Aus der Praxis für die Praxis von Monika Krauskopf

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1 Aus der Praxis für die Praxis von Monika Krauskopf Investitionen die sich lohnen Öfters werde ich gefragt: "Brauchen wir eine Software für unser Ideenmanagement?" Ich sage: "Ja, natürlich brauchen wir eine aber wie fast überall gibt es auch hier die 2 Seiten einer Medaille." Schauen wir uns die erste Seite an: Moderne, zukunftsorientierte Unternehmen kommen heute an einer optimalen Nutzung des bei den Mitarbeitern vorhandenen Ideen- und Innovationspotenzials nicht mehr vorbei. Mitarbeiter als Mitdenker und Mitunternehmer sind ein wichtiger Schritt in Richtung Innovation und Total Quality Management (TQM). Um dieses Potential effektiv, zielorientiert und umfassend zu erschließen, reichen die bisherigen Abläufe und Vorgehensweisen häufig nicht mehr aus. Mit moderner Technologie führt eine IM-Software das traditionelle Ideenmanagement in eine neue Innovations- und Managementkultur. Die Software öffnet neue Wege, um das Wissen, die Erfahrung und die Ideen der Mitarbeiter optimal zu nutzen. Eine IM-Software reduziert den Verwaltungsaufwand und verkürzt die Zeit bis zur Nutzung der Idee. Einreicher, Entscheider/Gutachter und Vorgesetzte sind jederzeit aktiv am Ideenmanagement beteiligt. Der Zugriff auf Ideen, Status oder Statistiken ist oft kinderleicht. IM-Software ist ein wichtiger Beitrag zum Innovationsprozess des Unternehmens. Ideenmanagement muss online gehen. Also kaufen wir eine Software und wir haben ein tolles Ideenmanagement? Es könnte alles so schön einfach sein, wenn, ja wenn es nicht die Menschen (Anwender) gäbe. Und schon sind wir bei der zweiten Seite, oder dem ja, aber. Die 2. Seite: Ideen werden von Menschen generiert und auch bearbeitet. Mit einer Software (SW) alleine ist es nicht getan. Auch die Besten haben (mit Software) in der Beteiligung der Mitarbeiter höchstens 30-50%. Software ist wichtig zur Bearbeitung. Am Anfang des Ideenprozesses steht jedoch immer die Idee des Mitarbeiters. Im Mittelpunkt eines Ideenmanagements steht der Mensch. Was tut man, wenn keine Ideen kommen, oder nicht genügend? Manche Menschen können ihre Ideen mitteilen, manche nicht. Was tun, wenn die Durchlaufzeiten trotz SW-Unterstützung zu lange sind? Wenn die Ablehnungsquote weiterhin hoch bleibt, die Qualität der Ideen trotz SW nicht steigt? Eine Datenbank des IM ist eben nur so gut, wie sie gefüttert wird. Sicher haben Sie den Spruch mancher IT-Verantwortlichen die zu Störungen gerufen wurden, auch schon gehört: Fehler sitzt immer vor dem Gerät. Dies ist etwas flapsig ausgedrückt, aber es zeigt auch im Ideenmanagement deutlich unser Problem. Die beste Software kann nicht ihre volle Leistung zeigen, wenn.. Darum geht es heute. Um die zweite Seite. Wie können wir die Mitarbeiter/Führungskräfte/Entscheider trainieren, ertüchtigen, motivieren, damit viele Ideen kommen, die dann mit Hilfe der Software optimal für den Erfolg des Unternehmens verwendet werden? Besteigen wir einen hohen Berg, so legen wir viele Basislager an und bezwingen Etappe für Etappe den Berg. Am Beispiel des Angel-Prinzips schildere ich Ihnen, wie Sie Unterstützung bekommen für ein Leben vor dem PC. Ausrüstung und Unterstützung für die vielen kleinen Etappen auf dem Weg zu einem modernen, ganzheitlichen Ideenmanagement. IM IdeenManagement GmbH, Augsburg 1

2 8 Etappenziele möchte ich gerne näher erläutern: 1. Etappe: Beteilungsquote 2. Etappe: Ideenvielfalt 3. Etappe: Laufzeit der Ideen 4. Etappe: Anerkennung 5. Etappe: Führungskräfteverhalten 6. Etappe: Innovations- und Managementkultur 7. Etappe: Nachhaltigkeit 8. Etappe: Internationalität 1. Etappe Beteiligungsquote : Eine Software reduziert den Verwaltungsaufwand, verkürzt die Zeit bis zur Nutzung der Idee und bietet eine leicht verständliche Oberfläche. : Am Anfang des Ideenprozesses steht immer die Idee des Mitarbeiters. Das Ideenmanagement (IM) muss so weit es geht einfach bleiben, um mit der geringsten Hemmschwelle das maximale Ideenpotenzial zu