Landeshauptstadt München Direktorium

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1 Landeshauptstadt München Direktorium Landeshauptstadt München, Direktorium - HA II, Vergabestelle 1, Abteilung 5 Birkerstr. 18, München An alle Firmen HA II - Vergabestelle 1 Abteilung Gebäudereinigung Birkerstr München Telefon: (089) Telefax: (089) abteilung5.vergabestelle1@muenchen.de Zimmer: 110a Sachbearbeitung: Frau Hanschmann Ihr Schreiben vom Ihr Zeichen Datum Sommerferien 2012; Reinigungsarbeiten in Schulen und Kindertageseinrichtungen; neue Kontaktdaten unserer Mitarbeiter/-in im Außendienst Az. Sehr geehrte Damen und Herren, anläßlich der Sommerferien in den Schulen und den Schließungszeiten in den Kindertageseinrichtungen sind folgende Reinigungsarbeiten soweit vertraglich vereinbart durchzuführen. 1. Ferientermine Bitte beachten Sie, dass die Wochentage für Beginn und Ende der Sommerferien in diesem und den nächsten Schuljahren von den Vorjahren abweichen. Die Ferien beginnen und enden in diesem Jahr jeweils an einem Mittwoch. Der letzte Schultag des Schuljahres 2011/2012 ist somit Dienstag, der Der erste Schultag des neuen Schuljahres 2012/2013 ist Donnerstag, der Diese Verschiebung der Sommerferien in den Jahren 2012 bis 2014 verändert nicht die Gesamtzahl der Ferientage über das Gesamtjahr und somit nicht die Anzahl der vertraglich vereinbarten Reinigungstage. Bei Verträgen, in denen die Abrechnung der Unterhaltsreinigung mit Monatspauschale vereinbart ist, sind die Ferientermine bereits berücksichtigt. Lediglich die Reinigungen der Rektorats-, Direktorats- und Sekretariatsbereiche in den Ferien (siehe Ziff. 6 und Ziff. 7) dürfen separat in Rechnung gestellt werden. Die Reinigung von Kindertageseinrichtungen findet grundsätzlich auch in den Ferienzeiten statt. In einigen Schulen und Kindertageseinrichtungen werden während der Sommerferien 2012 Umbauarbeiten stattfinden. Die davon betroffenen Einrichtungen sowie die dreiwöchige Schließungszeit Ihres Vertragsobjektes entnehmen Sie bitte den als Anla- S-Bahn: U-Bahn: Linie U1 Konten der Stadtkasse: Haltestelle "Donnersbergerbrücke" Haltestelle "Maillingerstraße" Postbank München Kto.-Nr.: BLZ und ca. 10 Minuten zu Fuß und ca. 5 Minuten zu Fuß Stadtsparkasse München Kto.-Nr.: BLZ

2 Seite 2 ge 1 und Anlage 2 beigefügten Kopien des Schreibens vom Referat für Bildung und Sport vom sowie einer Übersicht vom Referat für Bildung und Sport/ZIM. In den von Umbaumaßnahmen betroffenen Objekten sind die Reinigungsarbeiten erst nach Abschluß der Bauarbeiten durchzuführen. Wir bitten Sie, die Termine noch vor den jeweiligen Schließungszeiten mit den Leitungen der Kindertageseinrichtungen, den Technischen Hausverwalter/-innen sowie mit den jeweiligen zuständigen Außendienstmitarbeitern des Kommunalreferates ZAKD (vgl. Anlage 4 - bitte beachten Sie auch die Ausführungen unter Ziff 14 sowie die neuen Telefonnummern!) abzustimmen. 2. Reinigung am letzten Schultag vor den Ferien Der Reinigungsturnus für die zweimal wöchentliche bzw. einmal wöchentliche Unterhaltsreinigung der Unterrichtsräume, Fachlehrsäle, Garderoben, Büros und Lehrerzimmer ist jeweils in der letzten Woche vor Ferienbeginn so zu verlegen, dass am letzten Schultag vor den Ferien eine komplette Unterhaltsreinigung durchgeführt wird. Das Entleeren sämtlicher Abfallbehälter ist durch die Veränderung der Reinigungshäufigkeiten seit Januar 2008 ohnehin sichergestellt. Durch diese Regelung erhöhen sich die verrechenbaren Reinigungstage nicht. 