Grundsätze der Staatsverrechnung und die wichtigsten Haushaltsvorschriften des Landes Buchhaltung - Allgemein

Transkript

1 Grundsätze der Staatsverrechnung und die wichtigsten Haushaltsvorschriften des Landes Buchhaltung - Allgemein Arbeitsunterlage zur Vorbereitung für die Dienstprüfung Gerhard Wegscheider Nicole Dullnig 2014 Bahnhofplatz 5, A-9020 Klagenfurt, Tel.: , Fax: , kvak@ktn.gv.at

2 Inhaltsverzeichnis Teil A Abschnitt - Voranschlag Allgemein Voranschlag Land Kärnten Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung Abschnitt - Organe der Haushaltsführung Anweisende Stellen Buchhaltung Kassen Wirtschaftsstellen Kontrolle Abschnitt - Rechnungswesen Allgemein Teilgebiete Mehrphasenbuchführung im SAP Doppik Allgemeine Verrechnungs- und Zahlungsvorschrift Abschnitt - Landesrechnungsabschluss Allgemein Inhalt und Gliederung des Kassenabschlusses Inhalt und Gliederung der Haushaltsrechnung Beilagen zum Rechnungsabschluss Teil B Verfassung Zuständigkeit Finanzverfassungsgesetz Finanzausgleich Abgabewesen Finanzzuweisungen und Zuschüsse Kreditwesen Haushaltsrecht und Finanzstatistik Finanzausgleichsgesetz 2008 (FAG) Begriff Geltungsdauer Inhalte Landesabgabenordnung (LGBl 128/1991 i.d.g.f. 2/2006) Teil C Abkürzungsverzeichnis B E I L A G E N... 70

3 Teil A 1. Abschnitt - Voranschlag 1.1. Allgemein Definition Formell gesehen ist der Voranschlag eine geordnete Zusammenstellung aller voraussichtlich fällig werdenden haushaltsmäßigen Einnahmen und Ausgaben einer Gebietskörperschaft für ein Finanzjahr (Haushaltsjahr, Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr). Rechtlich gesehen ist der Voranschlag die bindende Grundlage für die Vollziehung der Haushaltseinnahmen und Haushaltsausgaben durch die Verwaltung. Für Dritte begründet der Voranschlag weder Rechte noch Pflichten. Für die Verrechnung ist der Voranschlag der Kontenplan Allgemeine Voranschlagsgrundsätze Grundsatz der Jährlichkeit - Veranschlagungszeitraum ist ein Finanzjahr, das ident mit dem Kalenderjahr ist; Grundsatz der Vollständigkeit - Sämtliche Einnahmen und Ausgaben die für das Finanzjahr erwartet (fällig) werden, sind in den Voranschlag aufzunehmen; Grundsatz der Bruttoveranschlagung - Einnahmen und Ausgaben sind ungekürzt mit dem Gesamtbetrag, das heißt ohne Vorwegabrechnung von Einnahmen bei Ausgaben bzw. Ausgaben bei Einnahmen zu veranschlagen; Grundsatz der Einheit - Alle budgetmäßig veranschlagten Einnahmen und Ausgaben des Landes sind innerhalb eines einzigen Haushaltsplanes aufzuführen; Grundsatz der Klarheit - Der Haushaltsplan muss verständlich sein, was eine durchsichtige und übersichtliche Gliederung nötig macht; 3

4 Grundsatz der Vorherigkeit - Der Voranschlag ist vor Beginn der jährlichen Rechnungsperiode festzustellen (LVG, Art. 60 (2) ); Grundsatz der Genauigkeit Die Einnahmen und Ausgaben sind in der Höhe zu veranschlagen, in der sie aller Voraussicht nach im kommenden Budgetjahr anfallen werden. Grundsatz der Öffentlichkeit - Die Landtagssitzungen, die den Voranschlag betreffen, sind öffentlich zugängig. Grundsatz der Spezialität Die Voranschlagsbeträge dürfen nur für die vorgesehenen Zwecke und in der vorgesehenen Höhe und nur innerhalb des bestimmten Zeitraumes verwendet werden Bedeutung des Voranschlages Sachliche Bindung Die genehmigten Kredite dürfen, soweit nicht bei einzelnen Ansätzen ausdrücklich Ausnahmen festgesetzt sind, nur zu den bei den einzelnen Ansätzen bezeichneten Zwecken verwendet werden. Außerplanmäßige Ausgaben (qualitative Überschreitungen) sind grundsätzlich an die Genehmigung des Landtages gebunden. Betragliche Bindung Die finanzgesetzlich genehmigten Kredite bedeuten unüberschreitbare Höchstbeträge. Überplanmäßige Ausgaben (quantitative Überschreitungen) liegen grundsätzlich in der Dispositionsgewalt der anweisenden Stellen bzw. bedürfen der Genehmigung des Landesfinanzreferenten / der Landesregierung / des Landtages. 4

5 Zeitliche Bindung Die Kredite dürfen nur bis zum Ablauf des Finanzjahres der Verwendung zugeführt werden. Am Ende des Finanzjahres verbliebene Reste verfallen bzw. können im Wege von Rücklagen ins nächste Finanzjahr übertragen werden Voranschlag Land Kärnten Landesverfassungsgesetz 1996 ARTIKEL 60 (1) Die Grundlagen für die Gebarung des Landes bilden der vom Landtag beschlossene Landesvoranschlag sowie die vom Landtag erteilten Zustimmungen und Ermächtigungen für die Haushaltsführung. (2) Die Landesregierung hat dem Landtag vor Ablauf des Finanzjahres den Entwurf eines Landesvoranschlages für das folgende Finanzjahr vorzulegen. (3) Wird vom Landtag vor Ablauf des Finanzjahres kein Landesvoranschlag beschlossen, sind die Einnahmen nach der jeweils geltenden Rechtslage aufzubringen. Die Ausgaben sind gemäß den im Landesvoranschlag des abgelaufenen Finanzjahres enthaltenen Ausgabenansätzen zu leisten, wobei die monatlichen Ausgaben ein Zwölftel der Ausgabenansätze nicht übersteigen dürfen. Die zur Erfüllung von Verpflichtungen erforderlichen Ausgaben sind nach Maßgabe ihrer Fälligkeit zu leisten. Die vom Landtag für das vorangegangene Finanzjahr erteilten Zustimmungen und Ermächtigungen gelten bis zum Wirksamwerden des Landesvoranschlages für das laufende Finanzjahr weiter. (4) Die Landesregierung darf dem Landtag im Laufe eines Finanzjahres Nachträge zum Landesvoranschlag zur Beschlussfassung vorlegen. Die Landesregierung hat dem Landtag Nachträge zum Landesvoranschlag vorzulegen, wenn im Laufe eines Finanzjahres 5

