Verteilte Unternehmensdaten zuverlässig über das Internet sichern: Anforderungen und Best Practices

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1 Verteilte Unternehmensdaten zuverlässig über das Internet sichern: Anforderungen und Best Practices Ein Whitepaper von Stefan Utzinger, NovaStor CEO (April 2011)

2 Inhaltsverzeichnis ÜBERSICHT... 2 EINFÜHRUNG: DIE HERAUSFORDERUNG, VERTEILTE DATEN ZU SICHERN... 3 BEST PRACTICES FÜR DIE SICHERUNG VON NIEDERLASSUNGEN UND MOBILEN ARBEITSPLÄTZEN... 4 HERAUSFORDERUNGEN & LÖSUNGEN: DREI ANWENDUNGSBEISPIELE... 8 Szenario 1 Sicherung von Desktop-Arbeitsplätzen... 8 Szenario 2 Sicherung von Unternehmenslaptops... 9 Szenario 3 Sicherung von Niederlassungen FAZIT Informations- und Planungszwecken. / 1 1

3 ÜBERSICHT Niederlassungen sowie mobile Arbeitsplätze des Unternehmens sind häufig unzureichend geschützt, obwohl sie unternehmenskritische Daten enthalten. Laut Gartner sind 38 % aller Geschäftsdaten ausschließlich auf Arbeitsplatzrechnern gespeichert und sonst nirgends. Doch gaben nur 35 % der befragten Unternehmen an, eine umfassende Lösung zur Datensicherung für Arbeitsplatzrechner implementiert zu haben. 1 Das folgende Whitepaper beschreibt einige der typischen Schwierigkeiten in Zusammenhang mit der Sicherung von Daten, die sich auf Laptops, Heimarbeitsplätzen und in Niederlassungen befinden. Wir werden bewährte Lösungen für die Herausforderungen darstellen, die sich bei der Sicherung verteilter Geschäftsdaten über eine Private oder Enterprise Cloud ergeben. Anhand beispielhafter IT-Szenarien werden alltägliche Schwierigkeiten beleuchtet und Strategien aufgezeigt, die erfolgreiche Lösungen bieten. In diesem Whitepaper erfahren Sie, welche Best Practices die Geschäftskontinuität einer kompletten Organisation mit einer verteilten IT-Infrastruktur gewährleisten, ohne großen Aufwand für das IT- Personal zu erzeugen. 1 Gartner 2010 Informations- und Planungszwecken. / 2 2

4 EINFÜHRUNG: DIE HERAUSFORDERUNG, VERTEILTE DATEN ZU SICHERN Heute verfügen Unternehmen häufig über Niederlassungen sowie Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, und/oder Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind. Die Daten, die von diesen Mitarbeitern erstellt werden, sind sehr spezifisch und für das Unternehmen von hohem Wert. Um diese Daten vor Verlust zu schützen, sind spezielle Strategien zur Datensicherung erforderlich, die sich von den Standardverfahren zur Datensicherung, die im Netzwerk der Unternehmenszentrale eingesetzt werden, unterscheiden. Die meisten Unternehmen verfügen über eine zuverlässige Lösung, was ihre Server-Infrastruktur angeht, übersehen jedoch, dass über ein Drittel ihrer kritischen Daten nicht von Arbeitsplatzrechnern auf Server übertragen und daher nicht gesichert wird. Wenn verteilte Daten mittels einer zentralen Lösung erfasst und an einem zentralen Ort gesichert werden sollen, reichen die resultierenden Probleme von der Software-Installation bis zur Implementierung und Überwachung von Unternehmensrichtlinien zur Datensicherung. Herausforderungen der Datensicherung per Private Cloud: - Auf sich gestellt, nutzen Außendienstmitarbeiter und Niederlassungen keine oder individuelle Lösungen zur Datensicherung. Dies kann die Datenverfügbarkeit gefährden und entspricht aller Wahrscheinlichkeit nach nicht den Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards - Um Daten vor Verlust durch einen lokalen Vorfall zu schützen, müssen die Daten von unterschiedlichen Standorten in der Unternehmenszentrale gesichert werden. - Daten, die über das Internet übertragen werden, müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. - Außendienstmitarbeiter dürfen für die Datenwiederherstellung nicht von der vor Ort Unterstützung durch die zentrale IT-Abteilung abhängig sein. - Große Datenmengen wie etwa vollständige Anwendungen sollten nicht über eine Internetverbindung wiederhergestellt werden. - Bandbreitenbeschränkungen können den Datentransfer beeinträchtigen. Wie die obige Aufzählung zeigt, stellt die Sicherung verteilter Daten über das Internet besondere Herausforderungen, die von typischen Netzwerk- oder Einzelplatzlösungen nicht erfüllt werden. Außendienstmitarbeiter sollen in die Lage versetzt werden, alle Probleme bezüglich der Datenverfügbarkeit selbst zu bewältigen, während zugleich zentrale IT-Administratoren befähigt werden, die Private Cloud zu verwalten, und wenn nötig per Fernzugriff einzelne Installationen zu verwalten. Informations- und Planungszwecken. / 3 3

