Hochschule Neubrandenburg Hochschule für Musik und Theater Rostock. Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur MV

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1 Landes-Hochschulinformationssystem (LHIS): Campus Online Abschlussbericht der ersten Projektphase bis Arbeitsgruppe Landes Hochschulinformationssystem: Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald Fachhochschule Stralsund Hochschule Neubrandenburg Hochschule für Musik und Theater Rostock Hochschule Wismar Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur MV Universität Rostock Herr Dr. Ing. Formella Herr Prof. Dr. Büchau Frau Block Frau Berndt Herr Prof. Dr. Alde, Herr Schulze Herr Dr. Pille Frau Dr. Ing. Radloff Projektleiter: Projektkoordinator: DV Organisator: Systemtechniker: Prof. Dr. Erhard Alde Andreas Rann Wiebke Peters Mirko Pluhar 1/17

2 Kurzfassung Kurzfassung Das Projektteam unterstützte die Hochschulen im Zeitraum März 2004 bis Dezember 2006 bei der Einführung, Anpassung und dem Betrieb von Diensten und Anwendungsprogrammen. Das Aufgabenspektrum beinhaltete u.a. die Projektkoordination, Systemevaluation, Softwareentwicklung, Umsetzung von elektronischen Geschäftsprozessen, Installation, Administration und Schulung. Die Hochschulen setzen für Selbstbedienungsfunktionen (HIS QIS Software, S.6; eservices, S.9), zur Webpräsentation (Typo3, S.5) und für E Learning (Stud.IP und ILIAS, S.5) überwiegend einheitliche Softwaresysteme (S.14) ein. Für Typo3 (Universität Greifswald), Stud.IP (Universität Rostock) und ILIAS (Hochschule Wismar) erfolgt die Bereitstellung der Software für alle interessierten Hochschulen als zentraler Dienst im Land durch jeweils eine der Hochschulen. Für die eservices (Dienste für elektronische Geschäftsprozesse) wird an einer analogen Lösung gearbeitet. (S.14) Die HIS QIS Selbstbedienungsfunktionen wurden weiter ausgebaut. Die Nutzung der QIS Module zur Online Einschreibung/Bewerbung, zum Bescheinigungsdruck und zum Online Zugriff auf Studienergebnisse wurde mit mehreren Hochschulen eingeführt. (S.6) Die Voraussetzungen zur Umsetzung elektronischer Geschäftsprozesse wurden geschaffen und erste Dienste realisiert. (S.9) An der Mehrheit der Hochschulen wurden Einweisungen oder Schulungen zu eingeführten Softwaresystemen durchgeführt. (S.13) Bei der Einführung und Koordination der Erweiterung des Forschungsteils von HIS LSF wirkte das Projektteam mit. Varianten zur Realisierung einer zentralen Forschungsdatenbank wurden geprüft. (S.8) Ein Portal Campus MV zur Publikation von Informationen zu den Bildungs und Forschungsaktivitäten im Land wurde geschaffen. (S.10) Es wurden weitere Systeme u.a zur Nutzerdatenverwaltung und integration (HIS PSV, ISM ZUM), zur Auswertung und zum Berichtsdruck (Crystal Reports), zur Unterstützung der Organisation von Wahlen (UniWahl), zur Evaluation der Lehre (Stud.IP Modul), für den Online Dienstreiseantrag (QIS RKA), zur Unterstützung von Absolventen (euni), zur Gruppenarbeit (phpgroupware, OpenGroupware) sowie zur Systemüberwachung (Nagios) evaluiert und vorgestellt. (S.12) Mit der Koordination der Suche einer Nachfolgelösung für die von der Universität Rostock betreuten Absolventenbörse wurde begonnen. (S.13) Die Nachhaltigkeit der Projektergebnisse ist für die zentralen Dienste gesichert. Für weitere Projektergebnisse ist dies teilweise der Fall. (S.15) Es wurden Personalmittel in Höhe von ca und Sachmittel von über eingesetzt. (S.14) Die Zusammenarbeit war mit allen Hochschulen im Land sehr gut. Die Beteiligung am Projekt war in Umfang und Inhalt von den jeweiligen Erfordernissen an den Hochschulen abhängig. 2/17

3 Kurzfassung Inhaltsverzeichnis Kurzfassung...2 Einleitung...4 Web Content Management Typo3...5 Lehr und Lernsoftware Stud.IP und ILIAS...5 Selbstbedienungsfunktionen mit QIS...6 HIS LSF Lehre Studium Forschung...7 Forschungsdatenbank...8 eservices für Geschäftsprozesse...9 Portal Campus MV...10 HIS PSV...11 Groupware...11 Weitere...12 Überwachungs und Benachrichtigungswerkzeuge...12 Berichtswesen...12 Evaluation...12 UniWahl...12 HIS RKA...13 Absolventenbörse...13 Betreuung...13 Schulungen, Einweisungen...13 Verteilung und Nutzung zentraler Dienste...14 Kosten...14 Nachhaltigkeit der bisherigen Projektergebnisse...15 Fazit...16 Anhang /17