holen. Manche Menschen können ihre Ideen mitteilen, manche nicht Mit der Interviewtechnik erreicht man auch die Ruhigen, die Stillen, auch die mit Frust und die mit "null Bock" sagen etwas Darauf zu warten bis die Mitarbeiter ihre Ideen einreichen, ist nicht genug. Abholpflicht statt Bringschuld. Nur so ist es möglich, die brachliegenden Potenziale schneller zu entdecken, Prozesse und Projekte zielgerichtet und sofort zu verbessern. Die Qualität der Ideen steigt mit ihrer Menge. Die Datenbank des IM ist nur so gut wie sie gefüttert wird. 2. Etappe Ideenvielfalt (versus Softwarevielfalt) : Ideenmanagement, KVP, TPM, TQM, Produktinnovationen - eine Software um alle Verbesserungen zu erfassen, oder für jeden extra? : Auch die Besten haben in der Beteiligung der Mitarbeiter in einem Ideenmanagement 30-50%. Der erweiterte Fokus in einem modernen, ganzheitlichen Ideenmanagement liegt auf dem Fördern, Abholen und Umsetzen guter Ideen von Mitarbeitern egal wo und wie sie entstehen. Durch die Zersplitterung in die einzelnen Ideen-Schienen können Ideen nicht optimal genutzt werden. Hoher wirtschaftlicher Nutzen geht verloren. Der erste Schritt ist, den Mitarbeiter dazu zu bringen, über seine Arbeit nachzudenken, ihn mit Fragen dahin zu lenken, wo seine Ideen gerade gebraucht werden (strategisches IM). Diskussionen zu was ist eine Idee und was ist nur ein Problem führen zu nichts. Idee mit Lösung, Problem oder Störung, Hinweis, Fehler, technischer Vorschlag.. zuerst steht ein Mensch den wir ernst nehmen, alles was er weiß soll er sagen, alles nehmen wir auf. Alle Arten von Ideenwegen, die sogar oft in Konkurrenz zueinander ablaufen, müssen sinnvoll verknüpft werden. Die starren Prämiensysteme, die Verbote und Beschränkungen verhindern in vielen Unternehmen ein optimales Einbringen der Mitarbeiter in den Ideenprozess. Wir beschäftigen uns mit Prämienfragen und Betriebsratsdiskussionen anstatt kreativ und innovativ nach vorne zu gehen. Es gibt eine innovative Software, aber sonst haben wir alten Wein in neuen Schläuchen? Einfach ausgedrückt, erinnern wir uns an unseren Namen: Ideenmanagement! Das Wissen und die Ideen der Mitarbeiter managen Heißt im Klartext: wer weiß etwas, wer kann noch was dazu sagen, wer hat eine Lösung, wer kann noch mithelfen, wer kann dies anwenden. usw. Die heutigen SW-Lösungen bieten bereits diese Plattform für den Austausch und die Vernetzung von Ideen. Nutzen Sie eine SW für alle Ideenarten. IM IdeenManagement GmbH, Augsburg 2

3 Eine Koordinierung aller Ideen und Probleme im Unternehmen führt dazu, dass Ideen optimal genutzt, ihre Bearbeitung zügig und zielgenau erfolgt. Innovative Unternehmen sind heute gefragt. Jede Innovation beginnt mit 1 Idee und 1der sie hat! Alle kennen die Aussage Not macht erfinderisch. Die Krise - meistern mit den Mitarbeitern, nicht gegen sie. 3. Etappe Laufzeit der Ideen Einfache Handhabung. Jeder Mitarbeiter, der eine Tastatur und Maus bedienen kann, kommt auf Anhieb mit dem Programm zurecht. Spezielle Schulungen sind oft nicht erforderlich. Was hilft es, eine gute Software zu haben, wenn die Anwender keinen Zugang dazu haben? In den Bürobereichen ja, im Vertrieb auch, aber gerade in den Produktionsbereichen ist ein Zugang zu PC oft nicht gegeben. Dann braucht man Paten/Scouts/Moderatoren die helfen. Trotzdem gilt, bei Ideen vor Ort dürfen diese nicht erst ins System gebracht und dann bearbeitet werden. Probleme finden und innerhalb einer Stunde im Team lösen, schnell und effizient und dann erst registrieren. Der Mitarbeiter ist durch die Vorgehensweise Problemfindung, Problemlösung und Umsetzung jederzeit informiert und eingebunden. In 60% der vor Ort Ideen kann das so laufen. Registrierung der Idee wenn sie fertig eingeführt ist. Für vor Ort Ideen braucht man einen anderen Abwicklungsprozess: reden miteinander! Solche Gespräche sind Arbeit! In solchen Gesprächen entdecken die Mitarbeiter was sie wissen, tauschen es unter Kollegen aus und schaffen neues Wissen für das Unternehmen. Wenn diese Gespräche noch strukturiert und moderiert erfolgen, noch besser. In einem wissensorientierten Unternehmen ist der Befehl setzt euch hin und arbeitet tödlich. Besser ist: redet miteinander und macht euch an die Arbeit. 