Publikationen drucken

Transkript

1 3 Geschätzte Dauer: 30 Minuten In dieser Lektion lernen Sie n wie Sie Visitenkarten drucken. n wie Sie mehrseitige Publikationen anzeigen und zwischen den einzelnen Seiten wechseln. n wie Sie ausgewählte Seiten und Seitenbereiche einer mehrseitigen Publikation drucken. Nachdem Sie eine Publikation fertig gestellt haben, möchten Sie sie natürlich drucken, um das Ergebnis auf Papier begutachten zu können. Ihre Kollegin erklärt Ihnen, dass Microsoft Publisher zahlreiche Druckoptionen bietet, die je nach Typ der angezeigten Publikation und in Abhängigkeit von dem von Ihnen verwendeten Drucker variieren können. Außerdem sind viele weitere Optionen für den Fall verfügbar, dass Sie Ihre Publikation einem professionellen Druckereibetrieb anvertrauen möchten. In dieser Lektion drucken Sie verschiedene Publikationen aus, um auf diese Weise einige der verfügbaren Druckoptionen kennen zu lernen und sie zu testen. Sie werden sich dabei hauptsächlich auf Fragen konzentrieren, die sich ergeben, wenn Sie Dokumente selbst ausdrucken, und weniger auf die Aspekte, die bei einer Weitergabe der Dokumente an einen Druckbetrieb eine Rolle spielen. Verfügbare Druckoptionen Bevor Sie damit beginnen, Publikationen zu drucken, sollten Sie sich mit einigen drucktechnischen Begriffen und Funktionen vertraut machen. Während die meisten Drucker nach denselben Prinzipien arbeiten, unterscheiden sich die verfügbaren Druckoptionen von Drucker zu Drucker. Ihre Kollegin bei Impact Public Relations benutzt in diesem Zusammenhang die Analogie eines Armaturenbretts in einem Auto. Der Gebrauch der verschiedenen Knöpfe, Schalter und Skalen auf dem Armaturenbrett Ihres Wagens wird Ihnen vermutlich schon zur zweiten Natur geworden sein. Aber wenn Sie sich das erste Mal hinter das Steuer eines anderen Autos setzen, müssen Sie schon etwas Zeit investieren, um die unter- 579

2 Abbildung 3.1 Seiten im Hochund Querformat schiedlichen Möglichkeiten und Funktionen zu identifizieren, die das andere Armaturenbrett bietet. Natürlich brauchen Sie keinen neuen Führerschein, wenn Sie sich an das Steuer eines anderen Autos setzen, aber Sie müssen sich durchaus einige Minuten Zeit nehmen, um sich mit den unterschiedlichen Bedienelementen vertraut zu machen. Ähnlich verhält es sich beim Drucken. Vielleicht kennen Sie ja die meisten der Einstellungen schon hinreichend, die Ihr eigener Drucker bietet. Sollten Sie aber aus irgendwelchen Gründen zum Drucken einen anderen Drucker benutzen müssen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihnen die Optionen des neuen Druckers nicht ganz vertraut sind. Solche Unterschiede zu verstehen ist aus dreierlei Gründen wichtig. Zunächst ist festzuhalten, dass sich die Druckoptionen, die Sie bei der Arbeit in Ihrer Firma Impact Public Relations verwenden, gegebenenfalls von denen unterscheiden, die Sie verwenden, wenn Sie Dokumente zu Hause oder in einem anderen Büro drucken. Beispielsweise könnte der am Arbeitsplatz verwendete Drucker die Erstellung zweiseitig bedruckter Publikationen unterstützen, während Ihr privater Drucker nur den Ausdruck einseitig bedruckter Seiten gestattet. Wenn es darum geht, qualitativ hochwertige Druckergebnisse zu erzielen, oder wenn es sich um Druckaufträge mit hohen Stückzahlen handelt, werden Sie den Druck der Publikationen wahrscheinlich einer Druckerei übergeben wollen. Bevor Sie dies tun, könnte Ihr Ansprechpartner eines solchen Betriebs Ihnen jedoch vorschlagen, den so genannten Standarddruckertreiber (also die Software, welche ein bestimmtes Druckermodell und dessen Ausstattung steuert) zu wechseln. Diesen Treiber benutzt Publisher, während Sie eine Publikation erstellen. Ein anderer Druckertreiber kann unter Umständen das Layout einer Publikation verändern. Der erwähnte Ansprechpartner könnte also den Vorschlag machen, dass Hochformat Querformat 580