4 Einleitung Einleitung Dieser Abschlussbericht der ersten Phase des Projektes Landes Hochschulinformationssystem CampusOnline von März 2004 bis Ende 2006 gibt einen kurzen Überblick über die geleistete Arbeit, den Stand der einzelnen Arbeitspakete, die Beteiligung der Hochschulen, die eingerichteten zentralen Dienste und die noch offenen Aufgaben. Er schließt mit Vorschlägen für die Weiterführung der Arbeit. Ausgehend vom Entwurf einer Zielarchitektur 1 wurde in Vorbereitung des Projektes der Stand der IT Infrastruktur an den Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern untersucht um Defizite bezüglich verfügbarer Dienste und Softwaresysteme zu identifizieren. Diese bildeten den Ausgangspunkt um Aktivitäten für eine Reihe von Arbeitspaketen zu planen. Die wesentlichen Arbeitspakete waren: Web Content Management Typo3 Lehr und Lernsoftware Stud.IP und ILIAS Selbstbedienungsfunktionen mit QIS HIS LSF Lehre Studium Forschung Forschungsdatenbank eservices für Geschäftsprozesse Portal CampusMV HIS PSV Groupware Evaluation Die Arbeiten in diesen Paketen unterstützten die Weiterentwicklung der IT Infrastruktur an den Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern und führten insbesondere zu einer weiteren Vereinheitlichung der Hochschul IT und zu einer Angleichung bei verfügbaren Diensten und betriebenen Systemen. Der gemeinsame Betrieb identischer Softwaresysteme ermöglicht den Hochschulen eine höhere Qualität und Quantität der angebotenen Dienste mit den eingesetzten Ressourcen zu erreichen. Neben den direkt am Ergebnis ablesbaren Arbeiten machen Systemintegration, Koordination und Organisation in den hochschullokalen Projekten als auch hochschulübergreifend einen erheblichen Anteil an den erbrachten Leistungen aus. Die Leitung des Projektteams erfolgte durch eine Lenkungsgruppe, die aus Vertretern aller beteiligten Hochschulen bestand und der das Projektteam regelmäßig über den aktuellen Stand des Projektes berichtete. 1 siehe Konzeption CampusOnline Kapitel Fachliche Anforderungsanalyse 4/17

5 Web Content Management Typo3 Web Content Management Typo3 Ziel in diesem Arbeitspaket war die Einführung eines Web Content Management Systems (WCMS) um die Publikation der zentralen Webseiten der Hochschulen zu vereinfachen und dem gegenwärtigen Stand der Technik anzugleichen. Das Projektteam evaluierte mehrere WCMS, u.a. OpenCMS, Powerslave und Typo3. In Abstimmung mit den beteiligten Hochschulen wurde das PHP basierte OpenSource System Typo3 als gemeinsames WCMS der Hochschulen ausgewählt. Mittels Typo3 wurden durch das bzw. mit der Unterstützung des Projektteams die folgenden Webauftritte umgesetzt zentrale Webseiten der Hochschulen der Universität Rostock (URO), der Hochschule Wismar (HSW), der Hochschule Neubrandenburg (HSN), der Hochschule für Musik und Theater Rostock (HMT), das Portal CampusOnline, Projektseiten Wirtschaftsrechtliche Fallstudien, Webauftritt des International Office der Hochschule Wismar. Bei der Planung und Umsetzung weiterer Webseiten wirkte das Projektteam beratend mit. Mit der Fachhochschule Stralsund (FHS) wurden Gespräche zwecks Umstellung des Webauftritts der Hochschule vom Web CMS Powerslave auf Typo3 geführt. Zur Umsetzung eines Webauftrittes gehörten i.d.r. der Entwurf und die Anpassung der Layoutvorlagen, die Entwicklung der Templates, die Übernahme von existierenden Seiteninhalten, die Anpassung von WCMS Erweiterungen, die Einrichtung mehrsprachiger Seiten, die Überführung auf den zentralen Typo3 Server des Landes, die Durchführung von Schulungen 2 für Redakteure und Entwickler sowie die Nutzerbetreuung. Neben der Umsetzung der Webauftritte erfolgte ihre Integration in die IT Infrastruktur der Hochschulen. Dazu gehörte die Anbindung an die Authentifizierungsserver der Hochschulen, die Einrichtung der Typo3 Nutzerverwaltungen und die Integration existierender Anwendungen. Die Bereitstellung des zentralen WCMS für die Hochschulen erfolgt über einen gemeinsamen Server, der von einer der beteiligten Hochschulen 3, der Universität Greifswald (UGW) betrieben wird. Neben den bereits aufgeführten, werden weitere Webauftritte 4 über den zentralen Typo3 Server des Landes bereitgestellt. Durch das Projektteam wurde der Aufbau und der Betrieb des zentralen Typo3 Servers auf der System und Anwendungsebene sowohl technisch als auch organisatorisch unterstützt. Lehr und Lernsoftware Stud.IP und ILIAS Die Arbeiten in diesem Paket zielten auf die Bereitstellung von Lehr und Lernsystemen zur Unterstützung der Präsenzlehre und zur Bereitstellung von multimedialen Lerninhalten an den Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern. Der Einsatz dieser Software vereinfacht und vereinheitlicht die 2 siehe Kapitel Schulungen, Einweisungen 3 siehe Kapitel Diensteverteilung 4 siehe Anhang 5/17

