzuführen. Zweite Zielgruppe sind Unternehmen, die Softwarelösungen für die in den Berichten beschriebenen E-Government-Anwendungen und -Komponenten entwickeln. Die Spezifikationsberichte dienen vor allem als Leitfaden. Darüber hinaus sind es Berichte aus der Praxis mit Fallbeispielen zur Verdeutlichung von abstrakten Anforderungen. Weiterhin stellen die Transferkommunen ihre Vorgehensweisen zum jeweiligen Harmonisierungsverfahren vor. Damit wird der pragmatische Charakter der Spezifikationsberichte deutlich hervorgehoben. Die Spezifikationsberichte sind das Ergebnis von interkommunalen Arbeitsgruppen, in denen die beteiligten Transferkommunen kooperativ zusammengearbeitet haben. Die Grundlage der Berichte sind die konkreten Entwicklungs- und Implementierungsaktivitäten der Kommunen, die an der jeweiligen Arbeitsgruppe beteiligt waren. Die Definition und Konkretisierung der jeweiligen Inhalte der Spezifikationsberichte erfolgte gemeinsam mit der Transferagentur. Um die Berichte auf ein solides Fundament 1 In dem vorliegenden Dokument wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gesonderte Nennung beider Genera verzichtet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich sowohl weibliche als auch männliche Personen gemeint. 2 Der Begriff Kommunen wird hier als Oberbegriff für alle kommunalen (Gebiets-)Körperschaften, wie Gemeinden, Kreise, kreisfreie Städte oder Kommunalverbände mit eigenen Selbstverwaltungsaufgaben, verwendet (vgl. Andersen 1997, S. 174). 13 von 78

14 1 EINLEITUNG zu stellen, wurden diese von Anfang an mit Experten aus Kommunen, Verbänden, Wissenschaft und Wirtschaft abgestimmt. Hiermit geht die Zielstellung einher, einen möglichst breiten Konsens herzustellen und somit eine Doppel- oder Parallelarbeit an Spezifikationen in verschiedenen kommunalen Gremien zu vermeiden. Dies schont wertvolle Ressourcen und reduziert aufwändige und aufgrund oftmals verfestigter Interessenlagen mühselige Ex-post-Abstimmungen mit ungewissem Ausgang. Ü- berdies ist im Falle verwaltungsebenen-übergreifender Anwendungen und Verfahren die frühzeitige Kooperation bei der Erstellung von Spezifikationen zwingend. Vor diesem Hintergrund wurden die Spezifikationen in allen relevanten Harmonisierungsvorhaben mit den Vertretern der nationalen Gremien (z. B. TeleTrusT, DIN, OSCI-Leitstelle) diskutiert und mit den Arbeitsgruppen der Initiative Deutschland- Online abgestimmt. Außerdem wurde bei der Erarbeitung der Spezifikationen der Sachverstand der Vertreter der Bremen, Esslingen und des Städteverbundes Nürnberg hinzugezogen, sofern dies inhaltlich geboten schien und alle Beteiligten dies als sinnvoll ansahen. 1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Die Transferkommunen Würzburg und Rosenheim schlossen sich zu Beginn des Projektes in einer Arbeitsgruppe zum Thema Wissensmanagement in Kommunen zusammen (für eine Beschreibung des Begriffs Wissensmanagement siehe Kapitel 3.1). Rasch setzte sich unter den Projektbeteiligten die Erkenntnis durch, dass aus Sicht der Mitarbeiter in Kommunalverwaltungen die höchste Priorität im Wissensmanagement darin besteht, Informationen und Wissen schnell und bedarfsgerecht zu generieren. Die zentrale Herausforderung besteht demzufolge darin, den Mitarbeitern Hilfestellungen anzubieten, Daten auffindbar und nutzbar zu machen. In technischer Hinsicht können nach Meinung der Arbeitsgruppe insbesondere Suchmaschinen kommunale Mitarbeiter beim Suchen und Finden von Informationen und Wissen unterstützen. Gegenstand des vorliegenden Spezifikationsberichts Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen ist die Beschreibung eines Werkzeugs zur Suche nach Daten und Informationen in verteilten Datenbeständen innerhalb einer Kommunalverwaltung. Neben dieser Einleitung umfasst der Spezifikationsbericht folgende Kapitel: In Kapitel 2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@KommTransfer werden das Projekt sowie Ziele und Inhalte der Harmonisierung vorgestellt. Das Kapitel 3 Beschreibung von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen beinhaltet die Definition und grundlegende Darstellung der Funktio- 14 von 78