3 Sie einen Druckertreiber auswählen, der demjenigen entspricht, den die Druckerei selbst verwendet. Auf diese Weise entspräche das, was Sie während des Entwurfs auf dem Bildschirm sehen, dem mit dem Drucker erzielten Ergebnis. Sie werden zudem feststellen, dass Publisher je nach Größe und Ausrichtung der Publikation häufig unterschiedliche Druckoptionen bereit stellt. Mit Ausrichtung ist die in Bezug auf den horizontalen und vertikalen Rand des Papiers festgelegte Druckrichtung von Text und Grafiken gemeint. Einige Publikationen machen einen besseren Eindruck, wenn sie im Querformat statt im Hochformat gedruckt werden. Abbildung 3.1 zeigt zwei Seiten, von denen die eine im Hochformat und die andere im Querformat dargestellt ist. Visitenkarte drucken Das Drucken einer Visitenkarte liefert sofort einige Beispiele für die verschiedenen Druckoptionen, die für den Ausdruck einer Publikation mit einer Sondergröße verfügbar sind. Das Standardformat einer Visitenkarte beträgt 55 mal 100 Millimeter (2 mal 3,5 Zoll), ist also erheblich kleiner als beispielsweise das DIN A4-Format. Deshalb bietet Ihnen Publisher die Möglichkeit, entweder eine einzelne Visitenkarte pro Seite zentriert in der Seitenmitte oder mehrere Exemplare der Karte auf einer Seite nebeneinander zu drucken. Normalerweise würden Sie erst einmal testweise eine einzelne Karte (zentriert auf einer Seite) ausdrucken, um das Aussehen Ihrer Kartenpublikation zu überprüfen, bevor Sie mit dem eigentlichen Drucken beginnen. Geht Ihr Ehrgeiz weiter, so könnten Sie sich etwa eine stärkere Papiersorte besorgen und dann Ihre Visitenkarten selbst produzieren (bis zu 10 Exemplare pro Seite). Natürlich müssten Sie die Karten dann auch selbst ausschneiden. Standardmäßig druckt Publisher nur eine Visitenkarte pro Seite und zwar jeweils in der Seitenmitte, wenn Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste klicken. Der Ausdruck der Karte enthält Zuschnittsmarken, welche die Ränder der Karte festlegen, so dass Sie die Karte auf die richtige Größe zurecht schneiden können. Außerdem werden Sie auch Passmarken (bzw. Registrierungsmarken) finden, die ein Druckerservice bei der Ausrichtung der Farbflächentrennung verwenden kann (siehe Abbildung 3.2). Um 10 Karten pro Seite (im Kachelverfahren) oder mehrere Seiten zu drucken, rufen Sie das Dialogfeld Drucken auf. Dieses Dialogfeld öffnen Sie, indem Sie im Menü Datei auf Drucken klicken. Wenn Sie mehrere Karten nebeneinander auf einer Seite drucken möchten, können Sie dies auch erreichen, indem Sie auf die Option Drucklayout im oberen linken Fensterausschnitt des Visitenkarten-Assistenten klicken (siehe Abbil- 581

4 Abbildung 3.2 Gedruckte Visitenkarte Abbildung 3.3 Druckoptionen im Visitenkarten- Assistenten Passmarken Zuschnittsmarken dung 3.3), anschließend die Option Mehrere Exemplare pro Seite wählen und dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken klicken. Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Karte pro Seite drucken möchten. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bis zu 10 Karten pro Seite drucken möchten. Eine einzelne Visitenkarte drucken Bevor Sie Anna Hanson, Ihrer Hauptansprechpartnerin beim Lakewood Mountains Resort, ihre Visitenkarten zusenden, ist es ratsam, erst einmal 582

