Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen:

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1 Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: ein E-Book für Führungskräfte Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte

2 Unternehmen am Scheideweg Viele Unternehmen stehen an einem Scheideweg, während sie zögerlich neue Wege und Möglichkeiten für mobile Geschäftsanwendungen und IT ausloten, zugleich aber noch nicht bereit sind, von der vor Jahren festgelegten Marschrichtung abzuweichen. Dieses Zögern, das sich zum Teil mit dem hohem Tempo erklären lässt, in dem der technische Wandel voranschreitet, wirkt sich spürbar auf die tägliche Arbeit des Personals aus. Neue Technologien wie Mobile Computing werden der alten IT-Infrastruktur nachträglich aufgepfropft. Dabei bleiben bisherige Abläufe und Prozesse bis auf wenige kosmetische Veränderungen weitestgehend erhalten, anstatt sie zu überdenken und neu zu entwickeln. Zwar steigt die Produktivität, echter Fortschritt lässt sich aber nur erreichen, wenn Unternehmen die neuen Modelle vollständig übernehmen und nicht nur Anpassungen vornehmen. Ein Mobile-First-Unternehmen also eine Organisation, bei der die Mobilität der Mitarbeiter die Grundlage für alle Services und Abläufe darstellt wird hingegen einen deutlich größeren Zugewinn an Flexibilität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit erfahren. Aktuelle Fortschritte bei Technologie und Design ermöglichen es Unternehmen, neue Wege in der Mobile IT und bei der Gestaltung geschäftlicher Betriebsabläufe zu beschreiten, und dabei vollen Nutzen aus ihren bisherigen Technologieinvestitionen zu ziehen, zum Beispiel in Enterprise-Content- Management-Systeme oder Identitätssysteme. Das Zeitalter des Mobile-First- Unternehmens ist gekommen. Zwei Technologien erweisen sich als besonders vielversprechend, was die Umgestaltung von Unternehmen und die Bereitstellung strategischer Vorteile angeht: Mobile Computing und Cloud- Dienste. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 1

3 Die meisten Unternehmen haben ihre aktuelle Marktstellung hohen Investitionen in verschiedenste Technologien zu verdanken, seien dies Datenbankserver oder Instant- Messaging-Systeme, die sie über die letzten Jahren getätigt haben. Viele dieser Technologien sind ausgereift und etabliert. Relationale Datenbanken gibt es seit mehreren Jahrzehnten. Microsoft SharePoint, die Enterprise Content Management (ECM) Plattform, deren Marktanteil bei Fortune-500-Unternehmen 1 vor einigen Jahren 80 % betrug, stammt aus dem Jahr Microsoft Office, auch heute noch der De-facto-Standard für Bürosoftware Geschäftsdokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulation gibt es als Office-Paket bereits seit Webtechnologien sind vergleichsweise neuer, gelten aber ebenso bereits seit einigen Jahren als ausgereift. JavaScript-Bibliotheken werden laufend weiterentwickelt und die Basistechnologien von Webanwendungen Apache-Server, MySQL-Datenbanken und PHP-Skripte sind so ausgereift, wie eine unternehmenstaugliche IT-Technologie nur sein kann. Während die Entwicklung dieser Technologien voranschreitet, folgen nur wenige Managementteams dem Ansatz, ihre Organisation auf deren Basis umzugestalten oder ihrer Profitbasis und unternehmerischen Flexibilität neue, strategische Schlagkraft zu verleihen. Auf der Suche nach einem Patentrezept Zwei Technologien erweisen sich als besonders vielversprechend, was die Umgestaltung von Unternehmen und die Bereitstellung strategischer Vorteile angeht: Mobile Computing und Cloud-Dienste. In gewissem Sinne sind diese Technologien Teil derselben umwälzenden Gesamtentwicklung, denn würden Mobilgeräte wie Smartphones nur auf lokalen Speicher zugreifen, wären sie nicht mehr als eine bestaunenswerte Hardware, die sich durch hohe Miniaturisierung auszeichnet. Mobilgeräte sind nur deshalb so ungemein praktisch, weil sie unmittelbaren Online- Zugriff auf die verschiedensten Daten und Dienste ermöglichen, sei dies , Dateispeicherdienste, Medienstreaming oder Geolokalisierungsdienste. Zum ersten Mal haben Mitarbeiter also unabhängig von ihrem Standort jederzeit Zugriff auf alle Daten, die sie benötigen. Dieser ubiquitäre und zeitunabhängige Zugriff sollte Mitarbeiter eigentlich produktiver machen. Alle wichtigen Informationen stehen auf Abruf bereit, sodass sie fundierte Entscheidungen stante pede treffen können, egal, ob in einem Besprechungsraum, in der Hotel-Lobby oder im Taxi. Sie können im Büro, in einem Restaurant oder in den eigenen vier Wänden mit ihren Teams zusammenarbeiten. Alles sollte wesentlich schneller vonstatten gehen, denn niemand ist mehr gezwungen, an seinem Schreibtisch zu arbeiten, damit alle Tagesordnungspunkte erledigt werden. So zumindest die Theorie. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 2

