Das System. Organisation der Konten 1.2. Die Finanzbuchführung. 1 Die Kontengruppen 2 Der Kontenplan, die Kontenklassen 3 Der Buchungssatz

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1 1 Das System Organisation der Konten Die Kontengruppen 2 Der Kontenplan, die Kontenklassen 3 Der ssatz Frage? Wie findet man sich bei den unzähligen Konten zurecht? Wie funktioniert die Kommunikation zwischen den Konten, wie "sprechen" Konten miteinander? Was ist ein "ssatz"? Aktiva Passiva Aufwände Erträge Input >> In der ordentlichen (=doppelten) Buchführung wird für viele Details (was wurde angeschafft, wie wurde es finanziert, woher stammen Einnahmen, was wurde eingekauft, wofür wurde vom Bankkonto abgebucht) ein eigenens Konto eingerichtet. Je mehr Konten, desto genauer ist die Buchführung. Die Konten werden mit Nummern versehen, die nicht willkürlich vergeben werden dürfen, sondern einem genauen Plan unterliegen. Diese Kontenorganisation erlaubt es, dass trotz der Vielzahl der Konten ein schneller Überblick über die Geschäftslage (Finanzlage) möglich ist. Auch die Eintragungen in den Konten unterliegen genauen Regeln. Grundsätzlich gilt, wenn von einem Konto etwas "rausgeht", muss auf einem anderen Konto etwas "reingehen". Das Kontensystem muss immer im Gleichgewicht bleiben. 1

2 1 Die Kontengruppen Die Zahl der in der "doppelten Buchführung" verwendeten Konten ist groß, sodass sich die Notwendigkeit für eine systematische Ordnung der Konten ergibt. Es wird jeder Geschäftsfall verbucht, sobald ein Beleg vorliegt, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt. Für jeden steil, für jede Schuld, für jede Art von Ertrag und Aufwand existiert ein eigenes Konto. Die gesamte Anzahl der Konten wird in zwei große Gruppen eingeteilt, die jeweils wieder in zwei Gruppen unterteilt sind: Die Kontengruppen Bestandskonten Erfolgskonten Aktiva Passiva Aufwände Erträge Grundstücke Gebäude Maschinen Fahrzeuge Einrichtung Ausstattung Handelswaren Erzeugnisse Rohstoffe Forderungen Kassa Bankguthaben Kapital d. Unternehmers Darlehen Bankkredite Verbindlichkeiten bei Lieferanten bei Behörden sonstige Einsatz Waren Einsatz Material Gehälter, Löhne Miete Postgebühren Transporte Telefon Büromaterial Kfz-Aufwand Beratung Versicherung Zinsen Reparaturen Strom, Heizung Verkaufserlöse Mieten Provisionen Zinsen Eigenverbrauch Forderungen = Guthaben bei einem Kunden (= Kundenforderungen), bei einer Behörde, Kundenforderungen entstehen bei Verkauf einer Ware "auf Ziel" (= auf Rechnung) Verbindlichkeiten = bei einem Lieferanten (= Lieferverbindlichkeiten), bei einer Behörde, Lieferverbindlichkeiten entstehen bei Einkauf von Ware "auf Ziel" (=auf Rechnung) Aufwand = Ertrag = der in Ziffern dargestellte Verbrauch von Werten eines Betriebes in einer Periode. der in Ziffern dargestellte Zuwachs von Werten eines Betriebes in einer Periode. 2

3 Die Eintragungen auf den Konten haben folgende Auswirkungen und ergeben folgende Salden: Aufwand Ertrag Schuld Schuld Aufwand Ertrag wird mehr wird weniger wird weniger wird mehr wird mehr wird mehr Beispiel Konten LB FiBu 6 Maschinen Darlehen Büromaterial Verkaufserlöse Kassa Bank Bank Versicherung Mietertrag

4 2 Der Kontenplan, die Kontenklassen Um die Buchführung in den Betrieben einigermaßen einheitlich und vergleichbar zu gestalten, wurden Richtlinien für die Anordnung der Konten geschaffen (Österreichischer Einheitskontenrahmen (EKR)). Diese Vorgaben basieren zwar auf dem Rechnungslegungsgesetz (RLG), sind jedoch nicht verpflichtend anzuwenden. Trotzdem wird die Organisation der Konten der Buchführung im Allgemeinen nach dem EKR ausgerichtet. Der EKR ist folgendermaßen aufgebaut: Die 4 Kontengruppen werden in 10 Kontenklassen unterteilt. Jedem Konto wird eine eigene (meist vierstellige) Konto-Nummer zugeordnet, die jeweils mit der Nummer der Kontenklasse beginnt. Die Ordnung der Kontenklassen wird in den einzelnen Unternehmen grundsätzlich eingehalten, die Nummerierung innerhalb der Kontenklassen unterscheidet sich jedoch Ertrag Aufwand Ertrag Kapital Fremdkapital Anlage- vermögen Umlaufvermögen Vorräte Guthaben Verkauf Sonstige Material Personal Übrige Zinsen Zinsen Eigen- kapital Gebäude Waren Forde- Verbind- Verkauf Einsatz v. Gehälter alle Ver- Maschinen Erzeugnisse rungen lichkeiten Miete Waren, Löhne übrigen rechnung Einrichtung Material Kassa Provision Material, Neben- Unter- Bank Energie kosten nehmer Aufwände Erträge 0 Anlagevermögen 3 Fremdkapital 5 Materialaufwand 4 1 Vorräte 9 Eigenkapital 6 Personalaufwand 8 diverse Erträge Finanzertrag 2 Guthaben 7 8 sonstiger Aufwand Finanzaufwand Beispiel Kontonummern LB FiBu Maschinen 3150 Darlehen 7600 Büromaterial 4000 Verkaufserlös 2700 Kassa 3100 Bank 7700 Versicherung 4810 Mietertrag 2800 Bank 4