6 durch außer- oder überplanmäßige Ausgaben die Notwendigkeit einer Überschreitung der durch den Landesvoranschlag festgelegten Gesamtausgaben besteht, durch Mehr- oder Mindereinnahmen der Landesvoranschlag wesentlich verändert wird oder durch Mindereinnahmen eine erhebliche Beeinträchtigung des Haushaltsgleichgewichtes droht, die durch Minderausgaben nicht ausgeglichen werden kann. ARTIKEL 61 (1) Die Landesregierung hat dem Landtag bis spätestens sechs Monate nach der Wahl der Landesregierung (Art.49) ein Budgetprogramm vorzulegen. Das Budgetprogramm hat jedenfalls folgende Angaben für die in die laufende Gesetzgebungsperiode fallende Finanzjahre zu enthalten: die Ausgangssituation bei der Erstellung des Budgetprogramms, die Annahmen über die voraussichtliche Entwicklung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des Landeshaushaltes, die haushaltspolitischen Zielsetzungen, die in Aussicht genommenen Maßnahmen und Vorhaben zur Erreichung der haushaltspolitischen Zielsetzungen und die finanziellen Auswirkungen der in Aussicht genommenen außerbudgetären Finanzierungsvorhaben. (2) Änderungen und Ergänzungen des Budgetprogramms sind dem Landtag spätestens zugleich mit dem nächsten Budgetbericht vorzulegen. (3) Die Landesregierung hat dem Landtag zugleich mit dem Entwurf des Landesvoranschlages einen Bericht über die Lage, die Rahmenbedingungen und die Entwicklung des Landeshaushaltes sowie die außerbudgetären Finanzierungsvorhaben (Budgetbericht) 6

7 vorzulegen. Der Budgetbericht hat insbesondere über die Erfüllung des Budgetprogramms Aufschluss zu geben. (4) Der Budgetbericht ist erstmals in jenem Finanzjahr vorzulegen, das dem Jahr der Beschlussfassung über das Budgetprogramm folgt Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997 Basis ist das Finanzverfassungsgesetz 1948 (i.d.f. BGBL. 100/03), Verlautbarung VRV 1997 und BGBl. 787/96 (i.d.f. BGBl. 118/07) Zeitraum des Voranschlages Der Voranschlag ist für das Kalenderjahr als Finanzjahr zu erstellen Gegenstand der Veranschlagung Zu veranschlagen sind alle Einnahmen und Ausgaben, die im Laufe des kommenden Finanzjahres voraussichtlich fällig werden, sofern sie endgültig solche der Gebietskörperschaft sind. Weiters sind zu veranschlagen: Vorschüsse gegen Ersatz (Bezugsvorschüsse, Darlehen); Zuführungen an und Entnahme aus Rücklagen sowie Einnahmen aus Schuldaufnahmen sowie deren Rückersätze; Einnahmen aus der Veräußerung von Vermögen; Sachbezüge der Bediensteten; Vergütungen zwischen Verwaltungszweigen; Überschüsse, Abgänge aus Vorjahren (für Länder nicht zwingend); Verstärkungsmittel (zweckfreie Ausgabenkredite); 7

8 Einnahmen, die nicht endgültig für die Gebietskörperschaft angenommen werden, sind nicht zu veranschlagen (voranschlagsunwirksame, durchlaufende Gebarung) Bruttoveranschlagung Einnahmen und Ausgaben sind ungekürzt, das ist mit dem Gesamt (Brutto) -betrag zu veranschlagen (Vorwegabrechnungen sind nicht gestattet). Bei Betrieben, betriebsähnlichen Einrichtungen und wirtschaftlichen Unternehmen kann nur die Gesamtsumme der Einnahmen und Ausgaben in den Voranschlag aufgenommen werden. Die Untergliederung hat dann aber in einem Untervoranschlag zu erfolgen. Wirtschaftliche Unternehmungen, die eigene Wirtschaftspläne aufstellen, können mit ihrem abzuführenden Gewinn oder zu deckenden Verlust in den Voranschlag aufgenommen werden Außerordentliche Einnahmen und Ausgaben Außerordentliche Einnahmen und Ausgaben sind solche, die entweder vereinzelt vorkommen oder der Höhe nach den normalen Rahmen erheblich überschreiten. Die Veranschlagung hat ausgeglichen zu erfolgen. Der Schuldendienst (Zinsen und Tilgung) zählt immer zu den ordentlichen Ausgaben Leistungen für Personal, Pensionen Bei der Veranschlagung der Ausgaben sind die Ausgaben, welche Leistungen für Personal betreffen, von den Sachausgaben zu trennen. 8

9 Zu den Leistungen für Personal gehören Geld- und Sachbezüge für Beamte, Vertrags- und sonst. Bedienstete; Nebengebühren und Geldaushilfen; Dienstgeberbeiträge und freiwillige Sozialleistungen Die Grundlage für die Veranschlagung der Ausgaben hat der Dienstpostenplan zu bilden. Die Bezüge dieser Bediensteten sind in der gesetzlichen, vertragsmäßigen oder durch sonstige Bestimmungen festgesetzten Höhe zu veranschlagen Gegenüberstellung und Rundung der Voranschlagsbeträge In den Voranschlägen sind den einzelnen Einnahmen mit der Abschnitts- und Gruppensumme auf der linken Seite, die einzelnen Ausgaben mit der Abschnitts- und Gruppensumme auf der rechten Seite gegenüberzustellen; den Einnahmen und Ausgaben jeweils die Voranschlagsbeträge des laufenden Finanzjahres und die Beträge der Jahresrechnung des abgelaufenen Finanzjahres gegenüberzustellen. Landesvoranschlag - Die Voranschlagsbeträge sind derart auf- oder abzurunden, dass sie durch Hundert teilbar sind Gliederung der Einnahmen und Ausgaben Die Einnahmen und Ausgaben sind nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch den Haushaltshinweis, der dem Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen. 1 - Ordentliche Ausgaben 2 - Ordentliche Einnahmen 5 - Außerordentliche Ausgaben 6 - Außerordentliche Einnahmen 9

10 nach funktionellen Gesichtspunkten entsprechend dem dekadisch nummerierten Ansatzverzeichnis in Gruppen (1. Dekade) Abschnitte (1. und 2. Dekade) Unterabschnitte ( Dekade) und ev. Teilabschnitte ( Dekade) zu ordnen. Die Gliederung nach funktionellen Gesichtspunkten entspricht den Aufgaben, die zu besorgen sind oder wahrgenommen werden, nach ökonomischen Gesichtspunkten innerhalb der Ansätze nach dem dekadisch nummerierten Postenverzeichnis zu gliedern. nach finanzwirtschaftlichen Gesichtspunkten in der 6. Dekade des Ansatzes zu kennzeichnen (Gebarungsgruppe). Nach dem Entstehungsgrund gleichartige Einnahmen und Ausgaben für den selben Verwendungszweck sind in Voranschlagsstellen zusammenzufassen. Diese bestehen aus dem Haushaltshinweis Ansatz Post Die einzelnen Gliederungselemente können voneinander in geeigneter Weise getrennt werden. Gliederung der Einnahmen und Ausgaben 10

11 Abgaben, Umlagen, Zuweisungen, Zuschüsse Abgaben Abgaben sind ohne Rücksicht auf eine Zweckbestimmung ausschließlich beim Abschnitt öffentliche Abgabe als ordentliche Einnahme zu veranschlagen. Umlagen, Zuweisungen, Zuschüsse Einnahmen aus Umlagen, Finanzzuweisungen und Zuschüssen sind grundsätzlich bei den Abschnitten Umlagen oder Finanzzuweisungen und Zuschüsse als ordentliche Einnahme zu veranschlagen Beilagen zum Voranschlag Dem Voranschlag sind voranzustellen: eine Gesamtübersicht über die veranschlagten Einnahmen und Ausgaben. Sie hat, getrennt nach ordentlichen und außerordentlichen Einnahmen und Ausgaben, die Gruppensummen 0-9 zu enthalten. Gesamtübersicht - Voranschlagsquerschnitt mit einer Gliederung der ordentlichen und außerordentlichen Einnahmen und Ausgaben, der das Maastrich- Ergebnis ausweist. Dem Voranschlag sind beizugeben: Ein Nachweis über die Pensionen und sonstigen Ruhebezüge, einschließlich der dem Voranschlag zugrundegelegten Anzahl der Ruhe- und Versorgungsgenussempfänger; über die veranschlagten Finanzzuweisungen, Zuschüsse oder Beiträge von und an Gebietskörperschaften; über Zuführungen an und Entnahmen aus Rücklagen; über den voraussichtlichen Schuldenstand am Schluss des dem Voranschlagsjahr vorausgegangenen Finanzjahres; 11