4 Welche Anwendungen nutzen Mitarbeiter vorwiegend auf Smartphones? Bei der beliebtesten mobilen Geschäftsanwendung entfällt das Problem der Display- Größenanpassung: Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 3

5 Die Praxis jedoch steckt voller Komplikationen und Einschränkungen. Der Datenzugriff ist nicht immer einfach, und wenn, dann nicht immer sicher. Diese Komplikationen und Einschränkungen halten die IT-Abteilung auf Trab (und sorgen in manchen Fällen für ein gehöriges Maß an Nervosität) und verhindern, dass Unternehmen das volle Potenzial der Mobiltechnologie ausschöpfen. Im Folgenden gehen wir auf einige dieser Komplikationen näher ein. Komplikation 1: Neue Geräte, alte Infrastruktur Mobile Computing ändert nicht nur das Wo und Wann des Datenzugriffs für Mitarbeiter, sondern auch das Wie. Damit sind die Geräte gemeint, die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer täglichen Arbeit verwenden. Noch vor ungefähr zehn Jahren arbeitete der Großteil der Mitarbeiter mit Geräten, die von der IT-Abteilung ausgesucht und bereitgestellt wurden. Heute, dank der nahezu in jedem Unternehmen etablierten BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) 2, liegt es in der Hand der Mitarbeiter, welche Smartphones, Tablets und Notebooks sie für ihre Arbeit verwenden. Die Folge ist, dass in den Unternehmen unterschiedliche Mobilgeräte sowohl intern als auch extern auf 100%! % 80%! % 60%! % 40%! % 20%! % Unternehmen haben oft Schwierigkeiten damit, die für ihre Mobiltechnologie gesetzten Ziele zu erreichen 00%! % Rank Sehen Mobility Mobilität as a als Top Have Haben Difficulty Probleme Rolling Describe Beschreiben Their Overall ihre ein 5 Top-5-Ziel Goal! mit Out dem Mobile Rollout Apps! von Mobile Mobilimplementierung Implementation Mobile-Apps insgesamt as Effective! als effektiv Quelle: Accenture Geschäftsdaten und -dienste zugreifen. IT-Abteilungen, die bislang für jeden Mitarbeiter nur ein oder zwei Desktopsysteme verwalten mussten, sehen sich jetzt einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte und Betriebssysteme gegenüber. Aber es wird noch komplizierter. Nicht nur die Art der Geräte hat sich vervielfacht, sondern auch ihre Anzahl. Früher musste die IT ein paar zusätzliche BlackBerry-Geräte verwalten, die dem Vertriebsteam und einigen wenigen Managern zur Verfügung standen, heute jedoch trägt jeder mobile Mitarbeiter drei verschiedene Geräte bei sich, wie eine aktuelle Umfrage von ipass zeigt. 3 Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 4