6 Lehr und Lernsoftware Stud.IP und ILIAS IT Unterstützung des Lehr und Lernprozesses. Die Universität Greifswald und die Hochschule Wismar entschieden sich gemeinsam mit der Universität Rostock 5 die Lehr und Lernsysteme Stud.IP und ILIAS als zentrale Systeme der Hochschulen einzusetzen. Der Schwerpunkt des Lehr und Lernsystems Stud.IP liegt auf der Unterstützung der Präsenzlehre, während ILIAS stärker die Bereitstellung und das Lernen mit multimedialen Lerninhalten unterstützt. Beide Systeme sind integrierbar. Sie verfügen über Standardschnittstellen, sind OpenSource und bereits an mehreren Hochschulen, z.t. international im Einsatz. Durch die Arbeitsgruppe wurde die Einführung von Stud.IP und ILIAS an der Universität Greifswald und der Hochschule Wismar sowie von ILIAS an der Universität Rostock unterstützt. Dies schloss die Integration in die bestehende IT Infrastruktur, wie die Anbindung an Verzeichnisdienste und die Einbindung weiterer Informationsquellen, wie Bibliotheken und Kataloge sowie die Durchführung von Schulungen ein. Die folgende Grafik 6 zeigt über das Verhältnis von Stud.IP Nutzern zu Hochschulangehörigen 7 die zunehmende Akzeptanz des Systems an den Hochschulen. Die Lernsysteme werden über zentrale Server 8 in Rostock (Stud.IP) und Wismar (ILIAS) bereitgestellt. Selbstbedienungsfunktionen mit QIS Ziel dieses Arbeitspaketes ist es, durch den direkten Zugang zu Verwaltungssystemen einen besseren Service für Studieninteressierte, Hochschulmitarbeiter und Studenten anzubieten sowie den Umfang von Verwaltungstätigkeit zu reduzieren. Dazu wurden an interessierten Hochschulen Selbstbedienungsfunktionen (QIS 9 Module der HIS GmbH) für die Online Bewerbung/ Einschreibung (QIS ZUL) von Studieninteressierten, den Bescheinigungsdruck 10 (QIS SOS) und den Ausdruck von Leistungsübersichten (QIS POS) von Stu 5 Die Universität Rostock setzt Stud.IP seit dem Jahr 2003 ein. 6 Der hohe Wert für Rostock resultiert aus dem Einsatz von Stud.IP seit Hochschulmitarbeiter und Studenten 8 siehe Kapitel Verteilung und Nutzung zentraler Dienste 9 QIS Qualitätssteigerung der Hochschulverwaltung im Internet durch Selbstbedienung 10 Stammdatenblatt, Studienbescheinigung, BAföG Bescheinigung 6/17

7 Selbstbedienungsfunktionen mit QIS denten eingeführt. Weiterhin wurden die Funktionen zur Online Adressänderung für Studierende untersucht und den Hochschulen angeboten. Die folgende Tabelle zeigt QIS Module die durch das Projektteam an den genannten Hochschulen eingeführt wurden bzw. deren Einführung durch Arbeiten des Projektteams unterstützt wurde. QIS ZUL QIS SOS QIS POS HS Wismar HS Neubrandenburg () Uni Rostock 11 AUF HMT Rostock () An der Universität Greifswald waren QIS Module bereits im Einsatz. Eine Unterstützung seitens des Projektteams war nicht erforderlich. An den Hochschulen in Stralsund und Neubrandenburg wurde in einem gemeinsamen HWP Projekt dieser Hochschulen Selbstbedienungsfunktionen und Intranet u.a. an der Bereitstellung von QIS Modulen gearbeitet. Durch diese Hochschulen wurden Selbstbedienungsfunktionen daher ganz oder teilweise selbst eingeführt. Der Bescheinigungsdruck für Studenten wurde für die Hochschule Neubrandenburg und für die Hochschule für Musik und Theater Rostock vorbereitet. Für die Inbetriebnahme des Moduls an der HMT ist die Einführung von HIS PSV Voraussetzung 12. Der Einsatz der Online Einschreibung/Bewerbung erfolgte an der Universität Rostock für alle Studiengänge und an den Hochschulen in Wismar und Neubrandenburg für ausgewählte freie Studiengänge. An der Universität Rostock wird ggw. in einem Projekt für die Agrar und Umweltwissenschaftliche Fakultät an der Einführung von HIS POS G, der Prüfungsverwaltung der HIS GmbH gearbeitet. Diese Software ist Voraussetzung für die Einführung des Ausdrucks von Leistungsübersichten. Im Zuge der Ausweitung der Prüfungsverwaltung auf die gesamte Hochschule wird damit auch die genannte Selbstbedienungsfunktion hochschulweit verfügbar. Mit ersten Absprachen zur Einführung von Selbstbedienungsfunktionen zur An und Abmeldung von Prüfungen durch Studierende und zur Notenverbuchung durch Prüfer wurde Ende 2006 mit der Hochschule Wismar begonnen. HIS LSF Lehre Studium Forschung Die Einführung von HIS LSF an den Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern bzw. deren Unterstützung war eine Kernaufgabe im Projekt CampusOnline. HIS LSF ermöglicht es aktuelle Informationen rund um den Studienprozess und die Forschungstätigkeit an der Hochschule berechtigten Personengruppen einfach und effizient verfügbar zu machen. Die dezentrale Pflege der Daten, die direkte Bereitstellung von Informationen und Funktionen bei potentiellen Nutzern und die Nutzung eines integrierten Datenbestandes reduzieren die Verwaltungstätigkeit und verbessern den Service 11 An der Universität Rostock wurden für das WS 06/07 von ca Bewerbungen ungefähr 80% online erfasst. 12 siehe Kapitel HIS PSV 7/17