12 über den Schuldendienst im Voranschlagsjahr mit folgenden Angaben: Tilgung, Zinsen, Schuldendienst insgesamt, Schuldendienstersätze, Nettoaufwand; über die veranschlagten Vergütungen; der Dienstpostenplan; dieser hat die im Voranschlagsjahr erforderlichen Dienstposten der Beamten, der Vertragsbediensteten und der ständigen sonstigen Bediensteten auszuweisen. Dabei ist eine Gliederung der Dienstposten nach Verwendungsgruppen (Entlohnungsgruppen) und Dienstklassen vorzunehmen. die Untervoranschläge und die Wirtschaftspläne 12

13 2. Abschnitt - Organe der Haushaltsführung 2.1. Anweisende Stellen Allgemein Anweisende Stellen sind jene Organe, die berechtigt bzw. ermächtigt sind, über die ihnen eingeräumten finanzgesetzlichen Kredite entweder selbst endgültig durch unmittelbare Anweisung zu verfügen oder Kredite bzw. Kreditteile an nachgeordnete Behörden und Anstalten in Form von Verlägen oder Pauschalien flüssig zu stellen. Im Bereich des Landes Kärnten stellt jede Abteilung, sofern sie Kredite zu bewirtschaften hat, eine anweisende Stelle dar. Buchhaltung - Allgemein Anweisungen Als Anweisung ist jede Anordnung zu verstehen, mit der die Zahlung oder der Empfang von Schuldigkeiten verfügt wird; eine bereits erlassene Anweisung vor ihrem Vollzug widerrufen oder abgeändert wird; eine bereits vollzogene Anweisung oder Verrechnungsweisung durch Ersatzvorschreibung abgeändert oder aufgehoben wird. Jede Anweisung ist in schriftlicher Form zu erlassen. Die Anweisungsbefugten sind der Finanzbuchhaltung bekanntzugeben. Die Unterschriftsproben sind mit dem Sichtvermerk des Landesfinanzreferenten zu versehen und vom Landeshauptmann zu beglaubigen. 13

14 2.2. Buchhaltung Allgemein Unter Buchhaltung (Buchführung) versteht man die laufende, planmäßige Aufzeichnung aller Geschäftsfälle während eines Wirtschaftsjahres. Eine ordnungsgemäß geführte Buchhaltung umfasst daher alle Aufschreibungen über die Werte des Vermögens und aller Schulden des buchführungspflichtigen Organs; die vollständige, zeitfolgegemäße, systematische, richtige und zeitgerechte Erfassung der Veränderungen des Vermögens und der Schulden durch Geschäftsfälle; die Ermittlung des Erfolges für einen bestimmten Zeitabschnitt (Haushaltsjahr): Wesentliche Merkmale Die Buchhaltung ist nach folgenden Kriterien zu führen: vollständig: Alle Veränderungen am Vermögen und den Schulden sind lückenlos zu erfassen; zeitfolgegemäß: Die Geschäftsfälle sind in der zeitlichen Reihenfolge, wie sie sich ereignet haben aufzuzeichnen (chronologisch); systematisch: Zusammenfassung nach sachlichen Gesichtspunkten richtig: Mit der Wirklichkeit übereinstimmend; zeitgerecht: Die Geschäftsfälle sind in einem bestimmten zeitlichen Abstand vom Geschehen festzuhalten Aufgabenstellung Die Buchhaltung dient dem Organ zur Kontrolle des Betriebsergebnisses und der Vermögenssituation, Betriebsfremden wird die Möglichkeit des Einblicks in die finanzielle Gebarung gegeben. 14

15 Finanzbuchhaltung Sie ist eine Unterabteilung der Abteilung 2 (Kompetenzzentrum Finanzen, Wirtschaft und Wohnbau), welche alle finanziellen Geschäfte der anweisenden Stellen und sonstiger Rechtsträger des Landes Kärnten abwickelt. Laut Geschäftseinteilung untersteht sie dem Finanzreferenten. Der gesamte Buchhaltungs- und Rechnungsdienst, die Verfassung des Landesrechnungsabschlusses mit Beilagen, die Abschlüsse der sonstigen Rechtsträger sowie die dienstliche Fortbildung auf dem Gebiete des Buchhaltungs- und Rechnungsdienstes einschließlich der Nachprüfung sind Aufgabe dieser Dienststelle Grundlagen für das Rechnungswesen Landesverfassung Gemäß den Bestimmungen des fünften Abschnittes der Landesverfassung LGBL. 86/96 in der jeweils gültigen Fassung, insbesonders die Art. 60 bis 62 bildet der jeweilige vom Landtag beschlossene Jahresvoranschlag die Grundlage für die Gebarung des Landes. A V Z Ergänzend wurde mit Regierungsbeschluss die Allgemeine Verrechnungs- und Zahlungsvorschrift als verbindliche Rechtsgrundlage für die Haushaltsführung in Kraft gesetzt. 15

16 Richtlinien Weiters werden alljährlich Vollmachten und Zustimmungen des Landtages zum jeweiligen Jahresvoranschlag, Durchführungsbestimmungen der Landesregierung zum Jahresvoranschlag, sowie Erlässe der Finanzbuchhaltung zur Zahlungsabwicklung und dem Landesrechnungsabschluss erlassen. 16

17 2.3. Kassen Allgemein Die anweisenden Stellen haben das Recht, bei Bedarf, zur Abwicklung von Kassengeschäften, Kassen einzurichten. Sie sind organisatorisch dem jeweiligen Dienststellenleiter, fachlich jedoch der Finanzbuchhaltung unterstellt, mit der sie in einem Abrechnungsverhältnis stehen Aufgaben Folgende Tätigkeiten sind durchzuführen: die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben; die sichere Verwahrung und Verwaltung der Zahlungsmittel, Wertmarken, Sparbücher, Wertpapiere und der sonstigen Verwahrnisse; die chronologische sowie systematische Verrechnung; Arten Die Einrichtung von Kassen ist auf die jeweiligen Bedürfnisse der anweisenden Stelle abzustellen. Es können neben der Hauptkasse bei Bedarf Nebenkassen Hilfskassen Verlagskassen eingerichtet werden Errichtung von Kassen Allgemein Kassen dürfen dann errichtet werden, wenn der Zahlungsverkehr durch das anweisende Organ infolge des Gebarungsumfanges, der örtlichen Verhältnisse oder aus wirtschaftlichen und verwaltungstechnischen Gründen nicht, oder nicht in jedem Fall fristgerecht oder wirtschaftlich über die Finanzbuchhaltung erfolgen kann. Hiebei ist zum Zwecke der Einhaltung der Gebarungssicherheit auf die in den jeweiligen Rechtsvor- 17

