Capitol WEG-Verwaltung

Transkript

1 v.2016_ _01 Capitol WEG-Verwaltung Professionelles Immobilienmanagement für WEG-Verwalter 1

2 Module / Funktionen Mietmanagement Zuordnung Mieter Interessenten Abnahme Kaution Rechtsfälle Titelverwaltung Übergabe Projektverwaltung Objektmanagement Begehungen Instandhaltung Gewährleistung Kundendienst Rechtsfälle Schlüsselverwaltung Störmeldung Versicherung Zählerverwaltung Stammdaten Bilder Dokumente Einheit Objekt Person Raum Capitol WEG-Verwaltung Finanzbuchhaltung Auswertung Buchung / Buchungsperiode Konto / Kontoauszug Kostenstellen OP-Liste Sollstellung Stapelbuchung WEG Beschluss-Sammllung Betriebskostenabrechnung WEG-Abrechnung Büro Arbeitszeiten Telefonverwaltung Kaufmann Rechnung Verbindlichkeiten Verwaltervergütung 2

3 Adressverwaltung aller Personen Eigentümer Mieter/Vermieter Nutzer Pächter/Verpächter Interessent Kunde Lieferant Vertreter Bewerber Behörde Investor Erbbaurechtsnehmer/Erbbaurechtsausgeber Lastennehmer/Lastengeber Frei definierbare Personengruppen Es werden alle Personen eingegeben und verwaltet. Import und Export zu Excel und Outlook. 3

4 Personen Die eingetragen Personen können selektiert und gefiltert werden, z.b. alle Interessenten der Postleitzahl Man erhält alle Daten zu dieser Person: Verträge Dokumente Bilder Termine / Aktivitäten s Zahlungen Projekte 4

5 Objekt- und Einheitenverwaltung bebaute/unbebaute Grundstücke Gebäude in gewerblicher Nutzung denkmalgeschützte Bauten Hotelanlage Jugendwohnheime Kirchen- und Klosteranlagen Firmengebäude Einkaufszentren Verkehrsbetriebe Straßen und Wege Wald- und Wiesengrundstücke Objekt und Einheit sind abstrakte Begriffe, um Abhängigkeiten darzustellen. Objekt kann sein ein großes Grundstück das angepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird. Ein Objekt kann sein ein Mehrfamilienhaus, die Einheiten sind dann die Wohnungen. Ein Objekt kann sein ein Wohnheim, die Einheiten sind dann die Zimmer. 5

6 Objekte Zu jedem Objekt sind alle Daten verfügbar: Einheiten Flächen Eigentümer Verträge Dokumente Termine s Zahlungen Bilder 6

7 Grundstücksdaten 7

8 Einheiten / Teilflächen Zu jeder Einheit sind alle Daten verfügbar: Flächen Eigentümer Verträge Dokumente Termine s Zahlungen Bilder 8

9 Rechteverwaltung 9

10 Offenes System 10

11 Verbindlichkeiten In diesem Modul werden die Eingangsrechnungen verwaltet und gebucht. Übersicht über Verbindlichkeiten Status nach Fälligkeit Hinterlegung von eingescannten Rechnungen Buchungen auf Kostenstellen, Kostenträger und Haushaltsstellen Berücksichtigung von Skonto 11

12 Rechnung Erstellung von Rechnungen in Verbindung mit dem Artikelmodul. Ebenfalls können Rechnungen aus Sollstellungen generiert werden. 12

13 Schnittstelle Google Earth 13

14 Raumbuch Das Raumbuch verwaltet zugeordnet dem Gebäude oder einer Einheit deren Raumdaten, Bauteile und Medienausstattungen. 14

15 Bilder In der Bilderverwaltung sind alle Bilder erfasst und Objekte und Einheiten zugeordnet. Vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können eingelesen werden. 15

16 Begehungen Eine Protokollierung von Besichtigungen ermöglicht das Begehungsmodul. ToDo-Listen für Hausmeister können erstellt werden. 16