15 1 EINLEITUNG nalität des Gegenstands. Darüber hinaus werden Aspekte wie Einsatzfelder, Nutzen für verschiedene Nutzergruppen, Wirtschaftlichkeit, etc. erläutert. Die Spezifikation von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen (Kapitel 4) erfolgt anhand technisch-funktionaler sowie organisatorischer Anforderungen. Kapitel 5 Beispiele aus der Praxis: Suchmaschinen auf Basis von Apache Lucene verdeutlicht die Erfahrungen aus der exemplarischen Umsetzung von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Würzburg und Rosenheim. Der Anhang enthält weiterführende Materialien. Der vorliegende Spezifikationsbericht beschreibt Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen, ohne das Gesamtkonstrukt einer derartigen Software festzuschreiben. Vielmehr liefern die genannten Anforderungen Kommunen und Softwareanbietern Anhaltspunkte für anzustrebende Praxistests und Einführungsprojekte. Die Transferkommunen Würzburg und Rosenheim unterstützen die Bestrebungen des Freistaates Bayern, eine Suchmaschine zu beschaffen, die auch von der kommunalen Ebene dieses Bundeslandes genutzt werden kann. In diesem Sinne beinhaltet der Spezifikationsbericht Anforderungen zweier bayerischer Kommunen an eine derartige Suchmaschine. An der Erstellung des Spezifikationsberichts wirkten mit: für die federführende Transferkommune Stadt Würzburg: Herr Dr. Bernd M. Schmitt (OVR), seit 1982 in der Stadtverwaltung Würzburg und dort im Direktorium für die Projektplanung und Projektentwicklung u. a. im Bereich E-Government zuständig, für die beteiligte Transferkommune Stadt Rosenheim: Herr Günter Ehrl, Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rosenheim, bis Ende 2004 Leiter des städtischen Amtes für Informationsverarbeitung, zuständig für E-Government, Betreuung und Begleitung regionaler und überregionaler IuK- Prozesse, Herr Prof. Dr. Roland Feindor, Fachbereich Informatik der Fachhochschule Rosenheim, arbeitet seit 1995 am E-Government-Prozess der Stadt Rosenheim mit, Herr Manfred Grundei (VAR), Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rosenheim, seit Ende 2004 Leiter des städtischen Amtes für Informationsverarbeitung, zuständig für Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung der Informationstechnologie im Sinne von E-Government, unterstützend von der Transferagentur: Frau Dorothea Gruhnwald, Mitarbeiterin im Bereich Public Services bei der Capgemini Deutschland GmbH. Das Autorenteam dankt Herrn Martin Schuhmann und Studententeam, Universität Würzburg, Herrn Stefan Solms-Laubach, Fachhochschule Rosenheim, und Herrn Dr. 15 von 78

16 1 EINLEITUNG Helmer Vogel (AOR), Universität Würzburg, für ihre Beiträge zu diesem Spezifikationsbericht. Die Autoren danken Herrn Prof. Dr. Manfred Mayer, Bayerische Staatskanzlei, Herrn Erich Weihs, Bayerisches Staatsministerium für Umwelt, Gesundheit und Verbraucherschutz, sowie Herrn Michael Dörflein, Universität Würzburg, für die kritische Durchsicht des Spezifikationsberichts. Die Autoren danken Herrn Jan Hegewald, sd&m AG, für wertvolle Anregungen zu diesem Spezifikationsbericht. 16 von 78

17 2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE 2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative Harmonisierung ist wie eingangs dargestellt neben der Verbreitung und der Internationalisierung eine der drei Hauptaktivitäten der Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi, vormals Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, BMWA). Diese Initiative ist ein wesentlicher Pfeiler der Bemühungen der Bundesregierung, eine leistungsfähigere und dabei kostengünstigere öffentliche Verwaltung zu schaffen. unterstützt im Rahmen von Deutschland-Online die Modernisierung der Kommunalverwaltungen in Deutschland. Ein selbstorganisierter Prozess der Entwicklung und Verbreitung von E-Government-Verfahren wird in Gang gebracht, der geeignet ist, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen, die Beteiligungsmöglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger zu fördern und die Nachfrage bei Hardund Softwareherstellern sowie bei Dienstleistern zu erhöhen. soll dazu beitragen, die Entwicklung von E-Government bundesweit zu beschleunigen und zu harmonisieren sowie die Position des E-Government-Standorts Deutschland im internationalen Wettbewerb zu verbessern. Durch die Verknüpfung besonders viel versprechender kommunaler und regionaler Initiativen zu einem länderübergreifenden E-Government-Netzwerk sollen der Transfer von Best Practice-Verfahren und von Know-how erleichtert, Standards weiterentwickelt und Selbstorganisationsprozesse für die weiterführende Verbreitung angestoßen werden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensiviert werden, damit das Wachstums- und Beschäftigungspotenzial von E-Government genutzt werden kann. Dies schließt auch die Vertiefung internationaler Kontakte und Kooperationen zur Förderung der digitalen Integration Europas und die Erschließung neuer Exportchancen mit ein. Die zwanzig welche im Jahre 2003 im Rahmen einer Interessenbekundung von einer unabhängigen Jury, gebildet von Vertretern der kommunalen Spitzenverbände, 3 des BMWi und der Wissenschaft, ausgewählt wurden, entwickeln Verfahren und Komponenten. Sie beschreiben diese unter technischen, funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten. Zur Unterstützung und Koordination der dezentralen Aktivitäten in den Transferkommunen wählte das BMWi die Unternehmensberatung Capgemini als Transferagentur für die mehr als zweijährige Laufzeit des Projekts MEDIA@Komm-Transfer aus. Die Harmonisierungsvorhaben im MEDIA@Komm-Transfer-Projekt haben eine wesentliche Bedeutung in der Herausbildung von zukunftsfähigem E-Government, das 3 Die kommunalen Spitzenverbände haben sich beim letzten Wahlgang ihrer Stimme enthalten. 17 von 78