18 schriften festgelegte Vorgangsweise Bedacht zu nehmen. Die Errichtung einer Kasse obliegt dem anweisenden Organ nach erfolgter Genehmigung durch die Finanzbuchhaltung. Organisation der Kasse Die Kasse ist dem jeweiligen Dienststellenleiter unmittelbar unterstellt. Dieser ist für die innere Kassensicherheit sowie für das Funktionieren des internen Kontrollsystems verantwortlich. Die Organisation und die Aufgaben der Kasse sind stets so zu regeln, dass das Vieraugenprinzip gewährleistet ist. Kassenordnung Der Aufgabenbereich der Kasse, insbesonders Art und Umfang, ist vom anweisenden Organ in einer Kassenordnung schriftlich festzuhalten und diese der Finanzbuchhaltung zur Genehmigung vorzulegen. Verrechnung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs Jede Kasse hat in direktem Abrechnungsverkehr mit der Finanzbuchhaltung, innerhalb des vereinbarten Zeitraumes, die Gebarung vorzulegen. Sämtliches Belegmaterial ist im Original anzuschließen. Die Abrechnungen sind der Finanzbuchhaltung im Wege über das zuständige anweisende Organ vorzulegen. Die Eröffnung von Girokonten bei Geldinstituten ist nur nach erfolgter schriftlicher Genehmigung der Finanzabteilung sowie Zustimmung der Finanzbuchhaltung vorzunehmen. Die Kontoeröffnung hat durch den Dienststellenleiter zu erfolgen. Ein Verzeichnis über die Kontoführungsbedingungen und Zeichnungsberechtigten sowie allfälliger Änderungen hat zu Kontrollzwecken beim Dienststellenleiter aufzuliegen. Der Bargeldbestand der Kasse ist auf den unbedingt notwendigen Umfang zu beschränken. Keinesfalls darf der durch Versicherungen gedeckte Rahmen überschritten werden. Werden Zahlstellen außerhalb der Kasse errichtet, so haben diese ihre Gebarung mindestens wöchentlich mit der Kasse abzurechnen. 18

19 Zur endgültigen Amtsübergabe zwischen Bediensteten, die mit einer Geld-, Wertpapier- oder Sachengebarung betraut sind, ist die Finanzbuchhaltung zur Mitwirkung heranzuziehen. Rechnungslegung Sämtliche Kassen haben mit des jeweiligen Jahres ihre Gebarungen unter Einbeziehung der Jahresabschlusspositionen abzuschließen, ein Auslaufzeitraum ist nicht statthaft. Der Bargeld- und Bankbestand ist in die Bücher des folgenden Rechnungsjahres vorzutragen. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten sind der Finanzbuchhaltung schriftlich bekanntzugeben. Kassensicherungsmaßnahmen Unter Kassensicherung sind alle Maßnahmen zu verstehen, die geeignet sind, Bedrohungen von außen sowie Unregelmäßigkeiten hintanzuhalten. Dazu gehören: Zahlungsmittel dürfen nur von der Kasse in den hiefür vorgesehenen Räumen verwaltet werden. Der Barbestand ist möglichst niedrig zu halten. Zahlungsmittel und Wertsachen sind im Kassenbehälter aufzubewahren. Als Kassenbehälter sind insbesondere Panzerschränke, Stahlschränke sowie Safes zu verwenden. Kassenbehälter, in denen nach Kassenschluss regelmäßig mehr als 5.000,-- oder Wertsachen, deren Nennwert regelmäßig ,-- übersteigt, aufbewahrt werden, müssen mit Doppelsperre oder mit einem in den Kassenbehälter eingebauten Innentresor ausgestattet sein. Die Schlüssel zu einem mit Doppelsperre ausgestatteten Kassenbehälter sind so zu verteilen, dass dieser von einem Bediensteten allein nicht geöffnet werden kann. Auch vorübergehend darf ein Bediensteter nicht im Besitz aller Schlüssel sein. 19

20 Der Bedienstete hat den ihm anvertrauten Schlüssel bei sich zu tragen und sorgfältig zu verwahren. Der Verlust eines Schlüssels ist unverzüglich dem Dienststellenleiter zu melden. In solchen Fällen ist das betreffende Schloss sofort zu ändern. Die eigenmächtige Anschaffung von Schlüsseln ist verboten. Für jeden Kassenbehälter müssen Zweitschlüssel vorhanden sein. Diese sind in einem haltbaren Umschlag (bei Doppelsperre getrennt) zu verschließen. Die Verschluss-Stelle ist mit dem Dienstsiegel und mit den Unterschriften der mit der Kassenführung betrauten Bediensteten zu versehen. Schlüsselverzeichnis: alle Schlüssel eines Kassenbehälters sind in ein Schlüsselverzeichnis einzutragen. Daraus muss ersichtlich sein wer die Erstschlüssel verwahrt und wo die Zweitschlüssel hinterlegt sind. Auch kurzfristige Änderungen in der Person des Schlüsselverwahrers sind festzuhalten. 20

21 2.4. Wirtschaftsstellen Allgemein Wirtschaftsstellen sind zur Abwicklung von Tätigkeiten der anweisenden Stellen einzurichten Aufgabenbereich die Erfassung und laufende Ausweishaltung der beweglichen und unbeweglichen Sachen; die Führung der erforderlichen Aufzeichnung; die Überprüfung der mengenmäßigen Übereinstimmung zwischen Soll-Bestand und Ist-Bestand (Inventur); Rechtliche Grundlage Richtlinien für die Sachenverwaltung des Bundes RSB Bewegliche Sachen Sind alle körperlichen Gegenstände, sofern und solange sie nicht mit einem Grundstück, einem Gebäude oder einer baulichen oder maschinellen Anlage erd-, mauer-, niet- und nagelfest verbunden und nicht als Bestandteile der Gebäude anzusehen sind. Die beweglichen Sachen sind zu unterscheiden in Inventargegenstände Materialien 21

22 Inventargegenstände Sind Gebrauchsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert im einzelnen die nach den jeweils geltenden einkommenssteuerrechtlichen Bestimmungen für geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens festgesetzte Wertgrenze übersteigen (derzeit 400,-- lt. ESTG) Inventargegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 400,-- übersteigt, sind sowohl mengen- als auch wertmäßig nachzuweisen. In die Vermögensübersicht werden 50% des Anschaffungs- oder Herstellungswertes übernommen. Dieser Buchwert bleibt bis zum Ausscheiden des Gegenstandes unverändert. Geringwertige Gebrauchsgüter sowie Materialien sind nur mengenmäßig nachzuweisen. Materialien sind auf Lager (Vorrat) gelegte Güter, die sowohl dem Anlage- als auch dem Umlaufvermögen des Landes zugezählt werden können Aufschreibungen Die Inventargegenstände und die an ihrem Bestand eingetretenen Änderungen sind in den Inventaraufschreibungen, die Materialien und die an ihrem Bestand eintretenden Änderungen sind in den Materialaufschreibungen festzuhalten. Der Aufbau ist nach dem Dezimalsystem in Gruppen und innerhalb dieser in Untergruppen und Gattungen eingeteilt. Inventar Die Inventargegenstände sind in folgende Gruppen zu gliedern: 1 Einrichtungsgegenständen 2 Fahrzeuge 3 Schienenfahrzeuge 4 Maschinen und maschinelle Anlagen 5 Geräte, Instrumente, Apparate und Werkzeuge 6 Bekleidung, Spezialausrüstung, Wäsche und Bettzeug 22

