Reporting Audit Leitfaden. zum Kursvermarktungsvertrag. für Vendoren / Revendoren. der Boerse Stuttgart GmbH. der. - Version 6.0 -

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1 Reporting Audit Leitfaden zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren der Boerse Stuttgart GmbH - Version der Boerse Stuttgart GmbH Börsenstraße Stuttgart nachfolgend als Boerse Stuttgart bezeichnet 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 1 von 22

2 Dokumenteninformationen Informationsklassifizierung öffentlich Referenzdokumente Dokumententitel Version Datum Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Allgemeine Bestimmungen Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Besondere Bestimmungen Tickerlaufband / elektronische Anzeigetafeln Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Besondere Bestimmungen Non-Display Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Besondere Bestimmungen OTC-Daten Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Besondere Bestimmungen Index-Daten Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Besondere Bestimmungen Wertpapierstammdaten Reporting-Leitfaden.doc Seite 2 von 22

3 Inhaltsverzeichnis 1. Zielsetzung des elektronischen Reportings Definitionen Formen des Reportings Allgemein Vorlagen des Reportings Grundsätzlicher Aufbau Flat Reporting Subscriber-Based-Reporting Rückwirkende Korrekturen Modalitäten Ansprechpartner beim Vertragspartner Kontrolle der Anzahl der User-IDs Fristen für das Reporting Fehlerbehandlung Audit Einleitung Definitionen Zielsetzung eines Audits Audit-Richtlinien Unterstützung durch den Vertragspartner Häufigkeit von Audits Zeitlicher Rahmen eines Audits Kosten eines Audits Geheimhaltung Ablauf eines Audits Vorbereitung Relevante Unterlagen Durchführung Audit-Ergebnisse und -Reports Abschluss-Sitzung Vorläufiger Audit-Report Endgültiger Audit-Report Audit-Settlement Kontaktadressen Reporting-Leitfaden.doc Seite 3 von 22

4 1. Zielsetzung des elektronischen Reportings Vertragspartner der Boerse beziehen auf der Grundlage des mit der Boerse abgeschlossenen Kursvermarktungsvertrags für Vendoren / Revendoren lizenzierte Informationen. Soweit es sich um Informationen handelt, die nach der aktuell gültigen Preisliste Datennutzung kostenfrei sind, sind die Vertragspartner nicht zum elektronischen Reporting verpflichtet. Der Teil I Reporting des Reporting-Audit Leitfadens findet in diesem Fall keine Anwendung. In allen anderen Fällen, muss der Vertragspartner am elektronischen Reporting teilnehmen. In diesem Fall schreibt der Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren vor, dass bestimmte Dateien elektronische Reports monatlich an die Boerse gesendet werden. Damit erfährt die Boerse Art und Umfang der Weiterverteilung von kostenpflichtigen Informationen an externe und interne Anwender bzw. Subscriber. Das elektronische Verfahren wurde für alle Vertragspartner eingeführt, um: den Administrationsaufwand beider Seiten zu vermindern; eine zeitnahe Abrechnung der variablen Vergütung zu ermöglichen und die Weiterverteilung der Informationen an interne und/oder externe Anwender bzw. Subscriber verbindlich festzuhalten. Der vorliegende Leitfaden regelt: welche Formen des elektronischen Reportings vorgesehen sind; welche davon für die jeweilige Art der Weiterverteilung erforderlich sind; welche Möglichkeiten der elektronischen Übermittlung der Reports vorgesehen sind; welche konkreten Inhalte in einem Report enthalten sein müssen und wie diese in der Datei anzuordnen sind, damit der Report automatisch verarbeitet werden kann. Alle im Leitfaden verwendeten Fallbeispiele werden durch im Internet unter https//: abrufbare Beispiel-Dateien ergänzt. Sollte der Vertragspartner bei der Umsetzung des elektronischen Reportings Unterstützung benötigen oder Fragen zu diesem Leitfaden haben, kann er sich jederzeit mit der Boerse in Verbindung setzen. Die zuständigen Ansprechpartner sind am Ende dieses Leitfadens genannt. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 4 von 22