6 Das sind drei Geräte, die mit dem lokalen WLAN-Hotspot verbunden sind, und drei Geräte, die nach Viren durchsucht und deren Zugriff autorisiert werden muss für jeden Mitarbeiter. Unterschiedliche Geräte von unterschiedlichen Herstellern unterstützen unterschiedliche Apps und weisen unterschiedliche Stärken und Schwächen bei der Sicherheit auf. Trotz dieser Unterschiede und des unaufhörlichen Zustroms an neuen Mobilprodukten von Unternehmen wie Apple und Samsung, wird von der IT erwartet, dass alle diese Geräte funktionieren und die darauf gespeicherten geschäftlichen Daten sicher sind, während zugleich alle anderen Vorgaben der IT und des Unternehmens erfüllt werden. Wenn diese neuen Geräte versuchen, auf Webanwendungen oder andere intranetbasierte Dienste zuzugreifen, die das Unternehmen über die letzten zehn Jahre etabliert hat, entstehen automatisch Probleme. Die meisten internen Geschäfts- und Webanwendungen wurden ursprünglich für Desktopsysteme mit einer durschnittlichen Bildschirmgröße von 13 Zoll entwickelt. Das ist rund zweimal so viel sichtbare Fläche wie viele Tablets und dreimal so viel wie viele Smartphones darstellen können. 4 Anwendungen, die sich auf einem Desktop problemlos bedienen lassen, sind auf einem Smartphone nur eingeschränkt oder gar nicht zu gebrauchen. Der Großteil der Webanwendungen ist nicht darauf ausgelegt, die Darstellung automatisch an verschiedene Displaygrößen anzupassen. Was auf einem Notebook gut aussieht, kann auf einem Mobiltechnologie: Sicherheitsberichte Der Einsatz von Mobilgeräten steigert die Produktivität, schafft jedoch zugleich neue Sicherheitslücken, die Unternehmensinhalte und Netzwerke Gefahren aussetzen. Neue Arten von Malware nutzen Verwundbarkeiten legitimer Anwendungen aus, was ihre Erkennung immer schwieriger macht. Von Malware infizierte Geräte können die Malware auf Unternehmensnetzwerke und damit letztlich auf Dateiserver und andere kritische Ziele übertragen. Datenschutzverstöße, bei denen Daten von internen Servern herausgefiltert werden, können ihren Ausgangspunkt in Angriffen auf Mobilgeräte haben, die mit diesen Servern verbunden sind. Malware ermöglicht auch den Diebstahl von Adressbüchern und anderen auf Geräten gespeicherten Daten, durch die Hacker wertvolle Informationen zur Erstellung von Phishingnachrichten und für andere Angriffsformen erlangen. 5 Wenn Mobilgeräte verloren gehen oder gestohlen werden, werden Unternehmensdaten Gefahren ausgesetzt, insbesondere, wenn sie nicht mit PINs oder Passwörtern geschützt sind gingen 1,4 Millionen Smartphones verloren und 3,1 Millionen wurden gestohlen. Mobile Malware wird immer raffinierter und beinhaltet immer mehr Angriffsformen. Zwischen dem 1. Quartal 2013 und dem 1. Quartal 2014 erhöhte sich die Zahl der von McAfee Labs erkannten Malware-Arten um 167 %. Von den verloren gegangenen oder gestohlenen Handys waren nur 36 % mit einer PIN geschützt, nur 29 % der Benutzer hatten Sicherheitskopien ihrer Daten angelegt und nur 7 % hatten die Daten durch sichere Passwörter oder andere Vorrichtungen geschützt, die mehr Sicherheit als eine PIN bieten. Nur 8 % der Smartphones waren mit einer Software ausgestattet, die es dem Besitzer oder einem Administrator ermöglicht, den Inhalt des Geräts fernzulöschen. 6 Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 5