3. Grundreinigung Die Durchführung der Grundreinigungsarbeiten in Schulen und Kindertagesstätten ist prinzipiell für die Zeit in den Sommer- bzw. Pfingstferien vorgesehen. In Ausnahmefällen kann jedoch auch eine Durchführung zu anderen (Ferien-)zeiten zielführend sein. Grundsätzlich ist der Termin zur Durchführung der Grundreinigung in jedem Fall rechtzeitig mit den Technischen Hausverwalter/-innen bzw. Sachwaltungen oder Leiter/-innen der Kindertageseinrichtungen abzustimmen. Bei der Ausführung der Grundreinigung ist folgendes zu beachten: a) Terminvereinbarung mit den Objektverantwortlichen vor Ort erforderlich! b) Die Grundreinigung ist von qualifiziertem, fachkundigem Personal entsprechend der vertraglichen Vereinbarung, dem Leistungsverzeichnis und der Leistungsbeschreibung Allgemeine Reinigungsanforderung durchzuführen. c) Das Reinigungspersonal ist entsprechend einzuweisen und durch geeignete Personen zu beaufsichtigen. Falls durch die Ausführung der Reinigungsarbeiten Beschädigungen verursacht werden, haftet hierfür der Auftragnehmer. d) Die Eingangstüren des Schulgebäudes bzw. des Sporthallentraktes sind unmittelbar nach der Nutzung, die Türen der Klassenzimmer nach Beendigung der Reinigungsarbeiten wieder zu verschließen. e) Bei Turnhallen: Die Turnallenböden sind gründlich nass (bitte beachten Sie auch die Ausführungen in Buchst. f)!) zu reinigen, Abriebe zu entfernen und mit rutschhemmenden Pflegemitteln einzulassen. Für ausreichende Trittsicherheit (Gleitreibungswert gem. DIN zwischen 0,4 und 0,6) ist zu sorgen. Damit die Pflegemittel vom Bodenbelag vollständig aufgenommen werden, sind die Reinigungsmaßnahmen in den Turnhallen soweit möglich bei Ferienbeginn durchzuführen. f) Bei Turnhallen: Die ordnungsgemäße Abwicklung einer Grundreinigung bedingt die Verwendung einer gewissen Menge Wasser, so dass der Boden gut benetzt wird. Das Referat für Bildung und Sport stellt bei der Überprüfung von Sporthallen jedoch immer wieder fest, dass die Turnhallenböden zu nass gereinigt werden und dadurch der feuchtigkeitsempfindliche

3 Seite 3 Bodenunterbau beschädigt wird. Wir bitten Sie deshalb, die Menge der verwendeten Reinigungslösung in diesem Sinne zu bemessen und darauf zu achten, dass die Reinigungstextilien zur Fußbodenreinigung entsprechend entwässert werden, so dass das Eindringen von Wasser in die Bodenhülsen weitgehend ausgeschlossen ist und weitere Beschädigungen vermieden werden. In jedem Fall sind nach der Reinigung der Turnhallenböden die Abdeckungen der Bodenhülsen für die Versenkreckanlagen und ähnliche Geräte zu öffnen. Evtl. trotz aller Vorsichtsmaßnahmen in die Bodenhülsen eingedrungenes Wasser ist sofort abzusaugen. Die Abdeckungen sind erst nach dem Abtrocknen der Bodenhülsen wieder zu schließen. Leider wird immer wieder festgestellt, dass die Bodenhülsen voll Wasser und die Hülsen daher verrostet sind. g) Bei der Reinigung von Klassenzimmern mit EDV-Ausstattung ist folgendes zu berücksichtigen: In Klassenzimmern wird die EDV-Ausstattung von der Schule auf Tischen am Zimmerrand abgestellt, so daß auf dem überwiegenden Teil der Bodenfläche eine normale Grundreinigung mit maschineller