18 2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE als integriertes, nutzenorientiertes und wirtschaftliches E-Government fokussiert auf medienbruchfreie Transaktionen zu verstehen ist. Harmonisierung bedeutet, jenseits der historisch gewachsenen, zum Teil gravierend unterschiedlichen Lösungsansätze, einzelne Verwaltungsverfahren bzw. Komponenten in ihren wesentlichen Anforderungen zu spezifizieren. Es werden funktionale und technische Anforderungen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur Gewährleistung einer rechtsverbindlichen, authentifizierten und sicheren Transaktion zwischen kommunaler Verwaltung und ihren Kunden ausreichend und detailliert dargestellt. Nach Maßgabe des in Art. 28a Grundgesetz verbrieften kommunalen Selbstverwaltungsrechts und des sich daraus ableitenden, spezifisch kommunalen Vergaberechts können weiterreichende Ziele, wie etwa eine für die Kommunen und Marktteilnehmer verbindliche Standardisierung von Verfahren und Komponenten, nicht verfolgt werden. Standardisierungen kann es unter den verfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland nur für die Bundesverwaltung und die Landesbehörden in ihrem rechtlichen Wirkungsbereich geben. So können sich Bundes- und Landesverwaltungen dazu verpflichten, zur Unterstützung der internen wie externen Aufgabenverrichtung und Kommunikation standardisierte Verfahren und Produkte beispielsweise aus der XÖV-Welt zu verwenden. Gegenüber den Kommunen wird es dagegen immer nur ein Angebot geben, ein einheitliches Verfahren zu nutzen. Von zentraler Bedeutung ist die Präzisierung unterschiedlicher Themenstellungen in den Spezifikationsberichten, sei es in technischer, funktionaler oder organisatorischer Hinsicht. Dies bedeutet, dass durch die Spezifikationsberichte eine Klärung der Semantik erfolgt. Bestehende Ansätze und Lösungen werden konkret für die Kommunen beschrieben und ausgearbeitet. Diese können als Richtschnur für das Handeln der Kommunen dienen. Über spezifische Anpassungen können einzelne Kommunen die Inhalte der Spezifikationsberichte auf ihren konkreten Bedarf hin ausrichten (siehe Abbildung 2). Leitbild von zukunftsfähigem E-Government Inhalt der Harmonisierung Beschreibung der technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen der Verfahren und Komponenten des E-Governments Ziel Handlungssicherheit für Kommunen und Dienstleister Zukünftiges Ergebnis Modernisierung der Kommunalverwaltung Klärung der Semantik für E-Government-Anbieter und -Nachfrager Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E-Governments Weiterhin besteht die Hoffnung, dass die mit den Spezifikationsberichten gegebene Harmonisierung der Verfahren dazu führen wird, dass Kommunen ihre Ausschreibungen weitgehend nach diesen harmonisierten Verfahren ausrichten und Softwarehersteller zunehmend ihre Produkte entsprechend der Verfahrensbeschreibungen 18 von 78

19 2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE entwerfen bzw. anpassen. Dies ist ein Beitrag, um dem Flickenteppich aus Einzellösungen durch eine relative Vereinheitlichung der Vorgehensweisen und der Softwareprodukte oder zumindest deren Schnittstellen entgegen zu wirken. Harmonisierungsaktivitäten bewegen sich strikt im vorwettbewerblichen Raum, dienen aber dazu, den Wettbewerb transparenter zu gestalten. Harmonisierung trägt somit dazu bei, das Handlungsfeld für Kommunen wie für Produkt- und Dienstleistungsanbieter transparent zu gestalten und einen gemeinsamen Bezugsrahmen für Angebot und Nachfrage zu schaffen. Was ist nun der Gegenstand der Harmonisierung? Betrachtet werden die technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das jeweilige Verfahren. Nur wenn der Datenaustausch aufgrund einheitlicher Protokolle und eindeutiger semantischer Festlegungen erfolgt, können Transaktionen medienbruchfrei und mit gegenüber heutigen Verhältnissen erheblich verringertem Aufwand durchgeführt werden. Zukunftsfähiges E-Government ist ferner nur möglich, wenn die Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung und in den Kooperationen mit externen (privaten oder öffentlichen) Akteuren angepasst sind. Eine wesentliche Aufgabe der Spezifikationsberichte besteht folglich darin, für die jeweiligen Harmonisierungsvorhaben die technischen und funktionalen Merkmale der Verfahren bzw. Komponenten zu definieren und die organisatorischen Voraussetzungen zu identifizieren, die einen Datenaustausch und einen optimierten Geschäftsprozess möglich machen sowie die Funktionalität des Verfahrens sicherstellen. 19 von 78