7 Smartphone unlesbar sein. Wenn Mitarbeiter sich mehr und mehr auf ihre Mobilgeräte verlassen, werden Altanwendungen obsolet. In einer aktuellen Umfrage gaben 82 % der Mobilanwender an, entweder niemals versucht zu haben, über ein Mobilgerät auf das interne Intranet zuzugreifen, oder sie hatten den Versuch abgebrochen, weil sich das Prozedere als zu kompliziert erwies. Es hat den Anschein, als würde sich die Infrastruktur des letzten Jahrzehnts nicht sonderlich gut mit den Geräten dieses Jahrzehnts vertragen. Welche Anwendungen nutzen Mitarbeiter vorwiegend auf Smartphones? Bei der beliebtesten mobilen Geschäftsanwendung entfällt das Problem der Formatanpassung komplett: . Die Displaygröße mag auf den ersten Blick nachrangig erscheinen, für echte Mobilität im Unternehmen ist sie jedoch von großer Bedeutung. Die Darstellung von Anwendungen ist auf Geräten, die Mitarbeiter für einen zunehmenden Teil ihrer Arbeit verwenden, möglicherweise stark eingeschränkt. Im schlimmsten Fall sind sie unbrauchbar. 7 Komplikation 2: Nicht verfügbare Inhalte Beim Datenzugriff ergibt sich ein weiteres Problem. Enterprise Content Management (ECM) Plattformen wie Microsoft SharePoint fehlen in der Regel die Connectors für Mobilgeräte. Die Verbindung des Mobilgeräts mit einem Datei-Repository wie SharePoint oder Documentum gelingt normalerweise nur über VPN. VPNs über Mobilgeräte sind mühselig, die Verbindungen langsam und Mobile Productivity? Resultate sind bisher uneinheitlich In einer kürzlich veröffentlichten Umfrage unter mobilen Mitarbeitern gaben 93 % der Befragten an, dass sich ihre Produktivität aufgrund von Mobiltechnologie erhöht hat. Der Großteil dieses Zuwachses entstand durch herkömmliche Anwendungen wie -Programme, Telefonie- und Remotedesktopsoftware, nicht durch neue Mobile-Apps. 8 So ergab eine Studie unter Behördenmitarbeitern, dass Mitarbeiter mit Mobilgeräten pro Woche 9 Stunden zusätzlich arbeiten und dem Staat so jährlich einen Betrag im Gegenwert von 28 Milliarden USD einsparen. Der Großteil dieser zusätzlich geleisteten Arbeit umfasste den Fernzugriff auf Desktopdateien und -anwendungen sowie das Abrufen von s. 9 Wenn mobile Mitarbeiter auf andere IT-Dienste wie SharePoint oder Intranets zugreifen, treten jedoch Probleme auf. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage von theemployeeapp ergab, dass 82 % der mobilen Mitarbeiter mit Firmenintranets entweder nie versuchen, mit ihrem Mobilgerät auf diesen Kanal zuzugreifen, oder dabei Schwierigkeiten auftreten. 10 Mobiltechnologie erleichtert es extern tätigen Mitarbeitern, auf s und Webanwendungen zuzugreifen. Die Mitarbeiter sind auch zuverlässiger telefonisch erreichbar. Das ist zwar positiv, reicht aber nicht aus, um Unternehmen die Investitionsrendite zu liefern, die sie sich von der Mobiltechnologie erhoffen. Bereits getätigte Investitionen in Intranets und ECM-Plattformen werden dadurch außerdem nicht voll ausgeschöpft. Hier besteht für Unternehmen Verbesserungsbedarf. instabil. Selbst wenn sie funktionieren, wird der Benutzer mit einer komplizierten internen Verzeichnisstruktur verbunden, in der er sich auf einem kleinen Bildschirm zurechtfinden muss. Manche IT-Abteilungen versuchen diese Schwierigkeiten zu umgehen, indem sie ihren ECM-Inhalt auf Dateiserver außerhalb der Firewall duplizieren. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 6

8 Eine kürzlich veröffentlichte Umfrage 11 des Ponemon Institute unter 400 IT- und Sicherheitsmitarbeitern ergab Folgendes: Eine Mehrheit der Befragten (62 %) wusste von Mitarbeitern, die private Konten für öffentliche Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Docs oder Evernote einrichten, um diese für die Arbeit zu nutzen, obwohl nur 26 % der Befragten angaben, dass diese Praxis erlaubt ist. 55 % der Befragten gaben an, dass die durch Bring Your Own Cloud (BYOC) verursachten Risiken zunehmen und BYOC die Datensicherheitsrisiken insgesamt erhöht. Welche Risiken sind das? Laut der Studie zählen dazu der Verlust oder Diebstahl von geistigem Eigentum, Compliance-Verstöße und behördliche Maßnahmen sowie der Verlust der Kontrolle über Aktionen der Endbenutzer. 85 % der Teilnehmer gaben an, dass BYOC die Zugriffssteuerung und den privilegierten Zugriff auf vertrauliche Inhalte erschwert. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 7