5 3 Der satz Jeder Geschäftsfall muss in der "doppelten Buchführung" doppelt (zweifach) auf Konten erfasst werden. = zweifache Erfassung auf Konten einmal auf Konto einmal auf Konto Diese Kommunikation zwischen den Konten wird organisiert durch den ssatz Konto an Konto Datum Beleg Konto Nr. Bezeichnung Konto Nr. Bezeichnung Für jede sind mindestens zwei Konten auszuwählen. Der der -Seite muss ident sein mit dem der -Seite. en mit Hilfe eines EDV-Programmes erfolgt in Form dieses ssatzes. Die Eingabe-Maske entspricht etwa dem oben gezeigten ssatzschema. Das sprogramm ordnet die Beträge nach Eingabe in die smaske automatisch den entsprechenden Konten zu. Dabei erfolgen am Konto folgende Eintragungen: Datum Beleg Gegenkonto Text Datum des Beleges Art und Nummer des Beleges Auf diesem Konto erfolgt die Gegenbuchung. Beschreibung des Geschäftsfalles Höhe des es entweder auf oder auf Konto S o l l Datum Beleg Gegenkonto Text Konto S o l l Datum Beleg Gegenkonto Text 5

6 Beispiel Verbuchung von Geschäftsfällen, ssätze, Eintragung in Konten LB FiBu 8 Geschäftsfall Anschaffung eines Klein-LKWs, die Zahlung erfolgt später (Rechnung vom Lieferanten). Rechnung : Anschaffung Klein LKW 5.5. ER 0640 LKW 33xxx Lieferant T-Konto 0640 LKW 33xxx Lieferant erweitertes 0640 LKW S o l l Konto 5.5. ER 33xxx Klein-LKW 33xxx Lieferant S o l l 5.5. ER 0640 Klein-LKW Geschäftsfall Die Rechnung für den Kauf des Klein-LKWs wird durch Banküberweisung bezahlt. Bankbeleg : Ausgleich ER B 33xxx Lieferant 2800 Bank T-Konto 33xxx Lieferant 2800 Bank erweitertes 33xxx Lieferant S o l l Konto 5.5. ER 0640 Klein-LKW B 2800 Ausgleich ER 2800 Bank S o l l B 33xxx Ausgleich ER 6

7 Beispiel Verbuchung von Geschäftsfällen, ssätze, Eintragung in Konten LB FiBu 8 Geschäftsfall Kauf von Briefmarken mit sofortiger Zahlung. Kassabeleg : 35 Briefmarken 5.2. K 7390 Portogebühren 2700 Kassa T-Konto 7390 Portogebühren 2700 Kassa erweitertes 7390 Portogebühren S o l l Konto 5.2. K 2700 Briefmarken Kassa S o l l 5.2. K 7390 Briefmarken 35 Geschäftsfall Der Vermieter erhält die Miete von seinem Mieter, dieser zahlt bar. Kassabeleg : 500 Miete April 2.4. K 2700 Kassa 4810 Mietertrag T-Konto 2700 Kassa 4810 Mietertrag erweitertes 2700 Kassa S o l l Konto 2.4. K 4810 Miete April Mietertrag S o l l 2.4. K 2700 Miete April 500 7

8 Beispiel Verbuchung von Geschäftsfällen, ssätze, Eintragung in Konten LB FiBu 8 Geschäftsfall Verkauf von Handelsware, der Kunde X erhält eine Rechnung und zahlt später. Ausgangsrechnung : HW Kunde X AR 20xxx Kunde X 4000 Erlöse Handelswaren T-Konto 20xxx Kunde X 4000 Erlöse Handelsw. erweitertes 20xxx Kunde X S o l l Konto Datum Beleg Geg.Kto. Text AR 4000 HW Kunde X 4000 Erlöse HW S o l l AR 20xxx HW Kunde X Geschäftsfall Der Kunde X zahlt die Rechnung aus dem vorigen Geschäftsfall durch Banküberweisung. Bankbeleg : Ausgleich AR B 2800 Bank 20xxx Kunde X T-Konto 2800 Bank 20xxx Kunde X erweitertes 2800 Bank S o l l Konto B 20xxx Ausgleich AR 20xxx Kunde X AR 4000 HW Kunde X B 2800 Ausgleich AR S o l l 8

9 ECOknowhow Beispiel Verbuchung von Geschäftsfällen, ssätze, Eintragung in Konten LB FiBu 8 Geschäftsfall Zahlung einer Darlehensrate durch Banküberweisung. Bankbeleg : Rückzahlung Darlehen 700 Zinsenanteil 300 Darlehensrate Rate Darlehen Juli 1.7. B Darlehen 2800 Bank 700 Zinsaufwand T-Konto 3150 Darlehen 8280 Zinsaufwand 2800 Bank erweitertes 3150 Darlehen S o l l Konto Datum Beleg Geg.Kto. Text 1.7. B 2800 Rate Darl. Juli Zinsaufwand S o l l 1.7. B 2800 Rate Darl. Juli Bank S o l l Datum Beleg Geg.Kto. Text 1.7. B 3150,8280 Rate Darl. Juli

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