5 2. Definitionen Flat Reporting Verfahren des elektronischen Reportings, bei dem der Vertragspartner meldet, welche Produkte in welcher Anzahl für die Nutzung freigeschaltet sind. Hier ist nur beim Produkt Stammdaten die Angabe der Lokation notwendig. Produkt-Code Eindeutige Zeichenfolge, die von der Boerse vorgegeben wird und die der Preisliste Datennutzung sowie dem Bestellformular zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren zu entnehmen ist. Sowohl im Flat-Reporting als auch im Subscriber-Based-Reporting werden Produkt-Codes verwendet, um die Informationsnutzung zu qualifizieren. Jeder Produkt-Code identifiziert eindeutig: Sequence-Number Alle Reportings werden bei der Erstellung vom Vertragspartner durchnummeriert. Sollte der Vertragspartner an unterschiedlichen Reportingformen teilnehmen, werden die Nummern getrennt vergeben, d. h. die jeweils ersten Reports erhalten beide die Sequence-Number 1. Subscriber Vertragspartner eines Vendors, Revendors oder der Boerse, der Informationen zur internen Nutzung bezieht. Ein Subscriber kann mehrere Lokationen haben. Subscriber-Based-Reporting Verfahren des elektronischen Reportings, bei dem der Vertragspartner meldet, an welchen Lokationen, welche Informationen, in welcher Anzahl für die Nutzung freigeschaltet sind. Subscriber-Code Eindeutige Zeichenfolge, die vom Vertragspartner festgelegt wird. Der Subscriber-Code identifiziert die Lokation eines Vertragspartners oder eines Subscribers, an der Informationen genutzt werden. Ein Subscriber kann mehrere Lokationen haben. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 5 von 22

6 Vendor-Code / Revendor-Code Bei jedem Reporting werden Vendor-Codes bzw. Revendor-Codes (im Folgenden nur: Vendor- Code) verwendet. Damit wird der Vertragspartner identifiziert, der den betreffenden Report erstellt hat. Vertragspartner, die noch keinen Vendor-Code haben, setzen sich bitte mit der Boerse in Verbindung und bekommen dann einen eindeutigen Vendor-Code zur Kennzeichnung ihrer elektronischen Reports zugeteilt. Vendor-Codes werden nur in Ausnahmefällen geändert. Die Boerse nimmt in diesem Fall rechtzeitig Kontakt zu dem Vertragspartner auf, damit ihm ausreichend Zeit verbleibt, seine Systeme entsprechend anzupassen. Im Übrigen gelten die Definitionen in 2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 6 von 22

7 3. Formen des Reportings 3.1. Allgemein Grundsätzlich wird zwischen den folgenden zwei Formen des Reportings unterschieden: Flat Reporting (FR-Reporting) ist ein Verfahren, bei dem monatlich gemeldet wird: wie viele User-IDs insgesamt im Laufe des abgelaufenen Monats für ein Informationsprodukt freigeschaltet waren und/oder wie viele Pageimpressions innerhalb eines Monats auf einer bestimmten URL erfolgten. Hierbei ist immer die Homepage des Anbieters anzugeben und /oder von welchem Subscriber das Produkt Stammdaten genutzt wurde. Subscriber-Based-Reporting (SB-Reporting) Besteht aus zwei Teilen SB1 und SB1 und ist ein Verfahren bei dem monatlich gemeldet wird: in SB1, mit Zuteilung eines eindeutigen Subscriber-Codes, welche Lokationen des Vertrags-partners oder dessen Subscriber an denen ein Informationsprodukt genutzt wurde vorhanden sind; in SB2, unter Verwendung des eindeutigen Subscriber-Codes, wie viele User-IDs des Vertrags-partners oder dessen Subscriber für ein Informationsprodukt freigeschaltet waren. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 7 von 22

