moveon Conference 2007 moveon im International Office einführen

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1 moveon Conference 2007 moveon im International Office einführen

2 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO Worauf sollten Sie bei der Einführung achten? Welche Entscheidungen müssen vor der Einführung getroffen werden? Wie läuft die ideale Einführung von moveon? Seite 2 / 25

3 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 3 / 25

4 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO Die Einführung von moveon sollte gut geplant sein Gerade in großen Hochschulen mit vielen Nutzern und vielen Austauschstudenten kann es sonst zu Problemen im späteren Betrieb kommen Seite 4 / 25

5 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 5 / 25

6 Vorüberlegungen vor der Einführung Welche Prozesse sollen abgebildet werden Welche Abteilungen / Mitarbeiter sollen eingebunden werden Wieviele Studenten werden Sie mit moveon verwalten Gibt es Bestandsdaten, die übernommen werden sollen Wer unterstützt Sie aus Ihrer internen EDV Seite 6 / 25

7 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 7 / 25

8 Definition der in moveon abzubildenen Prozesse Welche Prozesse bearbeiten Sie in Ihrem International Office Welche dieser Prozesse sollen in moveon abgebildet werden Sind diese Prozesse so klar strukturiert, dass Sie in einer Software abgebildet werden können Welche Prozesse an Ihren Fakultäten sollen ebenfalls abgebildet werden Seite 8 / 25

9 Mögliche Prozesse, die in moveon abgebildet werden können Verwaltung ERASMUS inkl. Abrechnung DAAD Verwaltung Non-ERASMUS Bilaterale Verträge Studierendenpraktika Wohnraumverwaltung für Incoming Bewerbung und Nominierung Auswahl Outgoing Dozentenmobilität IN / OUT Korrespondenz ToR / LA Allgemeine Kooperationen Forschungsprojekte Seite 9 / 25

10 Klärung der Mitarbeiter die einbezogen werden sollen Szenarien mit unterschiedlichem Nutzungsumfang : 1. Nutzung nur im zentralen International Office 2. Dezentrale Nutzung auch an Fakultäten Seite 10 / 25

11 Klärung der Aufgaben der Mitarbeiter Hochschule mit wenigen Mitarbeitern mit ähnlichen, sehr vielfältigen Aufgaben ODER Hochschule mit viele Mitarbeiter mit sehr speziellen Aufgaben (z.b. nur Stipendien, nur Incoming) Aufgaben der Fakultätskoordinatoren Seite 11 / 25

12 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 12 / 25

13 Online-Module, die moveon ergänzen können Online Bewerbung Online Darstellung Seite 13 / 25

14 moveonline incoming, outgoing, exchanges, reports Für Hochschulen mit vielen Bewerbern und großem Beratungsbedarf ODER Für Hochschulen mit sehr wenigen Mitarbeitern pro Studenten... lohnen sich die Module incoming, outgoing, exchanges und reports Seite 14 / 25

15 moveonline cooperations Für Hochschulen mit vielen internationalen Hochschulkooperationen (nicht nur Mobilität) und einem guten zentralen Datenbestand davon ODER Für Hochschulen, die Ihre internationalen Aktivitäten für Marketing nutzen wollen lohnt sich moveonline cooperations Seite 15 / 25

16 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 16 / 25

17 Anforderungen an die technische Infrastruktur Abhängig von - Umzusetzenden Prozessen - Anzahl und Standort der einbezogenen Mitarbeitern - Gewünschten Modulen - Anzahl der Studenten ermitteln sich die technischen Anforderungen Seite 17 / 25

18 Technische Infrastruktur für moveon Die technischen Anforderungen von moveon reichen von 1. Kleine Hochschulen, wenige Nutzer, wenige Studenten pro Jahr: - moveon mit Access-Datenbank auf einem Fileserver bis zu 2. Große Hochschulen, viele Nutzer, viele Studenten pro Jahr: - moveon ggf. auf einem Terminalserver - Nutzung einer SQL-Datenbank (MS SQL, Oracle ) - Netzwerk von ggf. verschiedenen Standorten nutzbar (VPN, gemeinsames Netzwerk) Seite 18 / 25

19 Technische Infrastruktur für moveonline moveonline ist eine Internetanwendung und benötigt (unabhängig von der Hochschulgröße): - einen Webserver ODER Hosting durch unisolution - eine SQL-Datenbank (MySQL, MS SQL, Oracle, PostgreSQL) - Anpassung an das Layout der Webseiten Ihrer Hochschule Seite 19 / 25

20 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 20 / 25

21 Beratung vor der Installation Technische Beratung - Vorbereitung auf die Installation oder Einführung neuer Module - Optimierung der technischen Plattform und der Abläufe - Datensicherheit Prozessberatung - Bedarfsermittlung, Prozessübersicht - Optimale Nutzung von moveon in Ihrem IRO Erstellung eines Zeitplans für die Einführung Seite 21 / 25

22 Unterstützung bei der Installation Übernahme Ihrer Bestandsdaten - Studentendaten - Hochschulen und Kontakte - Verträge Installation Vor-Ort - Einrichtung der Datenbank - Einstellen der Benutzerrechte - Einrichten der Backups und Updates - Einspielen der Bestandsdaten Seite 22 / 25

23 Schulungsangebote nach der Installation Allgemeine Anfängerschulung Schulungen Vor-Ort: Nur Ihre Hochschule, Arbeit mit Ihren Prozessen und Daten Thematische Schulungsreihe, 5 Schulung im Abstand von ca. 8 Wochen Schulungen für Manager, Schwerpunkt Controlling und Auswertung Seite 23 / 25

24 Inhalt 1 Die Einführung von moveon in Ihrem IRO 2 Vorüberlegungen 3 Prozesse und Mitarbeiter 4 Benötigte Module 5 Technische Infrastruktur 6 Unterstützung durch unisolution 7 Ablauf der Einführung Seite 24 / 25

25 Schritte bis zum Produktivstart 1. Klärung aller betroffenen Prozesse 2. Klärung der abzubildenden Mitarbeiterstruktur 3. Klärung der technischen Anforderungen und Möglichkeiten 4. Bereitstellung der notwendigen technischen Infrastruktur 5. Klärung der betroffenen Austauschprogramme 6. Klärung der Fächer- / Fakultätsstruktur 7. Abbildung der Programme, Mitarbeiter und Austauschprogramme in moveon 8. Vorbereitung und Übernahme der Bestandsdaten 9. Installation von moveon Vor-Ort 10. Kurze Einführung der Anwender in moveon / Workshop (Vor-Ort) Seite 25 / 25

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