20 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN 3 Beschreibung von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Im folgenden Kapitel werden Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen definiert und hinsichtlich ihrer grundlegenden Funktionalität beschrieben (siehe Kapitel 3.1). 4 Mögliche Einsatzfelder von Suchmaschinen (siehe Kapitel 3.2) sowie der Nutzen für verschiedene Nutzergruppen (siehe Kapitel 3.3) werden erläutert. In Kapitel 3.4 erfolgt eine Darstellung der Wirtschaftlichkeit von Suchmaschinen im Vergleich zur herkömmlichen Suche nach Daten und Informationen. Die im Rahmen der Spezifikation berücksichtigten Standardisierungsaktivitäten (siehe Kapitel 3.5) werden e- benso genannt wie gesetzliche Vorgaben (siehe Kapitel 3.6), die im Zusammenhang mit Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen zu beachten sind. 3.1 Beschreibung der Funktionalität Zielsetzung der vorliegenden Spezifikation ist es, Suchmaschinen für Wissensmanagement zu beschreiben, mit der Mitarbeiter einer Kommunalverwaltung innerhalb des kommunalen Datenbestandes digitale Dokumente und Informationen aller Art (un-/ strukturiert, intern/ extern erzeugt) ohne Bearbeitung aktuell und systematisch erschließen können sowie erschlossene Dokumente unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten einfach, schnell und zielsicher suchen und finden können. Im Kontext des vorliegenden Spezifikationsberichts sind mit Wissensmanagement alle Aktivitäten einer Kommune gemeint, die darauf abzielen, unter den Mitarbeitern das notwendige Wissen zur Erfüllung von Aufgaben bestmöglich zu entwickeln und einzusetzen. Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen beinhalten folgende Elemente (siehe Abbildung 3): 4 Praxisbeispiele zur Verdeutlichtung der Funktionalitäten von Suchmaschinen werden in Kapitel 5 erläutert. 20 von 78

21 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Technisch-funktionale Elemente Suchorte Freigaben Index Organisatorische Elemente Suchen und Finden Darstellung Abbildung 3: Elemente von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Im Folgenden werden die in Abbildung 3 genannten Elemente von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen zusammenfassend dargestellt. In Kapitel 4.1 Technisch-funktionale Anforderungen sowie Kapitel 4.2 Organisatorische Anforderungen werden Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen näher spezifiziert. Anhang 3 Organisatorische Anforderungen zur Einführung und zum Betrieb von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen beinhaltet weitere Anforderungen in Tabellenform Technisch-funktionale Elemente Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen beinhalten vier wesentliche technisch-funktionale Elemente: Suchorte inkl. Freigaben: Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen sind eine webbasierte Software zur Recherche von Dokumenten, die in einem Computer oder einem Netzwerk gespeichert sind. 5 Generell können mit webbasierten Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Daten, die innerhalb der Kommunalverwaltung in verteilten Datenbeständen vorliegen, über eine einzige Benutzeroberfläche unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten gefunden werden. Index: Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen erfordern die Erstellung und Pflege eines sog. Index. Im Index wird die Verbindung zwischen den 5 Im vorliegenden Spezifikationsbericht werden die Erläuterungen auf kommuneninterne Datenbestände abgestellt. Obwohl in der Basis gleich, bleibt die Suche im Internet aufgrund deutlich erhöhter Anforderungen und Zielsetzungen in diesem Spezifikationsbericht unberücksichtigt. 21 von 78