8 3.2. Vorlagen des Reportings Die folgenden Vorlagen des Reportings stehen im Internet unter oder können auf Anfrage von der Boerse bezogen werden: FR-Reporting.csv SB1-Reporting.csv SB2-Reporting.csv 3.3. Grundsätzlicher Aufbau Flat Reporting Anwendung: B2C: Kursdaten/Kennzahlen Boerse Stuttgart, flat; pull; Sonstige Portale, Produkt-Code: SB2CARDSPLL B2C: Kursdaten/Kennzahlen Boerse Stuttgart; flat;push/pull; Finanzportal, Produkt-Code: SB2CARDPSHLL B2C: Kursdaten/Kennzahlen Boerse Stuttgart; flat; push/pull; Nutzer, Produkt-Code: SB2CARDFSHLL B2B und B2C: Stammdaten Boerse Stuttgart; Optionsscheine, Knock-out-Produkte, Exotische Produkte, Anlagezertifikate, Aktienanleihen, Fonds sowie Index Daten, Produkt-Code: SMDCW. B2B und B2C: Individual-Produkt, Produkt-Code SB2BS oder SB2CS Bei ausschließlicher Nutzung der Stammdaten zu Index Daten ist kein Reporting erforderlich. Treffen die Voraussetzungen für das Flat Reporting B2C zu, dann ist der Vertragspartner verpflichtet, die Anzahl der Anwender (bzw. die Anzahl der Pageimpressions jedes Portals mit den jeweiligen URL s ) pro Monat unterteilt nach Produkt-Codes festzuhalten. Die Angaben müssen jeweils nach Ablauf eines Monats innerhalb der Reporting-Frist gemäß 15 Abs. 3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren in einem Flat Reporting B2C an die Boerse übermittelt werden. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 8 von 22

9 Format / Inhalt: Wichtig: Generell bietet die Boerse keine pro rata Abrechnungsmöglichkeit. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 9 von 22

10 Subscriber-Based-Reporting Anwendung: B2B: Kursdaten/Kennzahlen Boerse Stuttgart; realtime; flat; pull; Produkt-Code: SB2BARDFLL B2B: Kursdaten/Kennzahlen Boerse Stuttgart; realtime; flat; push; Produkt-Code: SB2BARDFSH Das Subscriber-Based-Reporting besteht aus 2 Teilen. Treffen die Voraussetzungen für Subscriber-Based-Reporting zu, dann sind vom Vertragspartner zunächst die Namen der Subscriber und die Anschriften der Lokationen zu melden. Jeder Lokation wird dabei durch den Vertragspartner eine eindeutige Zeichenfolge zugeordnet, der so genannte Subscriber-Code (siehe Teil 1), anschließend die Anzahl der User-IDs, von denen die Informationen genutzt werden (siehe Teil 2). Sollten sich bei den Subscribern bzw. Lokationen keine Änderungen ergeben ist zukünftig nur der Teil 2 zu melden. Bei jeder Änderung oder Ergänzung der Adressdaten einer Lokation ist der komplette Teil 1 mit allen zum aktuellen Zeitpunkt vorhandenen Subscribern zu melden. Im Einzelnen muss der Vertragspartner folgende Veränderungen in einem Subscriber-Based- Report melden: SB1: Neuer Subscriber Beim erstmaligen Freischalten lizenzierter Informationen für einen neuen Subscriber oder eine neue Lokation des bestehenden Subscribers meldet der Vertragspartner einen eindeutigen Subscriber-Code, den er für die Lokation neu vergeben hat, sowie die zugehörigen Adressdaten. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 10 von 22

11 Format/Inhalt SB1: SB2: Ein Subscriber Based Report enthält sowohl den Anfangsbestand der User-IDs pro Subscriber und Lokation (entspricht dem Endbestand des letzten Reports), die Änderungen seit dem letzten Report (Adds und Deletes) sowie den sich daraus ergebenden Endbestand (=tatsächlicher Bestand des Monats). Wichtig: Zugänge innerhalb des Monats werden so behandelt als wären diese zum Ersten des Monats zugegangen, Abgänge innerhalb des Monats werden so behandelt als wären diese den gesamten Monat vorhanden gewesen. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 11 von 22