5 Diese spezifischen Anforderungen lassen sich nicht mit Strategien und Lösungen bewältigen, die für die Sicherung einzelner Rechner oder lokaler Netzwerke entwickelt wurden. Die Sicherung verteilter Daten erfordert eine spezielle Herangehensweise. Anhand ihrer Erfahrung mit Online- Datensicherungen, Datensicherung als Dienst und Private-Cloud-Projekten haben IT-Spezialisten eine Reihe von Strategien entwickelt, die sich in der Praxis als erfolgreich erwiesen haben und daher als Best Practices empfohlen werden. BEST PRACTICES FÜR DIE SICHERUNG VON NIEDERLASSUNGEN UND MOBILEN ARBEITSPLÄTZEN Maßnahmen zur Datensicherung für mobile Arbeitsplätze und Niederlassungen zielen darauf ab, die Produktivität sicherzustellen, indem Daten und Anwendungen verfügbar gehalten und Geschäftsdaten im Rechenzentrum des Unternehmens gesichert werden. Gleichzeitig darf der Datensicherungsdienst der IT-Abteilung keinen hohen administrativen Aufwand bereiten. Zudem sollen sowohl Mitarbeiter aus der Unternehmenszentrale als auch Mitarbeiter an anderen Standorten Daten schnell und über eine leicht zu bedienende Benutzeroberfläche sichern und wiederherzustellen können. Um Daten verteilter Standorte zuverlässig zu sichern und die oben genannten Anforderungen zu erfüllen, wurden die folgenden Best Practices entwickelt. Lokales Image kombiniert mit externer Dateisicherung für höchste Datenverfügbarkeit Die Kombination von lokalem und online-backup senkt Risiken, erhöht die Datenverfügbarkeit und sichert die Geschäftskontinuität. Zu den Vorteilen zählen weiterhin folgende Aspekte. Die Sicherung verteilter Daten per Private Cloud im zentralen Rechenzentrum schützt wichtige Geschäftsdaten vor Verlust durch einen lokalen Notfall, und die Zentrale kann die Daten jederzeit wiederherstellen und abrufen. Cloud Backup über eine Online-Verbindung ist dem Versand von Speichermedien vorzuziehen, da bei letzterem größere Risiken bestehen, mehr Zeit erforderlich ist und höhere Kosten verursacht werden als beim Online-Datentransfer. Eine der größten Bedrohungen für die Geschäftskontinuität einer Organisation ist der Verlust kompletter Systeme oder Katastrophen vor Ort. Während Dateien daher im zentralen Rechenzentrum gesichert werden müssen, können große Datenmengen wie etwa Systemabbilder (Images) oder Applikationen lokal gespeichert werden. Lokale Desaster Recovery Images des kompletten Systems reduzieren die erforderliche Zeit für die Wiederherstellung eines Systems nach einem Totalausfall drastisch. Auf mobilen und entfernten Arbeitsplätzen liegen sowohl private als auch geschäftliche Daten. Die privaten Daten, häufig große Video- und Fotodateien, erfordern viel Speicherplatz. Im Idealfall werden diese Dateien automatisch von den Informations- und Planungszwecken. / 4 4