5 Wenn Sie diese Lektion nicht in der vorgesehenen Reihenfolge durcharbeiten, öffnen Sie die Datei LMR Visitenkarte, vor Sie den nächsten Schritt ausführen. zur Kontrolle eine Konzeptkopie anzufertigen. In dieser Übung öffnen Sie eine Visitenkartenpublikation aus dem Ordner Publisher-Übungen und drucken dann die Wenn der Katalog aktuell sichtbar ist, schließen Sie ihn jetzt. (Sie können das Katalogfenster schließen, indem Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche Schließen oder in der unteren rechten Ecke auf die Schaltfläche Katalog schließen Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen, und verwenden Sie dann die Dropdown-Liste Suchen in, um den Inhalt des Ordners Publisher-Übungen von Ihrer Festplatte Doppelklicken Sie auf die Datei LMR Visitenkarte. Die Visitenkarte wird im Publikationsfenster angezeigt. Um sicher zu vermeiden, dass jedes Mal beim Öffnen einer der im Ordner Publisher-Übungen befindlichen Dateien eine Druckerfehlermeldung erscheint, ist als Standarddrucker für alle Übungsdateien die Einstellung MS Publisher-Farbdrucker festgelegt. Bevor Sie eine Übungsdatei drucken, müssen Sie deshalb die Einstellung ändern und Ihren eigenen Drucker angeben. Klicken Sie dazu im Menü Datei auf Drucken. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol der Dropdown-Liste Name, und wählen Sie dann in der Liste Ihren Drucker Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Drucken. Publisher druckt unter Verwendung der Standarddruckereinstellungen eine Seite mit einer einzelnen Visitenkarte in der Mitte. Mehrere Karten pro Seite drucken Nachdem Sie sich von dem zufrieden stellenden Aussehen des Kartenausdrucks überzeugt haben, möchten Sie vielleicht eine Serie davon drucken, um Ihrer Druckerei eine Vorlage zur Verfügung stellen zu können. Da Sie schon dabei sind, können Sie auch gleich eine zweite Serie für Archivierungszwecke drucken, um bei Nachbestellungen Ihres Kunden schneller reagieren zu können. In dieser Übung bedrucken Sie zwei Papierbögen mit Visitenkarten, wobei jeweils 10 Karten auf einer Seite untergebracht Vergewissern Sie sich, dass die entsprechende Visitenkarte (Dateiname LMR Visitenkarte) angezeigt Klicken Sie im oberen linken Fensterausschnitt des Visitenkarten-Assistenten auf Drucklayout. Die Optionen für das Drucklayout erscheinen im unteren linken Fensterausschnitt. 583

6 Abbildung 3.4 Das Dialogfeld Drucken Abbildung 3.5 Das Dialogfeld Seite Klicken Sie im unteren linken Fensterausschnitt auf die Option Mehrere Exemplare pro Seite. Publisher wird nun 10 Karten pro Papierbogen Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken. Das Dialogfeld Drucken wird geöffnet (siehe Abbildung 3.4). Je nach Typ des von Ihnen verwendeten Druckers werden in diesem Dialogfeld unterschiedliche Details Klicken Sie auf die Schaltfläche Seite einrichten. Das Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt (siehe Abbildung 3.5). Beachten Sie, dass die Option Mehrere Exemplare pro Seite drucken bereits 584