23 7 Tierhaltung 8 Sammlungen 9 Sonstiges Inventar Material Folgende Gruppen sind zu führen: 0 Ersatzteile 1 geringwertige Gebrauchsgüter 2 Werkstoffe 3 Handelswaren 4 Lebens- und Futtermittel 5 Verbrauchsgüter 6 Altmaterial 7 Erzeugnisse Für die Führung der Inventar- und Materialaufschreibungen gelten die allgemeinen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Einmal während des Jahres ist eine Inventur zu machen Inventur Ist die Feststellung des Inventarbestandes (IST) und Vergleich mit den Inventaraufzeichnungen (SOLL) Liegenschaftsverwaltungen Aufgabenbereich: Wahrnehmung der Rechte und Pflichten der Gebietskörperschaften als Eigentümer von unbeweglichem Vermögen; Führung der entsprechenden Aufzeichnungen (Liegenschaftsverzeichnisse) 23

24 2.5. Kontrolle Aufgabe Die Kontrolle hat die ziffernmäßige Richtigkeit, die Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit der Gebarung zu gewährleisten. Die Kontrolle kann eingeteilt werden nach dem Zeitraum Vorkontrolle Nachkontrolle nach Kontrollorganen o Landesrechnungshof (angesiedelt beim Landtag siehe Landesrechnungshofgesetz) o Innenkontrolle (Finanzbuchhaltung, interne Revision, Überprüfungsausschuss - Landtag) o Außenkontrolle (Bundesrechnungshof, Finanzverwaltung) Organe der Innenkontrolle Finanzbuchhaltung Sie übt sowohl die Vorkontrolle (Anweisungskontrolle) als auch die Nachkontrolle aus. Überprüfungsausschüsse Der Landtag hat das Recht, durch Beschluss in den Angelegenheiten des selbständigen Wirkungsbereich des Landes Untersuchungsausschüsse einzusetzen (Art.59, LVG.) Organe der Außenkontrolle Der Bundesrechnungshof (BVG, Art , RHG) 24

25 Die Aufgaben des Rechnungshofes hinsichtlich der Überprüfung der Gebarung der Länder: Er hat die in den selbständigen Wirkungskreis der Länder fallende Gebarung, die Gebarung von Stiftungen, Fonds und Anstalten, die von Organen des Landes oder von Personen (Personengemeinschaften) verwaltet werden, die hiezu von Organen des Landes bestellt sind, zu überprüfen. Ihm obliegt ferner die Überprüfung der Gebarung von Unternehmungen, an denen das Land allein oder gemeinsam mit anderen der Zuständigkeit des Rechnungshofes unterliegenden Rechtsträgern mit mindestens 25% des Stamm-, Grund- oder Eigenkapitals beteiligt ist oder die das Land allein oder gemeinsam mit anderen Rechtsträgern betreibt. Werden Landesmittel einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft oder sonst einem außerhalb der Landesverwaltung stehenden Rechtsträger zur Erfüllung bestimmter Zwecke zur Verfügung gestellt, so kann der Rechnungshof die Verwendung dieser Mittel prüfen. Der Rechnungshof hat auf begründetes Ersuchen der Landesregierung besondere Akte der Gebarungsüberprüfung durchzuführen und das Prüfungsergebnis der Landesregierung mitzuteilen. Die Landesregierungen haben alljährlich die Voranschläge und Rechnungsabschlüsse - letztere vor ihrer Vorlage an den Landtag spätestens sechs Monate nach Ablauf des Rechnungsjahres - dem Rechnungshof zu übermitteln. Der Rechnungshof teilt das Ergebnis seiner vorgenommenen Überprüfung der Landesregierung mit. Diese hat hiezu längstens innerhalb dreier Monate unter Bekanntgabe der allenfalls getroffenen Maßnahmen Stellung zu nehmen. Der Rechnungshof erstattet dem Landtag über seine Tätigkeit im vorausgegangenen Jahr, die sich auf das betreffende Land beziehen, bis spätestens Bericht. Gleichzeitig ist von dieser Vorlage die Landesund Bundesregierung zu verständigen. Die Berichte sind nach der Vorlage an den Landtag zu veröffentlichen. Finanzverwaltung 25

26 Diese prüft die Gebarung auf ihre Richtigkeit nach dem Einkommensteuergesetz 1988 Umsatzsteuergesetz 1994 Landesrechnungshof (angesiedelt beim Landtag) Mit LGBL. 91/96 wurde ein Landesrechnungshof mit folgenden Aufgaben eingerichtet: Überprüfung der Gebarung des Landes, sowie der anderen durch Landesverfassungsgesetz bestimmten Rechtsträger; Überprüfung von Großvorhaben des Landes, sowie der anderen durch dieses Gesetz bestimmten Rechtsträger; Erstattung des Berichtes zum Rechnungsabschluss; Besorgung sonstiger Aufgaben, die dem Landesrechnungshof übertragen werden (LVG, Art.70). Dies sind insbesonders Überprüfungen der Gebarungen des Landes; von Fonds, Stiftungen, Anstalten und sonstigen Einrichtungen, die von Landesorganen verwaltet werden; Unternehmungen, an denen das Land allein oder mit mindestens 25% des Kapitals beteiligt ist; Die Überprüfungen werden von Amtswegen oder aufgrund eines entsprechenden Verlangens durchgeführt. Dieses darf vom Landtag, vom Kontrollausschuss des Landtages oder von einzelnen Mitgliedern, sowie von der Landesregierung, sowie einzelne ihrer Mitglieder gestellt werden. 26

27 3. Abschnitt - Rechnungswesen 3.1. Allgemein Aufgabe des Rechnungswesens ist die zahlenmäßige Erfassung aller betrieblichen Vorgänge. Es sollen Erkenntnisse über die Vergangenheit und Unterlagen für Entscheidungen über die Zukunft gewonnen werden Funktionen Dokumentations- und Informationsfunktion Ihre Aufgabe ist die wertmäßige, eventuell auch mengenmäßige Aufzeichnung der betrieblichen Vorgänge. Die am Betrieb interessierten Personen und Organisationen sollen über das Betriebsgeschehen informiert werden. Dispositionsfunktion Das Rechnungswesen liefert einen Teil jener Unterlagen, die notwendig sind, um die betrieblichen Vorgänge zu steuern. Kontrollfunktion Das Rechnungswesen ermöglicht eine Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und der Rentabilität, sowie eine Überwachung des betrieblichen Geschehens und der im Unternehmen beschäftigten Personen. 27

28 3.2. Teilgebiete Buchhaltung Darunter versteht man alle schriftlichen Aufzeichnungen, die den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens, sowie dessen Vermögenslage nachweisen Kostenrechnung Sie hat die Aufgabe, Grundlagen für die Kalkulation der Preise zu liefern aber auch nachzuweisen, in welche Teilbereiche des Betriebes welche Kosten anfallen Statistik Sie wertet die Zahlen der Buchhaltung und Kostenrechnung aus, um Unterlagen für Dispositionen und Planungen zu gewinnen. Für die Darstellung werden Zahlenreihen, Tabellen, Schaubilder und andere graphische Darstellungsmittel verwendet Planungsrechnung Sie ist in die Zukunft gerichtet und stellt eine wert- und mengenmäßige Schätzung der betrieblichen Entwicklung dar Mehrphasenbuchführung im SAP Allgemein Seit wird als Softwareprodukt SAP flächendeckend für Hoheitsverwaltung, Fonds, Vereine und Anstalten eingesetzt. Damit werden folgende Zielsetzungen erreicht: 28