6 Datensicherungsmaßnahmen des Unternehmens ausgeschlossen. Erhalten Anwender die Möglichkeit, ihre privaten Daten selbst auf einem lokalen Speichergerät zu sichern anstatt im zentralen Rechenzentrum, verringert sich der Bedarf an Speicherplatz im Unternehmen. Lokale Installationen mit zentraler Verwaltung reduzieren Risiken und Kosten Jeder entfernte oder mobile Arbeitsplatz muss mit der Datensicherung ausgestattet sein, doch die Administration, Verwaltung und Kontrolle sollen durch die IT-Administratoren am Hauptsitz erfolgen. Ermöglicht die Datensicherung die Umsetzung sämtlicher Richtlinien von einem zentralen Standort aus, erübrigen sich kostenintensive Reisen der IT-Mitarbeiter zu den Niederlassungen, um das Problem vor Ort zu beheben. Gleichzeitig brauchen Außendienstmitarbeitern und Niederlassungen sich nicht um die Sicherung der Daten zu kümmern und können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Anforderungen an eine zentrale Verwaltung Status-Überblick und Verwaltung per Fernzugriff für alle verteilten Installationen von einer zentralen Konsole Erfolgskontrolle, Wiederholung misslungener Sicherungen und gegebenenfalls lokale Mitarbeiter kontaktieren Unternehmensrichtlinien wie zum Beispiel automatische Sicherungspläne implementieren, bestimmte Daten für lokale oder online-datensicherungen Backups auswählen bzw. Ausschluss bestimmter Daten Anlegen von Benutzern und Benutzergruppen, die die Bedeutung der jeweiligen Benutzerdaten für das Unternehmen widerspiegeln, z.b. häufigere Sicherungen von Daten, die von Managern erstellt werden, als derjenigen von Assistenten Zentrale Verteilung von Software-Updates Fernzugriff auf lokale Installationen, um etwaige Benutzerprobleme zu lösen, ohne sich zum entfernten Standort begeben zu müssen Informations- und Planungszwecken. / 5 5

7 Professionelle Client-Server-Architektur für Sicherheit, Skalierbarkeit und Effizienz Unternehmen sollten eine professionelle Backup-Lösung wählen, um die Datensicherung in einer Private Cloud oder Enterprise Cloud zu gewährleisten. Diese Lösungen sind als Client-Server- Architekturen konzipiert. Die Anforderungen an die Clients sind bereits oben angesprochen worden. Die Serverseite der Architektur beschreibt die Infrastruktur hinter der Benutzeroberfläche, von den Bandbreitenanforderungen bis hin zum Speicherserver. Serverseitig sollten einige Maßnahmen umgesetzt werden, um eine niedrige Arbeitsbelastung für die Administration, hohe Sicherheit und eine optimale Investitionsrendite zu erzielen. Um unberechtigte Zugriffe zu verhindern, wie zum Beispiel Man-in-the-Middle-Angriffe, müssen die Daten auf dem Client verschlüsselt werden und dürfen erst entschlüsselt werden, wenn sie sich zur Wiederherstellung wieder auf dem Client befinden. Die Verwendung von Standardverschlüsselungsalgorithmen wie zum Beispiel Advanced Encryption Standard (AES) wird dringend empfohlen. Bandbreite und Speicherplatz sind die Hauptressourcen, die für online oder Cloud Backups erforderlich sind. Administratoren sollten in der Lage sein, diese Ressourcen effizient zu nutzen und zu verwalten, zum Beispiel durch Bandbreitendrosselung, Verwendung von inkrementellen/differenziellen Backup-Verfahren oder Beschränkung des Speicherplatzes pro Benutzer oder Benutzergruppe. Wenn die Zahl der Benutzer zunimmt, sollte die entsprechende Lösung skalieren können, ohne für jeden neuen Benutzer Kosten und erheblichen Arbeitsaufwand für Administratoren zu verursachen. Schnelle Umsetzung der Erstinstallation. Kontinuierliche Updates durch den Hersteller. Durch die Auswahl einer Datensicherung, die minimale Eingriffe durch den Endbenutzer erfordert, wird das Risiko von Anwenderfehlern gesenkt und die Zuverlässigkeit gesteigert. Client-Server-Lösungen stellen die Benutzeroberfläche sowie die Dienstinfrastruktur bereit. Bündelt die Anwenderoberfläche lokales und online Backup, erhalten Anwender und Administratoren eine einheitliche Lösung, die alle Anforderungen erfüllt und somit die Anzahl der zu verwaltenden Anwendungen reduziert. Informations- und Planungszwecken. / 6 6