7 ausgewählt ist, da Sie diese Option ja gerade mit dem Visitenkarten-Assistenten geändert Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Seite einrichten wird geschlossen, und es erscheint erneut das Dialogfeld Doppelklicken Sie auf eine Stelle innerhalb des Textfelds Anzahl Exemplare, und geben Sie den Wert 2 Klicken Sie auf OK. Publisher druckt zwei Bögen mit jeweils 10 Visitenkarten. Erweiterbare Menüs in Office 2000 Wenn Sie in der Vergangenheit bereits Microsoft Office-Anwendungen verwendet haben, ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen, dass die neuen Office 2000-Versionen dieser Programme und auch Publisher 2000 Menüs mit leicht verändertem Aufbau verwenden. Diese neuen erweiterbaren Menüs sollen nur die jeweils gebräuchlichsten Befehle anzeigen, wenn Sie auf ein bestimmtes Menü in der Menüleiste klicken. Der nach unten weisende Doppelpfeil am unteren Ende eines Kurzmenüs zeigt an, dass noch weitere Befehle verfügbar sind. Um das erweiterte Menü anzuzeigen, können Sie entweder den Mauszeiger über diesen Doppelpfeil bewegen oder einfach ein paar Sekunden warten. Das Menüsystem nimmt in diesem Fall an, dass Sie den gewünschten Befehl in der Kurzfassung des Menüs nicht finden konnten, und erweitert automatisch das Menü, um Ihnen alle verfügbaren Befehle anzuzeigen. Wenn Sie im erweiterten Menü einen Befehl wählen, vermutet Publisher, dass Sie diesen Menübefehl in der Zukunft häufiger oder zumindest gelegentlich auswählen werden, und verschiebt den Befehl nach oben in das Kurzmenü. Sollten Sie den Befehl danach über einen gewissen Zeitraum hinweg nicht verwenden, entfernt Publisher ihn wieder aus dem Kurzmenü und fügt ihn in das erweiterte Menü ein. Auf diese Weise ergibt sich eine übersichtliche Menüstruktur, in der Sie das Gesuchte schneller finden können. Mehrseitige Dokumente anzeigen Viele der von Ihnen erstellten Publikationen werden zwei oder mehr Seiten umfassen. In Publisher haben Sie die Möglichkeit, eine oder zwei Seiten gleichzeitig anzuzeigen, und Sie können wählen, ob Sie alle oder nur 585

8 Abbildung 3.6 Publikationsfenster mit einer mehrseitigen Publikation ausgewählte Seiten der Publikation drucken. Wenn Sie eine mehrseitige Publikation (z.b. ein Magazin oder einen Katalog) erstellen oder öffnen, zeigt Publisher die Publikation jeweils zweiseitig an. Jeder Doppelseitenansicht ist zu entnehmen, wie sich die linke und die rechte Seite im gefalteten oder gehefteten Zustand aneinander fügen. Verwechseln Sie nicht den allgemeinen Publisher-Katalog mit den spezielleren Katalogdesigns, mit deren Hilfe Sie Produkt- oder Leistungskataloge erstellen können. In professionell erstellten Publikationen beginnt Seite 1 immer auf einer rechten Seite und die Seiten 2 und 3 bilden die linke und rechte Hälfte der ersten Doppelseite. Sie zeigen die verschiedenen Doppelseitenansichten an, indem Sie entweder auf die entsprechende linke oder rechte Seitenzahl in der Seitennavigationsleiste am unteren Rand des Publikationsfensters klicken (siehe Abbildung 3.6). Wenn Sie nur eine einzelne Seite anzuzeigen möchten, können Sie dies einfach durch Wechsel des Ansichtsmodus erreichen. Um die Doppelseitenansicht auszuschalten, klicken Sie im Menü Ansicht auf die Option Zwei Seiten. Dieser Befehl fungiert als Schalter mit zwei Zuständen, zwischen denen hin und her gewechselt werden kann. Sie können also die Seitennavigationsleiste 586