9 Diese Form der Dateiduplizierung untergräbt jedoch genau die Sicherheitsrichtlinien, die zu den Vorteilen einer ECM-Plattform gehören. Hinzu kommen die zusätzlichen Kosten für Plattenspeicherfarmen und Dateiserver und die Schwierigkeit der Unterscheidung von Dateiversionen und Bearbeitungen, die letztlich sogar einen Produktivitätsverlust zur Folge haben kann. Idealerweise sollten Mobilanwender direkt und einfach auf ECM-Plattformen wie SharePoint zugreifen können. In zu vielen Unternehmen ist das aber nicht möglich. Lassen Sie uns die Vorschusslorbeeren für die mobile Revolution also noch einmal überdenken. In der Theorie sind Daten für die Mitarbeiter jederzeit abrufbereit, die Wirklichkeit jedoch sieht anders aus. Denn weitestgehend gilt diese Aussage nur für Daten, die einfach zugänglich sind und sich auf kleinen Displays gut darstellen lassen. Wie eine Intranet-Umfrage ergab, handelt es sich dabei nur um einen Bruchteil der Daten, die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Komplikation 3: Von BYOD zu BYOC Die Anforderung, den Datenzugriff möglichst einfach zu gestalten, führt zu einer weiteren Schwierigkeit bezüglich der IT-Governance und Datensicherheit. Verständlicherweise möchten mobile Mitarbeiter über alle ihre Geräte auf alle ihre Dateien zugreifen. Sie möchten die Situation vermeiden, dass bestimmte Daten nur auf dem Smartphone, dem Tablet oder auf dem Desktop verfügbar sind. Der Wunsch nach jederzeitigem Zugriff auf denselben Datenbestand ist ein Grund für die Beliebtheit von Dateisynchronisierungs- und Dateifreigabediensten, die Dateien und Ordner Manche Sicherheitsbedrohungen, wie z. B. Malware, sind technischer Natur. Andere, wie z. B. das Versäumnis, Geräte durch PINs oder Passwörter zu schützen, sind menschengemacht. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 8

10 automatisch auf allen Geräten eines Benutzers aktualisieren. Wenn die IT-Abteilung nicht eine einfache Lösung für diesen essenziellen Dienst bereitstellt, machen sich die Benutzer eben selbst auf die Suche nach einer Lösung. Fündig werden sie bei Public-Cloud-Anbietern wie Dropbox und oft nutzen sie diese File-Sharing-Dienste, ohne die IT-Abteilung darüber in Kenntnis zu setzen. Auf diese Weise wird aus BYOD (Bring Your Own Device) BYOC (Bring Your Own Cloud) die von Mitarbeitern gern verfolgte Praxis, einfach jeden Cloud-Dienst zu nutzen, den sie möchten, ohne dass die IT-Abteilung Kontrolle darüber hat. Wenn Mitarbeiter Geschäftsdaten, einschließlich vertraulicher Daten und Daten, die aufsichtsbehördlichen Beschränkungen durch Vorschriften wie HIPAA unterliegen, auf mangelhaft gesicherten, nicht überwachten Public-Cloud-Diensten ablegen, riskieren sie die Gefahr von Datenlecks, Strafzahlungen und anderen Unannehmlichkeiten. Dropbox zum Beispiel hatte einmal den Kennwortschutz volle vier Stunden lang deaktiviert. Für Benutzer war es völlig intransparent, wer in dieser Zeit auf welche ihrer Dateien Zugriff hatte. BYOC setzt Unternehmensdaten ganz klaren Risiken aus und ist ein gefährlicher Weg, den zu beschreiten sich Unternehmen zweimal überlegen sollten. Vertrauliche Daten könnten überall veröffentlicht werden, auf jedem beliebigen Public-Cloud-Server und für jeden sichtbar. BYOC unterläuft jede IT-Initiative zu Datensicherheit und Datenintegrität. Ein geschichtlicher Vergleich Führen wir uns die Entwicklung der Webtechnologie und frühen E-Commerce-Sites vor Augen, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie Mobile-First-Anwendungen und -Workflows den Arbeitsalltag grundlegend verändern könnten. In den späten 1990er-Jahren dienten Websites in erster Linie Informationszwecken. Die Websites präsentierten Informationen, die ursprünglich für Printmedien erstellt wurden. Als E-Commerce-Sites aufkamen, versuchten auch diese, gedruckte Materialien oder die Kundenerfahrung in normalen Geschäften nachzuahmen. Erst als die Webdesigner aufhörten, gedruckte Kataloge oder die Kundenerfahrung normaler Geschäfte zu kopieren, ließen sich Websites wirklich schnell und einfach navigieren. Geschäfts-Workflows und interne Anwendungen müssen eine ähnliche Entwicklung durchlaufen, damit sie mobilen Mitarbeitern mehr Nutzen und Effizienz bieten können. Die Mobiltechnologie wartet ebenfalls auf eine solche Revolution. Zwar gibt es Mobile-Apps, die von Grund auf für Mobilgeräte entwickelt wurden; viele davon sind jedoch Consumer-Apps. Im Bereich Unternehmenstechnologie müssen Mitarbeiter sich noch immer mit einem internen Netzwerk verbinden und auf Benutzeroberflächen navigieren, die für Desktop- Computer mit 13- bis 24-Zoll-Displays konzipiert wurden. Bei einem Mobile-First-Design dagegen würden Apps und Workflows von Grund auf neu erstellt werden ausgehend davon, dass die Benutzer auf kleinen Displays arbeiten und Tippen und Ziehen vorteilhafter als die Texteingabe über die Tastatur sind. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 9