8 Einen namhaften Technologiepartner wählen, der hochwertigen Support bietet Funktionen allein machen noch keine wirklich brauchbare Lösung aus. Die Bedienungsfreundlichkeit der Benutzeroberflächen, aber auch die allgemeine Geschäftsstrategie und das Niveau des gebotenen Supports tragen in hohem Maße zum langfristigen Erfolg einer Lösung bei. Neue Datensicherungsprodukte überfluten den Markt. Achten Sie darauf, einen Anbieter zu wählen, der über eine solide Basis von Kundenreferenzen verfügt und qualifizierten technischen Support bietet, am besten aus Ihrer Region. Prüfen Sie, ob die Lösungen Auszeichnungen von unabhängigen IT-Experten erhalten haben. Die Bedienungsfreundlichkeit der Benutzeroberfläche (Client) ist ein wichtiges Kriterium, da eine einfache Handhabung die Wahrscheinlichkeit von Benutzerfehlern und Anfragen an den IT-Support senkt. Und schließlich sollten Unternehmen sich nicht nur auf die Software allein konzentrieren, sondern auch auf den Anbieter. Der Kauf einer Lizenz in einem anonymen Online-Shop wird aller Wahrscheinlichkeit nach massive Probleme verursachen, wenn individuelle Anpassungen oder Beratungsleistungen (welcher Art auch immer) benötigt werden. Außendienstmitarbeiter, Laptop-Benutzer Niederlassung Internet Heimarbeitsplatz Datei-/SQL- /Exchange-Server NovaBACKUP Remote Workforce Zentrale / Hauptsitz Diese Grafik zeigt eine beispielhafte Architektur mit einer Private Cloud/Enterprise Cloud. Informations- und Planungszwecken. / 7 7

9 HERAUSFORDERUNGEN & LÖSUNGEN: DREI ANWENDUNGSBEISPIELE Drei Anwendungsbeispiele aus realen Szenarien zeigen, in welchen Situationen Unternehmen auf Datensicherungsdienste per Private Cloud setzen. Die Lösungen unterstreichen die Bedeutung der Verbindung von lokalem und externem bzw. online Backup sowie die Relevanz einer zentralen Verwaltung mit Fernzugriff. Szenario 1 Sicherung eines Desktop-Arbeitsplatzes Herausforderung Ein großes Fertigungsunternehmen verfügt über Arbeitsplatzrechner im Unternehmen, hat aber keine zuverlässige Datensicherungslösung. Derzeit sind alle Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich, ihre Rechner entweder eigenständig zu sichern oder zu gewährleisten, dass ihre Daten auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden, das regelmäßig gesichert wird. Das Unternehmen ist den folgenden Bedrohungen für die Verfügbarkeit seiner Daten ausgesetzt: Mitarbeiter vergessen, ihre Daten auf den Netzlaufwerken zu speichern Datenverluste kommen immer häufiger vor Erfolgreiche Wiederherstellungen werden seltener Wiederherstellungen sind für einen IT-Mitarbeiter sehr zeitaufwendig Lösung Per Silent Install werden alle Desktop-Rechner, die gesichert werden sollen, mit dem Backup-Client einer Remote-Backup-Lösung ausgestattet. Von einer zentralen Verwaltungskonsole aus erstellt der Administrator automatisierte Datensicherungsaufträge für einzelne Rechner oder Gruppen. Wenn die Installation abgeschlossen ist, überwacht der Administrator alle Clients an einem Bildschirm von der zentralen Verwaltungskonsole aus. Bei Bedarf kann der Administrator einen einzelnen Backup-Auftrag bequem einsehen und detaillierte Protokolle aufrufen, um die Gründe für Fehler festzustellen. Nach einer 30-minütigen Schulung der Mitarbeiter finden es die meisten von ihnen ganz einfach, Daten selbst wiederherzustellen. Kernvorteile: Silent Install ermöglicht eine schnelle und einfache Installation und Implementierung. Zentrale Verwaltung steigert die Anzahl erfolgreicher Datenwiederherstellungen drastisch. Die Implementierung von Unternehmensrichtlinien zur Datensicherung reduziert Datenverluste. Eine intuitive Benutzeroberfläche zur Datenwiederherstellung kann auch von technisch nicht versierten Benutzern bedient werden. Informations- und Planungszwecken. / 8 8