Unterstützung möglich ist. In den Bereichen der EDV-Abstelltische ist eine manuelle gründliche Reinigung vorzunehmen. Im Verlauf mehrerer Jahre sollte sich (durch Verrücken der Abstelltische) eine Reinigung der Gesamtfläche ergeben. Die Verbringung der DV-Geräte ist nicht Aufgabe der Reinigungsfirma. Sollte zu Beginn der Reinigung die EDV-Ausstattung noch nicht am Zimmerrand abgestellt sein, ist zwingend die Technische Hausverwaltung einzuschalten.bei der Reinigungsabwicklung dürfen evtl. am Boden liegende Kabel nicht in Kontakt mit Wasser kommen. h) Bei der Reinigung von EDV-Lehrsälen: In diesen Räumen bleiben die PC's an ihren Plätzen, die Räume werden nicht ausgeräumt. In freien Bereichen ist die Grundreinigung maschinell durchzuführen, in Anschlußbereichen und Randbereichen ist die Grundreinigung ggf. mittels Handpad manuell auszuführen. i) Wird die Grundreinigung in den Schulen in der ersten Hälfte der Sommerferien abgeschlossen, ist das Mobiliar in den Klassenzimmern, Büros und Lehrerzimmern am letzten Ferientag zu entstauben. Bei einer Grundreinigung in der zweiten Hälfte der Sommerferien entfallen die zusätzlichen Abstaubarbeiten. Die zusätzlichen Abstaubarbeiten werden wie vertraglich vereinbart vergütet. j) Die Grundreinigung muss spätestens am Montag, abgeschlossen sein. 4. Ausführung der einmal jährlich vorgesehenen Bodenreinigungsarbeiten Sämtliche vertraglich vereinbarten einmal jährlich durchzuführenden Reinigungsarbeiten (wie z.b. Reinigung in Speichern, Kellerräumen, Fahrradkellern) sind ebenfalls in Verbindung mit der Grundreinigung zu erledigen. Zum Reinigen der Zementestrichböden in Speicher- und Kellerräumen können Kehrspäne verwendet werden. 5. Reinigung der Sanitärbereiche Durch agressive und überdosierte Reinigungsmittel kommt es immer wieder zu Beschädigungen an den sanitären Einrichtungen (Sanitärarmaturen und dergleichen). Wir bitten Sie deshalb für die Reinigung nur geeignete Reinigungsmittel einzusetzen, die für den Anwendungsbereich ausdrücklich vorgesehen sind. Da warmes Wasser in Verbindung mit Sanitärreiniger zu Beschädigungen an den Armaturen führen kann, ist die

4 Seite 4 Reinigungslösung nur mit kaltem Wasser herzustellen. Die Verwendung von abrasiv wirkenden Reinigungshilfsmitteln und Geräten wie untaugliche Scheuermittel und Padschwämme ist untersagt. Die Gebrauchsanweisungen der Reinigungsmittelhersteller sind unbedingt zu beachten und die Reinigerdosierung und Einwirkdauer ist den objektspezifischen Erfordernissen anzupassen. Nach der Reinigung ist ausreichend mit kaltem, klarem Wasser nachzuspülen, um verbleibende Produkthaftungen restlos zu entfernen. Für Beschädigungen haften ausschließlich Sie. 6. Reinigung der Direktorate und Sekretariate an Gymnasien, Realschulen und Berufsschulen Die Reinigung der Direktorate und Sekretariate mit den dazugehörenden Toiletten in Gymnasien, Realschulen und Beruflichen Schulen ist soweit vertraglich vorgesehen während der Ferienzeiten wie folgt auszuführen: Ferienzeit Reinigung Direktorate, Rektorate und Sekretariate mit den dazugehörenden Toiletten Sommerferien einmal wöchentlich in Absprache mit den Verantwortlichen vor Ort Unterrichtsfreie Tage um Allerheiligen Reinigung der Rektorate und Sekretariate an Grund- und Mittelschulen Die Reinigung der Rektorats- und Sekretariatsbereiche mit den dazugehörenden Toiletten in den Grund- und Mittelschulen ist soweit vertraglich vereinbart in der ersten sowie letzten Woche der Sommerferien durchzuführen. Die Reinigungstermine sind mit den jeweiligen Stellen abzusprechen. 