11 Unternehmen müssen bezüglich Mobile-Security-Bedrohungen wachsam sein. Mitarbeiter müssen darin geschult werden, welche mobilen Bedrohungen und sicherheitsbezogenen Best Practices es gibt. Mobile- Security-Lösungen müssen mit integrierten Schutzfunktionen wie Datenverschlüsselung und Antivirus- Scans bereitgestellt werden. Diagnose: Aufgepfropfte, nicht integrierte Mobilität BYOC ist ein Risiko und zeigt ein wichtiges Defizit auf, unter dem die Mobilitätsstrategien der meisten Unternehmen leiden. Mobile Mitarbeiter nutzen Cloud-Dienste, um ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Um Mobiltechnologien wirklich produktiv zu nutzen, benötigen sie grundlegende Dienste wie Dateisynchronisierung und -freigabe. In zu vielen Unternehmen werden diese Dienste von der internen IT entweder nicht bereitgestellt oder sind so eingeschränkt und restriktiv, dass Mitarbeiter nach eigenen Lösungen suchen. Einen großen Anteil an diesem Verhalten hat die Tatsache, dass viele Altanwendungen auf einem Mobilgerät mühselig zu bedienen und langsam sind. Ein gutes Beispiel ist der sichere Zugriff auf eine Datei auf einem SharePoint-Server. Mit einem Desktop ist das kein Problem. Der Mitarbeiter ist bereits mit dem internen Netzwerk verbunden. Er meldet sich an SharePoint an, durchsucht die Dateihierarchie und findet die gesuchte Datei. Auf einem Smartphone oder Tablet gestaltet sich diese Aufgabe wesentlich schwieriger. Den meisten ECM-Plattformen wie SharePoint fehlt eine für Smartphones und Tablets angepasste Benutzeroberfläche. Und der Remotezugriff auf diese Plattformen erfolgt in der Regel über VPN. Die Eingabe von VPN-Anmeldedaten auf einem Smartphone oder Tablet ist an sich schon eine Herausforderung. Hinzu kommt, dass VPNs auf Mobilgeräten langsam und unzuverlässig sind. Sobald die VPN- Verbindung aufgebaut ist, muss der mobile Mitarbeiter durch die SharePoint-Oberfläche navigieren, und das auf einem Display, das nur einen Bruchteil der sichtbaren Fläche aufweist, für die das Programm entwickelt wurde. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 10

12 Dieses Beispiel illustriert perfekt die Situation, die in leider allzu vielen Unternehmen vorherrscht. Die IT-Basis, die Unternehmen über die letzten Jahrzehnte aufgebaut haben, hat immer noch Bestand. Der Mobilzugriff wurde mehr oder weniger aufgepfropften. Es ist möglich, diese Altservices über Mobilgeräte zu nutzen, jedoch nicht ohne großen Aufwand. Daraus ergeben sich zwei Konsequenzen. Erstens, Mitarbeiter suchen nach Wegen zur Vereinfachung ihrer Tätigkeiten und melden sich deshalb bei BYOC-Diensten wie Dropbox an. Damit unterlaufen sie interne Sicherheitsrichtlinien und gefährden die Einhaltung behördlicher Vorgaben durch das Unternehmen. Zweitens, Mitarbeiter können mit der aufgepfropften Mobilerfahrung leben, auch wenn ihre Produktivität darunter leidet. Sie passen sich an langsame Prozesse, undurchschaubare Oberflächen und Webformulare an, die für Mauszeiger, aber nicht für dicke Finger entwickelt wurden. Mitarbeiter suchen nach Wegen zur Vereinfachung von Tätigkeiten und melden sich deshalb bei BYOC-Diensten wie Dropbox an. Damit unterlaufen sie interne Sicherheitsrichtlinien und gefährden die Einhaltung behördlicher Vorgaben durch das Unternehmen. Die Komplikationen summieren sich: Unternehmen können ihre Mobilitätsziele nicht erfüllen Einer der wesentlichen Gründe für Unternehmen auf Mobilität zu setzen, ist die Steigerung der Produktivität. Es stimmt, dass die Produktivität profitiert, hauptsächlich aber aufgrund von längeren Arbeitszeiten und erweitertem Datenzugriff. In Wirklichkeit sind die scheinbar bahnbrechenden Produktivitätsvorteile und die eindrucksvollen ROI-Zahlen jedoch an den meisten Unternehmen vorbeigegangen. Hier einige Indizien dafür: Eine vor Kurzem von Accenture durchgeführte Studie kommt zu dem Schluss, dass Mobilität für Unternehmen zwar oberste Priorität hat, die meisten jedoch Schwierigkeiten damit haben, die für ihre Mobiltechnologie gesetzten Ziele zu erreichen. Was hält diese Unternehmen zurück? Zwei Drittel der Unternehmen gaben an, mit Schwierigkeiten beim Rollout der neuen Mobiltechnologie zu kämpfen. Viele nannten außerdem Probleme bei der Entwicklung und Bereitstellung neuer Mobile-Apps, die den Mitarbeitererwartungen entsprachen. (Die aufgepfropfte Mobilerfahrung kann die Anforderungen der Mitarbeiter nicht erfüllen.) Unternehmen fiel es auch schwer, neue Mobiltechnologien in bestehende Workflows und Infrastrukturen zu integrieren. 12 Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 11