12 Format/Inhalt SB2: Rückwirkende Korrekturen Bei allen Formen des Reportings ist es erlaubt im Rahmen von 15 Abs. 3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren rückwirkende Korrekturen für bereits abgelaufene Monate vorzunehmen die im Einzelnen mit dem Kursvermarktungsteam der Boerse abzustimmen sind. 4. Modalitäten Ist der Vertragspartner gemäß der Regelung dieses Reporting Leitfadens und der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren zur Teilnahme am elektronischen Reporting verpflichtet, dann sind die Reports in Comma-Separated-Values- Format direkt an die -Adresse: mailinfo@boerse-stuttgart.de zu senden. Als Absender muss immer die Adresse verwendet werden, die unter Reporting im Bestellformular angegeben wurde. Im Einzelnen gelten folgende Regelungen: 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 12 von 22

13 4.1. Ansprechpartner beim Vertragspartner Für den direkten Kontakt zwischen der Boerse und dem Vertragspartner ist im Bestellformular zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren ein Ansprechpartner anzugeben, der beim Vertragspartner für die Durchführung des elektronischen Reportings verantwortlich ist. Die Boerse wendet sich dann zukünftig in allen Fragen des elektronischen Reportings entweder persönlich oder per an diesen Ansprechpartner Kontrolle der Anzahl der User-IDs Die korrekte Administration der beim Vertragspartner und seinen Subscribern freigeschalteten User-IDs ist Voraussetzung für ein vertragsgemäßes Reporting. Der Vertragspartner ist deshalb zur Einführung und Unterhaltung eines zuverlässigen Entitlement-Systems zur Erfassung aller freigeschalteten User-IDs verpflichtet, soweit die betreffenden Informationen nur innerhalb Geschlossener Anwendergruppen weiterverteilt werden dürfen. Sofern aus technischen Gründen kein lückenloses Entitlement-System zur Erfassung und Verwaltung der bei den Subscribern freigeschalteten User-IDs möglich ist, muss sich der Vertragspartner von den betreffenden Subscribern monatlich zumindest die Anzahl der für die Informationen freigeschalteten User-IDs durch ein Honesty Statement bestätigen lassen, dessen Richtigkeit vom Vertragspartner durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen ist Fristen für das Reporting Wenn der Vertragspartner seine Reports für den abgelaufenen Kalendermonat gemäß 15 Abs. 3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren innerhalb der Reporting-Frist an die Boerse sendet, erhält er in der Regel innerhalb einiger Tage eine auf das Reporting basierende Rechnung. Wenn das der Fall ist, dann hat der Vertragspartner damit seiner Reporting-Verpflichtung entsprochen und sichergestellt, dass der Boerse alle Daten vorliegen, die für die Berechnung der variablen Vergütungen benötigt werden. Der Vertragspartner hat zu beachten, dass trotzdem alle für das Reporting maßgeblichen Unterlagen gemäß 15 Abs. 6 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren aufzubewahren sind. Sollten bei der Verarbeitung des Reports Fehler auftreten, die nicht von der Boerse zu vertreten sind, erhält der Vertragspartner innerhalb einiger Tage ein Fehlerprotokoll. Anhand dessen kann er 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 13 von 22

14 das Reporting überprüfen. Wie in 15 Abs. 3. der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren ist in diesem Fall die Reporting-Verpflichtung nicht erfüllt, so dass die Reporting-Frist weiter läuft oder bereits überschritten sein kann Fehlerbehandlung Ein elektronischer Report entspricht nicht den Vorgaben dieses Leitfadens wenn: er formal falsch aufgebaut oder unvollständig ist; er ungültige Produkt-Codes enthält; Abweichungen bei der Überprüfung der Kontrollsummen auftreten oder sonstige Unregelmäßigkeiten erkannt werden, die eine reguläre Verarbeitung nicht zulassen. Der Vertragspartner erhält eine Rückmeldung per , welche die betreffenden Fehlersituationen beschreibt. Anhand dieser Rückmeldung kann der Vertragspartner die Ursachen für die fehlerhaften Angaben identifizieren, eine Korrektur seiner Systeme oder Daten vornehmen und den Report in korrigierter Fassung erneut an die Boerse übermitteln. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 14 von 22