29 - die Dokumentation über den Vollzug des Landesvoranschlages; - die Dokumentation über die Veränderungen des Vermögens und den Schulden des Landes; - die Ermittlung sowohl des haushaltswirtschaftlichen Überschusses oder Abganges als auch des doppischen Verlusts oder Gewinns; - die Bereitstellung der für die Planung, Steuerung und Kontrolle erforderlichen Informationen. Der Ausdruck Mehrphasenbuchführung ergibt sich daraus, dass der Vollzug des Landesvoranschlages schritt- bzw. phasenweise erfolgt und nach wie vor im Rechnungswesen so dargestellt wird Vollzug des Haushaltsvoranschlages Für den Verrechnungskreis der Ausgaben und Einnahmen stehen folgende Phasen zur Verfügung: Phasenfeld Einnahmen Ausgaben 1 Genehmigung Genehmigung 2 Verfügung Verfügung 3 Berechtigung Verpflichtung 4 Forderung Schuld 5 Zahlung Zahlung 6 Verzweigung Verzweigung 29

30 Die Verrechnung in den Phasen erfolgt immer in der Form einer Soll- Buchung und einer Haben-Buchung auf zwei verschiedenen Verrechnungsfeldern desselben Voranschlagskontos (entnommen dem doppischen Prinzip von Buchung und Gegenbuchung). Phase 1 = Genehmigung Nach Beschluss des Jahresvoranschlages durch den Landtag werden die veranschlagten Mittel in der Phase 1 festgehalten. Die bewilligten Mittel können nur durch einen Nachtragsvoranschlag geändert werden. Phase 2 = Verfügung Die vom Landtag beschlossenen Mittel werden der Landesregierung und von dieser den anweisenden Stellen zur Erfüllung der sich aus den jeweiligen Haushaltsansätzen ergebenden Aufgaben zur Verfügung gestellt. Bei den Ausgaben weist dieses Phasenfeld den noch offenen Ausgabenrest, bei den Einnahmen die noch nicht erfüllten Einnahmen aus. Phase 3 = Verpflichtung/Berechtigung Die anweisenden Stellen vergeben Aufträge (Bestellungen) und binden bereits zu diesem Zeitpunkt Voranschlagsmittel der Ausgaben. Werden Verwaltungsleistungen des Landes an Kunden erbracht, so entstehen Berechtigungen auf zukünftige Einnahmen. Phase 4 = Schuld/Forderungen Werden von Lieferanten (Kreditoren) die an sie vergebenen Leistungen erfüllt, so erhält das Land von diesen eine Eingangsfaktura. Im Rechnungswesen wird die Faktura als Schuld dargestellt. Werden an Kunden (Debitoren) Ausgangsfakturen gestellt, so sind diese als Forderung in die Bücher aufzunehmen. Phase 5 = Zahlung 30

31 Mit der Zahlung werden die offenen Geschäftsfälle, sowohl auf der Ausgaben-, als auch auf der Einnahmenseite abgeschlossen. Phase 6 = Verzweigung Änderungen an den zur Verfügung gestellten Ausgaben-, als auch Einnahmenvoranschlagsbeträgen werden in dieser Phase festgehalten. Betroffen sind finanzielle Ausgleiche, Postenausgleiche, Ausgabensperren und Ausgabenermächtigungen Verrechnung Bestands- und Erfolgsverrechnung (Sachkonten) In diesem Verrechnungskreis werden sowohl die voranschlagswirksamen als auch die voranschlagsunwirksamen Geschäftsfälle dargestellt. Jeder Geschäftsfall der Haushaltsverrechnung wird bei Berühren der Phasen 4 (Forderung/Schuld) und 5 (Zahlung) auch in der Bestands- und Erfolgsverrechnung festgehalten. Voranschlagsunwirksame Geschäftsfälle berühren die Voranschläge nicht, es sind dies in erster Linie durchlaufende Gelder wie z. B. der Einbehalt und die Abfuhr der Abzüge aus der Lohnverrechnung, die Abrechnung der Umsatzsteuer, die Verrechnung von Verwahrgeldern und Vorschüssen. Die Bestandsrechnung gibt Auskunft über das am Beginn des Jahres vorhandene Vermögen des Landes, die Veränderungen während des Jahres und den sich daraus ergebenden zeitpunktbezogenen Schlussstand des Vermögens (Zeitpunkt = eines Jahres). Die Erfolgsrechnung zeigt, welche Aufwendungen und Erlöse zeitraumbezogen entstanden sind (Zeitraum = Kalenderjahr). 31

32 Die Buchungen in der Bestands- und Erfolgsverrechnung entspricht dem doppischen Rechnungswesen, jeder Buchung auf einem Konto folgt eine solche auf einem Gegenkonto. Die Gliederung der Konten ist in der VRV festgelegt. Folgende Kontenklassen, die noch nicht dem Rechnungslegungsgesetz 1990 entsprechen, sind verwendbar: Kontenklasse (= 1. Stelle Haushaltspost) 0 Anlagen 1 Vorräte 2 Geld, Forderungen, aktive Rechnungsabgrenzung, Rücklagen 3 Schulden, passive Rechnungsabgrenzung 4 Gebrauchs- und Verbrauchsgüter 5 Leistungen für Personal 6 Sonstiger Verwaltungs- und Betriebsaufwand 7 Sonstiger Verwaltungs- und Betriebsaufwand 8 Laufende Einnahmen 9 Kapital- und Abschlussposten Die Kontenklassen 0 bis 3 und 9 stellen Bestandskonten, die Kontenklassen 4 bis 7 Aufwandskonten und die Kontoklasse 8 Ertragskonten dar Verrechnung Geschäftspartner (Debitoren/Kreditoren) Für die Kunden und Lieferanten des Landes werden Geschäftspartner geführt. Buchungen auf diesen können bereits bei Bestell- und Berechtigungsvorgängen, daher ab der Phase 3 des Haushaltsvollzuges, erfolgen. 32

33 In der Debitoren-, Kreditorenverrechnung besteht die Möglichkeit, neben der Dokumentation des Geschäftsverlaufes auch Zahlungsadresse und Daueraufträge zu speichern. Ebenso wird die automatische Zahlungsanweisung und der Mahnlauf über das dementsprechende Konto ausgelöst Verrechnung von Kostenstellen Diese dient der Darstellung projektbezogener, nach örtlichen oder sachlichen Kriterien gegliederten Einnahmen, Ausgaben und Kosten Verrechnung von Mittelbindungen/Mittelreservierungen Diese Verrechnung dient der Erfassung aller Geschäftsfälle, denen eine Berechtigung/Verpflichtung, eine voranschlagswirksame bzw. voranschlagsunwirksame Forderung/Schuld oder eine gegebene oder empfangene Auszahlung zugrunde liegt. Des weiteren können Teilzahlungen bzw. Schlusszahlungen auf einer Mittelvormerkung festgehalten werden. 33