8 HIS LSF Lehre Studium Forschung für Mitarbeiter und Studierende. Durch die Projektgruppe wurde HIS LSF für die Hochschule Wismar und die Universität Rostock bereitgestellt. An der Hochschule Wismar wurde mit der Nutzung des Forschungsteils und an der Weiterbildungseinrichtung der Hochschule Wismar, der WINGS GmbH mit der Nutzung des Veranstaltungsteils von HIS LSF begonnen. Für die Universität Rostock wird ggw. eine Datenübernahme aus bestehenden Informationssystemen nach LSF implementiert. Anschließend erfolgt die Evaluation von HIS LSF in der Praxis. Daran anschließend ist die Anpassung von LSF Funktionalitäten an die Anforderungen der Universität Rostock und die Ablösung der Altsysteme durch HIS LSF vorgesehen. Mit der Hochschule für Musik und Theater Rostock gab es bisher nicht abgeschlossene Gespräche bezüglich der Nutzung von HIS LSF zur Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses. Die Fachhochschule Stralsund und die Universität Greifswald installierten und evaluieren HIS LSF selbstständig. Die Hochschule Neubrandenburg wurde bei der Installation des Grundsystems und der Datenübernahme unterstützt. Die wesentlichen Arbeiten bei der Einführung von HIS LSF bestehen in der Installation und Konfiguration des Applikationsservers sowie des QIS Grundsystems, der Anbindung von Verwaltungsdatenbanken und Nutzerverzeichnissen, der Layoutanpassung des Portals, der Ausgaben/Berichte (bspw. Vorlesungsverzeichnis, Forschungsbericht) sowie der Einweisung und Schulung. Die Einführung von HIS LSF beeinflusst strukturübergreifend die Arbeitsorganisation an der jeweiligen Hochschule. Dies führt im Vergleich zu den HIS QIS Modulen zu längeren Einführungsphasen des Systems. Die kurzen offiziellen Update Intervalle der HIS Software und die häufige Bereitstellung fehlerkorrigierter Versionen erhöhen den Administrationsaufwand von HIS LSF und den QIS Modulen deutlich. Forschungsdatenbank Dieses Arbeitspaket zielt auf die Bereitstellung von Software zur Pflege und Auswertung von Forschungsinformationen an den Hochschulen und auf die Bereitstellung einer Landessicht auf die Forschungsaktivitäten in Mecklenburg Vorpommern. Der Hochschule Wismar wurde zur Pflege ihrer Forschungsinformationen und zur Erstellung des Forschungsberichts HIS LSF zur Verfügung gestellt. Die Universität Rostock arbeitet mit der HIS GmbH an der Erweiterung der Funktionalität und des Datenmodells von HIS LSF, sodass diese Software mehr als bisher zur Abbildung der Forschungsinformationen von Hochschulen geeignet ist. Das Projektteam unterstützte beide Hochschulen u.a. bei der Bereitstellung der HIS LSF Systeme, der Schulung und Einweisung der Mitarbeiter, der Anpassung der Layouts und der Ausgaben, der Datenübernahme, der Analyse und dem Entwurf des erweiterten Datenmodells sowie in der Zusammenarbeit mit der HIS GmbH. Durch die einheitliche Nutzung von HIS LSF zur Verwaltung der Forschungsinformationen an den Hochschulen würde eine einheitliche Datenstruktur und mit dem Datenaustauschprotokoll SOAP eine gemeinsame Schnittstelle zum Zugriff auf die lokalen Daten zur Verfügung stehen. Damit wäre die Grundlage geschaffen um, basierend auf den an den Hochschulen vorliegenden Daten, eine Lan 8/17