15 5. Audit 5.1. Einleitung Der Reporting-Audit Leitfaden ist Bestandteil des Kursvermarktungsvertrags für Vendoren / Revendoren und damit für alle Vertragspartner der Boerse verbindlich. Mit der Unterzeichung des Kursvermarktungsvertrags für Vendoren / Revendoren stimmen die Vertragspartner stichprobenartigen Überprüfungen ihrer Reporting- und Abrechnungsunterlagen zu. Die Durchführung erfolgt durch ein Audit-Team, das sich aus Mitarbeitern der Boerse und/oder beauftragten Prüfern zusammensetzt. Die Vertragspartner verpflichten sich gleichzeitig, ihre jeweiligen Subscriber/Anwender welche Realtime-Informationen empfangen und/oder nutzen und gegebenenfalls auch ihre externen Dienstleister über die Durchführung der Audits zu informieren und diese auf ihre Mitwirkungspflicht bei Audits hinzuweisen. Dieser Reporting-Audit Leitfaden informiert über Richtlinien, Ablauf und Abschluss eines Audits Definitionen Audit Überprüfung der Vertragspartner hinsichtlich der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Pflichten. Audit-Team Mit Audit beauftragte Gruppe, die aus Mitarbeitern der Boerse und/oder von der Boerse beauftragten Prüfern besteht. Entitlement Freischaltung von User-IDs für Informationsprodukte innerhalb einer Geschlossenen Anwendergruppe. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 15 von 22

16 Honesty Statement Verbindliche schriftliche oder elektronische Erklärung eines Subscribers an den Vertragspartner der Boerse. Diese Mitteilung enthält die Anzahl der in einer Geschlossenen Anwendergruppe freigeschalteten User IDs pro Informationsprodukt. Permissioning Genehmigungsverfahren des Vertragspartners, durch das den Subscribern der Zugriff auf die Informationen gemäß den Regelungen des Kursvermarktungsvertrags für Vendoren / Revendoren eröffnet wird. Im Übrigen gelten die Definitionen in 2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren Zielsetzung eines Audits Bei einem Audit wird die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen und Normen kontrolliert. Ziel ist es, ein korrektes und effizientes Reporting zu gewährleisten, mögliche Fehlerquellen zu identifizieren sowie eventuell auftretende Fehler zu beheben. Geprüft werden: das Produktspektrum; die Zusammenarbeit der Vertragspartner und der Boerse; Verfahren zur Zulassung bzw. zur Feststellung der Zugangsberechtigung und der Verteilung von Informationen entsprechend dem Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren; (Permissioning/Entitlement); das Reportingverfahren ( Honesty Statement/Permissioning-Protokolle; und/oder die Weiterverteilung an weitere Revendoren. Alle Systeme und Abteilungen, die in technische oder administrative Durchführung der Informationsnutzung und weiterverteilung nach dem Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren eingebunden sind, werden nach der Überprüfung im Rahmen des Audits analysiert und bewertet. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 16 von 22