8. Reinigung in Tagesheimen Die Tagesheime sind in der Regel im Monat August vier Wochen geschlossen. Die genauen Schließungstermine sind mit der Sachwaltung der Schule rechtzeitig vor den Sommerferien zu klären. In der Schließungszeit ist keine Reinigung durchzuführen. 9. Fensterreinigung Die Fensterreinigung in Schulen ist einmal jährlich mit Stock und Rahmen im Frühjahr bzw. Sommer durchzuführen. In Kindertagesstätten, Kooperationseinrichtungen und Horten (auch bei Unterbringung in Schulgebäuden) ist jeweils im Herbst eine zweite Fensterreinigung durchzuführen. Die Reinigung sollte grundsätzlich Ende Oktober abgeschlossen sein. Bei der Ausführung der Fensterreinigung bitten wir Sie zu beachten, dass a) sämtliche Fensterarten allseitig zu reinigen sind b) Stock- und Rahmenreinigung einmal jährlich durchzuführen ist c) Beschläge, Außenfensterbleche sowie Fensterbänke, Schrägen und Brüstungen (insbesondere in Turnhallen), die über Sichthöhe liegen, ebenfalls zu reinigen sind

5 Seite 5 d) für Unfälle, die durch unsachgemäßes Schließen der Beschläge entstehen, der Unternehmer haftet e) der Missbrauch der Räumlichkeiten und Einrichtungen (z.b. Turnhallen) zu unterlassen ist f) die Fensterreinigung zügig und ohne zeitliche Verzögerung zu erfolgen hat g) bei Beanstandungen Mängel auf Kosten des Auftragnehmers zu beseitigen sind h) die Reinigungsarbeiten nur abgenommen und vergütet werden, wenn diese vollständig ausgeführt wurden. Die Reinigungsarbeiten sind nach Beendigung vom Objektleiter der Gebäudereinigungsfirma zu kontrollieren. Zur Kontrolle gehört auch die Überprüfung der Funktionsweise der Fenster und Oberlichten, insbesondere das sorgfältige Schließen der zur Reinigung ausgehängten Kupplungen, Scheren etc. bei Verbundfenstern und Oberlichten. Festgestellte Schäden sind unverzüglich den Technischen HausverwalterInnen bzw. der Kindertagesstättenleitung und der Vergabestelle 1 mitzuteilen. Eine unsachgemäße Ausführung führt immer wieder zu Personen- und Sachschäden. Die Abnahme erfolgt durch die Technischen HausverwalterInnen und ist von diesen zu bestätigen. Leider ist uns bei der Durchführung der Glasreinigung wiederholt aufgefallen, dass Reinigungskräfte ohne Sicherung arbeiten und sich somit selbst gefährden. Bitte nehmen Sie deshalb Ihre Rolle als Arbeitgeber auch dahingehend wahr, Ihre Beschäftigten in ausreichender Weise auf die potentiellen Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit hinzuweisen. Gem. Ziff. 3.1 BV-GR haben Sie sich vertraglich zur Beachtung der Unfallverhütungsvorschriften und arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Dies beinhaltet auch entsprechende Unterweisungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie eine auch darauf abzielende Kontrolle. 10. Übertragung von Reinigungsarbeiten an Nachunternehmer Die Übertragung von Reinigungsarbeiten an Nachunternehmer bedarf in jedem Fall der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch die Vergabestelle 1. Sie wird nur in unabweisbaren Einzelfällen und nur, wenn alle Eignungsunterlagen des Nachunternehmers vorliegen, erteilt. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass bei einer Übertragung ohne vorherige Zustimmung die Stadt zur fristlosen Kündigung des Auftrages berechtigt ist. Für die Prüfung der Eignung des Nachunternehmers sind mind. 14 Tage ab Vorlage der Unterlagen einzuplanen. 11. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers und seiner Arbeitskräfte (Ziffer 3 BV- GR) In der täglichen Ausführung der Reinigungsleistung ist neben der Reinigungsqualität auch die Beachtung der Vorschriften zu Arbeitsschutz und Unfallverhütung von Bedeutung (vgl. auch Ziff. 3.1 BV-GR). Aus gegebenem Anlass möchten wir Sie ausdrücklich darum bitten, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch auf die Einhaltung der in der BV-GR (insbes. Ziff. 3) formulierten vertraglichen Nebenpflichten hinzuweisen. Hierzu gehört auch, dass im Falle von Schäden an Mobiliar und Einrichtungsgegenständen, aber auch sonstigen Gegenständen unverzüglich die Technische Hausverwaltung bzw. der in der Bestellung genannte Ansprechpartner zu informieren ist. Im Idealfall geschieht das bereits durch Ihre Reinigungskraft, sollte dies aus besonderen Gründen nicht möglich sein, ersatzweise durch Ihre Objektleitung. Dies gilt ganz be-

6 Seite 6 sonders bei der Reinigung von Räumlichkeiten, in denen potentiell gefährliche Stoffe aufbewahrt werden (z.b. Chemie-/Physiksäle, Chemie-/Physikvorbereitungsräume, Werkstattbereiche, Labore). Darüberhinaus bitten wir auch dafür zu sorgen, dass das Benehmen des Reinigungspersonals keinen Anlass zu Beschwerden gibt sowie die Telefon-, Fax- und Kopiergeräte nicht benutzt werden (Notfälle ausgenommen). Auch bitten wir das Personal anzuweisen, dass feste Materialien nicht in die WC- Schüsseln geworfen werden. Hierfür stehen Abfalltonnen zur Verfügung. Vor dem Hintergrund der Aufnahme des Gebäudereinigerhandwerkes in den Geltungsbereich des Arbeitnehmerentsendegesetzes seit weisen wir nochmals ausdrücklich auf die vertragliche Verpflichtung zur Zahlung der Tariflöhne sowie auf die möglichen Konsequenzen bei der Feststellung eines Verstosses gegen diese Vereinbarung hin (vgl. auch Ziff. 3.1 sowie 17.3e) BV-GR). Aufgrund der im AEntG sowie in 404 Abs. 1 Nr. 1 und 2 und Abs. 3 SGB III verankerten Auftraggebermitverantwortung führen wir regelmäßig stichprobenartig Kontrollen durch. Diese Kontrollen beinhalten Prüfungen hinsichtlich der Einhaltung der tarifvertraglichen Rahmenbedingungen aber auch hinsichtlich der erforderlichen sozialversicherungsrechtlichen Meldungen sowie der Beschäftigung von Mitarbeiter/-innen ohne Auftenthaltsund/oder Arbeitserlaubnis. Sollten etwaige in diesem Zusammenhang auftretende Fragestellungen nicht umfänglich aufgeklärt werden können, ist auch eine Einbindung des Hauptzollamtes München, Finanzkontrolle Schwarzarbeit nicht ausgeschlossen. Vor diesem Hintergrund ist auch die Bedeutung der vereinbarten Aktualisierung der Personaleinsatzliste gestiegen. Wir fordern Sie daher nochmals dringend dazu auf, Änderungen des Personals auch im Rahmen der Grund- oder Glasreinigung vor Beginn der Reinigungstätigkeit an die Schule bzw. Kindertageseinrichtung zu faxen und parallel an die Vergabestelle 1 zu schicken. Ein Leerformular der Personaleinsatzliste haben wir in der aktuellen Fassung (Juni 2012) als Anlage 3 beigefügt. Bitte verwenden Sie nur diese Version. 