9 Forschungsdatenbank dessicht auf die Forschungsaktivitäten in Mecklenburg Vorpommern anzubieten. Hierzu wurden unterschiedliche Lösungsansätze in der Arbeitsgruppe CampusOnline diskutiert. Die Entscheidung welche Variante umgesetzt werden soll, wird von der Landesrektorenkonferenz Anfang 2007 erfragt. Als temporäre Lösung bis zur Festlegung einer umsetzbaren Variante und ihrer Realisierung wurden die Forschungsseiten der Hochschulen im Portal Campus MV statisch verlinkt. eservices für Geschäftsprozesse Die Einführung elektronischer Dienste für die Geschäftsprozesse in Ergänzung zu bestehenden Verwaltungsabläufen an den Hochschulen zielt auf die Verbesserung von Dienstleistungen insbesondere für Hochschulmitarbeiter und auf die Vereinfachung der Verwaltungstätigkeit. Dies soll durch den vereinfachten Zugang zu Diensten, die elektronische Übertragung und Archivierung von Informationen, die Transparenz des Bearbeitungsfortschritts sowie die Anbindung an Verwaltungssysteme erreicht werden. Eine zur Umsetzung geeignete Software 13 wurde im Berichtszeitraum ausgewählt, in den Probebetrieb überführt, gemeinsam mit mehreren Hochschulen evaluiert und in Zusammenarbeit mit dem Anbieter um notwendige Funktionen erweitert. Ende 2006 wurde die Software und die für den Produktionsbetrieb notwendige Infrastruktur angeschafft und in Betrieb genommen. In Zusammenarbeit mit mehren Hochschulen wurden, basierend auf dem CIRALI System und bestehenden Verwaltungsvorgängen, für erste Geschäftsprozesse (siehe folgende Tabelle) eservices umgesetzt. Hochschule HSW HSN URO UGW FHS Dienste (Büro )Materialanforderungsschein P Absetzung Inventar Abwesenheitsmitteilung Kernzeit P Änderungsmitteilung Gleitzeit P Anforderung Dienst Kfz/ Fahrantrag /T G Anmeldung einer (hs internen) Veranstaltung P Anmeldung zum Umzug / zur Verlegung einer Dienststelle /T Antrag auf Beschäftigung einer stud. Hilfskraft Antrag auf Einrichtung/Änderung von Telefonan schlüssen / von Nebenstellenanschlüssen P /T G Antrag auf Entsorgung P Antrag auf Exkursionszuschuss G Antrag auf Nebentätigkeit G Antrag auf Neubeschaffung eines Dienstausweises Antrag Gästezimmer P Antrag Schlüsselausgabe P Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt 13 CIRALI der Firma FJD 9/17

10 eservices für Geschäftsprozesse Dienstreiseantrag Druck und Vervielfältigungsauftrag P Fragebogen zur Erfassung der Grunddaten für einen Dozenten/ Administratoren Krankmeldung / Rückmeldung zur Krankmeldung /T Mitteilung über inventarisierungsflichtige Gegenstände/ Stammdatenblatt Inventarisierung P Reisekostenabrechnung Reparaturauftrag SW Beschaffungsantrag /T Tätigkeitsbeschreibung Angestellte Übergabeprotokoll DV Hardware Übergabeprotokoll für Personalakten Übergabeprotokoll planmäßige Exmatrikulationen Übergabeprotokoll vorzeitige Exmatrikulationen Übergabeprotokoll/Aktenvorblatt für Verwaltungsakten Umsetzungmeldung für Inventar Verzichtserklärung für die Mitnahme von Personen (in Dienstkraftfahrzeugen), die nicht Angehörige der FH Stralsund sind Wohnwechsel /T vorbereitet T Testbetrieb P Fertig für Produktionsbetrieb G gemeldet Die Hardware und Virtualisierungssoftware für einen Produktions und einen Testserver wird zentral für alle Hochschulen im Land von der Universität Rostock betrieben. Der Betrieb des CIRALI Systems und die Umsetzung der Geschäftsprozesse erfolgt ggw. durch das Projektteam CampusOnline. Es ist angedacht die Neuentwicklung und Pflege der elektronischen Dienste an eine Hochschule zu übertragen. Gespräche hierzu fanden mit der Hochschule Neubrandenburg statt. Informationsveranstaltungen zu den einzelnen Komponenten des CIRALI Systems und zu bisher in diesem umgesetzten Geschäftsprozessen fanden an den Hochschulen in Neubrandenburg, Wismar, Stralsund und Rostock statt. Portal Campus MV Ziel des Arbeitspakets Gemeinsames Informationsportal der Hochschulen war die Schaffung eines zentralen Webauftritts, der über Forschung und Bildung an den Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern informiert. Unter der Webadresse mv.de wurde auf dem zentralen Typo3 Server des Landes ein entsprechender Webauftritt eingerichtet. Das vom Projektteam entworfene Layout wurde durch die Arbeitsgruppe bestätigt. Die Inhalte bestehen ggw. vor allem aus statischen Links, da die lokalen HIS LSF Systeme an den meisten Hochschulen, noch nicht im Produktivbetrieb sind und damit eine automatische Datenübernahme bisher nicht möglich ist. Weiterhin wird der Webauftritt zur Bereitstellung von Informationen über das Projekt CampusOnli 10/17