17 In der Regel findet ein Audit beim Vertragspartner der Boerse statt. Die Prüfung kann jedoch auf Lokationen des externen Dienstleisters und/oder Anwenders/Subscribers, an den der Vertragspartner Realtime-Informationen liefert, ausgeweitet werden Audit-Richtlinien Unterstützung durch den Vertragspartner Durch Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren sind die Vertragspartner der Boerse zur Unterstützung und Kooperation verpflichtet. Demnach ist dem Audit-Team Zugang zu internen Datenerhebungssystemen und allen notwendigen Unterlagen zu gewähren. Dazu zählen beispielsweise auch die Permissioning-Informationen / Entitlement-Protokolle in elektronischer Form sowie die vorhandenen Honesty Statements. Ferner hat sich der Vertragspartner mit der Unterzeichnung des Kursvermarktungsvertrags für Vendoren / Revendoren dazu verpflichtet, dem Audit-Team Zugang zu allen relevanten Unterlagen und technischen Einrichtungen seiner externen Dienstleister und Subscriber/Anwender welche Realtime- Informationen empfangen und /oder nutzen zu verschaffen Häufigkeit von Audits Ein Audit wird in unregelmäßigen Abständen durchgeführt. Die Notwendigkeit eines Audits liegt im Ermessen der Boerse unter Berücksichtigung der berechtigten Belange des Vertragspartners. Gründe für ein Audit sind z. B. Allgemeine Überprüfung des Reportings, Unstimmigkeiten im Reporting, verspätete oder unvollständige Reports sowie eine wesentliche Verschlechterung der Vermögenssituation des Vertragspartners Zeitlicher Rahmen eines Audits Die Ankündigungsfrist für ein Audit beträgt in der Regel 30 Tage. Der Vertragspartner kann innerhalb von 15 Kalendertagen nach Ankündigung den Audit-Zeitpunkt unter Angabe eines begründe- 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 17 von 22

18 ten Anlasses ablehnen. Eine Audit-Verschiebung ist maximal zweimal möglich. Der dritte, von der Boerse angekündigte Termin muss vom Vertragspartner akzeptiert werden. Lehnt der Vertragspartner den angekündigten Audit-Termin erst nach Ablauf von 15 Kalendertagen ab, muss er der Boerse die daraus resultierenden Kosten vollständig erstatten. Die Boerse behält sich vor, später weitere Ansprüche gemäß dem Kursvermarktungsvertrag geltend zu machen. Damit bleibt der Vertragspartner trotz der Erstattung in der Verpflichtung gegenüber der Boerse. Aus begründetem Anlass kann die Boerse die Ankündigungsfrist verkürzen und/oder eine Ablehnung des Audit-Zeitpunktes durch den Vertragspartner zurückweisen Kosten eines Audits Die Kosten eines Audits übernimmt in der Regel die Boerse. Bei nicht vertragsgemäßem Reporting ist der Vertragspartner der Boerse entgegen Satz 1 verpflichtet, die Kosten des Audits (Reise- und Aufenthaltskosten sowie Spesen und Honorar der Prüfer) zu tragen. Ergibt ein Audit, dass die Differenz zwischen dem für den geprüften Zeitraum zu zahlenden Betrag und dem Betrag, der aufgrund der Reporting-Unterlagen berechnet wurde, mehr als 10 Prozent beträgt, gehen alle Kosten des Audits zu Lasten des Vertragspartners. Der Vertragspartner hat ferner eventuelle Zusatzkosten zu tragen, die der Boerse im Rahmen eines Audits dadurch entstehen, dass der Vertragspartner seinen Mitwirkungspflichten nicht ordnungsgemäß nachkommt und beispielsweise für das Audit nicht die in Punkt und Punkt geregelten Vorbereitungen getroffen hat oder die Zurverfügungstellung weiterer vom Audit-Team erbetener Unterlagen verzögert Geheimhaltung Alle im Verlauf eines Audits geprüften Bücher, Unterlagen, Systeme sowie alle für das Audit benötigten Arbeitsmaterialien werden von den Prüfern und/oder den von ihnen beauftragten Vertretern vertraulich behandelt. Die Boerse sichert zu, dass die von ihr beauftragten Prüfer jeweils in schriftlicher Form den gleichen Verschwiegenheitsverpflichtungen unterliegen, zu denen die Boerse selbst gegenüber ihren Vertragspartnern verpflichtet ist. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 18 von 22