22 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN gefundenen Dokumenten und dem für die Suche verwendbaren Vokabular hergestellt, vorstellbar etwa mit einem Stichwortverzeichnis. Zusätzlich wird die URL (Link) des Originaldokuments gespeichert. Je nach Suchmaschinensoftware wird auch eine Zusammenfassung und Metainformationen über das Dokument gespeichert. Die Metainformationen enthalten verschiedene Organisationsinformationen wie die Zuordnung der Herkunft der Dokumente zu Organisationseinheiten oder die Zuordnung zu bestimmten Kategorien etwa nach Lebenslagen. Je nach Suchanfrage werden aus dem Index die passenden Dokumente entsprechend der Kategorien und Organisationseinheiten ausgewählt und als Ergebnisseite ausgegeben. Die Suchmaschine selbst ist mit dem Index zentral auf einem Server installiert. Suchen und Finden: Aus Nutzersicht liegt der Zweck einer Suchmaschine darin, relevante Dokumente im Suchraum zu identifizieren. Über verschiedene Suchfunktionalitäten kann der Nutzer die Suche verfeinern und einschränken. Darstellung: Entscheidend für die Akzeptanz und Nutzung des Systems ist eine Integration der Suchmaschine auf der Benutzeroberfläche am PC-Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Die von der Suchmaschine bereitgestellten Ergebnisse müssen so aufbereitet werden, dass sie die Informations- bzw. Wissensbedürfnisse der Mitarbeiter befriedigen. Eine Möglichkeit zur Weiterverarbeitung der aufgefundenen Daten ist erstrebenswert Organisatorische Elemente Änderungen in der Aufbauorganisation einer Kommunalverwaltung sind mit dem Einsatz von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen nicht zu erwarten. Die Ablauforganisation kann sich insoweit verändern, als dass sich Prozesse zum Suchen und Finden von Informationen und Wissen verändern oder sogar entfallen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, Suchmaschinen in die Arbeitsprozesse der Kommunalverwaltung (sog. Workflow ) aktiv einzubeziehen. Nur so kann ein wirtschaftlicher Einsatz von Suchmaschinen erzielt werden (siehe dazu ausführlicher Kapitel 3.4). Über verschiedene Maßnahmen der Akzeptanzsicherung wird die nachhaltige Nutzung von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen gesichert. Hinsichtlich der Einführung, des Betriebs sowie der Zugriffsrechteverwaltung auf den Datenbestand sind Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der Kommunalverwaltung festzulegen. 3.2 Einsatzfelder Die im vorliegenden Bericht spezifizierten Suchmaschinen werden von kommunalen Mitarbeitern als Wissensmanagement-Werkzeug genutzt (für eine Definition des Begriffs Wissensmanagement siehe Kapitel 3.1). 22 von 78

23 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN Wissensmanagement beinhaltet folgende grundlegende Elemente 6 (siehe Abbildung 4): Wissensgenerierung: Es geht darum, den Mitarbeitern der Kommunalverwaltung Möglichkeiten zu bieten, ihre Wissensbasis zu erweitern. Wissenstransfer: Aufgabe des Wissenstransfers ist es, das Wissen (die Daten und die aus den Daten hervorgehenden Informationen) einzelner Mitarbeiter oder Behördeneinheiten, soweit rechtlich zulässig, für andere Mitarbeiter oder Behördeneinheiten bedarfsgerecht zu erschließen und zur Verfügung zu stellen. Wissensspeicherung: Hauptziel ist die Vermeidung des Verlustes von relevantem und noch benötigtem Informationen innerhalb der Kommunalverwaltung. Wissensnutzung: Die Wissensnutzung beinhaltet die konsequente Verwendung des in der Kommunalverwaltung vorhandenen Wissens. Wissensgenerierung Wissensnutzung Wissenstransfer Wissensspeicherung Abbildung 4: Elemente des Wissensmanagements Gegenüber dem Informationsmanagement konzentriert sich der Ansatz des Wissensmanagements sehr stark auf den Menschen in seiner Funktion als Wissensträger. Insoweit kommt es im kommunalen Wissensmanagement darauf an, verteilt vorliegende Informationen so zugänglich zu machen, dass mit ihnen neue oder weiterreichende Erkenntnisse und aktuelle Problemlösungen gefunden und erarbeitet werden können. Suchmaschinen sind hierbei als das zentrale Werkzeug zur Erschließung von Dokumenten, Akten, Gutachten, Berichten, Karten, etc. zur Wissensgenerierung, zum Wissenstransfer, zur Wissensnutzung und zur Wissensspeicherung zu betrachten. Sie ermöglichen eine Suche in strukturierten (z. B. Datenbanken) und unstrukturierten Daten (z. B. Dokumenten, Textbausteinen). 6 In Anlehnung an Bea von 78