9 Katalogvorlagen sind ein mit Microsoft Publisher 2000 neu eingeführtes Merkmal. zweiseitige Darstellung wieder einschalten, indem Sie den genannten Vorgang wiederholen. Seiten einer mehrseitigen Publikation anzeigen Zur Einführung in den Umgang mit mehrseitigen Publikationen möchte Ihre Kollegin Ihnen einen Katalog zeigen, den Impact Public Relations für den Kunden erstellt hat. In dieser Übung öffnen Sie den Katalog und zeigen verschiedene Seiten in Einzel- und Doppelseitenansicht Öffnen Sie die Datei LMR Gift Shop, die sich im Ordner Publisher-Übungen auf der Festplatte befindet. Wenn Publisher Sie auffordert, die Änderungen an der aktuellen Publikation zu speichern, klicken Sie auf Nein. Publisher zeigt Seite 1 des Produktkatalogs Klicken Sie in der Seitennavigationsleiste am unteren Ende des Publikationsfensters auf Seite 2 oder 3. Im Ansichtsbereich wird die Doppelseitenansicht für die Seiten 2 und 3 Klicken Sie in der Seitennavigationsleiste auf Seite 4 oder 5. Im Ansichtsbereich wird die Doppelseitenansicht für die Seiten 4 und 5 Klicken Sie im Menü Ansicht auf den Befehl Zwei Seiten. Publisher schaltet die Doppelseitenansicht aus, so dass nur noch Seite 4 im Ansichtsbereich zu sehen Klicken Sie erneut im Menü Ansicht auf den Befehl Zwei Seiten. Die Seiten 4 und 5 werden erneut im Ansichtsbereich angezeigt. Ausgewählte Seiten drucken Wenn Sie bereits mit anderen Microsoft Windows-Anwendungen gearbeitet haben, kennen Sie möglicherweise schon einige der grundlegenden Techniken, die zum Drucken ausgewählter Seiten eines mehrseitigen Dokuments verwendet werden. Die von Publisher für das Drucken ausgewählter Seiten bereit gestellten Optionen sind denen der anderen Windows-Anwendungen recht ähnlich und eigentlich ziemlich selbsterklärend: Sie können alle Seiten oder eine Teilfolge (einen Bereich) von Seiten oder nur die aktuell ausgewählte Seite der Publikation drucken. Bei eingeschalteter Doppelseitenansicht werden beide Seiten der Doppelseite gedruckt, wenn Sie festlegen, dass die aktuelle Seite gedruckt werden soll. 587

10 Abbildung 3.7 Wie die Seiten einer 8-seitigen Broschüre ausgeschossen werden Abbildung 3.8 Publisher-Meldung, die beim Druck von Teilbereichen mehrseitiger Publikationen erscheint Seitenbereiche von Publikationen mit beidseitig bedruckten Seiten ausdrucken Wenn Sie eine Publikation bearbeiten, die letztlich mit beidseitig bedruckten Papierbögen (also im Duplex-Druck) produziert werden soll (beispielsweise eine Broschüre oder ein Katalog), und Ihr Drucker Seiten nicht beidseitig bedrucken kann, sind Sie möglicherweise etwas verwirrt, wenn Sie die Ergebnisse der ersten Druckversuche besichtigen. Auf einem Drucker, der Seiten nur einseitig bedrucken kann, emuliert Publisher den Vorgang, mit dem ein Duplex-Drucker die Vorder- und Rückseiten drucken würde. Dabei werden die Seiten nach einem Montageprinzip, das Ausschiessung genannt wird, auf den verschiedenen Bögen angeordnet. Dieses Montageprinzip richtet sich danach, wie die Bögen nach dem Druck gefaltet und zwischen andere Bögen eingefügt werden sollen. Wenn Sie also einen Bereich von Seiten drucken, wird Ihnen die Anordnung der Seiten auf den Bögen möglicherweise nicht sofort einleuchten. Aber wenn Sie diese Bögen an einen Kopierladen oder Druckereibetrieb übergeben, wird Ihr jeweiliger Ansprechpartner die Seitenreihenfolge durchaus verstehen. Abbildung 3.7 illustriert diesen Sachverhalt. Blatt 1 Vorderseite Blatt 1 Rückseite Blatt 2 Vorderseite Blatt 2 Rückseite Soll ein zusammenhängender Teilbereich einer mehrseitigen Publikation gedruckt werden, zeigt Publisher die in Abbildung 3.8 dargestellte Meldung an. Ist der Office-Assistent aktiviert, stellt er Ihnen dieselbe Frage. Wenn Sie den gewählten Seitenbereich einschließlich der anderen Seiten, die notwendigerweise zu den mit dem gewählten Bereich festgeleg- 588