12. Rechnungsstellung und Abnahme Wir bitten Sie, die Rechnungen der im Monat Juli 2012 durchgeführten laufenden Unterhaltsreinigung bis spätestens Anfang der 30. Kalenderwoche von den Technischen HausverwalterInnen der Schulen bzw. der Kindertagesstättenleitung bestätigen zu lassen bzw. zur weiteren Bearbeitung dort einzureichen, da sich ansonsten die Rechnungsbearbeitung bis zu Beginn des neuen Schuljahres verzögern kann. Bei Rechnungen für Leistungen auf Regiestundenbasis weisen wir nochmals ausdrücklich darauf hin, dass in der Rechnungsstellung der Ort und die Art der Leistung sowie die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden anzugeben sind. Dies ist von der örtlichen Hausverwaltung auf namentlich geführtem Stundennachweis (Angaben nach Ziffer 32 Abs. 2 ZV-VOL erforderlich) mit Dienststempel und Datum bestätigen zu lassen. Die Bestätigung ist mit der Rechnung bei der Vergabestelle 1 einzureichen. 13. Vergabe von Bau- und Sonderreinigungen Für die Vergabe von Bau- und Sonderreinigungen sind ausschließlich die in der Anlage aufgeführten Sachbearbeiter/in des Zentralen Außendienstes des Kommunalreferates zuständig. Die Technischen HausverwalterInnen, Bauleiter etc. sind nicht berechtigt, solche Aufträge zu vergeben. Aufträge von Architekten werden von der Landeshauptstadt München nachträglich nicht mehr bezahlt.

7 Seite 7 Aufgrund städt. Vorschriften ist die o. a. Verfahrensweise unbedingt einzuhalten. Wir bitten hierfür um Verständnis. Eine nachträgliche Genehmigung für von anderer Seite unberechtigterweise in Auftrag gegebenen Bau- und Sonderreinigungen ist meist nicht möglich. Bei Rückfragen zu den o. a. Reinigungsarbeiten stehen Ihnen die Außendienstsachbearbeiter/in des Kommunalreferates (siehe Anlage 4) gerne zur Verfügung. Die Technischen Hausverwalter/-innen erhalten einen Abdruck dieses Schreibens. 14. Änderung der organisatorischen Zuordnung der Mitarbeiter/-in im Außendienst Wie wir Ihnen bereits in unserem letzten Rundschreiben im Winter 2011 mitgeteilt haben, wurden unsere Kollegin und Kollegen im Außendienst ab Januar organisatorisch dem Kommunalreferat zugeordnet. Die sich daraus ergebenden Änderungen hinsichtlich der Kontaktdaten, unter denen Sie die Kollegen erreichen können, erhalten Sie in der als Anlage 4 beigefügten Übersicht. Durch die Verlagerung von Funktionalitäten weg von der Vergabestelle 1 zum Kommunalreferat als städtischem Fachreferat für Immobilienservicefunktionen wurde das Ziel verfolgt, stadtintern Schnittstellen zu optimieren. Wir sind zuversichtlich, dass Sie in den Ihnen bekannten Kollegen des Außendienstes auch unter der geänderten Organisationsstruktur kompetente Ansprechpartner finden werden. Für sämtliche Fragen zu den Themen Ausschreibung und zu den Vertragsinhalten wenden Sie sich bitte weiterhin an die Vergabestelle 1. Mit freundlichen Grüßen Neß Verwaltungsrat Anlage 1: Schreiben des Referates für Bildung und Sport bzgl. der Schließzeiten an städtischen Kindertageseinrichtungen während der Sommerferien 2012 incl. Liste der Objekte mit vorgesehenen Umbaumaßnahmen und Auslagerungen Anlage 2: Übersicht der Bauarbeiten in Schulen Anlage 3: Leerformular Personaleinsatzliste (Fassung vom Juni 2012) Anlage 4: Übersicht der Kontaktdaten der Mitarbeiter/-in im Kommunalreferat ZAKD (ehem. Außendienst der Vergabestelle 1 Abteilung 5)