17 Übergabe Protokollierung der Übergabe Ermöglicht das Übergabemodul. Generierung von Übergabeprotokollen 17

18 Instandhaltungen Die Aufwendungen werden mit der Einheit und dem Objekt verknüpft. Man erhält einen Überblick über alle gemachten Instandhaltungen. Man kann auch Instandhaltungen für die Zukunft anlegen, um einen Investitionsplan zu erhalten. 18

19 Projektverwaltung 19

20 Störungsmanagement! 20

21 Wartung/Kundendienst 21

22 Schlüsselverwaltung Um eine Übersicht der ausgegebenen Schlüssel zu gewährleisten, werden diese hier eingetragen. Verknüpft damit wird das Objekt, die Einheit und die Person. 22

23 Zählerverwaltung Die Zählerverwaltung stellt Grundlage für die Zählerstände, wobei auch Austauschintervalle und Eichfristen eingepflegt sind. 23

24 Verwaltervergütung Berechnung der Verwaltervergütung nach: Zeit Einheit Bruttomiete Fläche 24

25 Kaution Hier werden die Kautionen der Mieter verwaltet. Eintragung von Teilzahlungen möglich Automatische Sollstellung der Kautionen 25

26 Rechtsfälle Wo sind denn die Unterlagen?? Behalten Sie den Überblick über die Rechtsakten und deren Stand. 26

27 Versicherungen Alle Arten von Versicherungen und deren Verträge, abgeschlossen für Personen oder Objekten, sind hier abgelegt. Vermeiden Sie Doppelversicherungen und übersehen Sie keinen Kündigungstermin. 27

28 Zuordnungen Miet- oder Pachtrechte Geh- und Fahrtrechte landwirtschaftliches Nutzungsrecht Überbaurechte Anpachtungskosten Nebenkosten Garagen- oder Stellplatzgebühren Sondernutzungsgebühren Rechte Erbbauverträge Wartungsverträge Reinigungsverträge Dienstbarkeiten Abtretungen Ausgaben wie Stromverträge Hausmeisterverträge Die Zuordnungen sind die rechtlichen Beziehungen unter den Vertragspartner. Sie werden mit Datum tagesgenau erfasst und weiterverrechnet. 28

29 Zuordnungsmodul Bei Mieteinnahmen werden die Ertragskonten mit den Beträgen angezeigt. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kostenbzw. Haushaltsstelle verknüpft werden. 29

30 Terminverwaltung Anlegen individueller Termine mit auswählbarer Zuteilung von Prioritätsstufen. Erinnerungsfunktion IMPORT und EXPORT zu OUTLOOK. Automatisches Versenden von an den Sachbearbeiter. 30

31 Terminverwaltung Outlook 31

32 Dokumente Vollständiges Dokumentenmanagementsystem mit automatischem Import und Zuweisung zum Objekt, Einheit, Person usw. Serienbriefe werden erstellt mit Platzhaltern aus der Datenbank, oder aus definierten Vorlagen. 32

33 Beschluss-Sammlung Hinterlegung jeglicher Beschlüsse. Drucken der Beschlüsse als Datenblatt oder Liste 33

34 BK-Abrechnung Eine rechtssichere Abrechnung die auch die Fälle abdeckt, die sonst manuelle gerechnet werden mussten. Viele Schnittstellen und einfache Handhabung erleichtern das Vorgehen. 34

35 WEG-Abrechnung Rechtssichere Abrechnung nach aktuellem BGH- Urteil zur Darstellung der Instandhaltungsrücklage. Zusätzlich kann dem WEG - Eigentümer auch eine Abrechnung für dessen Mieter zur Verfügung gestellt werden, die nur die umlegbaren Kosten ausweist. Das Programm bietet eine hohe Vielseitigkeit in der Anwendung, sie deckt nahezu jeden Sonderfall innerhalb der Abrechnung ab. 35

36 Weitere Informationen unter: Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str. 5 D Rosenheim Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)