4. Etappe Anerkennung Eine Software garantiert allen Mitarbeitern, dass gute Ideen die Beachtung erhalten, die sie verdienen. Gewährleistet wird dies durch ein jederzeit einsehbares, transparentes Begutachtungs- und Prämiensystem. Transparenz ist ganz wichtig um Vertrauen zu schaffen. Ideen weiterzureichen, weiterzuverbreiten oder im Bedarfsfall nachschauen wie das Problem damals gelöst wurde. Und wiederum ist der Mensch ausschlaggebend, dass Ideen Beachtung finden. Das Verhalten der Führungskräfte und Experten ist Voraussetzung für eine innovative Kultur. In Praxis-Workshops lernen die Führungskräfte, die Entscheider, Experten wie gute Ideen ihrer Mitarbeiter nicht verloren gehen. Arbeiten nach dem Angel- Prinzip, so wird loben und anerkennen leicht gemacht. 5. Etappe Führungskräfteverhalten Die Software ist sofort einsetzbar und bringt den Führungskräften die Entlastung Jedoch ist die Software nur so gut, wie die Führungskräfte diese auch benutzen. Die Führungskräfte sind die Hemmschuhe, die muß man sensibilisieren, usw.. immer wieder ist davon zu hören, wie man die Führungskräfte für das Ideenmanagement begeistern kann. Ich sage, Führungskräfte braucht man nicht begeistern, man muß sie ausbilden! In einem Vorgesetztenmodell lernen die Führungskräfte die Software zu bedienen. Die Betriebsvereinbarung wird gelesen, und das ausrechnen von Nutzen und Prämien wird geübt, und dann geht es los. Führungskräfte lernen in den wenigsten Fällen, wie man IM richtig einsetzt, gesteuert, mit exakten Themenvorgaben, mit genauen Details, um genau das zu finden was im Moment strategisch wichtig ist für die Abteilung, das Unternehmen. Diese strategischen Ansätze am Anfang des Ideenprozesses werden von den Führungskräften nicht kontinuierlich, konsequent genutzt. Selbst die Besten nutzen das IM nicht immer als strategische Vorgehensweise zur Erreichung der Unternehmensziele. Dadurch geht enormer wirtschaftlicher Nutzen verloren IM IdeenManagement GmbH, Augsburg 3

4 Oft finden wir auch die beliebten IM-Zielvereinbarungen für die Führungskräfte vor. Aber keine Werkzeuge wie man diese Ziele auch erreichen kann! Fordern ohne zu Fördern geht nicht! Meist ist es doch so, dass die Führungskräfte geprügelte Hunde sind. Druck von oben, Druck von unten, Tagesgeschäft und dann kommt noch das IM! Ist doch verständlich, wenn sie blocken. Nein ist es nicht. Wenn wir die Emotionen die bei diesem Thema mitspielen mal weglassen, dann erkennen wir doch, dass ein Verbesserungsvorschlag nichts anderes ist, als das sichtbare Aufschreiben eines Problems aus dem Tagesgeschäft, also nichts zusätzliches, um das sich der Vorgesetzte kümmern muss. Es ist ein Informationsweg den die Mitarbeiter wählen, um Probleme und Ideen ihrem Chef mitzuteilen. Führungskräfte wollen doch, dass man sie informiert, dass sie über alle Vorkommnisse Bescheid wissen. Ein Mitarbeiter der ein Problem meldet, tut doch genau das, was der Chef will und braucht er informiert ihn. Denn dieser hat die Verantwortung. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Probleme im Alltag zu schleppend abgearbeitet werden und für neue Ideen ist kaum Zeit im Tagesgeschäft. Viel zu viele Ideen werden noch begutachtet, anstatt vor Ort mit allen Betroffenen schnell zu lösen. Durch Training und Anwendung von Werkzeugen die einfach und pragmatisch in den Arbeitsalltag eingebunden werden können, gibt man den Führungskräften die richtige Hilfestellung diese Fülle an Informationen schnell, einfach und wirksam zu bearbeiten. Nur was einfach anzuwenden ist, kann auch kontinuierlich gelebt werden. Mit einer SW alleine ist es also nicht getan. Führungskräfte braucht man nicht sensibilisieren, man muß auch sie ernst nehmen und Ihnen bestmögliche Hilfestellung bei Ihrer Aufgabe geben. Führungskräfte sind der Dreh- und Angelpunkt in einem Ideenmanagement denn und das dürfen wir nicht vergessen es ist eine originäre Führungsaufgabe und u.a. eines der Instrumente zur Zielerreichung. Die Verantwortung für ein IM kann nie bei einer zentralen Organisation oder einem IM- Büro liegen. Im 21. Jahrhundert sollte es an der Zeit sein, endlich diese Führungsaufgabe zurück in die Hand der Führungskräfte zu geben. 