11 Portal Campus MV ne und über durch das Projekt bereitgestellten Dienste benutzt. Die Administration des Systems und die Pflege der Inhalte erfolgt ggw. ausschließlich durch das Projektteam. HIS PSV Eine wesentliche Voraussetzung für die effiziente Nutzung der überwiegenden Zahl von Systemen ist die Verfügbarkeit zentraler Nutzerverzeichnisse und Authentifizierungsserver an den Hochschulen. Darüber hinaus kann mit einem gemeinsamen landesweiten Authentifizierungs und Autorisierungsdienstes, die hochschulübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht und effizienter werden. Die Bereitstellung der notwendigen Personaldaten bzw. ihre Übernahme aus bestehenden Datenbanken erfolgt an den meisten Hochschulen i.d.r. mit einem nicht unwesentlichen Anteil an manueller Tätigkeit, außerdem werden diese Informationen redundant gehalten. Durch die Einführung des neuen HIS Moduls PSV (Personalisierte Services und Verzeichnisse) kann an den Hochschulen der Aufwand zur Pflege und die Qualität der Daten verbessert werden. Das Modul PSV ist vor allem für Hochschulen interessant, die bisher kein Metadirectory einsetzen. Durch das Projektteam wurde in Zusammenarbeit mit der Universität Greifswald HIS PSV getestet. Es wurde die Anbindung der Studentendatenbank SOSPOS und der Mitarbeiterdatenbank SVA auf verschiedenen Datenbanksystemen untersucht. Die erste Testversion wies mehrere schwerwiegende Mängel auf, die gegen einen Einsatz sprachen. Die HIS GmbH hat Verbesserungsvorschläge zur Kenntnis genommen. Ein Termin für die Bereitstellung einer neuen Testversion durch die HIS GmbH ist derzeit nicht bekannt. Aufgrund der Abhängigkeit des Bescheinigungsdrucks aus QIS SOS von HIS PSV (automatisierte Befüllung des Authentifizierungsservers) konnte diese Funktion an der HMT Rostock bisher nicht in Betrieb genommen werden. Als mögliche Infrastruktur für die hochschulübergreifende Authentifizierung und Autorisierung wird durch das Projektteam Shibboleth betrachtet. Groupware Eine der Aufgaben im Projekt CampusOnline bestand in der Auswahl einer Workgroup Software und der Einführung dieser an interessierten Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern. Es wurden eine Reihe von OpenSource Systemen durch das Projektteam gesichtet. Der wesentliche Bewertungsaspekt war die Integrationsfähigkeit in die bestehende IT Infrastruktur. Von den gesichteten Systemen wurden zwei (phpgroupware und OpenGroupware) durch das Projektteam im produktiven Betrieb getestet. Der Einsatz der Systeme wurde bei phpgroupware wegen Schwächen in der Integration der einzelnen Systemfunktionen und bei OpenGroupware wegen schlechter Usability verworfen. Da mit Stud.IP ein System zur Verfügung steht das wesentliche Funktionen eines Groupwaresystems im Bereich Unterstützung der Lehre und Projektarbeit bereits abdeckt, besteht hier kein dringender Handlungsbedarf. 11/17

12 Weitere Weitere Überwachungs und Benachrichtigungswerkzeuge Zur Erhöhung der Diensteverfügbarkeit und zur Entlastung der DV Mitarbeiter bei der Überwachung komplexer Systemabhängigkeiten wurden verschiedene Überwachungs und Benachrichtigungswerkzeuge evaluiert sowie der Arbeitsgruppe vorgestellt. Das System Nagios wurde den Hochschulen zum lokalen Einsatz empfohlen. Durch das Projektteam wurde Unterstützung bei der Einführung dieses Systems angeboten. Durch das Projektteam wird Nagios zur Überwachung 14 von im Rahmen dieses Projektes eingeführten zentralen Diensten und Selbstbedienungsfunktionen eingesetzt. Berichtswesen Zur Verbesserung der i.d.r. auf Verwaltungsdaten basierenden Auswertungen und Berichte, insbesondere bei der Vereinfachung der Erstellung, der Einbeziehung weiterer Daten 15, dem dezentralen Zugriff sowie der automatisierten Veröffentlichung wurden verschiedene Berichtswerkzeuge evaluiert. Im Ergebnis dieser Arbeiten wurde das System Crystal Reports der Arbeitsgruppe vorgestellt. Nachforschungen bei der HIS GmbH haben ergeben, dass sich dort eine Arbeitsgruppe derzeit mit der Auswahl und der Evaluation einer Reportingsoftware beschäftigt, die sich zur Berichtserstellung über die gesamte HIS Softwarepalette einsetzen lässt und nicht wie HIS ISY auf die Studenten und Prüfungsdaten beschränkt ist. Evaluation Im zentral für die Hochschulen betriebenen System Stud.IP steht kostenlos ein umfangreiches Modul zur Online Evaluation der Lehre zur Verfügung. Da die Einführung einer Software zur Evaluation der Lehre an Hochschulen geprüft wurde, wurde durch die Projektgruppe das entsprechende Modul aus Stud.IP in mehreren Veranstaltungen vorgestellt. Um die Nutzung zu befördern, wurden verschiedene Evaluationen für unterschiedliche Anwender umgesetzt und eine Software zur Übernahme der Evaluationsergebnisse in Standardsoftware entwickelt. Dem verstärkten Einsatz des Stud.IP Evaluationsmoduls steht entgegen, dass es ausschließlich online genutzt werden kann. UniWahl Durch die Projektgruppe wurde geprüft inwieweit IT Unterstützung zur Organisation der Hochschulwahlen angeboten werden kann. Aufgrund vorliegender Erfahrungen an der Universität Rostock mit dem Programm UniWahl wurde dieses zur näheren Untersuchung ausgewählt. Im Ergebnis dessen wurde den Hochschulen der Einsatz von UniWahl zur Organisation der Hochschulwahlen empfohlen. 14 Eine weitere Anwendung ist die langfristige Sammlung von Performancedaten, beispielsweise um Lastspitzen zu erkennen. 15 insbesondere unabhängig von HIS Datenbanken 12/17