34 3.4. Doppik Darunter versteht man jenes Verrechnungssystem, das durch eine lückenlose Erfassung der Geschäftsfälle das Vermögen und das Kapital und die Aufwände und Erträge festhält. Dadurch werden auch die Ursachen für den erwirtschafteten Erfolg (Gewinn oder Verlust) nachgewiesen Kennzeichen der Doppik a) Erfolgsermittlung Der Erfolg wird zweifach ermittelt: Vermögensvergleich: Das Reinvermögen (Eigenkapital) am Ende der Rechnungsperiode wird mit dem Reinvermögen am Anfang der Rechnungsperiode unter Berücksichtigung der Privatentnahmen und Einlagen verglichen (indirekte Erfolgsermittlung). Erfolgsrechnung: Es werden den Aufwänden die Erträge gegenübergestellt. b) Verbuchung der Geschäftsfälle Alle Geschäftsfälle werden in zeitlicher (chronologischer) Reihenfolge im Journal und in inhaltsgleicher (systematischer) Ordnung im Hauptbuch erfasst. c) Zweimalige Verbuchung Jeder Geschäftsfall verursacht je eine Buchung und Gegenbuchung (Konto/Gegenkonto). Es muss daher die Summe aller Buchungen auf der Sollseite stets gleich sein der Summe aller Buchungen auf der Habenseite. 34

35 Bücher Journal Im Grundbuch werden die Geschäftsfälle der zeitlichen Reihenfolge entsprechend festgehalten. Es gibt Aufschluss, welche Geschäftsfälle z.b. an einem Tag angefallen sind. Hauptbuch Im Hauptbuch werden sämtliche Geschäftsfälle nach inhaltsgleicher (systematischer) Ordnung erfasst. Gleichartige Geschäftsfälle werden dabei auf besonderen Rechenfeldern (=Konten) zusammengefasst. Das Hauptbuch besteht daher aus der erforderlichen Anzahl von Konten und bildet das Kernstück der Buchhaltung. Nebenbücher Die Nebenbücher (Bestandsbücher) bieten bei wichtigen Vermögenswerten eine detaillierte Verrechnung. Sie dienen daher der Übersichtlichkeit und Klarheit (z.b. Kreditorenkonten: Für jeden Kunden wird ein eigenes Konto eingerichtet; im Hauptbuchkonto Lieferforderungen erfolgt nur mehr eine summarische Verbuchung). 35

36 3.5. Allgemeine Verrechnungs- und Zahlungsvorschrift (AVZ 1974 / 1980) Allgemein Diese Vorschrift regelt den Zahlungsverkehr und die Verrechnung sowie die Organisation der Buchhaltungen bei den anweisenden Stellen des Bundes. Mit Beschluss der Landesregierung wurde sie als verbindliche Rechtsgrundlage für die Haushaltsführung des Landes in Kraft gesetzt Geltungsbereich Sie gilt für die Buchhaltungen und für die anweisenden Stellen selbst, soweit von diesen Geschäfte der in der AVZ behandelten Art besorgt werden Organisation und Aufgaben der Buchhaltung Die Buchhaltung ist lt. AVZ in die Prüfungsstelle in die Verrechnungsstelle in die Zahlungs- und Übertragungsstelle zu gliedern. Die Verteilung der Buchhaltungsgeschäfte ist in einer Geschäfts- und Personaleinteilung der Buchhaltung schriftlich festzulegen. Zur Erledigung von Barzahlungsgeschäften außerhalb der Buchhaltung können Zahlstellen als Teile der Buchhaltung eingerichtet werden. Sie können organisatorisch den Dienststellen zugeordnet sein, unterstehen aber fachlich der Buchhaltung. 36

37 Aufgaben der Prüfungsstelle Der Prüfungsstelle obliegen insbesondere: die Vorprüfung, wenn sie einen größeren Arbeitsumfang erreicht oder besondere Sachkenntnisse erfordert; die Nachprüfung; die Führung des Gebarungsfallvormerkes und die Vergabe der Gebarungsfallnummern, wenn sie nicht der Verrechnungsstelle zugeordnet sind; die Ausfertigung der Eilnachrichten, wenn sie nicht der Verrechnungsstelle zugeordnet sind; Mitwirkung bei bestimmten Verwaltungsaufgaben für die anweisenden Stellen. Aufgaben der Verrechnungsstelle Der Verrechnungsstelle obliegen insbesondere: die Vorprüfung, wenn sie nicht der Prüfungsstelle zugeordnet ist; die Führung des Gebarungsfallvormerkes und die Vergabe der Gebarungsfallnummern, wenn sie nicht der Prüfungsstelle zugeordnet sind; die Ausfertigung von Eilnachrichten, wenn sie nicht der Prüfstelle zugeordnet sind; die Eröffnung, Änderung und Schließung der Konten für alle Verrechnungskreise; die Ausstellung von Ersatzaufträgen; die Festlegung der zusätzlichen Merkmale der Geschäftsfälle und deren Eintragung in die Eingabevorlagen (Kontierung); die Mitwirkung bei der Überwachung der Inanspruchnahme der Voranschlagsbeträge; die Führung des Personenkontenverzeichnisses; die Überwachung der Erfüllung der Forderungen (einschließlich des Mahnwesens) und Schulden des Bundes; 37

38 die Zusammenstellung der periodischen und fallweisen Auswertungen und deren Weiterleitung an die anweisende Stelle; die Ablage der Belege, Kontoblätter und Abschlussnachweisungen nach Verrechnungskreisen; die Auskunftserteilung aufgrund der Belege und Verrechnungsaufschreibungen; die Führung der Aufzeichnungen über Nebenverrechnungskreise, wenn dies nicht in einem eigenen automatisierten Datenverarbeitungsverfahren abgewickelt wird; die Mitwirkung bei bestimmten Verwaltungsaufgaben für die anweisenden Stellen, soweit sie nicht der Prüfungsstelle zugeordnet ist. Aufgaben der Zahlungs- und Übertragungsstelle Der Zahlungs- und Übertragungsstelle obliegen insbesondere: die Eingabe der Daten; die Prüfung der eingegebenen Daten; die Eintragung der Vollzugsvermerke in die Eingabevorlagen; die Abfrage der gespeicherten Daten und der Abruf von Kontoblättern; die Ausfertigung der Aufträge an Kreditunternehmungen; die sichere Verwahrung der Zahlungsmittel und Wertsachen; die Ausfertigung der SchV-Anweisungen und Erlagscheine, wenn diese händisch erfolgt; die Führung der Aufschreibungen über den Vollzug und die Verrechnung der Einnahmen und Ausgaben, wenn diese nicht im Wege der Fernbuchführung erfolgen. 38