24 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN Die vorliegende Spezifikation von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen konzentriert sich in erster Linie auf einen Einsatz innerhalb der Kommunalverwaltung. Insoweit beschränkt sich das Einsatzfeld der Suchmaschine auf die Suche im behördeninternen Datenbestand (siehe Kapitel 3.1). Generell ist der Einsatz der Suchmaschine für eine Suche im Internet möglich. In diesem Fall ist eine organisatorische Trennung der Suche im behördeninternen Datenbestand und der Suche im Internet zu empfehlen. Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen können unabhängig von fachspezifischen Aufgaben in grundsätzlich allen Bereichen innerhalb einer Kommunalverwaltung zum Auffinden von Dateien, Dokumenten, Informationen etc. eingesetzt werden. Besondere Relevanz entfaltet eine Suchmaschine dort, wo Daten unstrukturierter Dokumente, wie diese im Internet/ Intranet typisch sind, vorliegen und divergierende Arbeitsabläufe vorkommen, wie z. B. in Bürgerbüros, bei der Bearbeitung von Anfragen oder in der Rats- und Pressearbeit. 3.3 Nutzen für verschiedene Nutzergruppen Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen entfalten ihren Nutzen insbesondere unter den Mitarbeitern sowie den politischen Gremien der Kommunalverwaltung. Im Rahmen dieses Projektes hat die beteiligte Transferkommune Rosenheim exemplarisch eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, um den Nutzen von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen zu erheben (siehe Anhang 1, Kapitel 3.4 sowie die folgenden Ausführungen). Der besondere Mehrwert einer kommunalen Suchmaschine liegt aus Sicht der Mitarbeiter vor allem im erheblichen Zeitvorteil. Dieser lässt sich wie folgt konkretisieren: Eine Suchmaschine erschließt die Informationen, die in Zusammenhang mit dem Gesuchten innerhalb der Organisation stehen. Eine Suchmaschine ist darüber hinaus in der Lage, verschiedene Versionen von Dateien und Dokumenten ausfindig zu machen. Inkonsistenzen, aber auch Redundanzen, können auf diese Weise aufgezeigt werden; ggf. wird der Historienaufbau von Dokumenten nachvollziehbar. Ein weiterer wesentlicher Vorteil von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen ist die intuitive Suche, d. h. der Nutzer benötigt keine spezifische Schulung, um Recherchen durchführen zu können. Allerdings sollte er in groben Zügen über das zu erwartende Ergebnis Bescheid wissen, um seine Suchanfrage den Daten gerecht formulieren zu können. Da es sich um eine Textsuche handelt, müssen letztendlich die eingegebenen Suchbegriffe sich im Index direkt oder indirekt z. B. über einen Thesaurus widerspiegeln. 24 von 78

25 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN Die zeitaufwändige, manuelle, selbst gesteuerte Suche in oftmals großen Datenbeständen wird obsolet. Die Ergebnisse einer Suchanforderung können schnell und bequem weiterverarbeitet werden, wenn sie im Index aufbereitet wurden. Der Einsatz von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen lässt eine höhere Qualität der Verwaltungsleistungen erwarten, da alle grundsätzlich vorliegenden Informationen berücksichtigt werden können. Zudem kann eine Verringerung der Bearbeitungszeit erreicht und eine umfangreichere Auskunftserteilung durch die Mitarbeiter der Kommunalverwaltung ermöglicht werden. Wird eine Suchmaschine für Wissensmanagement in Kommunen auf einer öffentlich zugänglichen Website einer Behörde integriert, so kann auch die Öffentlichkeit je nach Freigabe der Daten damit recherchieren. Das kann von Vorteil sein, um verschiedenen Informationspflichten seitens der Verwaltung wie z. B. nach dem Umweltinformationsgesetz oder dem Informationsfreiheitsgesetz für Bundesbehörden nachzukommen (siehe auch Kapitel 3.4). 3.4 Wirtschaftlichkeit Rein monetäre Größen zur Darstellung der Wirtschaftlichkeit von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen bilden das Zweck-Mitteleinsatz-Verhältnis nicht vollständig ab. Die Wirtschaftlichkeit von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen wird daher unter Heranziehung folgender Kategorien dargestellt: Zeit Von der Transferkommune Rosenheim wurde errechnet, dass die Mitarbeiter ohne den Einsatz einer Suchmaschine durchschnittlich 1,75 Stunden/ Woche mit der Suche nach Daten verbringen (siehe dazu Anhang 1). Bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden pro Mitarbeiter bedeutet dies, dass über 4 Prozent dieser Wochenarbeitszeit für Suchen veranschlagt werden können. Das Personal kann in dieser Zeit keine fachlichen Aufgaben wahrnehmen. Beim Einsatz von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen sollte sich diese Suchzeit erheblich reduzieren. Der mit einer Suchmaschine verbundene Produktivitätszuwachs innerhalb einer Kommunalverwaltung durch die Freisetzung von Arbeitskapazitäten ist nicht zu unterschätzen, wenn man bedenkt, dass bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern eine hohe Summe von zusätzlich verfügbaren Arbeitsstunden erreicht werden kann. Kosten Die folgende Beispielrechnung verdeutlicht die durch Suchzeiten ohne Suchmaschine verursachten Personalkosten in einer Kommunalverwaltung (siehe Tabelle 1). 25 von 78