19 5.3. Ablauf eines Audits Vorbereitung Hat die Boerse bei dem Vertragspartner ein Audit angemeldet, sind folgende Vorbereitungen zu treffen: Der Vertragspartner hat mindestens einen für alle Belange des Audits kompetenten Mitarbeiter für den gesamten Audit-Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Dieser Mitarbeiter muss zu den jeweils üblichen Bürozeiten für die Prüfer zur Verfügung stehen. Bereitstellung aller für den zu untersuchenden Zeitraum relevanten Unterlagen zum Beginn des Audits. Bereitstellung ausreichender logistischer Ressourcen (Räumlichkeiten, Mitarbeiter, Unterlagen, Equipment). Herstellung des Kontakts zu Audit-relevanten Mitarbeitern des zu prüfenden Vertragspartners. Damit sollen unterschiedliche Interpretationen des Kursvermarktungsvertrags vor Ort analysiert, diskutiert und geklärt werden. Sicherstellung der Zugangsmöglichkeit zu allen vom Audit betroffenen Lokationen und Räumlichkeiten Relevante Unterlagen Zu den für ein Audit relevanten Unterlagen zählen insbesondere: Allgemein: Das Vertragswerk, das der Vertragspartner der Boerse in seinen Geschäftsbeziehungen zu seinen Kunden verwendet (Verträge mit Revendoren, Datennutzungsverträge, Formblätter wie Bestellformulare, Honesty Statements etc.) Beschreibung der technischen und administrativen Maßnahmen für die Erfüllung der Reporting-Verpflichtung gemäß 15 Abs. 1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag für Vendoren / Revendoren. Beschreibung der verwendeten Systeme zur Weiterverteilung der Informationen Der neueste Geschäftsbericht des Vertragspartners (soweit verfügbar). 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 19 von 22

20 Hinsichtlich Weiterverteilung von Informationen an Subscriber: Technische Spezifikation der verwendeten Entitlement-Systeme Unterlagen zum elektronischen Entitlement Datennutzungsverträge Honesty Statements. Hinsichtlich Weiterverteilung von Informationen an Revendoren und/oder Displaying Parties: Beschreibung der technischen und administrativen Maßnahmen bei Freischaltung und Sperrung von Informationsprodukten der Boerse Von der Boerse genehmigte Anträge Revendor-Antrag Verträge mit den Revendoren / Displaying Parties. Eine konstruktive und zügige Zusammenarbeit beider Vertragsparteien ermöglicht eine effiziente Planung und Durchführung des Audits. Dadurch können auf beiden Seiten Ressourcen gespart werden Durchführung Das Audit-Team bemüht sich während eines Audits alle Anfragen der Mitarbeiter des zu prüfenden Vertragspartners vor Ort zu beantworten. Offen gebliebene Fragen werden spätestens anlässlich der Audit-Abschlussbesprechung geklärt. Die Überprüfungen von Lokationen der Subscriber für Realtime-Informationen dienen der Identifizierung und Lokalisierung von Fehlerquellen im Reporting. Gleiches gilt auch für Überprüfungen von Lokationen der externen Dienstleister, sofern diese in die Informationsverteilung und/oder das Reporting involviert sind. Der Besuch und die Prüfung der für das Audit ausgewählten Lokationen werden vorher durch das Audit-Team angekündigt. Bei der Auswahl der zu prüfenden Subscriber-Lokationen kann besonders das Ergebnis der Überprüfung der Honesty Statements maßgeblich sein. Auf Wunsch des Subscribers oder des externen Dienstleisters kann ein Prüfer die Überprüfung der Lokation und die Möglichkeit effektiver Kontrollen der Lokation schriftlich bestätigen. Der Prüfer ist jedoch weder dazu verpflichtet, noch muss er die Bestätigung eines anderen Prüfers akzeptieren. Beide Vertragsparteien sollten beachten, dass eine solche Bestätigung eine eng begrenzte Wirksamkeit besitzt und weder als offizielle noch als rechtsgültige Audit-Feststellung betrachtet werden kann. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 20 von 22