39 Aufgaben der Zahlstellen Die Aufgaben sind schriftlich festzulegen. Sie können von der Annahme bestimmter Einnahmen bis zur Wahrnehmung des gesamten Barzahlungsverkehrs für eine anweisende Stelle reichen. Die Einnahmen und Ausgaben sind in die Verrechnungsaufschreibungen zum jeweils festgesetzten Abrechnungszeitpunkt zu übernehmen Mitwirkung bei bestimmten Verwaltungsaufgaben Die anweisenden Stellen können die Buchhaltung insbesondere zur Besorgung folgender Verwaltungsaufgaben heranziehen: Prüfung der Kostenvoranschläge und Berechnungen für geplante Leistungen, soweit sie aufgrund der zur Verfügung stehenden Unterlagen vorgenommen werden kann; Aufstellung und Prüfung sonstiger Berechnungen und Behelfe, aufgrund derer eine Verfügung der anweisenden Stelle getroffen werden soll. Hiezu zählen insbesondere die Prüfung der Reisekostenvorschüsse, die Berechnung der persönlichen Bezüge, die Berechnung der Forderungen und Schulden aufgrund von Verträgen und die Aufstellung von Tilgungsplänen; Mitwirkung bei der Erstellung der Jahres- und Monatsvoranschläge; Mitwirkung bei der Verfassung der Begründungen zu den Abschlussrechnungen; Bereitstellung der ziffernmäßigen Unterlagen für statistische Nachweisungen; Gutachten in Voranschlags-, Verrechnungs- und Buchhaltungsfragen; Durchführung sonstiger Arbeiten rechnungstechnischer Natur; Mitwirkung beim Vollzug gerichtlicher Zahlungs- oder Drittverbote, sowie freiwilliger Verpfändungen und Abtretungen. 39

40 Durch die Heranziehung der Buchhaltung zur Besorgung der oben angeführten Verwaltungsaufgaben, darf die Erledigung der Buchhaltungsgeschäfte nicht beeinträchtigt werden. Die Äußerungen, Gutachten und Amtsvorträge der Buchhaltung haben sich auf den von ihr wahrzunehmenden sachlichen Bereich zu beschränken Aufgaben der anweisenden Stelle Den anweisenden Stellen obliegen auf dem Gebiet der Haushaltsverrechnung des Bundes insbesondere folgende Tätigkeiten: Erstellung der Teilvoranschläge nach dem Ansatz- und Kontenplan des Bundes; Erstellung der Monatsvoranschläge nach Maßgabe der jeweils geltenden Richtlinien; Erlassung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge zur Erfassung der einzelnen Phasen der Einnahmen und Ausgaben; Verfügungen im Zusammenhang mit der Exekutionsführung auf Forderungen an den Bund und die Behandlung der freiwilligen Verfügungen über Forderungen an den Bund; Maßnahmen zur Einbringung nicht erfüllter Forderungen des Bundes; Verfassung der Begründungen zu den Abschlussrechnungen. Die anweisende Stelle hat dafür zu sorgen, dass der Buchhaltung die zur klaglosen Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Geschäftsstücken, die Einnahmen oder Ausgaben betreffen, sind die entsprechenden ZVA beizuschließen und der Buchhaltung vor Abfertigung zur Kenntnis zu bringen. 40

41 Form der Verrechnungsaufschreibungen Die Verrechnungsaufschreibungen sind bei automatisierter Datenverarbeitung mit Hilfe von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Speicherbuchführung), in allen anderen Fällen in visuell lesbarer Form (z.b. gebunden, in Loseblatt- oder Karteiform, Bildträger) zu führen. Die Eintragungen in händisch geführten Verrechnungsaufschreibungen haben mit farbbeständiger Hand- oder Maschinenschrift in einer Weise zu erfolgen, die eine dauernde Lesbarkeit, insbesondere auch der Durchschriften, gewährleisten. Das Umbilden von Zahlen, Entfernen sowie Überkleben einer Eintragung ist unzulässig. Berichtigungen sind so durchzuführen, dass die ursprüngliche Eintragung leserlich bleibt. Der Bedienstete, der eine Berichtigung durchführt, hat sein Namenszeichen und das Datum hinzuzufügen. An Stellen, die der Regel nach zu beschreiben sind, dürfen keine Zwischenräume gelassen werden Zahlungs- und Verrechnungsauftrag Allgemeine Erfordernisse Für die Durchführung einer Zahlung und/oder Verrechnung ist, soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist, ein schriftlicher Auftrag (Zahlungs- und Verrechnungsauftrag) erforderlich. Mündliche, fernmündliche und drahtliche Aufträge sind unzulässig. Die Erteilung des ZVA obliegt - ausgenommen bei Ersatzaufträgen - dem Leiter der anweisenden Stelle oder einem hiezu bevollmächtigten Bediensteten (Anweisungsberechtigter). Namen und Unterschriftsproben der Anweisungsberechtigten sowie die finanzgesetzlichen Ansätze, gegebenenfalls auch die Voranschlagsposten, auf die sich die Anweisungsberechtigung bezieht, sind der Buchhaltung vorher schriftlich bekanntzugeben. Die Unterschriftsberechtigten sind vom Landeshauptmann zu genehmigen und 41

42 mit dem Sichtvermerk des Landesfinanzreferenten zu versehen. Ebenso ist die Buchhaltung von allfälligen Änderungen umgehend in Kenntnis zu setzen. Der ZVA ist mit farbbeständiger Hand- oder Maschinenschrift auszustellen und vom Anweisungsberechtigten eigenhändig (nicht mit Namenszeichen oder Namensstempel) zu unterfertigen. Im ZVA dürfen nicht geändert werden: Name des Empfangsberechtigten der Betrag Werden andere Angaben geändert, dann ist die Änderung so durchzuführen, dass der ursprüngliche Text lesbar bleibt. Änderungen sind von dem Bediensteten, der sie vorgenommen hat, mit Namenszeichen und Datum zu bestätigen. Änderungen an den von der anweisenden Stelle zu verantwortenden Angaben, sind vom Anweisungsberechtigten zu bestätigen. Das Ausschaben, Wegätzen oder Überkleben von Angaben ist unzulässig. Die Buchhaltung darf ZVA, die diesen Anforderungen und den haushaltsrechtlichen Vorschriften nicht entsprechen nur über besonderen Auftrag der anweisenden Stelle vollziehen (Beharrungsauftrag). 42

43 Inhalt des Zahlungs- und Verrechnungsauftrages Der ZVA hat insbesondere folgende Angaben zu enthalten: Bezeichnung der Dienststelle, Dienststellenkennzahl (Buchungskreis), eine allfällige Geschäftszahl; Name und Anschrift der Empfangsberechtigten oder zahlungspflichtigen Person (Firma), gegebenenfalls Kreditunternehmung und Kontonummer; Haushalt, Ansatz, Voranschlagskonto bei einer voranschlagswirksam zu verrechnenden Gebarung; Konto bei einer voranschlagsunwirksam zu verrechnenden Gebarung und gegebenenfalls Gegenkonto; Kreditoren-, Debitorennummer und Zahlungsanschrift sowie Kostenstelle und Kostenträger, soweit diese erforderlich sind; Betrag in Euro, der deutlich vorne einzugrenzen ist; Zahlungs- und/oder Verrechnungsgrund; besondere Angaben, z.b. abrechnungspflichtige Zahlung, Fälligkeit (bei wiederkehrenden Zahlungen in Höhe der jeweils zu zahlenden Teilbeträge und den Tag der Zahlungseinstellung), Zahl und Tag des der Anweisung zugrundeliegenden Erlasses der übergeordneten Stelle, bei Auslandszahlungen den Betrag in ausländischer Währung, der dem Eurogegenwert zugrunde liegt; die Durchführung (z.b. zahlen, zu verrechnen); bei Ausgaben die Feststellung, dass die Bedeckung im Jahresund Monatsvoranschlag vorhanden ist; Datum und Unterschrift des Anweisungsberechtigten; bei Eingabe der Daten in einem automatisierten Datenverarbeitungsverfahren die zusätzlich vorgeschriebenen Datenfeldinhalte; die Bearbeitungs- und Vollzugsvermerke 43