26 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN Annahmen Mitarbeiterzahl einer Kommune: Durchschnittliche Personalkosten pro Mitarbeiter: im Jahr Bei einer angenommenen durchschnittlichen Jahresarbeitszeit von 200 Tagen ergeben sich je Tag und Mitarbeiter Personalkosten in Höhe von 150. Angenommene Suchzeiten je Mitarbeiter pro Woche: 1,75 Stunden (entspricht 4,375 Prozent der Wochenarbeitszeit bei 40 Arbeitsstunden pro Woche) Berechnungen Personalkosten je Mitarbeiter für Suchzeiten pro Woche = Personalkosten je Mitarbeiter pro Woche mal Anteil wöchentlicher Suchzeit an gesamter Wochenarbeitszeit in Prozent: (5 x 150) x 4,375 % = 32,81 Personalkosten je Mitarbeiter für Suchzeiten im Jahr = Personalkosten je Mitarbeiter für Suchzeiten pro Woche mal 40 Arbeitswochen im Jahr: 32,81 x 40 = 1.312,40 Personalkosten für Suchzeiten für gesamte Kommunalverwaltung im Jahr = Personalkosten je Mitarbeiter für Suchzeiten im Jahr mal Anzahl der Mitarbeiter der Kommunalverwaltung: 1.312,40 x = Tabelle 1: Durch Suchzeiten verursachte Personalkosten (Beispielrechnung) Unter den in Tabelle 1 getroffenen Annahmen verursachen allein die Suchzeiten der Mitarbeiter einer Kommunalverwaltung im Jahr (nicht haushaltswirksame!) Personalkosten im mehrstelligen Bereich. In jedem Fall sind die durchschnittlichen Kosten in einer Behörde, die für eine Suche in Datenbeständen ohne den Einsatz einer Suchmaschine verwendet werden, den Kosten für die Beschaffung und den Betrieb einer Suchmaschine, gemessen in Investitions- und Betriebskosten, gegenüberzustellen. Das tatsächliche Kosten-Nutzen-Verhältnis beim Betrieb der Suchmaschine variiert mit dem eingesetzten Software-Produkt sowie dem Ausmaß der Nutzung innerhalb der Kommunalverwaltung (z. B. Anzahl der Arbeitsplätze). Kommunalverwaltungen, die eine Suchmaschine für Wissensmanagement zum Einsatz bringen möchten, können entsprechend dem nachfolgend aufgeführten Ablaufvorschlag einfache Nutzenbetrachtungen vornehmen: 26 von 78

27 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN 1. Mitarbeiterbefragung: Die von den Mitarbeitern geschätzte durchschnittliche Suchzeit (in Stunden pro Woche oder Minuten pro Tag) ist mit einem entsprechend definierten Minderungsfaktor aufgrund Ungenauigkeit (entsprechend der Rücklaufquote) und einer immer anfallenden Mindestsuchzeit zu versehen. 2. Verdichtung der Befragungsergebnisse: Die Befragungsergebnisse werden in Hinblick auf die Anzahl der Intranet- und Internetnutzer der Kommunalverwaltung verdichtet und mit Personalkosten (Durchschnittsstundensatz z. B. laut KGSt) belegt. 3. Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen: Die aggregierten Daten sind einer angenommenen Software-Lebenserwartung von zehn Jahren, einmaligen und laufenden Gesamtkosten (ggf. unter Berücksichtigung von Abschreibung und Rücklagenbildung) gegenüber zu stellen. Nicht berücksichtigt sind bei diesem Vorgehensvorschlag alle nichtmonetären Faktoren, wie z. B. Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit. Wie diese Faktoren zu werten sind, muss jedoch von jeder Kommune individuell beurteilt werden. Auf eine detaillierte Beispielrechnung wurde aufgrund der Vielzahl möglicher statischer und dynamischer Investitionsrechnungsarten bewusst verzichtet. 7 Die Einbeziehung der nichtmonetären Faktoren in den Entscheidungsprozess mit einer entsprechenden Methode ist zu empfehlen. Werden Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen auch im öffentlich zugänglichen Internetauftritt der Kommune eingesetzt, so lassen sich weitere Kostenvorteile erreichen: Suchmaschinen können dabei unterstützen, bestehenden Informationspflichten einer Kommune automatisiert nachzukommen. Informationsverpflichtungen bestehen z. B. nach dem Umweltinformationsgesetz und EU- Verordnungen über Daten, diverse Gutachten, Raumordnungsverfahren, Bebauungsplänen, usw. Es ist zu erwarten, dass diese Informationspflichten in ihrem Umfang künftig zunehmen werden. 3.5 Berücksichtigung sonstiger Standardisierungsaktivitäten Der vorliegende Spezifikationsbericht orientiert sich an bestehenden Normen und Standards sowie laufenden Standardisierungsaktivitäten. Im vorliegenden Spezifikationsbericht wurden die Empfehlungen der Bayerischen Staatsregierung IT-Standards für die Bayerische Staatsverwaltung (BayITS) berücksichtigt (siehe u. a. Kapitel 4.1). 7 Eine beispielhafte Vorgehensweise für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, die Kosten- und Nutzenfaktoren einer Software quantitativ bewertet, findet sich im Spezifikationsbericht Webbasierte Adressverwaltung der Stadt Freiburg im Breisgau. Eine Übertragung und Anpassung für Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen ist grundsätzlich möglich. 27 von 78