21 Erhält ein Subscriber von einem Prüfer die schriftliche Bestätigung, dass der Besuch seiner Lokation den Nachweis effektiver Kontrollen erbracht hat, kann er diese einem anderen Datenanbieter bei Ankündigung einer Prüfung der Lokation vorlegen Audit-Ergebnisse und -Reports Abschluss-Sitzung In einer Abschluss-Sitzung informiert das Audit-Team den Vertragspartner über die vorläufigen Ergebnisse und die noch zu klärenden Punkte und legt einen vorläufigen Audit-Report vor Vorläufiger Audit-Report Im vorläufigen Audit-Report hält der Prüfer seine Ergebnisse und Empfehlungen schriftlich fest. Der Vertragspartner muss hierzu innerhalb von 30 Kalendertagen Stellung nehmen. Äußert er sich nicht innerhalb dieser Frist, gelten die im vorläufigen Audit-Report niedergelegten Ergebnisse als anerkannt. Sie werden dem Endgültigen Audit-Report (siehe 4.3.) zugrunde gelegt. Bei späteren Einwänden gegen den vorläufigen Audit-Report ist der Vertragspartner in vollem Umfang beweispflichtig. Gibt der Vertragspartner eine Stellungnahme zu dem vorläufigen Audit-Report ab, wird die Boerse berechtigte Anmerkungen beim Audit-Settlement berücksichtigen und in den endgültigen Audit- Report einfließen lassen Endgültiger Audit-Report In der Regel soll der endgültige Audit-Report in einem Zeitrahmen von drei Monaten nach der Abschluss-Sitzung erstellt werden. Der Audit-Report muss die Stellungnahmen des geprüften Vertragspartners zu dem vorläufigen Audit-Report enthalten. Das Fehlen von Unterlagen, mit denen die im Rahmen des Reportings an die Boerse gelieferten Zahlen belegt werden können, wird ebenfalls im endgültigen Audit-Report vermerkt. Das Fehlen dieser Unterlagen weist nicht automatisch auf Reporting-Fehler hin. Es kann jedoch zu zusätzlichen Nachfragen, Validierungstests, Besuchen von Lokationen der Subscriber und/oder externen Dienstleister sowie zu weiteren Untersuchungen durch die Boerse führen. Soweit der Vertragspartner nicht innerhalb einer Frist von 30 Tagen ab Erhalt des endgültigen Audit- Reports konkrete Einwände erhebt, gelten die darin niedergelegten Ergebnisse des Audits 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 21 von 22

22 als anerkannt und werden dem Audit-Settlement zugrunde gelegt. Für spätere Einwände gegen den endgültigen Audit-Report ist der Vertragspartner in vollem Umfang beweispflichtig. Der geprüfte Vertragspartner sollte darüber hinaus unverzüglich auf den Audit-Report reagieren, indem er die erforderlichen Schritte zur internen Umsetzung der Audit-Ergebnisse vornimmt Audit-Settlement Die aus dem endgültigen Audit-Report gegebenenfalls hervorgehenden Korrekturen in den Reports und die damit verbundene Vergütungsnachforderung gelten für die Boerse als endgültiges Audit-Settlement. Diese für die Vertragspartner verbindliche Regelung bezieht sich auf den geprüften Zeitraum und die im Rahmen des Audits geprüften Lokationen. Bei signifikanten Diskrepanzen oder Vertragsverletzungen sollte auf alle daraufhin durchgeführten Änderungen (z. B. Audit-Zeitraum, geprüfte Lokation) hingewiesen werden. Weiterhin erfolgt ein Hinweis, wenn sich die Vertragspartei weigert, für das Audit relevante Dokumente bereitzustellen oder den Zugang zu prüfungsrelevanten Lokationen zu ermöglichen. In diesen Fällen kann die Boerse vorbehaltlich der sonstigen Rechte gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Kursvermarktungsvertrag ein Audit wiederholen oder ausweiten Kontaktadressen Wenn Sie weitere Fragen haben, die das elektronische Reporting oder den Kursvermarktungsvertrag betreffen, wenden Sie sich bitte an folgende Adresse: Das Team Informationsprodukte steht Ihnen bei Fragen börsentäglich in der Zeit zwischen 9:00 und 18:00 Uhr MEZ unter der Rufnummer: / -389 oder via unter mailinfo@boerse-stuttgart.de sehr gerne zur Verfügung. 09 Reporting-Leitfaden.doc Seite 22 von 22