13 Weitere HIS RKA Zur Verbesserung des Service der Beantragung von Dienstreisen wurde die Einführung des Moduls QIS RKA der HIS GmbH geprüft. Dazu wurde das QIS RKA Basissystem in Betrieb genommen und eine Testumgebung mit den zugehörigen HIS G Systemen geschaffen. Das System wurde der Arbeitsgruppe vorgestellt. Aufgrund der Funktionalität und Usability von QIS RKA wurde der Einsatz dieses Moduls vorerst verworfen. Absolventenbörse Die Anpassung bzw. Weiterentwicklung von bestehender Software zur Unterstützung von Hochschulabsolventen war eine Aufgabe im Projekt CampusOnline. Nach Sichtung der existierenden und frei verfügbaren Softwarelösungen wurde den Hochschulen der Einsatz eines dieser Systeme vorgeschlagen. Auf einer ersten gemeinsamen Veranstaltung mehrerer Hochschulen zu diesem Thema Anfang 2007 wurde das Portal euni vorgestellt, dessen Funktionalität als Stellenbörse als geeignet befunden wurde. Eine nächste Veranstaltung u.a. zur Sichtung einer weiteren Softwarelösung ist geplant. Betreuung Durch das Projektteam wurden im Berichtszeitraum zwei Diplomarbeiten und mehrere Praktikanten an den Standorten Stralsund, Rostock und Wismar betreut. Schulungen, Einweisungen Durch das Projektteam wurden Schulungen und Einweisungen zu den eingeführten und vorbereiteten Systemen an den Hochschulen durchgeführt. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über ausgeführte und in der nächsten Projektphase geplante Veranstaltungen. Hochschule HSW HSN FHS HMT URO UGW System Formular Editor Formularserver Schulung G G ILIAS LSF Forschungsbericht LSF Veranstaltungsteil Stud.IP Typo3 (Redakteure und Entwickler) stattgefunden G geplant 13/17

14 Verteilung und Nutzung zentraler Dienste Verteilung und Nutzung zentraler Dienste Die Nutzung der zentral betriebenen Dienste (Web Content Management Server, zentrale Lehr und Lernserver, eservices) ermöglicht es den Hochschulen ihren Studierenden und Mitarbeitern moderne Dienstleistungen anzubieten ohne selbst die dafür notwendige IT Infrastrukturen aufzubauen und betreiben sowie die dafür erforderlichen Stellen in vollem Umfang bereitstellen zu müssen. Als vertragliche Basis für die Bereitstellung und Nutzung gegenseitiger Dienstleistungen wurde eine Dienstleistungsvereinbarung erarbeitet. Jede Hochschule schließt diese separat mit der den Dienst betreibenden Hochschule ab. Die folgende Tabelle zeigt die bisher zentral betriebenen Dienste sowie die jeweils betreibenden und nutzenden Hochschulen. System Nutzer Betreiber HSN FHS HMT HSW UGW URO WebCMS Typo3 1 UGW Stud.IP URO ILIAS HSW eservices Betrieb 5 URO eservices Pflege In Planung (HSN) 6 1. Da sich an der FH Stralsund seit mehreren Jahren das Web Content Management System Powerslave im Einsatz befindet, bestand von Seiten der Fachhochschule kein Bedarf am Einsatz von Typo3. Im Berichtszeitraum hat es mit der FH Stralsund Gespräche zum Thema Wechsel von Powerslave zu Typo3 gegeben. Im Ergebnis der Gespräche wurde, u.a. aufgrund des damit verbundenen hohen Aufwands, der Wechsel auf Typo3 verworfen. Anfang 2007 wurden die Gespräche zum Wechsel von Powerslave zu Typo3 erneut aufgenommen. 2. Die Hochschule Neubrandenburg setzt als Lehr und Lernsystem die Software Moodle ein. Die notwendige IT Infrastruktur wird von einem Fachbereich der Hochschule betrieben. 3. Die Fachhochschule Stralsund setzt als Lehr und Lernsystem die Software ILIAS ein. Die notwendige IT Infrastruktur wird von einem Fachbereich der Hochschule betrieben. 4. Die Hochschule für Musik und Theater Rostock kann ihren Studenten bei Bedarf aufgrund der bestehenden Zusammenarbeit mit der Universität Rostock Zugänge zu Stud.IP und ILIAS bereitstellen. 5. Gespräche zur Nutzung der eservices an der Hochschule für Musik und Theater Rostock sind für 2007 geplant. 6. siehe Kapitel eservices für Geschäftsprozesse Kosten Im Zeitraum von März 2004 bis Dezember 2006 wurden für das Projekt CampusOnline Personalmittel in Höhe von ca und Sachmittel von über eingesetzt. Die Personalmittel wurden durch das Bildungsministerium für 3 Projektstellen bereitgestellt. Die Sachmittel stellte die Hochschule Wismar bereit. 14/17