6. Etappe Innovations- und Managementkultur Mit moderner Technologie führt die Software das traditionelle Ideenmanagement in eine neue Innovations- und Managementkultur. Die andere Seite Unsere Beobachtungen bei unseren Kunden zeigen oft, dass trotz des Wissens um notwendige Veränderungsprozesse nicht immer uneingeschränkte Offenheit für diese Veränderungen gegeben ist. Festgefahrene Strukturen, Hierarchien und Besitzstandsdenken der Führungskräfte, aber auch der Mitarbeiter führen oftmals zu Situationen, in denen Potenziale nicht entwickelt und abgerufen werden können. Die Mitarbeitereinbeziehung bei Ideenfindung und Problemlösung wird die Führungskräfte schnell und effizient in die Lage versetzen, einen Großteil von Verbesserungspotenzialen zügig auf den Weg zu bringen. Die Software hilft dann bei der Verbreitung und der Überprüfung der Nachhaltigkeit. Durch die direkte Einbeziehung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Experten vor Ort in den Problemfindungs- und Problemlösungsprozess wird viel "positive Energie" in den durchführenden Bereichen geweckt. Und wenn ich sage Einbeziehung aller Mitarbeiter, dann meine ich damit auch die Führungskräfte. Ergebnis: Informationen fließen, Gräben werden überwunden, Vertrauen wird aufgebaut. Engagement, Innovationsfreude, Teambildung, Konfliktbewältigung, plötzlich wird alles etwas einfacher und leichter. Ideenmanagement ist nicht etwas, was daneben steht; nicht etwas - im positiven oder negativen Sinn - Besonderes. Ideenmanagement ist auch kein betriebliches Sonderproblem, sondern Ziel eines betrieblichen Gesamtkonzepts eingebunden in die Führungskultur. 7. Etappe Nachhaltigkeit Die Ideen der Mitarbeiter sind bares Geld wert: Jede gute Idee spart Kosten, beschleunigt das Wachstum und steigert den Wert Ihres Unternehmens. Mit einer Software ist das managen, koordinieren, verbreiten dieser Ideen einfach und effizient. IM IdeenManagement GmbH, Augsburg 4

5 Welche Führungskraft hat 100% Beteiligung? Vielleicht jemand mit 10 Mitarbeiter. Eine Vertriebsabteilung mit 100%? Eine Entwicklungsabteilung mit 100%? Wer von den Best Practice Unternehmen hat dies? Die Durchführung von z.b. Aktionstagen bedeutet gemeinsames Lernen für Führungskräfte und Mitarbeiter vor Ort. Gerade Schnittstellen-Themen oder bereichsübergreifende Themen können leichter und schneller angepackt und gelöst werden. Abteilungs- und Bereichsdenke verschwinden. Prozess- und Dienstleisterverhalten werden gemeinsam neu erarbeitet und sofort gelebt. Push statt Pullprinzip motiviert. Der Praxistransfer ist sicher. Aktionstage sind die Wissensinventur die gemacht wird, um dann kontinuierlich jeden Tag den Bestand und den Zu- und Abgang weiter zu betreuen. 100 %Beteiligung, im Schnitt 3 Ideen pro Mitarbeiter, 30% sofort umsetzbar Aktionstage die sich lohnen. In vielen Unternehmen läuft das Ideenmanagement gut, bringt gute Zahlen könnte jedoch wesentlich besser sein und für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens viel mehr beitragen. 8. Etappe Internationalität Selbstverständlich ist die Software international einsetzbar und mehrsprachig verfügbar. Auch das Angel-Prinzip mit der die Mitarbeiter einbezogen und befähigt werden, kann in jeder Landesprache laufen. Mein Fazit Eine gute Mitarbeitereinbeziehung, eine clevere Vorgehensweise bei Ideenfindung und Umsetzung sowie eine smarte Software-Lösung. Beide Seiten sind wichtig. Beide müssen hervorragende Arbeit leisten und beide müssen aufeinander ein- und abgestimmt sein. Nur mit einer Seite allein (egal welcher) werden Sie keinen Erfolg haben. Investitionen die sich für Sie lohnen: in Hardware und Software - dann klappt s auch mit Ihrem Ideenmanagement. IM IdeenManagement GmbH, Augsburg 5