13 Unternehmen sollten von einer gemischten Bereitstellung von Standard- und kundenspezifischen Mobile- Apps ausgehen. Nicht alle Geschäftsanwendungen können als Standardprodukte genutzt werden (wie Microsoft Office); manche erfordern eine kundenspezifische Anpassung. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 12

14 Kurz: Die bisherige Technologie wird den Anforderungen der mobilen Mitarbeiter von heute nicht mehr gerecht. Bislang ist der Produktivitätszuwachs, der direkt der Mobiltechnologie zugeschrieben werden kann, hauptsächlich auf den bequemen Zugriff auf Altanwendungen zurückzuführen. Mitarbeiter mit Smartphones und Tablets können schon auf dem Weg in die Arbeit ihre s abfragen und sind im Büro dann sofort einsatzbereit. Das ist zwar ein wichtiger Vorteil, aber noch weit von den Produktivitätszuwächsen entfernt, die sich erzielen ließen, würden die Arbeitsabläufe und Systeme so umgestaltet, dass sie vollen Nutzen aus der Mobiltechnologie zögen. Um in vollem Ausmaß von den Vorteilen der Mobiltechnologie zu profitieren, benötigen Unternehmen Mobile-First -Lösungen für ihre Mitarbeiter, d. h. IT-Lösungen, die speziell für Smartphones und Tablets entwickelt wurden. Wie können Unternehmen sich vorbereiten? BYOD scheint ein unaufhaltsamer Trend in den meisten Branchen zu sein. 13 Unternehmen müssen BYOD daher in ihre Zukunftsplanung einbeziehen. Das sollten sie erwarten: Vollständig mobile, technisch versierte Mitarbeiter Geschäftskritische Daten, die auf den von Mitarbeitern ausgesuchten und verwalteten Geräten gespeichert werden Enterprise-Apps, die sich die Ressourcen des BYOD-Geräts mit Consumer-Apps teilen Geschäftliche und persönliche Daten auf demselben Gerät. Eine weitere Beschleunigung der Geschäftstätigkeit, wenn Kunden, Partner und Wettbewerber ebenfalls Mobiltechnologie und Cloud-Dienste nutzen Unternehmen sollten von einer gemischten Bereitstellung von Standard- und kundenspezifischen Mobile-Apps ausgehen. Nicht alle Geschäftsanwendungen können als Standardprodukte genutzt werden (wie Microsoft Office); manche erfordern eine kundenspezifische Anpassung. Auf der anderen Seite kommen Unternehmen zu dem Schluss, dass das Rollout von geprüften Apps, ob intern entwickelt oder von einem externen Anbieter erworben, oftmals mit umfangreicher interner Entwicklungsarbeit verbunden ist. In einer 2012 unter leitenden IT-Managern von IDG Research und SAP durchgeführten Umfrage fanden die Forscher heraus, dass für 62 % der Mobile- Apps auf die eine oder andere Weise interne Programmiertätigkeiten erforderlich waren, ob für kleine Anpassungen oder zur Implementierung. 14 Unternehmen müssen nicht nur Vorbereitungen für die größere Zahl von Mobilgeräten und Apps treffen, sondern selbst zu Experten in der Entwicklung von Mobiltechnologien werden. Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 13