15 Kosten Darüber hinaus wurden Rechenkapazität und Server für die Test und Entwicklungsrechner des Projektes durch die Hochschule Wismar und die Universität Rostock bereitgestellt. Weitere Kosten für Dienstreisen wurden von den jeweiligen Hochschulen übernommen. Nachhaltigkeit der bisherigen Projektergebnisse Die Nachhaltigkeit ist für einen Teil der bisher erzielten Projektergebnisse gesichert. So werden der zentrale Typo3 Server durch die Universität Greifswald, der zentrale Stud.IP Server durch die Universität Rostock und der zentrale ILIAS Server durch die Hochschule Wismar betrieben. Damit ist die Verfügbarkeit dieser Dienstleistung unabhängig vom Fortbestand des Projektes CampusOnline gesichert. Um die Nachhaltigkeit der bereitgestellten eservices zu sichern ist es, zusätzlich zum gesicherten Betrieb der Systemkomponenten durch die Universität Rostock, notwendig einen Betreiber der Softwarekomponenten der eservices zu finden. Weiterhin muss die Administration und Entwicklung der elektronischen Geschäftsprozesse entweder durch die Hochschulen oder von einem zentralen Anbieter übernommen werden. Für die QIS Module (Selbstbedienungsfunktionen), HIS LSF und das Portal Campus MV ist die Nachhaltigkeit eingeschränkt oder nicht gesichert. Für die durch die Projektgruppe betreuten QIS Module (Selbstbedienungsfunktionen) und die HIS LSF Installationen an der Hochschule Wismar und der Universität Rostock ist bisher keine Übergabe an die jeweilige Hochschule erfolgt. Von der Arbeitsgruppe erbrachte Dienstleistungen zum Update, zur Administration und zur Konfiguration der Systeme, sowie die Schulung der Nutzer müssen durch die Hochschulen übernommen werden, damit die Dienste weiterhin genutzt werden können. Das Portal Campus MV wird bisher ausschließlich durch die Projektgruppe betreut. 15/17

16 Fazit Fazit Durch die Arbeitsgruppe CampusOnline wurde im Berichtszeitraum die Weiterentwicklung der IT Infrastruktur an den Hochschulen in Mecklenburg Vorpommern durch unterschiedliche Aktivitäten unterstützt. Diese waren im Umfang, in der Art der Tätigkeit und in der Beteiligung der Hochschulen höchst unterschiedlich. Die Nutzung einheitlicher Systeme z.b. für Verwaltungsaufgaben (HIS Software), Selbstbedienungsfunktionen (QIS Module, eservices), Webpräsentation (Typo3) und E Learning (Stud.IP, ILI AS) wurden durch das Projekt befördert. Der unterschiedliche Stand der Hochschulen bei der Nutzung der im Projekt betrachteten Systeme konnte durch das Projekt teilweise 16 angeglichen werden. Durch die Nutzung zentral betriebener Systeme konnte der Aufwand und der Personalbedarf für den Betrieb dieser Dienste pro Hochschule reduziert werden. Die Nutzung der eingeführten Systeme ist teilweise von Voraussetzungen abhängig, bspw. Authentifizierungsserver oder bestimmte HIS Datenbanken. Einige fehlende Voraussetzungen konnten im Laufe des Projektes mit Unterstützung des Projektteams erfüllt werden. Andere führten dazu, dass durch das Projektteam vorbereitete Systeme 17 noch nicht in Betrieb genommen werden können. Die technische Bereitstellung einer Software oder eines Dienstes für eine Hochschule sagt nichts über die tatsächliche Nutzung dieses Angebotes aus. Bei HIS LSF 18 bspw. muss mit einer langwierige Einführungsphase gerechnet werden, da sich ein wesentlicher Mehrwert des Systems erst über die veränderte Prozessorganisation und die Mehrfachnutzung der Daten ergibt. Die Zusammenarbeit mit allen beteiligten Hochschulen war sehr gut. Je nach Bedarf, in Abhängigkeit der bereits an der Hochschule verfügbaren Systeme, wurden über CampusOnline verfügbar gemachte Dienste genutzt. Es ergab sich mit allen Hochschulen im Laufe des Projektes eine Zusammenarbeit und alle Hochschulen haben Kapazitäten von CampusOnline in Anspruch genommen. Die Nachhaltigkeit ist noch nicht für alle erreichten Projektergebnisse gesichert. 16 teilweise, da nicht alle Hochschulen alle Softwaresysteme einsetzen bzw. die jeweiligen Arbeiten durch einzelne Hochschulen selbst ausgeführt wurden 17 siehe Kapitel HIS PSV 18 siehe Kapitel HIS LSF Lehre Studium Forschung 16/17

17 Anhang Anhang Webauftritte auf dem zentralen Typo3 Server Zentrale Webseiten der Hochschulen Universität Greifswald Universität Rostock Hochschule Wismar Hochschule Neubrandenburg Hochschule für Musik und Theater Rostock Fakultäten und zentrale Einrichtungen Hochschule Wismar Fachbereich Elektrotechnik und Informatik Hochschule Wismar Fachbereich Wirtschaft Universität Greifswald Webseite der Rechts und Staatswissenschaftliche Fakultät Universität Greifswald Urologie Universität Greifswald Universitätsbibliothek Universität Rostock Bioinformatics Core Facility Universität Rostock Heinrich Schliemann Institut für Altertumswissenschaften Universität Rostock Institut für Nachrichtentechnik Universität Rostock Institut für Philosophie Universität Rostock Zentrum für Qualitätssicherung International Office der Hochschule Wismar Projekte Webseite von CampusOnline Webseite des Projektes careers service Webseite von Gründerflair Webseite von Mathe MV Wirtschaftsrechtliche Fallstudien Link greifswald.de rostock.de wismar.de nb.de rostock.de noch nicht aktiviert noch nicht aktiviert greifswald.de greifswald.de greifswald.de rostock.de rostock.de rostock.de rostock.de rostock.de mv.de /17