11 Wenn Sie diese Lektion nicht in der vorgesehenen Reihenfolge durcharbeiten, öffnen Sie die Datei LMR Gift Shop, bevor Sie den nächsten Schritt ausführen. ten Doppelseiten gehören, drucken möchten, klicken Sie auf Ja. Sollen nur die ausgewählten Seiten gedruckt werden, so klicken Sie auf Nein. Ausgewählte Seiten drucken In dieser Übung drucken Sie alle Seiten eines Katalogs. Anschließend drucken Sie einen ausgewählten Bereich von Seiten des Katalogs und schließlich eine einzelne Seite. Um zu vermeiden, dass jedes Mal beim Öffnen einer der im Ordner Publisher-Übungen befindlichen Dateien eine Druckerfehlermeldung erscheint, ist als Standarddrucker für alle Übungsdateien die Einstellung MS Publisher-Farbdrucker festgelegt. Bevor Sie eine der Übungsdateien drucken, müssen Sie deshalb die Einstellung ändern und Ihren eigenen Drucker angeben. Klicken Sie dazu im Menü Datei auf Drucken. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol der Dropdown-Liste Name, und wählen Sie dann in der Liste Ihren Drucker Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken. Das Dialogfeld Drucken wird Stellen Sie sicher, dass im Gruppenfeld Druckbereich des Dialogfelds die Option Alle (...) Seiten ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK. Publisher druckt vier Bögen (zwei Seiten pro Bogen), wenn Sie einen Drucker verwenden, der Seiten nicht beidseitig bedrucken kann. Ist ein duplexfähiger Drucker vorhanden, so druckt Publisher zwei Bögen (mit vier Seiten pro Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken. Publisher öffnet das Dialogfeld Klicken Sie im Gruppenfeld Druckbereich des Dialogfelds auf die Option Seiten, und geben Sie im Feld von den Wert 4 ein. Drücken Sie [±½], und geben Sie dann 6 in das Textfeld bis Klicken Sie auf OK. Publisher fragt, ob die ausgewählten Seiten als separates Heft oder als Teil ein bereits gedruckten Hefts gedruckt werden Klicken Sie auf Nein. Publisher druckt die Seiten 3 und 6 auf einen Bogen, da sie bei der Ausschiessung eines 8-seitigen Heftes gemeinsam auf einem Bogen platziert würden. Auch die Seiten 4 und 5 werden auf einem Bogen gedruckt, da sie bei einer 8-seitigen Broschüre auf einem Bogen platziert Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6. (Der Seitenbereich von 4 bis 6 sollte zu diesem Zeitpunkt bereits ausgewählt sein.) 589

12 Wiederum fragt Publisher, ob die ausgewählten Seiten als separates Heft oder als Teil ein bereits gedruckten Hefts gedruckt werden Klicken Sie auf Ja. Diesmal druckt Publisher nacheinander nur die Seiten 3 bis 6. Da Seite 3 auf der ausgewählten Doppelseitenansicht erscheint, wird sie ebenfalls Deaktivieren Sie im Menü Ansicht die Option Zwei Seiten. Markieren Sie dann die aktuelle Seite, und drucken Sie sie. Publisher fragt erneut, ob die ausgewählten Seiten als separates Heft oder als Teil ein bereits gedruckten Hefts gedruckt werden Klicken Sie entweder auf Ja oder auf Nein (die Antwort hat keine Bedeutung, wenn Sie eine einzelne Seite drucken). Die aktuell ausgewählte Seite wird separat auf einen Bogen gedruckt. Die Lektion Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. Es wird erneut der Katalog angezeigt. Zusammenfassung der Lektion Möchten Sie eine einzelne Visitenkarte drucken, mehrere Exemplare einer Visitenkarte drucken, unterschiedliche Seiten (einer mehrseitigen Publikation) anzeigen, eine Auswahl von Seiten drucken, dann öffnen Sie die Datei mit der gewünschten Visitenkarte und klicken dann auf die Schaltfläche Drucken. klicken Sie im oberen linken Fensterausschnitt des Visitenkarten-Assistenten auf den Eintrag Drucklayout. Nun klicken Sie im zugehörigen Fensterausschnitt darunter auf die Option Mehrere Exemplare pro Seite. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Drucken. klicken Sie in der Seitennavigationsleiste auf die Nummer der gewünschten Seite. öffnen Sie eine mehrseitige Publikation. Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken, und geben Sie in die Textfelder von und bis die Zahlen des gewünschten Seitenbereichs ein. 590