28 3 BESCHREIBUNG VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN Die Inhalte des Anhangs 2 lehnen sich an die Normen ISO/IEC 9126 sowie DIN EN ISO 9241 an. Die dort gelisteten allgemeinen Anforderungen an Software sind bei der Entwicklung von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen grundsätzlich zu berücksichtigen. Die Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung (BITV) (siehe dazu auch Kapitel 3.6) enthält die Anlage BITV (zu den 3 und 4 Abs. 1) mit Richtlinien zur barrierefreien Darstellung von Webinhalten. Bei der Bereitstellung einer Suchmaschine für Wissensmanagement in Kommunen sind Funktionalitäten zur Gewährleistung von Barrierefreiheit zu integrieren (siehe Kapitel 4.1.4), insbesondere wenn die Öffentlichkeit beteiligt ist. 3.6 Gesetzliche Vorgaben Der Einsatz einer Suchmaschine für Wissensmanagement in Kommunen bedarf u. a. der Berücksichtigung folgender Regelungen: 8 Zu beachten sind gesetzliche Vorgaben zur Gewährleistung einer barrierefreien Software, so das Gesetz zur Gleichstellung behinderter Menschen (BGG) sowie die Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung (BITV). 9 In den meisten Bundesländern liegen analog Landesgleichstellungsgesetze vor, die auch den Aspekt der Informationstechnik (u. a. Webseitengestaltung) behandeln. 10 Inwieweit die einzelnen Gesetze auch für Kommunen und Kreise gelten, wird in den Bundesländern unterschiedlich geregelt. Da die von einer Suchmaschine gefundenen Informationen personenbezogene Daten enthalten können, sind gesetzliche Vorgaben des Datenschutzes zu beachten. Diese sind u. a. im Bundesdatenschutzgesetz, dem Gesetz über den Datenschutz bei Telediensten, der Telekommunikations-Datenschutzverordnung, in entsprechenden Landesdatenschutzgesetzen 11 sowie in weiteren Spezialgesetzen, wie z. B. der Sozialgesetzgebung, normiert. Weiterhin sind ggf. gesetzlichen Verpflichtungen zur Informationsbereitstellung aus Bundes- und Landesgesetzen sowie EU-Richtlinien zu beachten, die in den Ländern und im Bund oft unterschiedlich umgesetzt sind (siehe auch Kapitel 3.3 und 3.4). 8 Diese Auflistung ist Änderungen vorbehalten und nicht als abschließend zu betrachten (gültig bei Redaktionsschluss Februar 2006). 9 Literaturtipp: Hellbusch Beispiel: Freistaat Bayern: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung, Integration und Teilhabe von Menschen mit Behinderung (BayBGG). 11 Beispiel: Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG). 28 von 78

29 4 SPEZIFIKATION VON SUCHMASCHINEN FÜR WISSENSMANAGEMENT IN KOMMUNEN 4 Spezifikation von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Im Folgenden werden technisch-funktionale sowie organisatorische Anforderungen an Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen spezifiziert (siehe Kapitel 4.1 sowie 4.2). Diese sind als Mindestanforderungen aus kommunaler Sicht formuliert. In Anhang 2 Allgemeine Anforderungen an Software nach ISO/IEC 9126 und DIN EN ISO 9241 und Anhang 3 Organisatorische Anforderungen zur Einführung und zum Betrieb von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen werden weitere relevante Anforderungen erläutert. Die tatsächliche Umsetzung der genannten Anforderungen in konkreten Lösungen zu Suchmaschinen ist in Praxistests zu zeigen. 4.1 Technisch-funktionale Anforderungen Die technisch-funktionalen Anforderungen an Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen werden anhand folgender wesentlicher Elemente näher erläutert (siehe Abbildung 5): 12 Suchorte Freigaben Index Suchen und Finden Darstellung Abbildung 5: Technisch-funktionale Elemente von Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen Suchorte inkl. Freigaben Suchmaschinen für Wissensmanagement in Kommunen führen die Suche nach Dokumenten und Informationen in einem festgelegten Datenbestand wie Domänen, Datenbanken, File-Systemen durch. Den Nutzern der Suchmaschine werden Rollen zu- 12 Allgemeine Anforderungen an Software sind in Anhang 2 zusammengefasst. Die in Kapitel 4.1 ausgeführten Anforderungen legen den Schwerpunkt ausschließlich auf Suchmaschinen. 29 von 78