10 Eine geringere Arbeitsbelastung durch Datenwiederherstellungen lässt IT-Mitarbeitern mehr Zeit für produktive Aufgaben. Szenario 2 Sicherung von Unternehmenslaptops Herausforderung Ein großes Vertriebsunternehmen hat 940 Fahrer, die dessen Produkte täglich an Unternehmen vor Ort ausliefern. Jeder Fahrer hat einen Unternehmenslaptop, um Bestellungen zu verarbeiten, Bestände zu erfassen und aktuelle Informationen von der Zentrale zu erhalten, wenn er unterwegs ist. Das Unternehmen ist den folgenden Bedrohungen für die Verfügbarkeit seiner Daten ausgesetzt: Fahrer beschädigen unterwegs ihre Laptops und verlieren Daten. Da ein umfassendes Backup fehlt, können verlorene Daten nicht wiederhergestellt werden. Daten manuell zu rekonstruieren und Systeme zu aktualisieren, verursacht Kosten durch Überstunden. Kostspielige Verfahren zur Datenrettung verursachen weitere Kosten in Höhe von mehreren Tausend Euro Lösung Mit der Unterstützung durch einen spezialisierten Anbieter installiert und implementiert der Administrator die Lösung in weniger als einer Woche. Eine bedienungsfreundliche zentrale Verwaltungskonsole erlaubt die Planung von Datensicherungen in der Zentrale (Offsite-Backup- Aufträgen), um die Unternehmensrichtlinien zur Datenverfügbarkeit, die vom Management erlassen wurden, einzuhalten. Die Sicherungen aller 940 Laptops können überwacht, gemanagt und gegebenenfalls von einer zentralen Benutzeroberfläche aus wiederholt werden. In einem 30-minütigen Webinar werden darüber hinaus alle Fahrer geschult, um selbstständig lokale Sicherungen und Wiederherstellungen vornehmen zu können. Der Administrator konfiguriert onlineund lokale Backup-Aufträge für alle Laptops, auf denen sich wichtige Bestands- und Bestelldaten befinden, die sich täglich ändern. Die Sicherung erfolgt nicht nur automatisch, sondern kann auch vom Fahrer selbst mit einem Mausklick am Ende der Schicht manuell ausgelöst werden. Über die Kombination von lokaler und Offsite-Sicherung liegen die Sicherungen nicht nur in der Zentrale, sondern die Fahrer halten tägliche Backups auch auf einem lokalen Gerät für den Fall vor, dass Daten auch ohne Internetverbindung schnell wiederhergestellt müssen. Kernvorteile: Kritische Informationen werden extern im zentralen Rechenzentrum gesichert. Sicherungen werden von geschulten IT-Mitarbeitern konfiguriert und sorgfältig überwacht. IT-fremde Anwender können Sciherungen auf beliebigen lokalen Geräten durchführen. Informations- und Planungszwecken. / 9 9