15 Abwägen des Bedarfs und der Ziele des Unternehmens Fast drei Viertel der IT-Führungskräfte betrachten Mobiltechnologie als grundlegend für den Wandel oder die Strategie ihres Unternehmens. 15 Um die unternehmerische Umgestaltung durch Mobiltechnologie vollständig zu erfassen, muss man die einzelnen Ziele und Bedürfnisse der verschiedenen Beteiligten verstehen, darunter Manager, Mitarbeiter und IT. Was brauchen mobile Mitarbeiter? Sicheren, einfachen Zugriff auf die für sie relevanten Dateien und Dienste ohne VPN oder risikobehaftete öffentliche Cloud-Dienste Einfachheit statt Komplexität: eine einzige Oberfläche für alle Datei- und Inhaltsquellen wie Windows-Dateifreigabe, SharePoint, Documentum sowie Cloud- Speicherplattformen wie Google Drive, Microsoft OneDrive und Dropbox Kontext für Dateien: Notizen und Diskussionen, die Informationen zu Dateien und Daten liefern, die über ein Mobilgerät abgerufen werden die Möglichkeit, Dateien sicher zu bearbeiten und mit Anmerkungen zu versehen die Möglichkeit, Dateien auf einfache Weise an vertrauenswürdige Nutzer inner- und außerhalb der Unternehmen freizugeben Aufgabenverwaltung zum Verwalten von Projekten unterwegs eine Mobil-UI, die einfaches Übertragen von Dateien von einem Ordner in einen anderen ermöglicht Schutz vor Viren Funktionen zum Fernlöschen, die persönliche Daten nicht gefährden Was erwartet die Unternehmensleitung üblicherweise von mobilen Mitarbeitern? Innovationen bei Geschäftsprozessen und Angeboten höhere Produktivität und Effizienz keine Zunahme der Sicherheits- und Compliance-Risiken Nutzung bereits getätigter Investitionen Was benötigt der IT-Sektor, um die eigenen Ziele zu erreichen? zentralisierte Kontrolle und Überwachung Datensicherheit für alle Geräte und Geschäftsdaten (sowohl übertragene als auch gespeicherte Daten) flexible, skalierbare Architekturen, dank derer Investitionen genau dann getätigt werden können, wenn sie erforderlich sind echte Integration mit älteren Systemen ohne aufwendige Patches oder langwierige Entwicklungsprojekte Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 14

16 Spezialthema: Interne Bereiche mobilfähig machen Interne Bereiche wie Personal- und Rechtsabteilungen schöpfen das Potenzial von Mobildiensten noch nicht voll aus. Rechtsabteilung Ein gutes Beispiel ist die Rechtsabteilung Umfragen kommen zu dem Ergebnis, dass 76 % der Mitarbeiter in der Rechtsabteilung ihre eigenen Mobilgeräte zur Arbeit mitbringen, und 26 % der Rechtsberater haben auf Reisen Mobilgeräte dabei. Und das sollten sie auch: Wie sich herausstellt, erwarten 40 % der Anwaltskanzleien von ihren Anwälten, dass sie jederzeit erreichbar sind. Außerdem nutzen Anwälte ihre Mobilgeräte zum Lesen von Dokumenten, Schriftsätzen und Referenzmaterial. 16 Neue Mobile-Apps ersetzen die für Juristen typischen Loseblattsammlungen, Nachschlagewerke und Prozessakten. Datensicherheit hat im juristischen Bereich oberste Priorität. Gelangen elektronische Unterlagen unbeabsichtigt an die Öffentlichkeit, ist das Anwaltsgeheimnis in Gefahr. Anwälte und ihr Personal würden von sicheren Dateispeicherlösungen profitieren, die Korrespondenz und Aktenvermerke unterstützen. Sie könnten Aktivitätenstreams im Stil von Micro-Blogs nutzen, um über aktuelle Entwicklungen und Planungen auf dem Laufenden zu bleiben. Durch eine zentralisierte Zugriffsteuerung und Überwachung könnten IT-Administratoren und Compliance-Beauftragte sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf Dateien erhalten. 76 % der im Rechtsbereich tätigen Mitarbeiter nehmen ihre eigenen Mobilgeräte in die Arbeit mit Wie Sie Ihr Unternehmen mobilfähig machen: Ein E-Book für IT-Manager und Führungskräfte 15