11 Daten können online von einem zentralen Server oder offline von einem lokalen Gerät wiederhergestellt werden, wodurch eine höhere Datenverfügbarkeit erzielt wird. Szenario 3 Sicherung von Niederlassungen Herausforderung Eine mittelgroße Bank hat fünf regionale Niederlassungen, und derzeit ist jede Niederlassung selbst dafür verantwortlich, ihre Datensicherungen zu verwalten. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ist es erforderlich, dass bestimmte Dateien extern gesichert und gespeichert werden. Jede Niederlassung setzt dies um, indem der Niederlassungsleiter damit beauftragt wird, über Nacht ein Backup auf Magnetband vorzunehmen und das Band jeden Morgen in ein sicheres Schließfach in einer anderen Bank zu legen. Bedrohungen für die Datenverfügbarkeit und -sicherheit: Die Wiederherstellung verlorener Daten erfordert die kostspielige Beteiligung von IT- Spezialisten. Die Ausfallzeit übersteigt die akzeptable Dauer. Der Transport physischer Speichergeräte (Magnetband) birgt die Gefahr von Diebstahl, Verlust oder Beschädigung. Lösung Nachdem der Server auf einem zentralen Speichergerät in einer Private Cloud installiert und konfiguriert wurde, wird die Client-Backup-Software auf allen Arbeitsplatzrechnern und Servern installiert, die künftig in den einzelnen Niederlassung gesichert werden sollen. Der Administrator erstellt automatisierte lokale und externe online Datensicherungsaufträge. Nun erfolgen alle lokalen und online Sicherungen in den Niederlassungen, ohne dass Mitarbeiter eingreifen müssen. Die Niederlassungsleiter müssen sich nicht mehr um die Durchführung von Backups kümmern, wodurch sie mehr Zeit für andere, produktivere Aufgaben haben. Wenn Daten wiederhergestellt werden müssen, kann dies entweder per Fernzugriff durch einen Administrator in der Zentrale oder durch die Endbenutzer in den einzelnen Niederlassungen geschehen. Kernvorteile: Der Administrator plant und überwacht alle Datensicherungen. Der Administrator weist Benutzer einzelnen Rechnern oder Gruppen zu. Der Fernzugriff bis auf Dateiebene erlaubt es dem Administrator, Probleme zu erkennen und zu lösen. Sicherungen großer Server können von einem lokalen Speichergerät direkt auf den Speicherserver im zentralen Rechenzentrum geladen werden, wodurch die hohe Bandbreitennutzung und langen Backup-Fenster vermieden werden, die erforderlich wären, würde dies über das WAN erfolgen. Informations- und Planungszwecken. / 10 10

12 Nach einem ersten Backup werden nur die Dateien gesichert, die geändert wurden, wodurch die Backup-Fenster klein bleiben. Dank der Bedienungsfreundlichkeit kann ein einzelner Administrator die Datensicherung für alle Standorte verwalten. Sobald lokaler Speicher angeschlossen ist, ist zur Datensicherung kein Eingriff durch die Mitarbeiter in den Niederlassungen erforderlich. FAZIT Die Auswirkungen von Datenverlusten auf das Geschäft können verheerend sein. Viele Unternehmen bemühen sich um die Sicherung von Daten in verteilten Infrastrukturen, verwenden jedoch herkömmliche Backup-Strategien, die ungeeignet und ineffizient sind. Da immer mehr kritische Geschäftsdaten außerhalb der Unternehmenszentralen erzeugt werden, benötigen Unternehmen mit Zweigniederlassungen und mobilen Mitarbeitern zunehmend Möglichkeiten, auch Daten außerhalb des lokalen Netzwerkes zu erfassen. Mit der Umsetzung dieses Ziels sind zwar viele Herausforderungen verbunden, doch der Einsatz einer auf die Sicherung verteilter Daten zugeschnittenen Lösung, wie etwa NovaBACKUP Remote Workforce, ermöglicht die Umsetzung einer erfolgreichen Strategie. Durch die Kombination von lokalen und online-datensicherungen in das zentrale Rechenzentrum mit einer soliden Client- Server-Architektur können Unternehmen die Flexibilität professioneller Private-Cloud-Lösungen nutzen, um individuelle Anforderungen zu erfüllen. Informations- und Planungszwecken. / 11 11